ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL: EXIGÊNCIAS DA LEGISLAÇÃO DO IMPOSTO DE RENDA

Exigência da escrituração contábil - Livros Diário e Razão

Pela legislação do imposto de renda, não somente as pessoas jurídicas devem possuir contabilidade. As pessoas físicas consideradas empresas individuais além de outras exigências são obrigadas manter escrituração contábil completa em livros registrados e autenticados por órgão da Secretaria da Receita Federal.

Já no caso da pessoa jurídica tributada com base no lucro real, além do Livro Diário da Contabilidade, deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, o Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.

Descentralização da contabilidade

A legislação não exige a contabilidade centralizada para as empresas que possuem filiais, sucursais ou agências. Entretanto, ao final de cada mês deverá incorporar na escrituração da matriz, os resultados de cada unidade.

Outros livros obrigatórios

Para fins da legislação do IR, a PJ, além dos livros de contabilidade previstos em leis e regulamentos, deverá possuir os seguintes livros: I - para registro de inventário; II - para registro de entradas (compras); III - de Apuração do Lucro Real - LALUR; IV - para registro permanente de estoque, para as PJ que exercerem atividades de compra, venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda; V - de Movimentação de Combustíveis, a ser escriturado diariamente pelo posto revendedor.

Com relação a modelos dos livros citados nos incisos I, II e IV, a empresa tem a liberdade para criar modelos próprios que satisfaçam às necessidades de seu negócio ou utilizar os livros porventura exigidos por outras leis fiscais ou, ainda, substituí-los por séries de fichas numeradas.

Os livros de que tratam os incisos I e II, ou as fichas que os substituírem, serão registradas e autenticados pelo Depto Nacional de Registro do Comércio ou pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do registro de comércio e, quando se tratar de sociedade civil, pelo Registro Civil de PJ ou pelo Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

Manutenção e conservação dos livros e documentos contábeis

Uma vez escriturados, a PJ é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

Estes livros e documentos, quando escriturados e atendidas às disposições legais, constituem provas a favor da empresa em qualquer processo no âmbito administrativo ou judicial.

Escrituração informatizada - obrigações adicionais

As PJ que utilizarem escrituração contábil informatizada ou que elaborarem documentos de natureza contábil ou fiscal utilizando a informática e com base no balanço encerrado no período de apuração imediatamente anterior, possuírem patrimônio líquido superior a um milhão seiscentos e trinta e três mil, setenta e dois reais e quarenta e quatro centavos, ficarão obrigadas a manter, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, os respectivos arquivos e sistemas durante o prazo de cinco anos.

Permite que o contribuinte que mantiver sistema de contabilidade de custo integrado e coordenado com o restante da escrituração poderá utilizar os custos apurados para avaliação dos estoques de produtos em

fabricação e acabados.

A dispensa da escrituração contábil completa para fins de IR

A CF prevê tratamento diferenciado e a Lei 9.317/96 regula, em conformidade com o disposto no art. 179 da Constituição, o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido, aplicável às microempresas e às empresas de pequeno porte, relativo aos impostos e às contribuições que menciona. Determina a referida lei que a microempresa e a empresa de pequeno porte ficam dispensadas de escrituração comercial desde que mantenham, em boa ordem e guarda e enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes: a) Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira, inclusive bancária; b) Livro de Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário; c) todos os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração dos livros referidos nas alíneas anteriores.

Com respeito à PJ habilitada à opção pelo regime de tributação com base no lucro presumido deverá manter, em princípio: I - escrituração contábil nos termos da legislação comercial; II - Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término do ano-calendário; III - em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Entretanto, o disposto no inciso I citado, não se aplica à PJ que, no decorrer do ano-calendário, mantiver Livro Caixa, no qual deverá estar escriturado toda a movimentação financeira, inclusive bancária.

Responsabilidade profissional pela escrituração contábil

No tocante a responsabilidade do contabilista pela escrituração e produção dos demonstrativos contábeis, expressa a legislação do IR que o balanço patrimonial, as demonstrações do resultado do período de apuração, os extratos, as discriminações de contas ou lançamentos e quaisquer documentos de contabilidade, deverão ser assinados por contadores ou técnicos em contabilidade legalmente registrados no CRC, com indicação do número dos respectivos registros.

O Decreto-Lei nº 5.844, de 1943, art. 39, § 1º, que está em pleno vigor, determina de forma objetiva que o contador e o técnico em contabilidade, dentro do âmbito de sua atuação e no que se referir à parte técnica, serão responsabilizados, juntamente com os contribuintes, por qualquer falsidade dos documentos que assinarem e pelas irregularidades de escrituração praticadas no sentido de fraudar o imposto.

Expressa também a legislação do IR que, se legalmente habilitados para o exercício profissional de contabilista, os próprios titulares, sócios, acionistas ou diretores podem assinar os livros e documentos contábeis como responsáveis técnicos.

Nas localidades em que não haja contabilista habilitado, a escrituração contábil ficará sob a responsabilidade do contribuinte ou de pessoa pelo mesmo designada. Entretanto, a designação de pessoa não habilitada profissionalmente não eximirá o contribuinte da responsabilidade pela escrituração.

Código Tributário Nacional

O Código Tributário Nacional também faz referência aos livros e demais documentos contábeis, quando expressa que para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais dos comerciantes, industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Determina ainda que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.