Departamento de Banquetes e Eventos BANQUETE

Esse talvez o setor mais dinmico da Gastrononomia, por isso depende de uma gerncia organizada e criativa. Faz parte tambm, a disponibilidade de uma rea de trabalho acessvel e uma equipe de funcionrios bem treinados. Porm, para se conseguir uma qualidade na prestao de servios sob o mesmo teto, preciso contar com pessoas de bastante experincia nas reas de Administrao de Alimentos e bebidas, Vendas, Relaes Pblicas, Treinamento e Servio, alm de ter o apoio de uma cozinha qualificada. Como se v, preciso formar uma equipe com profissionais de alta qualidade para que assim, as expectativas do cliente sejam atendidas da melhor forma.

Devido grande variedade de opes de servio, o Departamento de Banquete torna-se atrativo para o trabalho do dia-a-dia de seus funcionrios. Com os diferentes tipos de eventos como Conferncia, Cocktail, Buffet, Festas Privadas (casamentos, aniversrios), Festas de Empresas (seminrios, reunies, festas de funcionrios, festa de estado, jantar de gala, festa de embaixada), os funcionrios desse departamento esto sempre confrontando com uma nova situao gastronmica, que desperta a curiosidade e o interesse de todos, cria condies para o uso da criatividade e acima de tudo proporciona uma excelente experincia profissional.

Para um resultado positivo do servio a ser prestado pelo Departamento de Alimentos e Bebidas, o evento deve ser bem planejado e ter sua execuo organizada. Como sabemos, o desejo do cliente tem que ser atendido da melhor forma possvel. Para que ambas as partes fiquem satisfeitas com o resultado, preciso que sejam esclarecidos todos os detalhes na hora em que for feito o contrato final do evento.

O sucesso de uma comemorao sempre marcado pela qualidade de sua comida e do servio que nela for prestado.

O MENU DO BANQUETE

O cardpio do banquete diferente do cardpio oferecido no restaurante. No primeiro, a pessoa responsvel pelo evento escolhe o menu que deseja oferecer aos sues convidados com antecedncia, enquanto que o cardpio do restaurante feito especificamente com uma quantidade limitada de produtos para um certo tipo de cliente.

Para facilitar a venda e para que o cliente tenha vrias opes na escolha do servio que deseja oferecer aos seus convidados, so preparados pelo Departamento de Banquete, vrias opes de cardpios que possam ser oferecidos de acordo com a necessidade de cada evento, disponibilidade da brigada de servio e cozinha e da rea escolhida para a realizao do evento.A escolha do cardpio pode ser feita entre o Cardpio Fixo e o Cardpio Variado. Esses cardpios so compostos de 3 a 5 opes, que podem ser escolhidas entre:

entrada:sopaprato principal com carne ou peixesobremesaqueijos

Com a ajuda do Cardpio Fixo ou Cardpio Variado, o cliente tem a possibilidade de escolher o cardpio que corresponda ao seu desejo.

Para atender aos eventos maiores, o Departamento de Banquete oferecer cardpios devidamente elaborados com 6 ou mais opes, de modo que atenda as necessidades de cada cliente.

LISTA DE CONTROLE DE EVENTOS

Para controlar melhor a programao de cada evento, preciso que tudo seja registrado desde o primeiro contato com o cliente.

Uma forma de checklist deve ser trabalhada, para que todos os pontos (desejo do cliente) sejam devidamente esclarecidos e controlados, entre o hotel e o cliente, de forma que nenhuma dvida deva existir entre as partes.

Na lista de controle de eventos devem existir as seguintes informaes:

Tipo de Evento Banquete, Buffet, Cocktail, Conferncia, Exposio.

Dia, Data, Hora So informaes fundamentais para o planejamento e coordenao do evento.

Dia Checar se o dia est livre, sem reserva para uma outra firma.

Data Escolher o Menu de acordo com a estao do ano o data simblica (Vero, Inverno, Pscoa, Natal, etc).

Hora Para que a comida a ser servida seja balanceada de acordo com o horrio do evento.

Nome do Cliente importante que o nome do cliente seja pronunciado e escrito corretamente.

Endereo Para ser escrito no registro (fichrio) do hotel e na carta de cobrana a ser enviada ao cliente.

Nmero do Telefone Para esclarecer alguma dvida caso seja necessrio.

Data da Reserva Para seguir uma ordem cronolgica dos contatos feitos para o evento.

Nome do Representante do Cliente Caso o cliente no esteja disponvel, o assunto do evento pode ser resolvido por seu representante.

Envio da Conta Para Essa informao s necessria quando a pessoa que contratou o servio no for responsvel pelo pagamento.

Convidados Para quantos convidados e que tipo de convidados (empresrios, representantes de sindicados, senhoras, etc).

Sala: Aqui procura-se saber que tipo de espao desejado pelo cliente (sala, centro de convenes, rea aberta, etc).

Como Ser Montado: A forma que sero montadas as mesas (forma de U, T, Oval, Parlamentar, Bloco, ou outra forma desejada pelo cliente).

Decorao: Como deve ser a decorao (Flores, Plantas, Luz de Vela, etc.)

Cardpio:Se o cliente deseja o cardpio sobre a mesa, para que os convidados se informem sobre a comida a ser servida.

Preo do Aluguel: cobrado um aluguel completo, porm, caso haja um consumo alto por parte dos convidados, geralmente feito um desconto no aluguel do espao solicitado.

Depsito:Este calculado de acordo com o tipo de cliente. Geralmente cobrado o preo de um cancelamento. Para os clientes VIP, este depsito pode no ser cobrado.

Reserva Definitiva ou a Ser Confirmada: Na reserva a ser confirmada, a resposta por parte do cliente ser dada at uma determinada data. E, na definitiva, a reserva fica confirmada para uma data j fixada.

Assinatura:Antes de comear os preparativos para o evento, o contrato tem que ser assinado pela pessoa responsvel pelo pagamento.

Cancelamento:No contrato ser combinado uma data limite caso haja a necessidade de um cancelamento do evento por parte do cliente, de modo que no seja cobrado qualquer encargo at esta data. Aps essa data ser cobrado ao cliente uma Taxa de Cancelamento fixada no contrato.

ATENO:Se o cancelamento for s o do espao fsico, ser cobrada a taxa combinada. Porm, se for o caso de um buffet j preparado, este ter que ser cobrado normalmente de acordo com o preo estipulado no contrato.

Cozinha:Toda informao relacionada com o buffet ou menu deve ser passada imediatamente para o chefe de cozinha, pois ele o responsvel pela compra do material e pelo pessoal necessrio para cozinhar para o evento.

Bar:Informar com antecedncia as bebidas que sero oferecidas, para que sejam providenciadas com antecedncia, no caso de no haver um estoque suficiente para atender ao evento.

Garom:Passar para os garons as informaes sobre o menu, o tipo de servio, a diviso das estaes de servio e a ordem de servir a comida e a bebida.

Manuteno:Informar ao departamento de manuteno que tipo de material ser usado no evento (microfone, telefone, montagem de uma pista de dana, etc.)

Desejo especial Como sempre, existe algum desejo especial por parte do cliente que dever ser atendido e combinado com o Maitre do Hotel ou Restaurante (msica, comida vegetariana, servir digestivos, etc).

Cuidado Especial: Para alguns eventos so convidadas autoridades e pessoas importantes. Nesse caso, procura-se saber se necessrio uma comunicao do departamento de polcia para que seja feita a segurana na rea do hotel ou restaurante na hora do evento.

No caso de utilizao de fogos de artifcio, o corpo de bombeiros dever ser informado para a realizao de inspeo do material, evitando assim acidentes ao longo do evento.

SALA DE CONFERNCIA

Para o Departamento de Banquete, em alguns casos o consumo que feito na sala de conferncia no o principal lucro e sim o aluguel dirio que pago por ela. Caso no haja nenhuma consumao, cobrado o preo normal da sala. Se for pedido algum servio extra que tenha um valor alto, dependendo deste valor o preo do aluguel da sala pode baixar. Porm, este acordo j deve ter sido esclarecido em contrato entre o cliente e o Departamento de Banquete.

Para melhor planejar e organizar uma conferncia, existe, nos grandes hotis, uma "lista de sugestes" especialmente preparada para conferncias. Estas listas auxiliam os clientes na hora da escolha da sala e do material necessrio para o evento.

A mesa de conferncia sempre coberta com uma toalha branca, verde ou bege clara, e sobre ela colocado papel para escrever, caneta, gelo, cinzeiro e fsforo.

Sobre a mesa podem ser colocados sucos, refrigerantes e gua mineral, que sero cobrados por consumao, caso no seja combinada outra forma de pagamento.

Se for previsto uma pausa para um caf, um pequeno lanche ou simplesmente uma sopa, aconselhvel que estes sejam servidos em uma outra sala, evitando assim que os participantes da conferncia no sejam incomodados com a montagem de um pequeno buffet e o cheiro ativo da comida a ser servida.

LISTA DE CONTROLE PARA CONFERNCIA

Durao do evento.Eventual reserva de apartamentos para os integrantes da conferncia.Cronologia do evento e horrio das pausas para o caf, almoo ou jantar que sero feitos no hotel durante a conferncia.

Tipo de material a ser usado: quadro magntico, computadores, copiadora, mquina de escrever, projetor, microfone, telefone, etc. Alm desses servios, tambm pode haver necessidade de secretria, tradutora ou fotgrafo.Decorao desejada.Prestao de algum servio extra que podem ser prestados por parte do hotel, como:comprar ingresso para teatro ou concerto, marcar passagem area, etc.

FORMAO DA MESA:O Banquete um departamento que deve dispor de uma variedade e quantidade de material considervel, para que possa atender as necessidades de cada cliente individualmente.

Alm do material que usado para as salas de reunio, o Banquete tambm deve ter um depsito com uma grande variedade de material de decorao para que no s o desejo dos clientes seja atendido, mas tambm para que haja a possibilidade de uma maior criatividade na montagem dos eventos.

importante que neste depsito alm do material usado no dia-a-dia: (mesa, cadeira, loua, copo, talher, toalha de mesa, etc) exista tambm uma quantidade extra de material, podendo assim ser atendido qualquer eventualidade que aparea no decorrer do dia.

Antes da montagem da sala de reunio alguns aspectos devem ser observados:

Tipo de evento. Quantidade de pessoas. Fonte de eletricidade. Para que grupo de cliente ser montada a sala.Material a ser usado. Tipo de formao a ser montada.Janelas. Se haver pausa para caf ou lanche.Tamanho da sala. Local onde o caf ser servido.

FORMAS DE MONTAGEM

Forma Bloco:Utilizao ReuniesSimpsiosJantares

Lugares 8 a 12

Mesas4 mesas retangulares de 60 x 120 cm, 70 x 140 cm ou 80 x 160 cm

Montagem As 4 mesas ficaro juntas, formando um bloco retangular.

Sala A sala tem que ter, em mdia, 2 m2 por pessoa.

Vantagem uma forma compacta e estvel. Oferece espao suficiente para as pessoas e para a decorao.

Desvantagem: As duas pessoas que se sentam nos lados menores no se falam diretamente.Forma Europia

Forma Redonda

Utilizao:Festas (Almoo, jantar) / Almoos de trabalho / Reunies

Lugares 8 a 12

Mesas 1 mesa redonda de 160 cm de dimetro ou 2 mesas meia-lua de 160 x 80 cm ou 4 mesas 1/4 de lua com um lado de 80 cm.

Montagem 1 mesa redonda ou 2 mesas meia-lua, juntando-se os lados retos, ou 4 mesas de 1/4 de lua.

Sala Pode ser utilizada uma sala pequena. O espao utilizado para cada pessoa de, no mnimo, 2,5 m2.

Vantagem que nessa forma de sentar, as coisas so passadas de uma pessoa para a outra. D a impresso de que, quando tem pouca gente sentada mesa, ela no parece vazia.

Desvantagem Quando h poucas pessoas (8 no mximo) em uma mesa de 160 cm, o espao usado da sala fica acima de 3m2 por pessoa. A mesa redonda traz uma perda de espao na sala em relao mesa retangular.

Forma Europia

Forma "E"

Utilizao Festas Familiares / Jubileu

Lugares 183 a 150 pessoas

Mesas 18 a 40 mesas retangulares 80 x 160 cm.

Montagem So formadas trs linhas paralelas com mesas lado a lado, que se juntam a uma outra linha de mesas transversais fazendo a forma de um "E".

Sala Para esse tipo de forma preciso uma sala maior.Se nessa formao o espao da sala cai para menos de 1m2 por pessoa, aconselha-se o uso de uma sala maior.

Vantagem Quem senta na cabeceira da mesa, tem sempre as outras pessoas sob controle visual. Com essa forma pode-se ter um nmero grande de pessoas na mesma sala. A brigada de servio tem acesso a todas as pessoas.O contato com a pessoa ao lado e frente fica mais fcil.As pessoas que ficam de costas no sentem que incomodam as de trs.

Desvantagem Devido uma quantidade maior de pessoas na sala preciso que a circulao de ar seja boa.Vrios grupos falando ao mesmo tempo do a impresso de que a sala muito barulhenta

Forma Europia / Forma francesa, com pessoas sentadas cabeceira da mesa.

Forma "U"

Utilizao Congressos / Conferncias / Reunies / Comemoraes Familiares

Lugares 20 a 80 pessoas

Mesas 10 a 15 mesas retangulares de 80 x 120 cm ou 80 x 160 cm.

Montagem Mesas colocadas uma ao lado da outra juntando os lados menores em forma de "U". Calcula-se 2 a 3 pessoas por mesa.]

Sala 35 m2 o suficiente para 10 mesas podendo acomodar de 20 a 34 pessoas. Nesse caso a utilizao da sala de 1m2 por pessoa.

Vantagem Essa forma ideal para sala pequena, sem muito espao. uma das formas mais usadas. As pessoas principais do evento que sentam-se cabea da mesa, podem ser vistas por todos os convidados.Para uma reunio, os participantes podem ser observados por todos ali presentes. Especialmente os principais participantes, que se sentam cabeceira da mesa, tm uma viso completa de tudo que se passa na mesa. ideal para a brigada de servio servir.

Desvantagem Se for o caso de algum sentar na parte interna do U, ela ficar de costas para todo um lado.

Forma EuropiaForma francesa, com pessoas sentadas cabeceira da mesa.

Forma Parlamentar

Utilizao Debates / Simpsios / Congressos / Conferncias

Lugares 40 a 150 pessoas

Mesas 20 a 76 mesas que tenham uma largura de 50 a 70 cm.Para que as pessoas tenham espao suficiente para escrever, a mesa tem que ter, no mnimo, 50 cm de largura e 120 cm de comprimento. A medida de 70 cm de largura por 160 cm de comprimento a ideal.Para cada participante colocado bastante papel para escrever e canetas sobre a mesa.

Podiam o lugar onde ficam sentados os representantes do evento.Para que os representantes tenham uma melhor viso de todos os presentes, o podium montado sobre uma pequena plataforma na frente das mesas dos convidados.

Montagem As mesas so montadas em fileiras paralelas ou em filas divididas proporcionalmente ao meio, de maneira que cada lado, direito e esquerdo, possua a mesma quantidade de lugares.

Sala Utiliza-se uma sala quadrada ou retangular. O que importa que a sala oferea espao confortvel para o nmero de participantes.Para esse tipo de evento necessrio que o hotel disponha de uma sala com uma medida de 4m2 por participante, o que acaba onerando para o hotel devido ao alto custo de energia.

Microfones: So instalados em vrios pontos da sala ligados a um sistema de alto-falantes, para que qualquer participante possa tambm participar do debate com alguma pergunta, j que normalmente eventos como este contam com a participao de dezenas de pessoas debatendo sobre algum tema.

Vantagem: A sala pode ser dividida em blocos diferentes.Devido ao sistema de microfones, todos os participantes tm a oportunidade de ter a palavra durante o evento.Os representantes que ficam sentados no podium tm o controle sobre todos os participantes.

Desvantagem:Devido ao seu tamanho, essa sala pode passar muito tempo sem ser ocupada com grandes eventos, ocasionando assim um custo alto para o hotel.

Forma:Forma Francesa.TIPOS DE EVENTOSFesta de Cocktail

A festa de Cocktail originria dos Estados Unidos e tem uma durao em mdia de no mximo, 2 horas.

Ela conhecida como uma festa informal em que os convidados se vestem de acordo com a hora do dia, a estao do ano e o lugar onde ser oferecido.

A hora ideal para oferecer um Cocktail entre 19:00 e 21:00 horas. No existe uma hora fixa para o convidado chegar ou sair e nem um lugar marcado para se sentar.

Buffet do Cocktail:Monta-se um pequeno buffet para a comida fria ou quente e um pequeno bar para as bebidas com salgadinhos (amendoim, castanhas, batatas fritas, etc.) suficiente para o nmero de convidados.

As comidas so preparadas em pores pequenas, geralmente canaps quentes e frio, para que os convidados sirvam-se com a prpria mo (com ou sem palito).

Guardanapos de papel so colocados arrumados em um copo e postos sobre a mesa e a bandeja do servio volante.

Servio volante: As comidas e as bebidas so colocadas em bandejas e em seguida so oferecidas vrias vezes aos convidados pelos garons.

Para calcular o preo da comida pode-se usar trs tipos de clculos:

1.Preo fixo: o cliente paga um valor fixo pela comida e bebida.Nesse caso s a quantidade encomendada ser servida.

2.Preo varivel: a comida e a bebida so servidas vontade.No final da festa calculado o preo total do consumo.

3.Pacote:o cliente compra o pacote de bebida e comida e paga por uma hora doservio.

Brunch:Este um nome americano que surgiu da combinao entre a oferta do servio do caf da manh e do almoo. Atravs dessa combinao temos a caracterstica do servio do Brunch no horrio de 11:00 s 15:00 horas com seus pratos tpicos.

O Brunch oferecido geralmente nos feriados ou nos fins de semanas tendo em vista que, nesses dias as pessoas acordam tarde e ficam sempre em dvida entre que refeio vo escolher para aquele horrio.

O Brunch uma tima oportunidade para atrair novos clientes para o restaurante. Nele h uma maior variedade de alimentos resultantes da combinao do caf da manh e do almoo. Outra razo que facilita a criatividade do uso dos produtos por parte da cozinha, proporcionando ao cliente uma melhor opo na escolha de seu prato.

O buffet uma combinao de pratos quente e frio, onde a comida oferecida a combinao entre o caf da manh americano e ingls, variedades de carnes pouco temperadas, saladas variadas, pudins e cremes. Acompanhando este servio, so servidas as bebidas: caf, ch, chocolate quente, leite.

Ch da Tarde:O ch da tarde servido entre 16:00 e 18:00 horas. uma tradio inglesa que no deve ser seguida somente pelos ingleses, mas por todos que se habituaram a se sentar ao fim da tarde para beber um ch e bater um papo descontrado.

No buffet do ch da tarde so oferecidos pequenos sanduches de po branco com vrios recheios, torradas com algumas variaes de gelias, biscoitos, pequenos croissants recheados e algumas variedades de tortas e bolos.

So oferecidas diversas qualidades de ch, leite frio e alguns sucos naturais. O caf no deve ser colocado sobre o buffet, porm, caso seja solicitado, ele deve ser servido no muito forte e sempre acompanhado com leite.

Por ser servido no final da tarde, esse horrio pode ser usado para encontro de senhoras, pequenos aniversrios, reunies de colegas, festas de caridade ou simplesmente s para sentar e meditar um pouco.

Vantagens do servio do buffet para o restaurante:

ele servido no horrio em que geralmente no tem muito movimento;

oportunidade para adquirir novos grupos de cliente;

no so necessrios muitos garons para a realizao do servio;

o material necessrio para preparao dos pratos tem um custo relativamente baixo;

no necessrio um cozinheiro especializado para preparar os pratos para o buffet;

usar a mo de obra de alguns funcionrios que nesse perodo do dia se encontram com pouca atividade;

Souper:

uma refeio oferecida entre 22:30 e 01:00 hora, para as pessoas que foram a um teatro, pera, concerto, cinema ou alguma festa e que desejam comer algo leve antes de ir para casa.

Devido ao horrio oferecido um prato frio como Beef Tatar, Peixe Defumado, Cocktail de Camaro, Omelete com Verduras ou alguma carne grelhada.

Esta pequena refeio no deve incomodar o estmago de clientes ao deitar-se. Por isso ela oferecida como um nico prato e pode ser acompanhado por um bom vinho ou uma boa champanhe.

Vantagens do servio da Souper para o restaurante:

o cliente geralmente passa pouco tempo no restaurante;

o servio relativamente rpido;

oferecido um menu com pouca variao;

no preciso muitos garons para servir;

no precisa de um cozinheiro to qualificado para preparar os pratos do cardpio.

Servio de Catering

O servio de catering, uma prestao de servio que uma firma gastronmica oferece aos clientes fora de suas dependncias. Este servio pode variar entre um pequeno cocktail at uma festa de Estado com toda montagem, servio, cozinha e desmontagem do evento.

Para esse tipo de servio no existe uma hora ou um local fixo: ele pode ser realizado nos mais diversos lugares: casa particular, firmas, recintos oficiais, centros de convenes, etc.

Esse servio pode ser realizado das seguintes maneiras:

Servio: A empreza contratada somente para servir os convidados.

Comida: a firma contratada somente para fazer a comida que ser oferecido.

Servio e comida: a firma contratada para fazer a comida e servir os convidados.

Montagem do Evento:Por ser uma prestao de servio fora de suas dependncias. necessrio todo o material que seja necessrio para atender a qualquer eventualidade que possa acontecer no decorrer de um evento. Para a realizao deste servio, alguns cuidados devero ser tomados elaborando-se uma lista de controle de material (check list):

o rigoroso controle de todo material do servio gastronmico primordial;

esclarecimento do servio que ser prestado;

para quantos convidados ser oferecido o evento;

quantidade suficiente de funcionrios;

endereo correto do estabelecimento onde acontecer o evento (mapa)

Uma vez fora do local de trabalho, fica mais difcil para a equipe de servio fazer um trabalho correto, pois a quantidade de material torna-se limitada.

A improvisao ser sempre um fator necessrio, porm no se deve passar de um certo limite, pois o cliente no deve ser incomodado por causa de uma m organizao por parte dos responsveis pelo evento.

O Buffet

O uso do Buffet uma excelente opo para o servio de diferentes eventos como: cocktail, caf da manh, brunch, almoo, jantar e para servir grupos grandes com pouco tempo disponvel para serem servidos e tambm para festas particulares como: casamentos, aniversrios, jubileu e festas em firmas.

Observe os seguintes detalhes antes de montar o buffet:

ele deve ficar em lugar bem visvel;

o tamanho deve ser suficiente para que os convidados se sirvam sem dificuldades;

o distncia entre a cozinha e a localizao do buffet no deve ser grande, facilitando assim a troca das bandejas e pratos do buffet durante o servio;

o buffet montado na seguinte ordem: sopa, entrada fria, salada, prato principal com acompanhamento, sobremesa e queijo;

o buffet tem que ser dividido de forma que para cada tipo de servio haja um lugar apropriado para o prato correspondente;

o buffet das bebidas montado separado do buffet da comida.

O buffet deve ter desde a sua abertura at o encerramento uma aparncia de ordem e limpeza. Lembre-se tambm que nem todos os convidados tm a prtica se de servirem, por isso mantenha sempre um cozinheiro prximo ao buffet para ajud-los a preparar seus pratos e tambm para controlar as bandejas e os pratos que devam ser substitudos por outros limpos.

DIFERENTES FORMAS DE BUFFET E SUAS FINALIDADES

Buffet frio

Como o nome j descreve, uma combinao de uma grande variedade de comidas frias, que so servidas em bandejas ou pratos devidamente elaborados.

A preparao e a apresentao so os dois pontos mais importantes do buffet frio, pois exige um bom conhecimento do chefe da cozinha e da sua brigada de servio na hora da criao e montagem dos pratos. atravs dele que o Departamento de Alimentos & Bebidas apresenta aos seus clientes a qualidade e criatividade de seus funcionrios.

Para a composio do prato frio preciso o uso de vrios produtos e materiais, ocasionando assim diretamente o aumento no seu valor, por isso o custo desse buffet deve ser calculado com mais ateno.

Os seguintes pontos devem ser analisados para o clculo do buffet frio: Tipo de festa o tipo de festa define quais os produtos que sero usados para preparar os pratos.

Quantidade de pessoas: importante para calcular a quantidade de funcionrios, produtos, materiais e o espao necessrio para a preparao, montagem e apresentao do buffet.

Quanto ser gasto: o preo que o cliente se prope a pagar pelo buffet, corresponde diretamente s variedades e qualidades dos produtos que sero utilizados para a preparao dos pratos.

Quem so os convidados saber para que grupo de convidados ser oferecido o buffet ajuda o chefe da cozinha na escolha dos produtos que sero oferecidos, tornando assim o clculo mais rpido.

Em que ms o contrato de uma festa feito geralmente com alguma antecedncia.

No primeiro contato com o cliente importante saber quais so os pratos que ele deseja que sejam oferecidos no buffet.

Em cada perodo do ano existem produtos diferentes ou tpicos da poca que podem ter seus preos variados de acordo com o ms do ano.

Qual o horrio para definir a quantidade do produto e quantos funcionrios sero necessrios para o servio.

Desejos naturalmente o desejo ser atendido dentro do oramento.Os seguintes pontos devem ser analisados para o planejamento da montagem do buffet frio:

Ordem de montagem como idia bsica utilizada a seqncia de um menu: sopa, entrada, saladas, prato principal com acompanhamento, queijos e sobremesa.

Para uma grande quantidade de pessoas, devem ser montados vrios buffets ou um buffet grande e descentralizado, evitando que os convidados fiquem congestionados em um s local na hora de servirem-se.

Tipos e quantidades de produtos importante saber o tipo do evento; para quantas pessoas; o preo do buffet; em que ms; horrio do servio.

Forma de Clculo Este ser feito de acordo com os desejos do cliente que sero mencionados nos itens do contrato.

O custo do material ser somado ao custo operacional.

Para o clculo do peso do produto para uma pessoa, temos como base para cada prato:

Cru Preparado:

Entrada sem decorao 140 g 80-100 g

Prato do meio sem decorao 125 g 60-80 g

Sopa 90 g 60 g

Prato principal sem decorao 325 g 160 - 200 g

Queijos 40 g

Sobremesa 80-100 g

Para o buffet frio, calcula-se 9 unidades por pessoa. Por exemplo: com 9 qualidades diferentes entre uma escolha de 12 opes que so oferecidas, sem contar com o queijo e a sobremesa.

Ao contrrio de uma festa de estado que para 200 convidados precisa no mnimo de 35 funcionrios trabalhando no servio e na cozinha, alem da preparao dos produtos ser feita at o ltimo minuto, para a mesma quantidade de pessoas, servindo-se do buffet frio, necessrio no mximo 16 funcionrios e alguns pratos do buffet podem ser totalmente preparados com at 24 horas de antecedncia.

O Buffet Frio e Quente

Essa variao de buffet vem se tornando mais e mais popular. Aqui so usados os pratos frios e uma quantidade limitada de pratos quentes.

O mais importante nesse tipo de buffet que os clientes tm maior opo na escolha da comida fria e quente, criando assim o prprio menu de acordo com o seu desejo.

Para o pessoal do servio fica mais fcil atender um maior nmero de pessoas e satisfazer o desejo de todos sem atrapalhar a ordem do servio.

Esse novo tipo do buffet resolve problemas difceis que aparecem em uma festa que oferecida para uma quantidade maior de pessoas. Exemplo: que tipo de sala, como montar e decorar as mesas, ordem de sentar, custo alto de funcionrios, tempo do servio, tamanho da cozinha, preparao das bandejas e pratos, etc.

Para um pequeno grupo especialmente para festas particulares, pode ser oferecido um buffet menor composto de 3 ou 4 pratos, seguindo a ordem de um menu -la-carte.

O prato quente deve ser prtico para que possa ser mantido em um rechaud e servido sem que perca suas caractersticas (gosto, forma e uma aparncia saudvel).

Para facilitar o servio aconselhvel que a carne ou o peixe sejam colocados no buffet j em pores.

Uma cozinha de primeira classe e uma equipe de garons bem treinados, so as condies principais para servir esse tipo de buffet.

Buffet Temtico (Rstico)

Pela sua criatividade uma variao de buffet que sai um pouco da idia convencional do modelo clssico.

Esse tipo de servio pode ser usado por pessoas que constantemente trabalham com buffets e tm a necessidade de variar seu carpio, usando como opo o buffet temtico de regies ou pases.

Enquanto a maioria dos hotis e restaurantes oferecem os buffets convencionais, existem pessoas que procuram idias diferentes, tendo assim a oportunidade de variar, experimentar ou at aprender um novo tipo de servio com novas opes aprimorando o seu conhecimento na rea gastronmica.

No Buffet Rstico so usadas comidas mais pesadas e temperadas. As especialidades gastronmicas regionais que eram preparadas nos tempos dos nossos avs, acompanhada com a decorao da poca de acordo com o tema o atrativo neste buffet.

O que mais se destaca nesse tipo de buffet a sua tradio em relao ao material de servio usado e a descontrada festiva decorao, que rene as famlias e traz para todos boas recordaes do passado.

O material: panelas de barro, pratos mais pesados, talheres mais simples, toalhas de mesas coloridas, decoraes festivas, arranjos de flores etc. e o pessoal de servio usando roupas que acompanhem o tema, a msica e show que tambm acompanham o estilo do evento, fazem parte da apresentao deste buffet.

Com a oferta do Buffet Rstico o restaurante tem mais uma oportunidade de adquirir novos clientes e aumentar sua popularidade em relao aos seus concorrentes.

Observao: Neste tipo de buffet no deve ser usado prata ou cristal.

A cozinha deve ser explorada, pois uma boa cozinha tem uma excelente base e deve ser aproveitada para satisfazer o desejo de qualquer cliente.

O QUE DEVE LEVAR O RESTAURANTE A MUDAR O MENU

A necessidade gastronmica de uma nova idia, um novo impulso.

Criao de uma boa imagem para o hotel ou o restaurante diante da sociedade e, ao mesmo tempo, ter a oportunidade de mostrar o seu potencial, sua criatividade e a qualidade do seu servio.

Conseguir novos clientes e aumentar a consumao por pessoa.

Com a oferta do buffet possvel oferecer um menu mais variado por um preo mais barato que os pratos convencionais.

As comidas regionais so sempre bem aceitas. Dependendo, o buffet pode ser acompanhado de um show, de uma exposio, e pode ter tambm a participao de um patrocinador da regio a ser apresentada, tornando o custo menor para os responsveis pela realizao do evento.

Motivao para os funcionrios, de forma que para cada novo tema a ser oferecido ao cliente preciso um treinamento especfico sobre a comida, a bebida e o servio do novo produto a ser apresentado.

tima ocasio para mostrar aos concorrentes a estabilidade da firma e o respeito dado a qualidade profissional dos seus funcionrios.

Pesquisa na rea de marketing, procurando descobrir dos clientes, quais seus desejos em relao comida, bebida e tipo servio.

Lista de Controle para o Planejamento de uma Nova Atividade ou Ao

Atividade/Ao: quando um hotel ou um restaurante faz uma promoo especial de um produto por um determinado perodo, com a finalidade de adquirir novos clientes e aumentar o lucro por consumao.

Para que finalidade ser feita a atividade/ao?

Que estratgia ser escolhida para o evento?

Atividade de dentro para fora ou

Ao de fora para dentro.

Em que perodo e quanto tempo durar?

Quais providncias devero ser tomadas em relao ao treinamento do pessoal de servio e cozinha?

Como deve ser projetada a decorao e quanto custar?

Quais as comidas e bebidas devero ter um maior destaque na apresentao?

Qual o corrugaram da programao (divertimento, ponto principal, surpresa)?

Que tipo de propaganda ser utilizada para a divulgao e quanto custar?

Qual o lucro planejado para a comida e a bebida?

Deseja ter ajuda de alguma firma? De que forma ela pode ser esperada?

Lista de Controle para Depois do Acontecimento da Atividade ou Ao.

O budget foi alcanado?Quanto foi o lucro ou prejuzo da atividade/ao em relao ao budget feito para ela?

Foi mantido o budget para as despesas com treinamento, material e propaganda?

Houveram problemas para a aquisio dos produtos?

O tempo programado para o preparo do evento foi suficiente? Ele corresponde ao que foi planejado no comeo do projeto?

Quais foram as comidas e bebidas mais vendidas?

Quais comidas e bebidas voc no usaria novamente, caso fosse repetida essa mesma atividade/ao?

O material de servio, a decorao e a propaganda foi apropriada para esse tipo de atividade/ao? O que voc faria diferente caso repetisse esse mesmo evento?

Quais foram os comentrios das pessoas convidadas para o evento?

Qual foi a opinio da brigada de servio sobre a atividade/ao?

O que voc aprendeu com essa atividade/ao?

Os objetivos dos seguintes pontos foram alcanados?

Trazer novos clientes para o hotel/restaurante.

Treinamento do pessoal de servio e cozinha.

Nova idia de venda.

Incentivar o cliente a consumir mais.

Mudana da rotina diria para o pessoal de servio e para o cliente.

Pesquisa de Markting.

O sucesso de uma nova idia no medido imediatamente, porm com o passar do tempo, quando os clientes comearem a retornar e freqentar o restaurante que ele ser medido

Festa de Estado (Banquete)

Uma festa de Estado realizada pelo departamento de Banquete pode ser considerada como um dos eventos mais luxuosos que pode acontecer no hotel.

Uma quantidade imensa de trabalho que deve ser organizado pela equipe administrativa responsvel pelo evento. Para que no haja nenhuma falha na hora da cerimnia, todos os detalhes tm que ser esclarecidos e controlados pessoalmente por esta equipe.

Os convidados de uma festa de Estado so pessoas do governo, diplomatas, presidentes de empresas e pessoas da sociedade de diferentes nacionalidades.

Atravs do protocolo que enviado ao hotel pelo rgo responsvel pelo evento, todas as regras exigidas so seguidas at o ltimo detalhe.

Por exemplo: Dependendo da importncia dos convidados, existe uma ordem de sentar-se mesa, que dever ser cumprida.

Para Convidados Homens: A pessoa que convida senta-se no meio da mesa. Ao seu lado direito senta-se o convidado mais importante e ao seu lado esquerdo o segundo mais importante. E assim por diante, seguindo a hierarquia de importncia dos convidados.

Para Convidados Homens com suas Esposas: A esposa do casal convidado mais importante senta-se ao lado direito de quem convida. O marido mais importante senta-se ao lado esquerdo da esposa de quem convida, que est ao lado esquerdo do marido.

O esposo do segundo casal convidado senta-se ao lado direito da esposa do primeiro convidado e sua esposa ao lado esquerdo do primeiro convidado. E assim por diante seguindo a hierarquia de importncia dos convidados.

Convidados Estrangeiros: No devem sentar-se no fim da mesa. Se necessrio, para que ele no tenham problemas com o idioma, pode estar presente na sala um intrprete que fica sentado atrs do convidado (o intrprete no deve sentar-se diretamente mesa).

O servio feito com a loua VIP do hotel e usado a maior quantidade de prata possvel.

Os garons usam um frack preto e luvas brancas durante todo o servio.

Caso haja discurso, show ou apresentao, a brigada de servio pra o servio imediatamente e sai da sala.