Curso MS-Project 2013

Gerenciamento de projetos com o Project 2013

Heron Santos PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS

Heron Fabio Santos Engenheiro Civil pela UFPe Trabalhei com TI durante 10 anos, Trabalho com de Gerenciamento de projetos a

mais de 11 anos. Possuo certificação PMP, PMI-SP e PMI-RMP. Certificado pela Microsoft como especialista em

Gerenciamento de projetos com MS-Project. MBA em Gerenciamento de Projetos Prof. e Coordenador de MBA pela UNICID

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SE VOCÊ NÃO SABE PARA ONDE QUER IR, QUALQUER CAMINHO SERVE.

O curso compreende uma parte inicial de conceitos básicos sobre projeto e gerenciamento de projetos.

A segunda parte do curso é “fortemente” prática, porém novos conceitos sobre projetos e gerenciamento de projetos serão apresentados. Nestes casos é apresentada uma pequena parte teórica e depois como se trabalha o item com o MS-Project.

Durante todo o curso serão feitos diversos exercícios. Alguns aproveitados entre diversos tópicos, outros específicos.

Organização do curso

Filmes sobre todos os assuntos de MS-Project abordados.

Livros :Ricardo Viana VargasColeção de Rosaldo J. E. Necêra.

Material complementar em www.heronsantos.com.br

Material Didático

Definição de PROJETO◦ Segundo Ricardo Vianna Vargas:

UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.

Conceitos

Definição de PROJETO◦ Empreendimento não repetitivo◦ Sequência clara e lógica de eventos ◦ Início e fim bem definidos◦ Objetivo específico claro, único e bem definido◦ Conduzido por pessoas ◦ Parâmetros pré-definidos RESTRICAO - PREMISSAS

tempo custo recursos envolvidos qualidade

Conceitos

◦ Mensurável: Permite análises baseadas em medições (tempo, custo, quantidade).

◦ Mutável: Sujeita-se a contratempos de performance, de custos e de recursos.

Conceitos

Restrições de um projeto

Conceitos

TEMPO

ESCOPO

CUSTO

Projeto bem feito é aquele que atende ou

supera as expectativas

dos Stakeholders.

Conceitos

O que é Gerenciamento de Projetos

“Aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos Stakeholders.”

Conceitos

Objetivos do Gerenciamento de Projetos

Acompanhar a execução do projeto planejado.Municiar de informações o Gerente de Projetos.Permitir a tomada de medidas de contingência

durante o acompanhamento.Manter o projeto sob controle tomando ações

corretivas.Evitar surpresas e garantir que o projeto esteja

sempre alinhado com os objetivos finais.

Conceitos

Quem é o Gerente de Projeto ?

◦ Profissional responsável pela determinação do plano de projeto, seu acompanhamento, revisão e divulgação.

◦ Busca a concretização do projeto dentro do prazo, custo, qualidade e requisitos planejados, garantindo a satisfação do cliente.

Conceitos

Quem é o Gerente de Projeto ?◦ Tem como principais

características: Saber exercer autoridade; Saber motivar; Saber se comunicar. Conhecimento Técnico

Conceitos

O PMI - Project Management Institute -

Conceitos

WWW.PMI.ORG.BR

PMBOK

◦ Gerenciamento de integração entre os elementos do projeto;

◦ Gerenciamento de escopo de projeto;◦ Gerenciamento de tempo do projeto;◦ Gerenciamento do custo;◦ Gerenciamento da qualidade;◦ Gerenciamento de recursos humanos;◦ Gerenciamento de comunicação;◦ Gerenciamento de risco;◦ Gerenciamento de Aquisições◦ Gerenciamento das Partes Interessadas

Conceitos

Planejamento

Definição clara do produto final (Escopo). Definição dos subprodutos a serem entregues. Definição das restrições e calendários. Estimar as atividades necessárias à entrega de cada

subproduto. Estimar os tempos e custos envolvidos da forma mais

precisa possível. Garantir que todos os envolvidos se comprometam com

tudo que deve ser cumprido.

Conceitos Como melhorar a garantia do sucesso de um projeto

Acompanhamento/controle da execução

Criar ações gerenciais para realizar medições periódicas e consistentes durante a execução do projeto, para determinar como o gerente de projeto deve atuar para garantir os comprometimentos definidos no planejamento em caso de desvios.

Sempre ter em mente que, por melhor que seja o planejamento, nada garante o andamento do projeto conforme o planejado.

Conceitos Como melhorar a garantia do sucesso de um projeto

O Microsoft Project 2013 de gerenciamento de projetos, que pode ser usado para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informações para o projeto.

Conceitos

Conceitos

Gerência de Projetos

Project

Etapas do planejamento com o MS-Project

Definição do Escopo

Configuração Inicial do Project

Definição das Atividades

Sequenciamento das Atividades

Detalhamento do Escopo

Duração das Atividades

Planejamento dos Recursos

Estimativas dos custos

Montagem da Equipe

Alocação dos Recursos

Orçamento do Projeto

Cronograma do Projeto

Tipos de Atividade

Executar o Projeto

Controlar o Projeto

Trabalhando com o ProjectIniciando o programa e área de trabalho

Trabalhando com o ProjectIniciando o programa e área de trabalho

O Ms-Project e o Excel trabalham de formas muito parecidas.

◦Colunas e Linhas

Através da opção Arquivos/Opções, obtém-se o acesso à área de configuração do Project.

Trabalhando com o ProjectConfigurações iniciais

O que é e para que serve um calendário ??

Trabalhando com o ProjectCalendário

No menu Projeto/Alterar Período de Trabalho acessa-se a tela de criação/alteração de calendários.

Deverá existir um calendário para o projeto e opcionalmente um calendário para as tarefas e/ou recursos.

Trabalhando com o ProjectCalendário

Após a criação do projeto, já podem ser registradas algumas informações importantes do projetos ( Projeto/Informações do Projeto ), tais como:

Trabalhando com o ProjectInformações sobre o projeto

◦ Data de início e término

◦ Data da medição realizada

◦ Calendário do projeto

Trabalhando com o ProjectInformações sobre o projeto

Antes da especificação das atividades necessárias para execução do projeto, devem ser bem definidos os produtos e subprodutos a serem entregues pelo projeto.

A WBS ( EAP )é um documento que apresenta, de maneira organizada e hierárquica, todo o escopo de um projeto.

Trabalhando com o ProjectRelação de produtos/subprodutos(WBS ( EAP)– Work Breakdown Structure)


Levantamento Requisitos

Projetos

Construção

Entrega

Fases de um Projeto

Trabalhando com o ProjectCriando a relação de produtos/subprodutos

Trabalhando com o ProjectComparativo EAP e EAC

Trabalhando com o ProjectComparativo EAP e EAC EAC

◦ Reboco 4 lados (AxC)

◦ Janelas 32

◦ Porta Varanda 8

EAP Térreo

◦ Reboco 4 lados (AxC)

◦ Janelas 8

◦ Porta Varanda 2

1 Andar◦ Reboco

4 lados (AxC)◦ Janelas

8◦ Porta Varanda

2

Para execução de cada produto/subproduto devem ser especificadas as atividades necessárias para a sua entrega.

Como as atividades vão estar relacionadas a um produto/subproduto a ser gerado, não há perigo de serem criadas atividades não relacionadas ao trabalho.

O registro das atividades é feito através da inserção de linhas logo abaixo de cada produto/subproduto.

Trabalhando com o ProjectDecompondo a WBS – Criando as atividades

Trabalhando com o ProjectDecompondo a WBS – Criando as atividades

Pacotes de trabalho : O que temos que entregar.

Atividades : Como vamos fazer.

Cada tarefa informada tem propriedades que podem ser alteradas acessando a opção “Projetos/Informações Sobre a Tarefa”, ou simplesmente clicando duas vezes em cima da tarefa.

Trabalhando com o ProjectInformações das atividades

Trabalhando com o Project Informações das atividades

Atividades podem ter diversos tipos de restrição: Quanto ao tempo, custos, qualidade, etc.

O Project disponibiliza o registro de diversos tipos de restrição relativo ao tempo para uma atividade. Porém tem a limitação de registrar uma única restrição por atividade.

Para informar as restrições das atividades, utilizamos a guia “avançado” no item “informações sobre a tarefa”.

Trabalhando com o ProjectRestrições das atividades

Trabalhando com o ProjectRegistrando as restrições das atividades

Duração da atividade é diferente do número de dias, com relação ao calendário atualmente em uso, necessário a sua execução.

Devemos ter em mente que o tempo total para entrega de um item da EAP não é necessariamente a soma de todas as duração das atividades

Trabalhando com o ProjectDurações das atividades

Trabalhando com o ProjectRegistrando as durações das atividades

O MS-Project trabalha com as durações e os calendários para achar as datas de início de termino das atividades.

Alterações em durações alteração as datas de inicio de termino, porem alterações nos calendários embora afetem as datas de inicio e termino não afetam as durações.

Trabalhando com o ProjectRelação das durações com Calendário

Trabalhando com o ProjectRelação das durações com Calendário

Pode haver necessidade de se especificar um calendário próprio de determinada atividade, decorrente por exemplo de uma limitação no horário de execução.◦ Ex : Só é possível a execução da atividade Fundação nas

segundas, quartas e sextas-feiras. Para alterar o calendário de uma atividade,

primeiro tem que se registrar o novo calendário no projeto e depois alterar a informação do calendário nas informações sobre a atividade.

Atenção: Quando se altera o calendário de uma atividade, o cronograma do projeto também é alterado. Porém não se modifica a duração (tempo ) para execução das atividades.

Trabalhando com o ProjectAlterando o calendário das atividades

Trabalhando com o ProjectAlterando o calendário das atividades.

As atividades normalmente têm uma ordem para serem executadas. Por exemplo: Não podemos pintar uma parede sem que a mesma esteja rebocada.

Existem três motivos de seqüenciamento:◦ O exigido devido à ordem natural da execução

(mandatárias).◦ O escolhido devido às experiências passadas

(discretas).◦ Forçado devido a dependências externas

Trabalhando com o ProjectSeqüenciamento das atividades

O MS-Project aceita quatro tipos de dependências:

Para informar o seqüenciamento das atividades, pode ser utilizada a coluna “predecessoras” ou a guia “predecessoras” no item “informações sobre a tarefa”.

Trabalhando com o ProjectSequenciamento das atividades

Término-Início: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar.


Atividade A

Atividade B

Exemplo : (Levantar a parede ) para (rebocar a parede )



Atividade A

Atividade B

Tempo de Retardo

Exemplo : (Pintar o banco) para (Sentar no banco)



Atividade A

Atividade B

Tempo de Adiantamento

Exemplo : (Correr) - (Tomar Agua)

Atividade A

Início-Início : A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar.


Atividade A

Atividade B

Exemplo : (Cavar Buraco) para (Remover a Terra)



Atividade A

Atividade B

Tempo




Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo : (Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

Término-Término : A anterior tem que terminar para a posterior terminar.


Atividade A

Atividade B



.


Atividade A

Atividade B

Tempo




Atividade A

Atividade B

Tempo

Exemplo : (Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

Início-Término : A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.


Atividade A

Atividade B

Exemplo : Comprar Tinta Nova - Utilizar a Tinta Velha

Trabalhando com o ProjectRegistrando o seqüenciamento das atividades

Com o fornecimento das durações, restrições e predecessões, automaticamente, o Project constrói o cronograma do projeto.

Trabalhando com o ProjectVerificando o cronograma / Gráfico de Gantt

Trabalhando com o ProjectVerificando o cronograma / Gráfico de Gantt

Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte americano;

Conhecida também como cronograma de barras ou diagrama de Gantt;

Permite a visualização temporal e o acompanhamento de tarefas e recursos;

Permite a visualização rápida do caminho crítico.

Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do projeto, ou é a seqüência de atividades com folga zero.

Trabalhando com o ProjectCaminho crítico / Gráfico de Gantt

Trabalhando com o ProjectCaminho crítico / Gantt de Controle

Melhores práticasTamanho máximo de uma atividade

Evitar o TI + x DiasEvitar o TI - x Dias

Trabalhando com o Project

Durante a fase de planejamento pode ser necessária a divisão de uma tarefa em blocos de dias consecutivos. Por exemplo: Uma determinada atividade não contara com seus recursos durante “n” dias depois de iniciada.

O Project permite realizar a divisão das tarefas.

Trabalhando com o Project Atividades com planejamento em várias etapas

Trabalhando com o ProjectAtividades com planejamento em várias etapas

O Project permite o registro de atividades repetitivas durante todo o projeto, sem necessidade de se registrar novamente a mesma atividade. Por exemplo: reuniões semanais de avaliação do projeto.

Para inserir uma atividade recorrente, acessar a opção “Tarefa / Tarefa Periódica”

Trabalhando com o ProjectAtividades Periódicas

Trabalhando com o ProjectRegistrando atividades Periódicas

Durante o planejamento, pode ser necessário agendar a entrega de alguns produtos em datas específicas, ou determinar o fim de uma etapa e início de outras. Estas atividades são caracterizadas pela não utilização de tempo para execução. No gerenciamento de projetos atribui-se a essas atividades os nomes de Metas, Marcos ou Milestone.

No Project estas atividades são geradas colocando-se a sua duração como 0 (zero).

Trabalhando com o Project Metas, Marcos ou Milestones

Utilização de Marcos : Gerência por Objetivos

Trabalhando com o ProjectMetas, Marcos ou Milestones

O Project permite a reconfiguração da área “planilha de tarefas”, da maneira mais cômoda para o trabalho diário.

Pode-se pensar no Project como um excel, onde as colunas nunca são apagadas, mas podem ser ocultadas e exibidas a qualquer momento.

O Project já tem diversas tabelas configuradas. Porém, a utilização dessas tabelas disponíveis, depende do modo de visão escolhido.

Todos os campos existentes nas guias se encontram disponíveis para serem inseridos nas tabelas.

Trabalhando com o ProjectModos de visão e tabelas

Para execução das atividades é preciso proceder a uma avaliação dos recursos necessários, sejam eles materiais, humanos ou financeiros.

As melhores práticas de gerenciamento de projetos, sugerem que as condições consideradas no cálculo do esforço sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo “observações” nas tarefas.

Antes de serem informados os recursos de cada tarefa, tem que ser feito um registro na “Planilha de Recursos”.

Trabalhando com o ProjectRecursos

Trabalhando com o ProjectTipos de recursos.

Materiais

Equipamentos

Humanos

Dinheiro

Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos:◦ Recursos do tipo Trabalho

Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos.

◦Recursos do tipo Materiais Se referem a todos os recursos que NÃO tem como base o

tempo como fator de custo, tais como tijolos, cimento......equipamentos, mão de obra.

◦Recursos do tipo Custo

Trabalhando com o Project Tipos de recursos no MS-Project.

Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos:◦ Recursos do tipo Trabalho

Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos.

Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua disponibilidade e, posteriormente, indicar as super-alocações correspondentes.

Terão seus valores alterados se a duração for alterada.


◦Recursos do tipo Materiais Não utilizam hora extra e grupo de

trabalho, não se pode especificar disponibilidade, não podem ser nivelados, não utilizam calendários, custo de uso é único. Não terão seus valores alterados se a duração for alterada.


Trabalhando com o ProjectRegistrando os recursos.

A cada atividade deve ser associado um ou mais recursos.

O trabalho corresponde a quantas horas serão necessárias para a execução da tarefa. Por exemplo: Se informamos que a duração de uma atividade será de 8 horas e alocarmos 2 recursos a esta atividade, o trabalho será de 16 horas.

Trabalhando com o ProjectAlocando Recursos às atividades.

Para informar os recursos das atividades, trabalhar com uma visão que mostre as atividades do projeto.

Os recursos de uma tarefa poderão ser informados de várias maneiras:◦ Através da coluna Nome dos recursos;◦ Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia

“Recursos”;◦ Utilizando a tela “Atribuir Recursos”.

Trabalhando com o ProjectRecursos das atividades.

Trabalhando com o ProjectInformando os recursos das atividades.

Da primeira vez que forem informados os recursos de uma atividade, o Project calcula o trabalho necessário a sua execução.

Tipos de atividadesProblemas durante a associação dos recursos

Fórmula do trabalho

T = D x U

Trabalhando com o ProjectProblemas durante a associação dos recursos

Tipos de Atividades◦Duração Fixa◦Unidades Fixas◦Trabalho fixo◦Duração Fixa Controlada pelo Empenho◦Unidades Fixas Controlada pelo Empenho.

Trabalhando com o ProjectProblemas durante a associação dos recursos

Quando do fornecimento dos recursos nas atividades o Project controlará automaticamente quais recursos estão trabalhando mais horas que a disponível (8 horas).

O Project apresentará de vermelho, na visão “Planilha de Recursos”, quais recursos estão super-alocados.

Trabalhando com o ProjectProblemas de alocação de recursos.

Trabalhando com o ProjectProblemas de alocação de recursos. Visualizando a Planilha de Recursos podemos

encontrar os recursos do tipo trabalho que estão superalocados.

Pode-se visualizar em qual período está ocorrendo a super-alocação do recurso através da visão “Gráfico de Recursos”.


Pode-se visualizar em qual atividade e em qual dia está ocorrendo super-alocação do recurso através da visão “Uso dos Recursos”.


Trabalhando com o ProjectProblemas de alocação de recursos. Podemos visualizar quando os recursos estão

superalocados e identificar as tarefas que eles estão alocados, acessando o modo de visão Uso dos Recursos.

No arquivo padrão do Project da sua máquina podem ser gravadas as configurações de calendário realizadas.

A gravação é feita no arquivo Global.mpp. Para gravar as alterações no modelo Global,

acessar a opção “Arquivo / Informações”.

Trabalhando com o ProjectGravando no modelo as configurações pessoais

Trabalhando com o ProjectGravando no modelo as configurações pessoais

Trabalhando com o ProjectLinha de Base ( Baseline)

Ao termino do planejamento, ou replanejamento, de um projeto teremos o Plano do Projeto.

O Plano do Projeto é um conjunto de documentos que servirão de base para a execução do projeto.

Após a gravação da linha de Base, a visão “Gantt de Controle” passa a mostrar a linha de base gravada.”

Trabalhando com o ProjectGravando uma Linha de BaseA gravação das Linhas de Base se realiza na

opção Projeto / Definir Linha de Base

Trabalhando com o ProjectControle da execução das tarefas Quando da elaboração do plano do projeto,

deverá se realizar o planejamento de como será realizado o controle da execução:

Ser econômico; Antecipar e permitir a tomada de ações corretivas; Ser acessível e de conhecimento de todos; Ser flexível. SER PRODUTIVO

Trabalhando com o ProjectControle da execução das tarefas

◦ Deve permitir o acompanhamento do projeto sobre todos os aspectos : Financeiros, econômicos e gerencias.

◦ Dois itens muito importantes : Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto

tempo será feito um levantamento do andamento da execução do projeto.

Modelo do acompanhamento: Como os recurso deverão informar o andamento da execução.


◦ Devemos ter em mente que o planejamento embora tenha sido “concluído”, ele poderá (deverá ) voltar a ser trabalhado. As informações do controle da execução servem como retroalimentação no processo de planejamento.

Planejamento Execução / ControleOK Ajustes


Inicio

FimDesvios

Trabalhando com o ProjectControle da execução das tarefas O MS-Project dá suporte a diversas

metodologias de controle do acompanhamento. Neste curso vamos trabalhar com duas delas:◦ Informando o percentual de execução da tarefa;◦ Informando a data de inicio, duração real e duração

restante da tarefa e reprogramando o restante de sua execução.

Trabalhando com o ProjectControle da execução das tarefas As primeiras ações necessárias para realizar o

acompanhamento de um projeto são:◦ Atualizar a data de status em “Projetos / Informações”.◦ Solicitar a visualização da linha de andamento.

Trabalhando com o ProjectControle da execução das tarefas Atualizar a data de status em “Projetos / Informações do

Projeto”.

Trabalhando com o ProjectMostrandos as Linhas de Andamento As linhas de andamento nos dão uma

visualização gráfica do andamento do projeto em relação a um determinado dia.

Podem ser exibidas várias linhas de andamento para datas diferentes no projeto.

Trabalhando com o ProjectMostrandos as Linhas de Andamento As linhas de andamento podem ser

apresentandas através do caminho “Formatos/ Linhas de Grade / Linhas de Andamento “

Trabalhando com o ProjectMostrandos as Linhas de Andamento Se a linha caminha para a esquerda, indica

atraso.

Trabalhando com o ProjectMetodologias de ControleTrabalharemos com duas Metodologias de Controle :Percentual Realizado

Duração restante

Trabalhando com o ProjectInformando o percentual executado O percentual executado em cada tarefa poderá

ser informado de muitas maneiras, por exemplo;◦ Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o

campo “Porcentagem Concluída” na guia Geral.◦ Informando o % executado diretamente do menu de

controle.◦ Incluindo a coluna “% Concluída” em uma tabela.

Trabalhando com o ProjectInformando o percentual executado

Trabalhando com o ProjectInformando a Duração Restante

Trabalhando com o ProjectInformando a Duração restante

Duração Real : Quantidade de dias entre a data de início e a data de status

Duração Restante : Quantos dias a mais serão necessários para terminar a tarefa

Trabalhando com o ProjectComparando a execução com a linha de base O percentual executado de uma tarefa até o dia da

medição pode não expressar exatamente quanto de esforço foi gasto na atividade.

O percentual executado não nos mostra como está previsto o termino da execução da tarefa. Ele retrata o passado e deixa de trabalhar com o futuro.

Mostra divergências visuais entre o executado e o planejado.

A comparação entre a execução do projeto e o planejamento pode ser visualizado através da visão “Gantt de Controle”.

Trabalhando com o ProjectFiltros O MS-Project permite a visualização das Visões,

Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversos filtros.

O MS-Project permite a construção de novos Filtros.

Trabalhando com o ProjectFiltros

Trabalhando com o Project Campos Personalizados O MS-Project permite a criação de campos

personalizados, podendo os mesmos conter : formulas, indicadores, listas, etc.

O MS-Project utiliza uma relação de campos já existentes, chamados de campos personalizados. Inicialmente estes campos estão “vazios”.

Existem campos personalizados, tanto para o “banco” de recursos, como tambem para o “banco” de atividades.

Para construir valores para os campos personalizados, devemos acessar “Projetos/Campos Personalizados”

Trabalhando com o Project Campos Personalizados

Curso MS-Project 2013

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