De-M-001 Manual Del SGI

1

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRALCdigo: DE-M-001

Versin: 003

Pgina 1 de 37

COPIA CONTROLADA

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRALCdigo: DE-M-001

Versin: 003

Pgina 9 de 37

COPIA CONTROLADA

1. OBJETIVO

Describir el Sistema de Gestin Integral de la Administracin Municipal de Envigado de una forma clara y completa que garantice la comprensin de los servidores pblicos y dems partes interesadas.2. ALCANCE

Este manual aplica para todos las dependencias de la Administracin Municipal y comprende toda la descripcin del Sistema de Gestin Integral, entindase este con la relacin e integralidad del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009.3. RESPONSABLES

El Alcalde y el Gerente de Calidad son responsables de velar por aplicacin y actualizacin de este documento.

4. TRMINOS Y DEFINICIONES

Clientes: Organizacin o persona que recibe un producto.

Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

Partes Interesadas: Persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o xito de una organizacin, Ej: el Concejo Municipal, la Personera, los Entes de Control Nacional y Departamental, y Entes Descentralizados, Proveedores, Banqueros, entre otros.Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.SGI: Sistema de Gestin IntegralSistema de Gestin Integral: Est compuesto por la Normas NTCGP 1000:2009, el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 y la ley 594 de 2000, ley general de Archivos.

Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.

5. POLTICAS DE OPERACINa. Este documento debe ser parte de todo proceso de induccin y/o reinduccin de los servidores pblicos y particulares que realicen o vayan a realizar funciones pblicas a nombre de la Administracin.

b. Este documento debe servir de base para asegurar el cumplimiento de la gestin de los procesos de la Administracin, as como, todos los documentos aqu referenciados.

c. Es responsabilidad de todos los servidores pblicos y particulares que ejercen funciones pblicas a nombre de la Administracin Municipal de Envigado, cumplir con las disposiciones establecidas en este documento.

6. CONTENIDO

6.1 ANTECEDENTES del sistema de gestion integral

El Sistema de Gestin de la Administracin Municipal inicio el ao 2003 con el programa de Cooperacin Internacional Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendicin de Cuentas en Colombia, auspiciado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional USAID- y operado por Casals & Associates Inc., el cual contemplaba un proyecto cuyo objetivo era Disear el Sistema de Control Interno para las Entidades del Estado, con el propsito de dotar a las Entidades de las herramientas metodolgicas necesarias para facilitar su funcionamiento y cumplimiento.

Para ello se disearon grupos de trabajo integrados por funcionarios de las diferentes dependencias de la Administracin Municipal, conocedores de los procesos y actividades que se desarrollan en cada una de ellas y encargados de coordinar e implementar un Modelo por Procesos para el Municipio de Envigado, los cuales fueron entrenados por Casals y la Universidad EAFIT, para apoyar la implementacin de los procesos de mejoramiento del Control Interno y de tica Pblica.

Para el ao 2004, la firma Casals & Associates Inc., facilit mediante la firma Price Water House Coopers una capacitacin sobre la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad, de los cuales resultaron productos como cadena de valor, cdigo de tica, cdigo de buen gobierno, manual de comunicacin publica y dejando una capacidad instalada para continuar con el proceso de diseo e implementacin de ambos sistemas, tareas que motivaron al honorable Concejo Municipal para continuar con la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en todo el Municipio. El 28 de Abril de 2005 se expidi el Acuerdo No. 028 por medio del cual se adopta el Sistema de Gestin de la Calidad en la Administracin Central del Municipio de Envigado y sus Entes Descentralizados. A partir de este momento se organizaron unos grupos de trabajo con el fin de garantizar el cumplimiento de esta disposicin administrativa y su continuidad en el tiempo, acto administrativo que fue creado en enero del 2006 mediante la Resolucin 459 del 2006.

El 10 de Agosto de 2006 se dio inicio al Convenio Interadministrativo No. 295 con el Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia, grupo consultor que nos acompa en el desarrollo de las diferentes etapas del proyecto: Diagnstico, Capacitacin, Planeacin, Diseo, Implementacin y Verificacin. El reto de la Administracin es conservar y mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestin.Lo anterior dio como resultado la Certificacin en el ao 2007 del Sistema de Gestin de la Calidad en la Norma NTCGP 1000:2004 y ISO 9001:2000.

En el ao 2008 se vio la necesidad de integrar el sistema de gestin de calidad con el Modelo Estndar de Control Interno, para evitar redundancia en la informacin y as tener un solo sistema gerencial integrado con cualquier estndar nacional o internacional. A continuacin se describen Elemento a Elemento con su respectivo cumplimiento con la NTCGP 1000:2009.6.2 EXCLUSIONES DE LA NORMA:

Para Nuestro Sistema de Gestin Integral aplica ningn numeral de la Norma como Exclusin.6.3 CLIENTES O PARTES INTERESADAS:

Para la Administracin Municipal de Envigado son clientes o partes interesadas todos los habitantes del Municipio de Envigado y sus Visitantes, representados en: Personas, Familias, Juntas de Accin Comunal, Gremios o Instituciones Organizadas, Empresas Industriales y Comerciales del Estado del Orden Municipal, Establecimientos Pblicos Municipales, entre otros.

6.4 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO.6.4.1 AMBIENTE DE CONTROL.

Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos:Para disear este elemento la administracin Municipal creo un grupo de trabajo participativo denominado Comit de tica, grupo que se creo mediante la resolucin 001 de 2004, Por medio del cual se reglamenta el funcionamiento y las operaciones del Comit de tica del Municipio y se mencionan sus integrantes, resolucin que fue actualizada en sus integrantes en mayo de 2006 mediante la Resolucin 1571.

Este comit fue capacitado en el ao 2004 mediante el convenio del Casals & Associates Inc., y de esta capacitacin resulto el Cdigo de tica, conformado por ocho principios ticos adoptados por la administracin municipal y de estricto cumplimiento; como son:Compromiso: Cumplimiento del deber por conviccin.

Eficiencia: Cumplimiento de objetivos con un adecuado y ptimo uso de los recursos.

Justicia: Sometimiento al ordenamiento jurdico, comportamiento equitativo en todas las acciones.Lealtad: Guardar fidelidad a los principios y valores ticos como una condicin no negociable.

Probidad: Rectitud e integridad en el actuarRespeto: Aceptacin de la pluridad del Comportamiento de los otros.Responsabilidad: Obligacin de responder por sus propios actos o acciones y omisiones.

Transparencia: Comportamiento sin dudas, dispuesto a ser controlado y observado.

A partir de estos principios ticos se crearon sus respectivas polticas de cumplimiento y cada una de las dependencias crearon sus propios Acuerdos y Compromisos ticos, plasmados en Compromiso ticos, documento que esta ubicado en el servidor Kale en el proceso Direccionamiento Estratgico en la carpeta Acuerdos, Compromisos y protocolos ticos.Todo este diseo se ha ido socializando en todas las reas de la administracin municipal, para enfatizar mas sobre el tema la administracin municipal adquirio unos souvenires como vasos, porta lpices, imanes, fondos de pantalla, pad Mouse con esta informacin que sea de fcil entendimiento y recordacin para los servidores pblicos.

Desarrollo de Talento Humano

La Direccin Administrativa de Talento Humano ha diseado y ajustado el elemento, sus productos y resultados se ajustan a continuacin.

Manual de Funciones y Competencias Laborales, contempla el propsito de cada cargo, su relacin con el modelo operacin por procesos, y sus responsabilidades y autoridades en cuanto al SGI y es de fcil consulta ya que esta ubicado en el servidor kale, proceso Gestin y Desarrollo Humano en la carpeta manuales.

El Plan Institucional de Formacin y Capacitacin, se diseo de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Departamento de la Funcin Pblica, y es aprobado por la Comisin de Personal.

Se Diseo un Programa de Induccin, que se le realiza a todos los funcionarios una vez se vinculen a la administracin municipal, con temas transversales en especial los del SGI.

Programa de Reinduccin, se realiza cada dos aos a todos los funcionarios de la administracin municipal y se incluyen todos los cambios organizacionales, tcnicos y Normativos.

Programa de Bienestar Plan de Incentivos Se implemento el nuevo sistema tipo para la evaluacin del desempeo acorde con la normativa que se rige para la entidad y los lineamientos de la Comisin Nacional del Servicio Civil.Estilo de Direccin

Se establecieron los Acuerdos de Gestin con todos funcionarios de nivel directivo de libre nombramiento y remisin, con los cuales se pacta sus compromisos y metas y son evaluados una vez al ao de acuerdo al Titulo VIII de la Ley 909 de 2004.

Tambin se diseo por medio del Decreto 264 de 2006, el Cdigo de Bueno Gobierno, en donde se suscriben unas disposiciones, compromisos y polticas a cumplir por la alta Direccin. Las cuales fueron socializadas a todos los funcionarios de la administracin municipal.

Para garantizar el cumplimiento del mismo, se cre mediante el Decreto 398 de 2007, el Comit del Cdigo de Buen Gobierno, Instancia encargada de ejercer la veedura sobre el cumplimiento del cdigo de Buen Gobierno, y el facultado en el tema de la prevencin manejo de los conflictos de inters dentro de la Entidad. Este comit esta conformado por un miembro de la comunidad empresarial nominado por las asociaciones empresariales; un miembro de la Sociedad civil nominado por grupos comunitarios organizados; un miembro de agremiaciones de trabajadores nominado por organizaciones reconocidas; un miembro delegado por el Alcalde.Otras de las Estrategias utilizadas para garantizar la comunicacin dentro de las dependencia y los principio de auto gestin, se creo y se institucionalizo mediante el decreto 236 de 2006, lo grupos primarios dentro de cada una de las dependencias de la administracin municipal, con el compromiso de reunirse como mnimo una vez al mes para realizar seguimiento a los resultados y a la gestin y debe quedar evidencia fsica de la actividad.6.4.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Planes y ProgramasConcientes de que el Municipio es la entidad territorial fundamental de la divisin poltica administrativa del estado, con autonoma poltica, fiscal y administrativa, dentro de los lmites que le sealen la constitucin y la ley y cuya finalidad es el Bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin en su respectivo territorio. Se disearon los siguientes productos:Una MISIN InstitucionalEs la promocin del desarrollo integral, la sostenibilidad y la competitividad del municipio, con el nimo de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, promocionando la generacin de competencias en todos los individuos para que accedan a los beneficios del desarrollo y participen en su planeacin y ejecucin, mediante el ptimo uso de los recursos, un talento humano altamente calificado y la excelencia en la prestacin de los servicios.

Una VISIN InstitucionalNuestra visin consiste en lograr cada vez un mayor impacto social, fortaleciendo la calidad de vida, el civismo, la cultura y la educacin de los ciudadanos, generando oportunidades de crecimiento y bienestar, basados en una organizacin moderna y en un talento humano especializado.

Una POLTICA DE CALIDAD InstitucionalNuestra Poltica de calidad con su gestin responde a las necesidades y problemticas de la comunidad Envigadea enmarcadas dentro del Plan de Desarrollo, con procesos Claros que facilitan la Transparencia, el Control y el mejoramiento continuo de su eficacia, eficiencia y efectividad y el desarrollo Integral del talento Humano que garantizan el desempeo institucional en el mbito departamental, nacional e internacional y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado, definidos constitucionalmente.

OBJETIVOS DE CALIDAD, que le dan respuesta y cumplimiento a la poltica de calidad.1. Satisfacer las necesidades de la Comunidad Envigadea, mediante la formulacin y ejecucin del plan de desarrollo para el periodo de gobierno.2. Desarrollar y fortalecer procesos que aseguren la transparencia en la gestin del Municipio, as como el control y el mejoramiento continuo de la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestin Integral3. Mejorar las competencias y desempeo del personal de la Administracin Municipal.4. Articular el sistema de gestin de la Administracin con otros estndares nacionales e internacionales.5. Cumplir con las competencias y normas legales vigentes aplicables al municipio, mediante la ejecucin del mandato legal de manera permanente.Para dar cumplimiento a los mismos se diseo un plan de accin el cual se revisa y ajusta en la revisin por la Direccin.Se han identificado algunos cambios que podra afectar la Integridad del Sistema, como son: Supresin e incremento de dependencias en la Administracin

Nuevo gabinete de gobierno

Ingreso masivo de personal de apoyo a la gestin de los procesos (Carrera Administrativa) Nuevas disposiciones legales y reglamentarias que afecten la transversalidad de los procesos

Inclusin de otros sistemas dentro del Sistema de Gestin ya existente

Modificaciones a las normas ISO 9001:2008 o la norma NTCGP 1000:2009Para dar cumplimiento a todas estas disposiciones legales y administrativas de se tiene diseado los siguientes planes y programas, a mediano o largo plazo, como son: El Plan de Ordenamiento Territorial (POT), Acuerdo 024 de 2009. El Plan de desarrollo, El Plan Operativo Anual de Inversiones

Planes Zonales y SectorialesModelo Operacin Por Procesos:

Este enfoque de procesos de la Administracin se diseo bajo el ciclo del Mejoramiento Continuo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Ajustar), propuesto por las normas internacionales ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. Cada uno de los procesos est descrito en trminos de sus relaciones con los dems procesos de la entidad y fuentes externas de informacin primaria, as como las entradas y salidas que se requieren y se producen, y los controles preventivos y correctivos que estos procesos demandan, y la descripcin de cada uno de estos procesos es:PROCESO: Direccionamiento Estratgico

Este proceso tiene como objetivo asegurar que se establezca, documente, implemente, mantenga y mejore continuamente la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin Integral, de forma tal que garantice el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales, as como las disposiciones legales y reglamentarias aplicables al ente territorial municipal, y tiene como responsables al Sr. Alcalde, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y al Gerente de Calidad.De otro lado, los documentos asociados a este proceso son:

Caracterizacin del Proceso

Manual del Sistema de Gestin Integral

Procedimiento para la Revisin y Ajuste del Plan de Ordenamiento Territorial

Procedimiento para la Formulacin, Seguimiento y Evaluacin del Plan de Desarrollo Municipal Procedimiento para el anlisis y definicin de estrategias para el sector educativo.

Procedimiento para la Revisin por la DireccinPROCESO: Planeacin Administrativa y Financiera

Este proceso tiene como objetivo asegurar la planificacin de la gestin operativa y administrativa, as como la asignacin de los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos del Sistema de Gestin Integral, y tiene como responsables a los Secretarios de Despacho Hacienda, Administrativa y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.

Es por eso que este proceso tiene como funcin la de planificar y gestionar el marco fiscal del Municipio dentro del marco del Rgimen de Contabilidad Pblica, la materializacin del Plan de Desarrollo Municipal a travs de planes, programas y proyectos, la elaboracin del Plan de Compras y la elaboracin y seguimiento al Presupuesto.

De esta forma su interrelacin con los procesos de Direccionamiento Estratgico y Administracin de las Rentas Municipales juega un papel importante para la aprobacin y administracin de los recursos financieros del Municipio y para la gestin de los procesos de la entidad.

As mismo, este proceso se asegura de evaluar la gestin institucional y de resultados del Municipio, de acuerdo a las disposiciones dadas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica; Circular 04 de 2005.

Los documentos asociados a este proceso son:


Procedimiento para la Gestin de Proyectos

Procedimiento Apoyo a Macroproyectos Procedimiento para la Formulacin del Presupuesto Pblico Procedimiento para la Elaboracin del Plan Anual Operativo de Inversiones

Procedimiento para la Elaboracin del Plan Financiero

Procedimiento para la Elaboracin del Plan de Compras

Procedimiento para Proyectos del Presupuesto Participativo

PROCESO: Comunicaciones

Este proceso tiene como objetivo fortalecer la comunicacin como eje transversal en la consolidacin de la gestin de la Administracin Municipal, garantizando la difusin de la informacin producida y recibida por los diversos organismos internos y externos, basndose en la veracidad, transparencia, suficiencia y oportunidad empleando medios y canales que aseguren el destino de los mensajes, y tiene como responsable al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Es por eso que este proceso tiene como funcin la de fijar las polticas y responsabilidades de comunicacin organizacional e informativa; Decreto 329 de 2006, el diseo e implementacin del plan estratgico de comunicaciones, la promocin de los mecanismos de participacin ciudadana legales y administrativos implementados en el Municipio, y la asesora a la gestin de las comunicaciones pblicas requeridas en cada organismo de la Administracin.

De esta forma, las encuesta de Evaluacin de las Comunicaciones Internas, la Satisfaccin con el servicio interno de la Oficina Asesora de Comunicaciones y la de Satisfaccin de la Comunidad, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento para las Comunicaciones Internas y Externas

PROCESOS MISIONALESLa Administracin ha definido su prestacin de servicios a la comunidad y dems partes interesadas mediante los procesos de Vigilancia, Inspeccin y Control, Formacin Ciudadana, Gestin de Trmites, Promocin y Desarrollo del Territorio, Asesora y Asistencia Tcnica, Seguridad y Convivencia Ciudadana, y Gestin Social, cada uno de los cuales cuenta con Fichas Tcnicas que establecen los requisitos para la prestacin de sus servicios y la Planilla de Control de Prestacin de Servicios que propenden por una adecuada programacin de la gestin municipal, as:

PROCESO: Vigilancia, Inspeccin y Control:

Tiene como objetivo el de vigilar, inspeccionar y controlar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios dados por las partes interesadas, garantizando unas condiciones bsicas de convivencia y de desarrollo integral. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Vigilancia Inspeccin y Control.ResponsablesServiciosOtros Documentos Asociados

Secretario de GobiernoControl del Espacio Publico

Servicio CarcelarioProcedimiento de atencin de solicitudes de contravenciones en espacio publico

Procedimiento del centro de emergencias

Procedimiento para vigilancia y custodia de sindicadosReglamento interno de la crcel

Secretario de SaludVigilancia Epidemiolgica

Vigilancia Sanitaria

Vigilancia de rea Pblica

Vigilancia de Establecimientos EspecializadosProcedimiento para vigilancia epidemiolgica

Secretario de Medio Ambiente y Desarrollo RuralControl y Seguimiento Ambiental

Recepcin de fauna Domestica y silvestreProcedimiento para el control y seguimiento ambientalInstructivo para la recepcin de fauna domstica.

Instructivo para la recepcin de fauna silvestre.

Secretario de Obras PblicasControl de Obras

Permiso de rotura

Recibo de UrbanizacionesProcedimiento para recibo de urbanizaciones.

Secretario de Transportes y TrnsitoServicio de PatrullajeProcedimiento para auditora de matrcula.

Secretario de Educacin para la CulturaAuditrora de Matrcula

Vigilancia y Control de Establecimiento EducativosProcedimiento organizar las actividades de control para los EE.

Procedimiento realizar el proceso de evaluacin para el control de los EE.

Procedimiento para la administracin de novedades de los EE.

Secretario de Bienestar Social y Desarrollo ComunitarioVigilancia de la Juntas de Accin Comunal

Jefe Oficina Asesora de PlaneacinControl de Obras

Proceso: Formacin Ciudadana:Tiene como objetivo el de desarrollar actividades de formacin mediante conferencias y talleres pedaggicos que le permitan a la comunidad recibir informacin para su desarrollo y crecimiento personal, familiar y comunitario, de forma tal que propendan por un mejor bienestar social, calidad de vida y participacin comunitaria. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Formacin Ciudadana.

ResponsablesServiciosOtros Documentos Asociados

Secretario de GobiernoFormacin ciudadana

Secretario de SaludSalud sexual y reproductiva

Actividades formacin PAB

Prevencin adiccin

Capacitacin en SiS

Formacin sanitaria

Formacin ciudadana a los actores del SGSSS

Secretario de Medio Ambiente y Desarrollo RuralEducacion ambiental

Secretario de Transporte y Trnsito Educacion y seguridad vial

Secretario de Educacin para la CulturaTalleres Artsticos

Programa fomento culturaProcedimiento proyeccin artstica

Secretario de Equidad de Gnero Formacin integral a la mujerProcedimiento para formacin a la mujer

Responsable Oficina Prevencin, Atencin y Recuperacin de DesastresPrevencin de Desastres

Proceso: Gestin de TrmitesTiene como objetivo el de garantizar la prestacin de servicios oportunos, transparentes y confiables, asignados por delegacin de otras entidades de superior jerarqua o planificados por la Administracin con el fin de facilitar la gestin de la comunidad en el cumplimiento de sus obligaciones y obtencin de beneficios particulares o comunes. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Gestin de Trmites.


Secretario de GobiernoPermiso intervencin espacio publico

Permiso de transporte de menaje

Licencias de inhumacin y cremacin

Permiso de traslado de semovientes

Expedicin de licencias de ventas

Posesin funcionarios

Permisos especiales

Servicio movilizacin

Atencin despachos comisorios

Solicitudes por perturbacion

Secretario de SaludAseguramiento al sgsss

Estadsticas vitales

Servicio de informes

Secretario de Medio Ambiente y Desarrollo RuralPermisos ambientales

Entrega en adopcin fauna domestica

Esterilizacin fauna domestica

Autorizacin y permisos ambientales municipalesProcedimiento para tramites ambientales

Procedimiento permisos y autorizaciones ambientalesInstructivo para entrega en adopcin fauna domstica

Instructivo para esterilizacin fauna domstica.

Secretario de Trnsito y TransporteContravenciones

Cambio de carrocera

Blindaje de vehiculo

Cambio de color

Cambio de empresa

Cambio y grabacin de motor

Cambio de servicio

Cancelacin de registro

Habilitacin transporte colectivo de pasajeros

Duplicado licencia de transito

Duplicado de placas

Expedicin licencia conduccin

Inscripcin y levantamiento de prenda

Matricula inicial

Servicio polarizacion

Radicacin de cuenta

Licencia de conduccin

Servicio rematricula

Servicio repotenciaciacion

Servicio traspaso

Tarjeta de operacin

Traslado de cuenta

Permiso de transporte escolar

Cancelacin de registro por destruccin

Permiso por sitios restringidos

Habilitacin prestar servicio publico de taxi

Asuntos civiles y contravencionales por choque

Servicio grabar serie

Servicio grabar chasis

Servicio refrendacin

Servicio pendientes y correspondencia

Sistema penal acusatorio

Secretario de Educacin para la CulturaCrditos para la educacion superior tcnica o tecnolgica

Informacin central

Incentivos educativo

Ampliacin del ser servicio educativo

Asignacin cupos nuevos y traslado entre establecimientos educativos

Matricula inicial por reposicin

Prstamo escenarios

Tiquete estudiantil

Servicio convalidacin

Clasificacin en el rgimen de tarifas a un establecimientos educativos privado

Servicio escalafn docente

Certificacin de existencia legal de un establecimientos educativos

Servicio de licencia de funcionamiento de ee privado

Reconocimiento para esta Instituciones educativas oficiales

Legalizacin de novedades de establecimientos educativos

Procedimiento para proyectar e identificar estrategias de ampliacin de oferta y requerimientos bsicos

Procedimiento para identificar estrategias de acceso y permanencia

Procedimiento para solicitar (prematricula) reserva cupo para alumnos antiguos

Procedimiento para inscribir alumnos nuevos

Procedimiento para crditos educativos

Procedimiento escenarios culturales

Secretario de Bienestar Social y Desarrollo ComunitarioLegalizacin de jac

Servicio de historiales

Secretaria de HaciendaLiquidacion Impuesto Industria y Comercio

Liquidacin de impuesto predial unificadoProcedimiento para liquidacin de impuesto de industria y comercio

Procedimiento para liquidacin de impuesto predial unificado

Oficina Asesora de PlaneacinCertificado del sisben

Otorgamiento de Vas Obligadas

Estrato socio economico

Entrega bases de datos SISBEN

Permiso instalacin pasacalles

Registro de valla

Solucin apelaciones de la curaduria

Elaboracin de carnets

Radicacin para enajenacin

Prstamo de planos

Inscripcin conservacin y actualizacin catastroProcedimiento para entrega de informacin SISBEN

TesoreraExpedicin de certificados

Proceso: Promocin y Desarrollo del Territorio

Tiene como objetivo el de crear las condiciones adecuadas de infraestructura, servicios pblicos, patrimonio cultural y turismo en concordancia con la sostenibilidad ambiental, de forma tal que permitan garantizar la calidad de vida y el bienestar social de los Envigadeos y sus visitantes. Ver Caracterizacin del Proceso.ResponsablesServiciosOtros Documentos Asociados

Secretario de Medio Ambiente y Desarrollo RuralMantenimiento ornatoProcedimiento mantenimiento del ornato publico

Secretario de Transporte y TrnsitoInstalacin programacin y mantenimiento de semforos

Sealizacin vial

Planeacion vial

Secretario de Desarrollo EconmicoFomento y turismoProcedimiento del servicio de Fomento y Turismo

Secretaria de Obras PblicasMantenimiento Infraestructura publica

Construccin de infraestructuraProcedimiento mantenimiento de la infraestructura pblica

Proceso: Asesora y Asistencia TcnicaTiene como objetivo el de brindar informacin tcnica, profesional y especializada a la comunidad de forma tal que le permita adquirir actitudes, habilidades y estrategias orientadas al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del municipio. Ver Caracterizacin del Proceso y Procedimiento para la Asesora y Asistencia.ResponsablesServiciosOtros Documentos Asociados

Secretario de GobiernoServicio de conciliaciones

Restablecimiento del derecho de menores en situacin de vulnerabilidad

Violencia intrafamiliar

Asesoras especializadasProcedimiento para fijacin de cuota alimentara y regulacin de visitas

Procedimiento para atencin de casos por violencia intrafamiliar

Procedimiento para el restablecimiento de derechos

Procedimiento para asesora trabajo social

Procedimiento para asesoras especializadas

Secretario de SaludPrestacin de Servicios de Salud

Asistencia cardiovascular

Seguridad alimentaria

Tratamiento residencial de las adicciones

Tratamiento ambulatorio de las adiccionesProcedimiento para la prestacin de servicios

Procedimiento para asesora psicolgica

Procedimiento complementaria alimentara y nutricional

Procedimiento para aseguramiento de salud

Secretario de Medio Ambiente y Desarrollo RuralAsistencia tcnica agropecuaria y ambientalProcedimiento asesora y asistencia tcnica desarrollo rural

Secretario de Educacin para la CulturaPruebas saber

Asesora y asistencia Instituciones Educativas

Espectculos culturales y artsticosProcedimiento para la programacin y ejecucin de la asistencia tcnica

Procedimiento para garantizar el operativo de la aplicacin de pruebas saber

Procedimiento para apoyar la ejecucin planes de mejoramiento

Procedimiento para la orientacin de estrategias pedaggicas

Secretario de Bienestar Social y Desarrollo ComunitarioProgramas de formacin ciudadana y comunitaria

Asesora y asistencia a la comunidad

Secretario de Equidad de Gnero para la MujerAtencin integral a la mujerProcedimiento atencin integral a la mujer

Secretario de Desarrollo EconmicoServicio asesora y asistencia tcnica empresarial

Servicio intermediacin para el empleoProcedimiento asesora y asistencia tcnica empresarial

Procedimiento de Intermediacin para el empleo

Oficina Asesora de PlaneacinFortalecimiento sistema local de planeacionAsesora a instancias de planeacin y participacin.

Oficina de Prevencin, Atencin y Recuperacin de desastresAtencin de desastres

Proceso: Convivencia y Seguridad Ciudadana

Tiene como objetivo el de fortalecer la seguridad ciudadana y la sana convivencia a travs de acciones conjuntas entre la Administracin Municipal, la Polica, la Comunidad y dems partes interesadas, que contribuyan al mejoramiento del bienestar social en el Municipio. Ver Caracterizacin del Proceso.ResponsablesServiciosOtros Documentos Asociados

Alcalde y Secretario de Gobierno

Proceso: Gestin Social

Tiene como objetivo el de brindar ayuda de una manera oportuna, objetiva y transparente a la comunidad del Municipio de Envigado, con el fin de contribuir a la solucin de problemas o afrontar situaciones de tipo individual o grupal, tanto en lo social como lo econmico. Ver Caracterizacin del Proceso.


Secretario de Obras PblicasSuministro de materiales obras comunales

Mejoramiento de vivienda

Vivienda plan lotes y terrazas

Vivienda nuevaSuministro de materiales de carcter comunitario

Secretario de Transportes y TrnsitoSubsidio de transporte escolar

Secretario de Bienestar Social y Desarrollo ComunitarioAtencin biosicosocial

Servicio de subsidios

Atencin integral a personas desproteger y en abandonoProcedimiento atencin biosicosocial personas en situacin vulnerabilidad

Procedimiento para el programa Alcalde en su Casa

Procedimiento Ayuda Humanitaria Desplazados

Procedimiento para la atencin e institucionalizacin de la poblacin

Procedimiento para subsidios

Secretaria de Desarrollo EconmicoServicio microcrditos

Procedimiento de microcrdito

Secretara de SaludProveedura de AlimentosInstructivo para entrega de racin comedor comunitario.

PROCESO: Gestin y Desarrollo HumanoEste proceso tiene como objetivo garantizar la calificacin, el desarrollo y mantenimiento de las competencias del talento humano de la Administracin Municipal, as como, el bienestar y calidad de vida de los servidores pblicos y sus familias, y tiene como responsable a los Secretarios del Despacho Administrativo y de Educacin para la Cultura, y al Director Administrativo de Talento Humano.

Es por eso que este proceso tiene como funcin la de cumplir con las disposiciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y de la Comisin Nacional del Servicio Civil, en materia de los procesos de; Definicin de perfiles para el cargo, y responsabilidades y autoridades segn la estructura organizacional establecida por el proceso de Direccionamiento Estratgico, el diagnstico de necesidades de personal, la planificacin del recurso humano de forma tal que se asegure el logro de los planes, programas y procesos, la seleccin y vinculacin del personal adecuado para el ejercicio de sus funciones, la induccin y entrenamiento para el puesto de su trabajo, la planificacin y ejecucin del Plan Institucional de Capacitacin, el diseo e implementacin de mtodos de evaluacin de desempeo, as como los Acuerdos de Gestin de los Gerentes Pblicos, el diseo e implementacin de programas de bienestar social, laboral, planes de inventivos y estmulos, la gestin de la seguridad social, salud ocupacional y seguridad industrial, la atencin de situaciones administrativas, tales como; vacaciones, permisos, traslados, licencias, etc., el reporte para el pago de obligaciones prestacionales, y el retiro y desvinculacin del personal.

En la Secretara de Educacin para la Cultura se cuenta con personal de apoyo de la Direccin Administrativa de Talento Humano para asegurar la administracin de la planta de docentes y rectores de los colegios pblicos del Municipio, los cuales estn bajo las directrices de Ministerio de Educacin.

De esta forma, los comits de Capacitacin y Bienestar Social, la encuesta de Clima Organizacional, la evaluacin de la satisfaccin y eficacia de los procesos de capacitacin, bienestar social, induccin y reinduccin, el anlisis a los resultados de la evaluacin de desempeo y la elaboracin y seguimiento a los Planes de Mejoramiento Individual, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Manual de Funciones, Competencias y Perfil del Empleo Manual de Acoso Laboral

Programa de Induccin y Reinduccin Procedimiento para la Seleccin y Vinculacin

Procedimiento para la Evaluacin de Desempeo y seguimiento de la Gestin

Procedimiento para la Capacitacin

Procedimiento para la Realizacin de Programas de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial

Procedimiento para el Retiro y Desvinculacin

Procedimiento para la compensacin Salarial y seguridad Social

Procedimiento para la Planeacin del Recurso Humano y Estructura

Procedimiento para la Induccin y Reinduccin del Personal

Procedimiento para la Liquidacin de Prestaciones SocialesPROCESO: Administracin de las Rentas MunicipalesEste proceso tiene como objetivo asegurar que los ingresos y egresos econmicos de la Administracin Municipal se ejecuten de acuerdo con los requisitos legales y reglamentarios, suministrando de manera oportuna y eficaz las disposiciones presupuestales para la gestin de los procesos del Sistema de Gestin Integral y el pago oportuno de sus obligaciones, y tiene como responsables al Secretario de Despacho de Hacienda y al Tesorero.

Es por eso que este proceso tiene como funcin la de determinar los calendarios tributarios, de pago de obligaciones y de informes contables, financieros y tributarios, la de proyectar el flujo de caja de la Administracin de acuerdo a la informacin brindada por el proceso de Planeacin Administrativa y Financiera, asegurar el recaudo de la rentas municipales, realizar inversiones en caso de liquidez, constituir y hacer seguimiento a la deuda pblica, si es necesario, administrar el presupuesto y asegurar la recuperacin de la cartera municipal.

De esta forma, las actividades del COMFIS, la presentacin y anlisis de la informacin contable, financiera y tributaria, y la evaluacin de los entes de control y dems partes interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento para la Ejecucin de Ingresos Procedimiento para la Ejecucin de Egresos Procedimiento para el Cierre Financiero de la Vigencia Fiscal

Procedimiento para la generacin de Estados Financieros

Procedimiento para el Cobro Coactivo

Instructivo para realizar recaudos

Instructivo para realizar interfases

Instructivo para legalizacin de notas debito y crdito

Instructivo de revisin de cuentas por pagar

Instructivo para Fondos

Instructivo ejecucin y legalizacin de convenios interadministrativos

Instructivo para realizar cuadre de caja

Instructivo para PAC

Instructivo de rentas varias

Instructivo para la ejecucin del plan de compras Instructivo para pagosPROCESO: Gestin del Recurso FsicoEste proceso tiene como objetivo garantizar la disponibilidad del recurso logstico y tecnolgico requerido para la gestin de todos los procesos de la Administracin Municipal, y tiene como responsables a los Secretarios de Despacho Administrativo y de Obras Pblicas y al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin.

Es por eso que este proceso tiene como funcin el mantenimiento correctivo y preventivo de la infraestructura; edificios pblicos, hardware, software y vehculos, la administracin del inventario de bienes muebles e inmuebles del Municipio, as como el aseguramiento de los mismos.

De esta forma, la actualizacin peridica de inventarios y la renovacin de plizas de bienes, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento para el mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores-aires-planta telefnica y elctrica

Procedimiento para administracin de bienes muebles e inmuebles

Procedimiento para Adquisicin y mantenimiento de hardware

Procedimiento para Adquisicin y mantenimiento de Software

Procedimiento para el aseguramiento de Bienes Instructivo para la parametrizacin contable en SRF

Instructivo para la depreciacin acumulada en SRFPROCESO: Gestin Jurdica

Este proceso tiene como objetivo velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Constitucin Poltica y las legales vigentes aplicables a la Administracin Municipal, y garantizar la defensa institucional mediante procesos efectivos y transparentes, y tiene como responsable al Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.

Es por eso que este proceso tiene como funcin, brindar asesora y asistencia jurdica a los dems procesos del Sistema de Gestin Integral, as como en la gestin contractual y legalizacin de contratos, emitir conceptos jurdicos, atender derechos de peticin, acciones constitucionales, demandas, elaborar y revisar proyectos de actos administrativos, proyectar decisiones de segunda instancia en procesos disciplinarios, formular y sustentar proyectos de Acuerdo, apoyar la gestin de legalizacin de predios de la Administracin, y la revisin de escrituras y estudios de ttulos.

De esta forma, la encuesta de evaluacin de la satisfaccin con el apoyo jurdico de la Oficina y los informes enviados a los entes de control y dems partes interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento para derechos de peticin y consultas

Procedimiento para atencin de tutelas

Procedimiento para la legalizacin de personera jurdica

Procedimiento para matriculas de arrendador

Procedimiento para atencin de demandas

Procedimiento cobro de multas y clausulas penales

Procedimiento de accin disciplinaria segunda instancia

PROCESO: Gestin Documental

Este proceso tiene como objetivo definir y orientar el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Administracin municipal, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin, y tiene como responsables al Sr. Alcalde y al Secretario de Despacho Administrativo.Es por eso que este proceso tiene como funcin la de constituir el Comit de Municipal de Archivos y asegurar su funcionamiento acorde a la normatividad aplicable, as como el Comit de Archivo de la Administracin, disear e implementar el programa de gestin documental, elaborar y actualizar las tablas de retencin documental y de valoracin documental, brindar las directrices para el aseguramiento de los archivos de gestin, central e histrico, el fomento de la cultura de la gestin documental, el control de los documentos y registros, y la administracin de la correspondencia interna y externa.

De esta forma, el seguimiento y evaluacin a los resultados del Programa de Gestin Documental, las reuniones del Comit de Archivo y los informes enviados a los entes de control y dems partes interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Gua para la Elaboracin de Documentos Gua para Elaborar Comunicaciones Oficiales

Gua para la Organizacin Archivo

Manual de Gestin Documental Procedimiento para el Control de Documentos; Listado Maestro de Documentos Interno, Listado Maestro de Documentos Externos y Normograma.

Procedimiento para el Control de Registros; Listado Maestro de Registros

Procedimiento para el tramite de correspondencia interna y externa

PROCESO: Compras y Contratacin

Este proceso tiene como objetivo gestionar los procesos de contratacin requeridos por la Administracin Municipal para la ejecucin de proyectos y la adquisicin de bienes, servicios y obra pblica de forma oportuna, objetiva, transparente, eficiente y eficaz, y tiene como responsables al Sr. Alcalde, Secretarios de Despacho y Jefes de las Oficinas Asesoras de Planeacin, Comunicaciones y Jurdica. El Sr. Alcalde ha delegado en los Secretarios de Despacho y Jefes de Oficina los procesos de contratacin pblica y se asegura desde la Oficina Asesora Jurdica del cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

De esta forma, el Comit Contratacin y los resultados de los procesos de interventora, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Manual de Contratacin

Procedimiento de Mnima Cuanta

PROCESO: Evaluacin Independiente

Este proceso tiene como objetivo medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, y tiene como responsable al Secretario de Despacho de Control Interno.Es por eso que este proceso tiene como funcin, fomentar la cultura del autocontrol en los servidores pblicos de la Administracin, realizar la evaluacin del Sistema de Control Interno y la gestin por dependencias, llevar a cabo las auditoras de Control Interno y la coordinacin de las auditoras al Sistema de Calidad.

De esta forma, el cumplimiento a los planes de mejoramiento presentados por los auditados y los resultados del Comit Coordinador de Control Interno y del Comit de Calidad, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento de Auditoria Interna

Procedimiento para evaluacin del sistema

Procedimiento de auditoria de calidad

PROCESO: Mejoramiento de la Gestin

Este proceso tiene como objetivo promover y asegurar la recopilacin y anlisis de datos para demostrar la idoneidad, eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestin Integral, e identificar la oportunidad de tomar acciones para el mejoramiento continuo y tiene como responsables al Gerente de Calidad, al Representante de Calidad y al Jefe de la Oficina Asesora de Control Disciplinario Interno.Es por eso que este proceso tiene como funcin promover la cultura del mejoramiento continuo en los servidores pblicos de la Administracin mediante la toma de acciones de mejoramiento en el tratamiento a servicios no conformes y la toma de acciones correctivas, preventivas y de mejora, y la realizacin de procesos de control interno disciplinario, si es necesario. Tambin realizar la encuesta de percepcin de los clientes sobre los servicios prestados y gestionar la atencin de las quejas, reclamos y sugerencias manifestadas por la comunidad y dems partes interesadas.

De esta forma, los resultados del Comit de Calidad y los Grupos Primarios, el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento por Procesos y el anlisis a las opiniones de la encuesta de satisfaccin del cliente y a las acciones de mejoramiento, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestin.



Procedimiento para la Toma de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

Procedimiento para el Control de Servicios No Conformes

Procedimiento para la medicin de la Satisfaccin del Cliente

Procedimiento para el Seguimiento y Mejora de la Gestin; Plan de Mejoramiento por Procesos

Procedimiento para la Atencin de las Quejas, Reclamos y Sugerencias

Procedimiento de accin disciplinaria de primera instancia

Procedimiento para la propiedad del Cliente

Procedimiento para la preservacin del Producto

Procedimiento de Calibracin y Metrologa

Procedimiento para la Auto evaluacin del ControlEstructura Organizacional

La administracin ha mejorado y ajustado su estructura organizacional con el fin de que facilite la gestin de la administracin municipal, soportado en actos administrativos, la estructura organizacional es la siguiente:

DependenciaSeccin / Oficina

AlcaldaDespacho

Oficina Asesora Jurdica

Oficina Asesora de Comunicaciones

Oficina Prevencin, Atencin y Recuperacin de Desastres

Oficina de Control Disciplinario Interno

Oficina Asesora de Planeacin

Secretara AdministrativaDespacho

Direccin de Talento Humano

Direccin de Informtica

Seccin de Comercializacin y Suministros

Seccin de Calidad

Administracin Documental

Servicios y Apoyo

Seccin de Bienes

TesoreraDespacho

Seccin Auditoria

Seccin Jurisdiccin Coactiva

Secretara de Control InternoDespacho

Secretara de Educacin para la CulturaDespacho

Direccin Administrativa

Direccin de Cultura

rea Cobertura y Planeamiento del servicio Educativo

rea de calidad del Servicio Educativo

Secretara de Equidad de GneroDespacho

Secretara de Transporte y TrnsitoDespacho

Seccin Asesora Jurdica

Seccin de Jurisdiccin Coactiva

Seccin sistema Penal Acusatorio

Seccin de Asuntos Civiles y Contravenciones

Seccin Transporte Pblico

Seccin Agentes de Trnsito

Seccin Educacin en Trnsito

Seccin Seguridad Vial

Seccin de Informtica

Seccin Tcnica

Secretara de GobiernoDespacho

Comisaras de Familia 1, 2 y 3

Seccin de Defensa y Seguridad

Inspecciones de Polica 1,2, Espacio Pblico, Palmas y Permanencia

Central de Monitoreo

Secretara de Obras PblicasDespacho

Seccin de Interventora

Seccin Tcnica y Mantenimiento

Seccin de Infraestructura y Mantenimiento

Seccin Obreros

Secretara de Medio Ambiente y Desarrollo RuralDespacho

Seccin Ambiental

Seccin Desarrollo Rural

Seccin de Parques y Arborizacin

Seccin Autoridad Ambiental

Secretara de SaludDespacho

Direccin el PAB

Direccin sistemas de Informacin en Salud

Direccin de Aseguramiento

Direccin de Inspeccin, Vigilancia y Control

Direccin de Vigilancia Epidemiolgica

Direccin de Seguridad Alimentara

Direccin de Prestacin de servicios

Direccin de Salud Pblica

Direccin de Famacodependencia

Secretara de HaciendaDespacho

Seccin Jurdica, Fiscalizacin y Cobro

Seccin de Vivienda

Seccin de Presupuesto y Finanzas Pblicas

Seccin de Predial

Seccin de Industria y Comercio

Direccin de Contabilidad

Secretaria de Bienestar Social y Desarrollo ComunitarioDespacho

rea de Bienestar Social

rea de Desarrollo Comunitario

Secretaria de Desarrollo EconmicoDespacho

Oficina para el Empleo y la Productividad

Oficina de Capacitacin y Emprenderismo

6.4.3 ADMINISTRACIN DE RIESGOSLa administracin municipal se baso para disear el elemento, por la gua de administracin de Riesgo, del departamento administrativo de la funcin pblica, y los resultados fueron los siguientes:

Contexto EstratgicoSe diseo una matriz para identificar los factores de riesgos Internos y Externos de toda la entidad y se analizaron las debilidades y amenazas para incluirlas en la matriz de riesgos. Informacin que esta en el servidor Kale en el proceso de Direccionamiento Estratgica en la carpeta de Contexto Estratgica, formato DE-F-011 contexto estratgico.Identificacin de Riesgos, Anlisis de Riesgos y Valoracin de Riesgos

Se diseo el formato DE-F-012 en donde se plasman todos estos numerales y los lineamientos a seguir a partir del contexto estratgico, y la informacin diligenciada reposa en el servidor Kale, en el proceso de direccionamiento Estrategico.

La matriz para calificar el riesgo, es la siguiente:PROBABILIDADAL

T

A315Moderado30Importante45Inaceptable

Poltica: Evitar el riesgoPoltica: Reducir el riesgo (plan de contingencia), evitar el riesgo, compartir o transferirPoltica: Evitar el riesgo, reducir el riesgo (plan de contingencia), compartir o transferir (plizas de seguros)

MEDIA

210Tolerable20Moderado30Importante

Poltica: Asumir el riesgo, reducir el riesgo (revisar el mtodo de control)Poltica: Reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o transferirPoltica: Reducir el riesgo (plan de contingencia), evitar el riesgo, compartir o transferir

BAJA

15Aceptable10Tolerable15Moderado

Poltica: Asumir "aceptar" el riesgo (revisar el mtodo de control)Poltica: Reducir el riesgo, compartir o transferir (revisar el mtodo de control)Poltica: Reducir el riesgo (plan de contingencia), compartir o transferir (compaas de seguros)

51015

LeveModeradoCatastrfico

Teniendo en cuenta las siguientes definiciones:

PROBABILIDAD: Toda Posibilidad de que ocurra un evento o resultado especfico. (NTC 5254)

ALTA: Se espera que ocurra en la mayora de las circunstancias. (NTC 5254). Es muy factible que el hecho se presente (Gua para la Administracin del Riesgo 2002)

MEDIA: Es posible que ocurra en algunas veces. (NTC 5254). Es factible que el hecho se presente (Gua para la Administracin del Riesgo 2002)

BAJA: Puede ocurrir solamente en circunstancias excepcionales. (NTC 5254). Es muy poco factible que el hecho se presente (Gua para la Administracin del Riesgo 2002)

IMPACTO: (Consecuencia) Resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, como por ejemplo una prdida, lesin, desventaja o ganancia. Puede haber una serie de resultados posibles asociados con un evento. (NTC 5254)

CATASTRFICO: Afecta la operacin segura del proceso y/o involucra el incumplimiento de regulaciones gubernamentales. Si el hecho llegar a presentarse tendra alto impacto o efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua para la Administracin del Riesgo 2002). Perdidas financieras altas. (NTC 5254). Perdidas humanas.

MODERADO: Permite la operacin del proceso, pero bajo condiciones de desempeo reducido. Si el hecho llegar a presentarse tendra medio impacto o efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua para la Administracin del Riesgo 2002). Medianas perdidas financieras. (NTC 5254). Personas lesionadas o heridas.

LEVE: No afecta la operacin del proceso ni su desempeo. Si el hecho llegar a presentarse tendra bajo impacto o efecto sobre los objetivos de la entidad. (Gua para la Administracin del Riesgo 2002). Perdidas financieras pequeas. (NTC 5254). Bajo impacto en la salud de las personas.

Polticas de Administracin de RiesgosAunque en la Matriz para la valoracin del riesgo se plasmaron unas polticas a tener en cuenta la administracin adopto una poltica general para la administracin del Riesgo:

La Administracin Municipal brinda los mecanismos y recursos necesarios para mantener el control adecuado sobre todos los procesos y, se har especial nfasis en el mejoramiento continuo, buscando la eliminacin sistemtica de riesgos mediante el establecimiento de controles automticos o manuales que mitiguen o eliminen los riesgos.6.5 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

6.5.1 ACTIVIDADES DE CONTROLPolticas de Operacin

La administracin Municipal decidi incluir dentro de cada uno de los procedimientos un punto donde hace referencia a las polticas de operacin que le aplica a cada procedimiento.

Procedimientos

El Sistema de Gestin Integral diseo una gua para la elaboracin de documentos, en los cuales hacer referencia a la plantilla de los procedimientos, cada uno de estos est referenciado en la caracterizacin de los procesos y en el punto anterior Modelo Operacin de Procesos.

Tambin existe una matriz con todos los documentos internos del sistema de gestin integral, llamado GD-F-001 Listado Maestro de Documentos Internos.

Controles

El Sistema ha identificado Controles para los procesos y los describe dentro de la caracterizacin de los mismos, en los procedimientos para las polticas de operacin, y en el mapa de riesgos como controles existentes y acciones a realizar para mitigar los mismos.Indicadores

Los indicadores permiten la construccin de Cuadros de Mando (Balanced Score Card) que monitoren y evaluen la evolucin de los aspectos estratgicos, tcticos y operativos de la Administracin Municipal.

De esta manera, puede construirse un Cuadro de Mando Estratgico, uno Tctico y uno Operativo, que relacionen los indicadores de gestin, de resultados y de impacto.Cuadro de Mando Estratgico: Los indicadores de impacto de la Administracin Municipal, relacionando las diferentes perspectivas del modelo de gestin por procesos con las Lneas Estratgicas del Plan de Desarrollo Municipal; Son considerados Key Performance Indicators (KPI), es decir, indicadores claves en la evaluacin del desempeo y el impacto de la gestin de la Administracin Municipal.Es un Cuadro de manejo del Alcalde Municipal y su Consejo de Gobierno, que se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones.Rentabilidad Social Desarrollo Humano Satisfaccin de Necesidades Bsicas Calidad de Vida Gobernabilidad Integridad Transparencia

Comunidad ParticipacinSatisfaccinContribucin

Procesos Internos Servicios Pblicos Desarrollo Social, Econmico y Cultural Desarrollo del Territorio y Ambiental Seguridad y Convivencia Desarrollo Organizacional Hacienda Publica

Gestin Humana Desarrollo del Talento Humano Desarrollo Tecnolgico Cultura y Clima Organizacional

Cuadro de Mando Tctico: Agrupa los indicadores de resultado de cada proceso o Unidad Ejecutora. Los indicadores que lo componen son impulsores de los indicadores claves de desempeo que relaciona el Cuadro de Mando Estratgico. Es decir, los resultados arrojados por los indicadores tcticos contribuyen decisivamente al logro de los impactos reseados en el Cuadro de Mando Estratgico.Dichos indicadores son de manejo de cada Lder de Proceso o Director de Unidad Ejecutora.Estos Indicadores contaran con una hoja de vida o metadato que posibilita su estandarizacin y consulta, el cual llamaremos cuadro de mando tctico y est en la carpeta del sistema de gestin Integral, con los siguientes campos: Lnea Estratgica del Plan de Desarrollo

Perspectiva: Rentabilidad Social, Comunidad, Procesos Internos y Gestin Humana

Componente: Segn la lnea Estratgica (salud, educacin )

Proceso: Relacin del indicador con un proceso de la cadena de valor

Indicador Clave de Desempeo: Nombre del Indicador

Nivel de Desagregacin: Si se hace necesario desagregar el indicador segn la tipologa

Definicin Operacional del Indicador: Seala para qu se establece el indicador y qu mide, en forma clara y simple.

Formula de Calculo: Frmula matemtica utilizada para el clculo del indicador

Factor Clave de xito: En trminos de eficacia, eficiencia y efectividad

Escala de Medicin: Magnitud referencia para la medicin. Ejemplo: Porcentaje, nmero de asesoras.

Lnea Base para la Medicin: Es el valor obtenido en el perodo inmediatamente anterior. En el caso de que no exista, se escribir no se aplica.

Meta: Es el valor que espera alcance el indicador

Rangos de Evaluacin

Frecuencia o Periodicidad: El periodo en que se est midiendo el indicador. Especifique el perodo en el cual va a medir.

Fuente: Seala la(s) fuente(s) de la(s) cual(es) se obtiene la informacin para el clculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de informacin, resultados encuestas del cliente externo, interno, verificacin del servicio y control de visitantes.

Responsable de la Medicin: Funcionario encargado de medir el indicador Responsable Acciones: Funcionario encargado de analizar el indicador y tomar acciones o decisionesManual de Procedimientos

En este manual esta integrado el sistema de gestin integral y el manual de procedimientos.

6.5.2 INFORMACIONInformacin Primaria

Dentro de la caracterizacin de los procesos, existe un campo de entradas y proveedores los cuales hacen referencia a los datos o informacin que necesita esa actividad para operar y la entidad o parte interesada que la provee.Tambin existe una matriz con todos los documentos externos del sistema de gestin integral, llamado GD-F-003 Listado Maestro de Documentos Externos, en donde se hace referencia a los documentos externos requeridos por los procesos.

Informacin Secundaria

Dentro de la caracterizacin de los procesos, existe un campo de salidas y clientes los cuales hacen referencia a los datos o informacin que entregan los procesos a otros procesos o partes interesadas.

Sistemas de InformacinSe tiene documentados los sistemas de Informacin que tiene la administracin Municipal para operar, con los siguientes campos Proveedores, Entradas, Requisitos, Actividades, Frecuencia, Salidas, Especificacin de salida, Clientes internos y Clientes Externos.

Tambin se diseo un plan Estratgico y de Desarrollo Tecnolgico en Sistemas.Se tiene diseadas unas polticas de uso tecnolgico y del software mediante la resolucin 450 de 2005. Toda esta informacin esta en el servidor Kale en el proceso de gestin del Recurso Fsico.

Dando cumplimiento al numeral 6.3 y 6.4 de la Norma NTCGP 1000:2009, se tiene un diagnostico de infraestructura y plan de mejoramiento del mismo, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la norma e incluido la parte de seguridad e higiene ocupacional.6.5.3 COMUNICACIN PBLICAComunicacin Organizacional

Se tiene definido las comunicaciones a nivel organizacional e informativa a travs de la oficina asesora de comunicaciones, cada despacho tiene un funcionario el cual oficia de enlace para las comunicaciones. A travs de comunicados emitidos por la oficina de comunicaciones se entera al personal por medio del correo interno.

Comunicacin Informativa

Cada despacho elaboro una matriz de comunicaciones o plan de comunicaciones, en ella se identifica, el aspecto a comunicar, medio a travs del cual se comunica y el respectivo registro entre otras, esta informacin es consolidada en la oficina de comunicaciones. As mismo dentro de las caracterizaciones de nuestros procesos se identifican las fuentes primarias y secundarias de la entidad.Medios de ComunicacinEl plan de comunicaciones o plan de medios de cada despacho es el insumo para el plan de medios de la entidad, el cual rene todas las necesidades de comunicacin. Para ello igualmente se cuenta con un procedimiento para las comunicaciones.6.6 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

6.6.1 AUTOEVALUACINAutoevaluacin de Control

Por tanto, la Administracin valida sus procesos de prestacin del servicio mediante las siguientes actividades;

a) La definicin de para la revisin y aprobacin de los procesos; Mediante la elaboracin de Fichas Tcnicas para cada Servicio prestado.

b) La aprobacin de equipos y calificacin de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas; Mediante la implementacin de planes de mantenimiento preventivo para los equipos utilizados, planes de calibracin y verificacin metrolgica para los dispositivos de seguimiento y medicin requeridos y la realizacin de procesos de induccin, capacitacin y entrenamiento, y de contratacin pblica transparentes y concertados con la Direccin de Talento Humano para los prestadores de servicios pblicos.

c) El uso de mtodos y procedimientos especficos; Mediante la documentacin de procedimientos y guas para el ejercicio de las funciones y la operacin de los procesos en la prestacin de los servicios asegurando la unificacin de criterios y la confiabilidad en el resultado final.

d) Los requisitos de los registros; Mediante el diseo e implementacin de formatos fsicos y en medio magntico para el registro de la informacin que d evidencia de las actividades planificadas y realizadas, y el control sobre la legibilidad y proteccin del documento, y asegurando la trazabilidad de la informacin. Ver Procedimiento para la Identificacin y Trazabilidad del Servicio.

e) La revalidacin; Mediante el anlisis de los resultados de las encuestas de satisfaccin de la comunidad en Grupos Primarios, el Comit de Calidad y el Consejo de Gobierno, se validan o ajustan los programas y proyectos de la Administracin. Ver Proceso de Mejoramiento de la Gestin.f) Auditor amigo: Se cuenta con una actividad denominada Auditor amigo en esta, se pone aprueba a travs de actividades ldicas el conocimiento de los funcionarios de la entidad del Sistema de Gestin Integral, brindando reconocimiento a los funcionarios y grupos mas destacados.Autoevaluacin de GestinDentro del Comit Coordinador de Control Interno se lleva a cabo de manera peridica por parte del seor alcalde la evaluacin de la gestin por dependencias de la administracin, para ello se maneja el software enviprojetc, el cual arroja los resultados a modo se semforo. La oficina de control interno realiza la verificacin de la fidelidad de los datos all consignados por parte de cada despacho.De igual manera cada dependencia hace el seguimiento de su gestin y en conjunto con la Oficina Asesora de Planeacion elabora un acta en la cual se consignan las justificaciones sobre los avances y desviaciones presentadas.

6.6.2 EVALAUCIN INDEPENDIENTE

Evaluacin IndependienteSe tiene para ello el procedimiento para la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno acorde con los parmetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Publica en esta materia. De igual manera los resultados son socializados tanto dentro del Comit Coordinador de Control Interno, como tambin en cada dependencia. Producto de los resultados y las acciones a mejorar se ajusta el Plan de Mejoramiento Institucional.

Auditora InternaSe cuenta con una visin de mejoramiento continuo, para ello se cuenta con un procedimiento para la realizacin de las auditorias de la oficina de control interno, dentro de sus etapas se encuentra de acuerdo con la normatividad aplicable la aprobacin previa del Comit Coordinador de Control Interno del Plan Anual de Auditorias. Como resultado de estas verificaciones, las dependencias presentan planes de mejoramiento en los cuales dan solucin a los hallazgos presentados. Igualmente se presenta un procedimiento para la realizacin de auditorias internas de calidad, las cuales segn concepto del Departamento Administrativo de la Funcin pblica estas son coordinadas por la oficina de Control Interno.6.6.3 PLANES DE MEJORAMIENTO

Por disposicin legal los planes de Mejoramiento incluyen todas aquellas situaciones a mejorar que ataen a la administracin Municipal, para ello este es aprobado cada vigencia en Comit Coordinador de Control Interno y es en este comit en el cual se realiza su seguimiento.

El plan de mejoramiento individual se implementara con la nueva evaluacin de desempeo Tipo sistematizada.7 PUNTOS DE CONTROLa. Verificar la permanente actualizacin de este Manual de acuerdo a los cambios planificados en el Sistema de Gestin Integralb. Asegurar el uso de este documento en los procesos de induccin y reinduccin de la Administracin

c. Verificar que todos los miembros del Consejo de Gobierno tienen conocimiento de las disposiciones dadas en este documento.

8 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Normas ISO 9001:2008 Norma NTCGP 1000:2009 Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 Ley 872 de 2.003

Ley 136 de 1.994

La Constitucin Poltica Colombiana de 1.991

9 REGISTROS

No Aplica10 NOTAS DE CAMBIO

No.VERSIN INICIALBREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIOVERSIN FINALFECHA

01000 Se incluy en el Alcance del SGC el captulo 7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y prestacin del servicio.

Se relacion el captulo Clientes, con el fin de relacionar las partes interesadas y la forma como la Administracin le da respuesta a sus solicitudes.

Se incluy la metodologa a seguir en la revisin por la direccin.0012007-10-10

01001Se incluyeron las polticas de operacin y los puntos de control0022008-09-28

02002Se ajust el manual de forma tal que cumpliera con las disposiciones de la Gua para la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno del DAFP y por los cambios sufridos ante la modificacin del mapa de procesos o cadena de valor, y se incluy en el alcance el diseo y desarrollo de servicios mediante la gestin de proyectos de la Administracin0032009-01-29

11 ANEXOS

No aplica para este documento.Elabor: Representante de CalidadRevis: Gerente de Calidad

Aprob: Comit de Calidad

Firma:Firma:Firma:

Fecha: 05-01-2009Fecha: 10-01-2009Fecha: 07-09-2009

De-M-001 Manual Del SGI

Documents

Transcript of De-M-001 Manual Del SGI