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Ficheiro eletrónico das Folhas de Férias

Departamento Não Vida Lisboa, Outubro 2016Departamento Operações

Envio eletrónico de Folhas de Férias

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Condições Gerais da apólice de Acidentes de Trabalho:

Cláusula 24.ª – Obrigações do Tomador do Seguroquanto a informação relativa ao Risco

1. Para além do previsto no Capítulo II, o Tomador do Seguro obriga-se :a) ...b) …2. Salvo convenção em contrário, as comunicações previstas na alínea a) do n.º anterior e nas alíneas a) e b) do n.º 2 são efetuadas por meio informático, nomeadamente em suporte digital ou correio eletrónico.


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Para dar cumprimento a esta cláusula das CGA foi definido pelo setor segurador um ficheiro uniforme que tem como estrutura base o ficheiro da Segurança Social.

A generalidade dos softwares de processamento de salários existentes no mercado têm já integrado a criação automática do ficheiro para a seguradora.

Se não for o seu caso, pode criar o seu próprio ficheiro a partir do que envia para a Segurança Social, utilizando para o efeito uma aplicação disponível no Site:https://folhasferias.apseguradores.pt/

https://folhasferias.apseguradores.pt/


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Clientes “Tipo 1”:Os que obtêm o ficheiro automaticamente a partir do seu software.Basta fazer o carregamento do ficheiro diretamente no site Tranquilidade, na área de Contacto. (mais detalhes #Slide 18)


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Clientes “Tipo 2”: Os que constroem o ficheiro a partir de um mapa da Segurança Social.

Estes Clientes dispõem de uma ferramenta disponível no Site da APS que permite de forma fácil, rápida e fiável criar o ficheiro eletrónico para as seguradoras.

Este sistema destina-se exclusivamente à validação e produção de ficheiros de "Folhas de férias" «.eur» e «.txt» para posterior envio (pelo próprio) à respetiva seguradora.

Nenhuma informação nele carregada ou produzida ficará armazenada em sistema, sendo utilizada unicamente para a produção do ficheiro a descarregar para o computador do utilizador.



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Na página inicial (https://folhasferias.apseguradores.pt/) existem 3 opções:

1 - Ficheiro para a Seguradora – Para Clientes “Tipo 1”; permite uma validação prévia do ficheiro.

2 - Criar ficheiro com base num documento da Segurança Social – Para Clientes “Tipo 2”; permite criar um ficheiro para a Seguradora a partir do ficheiro da Segurança Social. Este é o que se espera que venha a ser o mais utilizado.

3 – Criar novo ficheiro para a Seguradora – Clientes “Tipo 3”; Permite criar um ficheiro de raiz pelo que só fará sentido para micro-empresas ou situações muito particulares.


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Clientes “Tipo 2” – Construir o ficheiro a partir do mapa da Segurança Social:

Terá de “clicar” em Abrir para poder escolher o ficheiro da Segurança Social que estará no seu PC e que será visualizado a partir desta aplicação.


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Neste ecrã irá, para além de indicar o ficheiro da Segurança Social, declarar o valor mensal para todos os funcionários relativo à parte isenta do subsídio de almoço.


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A partir daqui falta apenas completar alguns campos. Deve seguir a numeração que se apresenta a verde e clicar no respetivo botão de editar:


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Escolhe a Seguradora e preenche o respetivo n.º de apólice. Segue para o R2 através do “Editar” que aparece indicado com o n.º 2, apenas para verificar os dados que já constam no mapa da Segurança Social.


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Nesta fase, pode fazer alterações que sejam necessárias em cada um dos funcionários utilizando o botão “Editar”. Pode ainda adicionar pessoas ou rubricas de remuneração recorrendo ao “Adicionar”.


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No final da página encontrará uma zona com campos de totais, que servirão de validação aos valores considerados. Se estiver de acordo com a sua expetativa pode finalizar fazendo “Validar R1”.


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Finalizar a validação clicando em “Validar R0”:


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Por fim clicar em “Finalizar/Exportar”, e vai obter o ficheiro no seu formato final e pronto a carregar no Site da Tranquilidade.


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Após estes passos, vai poder gravar no seu PC um ficheiro com a seguinte nomenclatura: 1037000000000000000000010314.eur

De seguida, basta ir ao Site da Tranquilidade ou voltar ao ecrã principal desta aplicação onde encontrará os links para cada uma das seguradoras:


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Clientes “Tipo 3” – São os Clientes que por alguma razão pretendem construir o ficheiro integralmente a partir desta aplicação.

É uma forma possível mas todo o conteúdo tem de ser introduzido rubrica a rubrica na aplicação.

Apesar de poder tornar-se demorado tem uma vantagem, uma vez construído o primeiro ficheiro pode ser utilizado como ponto de partida nos meses seguintes em que terá de alterar apenas o estritamente necessário.


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Como carregar o ficheiro no site Tranquilidade? ● Aceder a tranquilidade.pt● Clicar em “Contactos” ● Escolher “Envio Folhas de Férias”● Selecionar o “aqui”


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Após clicar em “aqui” irá navegar para o ecrã seguinte onde terá de colocar o n.º de apólice, respetivo n.º de cliente e preencher a validação de segurança que é solicitada. Depois basta selecionar em “Submeter”.


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Após “Submeter” irá navegar para o ecrã seguinte onde encontra listadas todas as Folhas de Férias que já tenha submetido por este método. E é aqui que pode fazer o carregamento do ficheiro seguinte, bastando para isso clicar no botão “Nova Folha de Férias”.


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Por fim seleciona o ano e mês que pretende carregar bem como o ficheiro a partir do seu próprio PC, ficando assim finalizado o processo.


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Após este procedimento irá retroceder ao ecrã onde vê as Folhas de Férias listadas e encontrará o registo que acabou de inserir com a indicação “Em processamento”.

Ao fim de alguns minutos quando for validado e carregado no nosso sistema aparecerá o valor total considerado para o mês em causa, que servirá de validação.

No caso do ficheiro não corresponder às especificações pretendidas também receberá uma mensagem de erro com essa indicação e nestes casos pode recorrer novamente à aplicação da APS na sua primeira opção para validar.

Qualquer situação de incoerência entre o validador da APS e o nosso sistema agradecemos que nos reportem de imediato, para o 707 24 0707 ou [email protected]


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Este sistema pretende, para além de dar cumprimento às CGA, tornar este procedimento:

1 – Rápido na regularização de sinistros, consequência da imediata disponibilização da informação na apólice.

2 - Mais célere, diminuindo os tempos inerentes aos envios alternativos e respetivos registos no sistema.

3 – Diminuição de erros, caraterísticos dos processos de registos manuais.

4 - Sem Perdas de informação, que acontece nos processos tradicionais.

5 – Antecipa os acertos de capital, no final das anuidades.

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