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INSTRUÇÃO OPERACIONAL PADRÃO Nº 06/2017 – AIT/SEAP

São Luís/MA, 14 de fevereiro de 2017.

ASSUNTO Ordem Judicial de Soltura / Sistema Malote Digital.

DIFUSÃO Diretor Geral, Diretor Administrativo e Especialista Penitenciário Jurídico.

1. OBJETIVO Esta Instrução Operacional Padrão – IOP tem por finalidade instruir o servidor quanto a utilização do Sistema Malote Digital. Este Sistema trata de um correio eletrônico para o recebimento de Ordem Judicial de Soltura (Alvará) e envio de Informações Processuais da Unidade Prisional para órgãos do Poder Judiciário.

Fluxo de cumprimento do Alvará Eletrônico:

Juíz(a) emite Alvará Eletrônico.

SGA recebe e elabora a Instrução Técnica para a UP

(envia à UP via Malote Digital)

UP recebe a Instrução Técnica (via Malote Digital)

UP cumpre a Instrução Técnica, o preso dá ciência no Alvará e a Unidade elabora o

Despacho/Certidão

UP envia o Despacho/Certidão ao Juiz (via Malote

Digital)

Figura 1 - Fluxo para cumprimento do Alvará Eletrônico.

Fluxo para cumprimento do Alvará Físico:

Juiz emite o Alvará.

SGA recebe via e-mail institucional e elabora a

Instrução Técnica para a UP (envia à UP via e-mail

institucional).

UP recebe a Instrução Técnica (via e-mail institucional).

UP cumpre a Instrução Técnica, o preso dá ciência no Alvará e a Unidade elabora o

Despacho/Certidão.

UP envia o Despacho/Certidão ao Juiz (via Malote

Digital).

Figura 2 - Fluxo para cumprimento do Alvará Físico.

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2. REQUISITOS Computador, Internet, Impressora, Scanner. Software leitor de PDF. O servidor deve possuir acesso ao Sistema de Malote Digital – TJMA. 3. INSTRUÇÃO Para acessar o Sistema Malote Digital o servidor deve acessar o link: www.tjma.jus.br. Clicar no nome “Malote Digital” localizado no rodapé da página. Para acessar diretamente, digitar o link: https://malote.tjma.jus.br/malotedigital/login.jsf. Como mostra a figura 01 abaixo, o servidor deve inserir o Login e Senha e clicar no botão ACESSE.

Figura 3 – Tela de Login.

Após o Login, estará disponível a página inicial com o “Menu” de opções à esquerda.

Figura 4 – Página Inicial.

a) CONSULTAR DOCUMENTOS NÃO LIDOS: A Unidade Prisional receberá por meio do Sistema Malote Digital o Alvará de Soltura e a Instrução Técnica da Supervisão de Gestão de Alvará – SGA. Para consultar os documentos recebidos, mas não lidos, conforme a figura 03 abaixo, o servidor deverá clicar em Não Lidos.

Figura 5 – Clicar em Não Lidos.

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Após o procedimento anterior estará disponível a relação de documentos que a unidade prisional recebeu, porém não foram lidos. Como expressa a figura 04 abaixo, a página exibe a lista de arquivos não lidos. O cabeçalho da lista exibe o campo de Correspondência (Arquivo Digital), Código de Rastreabilidade, Remetente, Motivo de Envio, E-mail do Remetente e a Data de Envio. Para visualizar o documento o servidor deverá clicar no arquivo (Correspondência) a esquerda.

Figura 6 – Pesquisa de Documentos Não Lidos.

Após clicar no arquivo, caso o servidor não atualize a página, como mostra a figura 05 abaixo, o arquivo lido ficará marcado (Arquivo Lido), para informar que o documento fora lido pelo mesmo.

Figura 7 – Arquivo Lido.

b) DOCUMENTOS – ÚLTIMOS LIDOS:

Para consultar os documentos lidos, conforme a figura 06 abaixo, o servidor deverá clicar em Últimos Lidos.

Figura 8 – Clicar em Últimos Lidos.

Após o procedimento anterior estará disponível a relação de documentos lidos. Como mostra a figura 07 abaixo, a página exibe a lista de documentos lidos, o servidor, que leu a correspondência, assim como a data e hora de leitura e outras informações.

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Figura 9 – Relação dos Últimos 10 Documentos Lidos.

c) ENVIAR DOCUMENTO: Despacho/Certidão e Ordem Judicial de Soltura (Alvará).

Para enviar um documento, conforme a figura 08 abaixo, o servidor deverá clicar em Enviar.

Figura 10 – Clicar em Enviar.

Após o procedimento anterior ficará disponível a relação do tipo documentos que podem ser enviados. Como mostra a figura 09 abaixo, o servidor deverá selecionar a opção de Informações Processuais.

Figura 11 – Página de Tipo de Documentos.

Após o procedimento anterior, estará disponível a tela de seleção do destinatário. Como discrimina a figura 09 abaixo, para buscá-lo, o servidor deverá clicar no ícone de uma lupa, localizada no canto direito da página.

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Figura 12 - Selecionar Destinatário.

Após clicar no ícone da lupa, um campo de descrição ficará disponível permitindo que o servidor

digite a comarca como destino da correspondência. Como mostra a figura 11 abaixo, por

exemplo, inserir a comarca de Imperatriz como destino da correspondência e clicar no botão

PESQUISAR. O resultado da pesquisa exibirá as Varas referentes a Comarca de Imperatriz,

permitindo que o servidor selecione a Vara de destino.

Figura 13 - Pesquisa de Destinatário.

Como mostrar a figura 12 abaixo, após selecionar a opção da vara de destino uma caixa surgirá

acima com os destinatários selecionados. Clique, então, no botão AVANÇAR para prosseguir.

Figura 14 - Destinatários Selecionados.

Após o procedimento anterior de selecionar o destinatário, estará disponível a página para preenchimento das informações necessárias, assim como adicionar desejado. Como mostra a figura 13 abaixo, o servidor deverá preencher o campo de assunto do documento. Por exemplo, cumprimento de alvará de soltura assinado pelo preso, processo e nome do preso.

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Figura 15 – Tela de Informações de Envio – Parte 01.

Abaixo do campo de assunto há o botão para inserir o documento digital, isto é, o arquivo em PDF. Portanto, clicar no botão “Selecionar arquivo” como mostra a figura 14 abaixo.

Figura 16 - Botão Selecionar Arquivo.

Após o servidor selecionar o arquivo ele deverá clicar no botão ADICIONAR DOCUMENTOS.

Figura 17 - Botão Adicionar Documentos.

Para adicionar outro documento, repetir os últimos dois procedimentos. A figura 16 abaixo exibe os dois documentos adicionados.

Figura 18 - Documentos Adicionados.

*OBS: Não alterar as opções referentes à assinatura.

Contudo, o servidor deverá clicar no botão ENVIAR DOCUMENTOS como mostra a figura 17.

Figura 19 - Botão Enviar Documentos.

Após o procedimento de envio, como mostra a figura 18 abaixo, o sistema exibirá a página com a confirmação de envio e recibo de envio para impressão.

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Figura 20 - Confirmação de Envio e Botão de Recebo. Para imprimir o recibo de envio clicar no botão RECIBO. Sendo assim, o sistema exibirá para impressão o recibo digital de DOCUMENTO ENVIADO E NÃO LIDO.

Figura 21 - Recebido de Documento Enviado e Não Lido.

d) DOCUMENTOS ENVIADOS: Para enviar consultar os documentos enviados, conforme a figura 20 abaixo, o servidor deverá clicar em Enviados.

Figura 22 - Clicar em Enviados.

Após o procedimento anterior, como mostra a figura 21, ficará disponível a página de pesquisa de documentos enviados, permitindo que o servidor pesquise por: Período, Código de Rastreabilidade, Nome do Documento, Assunto e outros.

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Figura 23 - Tela de Pesquisa de Documentos Enviados.

Por exemplo, foi selecionada a Data de Envio Inicial e Data de Envio Final como filtro de pesquisa. Como mostra a figura 22 abaixo, o sistema exibirá os documentos enviados de acordo com o filtro selecionado.

Figura 24 - Resultados da Pesquisa.

e) RASTREABILIDADE:

Para rastrear um determinado documento, conforme a figura 23 abaixo, o servidor deverá clicar em “Pesquisar Tramite”, localizado no Menu a esquerda da página, na opção de rastreabilidade.

Figura 25 - Pesquisar Tramite de Documento.

Após o procedimento anterior, como mostra a figura 24, a página de pesquisa de documentos pelo código de rastreabilidade ficará disponível.

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Figura 26 - Pesquisa Pelo Código de Rastreabilidade.

Dê-se ciência. Cumpra-se.

Olavo Henrique Silva Azevedo Supervisão SIISP/AIT/SEAP

Marcio Felipe Queiroga Supervisão SIISP/AIT/SEAP