Evolução do Processo Administrativo: Pensamento Sistêmico

Introdução

O ponto de partida do pensamento sistêmico é a idéia de sistema. Há muito tempo

filósofos e cientistas vêm trabalhando para oferecer alternativas e dar soluções complexas

para problemas complexos. Sistema é um todo complexo ou organizado. É um conjunto de

partes ou elementos que formam um todo unitário ou complexo. Portanto, um conjunto de

partes que interagem e funcionam como todo é um sistema. Qualquer entendimento da ideia

de sistema compreende:

I. Um conjunto de entidades chamadas partes, elementos ou componentes.

II. Alguma espécie de relação ou interação das partes.

III. III. A visão de uma entidade nova e distinta, criada por essa relação, em um nível sistêmico

de análise.

Os sistemas são feitos de dois tipos de componentes ou partes:

1. Físicos ou concretos (ou itens materiais): tais como equipamentos, máquinas, peças,

instalações e até mesmo pessoas. Esse é o hardware dos sistemas.

2. Conceituais ou abstratos: tais como conceitos, idéias, símbolos, procedimentos, regras,

hipóteses e manifestações do comportamento intelectual ou emocional. Esse é o software dos

sistemas.

Estrutura dos sistemas

Qualquer sistema pode ser representado como conjunto de elementos ou

componentes interdependentes, que se organizam em três partes:

I. Entradas, componentes ou insumos.

II. Processo ou sistema de transformação.

III. Saídas ou resultados.

A representação concreta que mais facilmente ilustra um sistema é a fabrica (ou

qualquer sistema de produção). A fábrica processa (transforma) entradas como matérias-

primas e mão de obra para fornecer produtos – as saídas. As entradas e as saídas fazem o

sistema interagir com outros sistemas, que formam o ambiente. Vamos analisar cada uma das

partes independentemente:

Entradas

As entradas (inputs) compreendem os componentes do sistema: são os elementos ou

re- cursos físicos e abstratos de que o sistema é feito, incluindo todas as influências e todos os

recursos recebidos do meio ambiente. Por exemplo, um sistema de produção de veículos

compreende os seguintes componentes, entre outros:

I. Sistema de projeto do produto.

II. Fornecimento de peças intercambiáveis.

III. Máquinas e equipamentos.

IV. Trabalhadores especializados.

V. Procedimentos padronizados de montagem.

VI. Instalações de montagem.

Um sistema de transporte compreende os seguintes elementos: veículos,

rodovias, sinalização, postos de gasolina, fiscalização e licenciamento de veículos, etc.

Cada um desses, por sua vez, são formados por outros sistemas ou partes. Você pode

descrever um sistema qualquer, identificando seus elementos.

Processo

Todo sistema é dinâmico e tem processos que interligam os componentes e

transformam os elementos de entrada em resultados. Cada tipo de sistema tem um

processo ou uma dinâmica própria. Todas as organizações usam pessoas, dinheiro,

materiais e informação, mas um banco é diferente de um exército e estes dois,

diferentes de uma escola, e esses três, diferentes de um hospital por causa da

diversidade dos processos internos e dos resultados de cada um. São diferentes a

tecnologia, as normas e os regulamentos, a cultura e os produtos e serviços que cada

um produz.

Saídas

As saídas (outputs) são os resultados do sistema, os objetivos que o sistema

pretende atingir ou que afetivamente atinge. Alguns exemplos de saídas: produtos e

serviços para os clientes ou usuários, salários e impostos pagos, o lucro de seus

acionistas, o aumento da qualificação de sua mão de obra e outros efeitos de sua

ação, como a poluição que provoca, ou o nível de renda na cidade em que se localiza.

Um sistema, para funcionar de maneira dinâmica e atingir os resultados desejados,

precisa ter sinergia para que o resultado das partes seja maior que a simples soma das

partes.

Feedback

O feedback reforça ou modifica o comportamento do sistema. Pode ser

intencional, projetado dentro da própria estrutura do sistema, para cumprir uma

finalidade de controle ou reforço. Um dos mecanismos conhecidos de feedback é o

velocímetro, outro destes é a nota que o aluno tem em determinada disciplina.

A complexidade dos sistemas

Entender a complexidade e lidar com ela é a base do pensamento sistêmico,

importante ferramenta intelectual do administrador. A complexidade de um sistema

pode ser definida a partir dos seguintes elementos:

Incerteza: é a diferença entre a quantidade de informação necessária para

realizar uma tarefa e a quantidade de informação da qual não se dispõe. Corresponde

à falta de conhecimento de um resultado, em que nem todas as informações estão

claramente definidas e parametrizadas.

Quantidade e hostilidade de partes interessadas na tarefa, na situação ou no

problema: é o que ocorre em uma negociação entre partes em conflito.

Porte: duração, volume de recursos, tamanho de um produto, que afetam a

complexidade.

Abrangência: à medida que os problemas aumentam do individual para o

coletivo, a complexidade se amplia.

Dificuldade técnica: profundidade e extensão dos conhecimentos necessários

para resolver um problema ou enfrentar uma situação.

Dinamismo e dificuldades impostas pelo ambiente: concorrência,

oferta/demanda de matérias-primas, evolução da tecnologia, comportamento da

sociedade, etc.

É fato que as complexidades afetam as organizações e as administrações.

Situações complexas

A maioria dos problemas e situações é produto de múltiplas causas e fonte de

inúmeras consequências. Os acidentes de trânsito exemplificam esse ponto. O excesso

de velocidade, o alcoolismo, a má conservação dos veículos e a falta de habilitação

estão entre as causas. Danos pessoais, materiais, sofrimento para as famílias

envolvidas e necessidade de cuidados terapias são algumas consequências. Há

problemas com maior ou menor grau de complexidade, mas não há problemas que

sejam totalmente simples.

Problemas complexos da sociedade moderna

A sociedade moderna oferece problemas complexos. Grandes concentrações

urbanas, crise econômica afetando todo o mundo, esgotamento de recursos naturais,

transportes, educação, ecologia, evolução tecnológica acelerada, integração na

sociedade global, desemprego, inflação, criminalidade, volatilidade de mercados

financeiros e inúmeros outros problemas, que caracterizam situações de

complexidade para os administradores no mundo contemporâneo.

Organizações envolvidas em problemas complexos

Há na sociedade moderna, organizações que estão incumbidas

especificamente de enfrentar problemas muito complexos. Muitas dessas

organizações não são singulares, como é o caso das prefeituras, dos portos, dos

aeroportos, dos condomínios, dos organizadores de grandes eventos esportivos e

outros.

A ferramenta que lida com a complexidade é o enfoque sistêmico ou

pensamento sistêmico, que possibilita:

I. Visualizar a interação de componentes que se agregam em totalidades ou

conjuntos complexos.

II. Entender a multiplicidade e a interdependência das causas e variáveis dos

problemas complexos.

III. Criar soluções para problemas complexos.

O pensamento sistêmico procura unir o enfoque da administração científica,

que se preocupa com a eficiência, às questões relacionadas à poluição, ao

comportamento humano e a muitas outras que podem afetar o desempenho das

organizações. Hoje não há possibilidade de se preocupar com uma e negligenciar a

outra.

O funcionamento da teoria geral de sistema, bem como sua organização, sua

análise e seu planejamento são desafios do mundo contemporâneo que exigem do

administrador a capacidade de interpretar a realidade no ambiente interno e externo

da organização. O método procura entender como os sistemas funcionam. A teoria

geral de sistemas foi desenvolvida pelo cientista alemão Ludwig Von Bertalanffy, na

década de 1930, quando observou que a ciência tratava de forma compartimentada

os problemas que exigiam abordagem mais ampla ou holística.

A definição de organização, segundo o enfoque sistêmico, é a de um sistema

composto de elementos ou componentes interdependentes. A compreensão de

elementos que interagem nas organizações é uma habilidade básica para os

administradores. Na perspectiva do enfoque sistêmico, a organização revela-se um

conjunto de pelo menos dois sistemas ou subsistemas que se influenciam

mutuamente. São eles:

I. Sistema técnico: é formado por recursos e componentes físicos e abstratos que,

até certo ponto, independem das pessoas: objetivos, divisão do trabalho, tecnologia,

instalações, duração das tarefas, procedimentos.

II. Sistema social: o sistema social é formado por todas as manifestações do

comporta mento dos indivíduos e dos grupos: relações sociais, grupos informais,

cultura, clima, atitudes e motivação.

Como os limites dos sistemas são arbitrários e dependem do observador,

podem ser imaginados outros sistemas, tais como: o social, o estrutural e o

tecnológico.

A sociedade humana é organizacional, burocratizada e, ao mesmo tempo,

sistêmica. As organizações são sistemas formados por sistemas, que se juntam em

sistemas cada vez maiores. Os sistemas, para funcionar, dependem de planejamento,

o que nem sempre é previsto pelos administradores. Isso possibilita o surgimento de

novos problemas, que até então eram desconhecidos. Para analisar ou planejar

sistemas é necessário ter conhecimento dos seguintes elementos: ambiente,

objetivos, componentes, processo e administração e controle.