7/24/2019 Dicas - Comunicao via E-mail

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Comunicao no apenas o que transmitimos, mas principalmente o que o outroentende do que transmitimos!

fundamental atentar-se para alguns cuidados que facilitam a compreenso, ena comunicao virtual, no diferente. A forma como a pessoa escreve e enderea o e-mail, por exemplo, permite que o destinatrio interprete o interesse e o quanto ele importante para ela ou no.

Assim, seguir algumas regras de etiqueta (comportamento) ao escrever um e-mail

ampliar as possibilidades para estabelecer uma comunicao de verdade e no apenasus-lo como ferramenta para encaminhar com velocidade o que se pretende transmitir equipe, clientes ou fornecedores. Esses cuidados eliminaro ou, pelo menos, diminuiroas distores.

DICAS IMPORTANTES:

1.Como a linguagem escrita fria, no h as expresses faciais, sorrisos, tom de voz,

cada palavra deve ser escolhida a dedo para no gerar um mal entendido ou transmitirgrosseria. Nesse caso, se for para uma pessoa apenas, educado citar o nome de quemse enderea e o cumprimento. Ex: Sr. Pedro, bom dia! Isso faz com que a pessoa que lsinta a pessoalidade da mensagem e transmite uma certa simpatia. Em caso de e-mailsenviados para diversas pessoas, o ideal generalizar e no citar o nome de todos. Ex:Prezados Colaboradores, bom dia!

2.Evitar o uso de abreviaes, muito usadas na Internet, como: vc, tb, pq, e tambmevitar palavras com grafia "inventada" no mundo virtual como: naum, aki, etc, para eliminar

o risco de no ser compreendido ou mesmo mal interpretado. Para isso atente-se s

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regras de regncia verbal, nominal, concordncias, regra de acentuao grfica e a grafiacorreta das palavras;

3.No escrever com letras de caixa alta (tudo em letras maisculas): tem carteragressivo, d a impresso ao leitor que se est gritando com ele! Usar esse recursoapenas para escrever siglas. Ex. IBGE, IBAMA, etc. E tambm no usar apenas letrasminsculas,pois d a impresso de descaso ou mesmo de preguia;

4.Transmitir as ideias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dvidas quanto ao que

deseja dizer;

5.Manter a formalidade na escrita, mesmo entre colegas de trabalho mais prximos.Tudo o que se escreve est sendo registrado, essa mensagem pode ser encaminhadapara outras pessoas e ningum ir alterar o contedo da mensagem. Assim importanteevitar certos constrangimentos alm da desvalorizao profissional;

6.Indicar no campo Assuntoqual o tema a ser tratado: uma indicao clara nessa linhaajuda na recepo da mensagem. Ex: "Pauta Reunio da Diretoria"; "Tema doTreinamento"; "Solicitao de Visita". Colocar, por exemplo, apenas a palavra"informaes" no campo assunto, no ajuda em nada. Especifique claramente o contedo.Por exemplo: "Informaes_Novo Curso". D sempre referncias que realmente o leitorentenda o contexto do e-mail, evite portanto: URGENTE! IMPORTANTE! ou "Um minutodo seu tempo", que soa muito como propaganda. Tambm h como manter algumareferncia que identifique os e-mails da mesma pessoa. Ex: ##Contato; GBR_agenda.Essa atitude simples facilitar que o leitor encontre rapidamente os seus e-mails em suacaixa de entrada, pelo assunto;

7.No esquecer de enviar o anexo, quando o e-mail tiver este propsito;

8."Emotion"ou "smiley"(cones formados por parnteses, pontos, vrgulas e outros

smbolos do teclado, aquelas carinhas engraadinhas do tipo ) denotam emoes.Podem ser usados, mas apenas em e-mails para pessoas amigas, e no exageradamente,do contrrio a comunicao no ser atingida. Evite-os em e-mails profissionais;

9.Fazer sempre a verificao gramatical e ortogrfica do texto. muito desagradvelenviar e/ou receber mensagens cheias de erros;

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10. mais fcil entender uma expresso positiva do que uma negativa. Por exemplo:"Pode me telefonar qualquer dia, depois das 6 da tarde" funciona melhor do que "No

estou disponvel at depois das 6 da tarde";

11.Listas por tpicos leem melhor e causam mais impacto do que frases longas.Aoenviar um e-mail para esboar conhecimento sobre determinado assunto, melhor fazeruma lista ao invs de colocar tudo em uma frase ou pargrafo longo. Uma lista de tpicos mais fcil de ler e causar um impacto inicial maior;

12.Ao despedir-se bom que se use o "Atenciosamente", e pode-se usar tambm"Cordialmente", durante os primeiros contatos e "Abraos" j quando a relao est maisconstruda e prxima;

13.Conclua o e-mail com a sua assinatura (nome completo, telefone e o nome daempresa).

importante lembrar que todo profissional no pode agir como se quisesse se livrar dosproblemas ao enviar um e-mail. Precisa utilizar essa maravilhosa ferramenta de

comunicao a favor da agilidade da empresa e da prestao dos seus servios, fazendodeste canal um diferencial competitivo. Portanto, enviar e-mail, no quer dizer "agora oproblema seu" e sim "vamos trabalhar juntos".

Referncia:

http://www.bonde.com.br/?id_bonde=1-28--8-20080829