El 27 de abril 2010, se incorpora como

Director de Administración y Coordinador

del Comité de Información Pública de la

SEGE, el Dr. José Mejía Lira.

Junio del mismo año toma posesión

como titular de la Unidad de Información

Pública el Lic. Guillermo Estrada López.

“Transparencia y Difusión de Oficio”

En esta segunda reunión de trabajo la CEGAIP estableció como punto

principal: La capacitación.

Como un medio sustantivo para el conocimiento y aplicación de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como de los

Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la

Información Pública del Estado.

Los integrantes del Comité de Información asistieron a reuniones de

trabajo e informativas que organizó la CEGAIP, asimismo, se invito a

personal de las siguientes áreas: Unidad de Contraloría Interna, Unidad de

Asuntos Jurídicos, Unidad de Información Pública y Coordinación de

Archivos.

Posterior, se realizó una mesa de debates en la que se discutió como

tema principal la “Transparencia”

A las reuniones subsecuentes continuaron asistiendo las áreas

anteriormente señaladas, desarrollándose los siguientes temas:

Tema:

NOTIFICACIÓN.

Acto procesal por medio del cual el órgano jurisdiccional hace del conocimiento de las partes, de los

demás participantes o de los terceros, una resolución judicial o alguna otra actuación judicial.

Se orientó sobre el procedimiento que deberá efectuarse para llevar a cabo las notificaciones al usuario

cuando esta sea necesaria, considerando lo que establece el Artículo 106 del Código de

Procedimientos Civiles del Estado de San Luis Potosí.

Las notificaciones deberán efectuarse:

Personalmente

Por cédula

Por lista de acuerdos en los términos de los artículos 117 al 122

del Código de Procedimientos Civiles del Estado de San Luis

Potosí.

Por instructivo

Por correo certificado con acuse de recibo

Por telégrafo

Es la unidad responsable de atender y gestionar las solicitudes de acceso a

la información presentadas por escrito ante la dependencia y las enviadas

a través del Sistema INFOMEX, así como todas las solicitudes que se realicen

en ejercicio de la protección de datos personales, al respecto en el año 2012

se atendió un total de:

Solicitudes de

Información

Recursos de Queja interpuestos ante la

Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la

Información Pública

EN CONCLUSIÓN La condición de una Administración es la calidad

de sus archivos, pues éstos son la expresión material más clara y el más firme sustento de su actuación.

Facilitan la toma de decisiones de los funcionarios/ejecutivos, y resguardan la materia prima del acceso a la información pública.

En su fase histórica representan una fuente importante para llevar a cabo trabajos de investigación.

Para garantizar el adecuado manejo de la documentación producida y recibida por la administración pública o privada en el ejercicio de sus funciones.

Aumentar la eficiencia de la misma y reducir los costos de operación.

Es necesario crear un sistema de administración de documentos que regule la producción, circulación, acceso, uso, control, conservación, preservación y difusión de los testimonios documentales.

Son algunas funciones del archivo:

1. Conservar documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo los plazos mínimos de conservación, durante los cuales pueden ser requeridos.

2. Ordenar y clasificar debidamente los documentos.

3. Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad en forma rápida y expedita.

Y sirve para: 1. Que sea eficaz cuando se

encuentre rápidamente lo que se busca.

2. Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.

3. Consultar información cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

4. Probar cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

Organiza tus archivos y a

través de la Coordinación

de Archivos, canalízalos

al Archivo de

Concentración de la

Bodega ubicada en Sara

Rivera N° 620, de la

Colonia Graciano

Sánchez.

Personal de la Coord. Gral. De Rec. Mat., Rec. Humanos, Inf. Admva., Evaluación, C. Interna, Coord. De URSE, Depto. De est. Y Sist. De Inf.

Integrantes del Comité de Información Pública

Personal de la Coord. Gral. De Rec. Financieros

Personal de Cooperativas Escolares, Educación Indígena.

Para fomentar la cultura archivística en los diferentes sectores de la Secretaría, se llevó a cabo la 1ª Reunión regional con el Comité de Información de la SEGE, Jefes de las Unidades Regionales, titulares de las áreas, enlaces y personal involucrado en el quehacer archivístico, para dar información sobre la situación de los archivos, avances y seguimiento.

Contraloría Interna Personal del Departamento de Actualización de Maestros y Áreas que lo integran

Con el objeto de continuar con el proceso de organización de los archivos aplicando la nueva metodología archivística, a petición de los titulares de las áreas se llevó se a cabo el Curso Taller de Capacitación, Orientación y Asesoría en la integración de losa archivos, como lo establecen los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado y la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

TEMAS

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Lineamientos para la nueva Metodología Archivística que habrá de aplicarse para el expurgo, integración y clasificación de expedientes, los tipos de archivos, períodos de conservación y resguardo.

En el 2011, se realización una serie de visitas a las Unidades Regionales (URSES) para supervisar, revisar los avances de la integración de los archivos y dar asesorías y orientaciones al personal sobre la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y los Lineamientos para la integración y resguardo de los archivos públicos..

Cd. Valles Tamazunchale

Matehuala Rioverde

En el 2012 durante los día 17 y 18, se realizó una visita a la URSE Cd. Valles para dar seguimiento y supervisión al avance en la integración de los archivos, de cada una de las áreas que la integran, se fortaleció la asesoría y se orientó al personal en sito para facilitar esta labor.

A petición de la Profa. Gloria Griselda Perales

Sánchez; supervisora de la Zona Escolar 98, sector

018, de Jardines de Niños, y el interés de que el

personal recibiera capacitación y asesoría sobre la

integración de los archivos, el día 14 y el 30 de marzo

de 2012, en horario de 9:00 a.m. a 2:00 p.m. en las

instalaciones que ocupa el Departamento de

Actualización de Maestros, sito en Terrazas no. 1280

Col. Tangamanga, dio inicio esta actividad con la

participación de 16 directores de diferentes Jardines

de Niños.

Los temas que se abordaron fueron los siguientes:

Normatividad.

Archivística y archivo de trámite.

Clasificación.

Valoración documental.

Archivo de concentración.

Archivo histórico.

Programa caratula.

Conclusiones.

Dudas y preguntas.

El personal de la Coordinación de Archivos, continúa asesorando y apoyando muy de

cerca al personal de las Áreas en sito, para el expurgo, organización e integración de los

archivos.

Personal del Departamento de

Registro y certificación.

Áreas:

Control Escolar de escuelas particulares “REVOES”

Universidad Abierta

Personal del Departamento de

Registro y certificación.

Áreas:

Control Escolar de Bachillerato

Pedagógico, Normales, Preparatorias

por Cooperación, Bachilleratos

Comunitarios y Particulares,

Duplicados y correcciones de datos,

Universidad Abierta.

En estas áreas se cuenta con archivos

que datan desde 1975 a la fecha, en

proceso de organización.

Durante los meses de septiembre, octubre y noviembre, 2011, se dio el apoyo al

personal del Departamento de Actualización de Maestros, en asesoría y orientación

en sito, para el expurgo, organización e integración de los archivos, llenado de

inventarios de baja documental, es importante destacar que esta actividad se realizó

en sábados con personal del Departamento y de la Coordinación de Archivos.

Coordinación de Archivos

Dirección de Planeación y

Evaluación

El día 07 de mayo, 2010 se

implemento como

programa Piloto en

algunas áreas y se

capacitó a los enlaces para su manejo.

Departamento de Estadística y Sistemas de Información

Dirección de Educación

Indígena

Mtro. Jorge Nazif Mina (Ponente) Mtro. Ramón Aguilera Murguía (Ponente) Lic. Erika Berenice Rodríguez Leija (CEGAIP)

Con el afán de dar cumplimiento a lo establecido en el art. 43, Capítulo Séptimo de los

Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública

del Estado, el personal de la Coordinación de Archivos ha participado en diferentes foros

estatales y nacionales, para estar actualizados y a la vanguardia con la Tecnología Archivística.

Foro Nacional para el estudio de los archivos públicos y

protección de los datos personales, organizado por la Comisión

Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública (CEGAIP) los

día 19 y 20 de abril del 2010. En el Auditorio “Rafael Nieto de la

Universidad Autónoma de San Luis Potosí”

• Con la intervención de grandes figuras en materia de

Transparencia y Archivos se llevó a cabo el Foro Nacional para el

Estudio de los Archivos Públicos y Protección a Datos Personales

en el cual se destacó la importancia sobre la protección a datos

personales.

• La necesidad de crear catálogos e índices donde se encuentre

registrada la información de los archivos de las entidades públicas

que contienen información confidencial o datos personales.

• El archivo es la columna vertebral del cumplimiento de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• La importancia del Cuadro General de Clasificación Archivística.

• El archivo como centro de información a la ciudadanía.

“1a. Jornada de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de

San Luis Potosí”, del 03 y 04 de septiembre, 2010.

Cuya finalidad es fomentar la preservación de la documentación histórica al

interior de las administraciones públicas.

Se conto con la participación de diferentes Municipios del Estado que

expusieron las experiencias obtenidas en esta loable labor, tales como

Soledad, Santa María del Río, Ciudad Fernández, El Naranjo, Salinas y

Ríoverde, además de dependencias como la Secretaría de Educación de

Gobierno del Estado y SIFIDE, entre otros.

La SEGE tuvo presencia a través de la participación de la Profa. Ma.

Guadalupe Santoyo, Coordinadora de Archivos, con una ponencia titulada,

“Experiencia en la Labor Archivística”.

En esta reunión se informó sobre las experiencias obtenidas para la creación

de una nueva Ley de Archivos en el Estado, la cual tendría como fin un

adecuado control y tratamiento de la documentación que se genera en cada

institución, así como aquella que forma parte de su historia y del estado.

La directora de la Asociación de Archivos y Bibliotecas de México, Stella

González Cícero, puntualizó que es indispensable que se cambie el concepto

de preservación de archivos dentro de las administraciones públicas en los

tres niveles de gobierno, ya que únicamente se dedican almacenar

documentos.

El presidente de la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información

Pública, Alejandro Serment manifestó que es indispensable contar con una

organización de los archivos históricos dentro de las administraciones

públicas, con ello permitirá la entrega oportuna de información a la

ciudadanía que lo solicite

Con la finalidad de analizar el estado actual de los archivos de las Instituciones de Educación Superior (IES) y proponer metodologías para la elaboración de diagnósticos y de un “Cuadro de Clasificación, la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES) y la Universidad Autónoma de Zacatecas realizaron las XI Jornadas Archivísticas.” Los archivos de las IES a 11 años de la REANIES”, teniendo como sede el majestuoso Teatro Calderón de la Cd., del 15 al 17 de junio, 2010.

A través de este evento, se pretende hacer un recuento del avance de la archivística en las IES en los últimos 11 años, así como dar a conocer casos de archivos que se han organizado o mejorado a partir de la formación de la RENAIES y con la participación de ésta. Para ello, las instancias organizadoras convocaron a participar a los trabajadores de archivos de las IES y a todas las personas interesadas en materia archivística, con la finalidad de difundir e intercambiar conocimientos y experiencias exitosas en la sistematización y resguardo del quehacer archivístico.

se contó con Conferencias Magistrales, Mesas de Trabajo y Talleres. Se desarrollaron temas tales como: “Diagnósticos y metodología para diagnosticar los archivos”, “Hacia la elaboración de un prototipo de Cuadro de Clasificación Documental para las IES”, “La normatividad en los archivo de las IES”, “Sistema Integral de Archivos” y “Desarrollo y aplicación de la archivística en las IES”.

En estas Jornadas la SEGE estuvo presente a través de la Coordinadora de Archivos, Profa. Ma. Guadalupe Santoyo Chávez, con la ponencia titulada “Integración y Diseño del Cuadro General de Clasificación Archivística” de la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado de San Luis Potosí.

Asistimos a los Talleres de Restauración y Conservación de Documentos en el que se nos dieron a conocer el adecuado tratamiento de los documentos que se encuentran en estado crítico, así como la restauración de los mismos y de la aplicación de los materiales adecuados.

Congreso Internacional “archiveros sin Fronteras” sobre “Archivos, Derechos Humanos y Transparencia”, Organizado por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública (CEGAIP), el Archivo General del Estado, y a través de los Congresos Estatales y Nacionales que se llevan a cabo anualmente, tuvo veredicto del 22 al 24 de junio, 2011. Participaron representantes de 10 Países como: España, Francia, Uruguay, Perú, Bolivia, Colombia, Brasil, Argentina, Ecuador y México; en la inauguración se contó con la presencia de la Sra. María Luisa Ramos Segura presidenta del DIF, y representantes nuestras autoridades estatales y municipales. En el desarrollo de las ponencias y mesas de trabajo se contó con la presencia de destacados especialistas en la materia, tales como: Mariona Corominas; Presidenta de la Coordinación Internacional de AsF. Quién señaló que se requiere potenciar la carrera de archivista, para que las nuevas generaciones se involucren en el tema que es de gran relevancia para respaldar la información; Ángel José Trinidad Zaldívar; Comisionado del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos; Aurora Gómez Galvarriato; Dir. Gral. del AGN, Aida Luz Mendoza Navarro; Archiveros sin Fronteras Perú y el senador de la República Jesús Murillo Karam.; entre otros. En el ámbito local se abordó el tema de la iniciativa de la Ley de Archivos de la Federación y del Estado, mediante mesas de trabajo para el análisis de estas y trabajos que tendrán la asesoría del presidente de la mesa directiva del Congreso del Estado. Se destacó la necesidad de que en San Luis Potosí haya una Ley de Archivos para documentar la historia de nuestra sociedad, y se propuso en el congreso internacional "archivos, derechos humanos y transparencia".

Invitando a profesionistas, funcionarios públicos y expertos en materia de archivos, tales como José

Antonio Ramírez de León (JARD Corporativo, S.C.); Aurora Figueroa Ruiz. Jefe del Archivo General de

la UA de Aguascalientes; Jorge Nacif Mina. Secretario Académico de la Escuela Mexicana de Archivos

A.C.; Gustavo Villanueva Bazán. Presidente de la (RENAIES), Georgina Flores Padilla. Jefa del

Departamento de Procesos Archivísticos del Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM) y Carlos Ruiz

Abreu. Director del Archivo Histórico del D.F.

Quienes aportaron su opinión sobre el estado actual de los archivos, la normativa archivística vigente

para la defensa y conservación del patrimonio documental, el ejercicio de la archivología como

disciplina emergente en el desarrollo de las tareas de transparencia y acceso a la información, así

como las perspectivas del profesional en archivística en los ámbitos público y privado. Con base en

ello se definieron cuatro mesas temáticas:

1. Valoración y responsabilidad. Propósito reflexionar en torno a los procesos de valoración

documental, en particular lo que se refiere a la depuración de los archivos, así como las

responsabilidades que tienen los funcionarios y encargados de los archivos públicos.

2. Normativa archivística: de lo federal a lo local. En esta mesa se buscó orientar la reflexión en

torno a los marcos legales en materia de archivos, y conocer la armonización, discordancia o

carencias que tienen las disposiciones locales respecto de la normativa federal estatal o municipal.

3. Patrimonio documental, conservación y difusión. Objetivo de revisar las acciones realizadas

para integrar la documentación antigua al patrimonio cultural e histórico del país, así como las

estrategias, nuevas y tradicionales, para conservar y difundir el patrimonio documental.

4. Perspectivas profesionales del archivista. Propósito examinar la actividad del archivista, que se

desarrolla en el ámbito público o privado y conocer las perspectivas de la educación profesional en el

área archivística. Valorar la archivística como profesión emergente y analizar su mercado laboral.

El H. Congreso del Estado, el Poder Judicial del Estado, la Secretaría de

Cultura del Gobierno del Estado, la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la

Información Pública del Estado y la UASLP, a través de la Escuela de Ciencias

de la Información, organizaron la II Jornada de “Archivos Administrativos e

Históricos del Estado de San Luis Potosí”. el 29 y 30 de noviembre, 2011.

En este evento se contó con la presencia de connotados especialistas en el tema provenientes de Canadá, España y México. Y la participación de 300 especialistas de distintas instituciones de enseñanza superior, gubernamentales y privadas de todo el país.

Tema principal “La administración de documentos: camino hacia la modernización de los archivos de las Instituciones de Educación Superior –IES-“.

Objetivo: Establecer criterios, principios y técnicas para integrar un sistema integral de archivos y lograr una verdadera gestión de calidad institucional, mediante la organización y digitalización.

Otro de los objetivos que busca este encuentro de archivistas es el de reflexionar sobre los problemas y retos que enfrenta la puesta en práctica de los principios teóricos y metodológicos de la administración de documentos dentro de las IES y sobre todo aportar soluciones y ofrecer nuevas ideas en materia de administración de documentos. Se efectuaron cuatro Talleres: 1) Valoración y selección documental. 2) Esquemas de clasificación. 3) Conservación para archivistas. 4)Sistema de administración de documentos de archivo. 4 Mesas de Trabajo MESA 1) Los sistemas integrales de archivo en la aplicación del “ciclo vital de los documentos” MESA 2) Los sistemas integrales de archivo en la aplicación del “ciclo vital de los documentos” MESA 3) Calidad, certificación y normatividad aplicados en los archivos de las IES

MESA 4) Los sistemas de administración de documentos

Se contó con tres Foros de discusión, espacios diseñados para compartir experiencias, en el que los ponentes incentivaron mediante el diálogo constructivo con los archivistas. con la finalidad de atender las distintas problemáticas presentadas por los representantes de los distintos archivos de todo el país.

III Jornadas Archivísticas, Archivos Administrativos e Históricos con el tema “Los Archivos a debate, prácticas y costumbres en la organización de los Archivos”, organizado por la CEGAIP, en coordinación con el Congreso del Estado, El Colegio de San Luis, la UASLP, el Centro de Documentación Histórica, y El Archivo Histórico del Estado, los días 14 y 15 de junio, 2012.

“En términos económicos, en estos tres años que se han llevado a cabo estas Jornadas se ha logrado el establecimiento de redes y vínculos con instituciones nacionales e internacionales que apoyan el desarrollo de archivos con una buena inversión económica para desarrollo de archivos municipales y estatales como el del Instituto Potosino de Bellas Artes, y en los municipios de Ciudad Fernández, Rayón, Salinas, Santa María del Río que reciben apoyos de la comunidad europea”. Al término de estas Jornadas el Comisionado Presidente Lic. Alejandro Alfonso Serment Gómez. y el Lic. Gabriel Francisco Cortés López, Director de Documentación y Archivo, anunciaron que en coordinación con la Universidad de Barcelona se esta planeando un Diplomado de Archivos para aquellas personas que son archiveros sin tener la formación.

XXXIV Reunión Nacional de Archivos 2012,"Los Archivos de México hacia una Nueva

Era“, del 18 al 20 de julio de 2012 en Villahermosa, Tab. Organizada por El AGN y el

Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado.

Participaron de más de 60 ponentes, cuyas conferencias se realizaron organizadas en 12

mesas de trabajo donde se abordaron temas como: La prevención y manejo de riesgos

en archivos y bibliotecas, la Ley Federal de Archivos, su ejecución y ámbito de aplicación,

expectativas en torno de la Ley Federal de Archivos, así como lo relacionado a los

documentos electrónicos, implementación de normas y modelos de requisitos nacionales

e internacionales en materia de documentos electrónicos (aplicación archivística).

A este evento asistieron más de 700 personas expertas y conocedores de la materia e

involucradas en el quehacer archivístico de diferentes instituciones de los estados de la

República.

Como resultado del trabajo que se ha venido desarrollando en materia de archivo, se

entregó el premio al “Mérito Archivístico, 2012” a cargo del Gobierno del estado de

Tabasco, a las instituciones participantes.

Se contó con la participación del representante del la (CEGAIP-SEDA, Mtro. Mauricio

Vladimir Barberena Sánchez; H. Congreso-IIL, Dr. David Eduardo Vázquez Salguero y

(UASLP-ECI) Mtro. Jorge Núñez Chávez, de San Luis Potosí con la Ponencia

“Esfuerzos compartidos por el desarrollo de una nueva cultura archivística en San

Luis Potosí”.

Una vez terminadas las Jornadas se concluyó con la presentación de los integrantes del

Primer “Consejo Nacional de Archivos” el cual establece la Ley Federal de Archivos.

Además el Mtro. Mauricio Vladimir Barberena Sánchez; Director del Sistema Estatal de

Archivos, SEDA de CEGAIP de San Luis Potosí fue electo como representante de las

entidades federativas ante el Consejo Nacional de Archivos.

San Luis Potosí, será sede de la XXV Reunión Nacional de Archivos a efectuarse en

agosto del 2013.

COLABORADORES:

Dr. José Mejía Lira

Lic. Silvia Elena Escobedo Palomino

Lic. Juan Adrián Vázquez

Lic. Guillermo Estrada López

Profa. Ma. Guadalupe Santoyo Chávez

P. A. Ma. Taide Martínez Campos

Revisión, validación y autorización

Revisión del contenido de la información.

Revisión de contenido de la información

Aportación y Revisión de contenido de la

información

Aportación de información, revisión y

asesoría.

Elaboración y diseño

Blvd. Manuel Gómez A. N° 150, Col. Himno Nacional, 2ª sección, San Luis

Potosí, S.L.P., C.P. 78360, Tel. 444 4998000, ext. 8102, Edificio Central de

la SEGE.