DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE...

Manual de Procedimientos de la Oficina del Secretario/a de

Administración y Staff

Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A

Fecha de elaboración: 23/09/2015

Fecha de actualización: 03/08/2017

Núm. de revisión: 02

Manual de Procedimientos

DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE ADMINISTRACIÓN Y STAFF

AGOSTO 2017

2







3







Índice Página

I. Introducción 4

II. Presentación de los Procedimientos 5

III. Secretaría Técnica

Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia 6

Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría 11

Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a 14

IV. Glosario de Términos 17

4







I. INTRODUCCIÓN El propósito fundamental del presente documento es establecer y difundir cada uno de los procedimientos de carácter sustantivo que se realizan en la Oficina del Secretario/a de Administración y Staff, con el fin de evitar duplicidades que se desarrollan en la unidad responsable, de manera que contribuya a una mejor administración del tiempo, así como a mejorar las técnicas para la planeación y ejecución de los compromisos contraídos por la Dependencia. Cabe mencionar que la oficina del Secretario/a llevó a cabo un fortalecimiento del esquema de organización y funcionamiento de las áreas que la conforman, lo cual impactó en sus procesos, a fin de proporcionar al personal un esquema de sus funciones y responsabilidades, promover el flujo eficiente de la información, funcionar como un instrumento de consulta y capacitación, además de mostrar la visión integral de la operación de esta Oficina. Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Oficina y Staff del Secretario/a de Administración, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género.

El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

5







II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA

1. Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia.

2. Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría. 3. Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a.

6







III. SECRETARÍA TÉCNICA

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia

Objetivo: Establecer los criterios para el registro, control y distribución de la correspondencia que ingresa a la Secretaría de Administración, así como su delegación, seguimiento y consecución para contribuir a mejorar y simplificar las actividades y establecer las fases necesarias para contar con una efectiva respuesta a las solicitudes recibidas. Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 8. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 138. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción I.

Políticas de Operación:

1. La Secretaría de Administración a través de la Secretaría Técnica será la instancia facultada para recibir, turnar y controlar la correspondencia a través del Sistema de Control de Gestión.

2. Las / los titulares de cada Unidad Administrativa de la Secretaría de Administración, atenderán las solicitudes recibidas conforme a su prioridad.

3. La correspondencia de salida deberá contar invariablemente con un número de control de gestión de oficios, registrado en el reporte correspondiente.

4. Las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaría de Administración deberán informar periódicamente el avance de los asuntos que les han sido canalizados para su atención y trámite al Secretario/a.

5. El Secretario/a Técnico/a es la o el responsable de revisar la correspondencia de entrada y salida e informar al Secretario/a sobre la misma. Tiempo Promedio de

Gestión 3 días.

7







Descripción del Procedimiento: Para la recepción y trámite de la correspondencia

Responsable No. Actividad Formato o Documento

Tantos

Secretaría Técnica 1 Recibe del peticionario oficio, memorándum o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante.

Si no es relevante continúa en la actividad No. 3, en caso contrario:

Oficio, Memorándum o Tarjeta Informativa

Original

2 Informa al Secretario/a de Administración de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente.

3 Identifica el asunto, clasifica y marca por área de competencia.

4 Registra en la base de datos a que Unidad Administrativa fueron asignados los oficio, memorándum o tarjeta informativa y captura la siguiente información: 1. Folio consecutivo; 2. No. de documento; 3. Dirigido a; especificando nombre y cargo y Dependencia o Entidad; 4. Turnado por; especificando nombre cargo y Dependencia o Entidad; 5. Si es copia de conocimiento para la Secretaría y a quien va dirigida; 6. Asunto. Descripción breve de los datos necesarios para su identificación; y 8. Observaciones. Se especificará si es documento original, copia de conocimiento, número de fojas que consta y si contiene anexos impresos o magnéticos.

8








Tantos

Secretaría Técnica 5 Clasifica por área el turno del oficio, memorándum o tarjeta informativa de forma ascendente.

Oficio, Memorándum o

Tarjeta Informativa

Original

6 Turna el oficio, memorándum o tarjeta informativa a los diferentes Titulares de las Unidades Administrativas de la SECAD, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de correspondencia.


Tarjeta Informativa/ Relación de

correspondencia

Original

Titulares de las Unidades

Administrativas de la SECAD

7 Recibe oficio, memorándum o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al Secretario/a de Administración por medio de tarjeta informativa.


Tarjetas Informativas

Original

Secretario/a de la SECAD

8 Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas.

Termina procedimiento.

Tarjeta informativa Original

9







Diagrama de flujo del Procedimiento para la recepción y trámite de la correspondencia

Secretaría Técnica Titulares de las Unidades

Administrativas de la SECAD

Secretario/a de la SECAD

6

Turna el of., memo. o tarjeta infor. a los Titulares de las UA, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de correspondencia. Oficio, memorándum o tarjeta

informativa Relación de correspondencia

Inicio

Informa al SA de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente.

2

Registra en la base de datos a que UA fueron asignados los of., memo. o tarjeta

informativa.

4

A Si

No ¿Es relevante?

A

Identifica el asunto, clasifica y marca por área de

competencia.

3

1

Recibe del peticionario of., memo. o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante.

Oficio, memorándum o tarjeta informativa

5

Clasifica por área el turno del of., memo. o tarjeta informativa de forma

ascendente.

Oficio, memorándum o tarjeta informativa

Fin

7

Recibe of., memo. o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al SA.

Oficio, memorándum o tarjetas informativas

8

Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas.

Tarjetas informativas

10








Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría

Objetivo: Integrar y revisar los informes de actividades que le sean encomendados por la o el Secretario, mediante información proporcionada por las Unidades Administrativas, para el cumplimiento de los asuntos competencia de la Secretaría.

Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 fracción II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 105 fracción III. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción III.


1. La Secretaría Técnica emite y somete a autorización del Secretario/a de Administración los lineamientos para la formulación de los informes de la Dependencia.

2. La Secretaría Técnica integra y revisa los informes de actividades de la Secretaría de Administración que le sean encomendados por la o el Secretario, en coordinación con las Unidades Administrativas.

3. Las Unidades Administrativas proporcionarán la información impresa y en archivo electrónico, de conformidad con los lineamientos.

Tiempo Promedio de Gestión:

10 días hábiles.

11







Descripción del Procedimiento: Para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría


Tantos

Secretaría Técnica 1 Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la o el Secretario de Administración para su autorización.

Proyecto de lineamientos

Original

Secretario/a de Administración

2 Recibe proyecto de lineamientos, analiza para autorizar.

Si no se autoriza, regresa a la actividad núm.1. en caso contrario:


Original

3 Instruye al Secretario/a Técnico/a, que remita por medio de memorándum, en archivo electrónico los lineamientos a las Unidades Administrativas.

Memorándum/ Lineamientos

Original y copia/ Original en archivo

digital

Unidades Administrativas

4 Recibe memorándum y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la Secretaría Técnica.

Memorándum / Lineamientos

Original en archivo digital

Secretaría Técnica 5 Recibe proyecto de informe de actividades, de las Unidades Administrativas, recopila y somete a aprobación de la o el Secretario de Administración el proyecto del Informe de actividades.

Proyecto de informe de actividades

Original

Secretario/a de Administración

6 Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización.

Si autoriza continua en la actividad núm. 8, en caso contrario:

Proyecto de informe de

Actividades/ Oficio

Original y copia

7 Remite proyecto de informe de actividades a las Unidades Administrativas por medio de memorándum para realizar las observaciones.

Memorándum Original y copia

8 Solicita a la Secretaría Técnica se remita mediante oficio a la Institución solicitante (Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento).

12








Tantos

Secretaría Técnica 9 Envía mediante oficio a la Institución solicitante Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento) el informe de actividades de la Secretaría. Termina Procedimiento.

Informe de Actividades/

Oficio

Original y copia

13







Diagrama de flujo del Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría

Secretaría Técnica Secretario/a de Administración Unidades Administrativas

Inicio

A

5

Recibe proyecto, de las UA, recopila y somete a aprobación de la o el SA el proyecto del Informe de actividades.


Fin

1

Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la

o el SA para su autorización.


4

Recibe memo. y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la

Secretaría Técnica.

Memorándum

Lineamientos

B

6

Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización.


7

Remite proyecto a las Unidades Administrativas por medio de memo. para realizar

las observaciones.

Memorándum

B

No Si ¿Autoriza?

2

Recibe proyecto de lineamientos, analiza para

autorizar.


3

Instruye al ST, que remita por medio de memo., en archivo electrónico los lineamientos a

las Unidades Administrativas.

Memorándum

Lineamientos

A Si

No ¿Autoriza?

9

Envía mediante of. a la Institución solicitante el informe de actividades de la Secretaría.

Informe de actividades

Oficio

8

Solicita a la ST se remita mediante of. a la Institución solicitante (Cabildo o

Secretaría del Ayuntamiento).

14








Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a.

Objetivo: Registrar los acuerdos del Secretario/a con los titulares de las direcciones, así como dar seguimiento e informar los pormenores de su cumplimiento.

Fundamento Legal: Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción V y VII.


1. Para el control de la gestión y seguimiento de los acuerdos, la o el Secretaría Técnica a través del Analista Consultivo A registrará en la base de datos elaborada para tal fin, registrando la fecha, asunto, a quien fue turnado y el estado de la gestión.

2. La Secretaría Técnica Analista Consultivo A elaborará y presentará semanalmente a la o el Secretario Técnico el reporte de seguimiento de acuerdos.

Tiempo Promedio de Gestión

8 días.

15







Descripción del Procedimiento: Para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Secretario/a Técnico/a

1 Recibe de manera verbal el acuerdo del Secretario/a de Administración y turna por medio de memorándum a la Unidad Administrativa correspondiente.

Memorándum Original y copia

2 Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo correspondiente.

Analista Consultivo A

3 Registra la información en la base de datos para dar seguimiento oportuno.

4 Solicita vía telefónica a las Unidades Administrativas información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica.

Unidades Administrativas

5 Informa a través de tarjeta informativa avances y/o resultados del acuerdo.

Tarjeta Informativa Original y copia

Analista Consultivo A

6 Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el Secretario Técnico.

Tarjeta Informativa Original

Secretario/a Técnico/a

7 Recibe tarjeta informativa y analiza para su aprobación.

Si no la aprueba regresa a la actividad Núm. 4, en caso contrario:

8 Entrega información por medio de tarjeta informativa al Secretario/a de Administración. Termina procedimiento. Termina Procedimiento

Tarjeta Informativa Original

16







Diagrama de flujo del Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a

Secretaría Técnica Analista Consultivo A Unidades Administrativas

Inicio

1

Recibe de manera verbal el acuerdo del SA y turna por medio de memo. a la UA

correspondiente.

3

Registra la información en la base de datos para dar

seguimiento oportuno.

5

Informa a través de tarjeta informativa avances y/o

resultados del acuerdo.

Tarjeta informativa

6

Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el

Secretario Técnico.

Tarjeta informativa

Fin

7

Recibe información y analiza para su aprobación

8

Entrega información por medio de tarjeta informativa al Secretario/a de Administración.

Tarjeta informativa

A

No

Si

¿Aprueba?

2

Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo

correspondiente.

4

Solicita vía telefónica a las UA información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica.

A

17







IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Informes de Actividades: Documentos en los que se da cuenta de los resultados de las acciones realizadas por la Secretaría. Sistema de Control de Gestión: Sistema Informático desarrollado para el registro, control y seguimiento de los asuntos recibidos en la Oficina del Secretario/a. Staff: Unidad de apoyo técnico y de gestión, que incorpora Secretaría Técnica y Particular. Unidad Administrativa: Las Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento y demás áreas que integran la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE...

Documents

Transcript of DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE...