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Guia básico para gestão de Treinamento e Desenvolvimento

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AUTORAS

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ROSANGELA SOUZA

Fundadora e sócia-diretora da Companhiade Idiomas e do ProfCerto.

Formada em Letras e Tradução/Interpretaçãopela Unibero. É especialista em Gestão Empresarial com MBA pela FGV e Professora de Estratégia na Pós-Graduação da FGV/Santo André. Desenvolveu projetos acadêmicos sobre segmento de idiomas, planejamento estratégico e indicadores de desempenho para MPMEs. Atualmente é aluna de Pós-MBA da FIA/USP.

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LIGIA CRISPINO

Fundadora e sócia-diretora da Companhiade Idiomas e do ProfCerto.

Formada em Letras e Tradução/Interpretação pela Unibero. Possui cursos em Marketing de Serviços pela FGV; Gestão de Pessoas pelo Ibmec, Branding e Inteligência Competitiva, ambos pela ESPM; Business English em Boston. É analista quânticae dá palestras sobre comunicação, ensino, gestãode negócios e pessoas.

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Introdução

4. Quem tem de pagar por cada curso?

1. Quais são as METAS?

5. Quem fica e quem sai do curso?

2. Quais são os cursos necessários para sua empresa? Qual é o nível ideal a ser atingido?

6. Por quanto tempo a empresa vai pagar pelo curso?

3. Como estabelecer quais serão os colaboradores participantes

7. Como pagar?

8. Como escolher uma escola

9. Cursos On-line são uma boa opção?

10. Como medir resultados

11. Situações Adversas

12. Dicas finais

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Todos nós temos acompanhado a necessidade crescente de comunicação entre as empresas de todos os países, bem como a alta demanda por profissionais qualificados em qualquer setor.

Uma alternativa para vencer esses desafios é o investimento em programas internos de desenvolvimento e capacitação de colaboradores: universidades corporativas, convênios para cursos técnicos, graduação, pós e MBAs.

Cabe à empresa a difícil decisão de buscar no mercado colaboradores, que tenham domínio técnico para a vaga, perfil comportamental, maior propensão de adequação à cultura da empresa e, ainda, um ótimo nível de comunicação em outro idioma. Ou investir na formação do time, de acordo com as necessidades de cada função.Diante da dificuldade de encontrar profissionais com todas essas qualificações, o investimento na formação do profissional ainda tem sido a melhor estratégia.

Se sua empresa investe ou pretende investir em treinamento para seuscolaboradores, é fundamental que você leia este GUIA PRÁTICO,elaborado por profissionais da Companhia de Idiomas que se dedicamao atendimento corporativo e ensino customizado de idiomasin-company há mais de 22 anos. Colocamos, neste GUIA,

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COMO COMEÇAR UM PROGRAMA DE TREINAMENTO EM SUA EMPRESA

1. QUAIS SÃO AS METAS? Sua empresa já definiu claramente quais são os reais objetivos com esta iniciativa? Lembre-se de que a decisão de investir em cursos para seus colaboradores precisa estar alinhada com o planejamento estratégico e a política de RH da empresa. O programa será considerado um benefícioou um treinamento?

Se for um benefício, talvez você não queira cobrar resultados, pois pode ser considerado como uma ação motivacional para todos ou para alguns. Se for um treinamento, é fundamental estabelecer metas, prazos e formas subjetivas e objetivas de mensuração de resultados.

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NOSSA DICA PARA A PME

Independentemente dos objetivos, nossa orientação é que qualquer curso seja considerado um treinamento, com metas específicas para cada alunoou grupo. Assim, será mais fácil medir o retorno sobre o investimento quesua empresa e colaborador irão realizar. Se for apenas um benefício e não houver medição de resultados, é provável que haja desperdício de tempo e de recursos financeiros. Só quando sua empresa precisar daqueleconhecimento, perceberá que ele é incapaz de reproduzir o que viu no curso. Medir resultado a cada programa é a melhor prática.

Se estivermos considerando cursos curtos e objetivos, a forma mais simples de medir resultado é combinar o compartilhamento do conteúdodo curso, para que :

a) O colaborador saiba que tenha de multiplicar o que aprendeu, com seus colegas, aumentando assim sua concentração e reflexão DURANTE o curso

b) O retorno sobre o investimento seja potencializado, pois maiscolaboradores poderão estudar e aprender o que foi ensinado a um.

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2. QUAIS SÃO OS CURSOS NECESSÁRIOS PARASUA EMPRESA? QUAL É O NÍVEL IDEAL A SERATINGIDO?

Para fazer a gestão de talentos da sua empresa, o RH terá de avaliar quais competências precisam ser desenvolvidas pela equipe a partirde agora.

Se for um treinamento em idiomas, a primeira etapa deste planejamentoé escolher quais idiomas são imprescindíveis para a estratégiada sua empresa. Com quais países sua empresa realiza negócios? Quais as perspectivas futuras? Comunicação de alto nível em LínguaPortuguesa? Inglês? Espanhol? Mandarim?

Defina, em seguida, que nível no idioma seus colaboradores precisarão atingir. Domínio? Fluência? Nível Avançado? Intermediário? Comunicação Eficiente? Só o básico?

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Se tiver dificuldades neste mapeamento, liste primeiro o tipo de trabalho que seus colaboradores realizam ou precisarão realizar (Reuniões?Negociações? Apresentações? E-mails? Relatórios? Viagens ao exterior?) e as habilidades necessárias para o desempenho destas funções.(Escrita? Compreensão Oral? Leitura? Comunicação oral? Como falar em público? Como elaborar uma apresentação incrível em power point?)

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NOSSA DICA PARA A PME

Você pode identificar necessidades diferentes no seu time e estabelecer critérios relacionados a essas necessidades. Exemplo: os gerentes de vendas para a América Latina necessitam atingir o nível intermediário de espanhol; os assistentes financeiros precisam ter nível avançado em Excel. Isso norteará o tempo de subvenção da empresa para cada curso.

Se sua política incluir mais de um tipo de treinamento, defina se todosos colaboradores poderão participar de dois ou mais cursossimultaneamente. A decisão é fundamental para definição de verbas. Considere sempre a necessidade do colaborador no desempenhode suas funções ou no plano de carreira que a empresa tem para ele.

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3. COMO ESTABELECER QUAIS SERÃO OS COLABORADORES PARTICIPANTES

O próximo passo na implementação de uma política de treinamentoé estabelecer quem terá acesso ao programa. É possível ofereceros cursos para todos os colaboradores ou restringir o programa paraaqueles profissionais que precisam adquirir competências compatíveiscom as demandas profissionais (atuais ou futuras). Há também empresasque proporcionam o curso apenas para colaboradores que tiveremdeterminado tempo de empresa, determinado cargo ou alta performance. Neste aspecto, não há regras: o importante é a clareza na definição dos elegíveis, para que todos compreendam se podem ou não ter um curso pago pela empresa.

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Caso o orçamento seja inferior ao número de elegíveis, pense em critérios de definição de prioridades ou já estipule um número máximode colaboradores contemplados pela política a cada ano. Como vimosno capítulo anterior, definir nível máximo para cada competênciaou habilidade (por exemplo, nível intermediário de Excel é suficiente paradeterminada função) , também é uma forma de alinhar demanda como orçamento. Grandes empresas podem definir os elegíveis com o avaldo gestor direto de cada colaborador e até manter uma lista de esperaque será acionada diante de alguma desistência ou aumento da verba para esse treinamento.

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4. QUEM TEM DE PAGAR POR CADA CURSO?

A definição da subvenção está relacionada diretamente com a previsão orçamentária, estratégias e cultura da empresa.

Há empresas que oferecem subvenção parcial para que o alunodemonstre mais comprometimento com o treinamento de longo prazo.No entanto, não há uma relação direta entre pagamento e disciplina/comprometimento/dedicação. Nem sempre uma pessoa que tem um curso pago pela empresa é descomprometida. E nem sempre alguém que paga seu curso, integral ou parcialmente, é comprometido. Avalie seuscolaboradores.

Critérios de elegibilidade claros, a sensibilização dos novos alunose comunicação clara sobre a mensuração dos resultados costumam seros propulsores de um bom programa, além da escolha de um bom fornecedor.

Algumas empresas assumem 100% do investimento (subvenção integral). Programas direcionados a diretores, presidentes, expatriadose profissionais que farão treinamentos rápidos no exterior, em suas áreasde atuação, e serão os multiplicadores aqui no Brasil de informações doscursos realizados. Eles costumam ter subvenção total, inclusive demateriais.

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Uma ótima prática que ainda é incomum é a abertura dos cursospara todos os colaboradores, com subvenção da empresa apenas para os elegíveis (subvenção compartilhada). Essa prática é excelente, mas possível se você escolher o serviço “in company”. Geralmente essasescolas cobram por hora de trabalho e prestam o serviço dentro de sua empresa. Veja como essa escolha é bastante vantajosa para a empresae todos os colaboradores:

Se a escola cobra R$ 200,00/hora pelo treinamento e você pretendecapacitar 04 colaboradores naquele curso, seu investimento será deR$ 50,00 a hora por colaborador. Se divulgar o curso em sua empresa,aceitando mais duas pessoas que não tenham direito à subvençãona mesma turma, o investimento por pessoa cai para R$ 33,33. Ou seja,seu investimento será menor e o contrato favorecerá dois colaboradores que pagarão seus cursos com um ótimo desconto, pois ratearão o custoda hora com a empresa. Se os colaboradores elegíveis tiveremsubvenção parcial, eles também gostarão de saber que pagarão menos. Há escolas que já emitem o faturamento com todos os rateios, boletos bancários e notas fiscais para a empresa, para os colaboradorescom bolsa parcial e para aqueles sem nenhuma bolsa. Tudo divididomensalmente, de acordo com o que foi combinado.

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Atenção: Algumas escolas cobram uma taxa adicional para um maior número de alunos na mesma turma. Mesmo assim, o investimento será menor se você permitir não-elegíveis no mesmo curso.

Na eventualidade da sua empresa não ter verba para cursos (nenhuma subvenção), é possível, mesmo assim, escolher cuidadosamenteum fornecedor e contratar uma escola que atenda “in company”.

O RH pode ficar encarregado de divulgar a escola e os cursos internamente, ou abrir espaço para que ela divulgue diretamente aos seus colaboradores. A escola deverá prestar contas a você dos resultados alcançados pelos colaboradores.

Seu papel será de:

a) abrir o espaço para divulgação, após analisar a qualidade e referências da instituição;

b) negociar o melhor preço com a escola selecionada, considerando o número de alunos envolvidos no programa;

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c) organizar salas e horários para as aulas;

d) permitir que seus colaboradores sejam testados, dependendo do tipo de curso, pela escola;

e) solicitar relatórios de desempenho de cada colaborador. Mesmosem realizar investimento no programa, mantenha relacionamentoconstante com a escola, para monitorar a qualidade do fornecedore obter vantagens para a sua empresa, como palestras e treinamentosgratuitos (plantão de dúvidas, workshops etc).

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5. QUEM FICA E QUEM SAI DO CURSO?

Se a sua empresa pagará total ou parcialmente pelo curso, algumasregras para manutenção da bolsa de estudo devem ser estabelecidas e comunicadas. Elas são tão importantes quanto as regras paraelegibilidade.

Controle de Frequência do Aluno às aulas: A porcentagem mínimade frequência mais utilizada no mercado corporativo costuma ser de 75%. Algumas empresas admitem a possibilidade de justificativas em casode viagens a negócios, reuniões, doença ou férias. Outras tambémdefinem padrões nos quais os percentuais de subsídio da empresa variam de acordo com as notas e a frequência. Por exemplo:

Acima de 9,0

70%

60%

8 - 8,9

50%

7 - 7,9

Nota

Subsídio

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É necessário atenção aos critérios que exijam controles mensaisdetalhados.

Mesmo contando com uma escola que tenha excelente gestão dos cursos e envie ou disponibilize relatórios mensais, você terá de validá-los, informar os colaboradores sobre a subvenção do mês e dar explicações. Isso dá trabalho. Analise se tem estrutura para um controle tão sofisticado no que se refere a vincular subvenção mensal à performance em notas ou frequência. Além disso, algumas escolas cobram taxas mensais para relatórios mais detalhados.

Há empresas que optam por controle bimestral de frequência, sem vincular à alteração na subvenção.

Se o aluno não obtiver o mínimo de frequência no bimestre, será advertido e perderá a bolsa no estágio seguinte.

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NOSSA DICA PARA A PME

Estabeleça critérios de controle como frequência, notas e aprovação nocurso, junto com a escola escolhida. Solicite relatórios periódicos e realmente acompanhe o desenvolvimento e interesse dos alunos, questionando a escola e os alunos sobre os resultados. Se preferir, exija que a escola entre em contato com todos os alunos que obtiverem frequência abaixo da média e envie relatório para você, para que entenda se as ausências estão sendo causadas por falta de compromisso do colaborador, ou se falta sensibilização da liderança para que respeite o tempo em que o aluno estiver no curso, ou até mesmo se o curso não está motivador para o aluno. Em todos os casos, sua interferência é fundamental.

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6. POR QUANTO TEMPO A EMPRESA VAI PAGAR PELO CURSO?

Há empresas que determinam subvenção ou por um determinado número de horas de treinamento, por exemplo, 250 horas. Ou até mesmo poralguns anos ou meses.

Outras acreditam que o nível básico de qualquer treinamento precisa ser de iniciativa do próprio profissional, ou seja, só vão investir em aprimoramento (a partir do intermediário). Veja que são procedimentos com critérios opostos: pagar só os níveis básicos ou a partir da especialização? Defina o que faz mais sentido para sua empresa.

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Pela nossa experiência, se você contrata profissionais que, em suamaioria, já são qualificados, você pode definir que a empresa só pagará cursos de especialização ou aperfeiçoamento (pois não é difícil encontrar no mercado alguém que já possua o mínimo de conhecimento básico). No entanto, se você sabe que terá de formar profissionais a partir do nível básico e que eles não precisam ter nível avançado para desempenhara função, você pode determinar que a empresa só pagará até o final do nível intermediário, por exemplo, já que o nível avançado não é necessário para os profissionais desempenharem bem a função.

Cuidado para não pensar apenas no presente, deixando de investir em profissionais que poderão assumir posições que exijam um nível mais alto em um futuro próximo. Este critério vale para qualquer tipo de curso: graduação x MBA , idiomas Liderança etc.

Importante salientar que, dependendo do tipo de treinamento, é preciso manter o nível adquirido, e até voltar para um curso de atualização. Há inúmeros casos de profissionais que investiram muito tempo e dinheiro e pararam de estudar por vários anos. Quando a empresa precisa que eles passem a desenvolver funções, utilizando o conhecimento adquirido naquele curso do passado, percebem que estão desatualizados.

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7. COMO PAGAR?

Com todos os itens anteriores definidos, é preciso estabeleceros procedimentos para pagamento da escola. Sua empresa pode optar por pagar integralmente o valor devido à escola, descontando em folhade pagamento a parcela do colaborador. Verifique na Convençãodo Sindicato se há algum impedimento para esse procedimento, queé o mais prático para todos.

Há ainda a possibilidade de o colaborador realizar o pagamento integrale solicitar o reembolso à empresa. Neste caso, deixe claro o tipode documento que a empresa exigirá para o reembolso, garantindo que,realmente, a parcela será paga à escola.

A escola também pode cobrar a parte da empresa e a dos alunosseparadamente. Verifique no contrato com a escola quem seresponsabilizará pelo pagamento da parte do colaborador em casode demissão, licença-saúde ou outras situações. A escola, especialmente se cobrar por hora de trabalho, vai transferir a responsabilidadedo pagamento da fração para sua empresa ou para os integrantesdo grupo. Há empresas que fazem os colaboradores desistentesparticiparem do rateio do grupo até o término do estágio no qual ele estava estudando. Deixe claro em contrato assinado com cada aluno ou que ele assine um documento, afirmando que concorda com todas as regras da política de treinamento.

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Você pode escolher entre ter um único fornecedor ou vários.

Veja a seguir as vantagens e desvantagens de cada escolha:

VANTAGENS

PROFESSOR / CONSULTOR PARTICULAR

DESVANTAGENS

PREÇO

QUALIDADE: Se você souber escolher, pode ter em sua empresaum excelente professor.

ÚNICO PERFIL DE PROFESSOR: Você conta com apenas um estilo de professor, que pode não se adaptar a todas as necessidades da empresa.

MÉTODO: Alguns professores particulares não têm método nenhum, apenas dão aulas, fique atento antes de escolher, analise o programa, pergunte se há avaliações escritas etc.

MENOS REGRAS: Há professores bastante flexíveis com relaçãoa regras de cancelamento de aulas, compensação etc.

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VANTAGENS

ESCOLA INDEPENDENTEcursos personalizados ou padronizados

DESVANTAGENS

DIFERENTES PERFIS DEPROFESSOR : Você conta com uma equipe de professores, que podem se adaptar a todas as necessidades da empresa.

QUALIDADE: Pesquise a lista de clientes da escola e peça referências. Pergunte sobre professores, atendi-mento, contrato, preço.

FLEXIBILIDADE: As escolas indepen-dentes costumam flexibilizar itens de acordo com suas necessidades. Avalie antes o que precisa: resultados rápidos, preço, condições de pagamento, dias e horários atípicos para aulas, perfil de professor, prazo para cancelamento de aulas com direito a compensação etc.

MÉTODO: Se optar por escola independente com cursos personalizados, é possível uma adaptação às necessidades da sua empresa.

COMODIDADE: Se sua empresafica em uma região com trânsito, aproveite o horário de pico para que seus funcionários realizem o cursona empresa. Quem se desloca é o professor.

PREÇO: Geralmente cobram por hora de trabalho e você pode organizar grupos, com nenhuma ou uma taxa adicional baixa. Compare com as outras opções, considerando que vai colocar o máximo de alunos permitido em cada grupo. Analise a sugestão de encaixar nos grupos existentes funcionários que pagariam sua fração no curso, para diminuir o seu investimento. Geralmente essas escolas não cobram taxade matrícula.

RITMO DO CURSO: Como tudo é mais flexível, os professores podem se adequar ao ritmo dos alunos, o que não é bom. Estabeleça com a escola prazos e critérios que garantam o comprometimento do aluno.

ESPAÇO DA SUA EMPRESA: Analise se você tem salas suficientes para os cursos e tente colocar aulas sequenci-ais, otimizando o tempo dos professores e minimizando turnover da escola.

PROFESSORES INSUFICIENTES:Se você contratar uma pequena escola,é possível que alguns cursos sejam interrompidos temporariamente por falta de professor. Geralmente essas escolas contam com mão de obra autônomae nem sempre é fácil substituirna sua região, dia e horário do curso, com rapidez. Verifique o númerode professores que atendem a escola, antes de contratá-la.MÉTODO: Se optar por escola independente com cursos padronizados, analise se realmente cada programa atenderá às suas necessidades, pois raramente o método, material didático ouabordagem poderão ser mudados.

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9. CURSOS ON-LINE SÃO UMA BOA OPÇÃO?

Há basicamente dois tipos:

PLATAFORMAS DE ENSINO À DISTÂNCIA

O aluno recebe uma senha de acesso e pode estudar nos horários que quiser. Há atividades, autocorreção, geralmente um tutor “online” para esclarecer dúvidas. Cursos pagos ou gratuitos, de universidades ou instituições de qualidade do mundo inteiro.

Vantagens: comodidade total, pois o aluno estuda quando pode, inclusive durante viagens. Preço, pois o curso pode ser até gratuito.

Desvantagens: infelizmente este tipo de curso é inadequado para a grande maioria dos aluno por conta da falta de disciplina. Mas os mais disciplinados obtêm ótimos resultados, se for escolhida uma boa plataforma. Algumas plataformas não têm um tutor acompanhando frequência de acessos e assimilação.

Algumas plataformas têm conteúdo e também interação com outros alunos e professores. Os alunos devem ser orientados a aproveitara oportunidade de interagir nestes fóruns de discussão.

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10. COMO MEDIR RESULTADOS

Como gestor de treinamento, você deve solicitar relatórios mensais, bimestraisou trimestrais para acompanhar odesempenho e frequência dos alunos,em qualquer curso parcial ou totalmente subvencionado pela empresa.

Se você for conduzir de perto o programa de treinamento, terá doispapéis:

1 - GESTÃO FUNCIONAL

• Esclarecer os procedimentos e regras para a adesão à política de treinamento da empresa.

• Conferir frequência mensal dos alunos nas aulas, se este for um critério para manutenção da subvenção.

• Conferir as cobranças emitidas pelo(s) prestador(es) de serviços.

• Controlar a verba para treinamentos e os prazos de término dos cursos.

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2 - GESTÃO DO APRENDIZADO

• Fazer a interface entre os alunos e a(s) escola(s).• Controlar o desempenho e o progresso dos alunos.• Realizar eventuais reuniões com os alunos.• Realizar reuniões regulares com a(s) escola(s).

Para cursos de longa duração, ainda é possível pensar em algumas ações motivacionais, de integração e de checagem indireta do aprendizado, tais como a gendar um encontro semestral ou anual com a gestão de todos os alunos para que estes contem um pouco do que aprenderam e como estão aplicando o conhecimento na empresa.

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11. SITUAÇÕES ADVERSAS

SUSPENSÃO DO TREINAMENTO

A política de treinamento deve prever soluções para situaçõesadversas, como a suspensão temporária do treinamento. Situações como férias, licença-maternidade ou por motivos de saúde precisam também estar previstas, com prazos mínimos e máximos já estabelecidos.

DEMISSÃO DO COLABORADOR

Para evitar problemas futuros, a empresa também deve deixar claro,desde o início do programa, que a demissão do colaborador representará, automaticamente, o fim do subsídio.

Em alguns casos de alta gerência e cursos individuais, a empresa coloca algumas horas de curso no pacote de saída do colaborador, como forma de ajudá-lo na recolocação profissional.

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12. DICAS FINAIS

Muitas vezes, na ansiedade de colocar a política de treinamento em prática, a empresa não faz um estudo adequado do público a seratendido. Acaba investindo em pessoas que não têm disponibilidade de tempo para se dedicar, não têm motivação ou, simplesmente, nãoprecisam de um curso naquele momento.

Outra falha comum está na escolha do fornecedor. Por conta do custo, algumas empresas selecionam fornecedores que não vão conseguir entregar aquilo que é esperado e necessário. Liste suas expectativas e faça o alinhamento com o fornecedor, antes de assinar um contrato. Converse com clientes da escola, confira se os resultados prometidos são atingidos.

Por fim, não invista em treinamento se não puder destacar um profissional capacitado para fazer a gestão dos cursos.

A escola não pode fazer o que quiser e não ser cobrada por resultados ou qualidade. Assim o investimento será desperdiçado. Quando se percebe que os alunos não aprenderam muita coisa, tudo é interrompido, e escolhe-se um novo fornecedor.