ENSAYO ESTRUCTURA DEL SISTEMA ESTUDIADO

JHON ALEJANDRO CARDENAS GARCIA: 135242

BRIAN ANDRES GUTIERREZ VIVAS: 117401

KATHERYN ANDREA BAÑOÑ PALACIO: 117405

CORREO ELECTRONICO: jonpi_07@hotmail.com

Brian.gutierrezv@hotmail.com

Andrea.0822@hotmail.com

DOCENTE: CARLOS ARTURO CANO HERNANDEZ

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI

FACULTAD DE INGENIERIAS

GESTION DE LA CALIDAD

SANTIAGO DE CALI

RESUMEN

La estructura organizacional es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos

La forma en que las compañías deciden organizarse es diferente, cada una decide establecer estructuras que se acoplen al tipo de empresa que es y tengan como propósito alcanzar de manera eficiente los objetivos que ellas se han propuesto. Los empresarios han establecida varios tipos de estructura que les permite lograr obtener el máximo aprovechamiento de recursos humanos.

La importancia de la estructura organizacional se encuentra en que ésta nos ayuda a definir qué se debe hacer y quién debe hacerlo. La estructura es una de las bases de la organización (o de la desorganización) de las actividades de una empresa. Una buena estructura permitirá una mejor integración y coordinación de todos los integrantes de una empresa. Al estar mejor organizados se logrará un mejor aprovechamiento de los recursos lo que a la larga puede hacer una empresa más eficiente.

Palabras Claves: Estructura, sistema, entorno, competitividad.

ABSTRAC:

The organizational structure is the framework in which the organization, according to which tasks are divided, grouped, coordinated and controlled to achieve goals unfolds

The way they organize companies is different, each decides to establish structures that fit the type of company it is and have as efficiently achieve the goals they have set purpose. Entrepreneurs have established various types of structure that allows them to achieve maximize utilization of human resources.

The importance of organizational structure is that it helps us define what should be done and by whom. The structure is one of the foundations of the organization (or disorganization) the activities of a company. A good structure will allow better integration and coordination of all members of a company. By being better organized better use of resources so that you can eventually make a more efficient company will be achieved.

Keywords: structure, system, environment, competitiveness.

INTRODUCCIÓN

Organizar la estructura de una empresa, consiste en dotarla de todos los elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento adecuado de sus funciones para lograr los objetivos propuestos. La organización para el cumplimiento de sus actividades cuenta con recursos como: los humanos, materiales, económicos, tecnológicos, y para que la administración de estos recursos sea eficiente, existen instrumentos o directrices que permiten apoyar la atención o realización de tareas diarias, las cuales se constituyen en elementos eficientes de comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativa. Por ello, la estructura organizacional, es fácil de entender, son similares a las estructuras de los edificios. Toda organización, debe contar con políticas, estrategias, procedimientos y normas para su desenvolvimiento, desarrollo normal de sus actividades, de acuerdo a su tamaño y giro, varían en el grado en el que se les da autonomía a la gente y las distintas unidades que la conforman.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA ESTUDIADO

La estructura del sistema estudiado, es el primer elemento de la metodología ´´DES´´ el cual tiene asociado los siguientes conocimientos:

Este sistema se define como un conjunto de elementos interrelacionados entre sí, que existen dentro de un entorno, del cual se conforma de los siguientes componente mencionados anteriormente como es el entorno que es todo lo que rodea el sistema, la frontera el cual separa al sistema del entorno y finalmente el sistema que es el conjunto de elementos interrelacionados que existen dentro de un entorno, de modo tal que las relaciones entre los elementos del entorno y del sistema pueden ser directas o indirectas, son indirectas cuando la influencia de un elemento sobre otro se hace a través de otro componente mientras que la directa tiene influencia es sin mediación de otro elemento.

La empresa es una organización de partes interrelacionadas operando de modos diferentes a fin de cumplir los objetivos del todo y los individuales, que adopta una estructura determinada por su interacción con su medio ambiente. Forma a su vez un entorno condicionante de los subsistemas y elementos que se integran en él.

Una empresa como un sistema, está compuesto de múltiples partes dinámicos interconectadas de manera compleja creando coordinación y acción común precisas para actuar con oportunidad, en evolución permanente bajo la acción del universo exterior, y que debe ser orientado hacia la realización de objetivos. Los sistemas permiten aprovechar, convenientemente,

ENTORNO

SISTEMA

FRONTERA

los datos que aportan el entorno y los productos informativos procedentes de sus mismos componentes.

Buena parte del sistema es de índole informática, así como medio de gestión de la empresa, permiten que se realice un direccionamiento escalonado al objetivo del sistema total y coordinar entre sí una serie de redes menores de decisión

Tipos de sistemas

Sistemas naturales: creados por la naturaleza Sistemas artificiales: construidos por el hombre Sistemas abiertos o adaptivos: interactúan

permanentemente con el entorno que los rodea Sistemas cerrados: tienen poca interacción con el entorno Sistemas dinámicos cambian constantemente en el tiempo. Sistemas estáticos: sus pulsaciones o cambios en el

tiempo, son muy lentos Sistemas físicos: su conformación obedece a estructuras

físicas identificables. Sistemas lógicos: su conformación obedece a

componentes relacionados con ideas. Sistemas reales: son el reflejo de una situación existente

De modo tal la empresa se define como un sistema que está compuesto por elementos técnicos y humanos (subsistema técnico y social). Limitados por la frontera y rodeada por un entorno, tales como proveedores, bancos, competencia

Entre la empresa y su entorno hay relaciones. El cual obedece a que el sistema es abierto y a través de la frontera se recibe información, maquinaria, empleados, de igual modo la empresa entrega a su entorno los bienes y servicios que produce

Una empresa se puede definir como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e información y del cual recibe la influencia que condición a su actividad, comportamiento y resultados.

Para que este sistema abierto tenga éxito debe estar en equilibrio dinámico con el medio externo, generando riqueza y posibilitando el crecimiento. La Empresa debe satisfacer dinámicamente los intereses de Clientes, Accionistas, Empleados y Sociedad en su conjunto. El sistema-empresa recibe un flujo de entradas, las transforma y las envía al exterior en forma de resultados.

El contenido de las entradas es diverso, dependiendo de la actividad de la empresa: materiales para su procesamiento, maquinaria, financiación, contratación de personas, información.

Las salidas son en principio los productos y servicios que vende. Pero también podemos incluir los resultados obtenidos: económicos principal finalidad de una empresa mercantil, satisfacción y fidelización de los clientes, empleados, proveedores, inversores y demás grupos de interés ligados a la empresa, prestigio social (imagen de marca). Entre las entradas y las salidas se encuentra el proceso de transformación, que debe regirse por los principios de eficacia y eficiencia. Para ello cuenta con un conjunto de procedimientos de actuación en las diferentes áreas de producción, administración, financiera, calidad, compras, comercialización e investigación; y a partir de los conocimientos de las personas de la organización y de sus funciones específicas.

ENTORNOS QUE IMPACTAN UN SISTEMA EMPRESARIAL

Entorno político legal:

1. Mira las decisiones del estado: reglamentación fiscal, mercantil, laboral es decir las leyes

2. Evalúa las decisiones de instituciones públicas: decisiones de la patronal, de los sindicatos, de las instituciones financieras

Entorno internacional:

Busca evaluar la incidencia que en el sector donde se mueve la organización, tienen los cambios mundiales como valor del dólar, valor del petróleo

Entorno tecnológico

Busca medir el grado en el que se está desarrollando la tecnología como la investigación, desarrollo tecnológico, innovación

Entorno económico

Evalúa que tan estable se presenta en el largo plazo, dependiendo del sistema económico. (Monopolio, competencia perfecta)

Analiza aspectos coyunturales o temporales a corto y medio plazo como el precio, los tipos de cambio, los intercambios, la balanza comercial y los tipos de interés

Entorno socio-cultural

En el cual se analiza las creencias, valores y formas de vida de las personas de la empresa, como las condiciones culturales, ecológicas, demográficas, religiosas, educativas, del sistema social en su conjunto.

FACTORES DENTRO DE LAS DIMENSIONES DE ENTORNO GENERAL.

Entorno político-legal

Situación política: se refiere a la estabilidad o no de un estado y el efecto de esta, sobre la empresa o grupo de empresa

Política económica: evalúa la debilidad o fortaleza de esta y su incidencia en la empresa

Legislación económica-social y administrativa: hace referencia a las leyes existentes en la materia

Fiscalización: referencia el nivel de control del estado

Régimen de impuestos: se refiere a los niveles de tributación que se demanda

Entorno internacional

Valor del dólar: que tan variable está el valor del dólar con relación a la moneda del país.

Valor del petróleo: evalúa la variabilidad del precio del petróleo y su repercusión en la empresa.

Equilibrio económico: que tan equilibrada esta la economía y su impacto en el grupo de empresas

Entorno tecnológico

Procesos y métodos productivos: que tan tecnificados están y como impactan a las empresas.

Nuevas tecnologías: cuál es su desarrollo e impacto en las diferente empresas

Conocimientos científicos y tecnológicos: evalúa el nivel en el que se encuentra y su incidencia en las empresas

Entorno económico

Crecimiento económico: evalúa el desarrollo económico y su impacto en los sectores empresariales

Inflación: estudia su evolución y el impacto en las empresas

Productividad nacional: evalúa los niveles de racionalización de recursos de la economía y su impacto en los sistemas que se analizan

Política industrial: analiza las fortalezas y debilidades de la misma y su efecto en las empresas.

Mercadeo de capitales: evalúa su dinamismo y el efecto de este en las empresas.

Entorno socio-cultural

Mercadeo de trabajo: estudia que tan amplio o restringido se encuentra y su influencia en las empresas

Conflicto social: mide su fuerza y efecto en las empresas

Grupos sociales: evalúa los diferentes grupos en la zona y su efecto en las empresas

Cultura: mide sus fortalezas y debilidades y su efecto en la empresa

Educación: mide el nivel de la población y su efecto en el sistema que se analiza

Las dimensiones del entorno competitivo se identifican principalmente en 5 aspectos de acuerdo con porter en su libro de la ventaja competitiva las cuales son las siguientes:

Productos sustitutos: el cual pretende mostrar la capacidad de otras empresas ofrecer productos que pueda reemplazar a otros que están en el mercado

Fuerza de los proveedores: hace referencia a lo poderoso que sea el proveedor frente al cliente, dependiendo de las condiciones del mercado en la industria del proveedor y del producto que ofertan

Fuerza de los clientes: referencia del comprador que le permite tener una fuerte capacidad negociadora

Nuevos competidores: evalúa la posibilidad de entrada de nuevas empresas a un sector

Rivalidad entre firmas: se refiere al grado de competencia que existe entre firmas de un sector empresarial

Partiendo de la estructura interna de la empresa se busca encontrar las dimensiones y los elementos que las conforman al interior de la organización, el cual se puede trabajar de dos formas:

Por un análisis funcionalPor un análisis de cadena de valor

En cuanto el análisis funcional esta busca dividir la organización por áreas funcionales donde cada área es una dimensión, el cual se compone de las siguientes dimensiones:

Dirección: agrupa los elementos que impactan el desempeño de la organización desde la gerencia

Organización y gestión humana: reúne los elementos que influyen el desempeño de la organización desde la gestión del talento humano

Marketing: agrupa elementos que afectan la competitividad de la empresa desde la comercialización.

Tecnología e innovación: reúne los factores que impactan el desempeño de la firma desde la investigación y desarrollo, tecnología y creatividad.

Operaciones y calidad: agrupa elementos que impactan la empresa desde los procesos productivos de bienes y servicios y los sistemas de control de cualidades asociadas al producto

Por lo tanto el análisis interno de la empresa se basa en establecer su estrategia en los recursos de la propia empresa, es decir sus recursos y sus capacidades. Teniendo en cuenta que el mercado está cambiando continuamente, las empresas deben estar adaptándose a estos cambios, se deben diferenciar y hacer cosas distintas, y para ello hay que basarse en la innovación y el cambio a partir del profundo conocimiento de los recursos con los que se cuenta. Aunque teóricamente el análisis externo es más importante, en la actualidad el análisis interno es más importante ya que son los que permitirán cambiar la estructura del sector.

LA CADENA DE VALOR

El análisis de la cadena de valor se emplea como un criterio identificar las capacidades de una empresa a partir de la desagregación de sus actividades. Se trata de ver paso a paso todo el proceso desde que surge un producto hasta que llega a las manos del consumidor, incluyendo todos los servicios que puedan darse (distribución, servicio postventa).

Y para explicar el análisis de la cadena de valor nos basamos en el análisis de Porter, que fue quien propusiera este concepto de cadena de valor, y que vemos en el gráfico anterior. Porter distingue entre actividades primarias y actividades de apoyo. Las actividades primarias a las que se refiere Porter son aquellas relacionadas con la transformación de los inputs y la relación con el cliente. Las actividades de apoyo están más relacionadas con las estructura de la empresa para poder desarrollar todo el proceso productivo.

Actividades de apoyo:sirve de soporte para las actividades primarias, garantizando su correcto funcionamiento

Actividades primarias: son las que forman parte del proceso productivo basico, desde un punto de vista fisico, asi como su transferencia al cliente y atencion luego de la venta.

DIMENSIONES DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO

Infraestructura Talento humano Desarrollo tecnologico

TECNOLOGIAS EN EL ANALISIS FUNCIONAL

Software de uso general(word,excel,powerpoint) Aplicaciones especificas (produccion, inventario) Manejo de internet y uso de la wed Uso de sistemas intregrados de gestion:manejo de

software intregados de la empresa Sistemas inter empresariales,(EDI,proveedores,clientes)

TECNICAS PARA DEFINIR LA ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS

1. Tormenta de ideas2. El metodo delphi3. La referenciacion4. La encuenta5. Estado de arte

TORMENTA DE IDEAS

La tormenta de ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

La principal regla del método es aplazar el juicio, ya que en un principio toda idea es válida y ninguna debe ser rechazada. Habitualmente, en una reunión para la resolución de problemas, muchas ideas tal vez aprovechables mueren precozmente ante una observación "juiciosa" sobre su inutilidad o carácter disparatado. De ese modo se impide que las ideas generen, por analogía, más ideas, y además se inhibe la creatividad de los participantes. En un brainstorming se busca tácticamente la cantidad sin pretensiones de calidad y se valora la originalidad. Cualquier persona del grupo puede aportar cualquier idea de cualquier índole, la cual crea conveniente para el caso tratado. La tormenta de ideas es una reflexion en grupo sin criticas a las personas que intervienen en general se sugiere entre 15 y dos horas para cada sesion de una tormenta de ideas y el numero de participantes es muy variable el cual puede variar entre seis y cuarenta personas, las personas que participen en una tormenta de ideas deben conocer bien los temas y de ser viable, con formaciones distintas y edades diferentes.

Etapas que se siguen en una tormenta de ideas

Alistamiento: el cual se comienza por crear un clima relajado durante unos minutos un tema sencillo y no comprometido con el objeto de ir fomentando el pensamiento divergente

Planteamiento de la situacion: utilizando preguntas del tipo ¿Por qué? ¿Cómo? Se determina el problema, precisandolo y delimitandolo

Analisis y exposicion: los integrantes del grupo analizan la situacion y exponen o escriben cada uno una amplia lista de soluciones o alternativas.

Nuevas soluciones:una vez terminado la primera ronda de exposiciones el grupo partiendo de las primeras ideas, de forma conjunta va proponiendo nuevas soluciones o alternativas.

Combinacion de ideas: se analiza la forma de combinar las distintas alternativas y se generan nuevas ideas.

Enumeracion: se enumera todas las ideas seleccionadas en los pasos anteriores

Evaluacion: se realiza la evaluacion de las ideas seleccionadas el cual se escoge las ideas mas utiles y si es necesario se ponderan

Enriquecimiento: se realiza el enriquecimiento de la idea definiendo en detalle la misma, mediante un esquema o dibujo.

EL METODO DELPHI

Cuando se habla del metodo Delphi, se refiere a la utilizacion sistematica de un juicio intuitivo de un grupo de expertos. Esto se hace por medio de la interrogacion con ayuda de cuestionarios sucesivos con el objetivo de encontrar las convergancias de las opiniones y revisar los consensos de cada una. Se conoce la aplicación del metodo Delfi-E (Aplicado a la prevision del entorno) y el Delphi-P (Aplicado con base en las politicas de la empresa).

Por medio de este metodo se busca trabajar en equipo y para ello no es necesario trabajar juntos por medio de reuniones o encuentros; este metodo es incluso realizado con personas en diferentes partes del mundo. Para la organización y recibimiento de los aportes de cada persona, un coordinador hace la sintesis de la misma, enviandolas nuevamente a cada integrante y las aprueben o las modifiquen de acuerdo a su criterio.

Como cualquier metodo, este ha recibido criticas puesto que no proporciona medios para generar lementos que compongan la etapa cualitativa de la prevision. Este valor del Delfos estriba en recoger opiniones a partir de un analisis de criterios individuales tratados iterativamente, para determinar el nivel cuantitativo de la actividad de un suceso, el tiempo y probabilidad del mismo.

REFERENCIACION

Tambien conocida como Benchmarking es un proceso de identificacion, aprendizaje y adaptacion de practicas y procesos sobresalientes de cualquier organización. Este se aplica con el animo de mejorar los procesos de la organización y mediante el mismo mejorar su desempeño. En la aplicación de este metodo, las opiniones convergen con el fin comun de identificar un proceso de alto impacto en la empresa o para un sector particular

el cual sea medible, especifico y con su respectiva documentacion; resaltando que se limita en ocasiones a la evaluacion mediante indicadores. Tiene en cuenta y evalua que tan viable es realizar una modificacion de cualquier indole (financiero, estructural, de capacidad,etc) a la empresa.

Tomando en colacion sus contras, puede decirse que estan las dificultades de compartir informacion de, junto ala escasez de estudios sectoriales y desconocimiento del concepto por parte de los empresarios, asi como de la metodologia acorde a cada situacion; aunque la referenciacion en muchos casos se practica de forma intuitiva, corriendo el riesgo de que la metodologia que se utiliza no conlleve al éxito de las mejoras planteadas.

LA ENCUESTA

En este punto podemos decir que este procedimiento es un paso obligatorio a los metodos anteriormente expuestos, pues se caracteriza por recoger percepciones (o testimonios) con el objetivo de conocer los hechos, opiniones y actitudes. Este es un metodo por medio del cual se recogen datos que definen especificamente grupos de personas que dan respuesta a un grupo de preguntas concretas; en pocas palabras, la encuesta se aplica para estudias poblaciones mediante el analisis de las muestras recogidas, para dar a conocer los resultados de las variables estudiadas y su frecuencia.

Este tipo de metodo es aplicado por medio de dos procedimientos como lo es el cuestionario y el perfil entrevista; estos pueden ser aplicados por: entrvistas directas, cuestionarios enviados por correo (fisico o electronico), paneles y entrevistas telefonicas.

ESTADO DEL ARTE

Cuando abordamos el estado del arte, llegamos a abordar la busqueda en la literatura, para orientar con esta el estado del tema que estamos estudiando y del cual buscamos informacion. Por medio de ella, buscamos trabajar con la forntera del conocimiento la informacion que requerimos.