DEPARTAMENTO

EXPEDIÇÃO /

OPERACIONAL

Política da Qualidade

O desafio maior da “Empresa de Transportes”, é a busca permanente da excelência no atendimento ao cliente com produtividade. Desta forma, estarão sempre entre as empresas líderes do segmento de transportes.

Esse objetivo é assegurado pela existência das seguintes condições:

Colaboradores e fornecedores qualificados, motivados e comprometidos com os objetivos da empresa;

Clima organizacional favorecido pelo espírito de equipe, cultivado pelos colaboradores e demais parceiros;

Frota, instalações, equipamentos e recursos materiais adequados;

Inovação e melhoria contínua de processo;

Presença na comunidade promovendo e apoiando ações sociais.

OBRIGAÇÕES DO TRANSPORTADOR

Receber, transportar e entregar a mercadoria do local determinado pelo remetente, dentro do prazo estipulado na negociação;

Emitir o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga – CTRC, para cada Nota Fiscal, ou para um conjunto de Notas Fiscais do remetente para um mesmo destinatário;

Indenizar o remetente em caso de: Perdas e avarias não decorrentes da responsabilidade do remetente, atraso na entrega quando exigir prazo estabelecido, com relação à baixa de preço e à diminuição da qualidade do produto. O prazo para indenização é de 30 dias;

Cumprir as exigências fiscais em todo o percurso da viagem, com relação ao tipo de mercadoria, ao peso transportado e à documentação da carga;

A devolução e/ou reentrega de mercadorias só pode ser efetuada com a autorização do remetente, entrar em contato com o remetente e solicitar via e-mail e/ou fax esta autorização, com dois dias de tolerância para retorno de resposta. Caso não seja solucionado, será cobrado taxa de armazenagem. Informar ainda ao remetente, que para devolução de mercadorias, será cobrado 100% do valor total do frete e para reentregas, será cobrado 50% do valor total do frete.

OBRIGAÇÕES DO REMETENTE

Entregar a mercadoria para ser transportada, acondicionada de forma adequada às condições de movimentação, transporte e armazenagem, sob pena de ter recusado o transporte. Ao negociar com o cliente, observe se sua embalagem é adequada, caso não seja, comunicá-lo deste fato. Lembrá-lo sempre de que no caso de perdas e danos decorrentes da falta ou acondicionamento inadequado da carga, a responsabilidade dos prejuízos será do remetente;

Declarar a natureza e o valor das mercadorias que forem entregues fechadas ou lacradas.

Pagar frete ( CIF ), exceto quando este for de obrigação do destinatário ( FOB ).

OBRIGAÇÕES DO DESTINATÁRIO

Receber a mercadoria, dentro do prazo definido;

Preencher com nome legível, data, horário do recebimento, carimbo ou n° do RG e assinar o conhecimento ( CTRC ). LEMBRE-SE que isto é uma exigência legal;

Pagar o preço do frete, exceto quando for de obrigação do remetente. A reversão do frete só pode ser feita com conhecimento e autorização ( e-mail/fax ) do remetente.

DISTRIBUIÇÃO FÍSICA DA CARGA

As empresas transportadoras fazem a distribuição física da carga entre filiais/parceiros, em operações que envolvem os processos de COLETA, TRANSFERENCIA e ENTREGA separado em dois segmentos distintos: Exportação e Importação.

Exportação – É todo processo que envolve as mercadorias enviadas para outras praças. As etapas do processo de exportação são representadas pela coleta, recepção, armazenagem, expedição e transferência de mercadoria.

Importação - É todo processo que envolve as mercadorias oriundas de outras praças. As etapas do processo de importação são representadas pela transferência, recepção, armazenagem, expedição e entrega da mercadoria.

Tudo começa com a COLETA que é a retirada da mercadoria no local de guarda do cliente e o seu transporte até o terminal ou depósito da transportadora. O local de guarda do cliente pode ser as instalações do cliente, ou outro local por ele determinado. Atenção para a exceção: na coleta de plataforma, é o cliente que traz a mercadoria até o terminal da transportadora.

Tipos de coletas:

Coleta Normal *A carga é coletada no cliente através de solicitação.Geralmente o pedido é recebido por telefone, e-mail ou fax.

Coleta Automática*A coleta é feita no cliente diariamente, sem prévia solicitação, conforme estabelecido em contrato.

Coleta Especial*Quando a coleta da carga é feita nas instalações do cliente fora do horário comercial.

Coleta Direta*A mercadoria é coletada no cliente e transportada imediatamente à filial/parceiro para distribuição da carga.

Coleta de Entrega Direta ( Carga Lotação )

*A mercadoria coletada é entregue diretamente ao destinatário, passando pela transportadora responsável pela coleta apenas para emissão de Documento Fiscal (CTRC).

Coleta de Plataforma*A carga é trazida pelo e coletada na própria plataforma do terminal ou depósito da transportadora

Depois da coleta da carga, é feita a TRANSFERÊNCIA, que é o deslocamento da mercadoria em Filiais, podendo ser da Filial responsável pela coleta até a Filial de transbordo e desta para outra Filial localizada na região mais próxima ao destinatário, onde a carga será entregue.

Depois da transferência, é hora de fazer a ENTREGA DA MERCADORIA ao destinatário, no endereço e no prazo determinados entre o cliente e a transportadora.

Existem dois tipos básicos de entrega: na porta do destinatário ou na plataforma.

Lembre-se: a correta transferência e entrega da carga ao destino, representam mais faturamento para a sua empresa.

DOCUMENTOS REFERENTE AO TRANSPORTE DE CARGA

No desempenho de sua atividade, a transportadora lida com os documentos conhecidos como Nota Fiscal ( N.F. ) e o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga ( CTRC ).

A Nota Fiscal é o documento que regula as atividades de compra de produtos e da prestação de serviços. Vale lembrar que existe uma legislação específica que regulamenta e padroniza a Nota Fiscal.

Já o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga é o documento emitido pela transportadora em serviços de transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal.

Além desses documentos, a transportadora poderá utilizar também a Relação de Praças, os Relatórios de Visitas, a Tabela de Preços e a Ficha Comercial no seu trabalho de vendas.

Relação de Praças – é o documento onde constam todas as praças ( cidades/regiões ) atendidas pela transportadora, bem como os prazos de entregas;

Relatório de Visitas – também chamado de Relatório de Vendas, é elaborado pelo Assistente Comercial para informar ao seu superior a situação do cliente;

Tabela de Preços – é um documento interno do Departamento Comercial, que a transportadora utiliza como base para cálculo do frete;

Ficha Comercial – é outro documento interno do Departamento Comercial, com a finalidade de descrever as informações sobre o cliente e sobre a carga.

PERFIL DA CARGA E CARACTERÍSTICAS DOS VEÍCULOS

Na sua função de Assistente Comercial é imprescindível que você conheça os diversos tipos de cargas e os veículos utilizados no transporte rodoviário. Este conhecimento vai ajudá-lo em suas negociações.

O transporte de cargas pode ser classificado pelo tipo, pelas características do produto transportado e pelo modelo de serviço oferecido.

CLASSIFICAÇÃO DO TRANSPORTE PELO TIPO DE CARGA

A Granel

Embalada

Especializada

CLASSIFICAÇÃO DA CARGA DE ACORDO COM AS CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO TRANSPORTADO

Carga Comum ou Geral – São bens transportados em veículos com carrocerias convencionais, abertas ou fechadas, que não requerem veículos dotados de estruturas ou carrocerias adequadas ao seu transporte tais como: geladeiras, roupas, remédios e bebidas.

A carga Comum ou Geral também pode ser: Carga Comum Fracionada – É a carga cujo peso não excede 200 kg. É chamada de carga nobre, tem pouco peso e um alto valor agregado. Por exemplo: moda, informática, vídeo, foto, som, ótica e medicamentos.

Além da carga geral, existem:

Carga Industrial – É a carga pesada! São as cargas fracionadas de produtos predominantemente industriais. Exemplo: aço, peças e componentes para industria, máquinas e equipamentos. Obs.: Não é o segmento de fracionado, normalmente é uma carga lotação, ou seja, é utilizado um veículo para efetuar apenas a entrega daquele determinado produto. Analisar a viabilidade e custos do transporte;

Grandes Massas – Trata-se do transporte de grandes quantidades de produtos de um mesmo tipo;

Carga Perecível – Produto passível de deterioração ou decomposição, que exige determinadas condições ambientais: temperatura, umidade ou ventilação para a preservação de suas condições originais, como carnes, laticínios e medicamentos. Normalmente esses tipos de produtos são transportados somente em embalagens adequadas. Ex.: sêmen, vacinas, doces, etc...;

Carga Perigosa – Carga formada por produtos químicos como corrosivos, inflamáveis e tóxicos. Lembrando que existe uma legislação especial para o transporte de cargas perigosas. É necessário veículos apropriados para este tipo de transporte, bem como treinamento dos colaboradores que irão manusear este produto;

Mudanças – Transporte de móveis, eletrodomésticos ou objetos de uso pessoal, realizado em veículos de carroceria fechada e com acondicionamento adequado;

Bebidas – O transporte de bebidas é feito com suas respectivas embalagens e em veículo apropriado;

Carga Viva – Animais vivos transportados para transferência ou abate como gado, galinhas, suínos e cavalos, também é efetuado com veículo apropriado;

Carga não Limpa – Cargas que causam sujeira, nos colaboradores pelo seu manuseio, nos veículos pelo seu transporte, e em outras cargas quando misturadas no mesmo carregamento. Por exemplo, o transporte de carvão.

Você sabia que a carga geral caracteriza-se por despachos de cargas fracionadas em peso entre 1 a 4.000 kg ?

E tem mais... a carga geral pode ser líquida ou seca!

Em sua maioria, as transportadoras trabalham especialmente com a carga seca, que são produtos sólidos, em que não há risco de vazamento durante o transporte!

CLASSIFICAÇÃO POR MODELO DE SERVIÇO

CARGA COMUM OU GERAL CARGA URGENTE OU ENCOMENDA

CARGA LOTAÇÃO CARGA EXPRESSA OU ITINERANTE

TIPOS DE VEÍCULO

Utilitário – É um veículo de carroceria única sobre chassi para passageiros e carga, que possui um só eixo traseiro de rodagem simples ( dois pneus por eixo ). Metade da sua capacidade útil é utilizada ou está adaptada para o transporte de carga, como por exemplo: Kombi, Fiorino, Vans. Capacidade útil: PTB 1 a 4,4 t – Carga útil: 0,5 a 1,2 t;

Caminhão – É um veículo com unidade tratora, equipado com carroceria para a carga sobre chassi. Este tipo de veículo pode ter um, dois ou três eixos traseiros. Pode ser toco ou truck, dependendo do número de eixos traseiros;

Cavalo Mecânico – É um veículo com unidade tratora, sem carroceria que pode ter um ou dois eixos traseiros;

Semi-Reboque – É um veículo sem unidade tratora, com carroceria para carga, sobre chassi equipado somente com eixo traseiro;

Reboque – É um veículo sem unidade tratora, com carroceria para carga, sobre chassi equipado com eixo dianteiro e um ou mais eixos traseiro;

Veículos Combinados – Podem ser de vários tipos: o conjunto de cavalo mecânico combinado com o semi-reboque. É conhecido como carreta;

Lembre-se de que o Rodotrem ou Treminhão e o Romeu e Julieta também são veículos combinados.

Os veículos utilizados variam de acordo com a necessidade de cada linha ou serviço.

Os veículos também são classificados pela Capacidade de Peso.

VEÍCULO CAPACIDADE VEÍCULO CAPACIDADE

FIORINO 500 kg TOCO 6.000 kg

KOMBI 1.000 kg TRUCK 14.000 kg

VAN 1.500 kg CARRETA 31.000 kg

3/4 3.000 kg ROMEU-JULIETA 26.400 kg

LEMBRE-SE DESTA DICA:PTB é o Peso Bruto Total, que é a soma do peso bruto do eixo dianteiro com o peso bruto

do eixo traseiro determinado pelo fabricante.

TIPOS DE CARROCERIAS UTILIZADAS

Fechada, Baú ou Furgão – Tem estrutura fechada, sem duralumínio, com porta de acesso traseiro ou lateral. É apropriada ao transporte de qualquer carga comum, que possa ser transportada em ambiente fechado. Por exemplo: produtos manufaturados em geral, auto peças, componentes eletrônicos, remédios, eletrodomésticos, cosméticos.

Sider – Tem estrutura em aço alumínio e é apropriada para o transporte de carga paletizada. A parte traseira da carroceria é fixa e as laterais são abertas, cobertas com lona ou portas “sanfonadas” em material plástico ou alumínio. Permite o pleno acesso à carga pelas empilhadeiras.

Aberta ou Carga Seca – É uma carroceria simples, como o próprio nome diz ela é aberta sendo utilizadas com mais freqüência para o transporte de sacarias, maquinários, equipamentos pesados, etc....

Fatores mais relevantes que interferem no MERCADO DE TRANSPORTE DE CARGAS

Sazonalidades da produção agrícola, provocada por safras e entressafras, atingindo também os fluxos de fertilizantes e insumos agrícolas;

Sazonalidade por variação de consumo, como nos períodos de férias, festas, estações, eventos e outros;

Desequilíbrio na geração e na atração de cargas entre regiões, provocado por desigualdades regionais;

Impactos do desempenho da economia na demanda;

Saturação do sistema rodoviário e manutenção precária das rodovias;

Profissionalização do setor. ( Conquistar espaço no mercado ).

RESUMO DO TRANSPORTE FRACIONADO DE CARGAS

Missão: Transportar produtos com qualidade e preço justo, afim de satisfazer e encantar os cliente, mantendo-se assim nesse concorrido mercado que é o “Transporte Fracionado”.

Segmento: Transporte de cargas Fracionadas até 100 kg por volume, priorizando o transporte de

pequenos volumes. Normalmente não se transporta mercadorias pesadas pela dificuldade em seu

manuseio, pelo alto custo operacional diminuindo a margem de lucro e em função da operação de

carga e descarga ser lenta, atrasando todo o processo, portanto, cargas pesadas e de difícil manuseio

dificultam o trabalho e comprometem a qualidade do serviço prestado.Outro tipo de carga que não é

recomendado o transporte neste segmento são os produtos corrosivos e inflamáveis ( produtos

perigosos ), porque existe uma legislação específica para esse transporte, exigem veículos

apropriados e motoristas treinados para este fim.

Estes são alguns exemplos de cargas que não são transportadas observando as características acima

mencionadas: Veneno, tinta, tinner, ácidos, defensivos agrícolas tóxicos, etc....

Exige-se ainda uma atenção especial para mercadorias frágeis ( vidros e outros ). Normalmente são

transportados se houver um termo de responsabilidade emitido pelo remetente, isentando a

transportadora de qualquer problema decorrente do transporte.

Estrutura: Em sua maioria, as linhas de distribuição são centralizadas em um local (barracão,filial)

onde é efetuada a conferência e transbordo da carga nas etapas de: Descarregamento, separação,

conferência, roteirização, carregamento e liberação para o destino.

Processo: - Coleta: As coletas são solicitadas pelo cliente remetente via telefone, fax, e-mail ou

sistema de coleta automática.

Na solicitação de coleta devem ser informados pelo cliente solicitante os seguintes dados: CNPJ,

razão social, endereço para coleta, nome do solicitante, horário de coleta, tipo de mercadoria,

quantidade de volumes, peso, valor da nota fiscal, responsabilidade do frete, cidade destino, CNPJ

do cliente destinatário. Todos esses itens são digitados no sistema onde ficam registrados, inclusive

com horário da solicitação, para posterior conferência, além de imprimir a solicitação de coleta. É

informado o número da coleta ao solicitante para posterior consulta e conferência das informações.

Observar na coleta se a mercadoria já está pronta e o horário para coletar.

- Cotação: Segue os mesmos padrões utilizados na solicitação de coleta, devendo ser consultado se

a mercadoria necessita de cubagem, quando solicitar as medidas da mercadoria (altura/larg./comp.),

atentar-se para o peso máximo por volume. Após preencher todos os dados solicitados pelo sistema,

informar para o cliente o valor do frete. A Transportadora deve acompanhar os relatórios

identificando as empresas que solicitaram cotação e não pediram coleta para agendar visita, afim de

identificar o motivo pelo qual não utilizou o serviço e também as empresas que não eram

cadastradas e que solicitaram coleta.

É importante que a Transportadora conscientize o cliente da necessidade de informar estes dados

corretamente, tanto na cotação quanto na coleta, para evitar transtornos como, por exemplo, cargas

que não podem ser transportadas, só serem identificadas no momento da coleta ou ainda cotação

sem considerar a cubagem e divergir no momento da emissão do CTRC.

Outra obrigação da Transportadora é acompanhar a descarga das mercadorias coletadas para que,

qualquer irregularidade seja imediatamente identificada e o cliente informado.

Ao efetuar a coleta, o motorista deve verificar se o peso consta na Nota Fiscal e se está correto,

conferir a responsabilidade do frete, a quantidade de volumes e se a cidade do destino é atendida

pela empresa.

- Entrega: A Transportadora deve verificar as condições de entrega, tais como: Horário de entrega,

condições para descarga, tempo de espera, pagamento do frete à vista.

No momento da entrega se ocorrer os casos descritos abaixo, a Transportadora deverá estar

atenta para agir junto ao cliente:

- Caso o cliente não tenha condições de efetuar o pagamento à vista por procedimentos internos,

não entregar as mercadorias de imediato, o responsável pela entrega deverá retornar com as mesmas

para a transportadora até que solucione a pendência. Nestes casos a Transportadora deve efetuar a

visita de imediato ou o mais breve possível ao cliente para conhecê-lo melhor e analisar se o cliente

pode ser correntista.

- Caso o cliente se recuse a pagar o frete, a mercadoria não deve ser entregue, retornando à

Transportadora para resolução junto ao remetente.

LEMBRE-SE

Atente-se para os procedimentos corretos apresentados pelo Departamento de Faturamento e

Cobrança.

Estes departamentos, bem como os demais, possuem seus procedimentos que devem ser cumpridos

fielmente, é fundamental que não executem procedimentos inadequados, causando transtornos e

insatisfação de nossos clientes e possíveis prejuízos para a empresa.

- Os fretes de clientes correntistas são faturados quinzenalmente, ou seja, todo dia 15 e 30 de cada

mês. A empresa concede 15 dias de prazo para pagamento a partir da data de faturamento. Se

houver algum problema com o CTRC deverá ocorrer o bloqueio do mesmo, solucionar o problema

e liberar o CTRC para faturamento.

- Os clientes que não são correntistas, o frete deverá ser pago no ato da entrega da mercadoria.

-Todo título com valor acima de R$ 50,00 é enviado ao banco. Caso não seja pago até 5 dias

corridos de seu vencimento, é enviado para cartório.

O cartório emite um aviso para o cliente descrevendo todos os dados do título, o valor das despesas

de cartório e o prazo máximo para liquidá-lo. Este prazo e as despesas variam de cartório para

cartório. Caso o pagamento não seja efetuado no prazo limite, o cartório emite um documento

chamado Instrumento de Protesto. Este documento é enviado ao banco e o mesmo repassa para a

transportadora. A Transportadora deverá entrar em contato com o cliente e negociar o pagamento.

Deve-se receber do cliente:

* Valor do título

* Juros de mora de 8% ao mês ( podendo ser negociado um valor menor )

* Despesas de cartório ( esse valor está sempre no instrumento de protesto ou aviso de cartório )

Sem esses valores não é emitida a carta de anuência. Esta carta e o instrumento de protesto, são

fornecidos ao cliente após a quitação dos títulos, para que ele possa retirar seu nome do protesto e

Serasa.

- A Transportadora deve acompanhar sempre através de listagem fornecida pelo banco, os títulos

com pendência de pagamento, para que haja negociação com o cliente, evitando assim a

inadimplência e prováveis prejuízos.

A Transportadora tem que estar atenta para prestar um atendimento completo ao cliente,

buscar soluções rápidas más seguindo todos os procedimentos da empresa. É importante o

acompanhamento da situação de cada cliente no que se refere, a pagamentos, pendências e

outros.

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

Módulo I

A EMPRESA DE TRANSPORTE E O PAPEL DO DEPARTAMENTO COMERCIAL

Você já sabe que o setor de cargas, a atuação do Comercial abre caminhos para os negócios da empresa que são a captação, movimentação e entrega de mercadorias.

Por isso, é essencial conhecer bem o papel do Departamento Comercial para realizar o trabalho da melhor forma possível.

O Depto.Comercial representa a sua empresa.

Por isso, faça o melhor e conquiste novos clientes!!!

É FUNDAMENTAL o conhecimento de todo o funcionamento da empresa, desde a estrutura operacional, sistema de logística e distribuição, prazo de entrega, critérios para negociações, perfil de carga e de clientes, as vantagens oferecidas, segurança, forma e prazo de pagamento e outros.

A estrutura do transporte de cargas no Brasil é composta por cinco modalidades: Rodoviário, Ferroviário, Aquaviário, Aeroviário e Dutoviário.

O Transporte Rodoviário de cargas é o mais importante deles. Sabe porquê?

O transporte de cargas rodoviário é versátil, flexível e acessível à maioria das localidades do território nacional, destinando-se a volumes menores ou a produtos de maior sofisticação, que exigem prazos relativamente rápidos de entrega. Ele se destaca entre vários modos de transporte e é responsável por aproximadamente 75% da carga que circula no país.

Mas para que as vendas sejam realizadas de modo eficaz, é preciso que exista um bom Sistema Logístico ou de Distribuição, que pode funcionar através de:

A área de vendas é o “combustível” da empresa.

É através dela e da sua atuação, que se consegue buscar no mercado o capital necessário para sua manutenção e

crescimento.

Estocagem física da matéria-prima até a entrada no processo de produção;

Fluxo de materiais desde a sua entrada no processo como matéria-prima, até que estes tenham passado ao estado de produto acabado;

Movimentação de produtos acabados, desde a saída do processo até a sua entrega ao cliente.

Dois fatores são determinantes nesse processo:

As novas necessidades do mercado e a utilização da informática na automação das operações e a comunicação pela INTERNET ( e-mail, MSN, Skype, etc... );

Assim, a integração entre a empresa, os clientes e fornecedores, será maior.

A venda é um dos instrumentos ativadores do processo de comercialização junto com a pesquisa de mercado, a distribuição, o marketing e a propaganda.

O Departamento Comercial, é a ponte de ligação entre as atividades externas e as atividades internas da empresa, porque faz o processo de comercialização.

E quais são os objetivos do processo de comercialização?

Identificar os desejos dos clientes e acompanhar as mudanças nestes desejos; Conquistar novos clientes; Manter os clientes antigos; Enfrentar a concorrência.

É bom lembrar que, no caso do transporte de carga é utilizada a Venda Pessoal, que acontece com a intervenção da empresa e é realizada através da apresentação do serviço ao possível comprador, com o objetivo de realizar a venda.

O PAPEL DO DEPARTAMENTO COMERCIAL É ESSENCIAL

Existem dois tipos de venda

A Venda Impessoal, àquela que visa o público de modo geral e a Venda Pessoal, que é a venda personalizada

VAMOS ÀS RESPONSABILIDADES DO DEPARTAMENTO COMERCIAL

ATIVIDADE DIRETA - verificar e determinar as necessidades dos clientes.

DE VENDAS - planejar a estratégia de ação, que varia de acordo com o cliente.

- visitar e/ou entrevistar os clientes.

- descrever as vantagens oferecidas pela empresa e eliminar as objeções dos clientes.

- fechar a venda.

RELAÇÃO COM O - fazer a manutenção e ampliação da posição da empresa

CLIENTE em relação à concorrência e ao público.

CONHECIMENTO - conhecer todas as etapas do transporte, que vai do pedido

DO SERVIÇO de coleta no cliente até a entrega da carga e o recebimento pelo

serviço prestado.

ADMINISTRAÇÃO - fazer roteiros de visitas e contatos telefônicos, quando

GERAL necessário.

- verificar periodicamente se os clientes estão com os

pagamentos atualizados.

RELAÇÃO COM A - entregar os relatórios diários de visitas.

SUPERVISÃO DE - fornecer as informações sobre as atividades da

VENDAS concorrência.

CARACTERÍSTICAS DE VENDA DO TRANSPORTE DE CARGA

O Departamento Comercial, é o representante dos interesses dos clientes perante a

transportadora. É também o representante dos interesses da transportadora junto aos

clientes.

Por isso, é necessário conhecer os direitos e os deveres dos usuários e da transportadora, a

distribuição física de carga e a documentação usada durante o transporte.

Ao mesmo tempo, também deve-se realizar pesquisas de mercado para identificar prováveis clientes e fazer a manutenção dos clientes atuais.

A concorrência também merece atenção: Avalie os pontos fortes e fracos dos concorrentes, conhecendo os tipos de serviços oferecidos e os descontos praticados.

Como o Depto. Comercial é o representante dos interesses do cliente e da transportadora, é indispensável que tenha total conhecimento dos serviços prestados pela sua empresa e dos interesses e necessidades dos seus clientes. Afinal, o Departamento Comercial, assessora o cliente durante a venda e também na pós-venda, fazendo o acompanhamento da movimentação da carga em todas as fases, e informa aos supervisores e gerentes a impressão dos clientes sobre o serviço, suas sugestões e necessidades.

Além de conhecer a transportadora, os clientes e a concorrência, é fundamental para a fase de negociação e fechamento da venda, que:

Avalie todo o processo da movimentação, transporte e armazenagem, traçando um perfil correto da carga a ser transportada e aplicando tarifa de transporte correspondente;

Conheça os instrumentos legais que regem a transação, os direitos e as obrigações da transportadora e dos usuários do serviço, tanto do remetente, quanto do destinatário;

Conheça toda a documentação envolvida no processo, desde o momento em que a carga é coletada no cliente até o momento em que chega ao seu destino.

Falando em documentação, você sabe qual é o instrumento legal que regulamenta a venda do serviço de transporte de carga?

É o CONTRATO DE TRANSPORTE

O remetente e o transportador são as partes legais integrantes do contrato, já o destinatário não é parte integrante do contrato, apesar de ter direitos e obrigações.

A TRANSPORTADORA utiliza a negociação individual com os clientes e pode ser feito tanto o contrato de prestação de serviços, quanto elaborar uma tabela com base na proposta efetuada ao cliente.

Nesta proposta deve-se observar a relação peso / valor / distância e o perfil da carga, trataremos deste assunto no módulo II

FORMAÇÃO DE PREÇOS E CUSTOS DE TRANSPORTE DE CARGA

A função do Departamento Comercial exige um bom conhecimento em formação de preços e custos operacionais envolvidos no transporte rodoviário de cargas.

Você sabe o que são custos operacionais ?

São todas as despesas que a empresa transportadora tem para prestar os serviços de transporte requisitados pelo mercado. Além disso, servem de referências para fixação das tarifas praticadas.

FORMAÇÃO DE PREÇOS OU TARIFAS

A tarifa é o custo médio dos serviços, e leva em conta os custos operacionais, as condições de comercialização representadas pelos acréscimos e decréscimos determinados pela lei da oferta e da procura em cada região, e pelas características da carga e dos serviços, além da margem de lucro e dos seguros.

Observe agora que o FRETE é o preço final dos serviços para os clientes, considerando:

Peso ou volume transportado; Distância percorrida; Taxas e impostos aplicáveis aos serviços.

Os principais fatores que influenciam os custos operacionais no Transporte Rodoviário de Cargas são:

A estrutura da empresa prestadora dos serviços; Os profissionais envolvidos; A quantidade transportada; A distância percorrida; O tempo de operação; O valor dos bens transportados; O tipo e o aproveitamento do veículo; As instalações e os equipamentos utilizados.

Os Custos Fixos são as despesas com os salários de motoristas, ajudantes e mecânicos; licenciamento e seguros dos veículos e de equipamentos, e ainda, a remuneração do capital investido.Estes recursos estão diretamente relacionados à produtividade dos veículos, normalmente medida em volume ou em toneladas por mês.É importante saber que quanto maior a quantidade transportada menor o custo fixo médio.

Os Custos Variáveis depende do tipo de veículo que é utilizado e são as despesas com combustíveis, lavagem, lubrificação, pneus, manutenção mecânica própria ou de terceiros, peças sobressalentes dos veículos, escolta e outras despesas necessárias à circulação de veículos.Os custos variáveis estão associados à distância percorrida e ao aproveitamento da capacidade de veículo.Quanto maior à distância a ser percorrida, maiores são os custos variáveis. Quanto melhor for o aproveitamento da capacidade dos veículos, menores são os custos variáveis médios.

Já as despesas administrativas e de terminais dependem do tamanho da empresa, do número de veículos próprios que possui, do volume de carga que movimenta e do número de filiais e terminais que a empresa opera.

CUSTOS ADMINISTRATIVOS E DE OPERAÇÃO DE TERMINAIS

São as despesas compostas pelos salários e encargos sociais referentes aos profissionais que trabalham na área administrativa e nos terminais da empresa, pelos aluguéis dos imóveis e pelos custos operacionais dos equipamentos de terminais, além dos impostos, materiais de escritório, água, luz e telefone.

É IMPORTANTE SABER SOBRE OS ACRÉSCIMOS E OSDECRÉSCIMOS NA CORREÇÃO DE PREÇOS

Os acréscimos e dos decréscimos variam conforme as características de cada operação. Eles servem para corrigir o preço de acordo com a urgência, as condições especiais de armazenagem, os riscos ambientais e operacionais, a coleta e a entrega em condições especiais e fora do perímetro urbano, os equipamentos especiais e as peculiaridades do percurso: estradas, restrições de peso por eixo, pedágio, chatas, balsas e navios.

Veja como fica o CUSTO OPERACIONAL dos serviços de transporte: É obtido através do somatório de todas estas despesas operacionais e é à base do cálculo da tarifa.

Com o Custo Operacional determinado, é preciso adicionar os Acréscimos e os Decréscimos, segundo as características da carga ou do tipo de operação. Depois é lançada a Margem de Lucro desejada; o percentual do Seguro e o valor de Frete Mínimo.

VAMOS AO EXEMPLO:

Imagine uma situação em que uma carga a granel possui volumes excedentes.Neste caso irá ser cobrado um acréscimo para cada volume excedente.

E as despesas continuam

DESPESAS COM GERENCIAMENTO DE RISCO – São compostas pelos investimentos realizados na redução dos riscos da atividade, tais como: Sistema de rastreamento e monitoração da circulação de veículos, escoltas e segurança de terminais; além das despesas com seguros.

GRIS ( Gerenciamento de Risco ) / ADEME ( Adicional Emergencial ) – Cobrado 0,23% da NF ( * Sujeito a variações desta taxa em tabelas especiais calculadas em percentual ).

SEGUROS – As despesas são calculadas pela aplicação de um percentual sobre o valor da mercadoria e referem-se aos custos com prêmios de seguros de responsabilidade civil do transportador, ou RC/TRC e de responsabilidade civil por desvio de carga ou RC/FDC, além dos custos com administração de seguros.

O cálculo é feito em duas partes. Veja como fica:

% SEGURO = ( % RCTRC + % RCFDC ) x % ADM DE SEGUROS

VALOR SEGURO = % SEGURO x VALOR DA MERCADORIA

O que é FRETE MÍNIMO ?

Frete mínimo nada mais é do que uma tarifa fixa cobrada pelo transportador, quando o frete peso é inferior ao mínimo estipulado pela empresa como viável, considerando os custos para esta operação de transporte.

Então como fica o resumo ?

TARIFA = CUSTO OPERACIONAL + ACRÉSCIMOS/DECRÉSCIMOS +MARGEM DE LUCRO + SEGURO + FRETE MÍNIMO

Lembre-se que esta composição tarifária não inclui os tributos e as taxas municipais, estaduais e federais, como ICMS ( Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços ), que deverão ser adicionadas na forma de legislação aplicável a cada caso.

O FRETE PESO corresponde ao valor calculado sobre o peso real ou peso equivalente da mercadoria para uma determinada distância a ser percorrida.

O FRETE VALOR é um percentual aplicado sobre o preço da mercadoria transportada e remunera os custos decorrentes das responsabilidades adicionais da empresa, em função da carga.

AS TARIFAS ( *são variáveis ); podemos destacar algumas como por exemplo:

- Sec-Cat: Taxa de coleta/entrega- Pedágio: É obrigatório a cobrança nas linhas onde exista pedágio- Taxa Especial de Entrega: Entregas de difícil acesso ou com particularidade, institui-se uma taxa pré-definida - GRIS ( Gerenciamento de Risco ) / ADEME ( Adicional Emergencial ): Tarifas referentes a despesas com segurança

OS TRIBUTOS variam de acordo com a região e com o tipo de carga. Podem ser:

Municipais: ISS – Imposto Sobre ServiçosEstaduais: ICMS – Imposto Sobre Circulação Mercadorias e ServiçosFederais: Mercadorias provenientes da Zona Franca de Manaus

Como já sabemos, a partir das tarifas calculadas, as empresas elaboram tabelas referenciais que servem como indicadores tarifários para o cálculo do frete.Vamos considerar como exemplo uma carga do tipo de encomenda, com 50 kg peso, para ser transportada entre Ribeirão Preto e São Paulo.

COMPONENTES TARIFÁRIOS DO FRETE:

FRETE PESOFRETE VALOR

TARIFAS*TRIBUTOS

O CÁLCULO DO FRETE É FEITO EM ETAPAS, conforme abaixo:

Primeiro Passo: FRETE PESO - Devemos identificar a distância percorrida e em seguida o peso da mercadoria, localizar na tabela a relação de peso distância.

Segundo Passo: FRETE VALOR – Identificar o valor da N.F. e multiplicar pelo percentual indicado. Ex: N.F. até R$ 500,00 isento, acima 0,5 % sobre o valor total da Nota Fiscal.

Terceiro Passo: Some os dois valores encontrados: Frete Peso + Frete Valor.Após chegar a este subtotal adicione as tarifas correspondentes, calcule a parcela referente aos tributos ( ICMS ou ISS utilizando a alíquota correspondente ).

Pronto! Já temos o valor do frete total.

O FRETE É O QUE SE PAGA PELO TRANSPORTE DE UMA MERCADORIA

MAS DE QUEM É A RESPONSABILIDADE PELO PAGAMENTO DESTE FRETE?

Se o FRETE for FOB – o frete é pago pelo DESTINATÁRIO

Se o FRETE for CIF – o frete é pago pelo REMETENTE

Para que sua venda vá longe, além de calcular corretamente o valor do frete, a Transportadora, deve orientar o cliente quanto ao preenchimento preciso e correto da Nota Fiscal, principalmente com relação ao nome e endereço do destinatário, assim como cidade de destino, CEP, CNPJ, Inscrição Estadual, Quantidade de Volumes, Pesos e Valor Total das Mercadorias e identificar em local específico o responsável pelo pagamento do frete.

O assunto agora é EQUIVALÊNCIA

Quando uma mercadoria ocupa um grande espaço e tem um peso muito pequeno, ou seja, mercadorias de baixa densidade, é preciso fazer a equivalência entre peso e volume.No caso de cargas fracionadas, cada metro cúbico de carga equivale, a 300 kg peso. Neste caso para se encontrar o peso equivalente em quilogramas de um volume, calcula-se, inicialmente, a sua cubagem, multiplicando a largura, pelo comprimento e pela altura, havendo mais de um volume, multiplica-se pela quantidade de volumes. E, em seguida, multiplica-se o valor encontrado por 300 kg.

A seguir veremos um exemplo:

FRETE TOTAL = FRETE PESO + FRETE VALOR + TARIFAS* + TRIBUTOS

Suponha uma caixa de papelão contendo mercadorias com estas características:Eletrônicos, autopeças ou outras cargas e que possua as seguintes dimensões: cento e setenta centímetros, ou seja, 1,70 mt de comprimento; cento e trinta centímetros, ou seja, 1,30 mt de altura e oitenta centímetros, ou seja, 0,80 mt de largura.

Peso Real: 100 kgFazendo o cálculo de equivalência, qual o peso cúbico deste volume?

Calculando – Largura x Comprimento x Altura x 300 kg x Qtde de Volumes

0,80 x 1,70 x 1,30 x 1 = 1,76 m³ x 300 kg = 528 kg

Fique atento:

VOCÊ TEM INFORMAÇÕES SUFICIENTES PARA ENTENDER DE CUSTOS!A SUA NEGOCIAÇÃO SERÁ FACILITADA E O ALCANCE DO SUCESSO TAMBÉM!

TABELAS DE PREÇO

A Transportadora pode trabalhar com vários tipos de tabelas de preço de acordo com o tipo de produto transportado, fluxo de carga transportada, valor da carga transportada, distância percorrida. A seguir veremos alguns exemplos mais utilizados:

TABELA PADRÃO – Está subdividida por frete peso com valores calculados por Kg x Km e com excedente de peso específico por faixa de Km; frete valor com valores calculados de acordo com o valor total da Nota Fiscal e outros que são valores das taxas acrescidas tais como, pedágio, coleta,etc.Esta tabela é válida para calcular o frete de clientes que não possuem tabelas especiais e também para elaborarmos tabelas especiais que desenvolvemos para cada cliente.

TABELAS ESPECIAIS – As propostas para tabelas especiais são elaboradas pelo Departamento Comercial, deve-se avaliar criteriosamente o perfil e a potencialidade do cliente, tipo de mercadoria a ser transportada, localidades visadas, grau de dificuldade e risco.

Se o peso real da caixa for, por exemplo, 100 kg, e o peso equivalente encontrado for maior, calcula-se o frete pelo peso cubado, do contrário manter o peso real.

As propostas para tabelas especiais são analisadas pela Gerência/Departamento Comercial sendo aprovadas e cadastradas no sistema.

A seguir apresentamos os tipos de tabelas especiais e como elaborá-las.

TABELA PADRÃO COM DESCONTO

A Transportadora pode oferecer ao cliente uma tabela padrão concedendo descontos que variam de acordo com a negociação, o desconto pode ser com percentuais diferentes para os fretes mínimos e excedentes ou o mesmo percentual de desconto.

TABELA PERCENTUAL DE NOTA FISCAL

Alguns clientes solicitam negociações sobre percentual de nota fiscal. Para se obter um percentual de nota é necessário que se tenha em mãos ( no mínimo 5 ) notas fiscais do cliente, faça o cálculo dessas notas levando em consideração a tabela padrão. O valor do frete encontrado deve ser dividido pelo valor total da nota e a média encontrada lhe dará o percentual a ser usado como base de negociação. Deve ser estipulado um frete mínimo e definir na proposta que o Kg transportado não poderá ser inferior a X centavos.

Exemplo: Frete Mínimo R$ 18,00 até R$ 600,00 ( valor Nota Fiscal ) acima 3 % sobre o valor da N.F.; O Kg transportado não poderá ser inferior a R$ 0,22.

Estes valores variam de região para região para um mesmo cliente. Ao calcular o frete atente-se para este detalhe pois a distância percorrida é que faz variar este valor.

TABELA POR REGIÃO X PESO

Caso o cliente queira um valor fixo por região ou por estado podemos apresentar tabela subdividida por Kg.Exemplo: Mercadorias enviadas de Ribeirão Preto para Sul de Minas Gerais

Até 20 Kg ______________ R$ xx,xxAté 40 Kg ______________ R$ xx,xxAté 60 Kg ______________ R$ xx,xxAté 100 Kg _____________ R$ xx,xxAcima 100 Kg ___________ R$ xx,xxNotas Fiscais até R$ xxx,xx , acima cobrar 0,5 % de Advalorem ou frete valor.

Para encontrar estes valores busque na tabela padrão os valores correspondentes peso/distância e aplique um desconto de acordo com os mesmos critérios descritos em “Tabelas Especiais”.

IMPORTANTE: Sempre incluir nas propostas informações sobre pedágio, Gris / Ademe, Sec-Cat e inclusive ICMS conforme legislação vigente.

O Departamento Comercial deverá utilizar para elaboração de propostas impressos padronizados, com logomarca e dados da empresa ( endereço, telefone, e-mail, etc ), preencher todos os dados e encaminhar para aprovação.

Informações obrigatórias: Razão Social e CNPJ do cliente, características da mercadoria, tipo de tabela CIF/FOB ou FOB Dirigido, qual o destino da mercadoria, se é vice-versa, se é capital ou interior.

IMPORTANTE: Ao enviar uma proposta para aprovação, você deve estar ciente que desenvolveu a negociação visando sempre atender as solicitações do cliente em relação a região de abrangência e ao tipo de tabela elaborada, é claro respeitando sempre a política da empresa. Evitando assim refazer a proposta por falha na negociação ou ainda elaborar proposta para um cliente que não irá utilizá-la.