Manual do Presidente de Interact Club

Manual do Secretrio__________________________________________

Manual do Secretriode Interact Club

Kimberli P. BerwigApresentao: com grande alegria e gratificao que me apresento hoje, como Secretria Distrital de um distrito como o 4640, e desenvolvo este Manual do Secretrio a todos os secretrios da gesto 2008/2009, esperando tambm ser til a futuros secretrios.Para tanto, reuni diversas informaes sobre o que acredito que um secretrio no pode deixar de saber para ter uma tima gesto.

Os modelos apresentados nesse Manual so apenas propostas demonstrativas, com a finalidade de exemplificar visualmente a forma prtica do que requisitado em cada item. Cada modelo pode (deve) ser individualmente adaptado.ndice:

1. Rotary 51.1. - O que Rotary? 51.2. O objetivo de Rotary : - 51.3. Prova Qudrupla 61.4. Simbolismo 71.5. - Paul Percy Harris 7 2. Rotaract 102.1. O que Rotaract? 102.2. Objetivos 102.2.1. Desenvolvimento Profissional - 102.2.2. Desenvolvimento de Liderana - 102.2.3. Projetos de Prestao de Servios - 113. Interact 123.1. Introduo 123.2. O que Interact? 123.3. Objetivos 133.4. 20 bons motivos para pertencer ao Interact 134. Estrutura do clube 174.1. Porque saber disso? 185. Introduo Secretaria 195.1. Responsabilidades do Secretrio 196. Iniciando e Terminando a Gesto 206.1. Incio da Gesto 206.2. Trmino da Gesto 20

7. Arquivos e Documentos 217.1. Documentos 217.2. Arquivos e Registros 227.3. Outros tipos de Documentos e Registros - 228. Distribuio de Material 258.1. Scios - 258.2. Convidados - 258.3. Recuperantes 27

9. Correspondncias 299.1. Papis e envelopes timbrados, carimbos 309.2. Envios (anuais) para o Rotary Internacional 319.3. - Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e Internacionais, Informativos 319.4. Ofcios - 3210. Ata 3310.1. Livro Ata 3310.2. Iniciar um Livro Ata - 3310.3. Escrever o Livro Ata 3410.4. Ata 3411. Freqncia 3711.1. Freqncia 3711.2. O Livro de Presena 3711.3. Freqncia Individual 3912. Relatrio Distrital 4112.1. Relatrio 4112.2. Gesto 2008/2009 4213. Importante 431. ROTARY

1.1. O que Rotary?

Rotary uma organizao internacional de profissionais e pessoas de negcios, lderes em suas reas de atuao, que prestam servios humanitrios, fomentam elevado padro de tica em todas as profisses e ajudam a estabelecer a paz e a boa vontade no mundo.

1.2. O objetivo de Rotary :

O objetivo do Rotary estimular e fomentar o IDEAL DE SERVIR, como base de todo o empreendimento digno, promovendo e apoiando:PRIMEIRO: O desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir.

SEGUNDO: O reconhecimento do mrito de toda ocupao til e a difuso das normas de tica profissional.

TERCEIRO: A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pblica e privada.

QUARTO: A aproximao dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidao das boas relaes, da cooperao e da paz entre as naes.

1.3. Prova Qudrupla

Durante muitas dcadas, Rotary Clubs e rotarianos em todo o mundo tm usado a Prova Qudrupla, como instrumento para desenvolver o respeito e compreenso entre os povos. Como se emprega a Prova indicado pelo rotariano de Chicago que a idealizou. Sugere ele que, primeiro, se decore o texto e, depois, se adquira o hbito de confrontar pensamentos, palavras e atos com as perguntas formuladas. um guia para se agir direito. Se guardada de memria e aplicada no tratamento com terceiros, contribuir definitivamente para mais efetivas e amistosas relaes. A experincia de muitos tem mostrado que se deve consultar sistematicamente a Prova Qudrupla para avaliar a retido de pensamentos, palavras e atos, logrando-se maior felicidade e xito.1.4. Simbolismo

Os 24 dentes representam as 24 horas do dia. Cada rotariano deve viver o Rotary em ao e pensamento durante todas as horas. Os 6 raios representam as qualidades essenciais do rotariano, em relao :

1. Famlia: Ser bom chefe de famlia.

2. Ao: Cumprir os deveres de cidado.

3. Amizade: Cultivar a capacidade de fazer e manter amigos.

4. Profisso: Seguir a tica profissional, agindo de acordo com os princpios do Rotary.

5. Religio: Respeitar normas e princpio religiosos.

6. Instituio: Manter a integrao no movimento rotrio, cooperando.

A cor do ouro evoca a nobreza e legitimidade dos propsitos rotrios. A cor azul lembra o firmamento, indicando a universalidade e a elevao dos mesmos propsitos.

1.5. Paul Percy Harris

Paul Percy Harris (1868-1947), advogado, foi o fundador do Rotary, a primeira e a mais internacional das organizaes de clubes de prestao de servios integrada por profissionais e executivos que programam atividades humanitrias, promovem alto padro de tica profissional, bem como paz e compreenso mundial. Nascido em Racine, Wisconsin (EUA), no dia 19 de abril de 1868, Paul foi o segundo dos seis filhos de George N. Harris e Cornlia Bryan Harris. Aos trs anos de idade foi morar em Wallingford, Vermont (EUA) com seus avs paternos, que o criaram. Casou-se com Jean Thompson Harris (1881-1963), mas no tiveram filhos. Formou-se em Direito na Universidade de Iowa e obteve o ttulo de Doutor Honorrio da Universidade de Vermont. Paul Harris trabalhou como reprter de jornal, foi professor de economia, ator de teatro e caubi. Fez inmeras viagens pelos Estados Unidos e Europa, como representante de uma companhia de mrmore e granito. Em 1896 decidiu advogar em Chicago. Certa noite, durante uma caminhada aps jantar na casa de outro advogado, Paul Harris, depois de ser apresentado a alguns amigos do seu colega que eram proprietrios de casas comerciais naquele bairro residencial de Chicago, se lembrou da vida na cidade de New England onde cresceu. Esse episdio inspirou Paul Harris a organizar um clube, sem restries polticas ou religiosas, para que executivos e profissionais tivessem a oportunidade de desfrutar de companheirismo e estabelecer novas amizades. Em 23 de fevereiro de 1905, Paul Harris, juntamente com outros trs homens de negcios: Silvester Schiele, comerciante de carvo, Gustavus Loehr, engenheiro de minas, e Hiram Shorey, alfaiate, formou o primeiro clube. O clube recebeu o nome de "Rotary" devido ao fato de que seus scios se reuniam em rodzio nos respectivos locais de trabalho. Seu quadro social cresceu rapidamente. Muitos scios eram provenientes de cidades pequenas. No terceiro ano do clube, Paul Harris assumiu a presidncia e decidiu que a idia do Rotary Club deveria ser expandida a outras cidades com o intuito de transform-lo em importante movimento de prestao de servios. O segundo Rotary Club foi fundado em So Francisco, Califrnia (EUA), em 1908. Em agosto de 1910, quando o nmero de clubes chegou a 16, foi organizada a Associao Nacional dos Rotary Clubs. Quando, em 1912, o movimento tornou-se internacional, aps a formao de clubes no Canad e Inglaterra, o nome passou a ser "Associao Internacional dos Rotary Clubs". Paul Harris foi o primeiro presidente de ambas as associaes. Em 1922, o nome foi abreviado para "Rotary International". Com o passar do tempo, abriram-se filiais na Europa e sia. A Prova Qudrupla foi adotada em 1932. Contudo, devido a duas guerras mundiais, por muito tempo a Europa Oriental manteve suas portas fechadas ao Rotary. Somente em 1989, Rotary Clubs foram restabelecidos na Polnia e Hungria. Em 1990 foi formado o primeiro Rotary Club na ex-Unio Sovitica. Em 27 de janeiro de 1947, por ocasio do falecimento do Presidente Emrito do Rotary International, Paul Harris, havia cerca de 6000 Rotary Clubs pelo mundo todo, unidos pelos ideais rotrios de companheirismo e prestao de servios. Em todo o mundo, os rotarianos dedicam seu tempo e conhecimentos a vrios programas profissionais e projetos de prestao de servios comunitrios e internacionais. A Fundao Rotria do Rotary International patrocina programas internacionais educativos e humanitrios, a um custo anual de aproximadamente US$ 60 milhes, oferecendo subsdios com o intuito de salvar vidas e promover o bem estar social. Ademais, patrocina embaixadores internacionais da boa vontade atravs dos programas de bolsas educacionais a alunos e professores universitrios e de intercmbio internacional de profissionais e executivos. Atualmente, o Programa de Bolsas Educacionais da Fundao Rotria mundialmente o maior programa patrocinado por uma organizao do setor privado. Cerca de 1000 bolsas educacionais so concedidas anualmente. Atravs do programa Plio Plus, o Rotary International j arrecadou mais de US$ 230 milhes destinados compra de vacina antiplio, ao apoio "mobilizao social", motivao dos setores pblicos e privado e assistncia aos milhares de voluntrios das campanhas de imunizao. Embora Paul Harris dedicasse muito do seu tempo ao Rotary, tambm se destacou por seus trabalhos cvicos e profissionais. Foi o primeiro diretor-presidente da Associao Nacional para Crianas e Adultos Deficientes. Foi membro do conselho diretivo da Ordem dos Advogados dos Estados Unidos, bem como membro do conselho diretor da Ordem dos Advogados de Chicago e seu representante no Congresso Internacional de Direito em Hague (Holanda). Foi homenageado com o prmio "Silver Buffalo", da Organizao dos Escoteiros dos Estados Unidos, por distintos servios pr-juventude e condecorado pelos governos do Brasil, Chile, Repblica Dominicana, Equador, Frana e Peru.

2. ROTARACT

2.1. O que Rotaract?

No incio dos anos 60, Rotary Clubs de todo o mundo comearam a patrocinar grupos de jovens universitrios, como uma atividade da Avenida dos Servios Comunidade. Em 1968, reconhecendo a importncia dessa atividade, o conselho diretor e o presidente do Rotary International (RI) em 1967-68, Luther Hodges, aprovaram o Rotaract como um programa oficial do RI. O primeiro clube a ser admitido oficialmente foi o Rotaract Club de North Charlotte, na Carolina do Norte, EUA. Depois de vrias dcadas, o Rotaract tornou-se uma dinmica associao internacional de clubes de prestao de servios, presente em 120 pases e reas geogrficas, com mais de 130.000 scios em 6.000 clubes.2.2. Objetivos

2.2.1 Desenvolvimento Profissional

Cada Rotaract Club deve oferecer aos scios, oportunidades para desenvolvimento profissional atravs de seminrios e conferncias sobre tpicos como os seguintes:

- carreiras profissionais - atualidades tecnolgicas no mundo dos negcios - administrao e marketing - tica profissional - finanas e opes de crdito para o estabelecimento de empresas

2.2.2 Desenvolvimento de Liderana

As atividades de desenvolvimento de liderana visam ensinar os scios a tornarem-se melhores lderes em sua vida pessoal, bem como ajud-los a desenvolver clubes ativos, com projetos relevantes de prestao de servios. Alguns tpicos importantes no treinamento de lderes so:

- tcnicas de oratria - tcnicas de promoo do Rotaract junto a scios potenciais - estabelecimento de consenso entre os scios - delegao de responsabilidades quanto a projetos e acompanhamento - oportunidades de promoo dos projetos - recursos financeiros para o clube - avaliao do sucesso do clube2.2.3 Projetos de Prestao de Servios

"Dar de Si Antes de Pensar em Si" o princpio-guia do Rotary. Os projetos de prestao de servios do Rotaract devem ter como objetivo uma melhor qualidade de vida para os membros da comunidade local e mundial. Tais projetos costumam procurar solues para problemas cruciais da atualidade, tais como violncia, uso de drogas, Aids, fome, destruio do meio ambiente e analfabetismo. Cada Rotaract Club deve programar pelo menos dois grandes projetos de prestao de servios anualmente - um em prol da comunidade local e outro de promoo da compreenso internacional. Cada projeto deve envolver todos ou a maioria dos scios. O artigo VII dos "Estatutos Prescritos para o Rotaract Club" explicam as atividades dos Rotaract Clubs e as diretrizes dos projetos.

3. INTERACT

3.1. Introduo A maior dificuldade em se angariar novos scios e aumentar o quadro social dos clubes de Interact conseguir explicar em poucas palavras, e de maneira atrativa, o que Interact Club. importante frisar que no fazemos parte apenas de um grupo de prestao de servios, mas sim, de um club de formao de lderes. Infelizmente nem todas as pessoas preenchem o perfil que se espera de um interactiano, e por esse motivo, deixam de lado uma oportunidade nica de crescimento. O Interact tem uma rotatividade muito grande, em funo do pouco tempo de movimento que cada um pode ter, diferentemente de Rotaract e Rotary. Em vista disto, os clubes no podem se manter fechados, porque com o envelhecimento dos scios e a eminente sada do movimento pode acarretar o fim do clube. Estejam sempre chamando scios novos e com o perfil que se espera de um interactiano. O quadro social o maior patrimnio de um clube. Ter o to falado esprito interactiano no nada alm do que ter e respeitar os padres de fundao da instituio em 1962. E esse esprito deve primeiramente partir do clube, na vontade e no empenho de formar novos lderes, capacitar jovens, servir ao prximo, criar novas amizades e principalmente viver Rotary.

3.2. O que Interact?

O Interact uma mescla de clube de prestao de servios com clube social para jovens de 14 a 18 anos de idade, e seu nome provm da abreviao de International Action (Ao Internacional). O primeiro clube foi fundado em 28 de Outubro de 1962, em Melbourn, Flrida; hoje em dia, existem milhares de clubes mundo afora, cada um patrocinado por um Rotary Club que o motiva e orienta. Mas os Interact Clubs so responsveis por sua prpria administrao e manuteno, permitindo que os scios desenvolvam suas habilidades de liderana ao mesmo tempo em que assimilam a importncia do trabalho em equipe. Cada Interact Club realiza pelo menos dois projetos de prestao de servios anualmente. Um em benefcio da escola ou comunidade e outro em prol da compreenso internacional. Embora os interactianos trabalhem arduamente para que esses projetos sejam bem-sucedidos, eles tambm se divertem travando amizades com outros adolescentes e trabalhando em conjunto.O Interact se tornou um fenmeno mundial, de rpido crescimento, dispondo de um dos mais significativos programas de prestao de servios do Rotary, com mais de 10.700 clubs abrangendo cerca de 110 pases e reas geogrficas.

Interactianos muitas vezes motivam a criao de um Rotaract Club e participam de seminrios RYLA (Prmio Rotrio de Liderana Juvenil) alm do intercmbio de jovens e bolsas educacionais.

3.3. Objetivos1 Desenvolver qualidades de liderana e integridade pessoal Os valores de liderana e integridade pessoal adquiridos no Interact sero usados durante toda a vida. indiscutvel o fato de que o interactiano comprometido com o movimento ser no s um bom profissional, mas acima de tudo, uma pessoa ntegra. 2 Prestar auxlio e ajuda ao prximo No h nada mais gratificante do que ver o sorriso no rosto de uma criana. O Interact proporciona essa experincia de doar-se a quem precisa.

3 Compreender o valor da responsabilidade individual e dedicao ao trabalho S possvel adquirir todo conhecimento e valores do movimento quando existe vontade de trabalhar. O interactiano que leva a srio os objetivos de Rotary poder usufruir ao mximo do Interact.

4 Promover compreenso e boa vontade internacional As aes locais bem empregadas esto ajudando a tornar o mundo um local melhor.

3.4. 20 bons motivos para pertencer ao Interact.

Amizade:

Em um mundo cada vez mais complexo o Interact satisfaz uma das necessidades mais bsicas dos seres humanos: a do companheirismo. Essa uma das razes pela qual o movimento foi fundado em 1962.

Contatos profissionais:

Este foi o segundo motivo do surgimento do Interact. Toda pessoa precisa de uma rede de contatos. O Interact representa um corte transversal das profisses de uma comunidade, pois os interactianos esto envolvidos em todos os ramos comerciais e profissionais, ajudando-se uns aos outros.

Crescimento profissional:

O envolvimento com o INTERACT favorece o crescimento pessoal na rea de relaes humanas. Experincias em Lideranas:

O Interact uma organizao que congrega lderes e pessoas de sucesso. Servir em cargos interactianos sinnimo de experincia em liderana. A pessoa aprende a lidar, motivar, influenciar e comandar aqueles que j so lderes.

Atuao cvica na comunidade:

A ligao com um Interact club tornam seus scios melhores cidados. Tipicamente, o Interact congrega as pessoas mais atuantes de uma sociedade.

Informao atualizada:

As reunies semanais do Interact procuram manter seus scios atualizados sobre o que acontece na sociedade e no mundo. Discutem-se temas variados apresentados por palestrantes.

Diverso:

O Interact ainda oferece diverso. Todas as reunies semanais, projetos do clube, atividades sociais e eventos so interessantes e divertidos. Alm disso, prestar servios tambm divertido.

Oratria:

Muitas pessoas que ingressam em nossa organizao tem receio de falar em pblico. O Interact permite excelncia em oratria, fortalecimento da autoconfiana e aproveitamento de oportunidades no meio de comunicao.

Cidado do Mundo:

Todo interactiano usa um distintivo, e recebido e incentivado a participar das reunies de mais de 194 pases do mundo. So poucos os lugares no mundo que no contam com um Interact Club. No Interact fazemos amigos na comunidade local e mundial.

Assistncias durante viagens:

Como existem Interact Clubs em muitos lugares, com muita freqncia interactianos que precisavam de mdico, advogados, hotis, dentista, conselhos, etc., durante uma viagem conseguiam atravs de Interact e de Rotary.

Entretenimento:

Todo Interact organiza reunies e atividades de entretenimento, as quais so muito importantes para trazer diverso as nossas ocupadas vidas profissionais ou de negcios. No Interact so organizadas conferncias, convenes, acampamentos, assemblias, que, alm de informao, orientao, e servio interactiano, tambm oferecem muita diverso.Melhoria das habilidades scias:

Toda semana e em diversas reunies e eventos, o Interact aperfeioa nossas personalidades e habilidades interpessoais, oferecendo ambiente ideal para pessoas que gostam de sociabilizar.

Programas familiares:

O Interact e o Rotary oferecem um dos mais fantsticos programas familiares do mundo, o Intercmbio de Jovens.

Conhecimentos profissionais:

Espera-se que todo interactiano envolva-se com a melhoria de sua profisso ou ocupao, sirva em comisses de servios profissionais e participe da divulgao da sua profisso.

Valores ticos:

Os interactianos aplicam em todas as atividades a Prova Qudrupla, a qual reflete seus padres de tica. Espera-se que todos os interactianos atuem eticamente em suas profisses e relacionamentos pessoais.

Conscientizao Cultural:

Em encontros representados no Interact, mundialmente, quase todas as religies, raas, culturas, nacionalidades e crenas polticas esto presentes. Em nosso meio encontram-se os cidados de maior destaque dos mais variados campos do conhecimento humano. Os interactianos entram em contato com outras culturas e anseiam trabalhar e ajudar as pessoas de todos os lugares. Conseqentemente tornam-se melhores pessoas em seus prprios pases. Prestgio:

Os interactianos so pessoas de prestgio: lderes no meio dos negcios, profissionais, artsticos, governamentais, esportivos, religiosos, estudantis e muitos outros.

Pessoas agradveis:

Acima de tudo os interactianos so pessoas agradveis. So indivduos que crem que o valor de cada um reside em ter um bom corao e no destaque pessoal. Oportunidades de servir:

O Interact formado por clubes dedicados a prestao de servios. Seu interesse mximo a humanidade, seu produto de maior valor a dedicao ao servir. Os melhores motivos para tornar-se interactiano so as oportunidades de ajudar nossos semelhantes e o bem-estar que resulta de nossas aes.Recompensa:

Experincias vividas que voc jamais esquecer, e principalmente...

Amizades que voc ter para o resto de sua vida!

4. ESTRUTURA DO CLUBE

4.1. Estrutura do Clube

Para melhor servir a comunidade e ao prximo, juntamente com a capacitao e criao da questo de hierarquia, o Interact Club dividido em cargos e avenidas, que so renovadas a cada gesto, para que assim todos os scios tenham a oportunidade de desenvolver sua liderana.

Presidncia - A principal funo do presidente administrar a reunio e dar a palavra final. Sempre representar o seu Interact em reunies interactianas, rotaractianas e rotarianas. tambm funo do presidente entrante (ou Vice) selecionar o seu Conselho Diretor. A escolha do presidente feita sob eleio, respeitando a vontade da maioria, e o mesmo s poder voltar a esse cargo aps todos os membros terem passado pelo cargo. Salvo casos especiais.Vice-Presidente Geralmente a segunda pessoa mais votada na eleio. Em caso de candidato nico o presidente entrante abre votao para a escolha de seu vice. A funo do vice substituir o presidente sempre que preciso e prestar auxlio s demais avenidas.

Secretrio Cuida de toda documentao recebida e expedida pelo clube, bem como a criao de cartas e ofcios. A ata da reunio feita pelo secretrio, que cuida tambm da freqncia dos scios.

Tesouraria - O tesoureiro o encarregado de receber tanto a mensalidade dos companheiros quanto os lucros de campanhas. responsvel pelo repasse das per captas a Representadoria, bem como o controle do caixa para projetos de cunho social.

Protocolo - O protocolo tem como funo comear a reunio chamando a Mesa dos Trabalhos e anunciando os companheiros, convidados e visitantes. ele tambm quem discorre toda reunio, chamando os cargos e companheiros que queiram falar algo. responsvel tambm por todo o protocolo oficial das reunies, posses, eventos e projetos.Avenida de Servios Internos Estimula a harmonia dentro de clube atravs do companheirismo. Procura manter o clube sempre organizado e nomeia comisses para auxili-lo nessa tarefa.

Avenida de Servios Comunidade Trata de verificar as necessidades da comunidade e inform-las ao clube, para que assim, sejam discutidas maneiras de san-las. Geralmente coordena projetos de mbito social.

Avenida de Servios Profissionais Responsvel por organizar, agendar e promover palestras com profissionais. Tambm d ateno aos profissionais da sociedade, homenageando-os em suas datas comemorativas.

Avenida de Servios Internacionais - Tem como funo manter o clube informado sobre eventos mundiais. o elo do seu clube com os demais existentes no planeta.

Esses so os cargos e avenidas padres existentes em todos os clubes, porm, fica a encargo do presidente rever a criao de novas funes, como a avenida de finanas, avenida de esportes, e etc.

Embora cada avenida tenha seu responsvel, qualquer scio e visitante pode dar sugestes de projetos para ela.4.2. Porque saber disso? Poderamos apontar vrios motivos do por que saber como funciona um clube. O principal deles que o presidente, muitas vezes, representa o seu Interact Club, e sua funo saber como cada cargo e avenida devem trabalhar. Conhecer a estrutura do Interact no dever apenas do presidente, mas sim, de todo interactiano.

5. INTRODUO SECRETARIAA secretaria um dos cargos mais importantes do conselho diretor, pois dela depende o bom andamento dos trabalhos do clube.O secretrio do Interact Club possui inmeras responsabilidades e, por isso, deve ser uma pessoa organizada e detalhista, alm de ser algum de confiana do clube. responsvel pelos arquivos e guarda de todos os materiais burocrticos do clube.

Um secretrio eficiente prestativo e essencial a uma boa administrao.

importante ressaltar que seu modo de trabalhar deve ser detalhadamente explicado ao seu sucessor para assegurar a boa continuidade dos trabalhos.

Muitas vezes, Interact Clubs indicam um segundo secretrio para dividir as responsabilidades, o que aconselhvel. O 1 secretrio ficaria responsvel pelas atas e o 2 pelas correspondncias, ou vice-versa.

O Rotary Internacional (RI) exercer o direito de eliminar de seu bando de dados os Interact Clubs que tiverem suas correspondncias devolvidas ao RI e tambm quando os funcionrios da sede mundial encontrarem-se impossibilitados de obter informaes sobre os referidos clubes, aps terem contatado os Representantes Distritais de Interact e o Rotary Club patrocinador. Portanto, responda com o mximo de presteza s correspondncias do RI, caso contrrio seu clube poder ser desativado.

5.1. Responsabilidades do Secretrio Elaborar as atas de todas as reunies ordinrias e do Conselho Diretor;

Organizar as fichas individuais (cadastros) de cada scio;

Controle de entrada e sada de correspondncias;

Livro de Presena e freqncias;

Admisso e baixa de scios;

Escrever e responder prontamente correspondncias dos outros clubes;

Zelar pelo material do clube, organizando documentos, arquivos e registros;

Distribuir material para o clube, convidados e recuperantes;

Enviar os relatrios mensais (do ms anterior) Secretaria Distrital (SDI) ou ao Representante Distrital (RDI), at o dia 10 de cada ms.

6. INICIANDO E TERMINANDO A GESTO6.1. Incio da Gesto

PRIMEIRO: Informe-se se seu clube est em dia! A secretaria continua sendo a mesma, o que troca o (a) secretario (a). Verifique se est tudo em ordem com a secretaria da gesto anterior; tanto do prprio Club, quanto Distrital ou do Rotary Internacional. Verifique, ainda, se existe qualquer outro tipo de pendncia local, como correspondncias para responder ou enviar. Resolva tudo o quanto antes para no atrasar sua prpria parte no trabalho.SEGUNDO: Zele pelo material do Club! Ele o patrimnio que vrias pessoas construram e que continuamente recebe contribuio de outras.

TERCEIRO: Seja cuidadoso e detalhista com tudo o que voc faz! Os seus registros do Club ficaro arquivados para as prximas gestes e serviro como referncia. Quanto melhor, mais direto e direito for realizado o trabalho, melhor para todas as partes.

6.2. Trmino da Gesto

Repasse os Arquivos devidamente organizados para o prximo (a) secretrio (a). Uma lista do material e dos documentos que esto sendo entregues poder facilitar o servio de ambas as partes.

Informe-o (a) sobre a existncia de alguma pendncia.

Comunique a Equipe Distrital Entrante sobre o novo Conselho Diretor do Club, avise tambm o seu rgo Multidistrital correspondente (DIIC) e o Rotary Internacional.

Alteraes no horrio, dia ou local da reunio tambm precisam ser informadas.

7. ARQUIVOS E DOCUMENTOS

7.1. Documentos

Alguns Documentos so de indispensvel permanncia no arquivo do Club: Material de Treinamento: Para, quando for necessria, alguma alterao na Equipe de Dirigentes do Club ao longo da gesto. Auxilia e orienta os novos dirigentes em suas respectivas funes (Presidente, Vice-presidente, Secretrio(s), Tesoureiro(s), Protocolo(s), Presidentes de Comisses de Servio). Pode ser requerido juntamente ao quadro de Dirigentes Entrantes aps a Assemblia Distrital de Treinamento (EDI). Lembrando que existe tambm o material destinado a novos scios que auxilia a familiarizao com o Programa.

Regimento Interno do Club: Todos os Clubs contm normas e diretrizes singulares. T-las em mos pode auxiliar em questes internas como a porcentagem mnima de presena exigida ou o comprometimento e valores das cotas mensais.

Manual: Contm informaes e diretrizes do Rotary Internacional de como deve acontecer o Programa e os respectivos procedimentos desde fundao at fechamento de Clubs.Alguns Documentos/Formulrios do Manual de Interact merecem ateno especial:

Documentos Estaturios do Rotary Club Internacional: Em resumo so as normas e diretrizes estabelecidas pelo Rotary Internacional para o Programa: Estatutos Prescritos (pg. 31 34)

Regimento Interno Prescrito (pg. 35 36)

Declarao de Normas (pg. 37 40)Formulrios (Fundao do Club): So os Formulrios que o(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinado (es) preenche(m) e envia(m) para o Rotary Internacional a respeito do(s) Club(s) a ser (em) fundado(s). No h a necessidade de reenvio a no ser no caso de um novo(s) Club(s):

Lista de Organizao de Club (pg. 41 42)

Formulrio de Pedido de Publicaes do RI (pg. 43)

Formulrios (Anuais): So os dados constantemente atualizados:

Formulrio de Dados de Dirigentes Entrantes (pg. 45) (correspondncia 9.2) Formulrio de Dados de Projeto (pg. 47 48) (correspondncia 9.2) Formulrio de Scio (pg. 55) (distribuio de material 8.2)Inscrio para Reconhecimento da Semana Mundial: (correspondncia 9.2)7.2. Arquivos e Registros

Os materiais do Club, normalmente, podem ser arquivados.

Caso haja disponibilidade de uma sala, parte dela ou mesmo um armrio junto ao espao destinado ao(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es), providencie. Preferencialmente arquive o material na sede das reunies para facilitar possveis consultas. Lembre-se disso, principalmente, se o espao for conjugado ao do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) porque no regra que as reunies aconteam em um lugar comum a todos os Clubs.

Separe esses materiais em gavetas e/ou pastas e caixas. Catalogue-os antes de guard-los e preocupe-se com a etiquetao; faa-a de forma legvel, aparente e apresente apenas os dados mais relevantes. Organize de forma fcil e compreensvel a qualquer interessado.

Modelo de etiqueta:INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640.

Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

Presidente: ______________________

Secretrio: ______________________

Comisso de Servios _______________________

(MATERIAIS CERTIFICADOS, FOTOGRAFIAS, ETC).

7.3. Outros tipos de Documentos e RegistrosPim: Individual. o smbolo dos participantes do Programa. Cada novo scio recebe do Club seu Pim ao tomar pose oficialmente ou, quando assumir determinado cargo na Diretoria, seu Pim referente. A secretaria deve encarregar-se da compra de novas peas e do armazenamento do que for sobressalente. O Club definir qual parte ser responsvel pela reposio dos Pins extraviados. Por exemplo, no caso do Scio/Dirigente perder seu Pim, o Club deve ter definido se esse Scio/Dirigente deve pagar pela uma nova pea ou se isso fica sob cargo financeiro do Club.

No caso dos Pins de Dirigentes, eles podem ser integralmente repostos a cada nova gesto ou repassados da equipe que deixa a diretoria para equipe entrante; isso fica a escolha de cada Club lembrando que quando os Pins so repassados entre equipes de dirigentes poder haver necessidade de reposio de alguma(s) unidade(s) desse material por parte do Club.

Os Pins dirigidos, como os de Scio 100% ou de Scio Fundador, servem de incentivo ou parabenizao, sendo uma escolha do Club entreg-los. Scio 100% , normalmente, entregue ao Scio que est em dia com o Club; essa definio varivel e pode abranger um ou mais quesitos: freqncia, mensalidades, participao nas atividades propostas, etc. Scio Fundador entregue aos Scios que fundaram o Club em que participam ou para Fundadores que, mesmo em outro Club, continuam participando da Famlia Rotria.

Manuais e outros Livros: Pondere a necessidade de diferentes tipos de Manuais/Livros. Converse com o Presidente, Tesoureiro e Club sobre a possibilidade de aquisio desses materiais. Muitas vezes h necessidade de informao extra e pode ser oportuno manter esse tipo de informao no prprio Club. Facilita e diminui o tempo de pesquisa e auxilia em projetos anual-permanentes.

Fotografias: Dizem que uma imagem vale mais do que mil palavras.

Fotografe e/ou esteja em contato com os Scios que costumam fotografar.

Organize um (ou mais) lbum(s) de fotografias para o Club. Apresent-lo(s) para novos scios e convidados torna as atividades e as intenes do programa menos abstratas, ajuda na prestao de contas com Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e/ou Distrito, mantm a lembrana de ex-scios e facilita a repetio de determinadas atividades.Organize de forma cronolgica e/ou dividida por Comisses de Servio.

Lembre-se de identificar cada lbum e mesmo de deixar um ndice para facilitar as consultas. Faa um cabealho individual, ou, antes de cada grupo de fotos:

Nome do Projeto ou do Evento/Encontro;

Data (do dia em questo, do comeo e termino do Projeto/Evento/Encontro, etc.);

Cidade/Local;

N de Edio (Projeto ou Evento/Encontro);

Comisso a que pertenceu (Projeto); Quem est presente na foto (caso seja interessante mencionar); Comentrios que marcaram a(s) foto(s) em questo; Outros dados relevantes.

Modelo de rodap: INTERACT CLUB ___________________, DISTRITO 4640.

Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

PROJETO ________________

Avenida de Servios ____________

___________________ (Local), ___________ (Data)

Trofus, Certificados, Crachs: Normalmente as atividades do Club e dos Scios/Dirigentes so reconhecidas com a entrega de trofus e/ou certificados de reconhecimento; essa entrega pode ser feita pelo prprio Club, pelo Distrito ou por alguma outra entidade integrante da Famlia Rotria ou no.

Quando so recebidos pelo Club, trofus e certificados fazem parte do arquivo da gesto em que foram recebidos e como qualquer outro material devem ser cuidadosamente catalogados. Os trofus normalmente permanecem expostos no espao fsico destinado ao Club ou secretaria. Os certificados podem ser catalogados e arquivados em pastas individuais/coletivas ou receber moldura para serem, tambm, expostos. Quando recebidos em carter pessoal por algum scio do Club, dirigente ou no, fotografe a ocasio para registro.

Certificados de participao em Eventos/Encontros, normalmente, so recebidos/entregues em carter pessoal por todos os scios. O Club pode requerer, junto a organizao, um certificado genrico para compor o histrico do Club naquele Evento/Encontro, embora, nem sempre seja possvel consegui-lo. Outra possibilidade receber a doao do certificado de ex-scios.

Os crachs so individuais, identificaes durante a participao de um determinado Evento/Encontro. Mas tambm possvel receb-los como doao de scios para o Club, integrando o arquivo. Podero ento ser guardados e/ou expostos com as fotos; catalogados e arquivados; expostos com os trofus e certificado(s) de participao do mesmo Evento/Encontro.

Fotografe e registre quando o Club entregar trofus e certificados. Tenha arquivado as empresas (telefones e endereos) onde esse material foi cotizado e confeccionado; idias e modelos que foram discutidos alm do que foi aprovado e, quando possvel, pequenas amostras dos diferentes materiais sugeridos. Ser til na necessidade de nova confeco/reedio do material.

8. DISTRIBUIO DE MATERIAL

(Varivel de clube para clube)

8.1. Scios

Pim: arquivos e documentos 7.3Crachs: Alguns Clubs, quando em formao, adotam crachs para facilitar a memorizao entre os Scios. Outros adotam crachs permanentemente para facilitar a interao de convidados e/ou recuperantes. Opo de cada Club.

8.2. Convidados

Pasta Informativa: Para acontecer aceitao de determinado convidado, normalmente, preciso um nmero x de participao em reunies e projetos a variante de Club para Club o Regimento Interno. Antes de ser efetivado como scio ativo, interessante que esse convidado em potencial conhea o programa em que participar.

Sugesto para ser analisada juntamente ao Club a criao de uma Pasta Informativa. Ela poder apresentar peculiaridades do grupo; uma pequena definio bsica do que , metas, como e por que surgiu o programa; um pequeno lbum ou algumas fotos de Projetos/Encontros/Eventos; e, ainda, uma carta de boas-vindas com palavras de incentivo por parte dos scios ativos do Club. A devoluo do material, aps o scio ser efetivado, ou mesmo, depois de determinado tempo determinao do prprio Club; lembrando que praticamente todo(s) o(s) convidado(s) tm scios ativos como seus padrinhos o que auxiliaria na devoluo desse material quando assim decidido.

Fichas de Cadastro (Formulrio de Scio): Cadastro de dados individual de cada scio.

Esse cadastro, nada mais que, o Quadro Social ativo que o Club mantm durante o ano.

Ao iniciar uma nova gesto, um Cadastro de Scios ativos dever ser informado a tesouraria do Club, tambm, enviado para a Representadoria Distrital. Qualquer alterao nesse Quadro de Scios, adeses e baixas, durante a gesto devem ser comunicadas a tesouraria do Club e a Representadoria Distrital essas alteraes influenciam diretamente a cobrana e o pagamento per capita para Representadoria Distrital, evitando faltas ou excessos. Isso tambm facilitar, por exemplo, a cobranas de atrasados atravs da exatido de scios em cada ms.

Acompanhando as modificaes do Quadro Social do Club, ser possvel analisar a taxa de freqncia total do Club nas reunies e ao final de cada ms. Ocasies em que calculada a porcentagem de presena de cada scio individualmente para som-las como Club.

Fichas de convidados sujeitos a aprovao devem estar separadas das fichas dos scios ativos, evitando transtornos com o cadastro atual que o Club mantm com a Representadoria Distrital. Essas fichas, aps aprovao do scio pelo Club, devero ser adicionadas ao cadastro, o scio ento agora considerado ativo integrar o Quadro Social do Club e o Cadastro Distrital.

O prprio manual do programa trs exemplo do que dever ser preenchido no Formulrio. Nele devem constar os dados mais aproveitados na comunicao Interna e localizao de cada scio. Faa um catlogo com e-mails e celulares. Providencie que todos no Club recebam uma cpia, inclusive o(s) Conselheiro(s) do(s) Rotary(s) Club(s) Patrocinador (es) e Presidentes dos outros Clubs da Famlia Rotria na sua cidade (Interact(s), Rotaract(s), Rotary(s), ASR). Alguns Clubs tambm enviam essa lista para Clubs de diferentes cidades como uma forma de fomentar o Companheirismo.

Mantenha o Cadastro atualizado!

Tenha, em todas as Reunies, cpias para entregar aos Convidados em potencial.

Modelo de Formulrio de Scio:FORMULRIO DE SCIO DO INTERACT CLUB ___________________Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

Nome Completo: ______________________________

Data de Nascimento: __/__/____

Nome do Pai: _________________________________

Nome da Me: __________________________

Filho de Rotariano [ ] Sim [ ] No

Telefone: __________

Endereo: ________________

E-mail: _______________________

Qual seu objetivo ao ingressar nesse Club?

Compreendo e aceito os princpios do Interact, conforme expressos em seus propsitos e objetivos, e concordo em aceitar os Estatutos Prescritos para o Interact Club, a Declarao de Normas Referentes ao Interact e o Regimento interno desse Club.

Assinatura: ___________________________________

__________ (Local), _____ (Dia) de ___________ (Ms) de ____. (Ano)

Como controle do Quadro Social, sugere-se a elaborao de uma tabela de Admisses e Baixas. Ela poder ser mensal ou mesmo bimestral, trimestral. Indiferente como seja feito o controle, ele dever ser mensalmente repassado a tesouraria e, nos meses necessrios, para Representadoria Distrital.

Modelo de Controle de Quadro Social:INTERACT CLUB ___________________, distrito 4640.

Gesto 2008/2009 Realizemos os Sonhos

QUADRO SOCIAL

Referente ao ms de: (Ms)

ADMISES

(Nome)

(Nome)

(Nome)

TOTAL:

BAIXAS

(Nome)

(Nome)

(Nome)

TOTAL:

8.3. Recuperantes

Recuperao: O carto de recuperao serve para abonar, individualmente, as ausncias faltas de determinado scio em seu respectivo Club. Cada carto abona uma falta influenciando a porcentagem total de freqncia do scio. Ou seja, o carto dever ser somado como presena, substituinte da ausncia, na porcentagem total do scio ao final do ms.

um recurso vivel nos 15 dias anteriores ou nos 15 dias posteriores a data da ausncia no Club participando na reunio de outro Club/Entidade filiada a Famlia Rotria, por exemplo, outros Clubs de Rotaract, Interact, Rotary, ASR. Esses cartes so requeridos juntamente a secretaria do Club anfitrio, ou seja, o Club que recebe o recuperante.

Quando recebida uma recuperao, o (a) Secretrio (a) deve anunci-la entre as demais correspondncias; dizendo a qual scio e a que data de reunio referente recuperao entregue.

Sempre tenha uma quantidade considervel de cartes em cada nova reunio.

Esses cartes preciso conter determinadas informaes do Club e do recuperante, como:

Nome do Club Anfitrio e Distrito;

Cidade e data;

Espao para preencher o nome do scio;

Espao para preencher o nome do Club do recuperante;

Espao para assinatura do Secretrio (a) do Club Anfitrio;

Podem ser acrescentados outros dados como o smbolo do programa, local e horrio da reunio do Club Anfitrio, uma demarcao para apontar a qual tipo de Club da Famlia Rotria pertence o recuperante, etc.

Modelo de Carto de Recuperao:Reunies:

__________ (Dia), ______ (Horrio), _______ (Local).Interact Club ___________________Distrito 4640

O Interact Club ___________________agradece a visita do (a) companheiro (a) ____________________ (Nome)do nome do Club ___________________________________________.

___________________ (Local), ___ (Dia), de __________ (Ms), de _____ (Ano).________________

Secretrio (a)

9. CORRESPONDNCIASEncarregue-se da correspondncia. Lembre-se sempre da caixa de correio ou do local em que recebida, torne o recebimento o mais acessvel que puder.

Procure por endereos atualizados. Eles podero ser providenciados nos portais do DIIC, por exemplo. Providencie uma agenda para essas informaes. Informe-se sobre o sistema de mala-direta para facilitar e baratear o envio. Sempre que possvel, envie correspondncia com notcias, novidades e boletins informativos divulgando o Club, faa convites para as diferentes atividades ao longo do ano, parabenize os scios com cartes, etc.

No acumule correspondncias para responder ou por enviar. Organize uma ficha com o que foi recebido/enviado, suas respectivas datas com remetentes/destinatrios e uma pequena sntese do assunto. Sempre responda, mesmo que seja para agradecer a ateno.

Registre tudo em ATA. Apresente ao Club uma sntese do que for importante no espao que a Secretaria tem durante a reunio.

Arquive tanto o que receber quanto o que enviar (cpias). Guarde esse material em pastas de arquivo-morto, pastas Z ou de qualquer outra maneira que evite algum tipo de extravio, separe de forma cronolgica. Esse arquivo far parte do material da gesto e servir de registro e pesquisa do que aconteceu durante o ano.

As correspondncias eletrnicas (e-mails) ao assumirem um carter informativo devem receber o mesmo tratamento que uma correspondncia normal. Ser apresentado ao Club, registrado em ATA e respondido.

Crie um correio eletrnico exclusivo para o Club para evitar transtornos, perda ou confuso de informaes. Por exemplo, evitar que correios eletrnicos importantes sejam automaticamente enviados para o lixo eletrnico do seu servidor por engano. Mantenha a senha em segredo, entre Secretaria e Presidncia e, quando necessrio, Tesouraria.

Modelo para controle de Correspondncias e Correios - Eletrnicos:

CORRESPONDNCIAS

Destino:Remetente:

Tipo: (carta convencional, correio eletrnico, etc).

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).Tipo: (carta convencional, correio eletrnico, etc).

(Boletim Nacional/Internacional, Circular, Informativo, etc).

Assunto:Assunto:

TOTAL ENVIADO:TOTAL RECEBIDO:

OFCIOS

Destino:Remetente:

Assunto:Assunto:

TOTAL ENVIADO:TOTAL RECEBIDO:

9.1. Papis e envelopes timbrados, carimbosCertifique-se sobre quem necessita assinar a correspondncia. Por exemplo, Ofcios devero apresentar a assinatura do (a) Presidente, respostas a correspondncias simples podero ser assinadas apenas pelo (a) Secretrio (a), pedidos de adeso/colaborao para determinada (o) atividade/projeto podem contar com um visto do (a) Presidente da Comisso de Servio e assim por diante.

Procure enviar material impresso ou, no mnimo, datilografado. Nem sempre a manuscrita de fcil compreenso principalmente quando enviada ao exterior. Com exceo dos correios eletrnicos, preferencialmente, providencie assinaturas reais. Lembre-se de providenciar cpias dos envios para registro e arquivo.

Personalize o material que ser enviado em nome do Club, das folhas de papel aos envelopes. A esttica e o cuidado com a correspondncia sempre so valorizados por quem a recebe. Cuide com o excesso de cola e com materiais de diferentes texturas/pesos/medidas que possam danificar ou mesmo quebrar durante o envio como os souvenires, CDs, etc.

Para papis timbrados e envelopes:

Smbolo do Programa;

Nome do Clube e Distrito;

Data de Fundao do Club;

Nome do Rotary Club Patrocinador;

Endereo da sede e dia das reunies;

Outras informaes relevantes.

Modelo de Timbre para papis e envelopes:

Interact Club ___________________Distrito 4640Fundado em __ de ________ de ________.

Patrocinado por _____________________.

Reunies todos (as) os (as) __________________________, s ___ horas e ___ minutos, na (o) __________ (endereo), (cidade) Paran.

Os carimbos so mais questo de ocasio e utilidade.

Podem variar apresentando desde smbolo do Programa com o nome especfico do Club ou ter todos os dados que constam nos papis e envelopes timbrados. Podem ser carimbos destinados para determinada promoo para identificar convites e fichas ou, ainda, podem apresentar o nome especfico do Club, do Presidente em questo e/ou Secretrio para ser utilizado sob a assinatura do(s) mesmo(s).

9.2. Envios (anuais) para o Rotary InternacionalFormulrio de Dados de Dirigentes Entrantes:

Recebido em janeiro, todos os anos. Tem data limite para ser enviado ao Rotary Internacional. So os dados dos Dirigentes entrantes, a atualizao feita para os Guias Internacionais de cada gesto. Esses dados serviro como fonte de pesquisa para qualquer membro da Famlia Rotria a partir do incio da nova gesto.

Formulrio de Dados de Projeto:

Arquivo de Projetos desenvolvidos. Tem estipulada uma data limite para ser devolvido (normalmente 1de maio). Sendo que uma cpia deve ser enviada ao Rotary Internacional (Sede Mundial e Sucursal em So Paulo) e outra cpia a Representadoria Distrital. um termmetro de como os projetos vm se desenvolvendo no Brasil, e em outros paises.

Inscrio para Reconhecimento da Semana Mundial:

enviado anualmente. Esse Formulrio validar a participao do Club nas quatro atividades propostas para sua semana especfica dentro do calendrio de atividades do Rotary Internacional. A semana proposta a partir do dia mundial dedicado ao Programa; Interact e Rotaract tm datas diferentes (verificar no Manual). Pede-se que os Clubs completem essas quatro atividades anualmente. Manter, permanentemente, uma cpia desse Formulrio facilita a organizao prvia das atividades.

9.3. Envios Simples: Circulares, Boletins Nacionais e Internacionais, InformativosBoletins, Informativos nacionais ou internacionais, Jornais, Convites... Escreva sempre que houver oportunidade. Comunique aos outros Clubs quais atividades o seu Club est desenvolvendo. Convide-os a participar dessas diversas atividades. Interaja.

Estimule a criao de um Jornal ou de um Boletim interno. Ele pode conter informaes sobre as atividades extra-Club que os scios vm desenvolvendo, poder informar de atividades na prpria cidade ou regio, apresentar novos scios, etc. A idia principal desse tipo de circular integrar os scios para que formem maiores vnculos de Amizade.

Crie uma lista de correios eletrnicos ou uma rede para telefonemas facilitando a comunicao no Club. Quanto mais integrados os scios e os demais Clubs, maior e mais forte ser o crescimento do grupo. Essas atividades, como circulares e lista para comunicao, podero ser organizadas junto a Comisso de Servios Internos.

9.4. OfciosDocumento escrito para comunicao com rgos do Servio Pblico ou ainda fins como, por exemplo, comunicao com Autoridades Eclesisticas, Clubes e Associaes, etc.

Compe-se das seguintes partes:

1. Timbre: O papel dever estar timbrado no alto papel como qualquer Correspondncia Oficial do Club, apresentando Smbolo do Programa, nome do Club e outras informaes importantes.2. ndice e Nmero trs linhas abaixo, margem esquerda: Escreve-se Ofcio e em seguida o nmero a ele referente. Na seqncia uma barra oblqua (/) e os dois ltimos algarismos do ano ou ano de gesto.

3. Data mesma linha do ndice e Nmero, margem direita: Escreve-se a localidade e a data completa.

4. Cuidados e Tema(s) trs linhas abaixo: Aos Cuidados (A/C) de quem chegar o Ofcio; dever aparecer nome completo quando pessoa fsica ou que parte da Instituio receber a Correspondncia, Secretria, por exemplo. E o(s) Tema(s) principal (is) abordado.

5. Invocao trs linhas abaixo: Escreve-se o Cargo do Receptor e em seguida o tratamento adequado. Por exemplo: Senhor Secretrio; Excelentssimo Senhor Governador; etc. O Receptor ser a pessoa na Instituio para a quem o Ofcio ser, diretamente, dirigido.

6. Texto trs linhas abaixo: O texto deve ser datilografado em espao dois. Deve ser objetivo. Apresentar a inteno e em seguida uma explicao sintetizada dos motivos que motivaram o envio do Ofcio.

7. Cumprimento final pargrafo prprio sem qualquer numerao Contm a despedida e, quando for ocasio, votos/apreo/estima a respeito do Receptor/Instituio.

8. Assinatura quatro linhas de espao: Nome civil do Emissor com as iniciais maisculas indicando, logo abaixo, o Cargo que ocupa com todas as letras maisculas. A assinatura se faz logo acima do nome datilografado.

9. Endereo lado esquerdo; parte inferior do papel: Cada item em uma nova linha:

Forma de tratamento exigida tendo apenas as iniciais maisculas;

Nome Civil do Receptor com todas as letras maisculas;

Cargo do Receptor com as letras iniciais maisculas sendo precedido pela sigla DD (abreviatura de Dignssimo);

Nome do Logradouro/Estabelecimento/Entidade e endereo com as iniciais maisculas;

CEP (cdigo de Endereamento Postal), cidade e sigla da Unidade da Federao (sigla do Estado ou Distrito Federal);

10. Lembre-se de respeitar o nmero indicado de linhas de espaamento entre um item e outro; no geral, recomendam-se pelo menos trs linhas entre cada item abordado com exceo dos pargrafos do Texto que deveram ser consecutivos. Dessa forma o Oficio torna-se apresentvel e organizado.

10. ATA

10.1. Livro ATA responsabilidade da Secretaria Cuide-o e manuseio com responsabilidade.

um documento importante. Deve ser levado para todas as reunies (Formais e/ou de Conselho Diretor) do Club porque est sujeito a consultas em qualquer momento.

Funes:

Registro das reunies Formais (Ordinrias), Extraordinrias e Assemblias Gerais;

Registro das reunies de Conselho Diretor;

Registro e Oficializao dos assuntos discutidos, ocorrncias importantes, decises, etc.

Desconfie sempre da sua memria. Escreva a ATA durante as reunies, ainda que em forma de rascunho, no deixe para escrever depois da reunio ou durante a semana. O (a) Secretrio (a) precisa estar atento a todos os pontos de discusso para transmitir fielmente o que foi decidido; sem o excesso ou a falta de palavras. Sem qualquer omisso refletindo apenas as deliberaes discutidas sem descrever maiores detalhes de como aconteceu.

Escrever diretamente no Livro sujeitar-se a erros, rasuras, e impossibilita a aprovao prvia, por parte do Club, do que ser lavrado. Por isso aconselhvel optar por um rascunho. Esse rascunho ser apresentado aprovao do Club na reunio seguinte a que foi escrito, poder sofrer correes antes de transcrito ao Livro ATA. Embora aconselhvel, fica a critrio dos Clubs.

A leitura da ATA anterior no comeo de cada nova seo ajuda aos scios, principalmente os que estiveram ausentes, a retomarem os pontos de discusso tratados. Clubs que possuem listas de correio eletrnico em massa podem utiliz-la para, semanalmente, enviar aos scios ausentes uma sntese da ATA. Evitando que os trabalhos/atividades possam ser prejudicados ou atrasados. tambm a critrio de cada Club.10.2. Iniciar um Livro ATADeve ser um Livro prprio, com pginas numeradas e sem margem.

Na primeira folha, junto data, deve aparecer o Termo de Abertura e, na ltima folha conseqentemente, o Termo de Encerramento.

Deve conter o nmero de folhas, propsitos (se reunies formais, extraordinrias, etc.) e as assinaturas do Presidente e Secretrio de quando se inicia o Livro.

Um cabealho, na capa do Livro, com os dados do Club, ano de fundao, ano da gesto, Lema e outras informaes relevantes, alm de deix-lo esteticamente mais apresentvel, facilitar a pesquisa e o arquivamento.

10.3. Escrever o Livro ATA1. Padronize. Use, preferencialmente, uma nica cor de caneta, ou azul ou preta. Nunca canetas de cores diversas ou lpis.

2. Escreva com letra cursiva e legvel. Nunca letra de forma.

3. Deve apresentar as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretrio ao final de cada seo.

4. O Livro ATA no possui margens. Quando necessrias, devem ser feitas pelo (a) Secretrio (a).

5. O Livro ATA deve ser escrito de forma cronolgica.

6. No salte ou arranque pginas; lembre-se que so numeradas.

7. No deixe linhas em branco. Isso evita o acrscimo de informaes depois que a ATA j foi devidamente aprovada, transcrita e assinada. Entre uma e outra ATA pode-se saltar linhas desde que elas sejam traadas, inutilizando-as. No Corpo da Ata no dever haver espaos.

8. Faa um rascunho e o transcreva com ateno. No rasure, ou utilize recursos como corretivos e borrachas. um documento. A melhor maneira de corrigir como em uma redao para vestibular onde se escreve o que eu gostaria de dizer, ou quero dizer e assim por diante.

9. A Errata serve para a correo de equvocos em ATA(s) anterior (es). Essa correo dever, preferencialmente, acontecer na seqncia da ATA com erro(s). Ela apresentar o nmero da ATA e o que nela est errado, sua correo e as assinaturas do (a) Presidente e do (a) Secretrio (a).

10. Termo de Retificao funciona como a Errata.

Ao terminar seu rascunho, antes de transcrev-lo para o Livro ATA, ou, antes de sujeita-lo a aprovao no Club pergunte-se Caso eu no estivesse nessa reunio, conseguiria compreender tudo o que foi dito apenas com a leitura dessa ATA? Resposta afirmativa. ATA redigida corretamente.

10.4. ATADeve, principalmente, conter:

1. Tipo de Reunio Formal (Ordinria), Extraordinria, Conselho Diretor, etc.;

2. Data, Horrio de incio e Local;

3. Por quem foi presidida;

4. Presentes;

Recuperantes: Scios de outros Clubs da Famlia Rotria. A ATA deve apresentar, alm do nome, o cargo que a pessoa ocupa no seu respectivo Club/Distrito.

Convidados: Convidados dos Scios do Club que potencialmente se tornaro Scios ativos. Alm de seus nomes, dever constar a quantidade de reunies que esse Convidado apresenta no Club; se primeira, segunda e assim por diante.

Visitantes: So os demais Convidados que o Club recebe. Palestrantes, Personalidades, Representantes de outras Entidades e/ou Instituies, etc. So os Convidados que esto visitando o Club, porm sem a pretenso de integrar o Quadro Social, mas sim para prestar alguma conta/convite.

5. Aprovao e Correo da(s) ATA(s) anterior (es);

6. Declarao da Secretaria e da Tesouraria;

7. Sntese das Comisses de Servio e Dirigentes;

8. Sntese das decises Tomadas e do Programa;

9. Avisos;

10. Horrio de encerramento.

11. Assinaturas Presidente, Secretrio (a) (Scios).

Modelo:

ATA n nmero da reunio por extenso, (nmero cardinal entre parnteses, opcional), Reunio tipo da reunio, se Ordinria (Formal), Extraordinria, de Conselho, etc., Distrito nmero do Distrito segundo o Rotary Internacional (RI), do Rotary Internacional, gesto ano da gesto, com o lema respectivo Lema do RI. s horas por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional) horas, do dia por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional), do ms de ms em questo do ano de por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional), reuniu-se o Interact Club nome do Club na local da reunio na localidade de endereo incluindo cidade. Com a presena de porcentagem de presena do total do Club por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional) do(s) scio(s), sendo ele (s) nome dos scios presentes. Ausncia de quantidade por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional) scio(s): nomes. O (A) protocolo nome do Protocolo cumprimentou aos presentes, convidando-os a protocolo inicial da reunio, em seguida nomeou Presidente do RI, Governante Distrital e Representante Distrital e os componentes da mesa diretiva, que so quem est na mesa, comeando pelo (a) presidente. Em seguida o (a) Protocolo passou a palavra para o (a) Presidente que iniciou a seo. Devolvendo a palavra ao (a) Protocolo, houve a informao das datas comemorativas da semana, leitura da prova Qudrupla, etc... e a nominao de Visitantes e Recuperantes sendo convidados (por parte de quem e a quantidade de visitas ao Club) e recuperantes (Club, Cargo quando houver e Distrito), palestrantes ou outras autoridades presentes, com um total de quantidade total de convidados e recuperantes por extenso (nmero cardinal entre parnteses, opcional) Visitantes. A palavra foi passada ao (a) Presidente que abriu espao para a Secretaria informar informes gerais: recuperaes, boletins, correspondncias, avisos, etc. retomando a palavra, o (a) Presidente pediu a Tesouraria que fizesse seus informes, informes gerais: saldos de entrada, sadas, dvidas, etc. O (a) Presidente abriu a Pauta de Trabalhos. Foram discutidos assuntos, Comisses de Servios, votaes, etc. Ficando decidido que decises tomadas e o que fica para prxima reunio. A reunio encerrou-se s horrio por extenso e nmeros cardinais entre parnteses, opcional, lavra-se essa ATA, assinada pelo(a) Presidente nome do(a) presidente e pelo(a) Secretrio(a) nome do(a) secretrio(A).

A Pauta a ser discutida pode ser dividida por Comisses. Por exemplo: (...) Foram discutidos na Comisso de nome da Comisso de Servios, presidida/organizada por nome do (a) Scio, o(s) assunto(s) assuntos. Ficando decidido nessa Comisso que decises tomadas e o que fica para prxima reunio.

Embora no seja fcil, quando h a aprovao e verificao prvia da ATA para a transcrio no Livro, ela pode ser assinada pelos scios ativos presentes na reunio. Por exemplo: (...) E, assinada tambm, pelos Companheiros Scios ativos, presentes nessa Reunio.

Lembrando: O Protocolo para informaes, nomeaes, leituras e Reflexes, poder variar entre os Clubs.

11. FREQNCIA

11.1. Freqncia

Cada Club, dentro do seu Regimento Interno, estipula uma porcentagem de freqncia mnima para os seus scios. Normalmente o no cumprimento dessa norma implica o Desligamento/Afastamento do Scio.

Quanto a esses Desligamentos/Afastamentos, vale lembrar que:

Afastamento: Afastar um Scio no significa desliga-lo definitivamente. Isso pode acontecer, por exemplo, a pedido do prprio Scio. Apresentando motivos que sero avaliados pelo Conselho Diretor/Club, a condio de Afastado poder ter um tempo estipulado (dias, meses, reunies ou, ser indeterminado) para que o Scio retorne efetivamente ao Club. Ele continuar como integrando a Organizao, porm sem ser necessariamente um Scio Ativo (podendo ser desligado, durante esse perodo, do Cadastro Distrital de Scios). Ou, o prprio Conselho Diretor/Club poder optar pelo afastamento de algum Scio, analisando os motivos e estipulando as condies da mesma forma.

Demisso: Demitir um Scio no significa afasta-lo terminantemente do Club, mas sim da participao em qualquer outro Programa/Club da Famlia Rotria. Quando demitido do Programa/Club em que participa esse Scio no poder ingressar em um novo Programa/Club da Famlia Rotria mesmo que em outra cidade ou Distrito.

Desligamento: O Desligamento funciona como intermedirio entre o que foi apresentado. Quando no h a possibilidade do Scio participar ativamente de determinado Club, ele poder desligar-se atravs de um Comunicado ao Conselho Diretor. Ele deixar de fazer parte do Quadro Social do Club definitivamente. Entretanto poder participar de outro Programa/Club que melhor se adapte a sua condio. Por exemplo, os Interactianos que, ao completarem 18 anos de idade, impossibilitados de continuar no Programa, desligam-se de seus Clubs e passam a participar de um Club de Rotaract.

11.2. O Livro de Presena

Termos de Abertura e Encerramento, aplicados no Livro ATA, devem ser aplicados, nos mesmos moldes, a esse Livro. Ele registra a freqncia individual de cada Scio nas reunies.

H Clubs que preferem que os Scios, Convidados e Visitantes, assinem o prprio Livro ATA. Porm isso s ser possvel, com exatido, quando a ATA for escrita diretamente no seu Livro durante as reunies. Clubs que optam pela escrita de rascunho da ATA sofreriam baixas nas assinaturas, por exemplo, de Visitantes considerando que no sempre eles estaro presentes no dia em que a ATA, referente ao dia em que estiveram no Club, for lavrada.

Isso, por outro lado, no ocorre quando h preferncia por um Livro exclusivo para Registro de presena.

Cada Reunio tem sua prpria porcentagem de presena de Scios e Visitantes, dessa forma cada Reunio deve ter sua pgina exclusiva no Livro. Com um cabealho apresentando dados da respectiva Reunio, como:

1. Nome do Club e Distrito;

2. Gesto e Lema Rotrio;

3. Nmero e tipo da Reunio;

4. Duas Colunas uma com os nomes dos scios em ordem alfabtica e outra com espao para a assinatura dos scios;

5. Espao reservado para registro dos Convidados, Visitantes e Recuperantes;

6. Porcentagem total de presena do Club calculada atravs do nmero total de Scios do Club pelo nmero total de Scios Presentes na Reunio.

Modelo de Livro de Presena:

INTERACT CLUB ___________________DISTRITO 4640

Realizemos os Sonhos

Gesto 2008 2009

LIVRO DE PRESENA Dia __/__/__.

N da Reunio: Tipo da Reunio:

nSCIOSASSINATURA

1(Nome)

2(Nome)

3(Nome)

4(Nome)

5(Nome)

Porcentagem Total de Presena de Scios:

nCONVIDADOS

1

2

3

4

5

nVISITANTES

1

2

3

4

5

nRECUPERANTES

1

2

3

4

5

nCONSELHEIROSASSINATURA

1(Nome)

2(Nome)

3(Nome)

___________________ __________________

(Nome) (Nome)

Secretrio (a) 2008/2009 Presidente 2008/2009

11.3. Freqncia Individual

Scios honorrios no precisam apresentar mnimo de freqncia mensal.

Convidados em potencial devem ter a freqncia acompanhada conforme o Estatuto Interno de cada Club para que no seja extrapolado o tempo para votao.

Scios ativos tambm precisam ter esse acompanhamento porque, normalmente, uma determinada porcentagem de ausncia do Scio pode implicar no seu desligamento do Club. E, claro, ausncia generalizada pode ser o reflexo de algum problema apresentado no prprio Club ou entre os Scios/Convidados, algo que precisar ser analisado.

Ao final do ms, o Scio ativo poder apresentar um mximo de 100% de presena. Essa porcentagem poder acontecer de duas formas:

Participando de todas as Reunies Formais no prprio Club;

Recuperando Reunies em outros Clubs (distribuio de material 8.3)Poder acontecer de determinado Scio, no clculo ao final, exceder os 100%. Apresentar, por exemplo, total de 125% de presena. Isso acontecer com Scios que participam de todas as Reunies Formais de seus respectivos Clubs ademais de participam como Recuperante em outras Locais. Os Cartes sero normalmente arquivados e somados a porcentagem do Scio. Mas independente dessa quantidade excedida, continuar apresentando 100% como total.

12. RELATRIO DISTRITAL

Acostume-se a conversar com a Representadoria Distrital. Seja por telefone, por correio ou correio eletrnico, esteja sempre em contato com a Equipe.

Os Clubs normalmente seguem um padro definido pela sua respectiva Representadoria Distrital quanto aos dados que devero ser mensalmente apresentados.

O modelo poder ser sugerido, ou, ainda, poder ser padronizado pela Representadoria Distrital. Isso varia entre Distritos e Gestes. Nessa gesto 2008/2009, os relatrios enviados pelos secretrios (as) sero padronizados, como foram feitos na ltima gesto.

O Relatrio dever ser preenchido mensalmente pelos Clubs e repassado a Secretaria Distrital at o dia 10 de cada ms.

12.1. Relatrio

Mensal. (Bimestral ou mesmo Trimestral dependendo do Distrito. Informe-se com o (a) Secretrio (a) anterior ou com a Secretaria Distrital). Muita ateno para a data de entrega. Ela abrange os primeiros dez dias de cada ms. atravs do Relatrio que a Equipe Distrital analisa determinado Club; reconhece as atividades e os rumos que cada um tem tomado e percebe as necessidades do Distrito.

Preocupe-se com a esttica. Esse Relatrio como qualquer outro Documento, ele a representao grfica do que o Club est desenvolvendo ao longo de cada ms (ou perodo de tempo). Faa uma capa com os dados principais como nome, cidade, Fundao e Patrocinador (es); o ms referente; nome do (a) Presidente e Secretrio (a), etc. (Quando no padronizado). Cuide com qualquer excesso seja nas cores ou na quantidade de informaes. Guarde-o num envelope prprio alm do que ser usado no envio por correio normal ou, se possvel, coloque-o numa pasta/encadernao. Quando o relatrio enviado por correio eletrnico preocupe-se da mesma maneira. A probabilidade de ser impresso pela Representadoria para ser arquivado muito grande.

Obs:

Verifique, junto a Tesouraria do Club, a necessidade de envio do comprovante de pagamento de per capita para a Representadoria Distrital junto ao Relatrio Mensal de Secretaria;

Caso no haja alguma especificao por parte do Distrito, proponha que o Relatrio de Tesouraria seja entregue junto, ou no mesmo perodo, que o Relatrio Mensal de Secretaria.

12.2. Gesto 2008/2009

Como j especificado, nesta gesto 2008/2009 os relatrios de secretaria sero padronizados para melhor controle da Representadoria e Secretaria Distrital e para esta ter arquivadas todas as informaes necessrias de cada club.

Os relatrios sero enviados apenas por correio e devero ser enviados at o dia 10 de cada ms (Por exemplo, enviar o relatrio do ms de janeiro at o dia 10 de fevereiro) Secretria Distrital, Kimberli Berwig, no endereo:

Kimberli Pauline Berwig

Avenida Marip, n 1155 Centro.

Marechal Cndido Rondon Paran.

CEP: 85960-000

Cada secretrio tambm poder enviar ao e-mail da Secretaria do distrito informaes e dados sobre projetos, visitas, reunies, festivas, entre outros, realizados pelo clube, assim como tambm podero enviar fotos e vdeos.

OBS: Assim como o envio dos relatrios mensais, o envio de informaes e fotos via internet contaro pontos ao clube no concurso de melhor club do distrito.

E-mail da Secretaria Distrital:

sdi.4640@hotmail.com

Para quaisquer dvidas entre em contato com:

Lucas Veroneze Representante Distrital de Interact Distrito 4640 Gesto 2008/2009:

Telefone: (45) 3378-1369Celular: (45) 3312-2843E-mail: lveroneze@hotmail.com Kimberli Pauline Berwig Secretria Distrital de Interact Distrito 4640 Gesto 2008/2009:

Telefone: (45) 3254-1812

Celular: (45) 9969-2070

E-mail: kim.4640@hotmail.com13. IMPORTANTE

http://www.rotary.org - Rotary Internacional

http://www.rotary.org/languages/portuguese/index.html - Rotary Internacional (portugus)

http://www.rotary.org.br - Rotary Internacional no Brasil

http://diic.org - DIIC, Departamento de Informao do Interact Club.

http://icnorte.bravehost.com/cadastro.htm - Cadastro de Clubs no DIIC

http://www.rotary.4480.com.br/diic/anp.php - ANP, Arquivo Nacional de Projetos.

http://www.omirbrasil.org.br - OMIR Brasil, Organizao Multidistrital de Rotaract Clubs no Brasil.

Escritrio do Rotary Internacional no Brasil:

Rua Tagipuru, 209.

CEP: 01 156 000 So Paulo, SP.

Telefone: (11) 3826-2966

Fax: (11) 3667-6575

http://www.d4640.org.br/ - Distrito 4640

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