E-Book 5 Segredos Fluxo de Caixa Perfeito
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1Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
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2Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Introduo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
Elabore o fluxo de caixa de acordo com a realidade da sua empresa - - - - 5
Conhea e fuja dos maiores erros no controle! - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
Defina uma rotina de controle de fluxo de caixa! - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12
Use um software adequado necessidade da sua empresa! - - - - - - - - - 15
Gerencie com clareza contas a pagar e a receber! - - - - - - - - - - - - - - - - - 19
Concluso - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 21
Sumrio
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Josi pode ser considerada uma empresria de sucesso. H
cinco anos, sozinha e com investimento prprio, montou
sua agncia de publicidade na cara e na coragem. A carteira
de clientes cresceu, assim como sua equipe de criao e
atendimento. O problema que quanto mais campanhas
ela tem que criar, menos tempo tem para cuidar da rea
financeira da sua empresa.
A Josi uma mulher atenta: ela sabe como analisar os dados
financeiros, mas quando o assunto fluxo de caixa, as coisas
se complicam um pouco. Em certos perodos o valor est
negativo, s vezes positivo e, de quando em quando, at
mesmo faltam informaes para saber qual a sade do caixa.
Frequentemente, Josi v valores que ela simplesmente
no sabe de onde surgiram e tambm tem dificuldade em
entender por que sua agncia est com um saldo negativo
em um ms que faturou como nunca.
Introduo
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4Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
A sorte de Josi que os seus problemas tm soluo. Ela s precisa descobrir
como transformar o fluxo de caixa no melhor amigo da sua agncia de
publicidade, funcionando como um mapa completo dos gastos e entradas da
empresa, e no como uma ferramenta que confunde e atrapalha seus processos.
O fluxo de caixa deve ajudar a enxergar, ao longo do tempo, movimentaes
financeiras importantes para uma empresa operar, como saldo inicial,
entradas e sadas de caixa, saldo operacional, etc. Com essas informaes,
independentemente da sua rea de atuao, o empreendedor pode tomar as
melhores decises em relao ao dinheiro da sua empresa.
A anlise do fluxo de caixa precisa permitir que um empreendedor como
nossa amiga Josi decida se pode dar mais prazo para os clientes fazerem os
pagamentos, se vai sobrar ou se vai faltar dinheiro no futuro e at mesmo se vai
precisar pegar um emprstimo para a empresa continuar operando.
E o fluxo de caixa perfeito possvel. Neste ebook, voc vai conhecer os
segredos que iro ajud-lo a atingir essa meta na sua empresa!
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Ser otimista uma caracterstica positiva para
empresrios de todas as reas de atuao. No entanto,
como tudo na vida, otimismo em excesso tambm pode
ser bastante prejudicial para os negcios!
Elabore o fluxo de caixa de acordo com a realidade da sua empresa!
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6Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Por isso, na hora de elaborar seu fluxo de caixa importante considerar
a realidade da sua empresa. Pequenos valores podem influenciar e muito
no resultado final e no devem ser esquecidos. Um bom fluxo de caixa
considera os diversos gastos que uma empresa tem, no s para realizar
investimentos e contratar pessoas, mas tambm as pequenas sadas de
dinheiro que acontecem todos os dias.
O primeiro passo para fazer o fluxo de caixa corretamente levantar
quais so as receitas e as despesas no s do presente, mas tambm
do futuro (sempre maneirando no otimismo!). importante identificar
e categorizar qual o dinheiro gasto com investimentos, o quanto
gasto para manter sua empresa funcionando (tambm conhecido como
despesas operacionais) e o quais so os gastos que no esto ligados nem
com uma coisa nem outra.
Se voc est confiante demais, lembre-se de que possvel que alguns
clientes no paguem na data de vencimento prevista. Assim, uma boa dose
de p no cho ajuda a prever um cenrio que considere possveis perdas.
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7Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Fazer constantemente um balano geral do fluxo de caixa a melhor
forma de se antecipar em relao a eventos que podem impact-lo como,
por exemplo, a perda de um grande cliente ou at mesmo atraso na
entrega de determinada mercadoria. Quando voc acompanha o fluxo de
caixa, consegue agir mais rapidamente para negociar com fornecedores
uma nova data de pagamento mais para frente e at mesmo contratar
um emprstimo em vez de ficar no vermelho ter que recorrer ao cheque
especial, que cobra juros muito mais altos.
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O segundo segredo para o fluxo de caixa perfeito
conhecer os erros mais comuns ao realizar essa prtica e,
claro, fugir deles! Confira:
Conhea e fuja dos maiores erros no controle!
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9Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Confundir recebimentos com vendas
Um dos maiores erros de controle que cometido por empresrios
trocar as bolas quando o assunto so os recebimentos e as vendas.
Muitos empreendedores se empolgam e, assim que fecham uma nova
venda, correm para lanar o valor na planilha! Mal sabem eles que isso
pode ser um erro fatal.
No fluxo de caixa, preciso lanar receitas, e no vendas! Considere
como receita apenas o valor que entrou em dinheiro. Ou seja,
caso tenha feito uma venda parcelada em cinco vezes, ser preciso
lanar o pagamento em cinco vezes tambm.
No fazer o acompanhamento dirio do fluxo de caixa
Outro erro comum no acompanhar diariamente o fluxo de caixa da
empresa. Por mais que o modelo mais comum seja mensal, importante
que o acompanhamento seja feito todos os dias. O fluxo de caixa uma
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10Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
ferramenta viva, essencial para que o empresrio possa planejar o futuro
e no s analisar o que gastou no passado!
Esquecer-se das despesas ocultas
Despesas como o 13 salrio da equipe, a reserva para possveis
demisses e o provisionamento de frias so frequentemente ignoradas
durante todo o ano. Obviamente, isso cria surpresas desagradveis e
muitos problemas no final do ano.
Para fugir desse erro importante fazer um planejamento anual
considerando todas as possveis despesas ocultas e destinando um
valor para que elas sejam pagas no prazo necessrio.
No categorizar os gastos da empresa
Esse erro cometido at por empresrios experientes. Para evit-lo
preciso separar os gastos em categorias e no apenas registr-los.
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11Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Quando voc categoriza seus gastos, consegue entender, parte por
parte, onde esto os principais problemas e se necessrio, pode fazer
adequaes para equilibrar seu fluxo de caixa.
Entre as categorias que voc pode definir esto:
Custos com Ocupao (aluguel da sala; contas como IPTU,
condomnio, gua e luz);
Custos com Pessoal (salrio, benefcios, etc.)
e Custos Administrativos.
Ao separar os gastos em categorias, tambm possvel ver onde sua
companhia gasta mais e, consequentemente, o que pode ser reduzido! E
isso fundamental, pois, se precisar cortar custos em algum momento,
melhor saber que o funcionamento do ar condicionado da empresa
custa mais que a manuteno daquele importante funcionrio que voc
contratou no ltimo ms, certo?
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O terceiro segredo para a boa gesto de fluxo de
caixa definir uma rotina de controle.
Defina uma rotina de controle de fluxo de caixa!
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13Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Defina qual ser o perodo para o seu fluxo de caixa
possvel controlar seu fluxo de caixa por ms, a cada quinze dias ou
diariamente, de acordo com seu tipo de negcio. Como j discutimos, o mais
comum escolher o perodo mensal. No entanto, nossa recomendao
fazer anlise diria do fluxo de caixa. Isso porque, quando voc opta por um
perodo muito longo, corre riscos muito maiores de perder o controle da
ferramenta e acabar tendo surpresas nada agradveis no futuro.
Saiba que funcionrios participaro dele
Definido o perodo de anlise do fluxo de caixa, importante saber quem
estar envolvido no processo. Ser apenas voc ou ter a ajuda de algum
colaborador da rea financeira? Como ser feito o compartilhamento de
informaes? Planilhas no costumam ser uma boa opo, exatamente por
terem o compartilhamento mais complicado e no serem to seguras, j
que dados podem ser apagados por engano, clulas no serem somadas,
entre outros problemas.
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14Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Levante os dados necessrios
Ao avaliar o perodo que ser contabilizado no fluxo de caixa, hora de
partir para ao e levantar dados e notas com fornecedores e clientes!
Lembre-se ainda de que esse processo deve ser uma rotina. Anote a
data de anlise do fluxo de caixa no seu calendrio e, acima de tudo, no
transforme esse procedimento em uma ao de emergncia usada apenas
para verificar as perdas financeiras do seu negcio.
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Use um software adequado necessidade da sua empresa!
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16Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Prefira sistemas online
Softwares so excelentes opes para fazer o gerenciamento de fluxo de
caixa, mas para garantir o controle eficiente importante buscar um sistema
que seja online. Assim, o controle financeiro pode ser feito em tempo real, de
onde voc estiver. Por exemplo: no Granatum Financeiro possvel fazer o
controle pelo computador, tablet ou smartphone.
Isto especialmente til para empresrios que tm o costume de trabalhar
de casa e at mesmo para os que viajam muito a trabalho.
Cuidado para no escolher um software engessado demais!
importante, ainda, buscar um sistema que seja flexvel ao seu tipo de
negcio, sem que deixe sua empresa engessada em uma forma de fazer a
gesto. Alguns softwares, por serem muito especficos para um determinado
ramo de atuao, acabam deixando a parte financeira com relatrios pobres
e difceis de entender. Prefira aqueles que investem na facilidade de uso e
interpretao das informaes.
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17Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Considere o valor do investimento a ser feito
Dinheiro sempre um ponto sensvel, especialmente para pequenas e
microempresas. Ento, antes de tirar o escorpio do bolso, leve em considerao
se o sistema de controle financeiro escolhido realmente tem um preo que
voc pode pagar. Ter um valor acessvel e possibilidade de descontos em planos
semestrais e anuais deve ser considerado como um diferencial!
Procure tambm no escolher um software apenas pelo valor. Hoje existem
alguns softwares gratuitos, mas que so extremamente limitados. Muitas
vezes vale a pena pagar um pouco mais para ter um sistema que se adeque
realidade sua empresa.
Analise as funcionalidades do sistema escolhido
Principalmente no caso de empresas em que a anlise do fluxo de caixa no
feita apenas pelo dono, importante buscar um software que oferea a
funcionalidade de multiusurios ilimitados. Assim, diversos colaboradores
podem acessar as entradas e sadas da empresa e emitir relatrios gerenciais,
sem ter que ficar pedindo autorizaes ou senhas a todo momento.
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18Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Outro fator que deve ser levado em considerao nos dias de hoje a
existncia de aplicativo para celular. Afinal, no adianta se vangloriar da
caracterstica online do seu software se voc no est sempre com o
notebook no bolso para acess-lo!
Procure tambm opes que, alm de fluxo de caixa, tenham a
funcionalidade de contas a pagar e a receber, emisso de boletos bancrios,
controle de clientes e de fornecedores e organizao em categorias. Assim, o
controle financeiro da empresa ficar muito mais completo.
Outro recurso importante a organizao por centros de custos e lucros,
que podem agrupar receitas e despesas de diferentes categorias. Escolha
um software que permita determinar departamentos da empresa, como
Recursos Humanos, Comercial, etc., e criar centro de custos e lucros para
cada um deles. Com esse recurso, possvel analisar como o dinheiro da sua
empresa est sendo gasto.
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Gerencie com clareza contas a pagar e a receber!Fornecedores, estoque, recebimento de clientes, despesas...
O quinto e ltimo segredo do fluxo de caixa perfeito saber
as datas do que entra e do que sai do caixa da empresa para
fazer um controle financeiro eficiente.
Despesas mensais como internet, aluguel, pagamentos
parcelados e taxas devem ser registradas como contas a
pagar e agendadas no dia certo de cada ms. Com isso,
voc saber qual o saldo consolidado atual do caixa da
companhia e, tambm, o saldo futuro provisionado, que
considera as contas que ter que pagar mais para frente.
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20Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
Ao registrar e gerenciar as contas a receber da empresa, importante
considerar se ela vende servios ou produtos parcelados ou com um
prazo estendido para pagamento.
A partir da, faa os lanamentos das contas que voc tem que receber
nos meses seguintes. O saldo futuro provisionado, dessa forma, ir
levar em considerao o dinheiro que ir entrar nos cofres da empresa.
Nesse sentido, essencial se preparar para possveis atrasos de
pagamentos. Para no ser pego de calas curtas e ter que recorrer a
alternativas como emprstimos, importante ter um bom capital de
giro e fazer sempre um acompanhamento, inclusive de giro de caixa,
que a diferena entre o que sua empresa recebe e tudo aquilo que
precisa ser pago, independentemente de quanto capital de giro voc
tem disponvel!
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Um fluxo de caixa perfeito depende de processos e de
recursos. Para ter esta rea funcionando sem sustos na
sua empresa preciso organizar e se habituar a fazer
esse controle. uma questo de hbito. Quando voc
se acostumar a fazer esse processo, seja diariamente ou
mensalmente, ele acontecer de forma natural.
Depois de automatizar o seu fluxo de caixa com o auxlio
de um software de controle financeiro e ter todas as
informaes reunidas em um s lugar, perfeitamente
possvel melhorar a gesto financeira da companhia,
evitar erros humanos, controlar os gastos e gerenciar com
excelncia os lucros do empreendimento!
Concluso
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22Os 5 segredos para o fluxo de caixa perfeito
O Granatum FinanceiroO Granatum Financeiro um software online de controle financeiro criado especialmente para micro e pequenas empresas brasileiras. Ele ajuda com fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, boletos bancrios e muito mais. tudo o que sua empresa precisa para tur -binar o seu controle financeiro.
Produzimos contedo educativo na rea de Controle Financeiro para Empresas, que disponibizamos em forma de posts no nosso blog.
Experimente Gratuitamente!
-
www.granatum.com.br