Escola Secundária de Paços de FerreiraCurso Profissional Técnicas de Secretariado

A reunião é uma das formas mais comuns de comunicação na extensão rural.

Reunião como Método de Extensão Rural

Por que razão se convocam reuniões?Para fomentar o relacionamento pessoal e

profissional;

Para divulgar e analisar informação;

Para decidir;

Para fomentar a criatividade e o empenhamento.

Reuniões que não funcionam, Porquê?

- O local da realização não é apropriado;

-Não se justifica a realização da reunião, esta é desnecessária;

- Os motivos e objectivos que determinaram a realização da reunião são vagos;

-Falhas a nível da tomada de decisão que, na maioria das vezes, não acontece;

-O horário definido para a realização da reunião não é o mais indicado;

-Não estão presentes as pessoas certas;

-- Inexistência de capacidade de controlo e direcção durante a reunião.

As reuniões como instrumento de trabalho

- Não devem ser entendidas como perdas de tempo(desde que se justifiquem);

- Podem abranger qualquer área operacional da organização;

- Representam um dos componentes importantes da moderna gestão organizacional;

- Podem ser entendidas como sistemas interaccionais para atingir objectivos.

Vantagens da Reunião • As reuniões são instrumentos de motivação e

dinamização;

• As reuniões são instrumentos de comunicação;

• As reuniões são instrumentos de controlo;

• As reuniões possibilitam a melhoria da capacidade e potencial individuais.

A Criatividade e a Participação nas

ReuniõesA comunicação eficaz e as atitudes comunicacionais na interacção.

• A maior parte dos comportamentos dos participantes numa reunião são verbais;

• O que se diz e a forma como se diz, induzem no receptor da informação determinadas reacções.

Existem vários tipos de reuniões:

• BRAINSTORMING;

• DEBATE;

• REUNIÕES DE CONVÍVIO OU INFORMAIS;

• PALESTRA.

Objectivo do Brainstorming:• Criar ideias

novas; Vantagens:

• Desenvolvimento harmonioso dos participantes e do formador;

• Preparação dos formandos para uma participação mais activa na sociedade e no local de trabalho;

• Oportunidade de todos intervirem;

• Transmite um ambiente de confiança.

Inconvenientes

• Dificuldade de coordenação e de condução;

• Só pode ser utilizado com um número limitado de formandos;

• Dispersão por parte dos formandos;

• Pode ser difícil de controlar, podendo até mesmo gerar conflitos.

Vantagens:

• Estimula a participação activa;

• Desenvolve o sentido de crítica;

• Induz à aprendizagem mútua;

• Facilita a modificação de atitudes;

• Desenvolve a tolerância.

Debates

Desvantagens• Demorado;

• Não existe capacitação técnica;

• Não se adapta a qualquer tema.

Pré-requisitos• Tema atractivo;

• Participantes;

• Presidente da Mesa.

Os debates podem classificar-se como:

• Debates educativos;

• Debates de exploração;

• Debates informativos;

• Debates para solucionar problemas.

Preparação do Debate

• Objectivo principal;

• Introdução;

• Métodos;

• Demonstração breve;

• Meios visuais;

• Tempo.

Palestra* São reuniões alargadas;* É uma exposição formal feita em forma verbal por um orador a um grupo de ouvintes;* Pode haver um período de perguntas e respostas no final.

Objectivo * Transmitir um conjunto organizado de informação a um público.

Vantagens

* É um método sistemático de transmissão de informações;* Por vezes pode fazer-se uma série de palestras, com várias palestras distribuídas ao longo do tempo;* A descoberta que cada agricultor faz do mundo dos outros;* O nº elevado de indivíduos;* Baixos custos.

Desvantagens

* O ouvinte tem um papel passivo;* A atenção do público tende a dispersar-se, caso o orador não demonstre capacidades oratórias;*O nº elevado de indivíduos.

• Participação activa e dinâmica do orador;

• Comunicação dialéctica horizontal;

• Grau de ensino do público alvo muito variado;

• Objectivos e interesses diversificados;

• Conteúdo programático essencialmente pragmático.

Reuniões de Convívio ou Informais

Vantagens• Descontracção do grupo;

• Comunicação directa entre o animador/orador e o grupo.

Desvantagens• Pode gerar conflitos dentro do grupo.

Conferência

Esta uma reunião de chefes de estado ou uma conferência entre líderes de organizações.

Videoconferência

Videoconferência é uma discussão que permite o contacto visual e sonoro entre pessoas que estão em lugares diferentes, dando a sensação de que os interlocutores encontram-se no mesmo local. Permite não só a comunicação entre um grupo, mas também a comunicação pessoa-a-pessoa.

Correio Electrónico

O correio electrónico é um dos mais cómodos e convenientes serviços:

• Permite enviar e receber correio através de todo o mundo, por custos muito baixos;

• É a implementação informática do correio tradicional.

As vantagens do e-mail são imensas: • Barato - não pagamos selo, não gastamos

papel;• Ecológico - não há por exemplo carros a

transportar cartas, papel a circular, …;• Rápido - uma mensagem é enviada em

segundos e recebida quando o destinatário aceder ao serviço de email;

• O conteúdo das mensagens enviadas por e-mail pode ser muito diversificado;

• Por outro lado, podemos associar-nos a mailing lists. A partir desse momento receberemos todas as informações relativas ao serviço subscrito.  

Reuniões Electrónicas

As Reuniões Electrónicas são um conceito que assenta nas reuniões tradicionais, mas com a particularidade de os participantes estarem fisicamente distantes/dispersos.

O objectivo deste tipo de reuniões é permitir a sua realização e respectivas tomadas de decisões, independentemente da presença física dos participantes.

Os participantes são categorizados. Tal como nas reuniões tradicionais, existe sempre um responsável pelo decorrer da reunião – Facilitador. Os restantes elementos são categorizados como participantes, sendo intervenientes nos diversos pontos que constituem a reunião.

O Facilitador é também um participante na reunião, que convoca os participantes, define a agenda e respectivos tópicos e comunica os resultados obtidos para cada ponto, na sua globalidade.

O Planeamento de Reuniões Electrónicas tem como objectivo fulcral optimizar ao máximo alguns dos aspectos inerentes às Reuniões Electrónicas. Actualmente, o tempo dispendido em reuniões é um factor bastante relevante no que diz respeito à rentabilidade/produtividade no mundo empresarial.Um Planeamento pressupõe três momentos: Abertura, Actualização/Revisão e Fecho.

Base de Dados Partilhadas

Uma Base de Dados é uma colecção de dados partilhados, inter-relacionados e usados para múltiplos objectivos. O conceito de base de dados faz hoje parte do nosso dia a dia mesmo que por vezes de forma não explícita.

Reuniões Internacionais

Destinatários

Secretárias de Administração e Direcção, Assistentes Executivas Profissionais e Relações Públicas, que sejam responsáveis pela de organização de reuniões, eventos e cerimónias com presença de Entidades de vários países.

Objectivos Gerais

• Identificar e caracterizar culturas diferentes;

• Planear, organizar e acompanhar com eficácia reuniões, eventos ou cerimónias com a presença de Entidades de vários países;

• Evitar situações embaraçosas por falta de conhecimento de protocolo internacional.

Metodologia Formativa

• Expositiva com recurso a meios audiovisuais;

• Activa, com realização de exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos formandos, através dos quais estes vão experimentando e apreendendo a teoria;

• Demonstrativa, através da análise de exemplos práticos.

FIM

Trabalho realizado por:Sara Gonçalves n.º16;Susana Carneiro n.º18.

11ºS