Escritório Central de Processos e Núcleo de Gestão ... · Notações: BPMN. 4. Portais ou...
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Agosto de 2018 Gestão por Processos orientada para resultados Primeiro Dia Escritório Central de Processos e Núcleo de Gestão Estratégica
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Agosto de 2018
Gestão por Processos orientada para resultadosPrimeiro Dia
Escritório Central de Processos e Núcleo de Gestão Estratégica
Desdobramento do PE1. 17 Objetivos2. 59 Iniciativas3. 147 Ações
Planejamento Estratégico da PGE
+ de 10 ações relacionadas a Processos
Gestão do Planejamento Estratégico
4 áreas de atuação
NGE: Núcleo de Gestão Estratégica da PGE
Escritório Local de Processos
Escritório Local de Projetos
Estatística e Inteligência
Planejamento 1° Dia (21.08: Terça-Feira)
2° Dia (23.08: Quinta-Feira)
Divisão do tempo Fundamentação Mapeamento
2 horas
Fundamentação teórica de Gestão por Processos
Dinâmica: Mapear processosDinâmica:
Levantamento e Priorização de Processos
2 horas
Apresentação de Ferramentas de mapeamento Dinâmica:
Elaboração de Calendário de Processos MapeadosDinâmica:
Mapear processos
Agenda da Semana
Evitar Julgamentos
Combinar ideias
Manter uma única Conversa
Foco no presente
Gostariam de acordar mais alguns combinados?Celular, sair da sala, horário de intervalo, quanto tempo de intervalo?
Vamos fazer combinados?
ação repetidade maneira recorrente dentro daorganização.
esforço temporárioempreendido para criar um produto,serviço ou resultado, serviço
Projeto Processos
x
Processos: o que são?
ação repetidade maneira recorrente dentro daorganização.
Processos
Processos: o que são?
Organizações são estruturadas assim
Mas elas funcionam assim
Processos: introdução
Processo estrutura o
caminho a ser percorrido
em cada atividade
deixando mais clara as
interações e deveres
Processos: introdução
Processo é um conjunto de atividades estruturadas para produzir um
produto ou serviço a um mercado ou cliente em particular
Atividade 1
Atividade 2
Atividade 3
Atividade 4
Atividade 5
Unidade X Unidade Y Unidade Z
Insumos
Entrega Demandas
Produto ou Serviços
Processos: introdução
Met
od
olo
gia
pad
ron
izad
a
Macroprocessos
Processos
Processos e Subprocessos
Atividades e Tarefas
Ferramentas:
Cadeia de valor
Diagrama de escopo
Fluxogramas
RAAPs e POP
Arquitetura de ProcessosResponsabilidades:
Escritórios Setoriais em conjunto com o ECP
ECP - Escritório Central de Processos
Donos de Processo
Gestores das Atividades
Processos: introdução
E os processos evoluem.
De acordo com duas maturidades:
Maturidade da Gestão
e
Maturidade do Processo
Processos: introdução
Gestão DE ProcessosVisão departamental da
organização, que se tornou uma
prática conhecida como
melhoria contínua
Maturidade da Gestão
Gestão POR Processos▪ Prática da analise, modelagem e a
implantação dos processos de
negócio mudando a estrutura da
organização.
▪ Necessita de uma visão sistêmica.
▪ O todo é muito mais que a simples
soma das partes.
Maturidade da Gestão
Gestão POR ProcessosXGestão DE Processos
Visão mais simplificada, comolhar muito voltado para as
atividades micro.
Visão mais complexa que envolve outros aspectos como indicadores, metas,
desempenho, plano de ação, interação entre as áreas, etc.
Maturidade da Gestão
Maturidade da Gestão
MAIOR MaturidadeGestão Funcional tradicional
Estrutura orientada por processos
O modelo de maturidade de processo ECP é baseado no método BPMM (Business ProcessManagement Maturity).
O Modelo de Maturidade é dividido em seis níveis, onde o avanço nos níveis no modelo ECP é chamado de Rota de Serviços. Cada nível possui entregas e atividades necessárias antes de avançar para o próximo nível.
Mat
uri
dad
e
Maturidade dos processos
Nível 2:Mapeamento As Is
Nível 3:Mapeamento To Be
Nível 4:To Be Implementado
Nível 5:Automação
Nível 6:PDCA
Nível 1:Processos Informais
Nível 2:Mapeamento As Is
Nível 3:Mapeamento To Be
Nível 4:To Be Implementado
Nível 5:Automação
Nível 6:PDCA
Nível 1:Processos Informais
Entregas dessa etapa- Diagrama de Escopo.- Lista de subprocessos priorizada.- Subprocessos mapeados.- Calendário de Plano de Ação
Atividades para subir para o nível 2- Elencar o Processo Informal.- Listar os subprocessos envolvidos.- Realizar Diagrama de Escopo do Processo.- Priorizar os subprocessos.- Mapear AS IS com base em BPMN.
Características do Nível 1- Processos ad-hoc.- Não há documentação dos processos.- Processos na cabeça dos servidores.
Maturidade dos processos
Hora da mão na massa
Entrega
Parte 1: Vamos listar os principais processos das suas respectivas áreas
Parte 2: Priorizar os processos listados de acordo com complexidade e impacto.
Atividade 1: Priorização
Divisão dos Grupos
GRUPO 1: PAG
GRUPO 2: PAT
GRUPO 3: PCDA
GRUPO 4: PCSP
GRUPO 5: UNIRH
GRUPO 6: GECON
GRUPO 7: SUPRI
GRUPO 8: UPALM
GRUPO 9: UEOFI
GRUPO 10: USEGE
GRUPO 11: UPROT
Entrega
Atividade 1: Priorização
Complexidade de implantação: quanto mais fácil mapear/instanciar o processo, menor a complexidade.
Impacto: quanto maior o resultado que o mapeamento ou o instanciamento do processo trouxer, maior o impacto.
NOTAS DE 0 A 5
Entrega
Atividade 1: Priorização
Maior impacto e menor complexidade
PRIORIZADOS
Processos: introdução
Como começar a mapear? Conhecendo as notações da ferramenta
Notação é um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos.
Vantagens da padronização:▪ Facilita na comunicação e entendimento de todos.▪ Consistência nos diferentes processos.▪ Importação e exportação de modelos de processos
entre diferentes ferramentas.
Notações
BPMN – Business Process Model and Notation
Notação criada pela Business ProcessManagement Iniciative (BPMI), grupo que estabelece padrões para sistemas de informação.
Características: ▪ Alta aceitação em sistemas ▪ Existem muitos programas para desenho ▪ Padronização conhecida
Notações
Elementos Básicos1. Eventos
2. Atividades
3. Raias e Piscinas
4. Portais/ Decisão / gateways
5. Objetos de Conexão
6. Artefatos
7. Outros Elementos
Notações: BPMN
1. Eventos
Evento de Início: Origina o fluxo do processo.
Evento Intermediário: Influi no fluxo do processo, mas sem iniciá-lo ou terminá-lo.
Evento Final: Indica graficamente um resultado do processo, configurando seu fim.
Acontecimentos que ocorrem durante um processo e têm alguma causa ou impactam no seu trâmite. Todo processo inicia com um evento de início e finaliza com um Evento Final.
Notações: BPMN
Tipos de Eventos Intermediários
Relógio no interior do evento Processo deve respeitar determinado prazo.
Seta no interior do eventoConexão de uma atividade com outra distante no desenho do processo
Notações: BPMN
Podem ser utilizados no fluxo ou na borda de determinada atividade:
▪ No fluxo: Indica que o processo deve parar até o acontecimento do evento e só
posteriormente pode dar prosseguimento ao fluxo de atividades.
▪ Na borda de uma atividade: Indica um fluxo “de exceção”.
Atividade 1 Atividade 1
Tipos de Eventos Intermediários: Como usar
Notações: BPMN
As atividades podem ser classificadas em Tarefas ou Subprocessos
▪ Tarefas: atividades simples, utilizadas quando não há necessidade de o trabalho executado ser especificado em um nível maior de atividades.
▪ Sub Processos: tarefa dentro do processo analisado, mas que devido a sua complexidade se desdobra em outro fluxo menor de tarefas. Neles estarão as tarefas e sua sequência de forma especificada.
As atividades representam o trabalho feito na organização e devem ser escritas na forma de ação (verbo deve estar sempre no infinitivo).
+Tarefa Tarefa
com Subprocesso
2. Atividades
+Tarefa
com Subprocesso
Subprocesso expandido
Notações: BPMN
Pisc
ina R
aia
Rai
a
3. Raias e Piscinas
Regras:
▪ O cruzamento de uma raia para outra representa handoff do processo.
▪ Uma piscina pode ter apenas um processo de negócio. Mas pode ter várias raias.
▪ Normalmente na horizontal, mas pode ser realizado na vertical.
▪ Conexão de mensagem apenas entre piscinas.
Função das Piscinas e Raias:
▪ Organizar os processos de um diagrama.
▪ Identificar os papéis responsáveis pela execução de cada atividade do processo.
Notações: BPMN
4. Portais ou decisões (Gateways)
Função:
O fluxo pode divergir tomando diferentes rotas em determinadas situações. Nesse caso, o portal terá uma só entrada e mais de uma saída. Convergência de diferentes rotas do fluxo para uma só. Várias entradas e um só fluxo de saída.
Notações: BPMN
+Portal
ExclusivoPortal
Paralelo
4. Portais ou decisões (Gateways)
+Portal
ExclusivoPortal
Paralelo
Portal exclusivo Apenas uma das rotas pode ser tomada.
Portal ParaleloPermite que sejam criadas várias rotas concomitantes ou em paralelo. Como elemento de convergência, permite a sincronização das diferentes rotas, após todas terem sido finalizadas.
Notações: BPMN
5. Objetos de ConexãoFunção: Representam a Ordem e Sequência do Processo.
Linha de Sequência: Conectam os objetos do fluxo.
Linha de Mensagem: Representam a interação entre organizações.
Linha de Associação: Associa informações e artefatos aos objetos do fluxo.
Exemplo
Notações: BPMN
6. ArtefatosDados
Anotações
Dados Informações que uma atividade necessita ou gera. Ex.: documentos.
AnotaçõesAgregam informações ao processo que o usuário acredita serem relevantes para o entendimento do fluxo.
Função:
Ajudam a descrever a
função, arquitetura e o
desenho do processo
Notações: BPMN
Agrupam parte das atividades que sejam relacionadas a um tipo comum de procedimento dentro do processo.
Grupos
7. Outros Elementos
ETAPA 1: NOME A
ETAPA 2: NOME B
Contém informações acerca da construção do diagrama, com nome do autor, última versão e descrição do processo. Data também é uma opção.
Cabeçalho
NOME DO PROCESSO
Autor: Responsável pela
modelagem
Versão: 1.0
Descrição: Informações descritivas do
Processo
Notações: BPMN
Linha de Sequência
Linha de Mensagem
Linha de Associação
Dados e Documentos
Piscinas e RaiasTarefa Subprocesso
+
Grupos
Anotações
Portal Paralelo+
Evento de Término Simples
Evento de Início Simples
Evento Intermediário temporal
Evento de Conexão
Cartilha de Notações: Resumo
Eventos Tarefas Piscinas e Raias
Portais ou decisões Objetos de conexão Artefatos e outros elementos
Vamos conhecer alguns:Erros Comuns e Boas Práticas
Boa Prática 1
Boa Prática 1
Boa Prática 1
Boa Prática 2
Boa Prática 2
Boa Prática 3
Boa Prática 3
Boa Prática 6
Boa Prática 6
Boa Prática 7
Boa Prática 7
Mapeamento de Processos
EXERCÍCIO EXEMPLO
Tom
ar c
afé
+
clie
nte
cafe
teri
a
Realizar
pedido
Colocar
Filtro
Colocar
água
Colocar pó
Ligar a
Máquina
O café é
adoçado?
Tomar com
açúcar
Tomar sem
açúcar
Sim
Não
Hora da mão na massa
Atividade 2
Agora daremos um salto!
Vamos desenhar com notações BPMN os fluxos que vocês definiram como prioritários
na primeira dinâmica!
Divisão dos Grupos
GRUPO 1: PAG/UPROTConsultorias
GRUPO 2: PATControle de garantia Judiciais
GRUPO 3: PCDAInscrição de IPVA em dívida ativa
GRUPO 4: PCSPROPV
GRUPO 5: UNIRHFolha de pagamento
GRUPO 6: GECON/SUPRI/UPALMUEOFI/USEGEAquisições
Até quinta-feira!
Adriele Santos [email protected]
Renato Mello [email protected]
Renato Dallora [email protected]
MUITO OBRIGADA(O)!Qualquer dúvida, necessidade e ferramentas que queiram, estamos a disposição.
Site com mais infos: www.segov.ms.gov.br/materiais-ecp
José Martins [email protected]
Simone Dantas [email protected] – Núcleo de gestão Estratégica
