Desenvolvimento e Perspectivas - ccuec.unicamp.br · OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Racionalizar,...
Transcript of Desenvolvimento e Perspectivas - ccuec.unicamp.br · OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Racionalizar,...
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Mônica
Neire
Cristina
Ana
SergioMônica
Cirlene
Rosi Victoria
Simone
EnzoFabio
Andressa
Humberto
Prof. Roberto
Prof. Cesar
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
� Racionalizar, uniformizar, padronizar e automatizar as etapas do processo de trabalho
� Promover a satisfação dos profissionais e usuáriosdo serviço
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
OBJETIVO GERAL: Rever o processo de Registro e Trâmite de Documentosavulsos na FEF e FEAGRI, com o apoio do SIARQ, paraimplantar um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos
Diversos Dificuldade de ProfissionaisControles Localização Insatisfeitos
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
RESULTADOS OBTIDOS
Documentos Produzidos FEF
Com Número
29%
Sem Número
71%
Documentos Produzidos FEAGRI
Com Número
83%
Sem Número
17%
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Dados reais do processo atual: desempenho noperíodo de 06/02 a 05/03/2007, mediante coleta dedados (produção documental unidade/mês)
RESULTADOS OBTIDOS
Dificuldades para o controle de documentos na FEF e FEAGRI
0
2
4
6
8
10
12
Falta d e co ntro le d otrâmite nas Unid ad es
Dificuld ad e/d emo ra nalo calização d o s
d o cumento s
Exis tência d e múlt ip lo sreg is tro s
Falta d e infra-es t rutura/o rg anização
no arq uivo d ed o cumento s
Não tem d ificuldades Falta de co municação
FEF
FEAGRI
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
e opiniões dos usuários (VOC)
RESULTADOS OBTIDOS
Encaminhamento Interno à Unidade - FEF
21%
12%
12%
50%
6%
Cad erno 2a. Via Em mãos Relação d e Remessa Outro s
Encaminhamento Interno à Unidade - FEAGRI
20%
15%
35%
5%
25%
Cad erno 2 a. Via Em mãos Relação de Remessa Outros
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
RESULTADOS OBTIDOS
Encaminhamento Interno à Unicamp - FEF/FEAGRI
15%
18%
68%
Relação de Remessa 2 a. Via Outro s
Encaminhamento Externo à Unicamp - FEF/FEAGRI
28%
8% 64%
Co rreio Em mão s Outros
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Mapeamento e redesenho do processo: a) documentosproduzidos e seu trâmite (de 13 para 15 etapas)
RESULTADOS OBTIDOS
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
b) documentos recebidos e seu trâmite (de 14 etapas naFEF e 22 na FEAGRI, para 18 em ambas)
RESULTADOS OBTIDOS
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Uniformização e padronização de etapas eprocedimentos: todas as etapas do processo definidas, padronizadas e descritas
� Atribuição de número de protocolo: possibilidade de localização do documento produzido, com ou semnúmero de registro, e do documento recebido
� Unificação do registro da produção e do trâmite dodocumento: eliminação de controles setoriais e isolados
RESULTADOS OBTIDOS
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Agilização dos registros: automação de cerca de 36%(15 etapas, sendo 8 do “documentos produzidos” e 7 do “documentos recebidos”)
� Desenvolvimento de Módulo do Sistema de GestãoArquivística de Documentos/SIGAD/T
� Manual do processo: compilação de todas as etapasdo processo em um instrumento único, dandoconhecimento dos novos procedimentos e facilitando a capacitação/treinamento dos usuários
RESULTADOS OBTIDOS
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
INDICADORES
Até 10'Dados insuficientespara coleta
Localização do documentoproduzido/recebido e informação sobre seutrâmite
M8 e M17
100%Não existe númerode protocolo
Documento produzido/recebido com registrode protocolo
M5 e M14
100%Dados insuficientespara coleta
Consulta/demanda sobre documentoproduzido/recebido, respondida
M3 e M7
100% FEF – 29%FEAGRI - 83%
Documentos produzidos registrados de forma completa e padronizadaM1
MetaDesempenho atualIndicador
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
FATORES DETERMINANTES PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO
� Parceria com o SIARQ
� Piloto do SIGAD
� Forte interação entre os membros da equipe
� Autonomia concedida pelos patrocinadores
� Compreensão da importância do projeto pelas Unidades
� Possibilidade de aplicar conhecimentos do PDG numa atividade prática
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
FATORES DETERMINANTES PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO
� Orientação e liderança das Coaching
� Divisão de tarefas entre gerentes e alunos GEPRO
� Período de férias durante a coleta de dados
� Dificuldade para compatibilizar rotina e tarefas do projeto
� Convivência e compartilhamento de experiências
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Fortalecimento e estreitamento das parcerias
IMPORTÂNCIA DO PROJETO
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Oportunidade de revisar e compartilhar normas de gestão de documentos existentes na Unicamp
� Alinhamento com a necessidade e expectativa daUniversidade com relação à gestão dos seusdocumentos
� Instrumentalização dos gerentes commecanismos para o gerenciamento do processo
IMPORTÂNCIA DO PROJETO
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
� Vinculação ao Planes/Unicamp: linhas 6.2, 12.3, 12.5
� Grande potencial de replicabilidade
� Otimização de recursos humanos e materiais
1) Estabelecer parceria com a Unidade/Órgão interessada, após a avaliação do projeto piloto, a ser implantado em setembro/2007
2) Validar os processos nas Unidades parceiras
3) Preparar o ambiente computacional
4) Capacitar pessoal de TI e usuários do Sistema
5) Implantar o projeto
COMO REPLICAR
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
Nossos agradecimentos especiais
Às coaching Mônica e Victória,pelo apoio técnico
À Cirlene, pelo apoio emocional
À PRDU e AFPU, pela oportunidade
À Beth e Filipe (FEF) Cidinha, Clóvis e Suzely (FEAGRI) e Cidinha Forti (SIARQ), colaboradores nas unidades
Aos nossos patrocinadores, pela confiança
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS