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DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE AGOSTO DE 2014
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DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE
AGOSTO DE 2014
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Sumário
Apresentação ......................................................................................................................................... 3
Conservação preventiva .................................................................................................................... 3
Fatores que contribuem para a deterioração ........................................................................... 4
Acondicionamento............................................................................................................................... 8
A higienização dos documentos e dos móveis .......................................................................... 9
Diagnóstico para conservação preventiva .............................................................................. 10
Restauração e desinfestação de documentos ...................................................................... 122
Digitalização ...................................................................................................................................... 133
Preservação digital ......................................................................................................................... 143
Considerações finais ...................................................................................................................... 144
REFERÊNCIAS .................................................................................................................................. 155
ANEXO........................................................................................................................................................17
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PAÇO DO FREVO
GERÊNCIA DE CONTEÚDO NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO E PESQUISA
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E PESQUISA MAESTRO GUERRA-PEIXE DIRETRIZES PARA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DO CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE
1. Apresentação
O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe é um espaço
reservado às coleções de documentos relacionados ao Frevo e ao seu universo, que
mantém sob sua guarda materiais de naturezas distintas em torno desta temática.
Para que este acervo permaneça em boas condições de uso ao longo do tempo, o
Centro de Documentação e Memória elaborou diretrizes para orientar as ações de
conservação preventiva na intensão de reduzir potencialmente a degradação dos
documentos em razão da ação humana e da natureza.
A finalidade destas diretrizes é nortear as ações em torno de práticas de
conservação preventiva, no intuito de contribuir para a preservação do suporte
físico e, principalmente, seu conteúdo informacional. Embora não seja possível
eliminar totalmente o processo de degradação, as ações de conservação podem
reduzir os riscos consideravelmente.
O acompanhamento das condições do acervo através da avaliação periódica
realizada pelos componentes da equipe do Centro de Documentação e Memória
Maestro Guerra-Peixe e, quando possível, com o apoio técnico de profissionais na
área de conservação e restauro, irá contribuir com a preservação das coleções.
Além disto, esta avaliação irá contribuir com a própria atualização deste manual,
quando necessário.
2. Conservação preventiva
Os procedimentos voltados à conservação preventiva são ações realizadas
permanentemente para reduzir a deterioração natural dos documentos, com o
propósito de prolongar sua vida através do controle de fatores presentes no
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ambiente no qual o acervo está localizado e aonde os documentos circulam. A
conservação preventiva visa à preservação do acervo como um todo.
O acervo do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe é
constituído por materiais de naturezas diversas, tais como documentos
bibliográficos, música impressa, documentos digitais, documentos iconográficos,
documentos hemerográficos e documentos arquivísticos. Para cada tipologia
documental, haverá recomendações específicas para seu acondicionamento e
tratamento.
Buscando identificar os procedimentos de conservação mais adequados em
relação às ações da natureza e do homem, apresentam-se aqui algumas noções
sobre os agentes que podem ocasionar a deterioração e, em seguida, são exibidas
recomendações diretas acerca do uso, higienização e acondicionamento dos
documentos.
3. Fatores que contribuem para a deterioração
O desgaste dos documentos em seus variados suportes acontece
naturalmente, pois o manuseio e o conjunto de fatores internos e externos
oferecem riscos para os documentos. É preciso tomar conhecimento, portanto, dos
agentes que podem influenciar direta ou indiretamente a degradação do suporte
físico dos documentos e minimizar suas ações. São fatores que contribuem para
degradação:
I - Agentes ambientais: Clima, Temperatura, Umidade Relativa do Ar, incidência de
luminosidade;
II - Agentes Químicos: Poluição atmosférica;
III - Agentes Biológicos: Fungos, Insetos e Roedores;
IV - Agentes Humanos: Manuseio.
V - As composições químicas do material podem agir por meio das mudanças
ambientais como: clima, temperatura, umidade do ar e luminosidade. Esses
agentes podem favorecer, inclusive, a presença de outros. Controlá-los é uma
maneira de preservar os documentos.
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3.1 Ambientais
I - Umidade relativa do ar: O Recife tem clima tropical e a umidade relativa
do ar (U.R.), em média, é de 73%1. Isto se dá pela proximidade do mar e pelo alto
índice pluviométrico. A alta umidade relativa do ar, juntamente com os poluentes e
a maresia, criam ambientes propícios para o desenvolvimento de microrganismos
nos suportes informacionais.
Recomendações:
Para minimizar as ações decorrentes da alta umidade, recomenda-se uso de
desumidificador de ambiente, mantendo a umidade do ar em torno de 40 a 60%. É
indicado manter as janelas sempre fechadas, realizar limpeza periódica dos móveis
e documentos com técnicas específicas, para que os danos possam ser
minimizados, em função da redução de partículas de água no ar. Manter termo
higrômetro no ambiente para acompanhar a variação e temperatura e umidade
relativa do ar.
II - Temperatura: O Centro de Documentação e Memória faz uso de
aparelhos de ar-condicionado, porém eles são desligados ao final do expediente e
aos finais de semana. A temperatura externa mínima é 22° e a máxima, 27°, sendo
a média 25°. A temperatura interna varia de 21° (ar refrigerado) a 29° (ambiente).
Recomendações:
Recomenda-se manter a temperatura interna entre 21° e 22°, propiciando
um ambiente adequado a favorecer as condições ideais para a conservação dos
documentos. Manter termo higrômetro no ambiente para acompanhar a variação e
temperatura e umidade relativa do ar.
1 Os dados e recomendações foram obtidos através de uma análise realizada no Centro de
Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe, onde foram observadas temperatura,
luminosidade e umidade relativa do ar utilizando os aparelhos data logger e luxímetro. O estudo foi
realizado pela aluna Tatiana Coelho, do curso de Museologia, através de parceria entre o Paço do
Frevo (onde a aluna é estagiária do Educativo) e o professor Bruno Melo de Araújo, do
Departamento de Antropologia e Museologia da UFPE, no período de 10/07 a 18/07/2014. O
trabalho é resultado do relatório de estágio da disciplina Estágio Supervisionado I.
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III - Luz: A incidência de iluminação excessiva pode causar amarelamento,
perda da cor, deixar os documentos quebradiços, causando danos irreversíveis aos
documentos. No Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe foi
observado que a iluminação está acima da recomendada. A luminosidade variou
entre 1. 293 lux a 4. 539 lux.
Recomendações:
Recomenda-se reduzir a iluminação natural com cortinas, persianas ou
películas nas janelas, evitando diminuir a incidência da luz do sol. Usar filtros
especiais que barram a entrada de radiação ultravioleta, inclusive nas lâmpadas.
Recomenda-se manter a luminosidade entre 5 a 50 lux.
3.2 Agentes químicos
I - Poluição: são elementos sólidos ou gasosos presentes no ar que podem
gerar algum dano ao documento e à saúde das pessoas. São exemplos: cinzas,
gases, fumaças, poeira.
Recomendações:
Deixar janelas e portas sempre fechadas e realizar higienização periódica. Na
dedetização, dar preferência a veneno em gel ou líquido.
3.3 Agentes biológicos
I - Insetos: Traças, baratas, cupins, brocas e piolhos encontram em meio aos
documentos, ambiente favorável para reprodução. Eles se atraem por ambientes
sujos, escuros, quentes e úmidos, se alimentam de substâncias que compõem
certos tipos de documentos, como a celulose, elemento o qual o papel é
constituído, por exemplo. Também se alimentam de micro-organismos. A barata
geralmente se aloja em instalações hidráulicas e elétricas e podem ser atraídas por
restos de alimentos.
Recomendações:
Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir
bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do
7
acervo qualquer material que estiver contaminado para análise e desinfestação.
Realizar dedetização periódica.
II - Microrganismos: Fungos e bactérias podem se chamar também de mofo,
ou bolor. As bactérias formam colônias de difícil remoção. Esses microrganismos
se desenvolvem mais facilmente por meio de elevadas temperatura e umidade
relativa do ar (U.R.). Alimentam-se da celulose e outras substâncias, deixam
resquícios, gerando manchas nos documentos e muitas vezes se torna impossível
recuperar a informação do suporte.
Recomendações:
Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir
bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do
acervo algum material que estiver contaminado. Realizar dedetização periódica e
manter umidade relativa do ar de acordo com as recomendações anteriormente
expostas.
III - Roedores: Os ratos geralmente se sentem atraídos por restos de
alimentos ou por outros animais.
Recomendações:
Não ingerir alimentos no Centro de Documentação e Memória, consumir
bebidas distante de documentos, realizar higienização periódica e remover do
acervo qualquer material que estiver contaminado para análise e desinfestação.
Realizar dedetização periódica.
3.4 Agentes humanos
Manuseio e acondicionamento inadequado: Naturalmente, o uso provoca o
desgaste dos documentos pela gordura e suor das mãos. O manuseio e guarda
inadequada dos documentos pela equipe do Centro de Documentação e Memória e
pelos usuários poderá danificá-lo. Ocasionar quedas, forçar a abertura das
encadernações, ocasionar acidentes e outras ações sem cuidado acarretam em
danos ao suporte.
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Recomendações:
Ao manusear, ter cuidado em segurar sempre com as duas mãos. Ao colocar
ou retirar materiais de caixas ou estantes, não puxá-los pelas bordas, pegar sempre
pelo meio e com as mãos limpas. Usar escada para retirar ou colocar documentos
em prateleiras altas. Ao abrir qualquer material impresso, não fazer de forma
exagerada, não apoiar cotovelos e nem fazer uso de saliva para passar páginas.
Não colocar número maior de documentos do que a prateleira, caixa ou arquivo
suporta. Não ingerir alimentos perto destes materiais. Nos materiais em suporte
digital, evitar ingerir alimentos e manusear com mãos sujas.
3.4.1. Etiquetagem:
A maneira ideal para identificar cada documento é colocando as etiquetas em
seus invólucros, no entanto, não será possível confeccionar capas para todos os
suportes de documentos. Assim, as etiquetas devem ser postas nas lombadas dos
livros e revistas, a um centímetro de sua borda inferior. Identificar coleções de
revistas por meio de etiquetas afixadas nas caixas de periódicos. Fazer uso das
etiquetas em sacos plásticos, caixas, invólucros, envelopes ou capas de proteção
para identificar documentos soltos. Caso necessite de identificação no próprio
documento, fazer uso de lápis 2B, levemente.
4. Acondicionamento
É preciso considerar para a forma como os documentos serão armazenados
nas estantes, nos armários, em mapotecas ou em arquivos. Cada coleção, conforme
sua tipologia deverá estar bem acondicionada, para que sua guarda adequada
permita proteger os documentos de possíveis agentes externos ou danos causados
por mau acondicionamento.
Recomendações:
Recomenda-se guardar documentos afastados das paredes, permitindo boa
circulação de ar entre eles. Além disto, os documentos abaixo serão guardados das
seguintes formas:
I - Livros, anuários, boletins impressos, serão reunidos na posição vertical, de
maneira que sua lombada fique à mostra, utilizando apoio de bibliocantos. De
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preferência, agrupar documentos de mesmo tamanho. Documentos de dimensões
maiores, acondicionar de modo horizontal, nas estantes, empilhados em, no
máximo, 2 (dois) exemplares. Observar se a altura da prateleira comporta as
dimensões dos documentos, sem forçá-los;
II - Revistas serão agrupadas em porta-revistas (caixas bibliográficas), na
posição vertical;
III - Materiais que compõe a memória institucional do Paço do Frevo deverão
ser acomodados conforme sua tipologia documental e agrupados com sua coleção
em pastas ou caixas-arquivo;
IV - Para as fotografias, gravuras, partituras impressas e soltas, manuscritos
ou recortes, propõe-se acomodá-los em plásticos em polietileno ou polipropileno
(pastas plásticas transparentes), envelopes, ou caixas apropriadas, na posição
horizontal, nas mapotecas. Guardar documentos envoltos em papel neutro.
V - Cartazes, gravuras, fotografias em dimensões maiores, deverão ser
acondicionados horizontalmente, envoltos em papel neutro.
VI - Os CDs e DVDs também serão acomodados nas mapotecas ou estantes,
em suas caixas ou envelopes;
VII - HDs serão armazenados nos armários.
5. A higienização dos documentos e dos móveis
A higienização dos livros e das estantes propicia condições de prolongar sua
vida útil, pois as sujidades acumuladas ao longo do tempo podem causar danos
irreversíveis aos documentos. Igualmente importante à atividade de higienização,
é o cuidado ao realizar esse procedimento, pois quando executado de modo
inadequado, também poder ser gerador de danos.
Recomendações:
A higienização deverá ser realizada sempre que necessário. Primeiramente, o
ambiente no qual o acervo se localiza deverá estar permanentemente limpo, visto
que a poeira e outros agentes que se acumulam no chão são também depositados
nos documentos e prateleiras.
Os móveis de aço deverão ser limpos com pano úmido com uma medida de
água (50%) e outra de álcool (50%), seguido de pano seco (flanela). Os
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documentos só deverão voltar para as estantes ou armários quando o móvel
estiver completamente seco. Os livros, revistas, partituras, boletins, anuários e
fotografias deverão ser higienizados com pano seco ou trincha macia,
delicadamente, iniciando a remoção dos documentos pela parte superior da
estante ou da gaveta, fazendo uso de escada. Para realizar a higienização, colocar
os documentos em cima de uma mesa limpa, e evitar que as sujidades passem de
um documento para outro. Higienizar passando a trincha delicadamente na parte
de dentro do documento nas partes externas das folhas e pano seco nas capas e
invólucros, direcionando a sujeira para o lado contrário da pessoa que estiver
fazendo a higienização.
Capas de CDs e DVDs serão higienizadas com pano seco (flanela) ou trincha.
O próprio disco, com pano seco apropriado para este fim. Todos os cuidados
deverão ser tomados para que não ocorra nenhum dano no processo de
higienização.
6. Diagnóstico para conservação preventiva
Anualmente será executada a avaliação do acervo, prevista na Política de
Desenvolvimento de Coleções do Centro de Documentação e Pesquisa Maestro
Guerra-Peixe. Nessa atividade, será verificada a conformidade dos documentos à
temática proposta, seu estado de conservação, os cuidados no acondicionamento,
segurança e controle de fatores ambientais e físicos. Essa análise deverá ser
realizada anualmente, mas poderá se efetivar em diferentes períodos, sempre que
necessário.
A avaliação de coleções possibilita analisar as condições as quais os
documentos se encontram naquele momento do diagnóstico. A atividade pode
auxiliar no planejamento de mudanças estratégicas no modo de acondicioná-los ou
manuseá-los, prever modificações no ambiente, temperatura, umidade relativa do
ar, com a finalidade de se aproximar das condições ideais para sua guarda, tendo
em vista sua preservação.
Para isto, será adotado um modelo de avaliação para salvaguarda de acervos,
baseado no livro Parâmetros para a Conservação de Acervos, da Série Roteiros
Práticos, n. 5, traduzido pela USP, Universidade de São Paulo (PARÂMETROS,
11
2014). São questionários para avaliação das condições ambientais, de segurança,
armazenamento, conservação, entre outros itens. Apresentam-se em anexo as
fichas a serem utilizadas para avaliação, baseadas no livro e adaptadas à realidade
do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe.
Recomenda-se, além disto, consultar um técnico em conservação na etapa de
análise dos dados da avaliação anual, com a finalidade de propor possíveis
mudanças, se necessário.
6.2 Diagnósticos de segurança
Neste diagnóstico, observam-se condições de segurança por meio da
instalação de extintores de incêndio e detectores de fumaça, como estratégias para
salvar o acervo em uma situação de emergência. Estes cuidados para contenção de
incêndios possibilita a ação imediata, evitando a proliferação do fogo rapidamente.
Ao longo da história, a destruição de museus e de suas coleções tem sido
recorrente em razão da ausência de projetos de segurança contra incêndios. Tais
recomendações ocasionam a detecção do problema e a contenção instantânea,
evitando maiores perdas.
Recomendações:
É aconselhada a realização de inspeções periódicas através de Corpo de
Bombeiros e instalação de sistemas de segurança, tais como: extintores de espuma,
ou à base de produtos halogenados (não deixam resíduos) ou água pressurizada
(vaporizada), e a possível instalação de chuveiros automáticos (sprinklers), para
proteção do acervo, pois possuem elementos de fácil combustão. Para a proteção
de materiais elétricos, é indicado uso de extintores de pó químico seco ou de
dióxido de carbono. Acionar a equipe de operações ao observar fios expostos ou
qualquer outro problema elétrico. Observar a periodicidade da manutenção dos
equipamentos de segurança.
6.3 Diagnósticos dos documentos
Ao detectar algum material danificado através da avaliação anual ou mesmo
na rotina diária, é necessária a separação do material do restante do acervo, para
que seja avaliado detalhadamente. Recomenda-se que seja preenchida uma ficha
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de avaliação para cada documento que apresente algum de dano ou que seja
identificada a necessidade de obter algum cuidado especial. Registra-se a história
dos diagnósticos, procedimentos de intervenções de pequenos reparos ou
restauração os quais os suportes físicos sofreram. Apresenta-se em anexo o
modelo de ficha de avaliação para documentos danificados ou infestados.
Dessa forma, haverá possibilidade de, ao longo do tempo, avaliar as
intervenções pelas quais o documento passou. A ficha de avaliação pode sofrer
adaptação de seu conteúdo, conforme necessidade de aprofundamento e
detalhamento das informações.
Recomendações:
Ao preencher a ficha de diagnóstico de documentos, a equipe do Centro de
Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe encaminhará o material para que
receba seu devido cuidado. Caso não seja possível determinar que procedimento
tomar em relação ao documento danificado, torna-se necessária a avaliação do
técnico em conservação, para que se recomende a forma mais adequada à sua
necessidade, caso esteja danificado ou infestado.
7. Restauração e desinfestação de documentos
Quando é percebido algum dano ao suporte físico do documento, é prudente
tratá-lo com maior atenção para que não apresente avanço no processo de
desgaste e comprometa o aproveitamento de seu conteúdo.
Restaurações são ações de reparos em documentos que já apresentam algum
dano físico ou deterioração adquiridos através do uso. Estes documentos não
podem continuar sendo manuseados livremente pelo risco de sofrerem um dano
maior. A restauração visa o tratamento para cada item do acervo, através de
intervenções com uso de técnicas de reparos maiores.
A partir das informações obtidas na atividade de avaliação de documentos
para análise das condições físicas, será possível identificar que tipo de tratamento
cada documento necessitará receber.
Recomendações:
Documentos que estiverem danificados devem ser separados e enviados para
serem restaurados. Os procedimentos de restauro devem ser realizados por
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profissional capacitado, com domínio sobre as técnicas utilizadas. Devem ser
respeitadas as integridades histórica, física e estética do documento. No caso de
documentos armazenados em meios digitais que apresentarem algum dano,
transferir imediatamente seu conteúdo para um novo suporte, uma nova mídia.
Cada intervenção de reparo ou restauro, as informações devem ser
incluídas na ficha de avaliação do documento. É importante salientar que a ação de
restauração de documentos deve ser realizada apenas excepcionalmente, pois a
conservação deve ser a primeira opção.
Nos documentos infestados, mantê-los isolados até obter avaliação do
conservador ou restaurador. Submeter ao conservador para análise e
encaminhamento para o tratamento adequado. No caso de infestação geral do
acervo, é recomendada a contratação de empresa especialista em dedetização para
pragas de insetos para lidar com o problema de forma profissional. Se possível, o
técnico em conservação deverá acompanhar o processo.
8. Digitalização
É o processo de conversão dos documentos que estão no formato impresso
para o formato digital. A digitalização de documentos raros ou em mau estado de
conservação é uma maneira de disponibilizar suas informações em meio digital
para que seu suporte original seja preservado. Assim, é importante perceber que a
intensão é realizar a transferência de suporte para que o conteúdo do documento
seja preservado.
Recomendações:
A digitalização deve ser feita uma única vez visando a preservação do
documento físico. Deve ser usada resolução de 300 dpi (pontos por polegada) para
imagens, pois é uma resolução razoável para visualização, reprodução simples e
armazenamento. As imagens podem ser digitalizadas em formato JPEG e
armazenadas em formato TIFF. No caso da digitalização de textos, recomenda-se
fazer em PDF. Armazenar imagens e demais documentos no servidor do Paço do
Frevo.
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9. Preservação digital
A vantagem da digitalização, além de preservar documentos originalmente
gerados em outros meios ou documentos que já nascem em formato digital, é dar
suporte às pesquisas através de seu acesso sem que o pesquisador necessite estar
presente no Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe.
Documentos em suportes magnéticos sofrem as mesmas ameaças e precisam
ser preservados igualmente, como qualquer outro tipo de suporte. Os cuidados de
armazenamento, uso e higienização devem ser obedecidos, tais quais as
recomendações anteriores.
Recomendações
Os documentos do Centro de Documentação serão armazenados no servidor
do Paço do Frevo. Porém quando não for possível esse tipo de armazenamento,
recomenda-se o uso de CDs, HDs e DVDs, preocupando-se sempre com a
possibilidade da obsolescência do meio e a migração de mídia. Utilizar como aliado
desse processo, o sistema Alexandria Online ou sistema equivalente, inserindo
nesse instrumento os documentos digitalizados para que sejam utilizados pelos
usuários. Relatar todo processo de digitalização ou criação do documento digital,
para que se documente o histórico do material, garantindo a permanência das
informações neles contidas, sua reprodução ou transferência de mídia, com maior
qualidade. Manter cópias de segurança.
10. Considerações finais
As ações de conservação preventiva tem grande importância na manutenção
da atenção nos cuidados do tratamento de cada documento e do acervo como um
todo. Estas diretrizes deverão ser seguidas permanentemente.
Este documento é um instrumento para auxiliar na conservação das coleções
do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe. Sua atualização
deverá ser feita anualmente ou sempre que houver necessidade.
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REFERÊNCIAS
CASSARES, Norma Cianflone. Disponível em: <http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf>. Acesso em: 27 mai. 2014. CASSARES, Norma Cianflone. Política de preservação de documentos arquivísticos. São Paulo: Arquivo do Estado de São Paulo; ABER, 2011. Disponível em: <http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/ciclopalestras9.pdf>. Acesso em: 19 mai. 2014. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA MAESTRO GUERRA-PEIXE. Política de Desenvolvimento de Coleções. Recife: Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe do Núcleo de Pesquisa e Documentação/ Gerência de Conteúdo do Paço do Frevo, 2014. CONSERVAÇÃO preventiva de documentos em arquivos: uma abordagem inicial. In: GESTÃO DE PROTOCOLO, EXPEDIENTE E ARQUIVO, 1. Pirassununga (SP): GEPEA, 2008. Disponível em: <http://www.usp.br/arquivogeral/noticias/conservacao.pdf>. Acesso em: 22 mai. 2014. HENN, Gustavo. et al. Proteção contra incêndios: aplicação da NR 23 em bibliotecas universitárias setoriais. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 15., 2008. São Paulo. Disponível em: <http://www.sbu.unicamp.br/snbu2008/anais/site/pdfs/3136.pdf>. Acesso em: 26 mai. 2014. OGDEN, Sherelyn (Ed.) Armazenagem e manuseio. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2001. Disponível em: <http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/CPBA%201%20a%209%20Armazenamento.pdf>. Acesso em: 21 mai. 2014. OGDEN, Sherelyn (Ed.). Procedimentos de conservação. 2. ed. Rio de Janeiro: Projeto Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, 2001. Disponível em: < http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/CPBA_10_A_12_Conserva%C3%A7%C3%A3o.pdf>. Acesso em 19 mai. 2014. PARÂMETROS para conservação de acervos. – [São Paulo]: Editora da Universidade de São Paulo: [Fundação] Vitae, [2004.]. (Museologia. Roteiros Práticos, 5.). Disponível em: <http://www.usp.br/cpc/v1/imagem/download_arquivo/roteiro5.pdf>. Acesso em: 19 mai. 2014. SANT’ANNA, Marcelo Leone. Os desafios da preservação de documentos públicos digitais. In: Portal de e-governo, inclusão digital e sociedade do conhecimento.
16
Santa Catarina. Disponível em: < http://egov.ufsc.br/portal/sites/default/files/anexos/27269-27279-1-PB.pdf>. Acesso em 19 mai. 2014.
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ANEXO
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Exemplo de ficha de avaliação para documento danificado:
Ficha de avaliação para conservação
1.Identificação da obra:
2.Tipologia:
3.Localização no acervo:
4.Conservação:
Regular ( ) Ruim ( ) Péssima ( )
Comentários:
5.Tipo de Dano:
6.Tipo de procedimento a ser adotado:
Reparo ( ) Restauração ( ) Desinfestação ( )
Comentários:
7.Materiais utilizados na intervenção:
8.Técnico de responsável:
9.Técnica empregada no procedimento:
10.Prazo para reparo, restauração ou desinfestação:
11.Informações adicionais:
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Questionários para avaliação
1. POLÍTICA INSTITUCIONAL
1. Foi feita uma avaliação do acervo para identificar as prioridades de preservação e esta é usada no desenvolvimento do programa de preservação? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não
Comentários: 2. Os responsáveis diretos pela preservação dos documentos são consultados na elaboração das políticas institucionais relevantes? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
3. Alguma bibliografia sobre preservação de documentos é usada como base para o desenvolvimento da política de preservação? Quais? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
4. Faz-se uma revisão anual da estratégia de cuidados com o acervo, o que contribui para a revisão de políticas e programas, garantindo que todos os melhoramentos na totalidade dos cuidados com o acervo sejam planejados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
5. A instituição trabalha no sentido de alcançar padrões sugeridos na bibliografia consultada para o cuidado com itens especiais de acervos de arquivos e bibliotecas?
( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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2. ARMAZENAMENTO
1. A guarda das coleções obedece à Política de Preservação de Documentos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
2. Há espaço suficiente para as necessidades de armazenamento atuais e futuras? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Objetos que requerem cuidados especiais quanto à preservação foram identificados, e foram providenciadas as condições ambientais apropriadas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
4. O acervo é mantido em organização satisfatória em estantes e armários? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
5. Os objetos estão posicionados de maneira segura em estantes ou gavetas, em embalagens não tão justas a ponto de causar danos físicos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
6. Há um espaço específico para reserva técnica? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
7. As áreas de depósito reservadas ao acervo são usadas unicamente para este propósito (reservas técnicas) e nelas nenhum material não pertencente ao acervo é armazenado? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não
Comentários:
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2. ARMAZENAMENTO
8. Livros muito grandes são guardados horizontalmente, quando possível, e empilhados no máximo dois a dois? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 9.Livros são empilhados por períodos prolongados antes de passarem pelo processamento técnico? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 10. Livros ou volumes são guardados apoiados sobre a lombada? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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3. AQUISIÇÃO
1.O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem uma política escrita que inclui aquisição, avaliação e descarte? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
2. As necessidades de preservação dos itens a serem incorporados ao acervo são avaliadas ao adquiri-los? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
3. Busca-se consultar comissão de avaliação quando se esboça ou revisa uma política relacionada à aquisição, avaliação e descarte? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
4. São mantidos registros do uso/situação dos itens do acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
5. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem um sistema alocado para monitorar a utilização de suas coleções? Essas informações são usadas para fundamentar o planejamento de preservação e conservação? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
6. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe ao revisar suas Diretrizes de Conservação Preventiva, comunica todas as irregularidades identificadas em conservação e no cuidado com o acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 7. Itens não essenciais ao acervo, que não poderiam ser acolhidos pela instituição no momento, são identificados e sua guarda é avaliada e reconsiderada? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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3. AQUISIÇÃO
8. Somente aqueles itens cuja conservação em longo prazo pode ser garantida são incorporados ao acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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4. FUNCIONÁRIOS E SERVIÇOS
1. A instituição recebe regularmente consultoria de um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Todos os componentes da equipe do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe trabalham nas tarefas relacionadas aos cuidados com o acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Todo conservador ou serviço de conservação contratado para oferecer consultoria ou serviços têm formação adequada e experiência comprovada? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. Especificações para serviços terceirizados, tais como encadernação, embalagem ou transporte, são formuladas sob consulta a um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. As informações sobre as práticas no cuidado com acervos estão disponíveis para toda a equipe? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. Os funcionários ou prestadores de serviço de limpeza que limpam as áreas de reservas técnicas e o seu mobiliário receberam treinamento? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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4. FUNCIONÁRIOS E SERVIÇOS 7. A equipe responsável pelo armazenamento das coleções está ciente dos riscos causados por condições ambientais inadequadas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
8. Os funcionários são capazes de reconhecer sinais de infestação, umidade excessiva e mofo e agir prontamente conforme procedimentos recomendados quando esses sinais são descobertos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
9. A higienização dos documentos é realizada pelos profissionais do Centro de Documentação e Memória? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 10. Há monitoramento e controle ambiental? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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5. MOBILIÁRIO
1. Todas as estantes são estáveis, bem ajustadas e fortes o suficiente para suportar o peso total de seus conteúdos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Os objetos podem ser alcançados nas estantes mais altas de maneira segura ou, em caso negativo, há equipamento apropriado disponível para o acesso a objetos nas estantes e prateleiras altas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Todas as estantes são profundas o suficiente para dar apoio aos objetos por inteiro? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
4. As estantes oferecem armazenamento eficaz e seguro ao acervo como um todo, não importando o tamanho ou o formato dos objetos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
5. Sempre que apropriado, o material de arquivo é guardado de acordo com seu formato? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
6. A altura dos armários e compartimentos impede o acesso ou recolocação dos objetos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
7. Há espaço suficiente entre o piso e a prateleira inferior, reduzindo o risco de danos em inundações e permitindo a limpeza? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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5. MOBILIÁRIO 8. As gavetas de armários e os compartimentos não estão excessivamente cheios e podem ser abertos livremente, sem riscos aos objetos neles guardados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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6. ETIQUETAS
1. Etiquetas colocadas nos finais de compartimentos ou em prateleiras são claras e precisas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Todos os compartimentos, armários, prateleiras e caixas são claramente numerados e etiquetados com tinta resistente à luz e a água? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Anualmente faz-se uma inspeção para assegurar que toda etiquetagem e marcação estão sendo feitas dentro do padrão requerido? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. Caixas, sacos plásticos e pastas são claramente marcados para indicar seus conteúdos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. A tinta dos carimbos de segurança usada em itens de biblioteca não é solúvel em água? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. Itens com necessidades especiais de armazenamento são identificados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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7. MANUTENÇÃO
1. O Centro de Documentação e Memória é limpo regularmente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. O consumo e o armazenamento de alimentos são restritos às áreas distantes do acervo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: . 3. O Centro de Documentação e Memória mantém um registro do monitoramento e dos tratamentos de infestações por pragas, tanto de itens individualmente quanto de coleções e edifícios? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. Todos os itens que mostrem sinais de infestação por pragas são isolados do resto do acervo até que tenham recebido tratamento? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5.Medidas corretivas são tomadas para lidar com qualquer problema de ordem de infestação identificado? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. Busca-se consultoria de um conservador ou especialista em salvaguarda de acervos se infestações por pragas, umidade excessiva ou mofo são encontradas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 7. Todos os itens recém-chegados à instituição são colocados numa área de quarentena para inspeção de infestações por pragas e mofo e para qualquer outro tratamento necessário? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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7. MANUTENÇÃO
8. Qualquer tratamento com pesticida realizado está de acordo com as legislações de saúde e segurança pertinentes? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 9. Extintores de incêndio são inspecionados regularmente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 10. O sistema de detecção de fumaça é inspecionado regularmente: ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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8. MANUSEIO E USO DO ACERVO
1. Todos os funcionários recebem informações sobre os danos que podem ser causados às coleções pelo uso de materiais de escritório como fitas adesivas, elásticos e clipes? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Há um meio disponível para registrar danos ao acervo observados e relatados pelos funcionários, leitores ou pesquisadores? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Diretrizes sobre boas práticas no manuseio de coleções são apresentadas de maneira visível e com destaque na sala de leitura e área de estudo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. São dadas a todos os novos leitores e pesquisadores instruções sobre o manuseio de coleções? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. Itens que requeiram proteção especial no manuseio são claramente identificados, preferencialmente por uma etiqueta na embalagem protetora? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. Fornecem-se aos pesquisadores luvas adequadas ao manuseio de qualquer item que exija esse tipo de procedimento? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 7. As superfícies em que se trabalha têm o tamanho adequado para apoiar o material por inteiro quando em uso? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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9. MONITORAMENTO E CONTROLE AMBIENTAL
1. A maior parte do acervo é abrigada sob proteção contra condições ambientais extremas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Há um programa para medir os níveis de umidade relativa do ar, temperatura e iluminação (visível e ultravioleta) em salas de exposição e reservas técnicas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Todos os dados ambientais coletados, tais como medições locais de níveis de temperatura e umidade ou iluminação, são registrados e mantidos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. Os registros do monitoramento ambiental são avaliados periodicamente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. Medidas simples são tomadas para melhorar o ambiente, tais como manter as portas fechadas, redirecionar luzes, colocar capachos nas entradas e controlar os níveis de temperatura e luminosidade? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe determinou o nível de controle ambiental (temperatura, umidade relativa do ar, iluminação e poluentes) a ser alcançado em todas as áreas que abrigam coleções? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 7. Os registros de monitoramento ambiental, de temperatura e umidade relativa do ar são mantidos por 5 anos, examinados periodicamente, sendo elaborado um resumo? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 8. As necessidades de monitoramento e controle ambientais do acervo são revistas a intervalos regulares? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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9. MONITORAMENTO E CONTROLE AMBIENTAL
9. Os itens são expostos e armazenados longe de aquecedores, saídas de ar condicionado e janelas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 10.A exposição geral à luminosidade de itens fotossensíveis é reduzida tanto quanto possível? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 11. Anteparos, persianas, películas ou cortinas são usados para reduzir a luminosidade em todas as áreas que abrigam coleções? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 12. A luz do sol não incide diretamente em nenhum item enquanto este se encontra em exposição? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
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10.CONSERVAÇÃO E RESTAURO
1. O programa de conservação é regularmente revisto para definir e reavaliar metas claras e para averiguar o quanto as recomendações prévias foram implementadas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Itens e acervos que requeiram proteção física foram identificados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. O Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe tem registros de tratamento de conservação? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. Itens sensíveis ou vulneráveis são identificados e essas informações são centralizadas num banco de dados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. A instituição mantém registros, inclusive fotográficos, dos tratamentos de conservação ou serviços de encadernação realizados tanto interna quanto externamente? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 6. Qualquer higienização ou pequeno reparo do acervo é realizado por profissionais orientados segundo as instruções das Diretrizes de Preservação de Documentos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
7. Mantêm-se registros de todo serviço terceirizado de encadernação realizado, inclusive detalhes sobre os materiais e técnicas usadas? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
8. Os procedimentos de conservação são registrados conforme os padrões recentes da bibliografia internacional especializada? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não
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11. REPRODUÇÃO E DIGITALIZAÇÃO
1.A instituição avaliou os equipamentos e técnicas apropriados para as reproduções de itens frágeis ou muito utilizados? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 2. Os procedimentos, padrões e inovações da tecnologia de preservação digital são regularmente revistos? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 3. Todo equipamento usado para reproduções, como câmaras, scanners ou computadores, é protegido da poeira? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 4. O processo de digitalização é realizado se houver probabilidade de causar danos ao item original? Em casos como este, um trabalho preparatório de conservação é incluído como parte do programa de digitalização? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários: 5. Os documentos digitalizados atendem às recomendações da Política de Conservação do Centro de Documentação e Memória Maestro Guerra-Peixe? ( ) Sim ( ) Em parte ( ) Não Comentários:
