ESTADO DO MARANHÃO

SECRETARIA DE SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO

Diretriz Administrativa nº 01/2017 – DF (Solicitação e Concessão de Diárias)

São Luís Jul2017

APRESENTAÇÃO

A Diretoria de Finanças, com fulcro na lei estadual n. 4.175/80, Decretos nº

11.457/90, 28.862/13 e 31.290/15, tem a honra de apresentar aos gestores e

colaboradores das Unidades Gestoras da Polícia Militar do Maranhão, a presente

Diretriz Administrativa que trata das solicitações e concessões de diárias.

Este documento foi elaborado para suprir uma carência manifesta da gestão

pública no controle dos gastos com diárias. Por se tratar de uma necessidade de

todas as unidades orçamentárias, faz-se necessário uma padronização dos

procedimentos operacionais em todos eles, de modo a alcançarmos eficiência e

regularidade do gasto.

A presente Diretriz contém quatro partes integradas: (1) o mapa geral do

processo, no qual são definidos os atores e as tarefas a serem executadas; (2) as

rotinas operacionais, quando se define todas as etapas necessárias para execução

das tarefas; (3) a relação de modelos, quando necessários em alguma etapa; (4) os

checklists que devem ser seguidos, seja quando da juntada de documentos ou da

observância de requisitos.

Pretendemos capacitar todos envolvidos no processo, para desempenhar

suas atividades de acordo com essa metodologia de trabalho. Para isso,

realizaremos treinamentos e consultorias. Estamos de portas abertas aos gestores e

colaboradores, para todos os esclarecimentos necessários.

Cel QOPM Eduardo Antonio Batista Simplício

Diretor de Finanças da PMMA

Sumário

Apresentação ................................................................................................. 2

Mapa Geral do Processo ............................................................................... 5

I -Definição das Rotinas Operacionais ......................................................... 6

a. Motivação ................................................................................................6 b. Requisitar diárias (servidor). ................................................................. 6

c. Analisar o pedido de diárias (comandante da UPM). ............................ 7

d. Formalizar o processo (protocolo). ........................................................ 7 e. Autorizar a viagem (gestor). .................................................................. 7

f. Analisar a solução de atendimento à demanda (setor financeiro DF/3). 7

g. Providenciar a emissão da Nota de Empenho (setor financeiro DF/2)..8

h. Providenciar a liquidação da despesa (setor financeiro DF/2). ............ 8

i. Gerar a programação de desembolso PD (setor financeiro DF/2). ........ 8

j. Providenciar a prestação de contas de diárias (servidor). ..................... 8

l. : Analisar a prestação de contas da viagem (setor financeiro DF/3)........9

m. Providenciar a cobrança da restituição de diárias recebidas indevida- mente (setor financeiro DF/3)............................................................................................9

,

n. Restituir diárias recebidas indevidamente (servidor) ........................... ..9

o. Providenciar no caso de restituição de diárias (setor financeiro DF/2)..9

Apêndice I – Modelos ................................................................................... 10

Modelo 1 – Requisição de diárias ........................................................... 10

Modelo 2 – Requisição de diárias em equipe ......................................... 11

Modelo 3 – Ficha de cadastro de credor ................................................. 12

Modelo 4. Ficha de controle individual de diárias.................................... 13

Modelo 5 – Ofício solicitando autorização para deslocamento e pagamen- to de diárias ............................................................................................ 14

Modelo 6 – Quadro de informações orçamentárias ................................ 15

Modelo 7 – Relatório de viagem.............................................................. 16

Modelo 8 – Ofício solicitando restituição de diárias ................................ 17

Modelo 6. Valores de diárias ................................................................... 18

Apêndice II – Checklist ................................................................................ 19

Checklist 1 – Impossibilidade de receber diárias .................................... 19

Checklist 2 – Diárias pagas pela metade do valor .................................. 19

Checklist 3 – Comprovantes de viagem .................................................. 19

Checklist 4 – Situações de restituição de valores de diárias ................... 20

MAPA GERAL DO PROCESSO

I - DEFINIÇÃO DAS ROTINAS OPERACIONAIS As normas estabelecidas nesta Diretriz Administrativa referente ao pagamento

de diárias no âmbito da Polícia Militar do Maranhão - PMMA, definirão as competências

quanto a sua solicitação e concessão destas, dentro e fora do estado, para

deslocamentos de policiais militares, contratados e funcionários civis lotados na

corporação, em comprovada necessidade do serviço público.

a. Motivação - A concessão de diárias está diretamente ligada ao fator que justifique o

afastamento do servidor em objeto de serviço de interesse da corporação fora de sua

localidade onde tem exercício, definido em um planejamento prévio, tais como: Plano

de Operações, Notas de Instruções, Ordens de Serviços, encargos de Polícia

Judiciária, e outros eventos motivadores do seu deslocamento autorizados pelo senhor

Comandante Geral da PMMA, em nota devidamente publicada em Boletim Geral,

através do Sistema de Gerenciamento de Informações SGI; nos casos das UGE's do

interior e da capital, as notas de publicação do afastamento de seus policiais militares,

deverão ser publicada em Boletim Interno, obedecendo as mesmas normas aqui

consubstanciadas. No caso das diárias internacionais, os procedimentos serão

específicos após o Ato do Chefe do Executivo do Estado.

b. Requisitar diárias (servidor). 1.1 - Os pedidos de diárias devem ser corretamente preenchidos com os

elementos essenciais ao ato de concessão, quais sejam: a. – Nome do beneficiário,

onde constará CPF, telefone, banco, agência e número da conta bancária; b. -

Indicação dos locais de Origem e destino (Cidade e UF); c. - Descrição OBJETIVA do

serviço ou atividade a ser executada; d. - O período de afastamento (considerar o dia e

horário da partida e o dia e horário do retorno).

1.2 - Os formulários de pedidos de diárias podem ser devidamente

preenchidos no www.portaldoservidor.ma.gov.br/ (figura 1), no site www.pm.ma.gov.br,

ou em formulário padrão conforme modelo-1.

1.3 - No caso das viagens em equipe, com o mesmo objetivo, destino e

período, poderá ser feita uma requisição em conjunto, conforme modelo-2, contendo

assinatura da autoridade designante da equipe e do ordenador de despesas.

1.4 - Encaminhar o formulário de requisição de diárias em única via,

acompanhado do formulário de cadastro de credor conforme modelo-3, ao chefe

imediato para validação da necessidade e pertinência da viagem;

c. Analisar o pedido de diárias (comandante de UPM) - Checklist - 1

1.1 - Analisar o pedido observando se o servidor está devidamente

autorizado pelo seu comandante de UPM, ou designado por autoridade competente

em Nota publicada em Boletim Geral, de acordo com os critérios de necessidade e

oportunidade da viagem;

1.2 - Verificar se o servidor está apto a receber diárias, observando as

vedações dos art. 30º, § 1º e 35 da Lei 4.175/80, do art. 1º do Decreto 31.290/15;

1.3 - Controlar as concessões de diárias por servidor através de sistema

ou ficha individualizada, e integrante de cada processo de pagamento, conforme

modelo-4, afim de não exceder o limite previsto no art. 1º do Dec. 31.290;

1.4 - Definir as diárias que serão pagas pela metade, nos casos previstos

no parágrafo 2º, do art. 2º do Decreto nº 22.985 de março de 2007- Checklist -2

1.5 - Elaborar ofício ao Comandante Geral (Ordenador de despesa),

justificando a necessidade e oportunidade do deslocamento do servidor ou tropa a

seguir viagem, conforme modelo-5.

1.6 - Uma vez de posse de todos os documentos descritos, apensá-los e

enviá-los em via única ao protocolo no mínimo vinte dias anterior ao afastamento,

para ser formalizado o processo que dará origem à referida despesa.

d. Formalizar o processo (protocolo).

1.1 - Cabe a autuação do processo à Ajudância Geral da PMMA, e nas

UGE's o P/1 das respectivas UPM's, que de posse das documentações fará o

cadastramento do bojo processual no http://eprocessos.ma.gov.br.

1.2 - Encaminhar o processo para o Ordenador de Despesas, para

análise da possibilidade de atendimento da demanda.

e. Autorizar a viagem (gestor).

1.1 - Analisar a necessidade, oportunidade e disponibilidade de recursos

para a viagem, autoriza e encaminha o processo ao financeiro;

1.2 - Não havendo concordância, determinar o arquivamento do processo

e comunicar ao comandante do interessado, ou à parte motivadora do afastamento.

f. Analisar a solução de atendimento à demanda (setor financeiro DF/3).

1.1 - Recebe e analisa o processo, enumera as páginas verificando se

atende as exigências previstas quanto às normas para a concessão de diárias.

1.2 - Verificar na contabilidade a existência de dotação orçamentária e

financeira observando a dotação própria;

1.3 - Preencher o quadro de informações orçamentárias, conforme modelo-6; 1.4 - Despacho do Diretor de Finanças autorizando o empenho da despesa.

g. Providenciar a emissão da Nota de Empenho (setor financeiro DF/2).

1.1 - Emitir a Nota de Empenho (NE);

1.2 - Juntar a NE ao processo obedecendo a sequencia cronológica e

numérica;

1.3 - Colher assinatura do Ordenador de Despesas na NE;

h. Providenciar a liquidação da despesa (setor financeiro DF/2).

1.1 - Liquidar a despesa contabilmente;

1.2 - Despachar o processo para saneamento de eventuais falhas,

conforme tarefa analisada.

i. Gerar a programação de desembolso PD (setor financeiro DF/2).

1.1 - Gerar a programação de desembolso (PD) contabilmente.

1.2 - Executar a PD contabilmente;

1.3 - Juntar a Ordem Bancária (OB) ao processo, obedecendo a

sequencia cronológica e numérica;

1.4 - Imprimir a relação das ordens bancárias externas em duas vias;

1.5 - Colher as assinaturas do gestores para autorização do pagamento

junto ao banco.

1.6 - Enviar a relação Relação Externa (RE) ao banco para processar

pagamento.

1.7 - Remeter o processo para o DF/3 para arquivamento, e aguardo do

relatório e seus documentos comprobatórios de viagem quando for o caso.

j. Providenciar a prestação de contas de diárias (servidor).

1.1 - Elaborar o relatório de viagem, conforme modelo-7;

1.2 - Juntar os documentos comprobatórios da viagem ao relatório, tais

como bilhete de embarque nos casos de viagens aéreas.

1.3 - Submeter o relatório de viagem ao gerente/chefe imediato para

atestar a realização da viagem com assinatura/carimbo;

1.4 - Encaminhar ao setor financeiro (DF/3) a documentação e relatório

da viagem para o término do ciclo da concessão de diárias.

l. Analisar os documentos comprobatórios de viagem e arquivo (setor financeiro DF/3) - Checklist -3. 1.1 - Juntar o relatório de viagem e os documentos comprobatórios ao

processo de concessão de diárias, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;

1.2 - Conferir as assinaturas e carimbos das autorizações e validações da

viagem;

1.3 - Arquivar o processo, em caso de regularidade do gasto;

1.4 - Caso não seja comprovada a viagem adequadamente, conforme as

normas, dar continuidade ao processo quanto à cobrança da restituição dos valores.

m. Providenciar a cobrança da restituição de diárias recebidas indevidamente (setor financeiro DF/3) - Checklist -4.

1.1 - Notificar o servidor de ofício para que proceda a devolução dos

valores recebidos em excesso ou indevidamente, conforme modelo-8, nos casos de

não conformidade da viagem com a autorização.

n. Restituir diárias recebidas indevidamente (servidor)

1.1- Depositar o valor apurado no Banco do Brasil na conta específica "C"

do órgão;

1.2 - Entregar o comprovante de depósito ao setor financeiro (DF/3).

1.3 - Juntar o comprovante de depósito do servidor ao processo de

concessão de diárias, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;

o. Providências no caso de restituição de diárias (setor financeiro DF/2).

1.1 - Conferir o crédito na conta específica do órgão, de acordo com o valor devido; 1.2 - Fazer a GR e OBT (Ordem Bancária de Transferência) intra SIAFEM, 1.3 - Anular contabilmente intra SIAFEM, a liquidação da despesa (NL); 1.4 - Anular contabilmente intra SIAFEM, o empenho da despesa (NE); 1.5 - Conferir se o valor da anulação foi lançado contabilmente no SIAFEM; 1.6 - Colher assinatura do gestor na anulação do empenho; 1.7 - Fazer juntada das anulações ao processo, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;

1.8 - Enviar ao DF/3 para arquivamento do processo.

ESTADO DO MARANHÃO POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS

DADOS PESSOAIS

NOME DO COMPLETO DO PROPONENTE

MATRÍCULA

104596

CARGO

FUNÇÃO/EMPREGO

NOME DO COMPLETO DO SERVIDOR

MATRÍCULA

RG (N° E ÓRGÃO EXPEDIDOR)

CPF

AGÊNCIA

CONTA CORRENTE

LOTAÇÃO (NOME DO ÓRGÃO)

POLÍCIA MILITAR

UNIDADE DE EXERCÍCIO

CARGO

FUNÇÃO/EMPREGO

OBJETIVO DO SERVIÇO A SER REALIZADO

LOCAL ONDE O SERVIÇO SERÁ REALIZADO

DIÁRIAS

QUANTIDADE (S) VALOR UNITÁRIO DA DIÁRIA (R$)

TOTAL DAS DIÁRIAS (R$)

PERÍODO PROVÁVEL DO AFASTAMENTO:

EMPENHO ___________________________

DATA

CONCEDO E AUTORIZO A(S) DIÁRIAS(S) _____________________________________________

ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA

PASSAGEM: AÉREA ( )

SAÍDA DATA HORÁRIO: RETORNO: DATA HORÁRIO

TRECHO VÔO CÓDIGO DE RESERVA_________________

DATA

CONCEDO E AUTORIZO O DESLOCAMENTO _____________________________________________

ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA

PASSAGEM: RODOVIÁRIA ( )

SAÍDA DATA / / HORÁRIO:_______RETORNO: DATA / / HORÁRIO______

DATA _____/ ______ / ______

CONCEDO E AUTORIZO O DESLOCAMENTO _____________________________________________

ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA

APÊNDICE I – MODELOS

Modelo 1 – Requisição de diárias

Modelo 2 – Requisição de diárias em equipe

REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS/EQUIPE

ESTADO DO MARANHÃO

POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS EM EQUIPE

POSTO/GRAD NOME CPF QTD VALOR

UNITÁRIO VALOR TOTAL

DESTINO

PERÍODO VALOR TOTAL DAS DIÁRIAS: R$

OBJETIVO DA VIAGEM:

SÃO LUÍS (MA), ____/____/________

_____________________________________ AUTORIDADE DESIGNANTE

SÃO LUÍS (MA), ____/____/________

____________________________________ ORDENADOR DE DESPESA

Modelo 3 – Formulário de cadastro de credor

FICHA DE CADASTRO DE CREDOR

DADOS PESSOAIS

NOME: _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________; MATRÍCULA: ____________________; CPF:_____________________________; ENDEREÇO: __________________________________________________________; CIDADE:_________________________; TELEFONE: (____)___________________; DADOS BANCÁRIOS:

BANCO: ________________________________; AGÊNCIA: ______________________________; CONTA CORRENTE: _____________________;

________________________________________________ ASSINATURA DO CREDOR

Modelo 4. Ficha de controle individual de diárias

CABEÇALHO DA OPM

NOME SERVIDOR___________________________________________________________

MATRÍCULA: _____________ CPF: _____________________ LOTAÇÃO_______________

FICHA DE CONTROLE INDIVIDUAL DE DIÁRIAS

DADOS DA VIAGEM

BG Nº PROCESSO Nº TRAJETO PERÍODO QTD DIÁRIAS

TOTAL

SÃO LUÍS- MA, _____/______/________

___________________________________________ RESPONSÁVEL PELA INFORMAÇÃO1

1: Cmt da OPM;

P/1 ou Chefe da Seção Adm.

Modelo 5 – Ofício de requisição de diárias

São Luís - MA, 11 de julho de 2017.

Ofício nº 094/2017 – CCG/AjG

Do Cap QOPM Fulano de Tal

Ao Sr Cel. QOPM CMT Geral

Assunto: Solicitação

PROTOCOLO: 818303-2017

Senhor Comandante Geral,

1. Solicito providencias para a liberação de XX(.......) diárias,

para..(nome).....................,(CPF)...........matrícula...., a fim de

participar..........(evento) em ..............(local), no período

de..........(justificativa)............., conforme documentação em anexo;

2. Desta forma, submete-se o processo a Vossa Senhoria, para

autorização da referida despesa.

.

Cap QOPM Fulano de Tal

Cmt da CCG/AjG

Modelo 6 – Quadro de informações orçamentárias

QUADRO DE INFORMAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS

O Quadro abaixo contém informações orçamentárias necessárias à autorização do processo

de despesa n. _______/___________

Unidade Orçamentária

Função

Subfunção

Programa

Projeto Atividade

Fonte de Recursos

Natureza(Código) da Despesa

Valor Inicial da Dotação Orçamentária

Valor da Despesa

Saldo Atual da Dotação

São Luís (MA), ______/______________________/____________

Funcionário Responsável

ESTADO DO MARANHÃO

SECRETARIA DE ESTADO DE SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO

AJUDÂNCIA GERAL

RELATORIO DE VIAGEM (DEVERÁ SER ENVIADO AO AJUDANTE GERAL)

AO SR(A): AJUDANTE GERAL DA PMMA

FUNÇÃO/CARGO: CEL QOPM

1. DADOS DO(A) SOLICITANTE: NOME:

POSTO/GRADUAÇÃO:

OPM:

FUNÇÃO/CARGO:

CPF:

LOTAÇÃO:

FONE:

ENDEREÇO:

EMAIL:

WHATSAPP:

2. DADOS DO AFASTAMENTO: DOC ORIGEM:

PUBLICAÇÃO EM BG.

DATA SAÍDA:

DESTINO:

TIPO DE TRANSPORTE:

VÔO/EMPRESA (AÉREA OU TERRESTRE)

DATA DE RETORNO:

DESTINO:

TIPO DE TRANSPORTE:

- VÔO/EMPRESA (AÉREA OU TERRESTRE)

- MOTIVO:

3. RELATO DO EVENTO TIPO DO EVENTO:

TEMA:

LOCAL:

DATA: (INICIO E TÉRMINO)

ASSUNTOS:

OBSERVAÇÃO: O Policial Militar e/ou dependentes deverá apresentar no prazo máximo de cinco dias, contado da data de retorno à sede

originária do serviço, este RELATÓRIO devidamente preenchido com o original ou cópias dos canhotos dos cartões de embarque ou outros

meios admissíveis que comprovem a viagem, (chek-in, ou declaração fornecida pela empresa de transporte) visando à composição do

processo de PRESTAÇÃO DE CONTAS.

____________________________________

Local e data

______________________________________

Assinatura

Modelo 7 – Relatório de viagem

Modelo 8 – Ofício solicitando restituição de diárias

São Luís - MA, 11 de julho de 2017.

Ofício nº 094/2017 – DF

Do Cel QOPM Diretor de Finanças

Ao Maj QOPM Fulano de Tal

Assunto: Solicitação de restituição

de diárias

PROTOCOLO: 818303-2017

Senhor Major,

Solicito a V. Sa. que providencie a restituição das diárias não

utilizadas dentro do prazo legal de 05(cinco ) dias conforme art. 5º do

Decreto n. 22.985/2007, através de depósito no Banco do Brasil na conta

específica C do órgão (Ag. ......... – Setor Público, conta –

...............), referente ao valor das diárias não utilizadas.

.

Cel QOPM Eduardo Antonio Batista Simplício

Diretor de Finanças

Modelo 6. Valores de diárias

Anexo I do Decreto Estadual 28.862/13.

APÊNDICE II – CHECKLIST

Checklist 1 _ Impossibilidade de receber diárias

(_) a inativo, pensionista, estagiário, empregados de empresas de

terceirização ou a qualquer pessoa que não integre os quadros de pessoal do

Estado exceto os colaboradores eventuais (art. 2., §2. do referido decreto);

(_) durante afastamentos, licenças, férias ou qualquer período em que não

haja efetiva prestação de serviço;

(_) quando o deslocamento ocorrer dentro do mesmo município;

(_) quando o deslocamento temporário não acarretar despesa de alimentação

ou hospedagem;

(_) nos casos em que o deslocamento da sede constituir exigência

permanente do cargo ou emprego público.

(_) o total das diárias por servidor, não poderá exceder de 60 (sessenta) por

ano, salvo em casos especiais, previamente autorizados pelo Secretário de Estado

de Planejamento (art.1. do Decreto n. 31.290/2015).

(_) falta de comprovação do deslocamento no prazo de até 05(cinco) dias

úteis contados do termino do período de afastamento (da última diária recebida).

Checklist 2 – Diárias pagas pela metade do valor

(_) quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede de serviço;

(_) no dia do retorno à sede;

(_)) quando o serviço se realizar em cidade contígua à localidade em que tenha exercício; (_)quando fornecido alojamento ou outra forma de pousada por qualquer outro órgão da administração pública;

Checklist 3 – Comprovantes de viagem

(_) bilhete de passagem, cartão de embarque, ou congênere; ou

(_) copia de certificado de participação em evento (_) o servidor deve preencher e assinar o formulário do Relatório de Viagem

com os dados exigidos bem como, o relato detalhado da viagem.

Checklist 4 – Situações de restituição de valores de diárias

(_) Não se afastou da sede, devolução integral;

(_) Recebeu indevidamente;

(_) Retornou antes do prazo previsto, devolução proporcional;