Como estruturar a participação dasua empresa em feiras e eventos?

Como estruturar a participação dasua empresa em feiras e eventos?

Introdução

Você trabalha em uma locadora de equipamentos e

sua empresa nunca participou de um evento grande

do segmento, como uma Concrete Show,

Construction Expo, M&T Expo, Feloc, Ficons, entre

outras? Sua locadora não sabe o que está

perdendo!

Esse ebook te ajudará a construir essa nova

estratégia, para gerar novos resultados comerciais.

O intuito é descrever, de forma simples e objetiva,

um passo a passo eficiente e eficaz para a

participação da sua locadora, fazendo com que

realmente você colha frutos.

Aproveite cada palavra e ideia.

Obrigado!

Sisloc Softwares.

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Estabelecendo a estratégia de participação

“Se você criar um

caso de amor com seus

clientes, eles próprios

farão sua publicidade.”

Philip Kotler

Nem toda feira gera vendas ou locações imediatas.

Em alguns eventos, o investimento será apenas para gerar

mais leads qualificados, ou até mesmo para encontrar

com seus clientes e fornecedores. Feiras te ajudam a

estabelecer novos relacionamentos e fidelizar vários.

Por esse motivo, você precisa estabelecer a sua estratégia

para o ano. Um exemplo: sua empresa precisa estreitar os

relacionamentos com os já clientes? Ou sua empresa

precisa vender/locar mais equipamentos/serviços?

Estabelecer esse norte é fundamental para não cometer

erros e perder tempo e dinheiro.

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Escolhendo a feira

Importante:

Escolha a feira de acordo com a

sua estratégia de participação.

Procure em sites de pesquisa ou

peça indicações com seus clientes

e amigos. Procure com sindicados

do segmento o calendário anual de

eventos, será uma boa opção para

iniciar o planejamento.

Após essa captação de dados e

informações, entre em contato com

cada organizadora dos eventos

que você escolheu.

Peça o folder promocional, os

pacotes de valores (montagem

s i m p l e s o u e s p a ç o ) e a

opções/valores para pacotes de

merchandising. Analise o custo

benefício de cada opção e escreva

um resumo. Se você trabalha no

setor Comercial, de Comunicação

ou Administrativo, apresente para

a diretoria da empresa. Caso seja o

dono, esse resumo ajudará na

escolha.

Não invista em feiras que não trarão nenhum benefício para

sua empresa!

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Planejando cada detalhe

Planejar o evento vai além de apenas organizar

os fornecedores e participação: como será o

stand, o buffet, as recepcionistas, as formas de

divulgação, entre outros infinitos detalhes. Não

que esses detalhes são sejam importantes,

mas há assuntos muito mais complexos, como

a contrapartida.

Como falamos anteriormente, não são todas as

feiras que geram resultados comerciais

imediatos. Há feiras que geram apenas

contatos e sua empresa tem que estar

preparada para esse tipo de retorno.

Para aumentar as possibilidades o ideal é que

se convide prospects para visitar seu stand.

Não necessariamente eles vão fechar

contratos ou propostas abertas no exato

momento, mas vão dar mais ouvidos e

importância para sua empresa e seu

produto/serviço.

Em tempos difíceis se faça presente na mente

do seu contato: não desapareça!

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Checklist

Sua empresa estabeleceu a participação dos

eventos. Agora você precisa organizar todos

os fornecedores para começar a solicitar os

orçamentos e montar sua estrutura financeira

do evento.

Crie uma planilha para controlar todos os

custos e gastos.

Fornecedor / Item Quantidade Valor

unitárioValor total

Data de

entregaObservações

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Opção 1

Opção 2

Transporte Opção 3

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Opção 1

Opção 2

Opção 3

Passagem aéreas

Blocos

Canetas de Plástico

Sacolas

Folders

Nome do Colaborador

Nome do Colaborador

Nome do Colaborador

Cordinhas de crachá

Coletor de dados

Mailing de prospects e clientes

Internet Stand

Energia no stand

Água e desague no stand

Extintor de incêndio no stand

TV Stand

Taxa prefeitura (evento)

Credenciais terceiro

Inserção gratuita

catálogoEstacionamento

Produtos lançados na

feira

Cartões de Visita

Brindes

Orçamentos e custos / Recursos / Cronograma

Descrição

Buffet

Uniformes equipe

Verificar no contrato da feira.

Montar e verificar, para envio de e-mails e peças.

Verificar com o organizador.

Verificar no contrato da feira.

Da promotora.

Para substituíção das cordinhas das credenciais.

Da promotora

Stand

Concrete Show

2015

Hospedagem

Atendimento

Segurança

Checar com o Comercial.

Solicitar com a promotora.

Promotora.

Do local do evento.

Verificar no contrato da feira.

Solicitar no contrato do stand, pois depende o layout planejado.

Saber escolher fornecedores para as feiras é fundamental. Separamos algumas dicas para ajudar nesse processo:

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Após toda a estrutura criada, você vai fechar

os contratos com os prestadores de serviços

do evento. Procure contratar sempre com

antecedência, checando cada cláusula e

informação. O combinado não sai caro!

Selecione as pessoas que vão participar da

equipe de vendas e atendimento que

participarão da feira. Selecione pessoas do

comercial e de outros departamentos, várias

linguagens ajudam a você a se comunicar

melhor com seu prospect e cliente.

Já combine com essas pessoas com

antecedência. Adquira as passagens e

reserve hotéis. Providencie os uniformes. Tudo

com antecedência será mais fácil modificar,

se for necessário, e custará mais barato (ou

poderá ser parcelado).

Busque três fornecedores para cada

necessidade (por indicação ou site de

pesquisa).

Nem sempre o mais barato é o mais

interessante no custo beneficio.

Sempre confirme referencias com outros

clientes atendidos por esses fornecedores.

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Divulgação é a alma do negócio

Lembre-se:

Fique Atento:

“Conversar não é apenas falar.

Conversar é ouvir, compreender

e interagir com a outra parte.”

Rafael Rez

Nunca menospreze um estudante. Ele pode ser o próximo inventor de um negócio maravilhoso.

Atender os visitantes do seu stand de forma extraordinária é

fundamental. Conversar, dar atenção, apresentar pessoas estratégicas, servi algo para

beber/comer, oferecer brindes, se colocar à disposição, são ações que fazem a diferença

nesse contato.

Divulgar uma feira é fundamental para o

sucesso do evento. Por isso, planeje uma

divulgação online e off-line. Abaixo algumas

dicas:

Caso você não trabalhe com uma agência

de publicidade, contrate uma para este

evento. Para a divulgação online você

deverá ter:

- E-mail teaser / 1 Banner Site / E-mail

convite clientes 1 (contando da feira e qual

é o stand) / E-mail convite clientes 2

(convidando para visitar o stand e

conhecer mais sobre nossos produtos) / E-

mail convite prospect (contando um pouco

sobre a feira, informando da participação e

convidando para fazer uma visita e

conhecer os produtos e serviços) / 2 E-

mails lembrete (uma semana antes do

evento e 3 dias antes do evento) / Banner e

avatar para mídias digitais / Posts mídias

digitais / Assinatura de e-mail / E-mail

agradecimento pela visita ao stand.

Para divulgação off-line investir em

outdoor, anúncios em revistas do

segmento e emissoras é um investimento

interessante. Lembre-se que essas

divulgações off-line são caras, então

invista se sua locadora tiver verbal

específica para esse tipo de trabalho.

Disparar releases da participação do

evento e dos produtos e serviços lançados

ajudará também para divulgação. Não

n e c e s s a r i a m e n t e g e r a r á m í d i a

espontânea. Um texto bom ajudará.

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Lançar um produto ou serviço na feira

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Você preparou toda sua estrutura física e está

finalizando sua estrutura visual. Nesse momento

você deve pensar no produto ou serviço que vai

lançar e promover nesta feira. Isso é

fundamental. Um chamariz importante para o

crescimento da sua marca e aumento das

vendas da sua empresa.

Estabelece a sua campanha de divulgação e

identidade visual com essas informações.

Envolva seu comercial para que todos estejam

alinhados com valores do lançamento e

argumentos para vendas. Você é responsável

pelo sucesso deste evento!

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Para estabelecer a identidade visual, verifique o

fluxo de pessoas no corredor. Opte sempre em

colocar banners chamativos com frases simples e

diretas na direção desse fluxo. Chame atenção

visualmente optando por um layout de stand com

muita iluminação, com as cores da sua empresa,

imagens e informações escritas relevantes para

conquistar um visitante. Invista em merchandising

para divulgação da sua marca no espaço das

feiras, com balões infláveis, adesivos no chão,

distribuição de folders, entre outros.

Crie um stand que chame atenção e tenha um diferencial

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Últimas preparações para o evento

Cheque sua lista de fornecedores e ações para

que não se esqueça de nenhum detalhe. Entre

em contato com todos os parceiros e

fornecedores pelo menos sete dias antes do

evento relembrando dos detalhes. Envie um e-

mail para todos com a localização do stand e

seu contato.

Envie um e-mail para sua equipe com instruções

para o dia a dia do evento, seu contato, a

localização da feira e do stand dentro do

galpão, entre outros detalhes. Uma opção legal

é criar um grupo de Whatsapp com toda a

equipe, para uma comunicação rápida e em

tempo real.

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Mensuração dos resultados

Toda sua campanha de divulgação

online ou off-line gerará relatórios de

engajamento. Esta é uma das formas

de checar o sucesso desse passo

importante. Para saber mais sobre a

aceitação do evento em si, envie um e-

mail de pesquisa para a lista que você

coletou de visitante. Eles responderão

o que acharam de mais relevante e

qual foi ao atendimento do evento.

Referências textuais

Tracto>http://www.tracto.com.br/25-dicas-para-participar-de-uma-feira-de-negocios/

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Glossário

Avatar: foto de perfil das mídias digitais.

CAEX: atendimento local da promotora. Lá você retira credenciais, realiza paga-

mentos de taxas de participação e encontra a equipe responsável pelo evento, caso

precise contatá-los.

Merchandising: publicidade paga local realizada pela montadora do evento. Um

exemplo: adesivos de chão colados pelas ruas da feira.

Off-line: não virtual.

Online: virtual/digital. No caso do texto, campanha vinculada em mídias digitais,

e-mail marketing, assinatura de e-mail, entre outros.

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