FASES DE EXECUÇÃO E CONTROLE

FASE DE EXECUÇÃO

Na fase de execução os trabalhos são realizados, conforme definidos no

planejamento.

• A equipe executa os pacotes de trabalho.

• O gerente de projeto desenvolve o time.

• Todos trabalham para garantir a qualidade.

• Todos se comunicam e distribuem informações.

• Os responsáveis fazem o gerenciamento dos riscos.

• O gerente do projeto dirige o projeto.

• O projeto é re-planejado quando necessário.

Durante a execução, o gerente do projeto deverá se certificar de que todas as

partes do projeto são executadas em sincronismo, conforme planejado. Os trabalhos

executados são controlados através dos processos de controle, que são

desempenhados em paralelo aos processos de execução.

Deve ser feito:

• Todo o esforço necessário para cumprir as estimativas de custo e prazo.

• Concluir as tarefas antes do prazo.

• Manter as reservas de tempo para ser usada caso ocorra algum problema

inesperado.

• Evitar excesso de perfeição e construir o produto conforme planejado.

• Evitar excesso de funcionalidades.

EXECUÇÃO E PLANO DE QUALIDADE

Aula 5 – Gerenciamento de Projetos – 26/05/2008 Universidade do Contestado – UnC/Mafra Sistemas de Informação – 7ª Fase Prof. Carlos Guerber

A qualidade de um produto se aplica tanto aos elementos técnicos e

funcionais como à documentação. A solução deve agradar ao cliente, ser de fácil

administração, robusta, confiável e estável. A documentação deve ser completa,

clara, de fácil consulta e seguir os padrões impostos pelo cliente.

No âmbito do projeto, a qualidade está associada ao cumprimento das

instruções de trabalho que regem o projeto, comunicação, cumprimento das metas e

prazos e custos;

Os princípios da qualidade podem ser definidos da seguinte forma;

• Fazer o trabalho certo na primeira tentativa, economizando dinheiro e tempo;

• A qualidade é um processo preventivo;

• Cumprir as exigências e especificações;

• Produzir produtos e serviços que atendam às necessidades do cliente;

• Entregar produtos cujas funcionalidades foram devidamente testadas. Não

deve haver falhas no produto entregue;

• A qualidade é responsabilidade de todos os membros da equipe;

• A qualidade é um processo de aprimoramento contínuo.

Na fase de execução, o foco da qualidade é a garantia da qualidade que,

segundo o PMBOK, se refere às atividades planejadas dentro do sistema da

qualidade, de maneira a gerar confiança de que o projeto irá satisfazer a todos os

padrões relevantes de qualidade.

A garantia toma por base as informações provenientes do processo de

controle da qualidade, que consiste de registros de testes e medições. É com base

nestas informações que a equipe do projeto deflagra ações corretivas para acertar a

sistemática de trabalho, evitando a recorrência dos problemas identificados.

Por exemplo, se num projeto de desenvolvimento de um software forem

identificados muitos bugs, a equipe do projeto poderá trocar os

programadores, treiná-los ou rever a forma de trabalho.

EXECUÇÃO E RECURSOS HUMANOS

A performance e motivação das pessoas do time deverão ser avaliadas

constantemente durante a execução dos trabalhos.

Durante a execução, o time deverá resolver conflitos sobre prioridades,

custos, recursos de mão-de-obra, opiniões técnicas e de desempenho do produto,

procedimentos administrativos, personalidade das pessoas e prazos.

Algumas técnicas que poderão ser usadas pelo gerente de projetos são:

• Retirada estratégica: Permite ganhar tempo para analisar e preservar a

neutralidade ou reputação, quando você sabe que não pode vencer.

• Panos quentes: quando você sabe que vai perder de qualquer jeito ou para

manter a harmonia.

• Negociação: quando as duas partes precisam vencer, ou quando você não

tem certeza de que está com a razão.

• Colaboração: quando as habilidades se completam e quando há confiança na

capacidade técnica do outro.

• Força: Quando você tem razão, numa situação de altos riscos, você se impõe

pela força.

EXECUÇÃO E COMUNICAÇÕES

Geralmente as informações são distribuídas de forma oral ou escrita, podendo

ser interna (dentro do projeto) ou externa (para alguém de fora do projeto), pode ser

formal ou informal e vertical (para chefes ou subordinados) ou horizontal (para

pessoas de mesmo nível hierárquico).

As informações podem ser distribuídas através de diferentes mecanismos:

• Reuniões;

• E-mail;

• Documentos Impressos;

• Sistemas de computação;

• Entre outros.

EXECUÇÃO E AQUISIÇÕES

Na fase de execução, o processo de aquisições trata principalmente da

monitoração do fornecedor, a fim de garantir o desempenho conforme os requisitos

contratuais. Um fator crítico de sucesso, principalmente em projetos grandes, é a

interface entre os vários prestadores de serviços, assim como a integração entre os

resultados dos contratos e os outros processos do gerenciamento, ou seja:

• Execução do plano do projeto: autorização do início do trabalho do fornecedor

no momento certo;

• Relatório de desempenho: monitoração do custo, do prazo e do desempenho

técnico do fornecedor;

• Controle de alterações: as alterações devem ser aprovadas e os interessados

devem estar cientes;

• Pagamentos: o fornecedor deve apresentar faturas e comprovar o trabalho

executado.

FASE DE CONTROLE

O planejamento diz como e onde a equipe deveria estar em determinado

momento. O controle consiste no acompanhamento das atividades, com base no

plano, com a finalidade de medir o progresso, comparar o previsto com o realizado e

fazer os ajustes necessários no projeto.

O controle começa no planejamento e depois em paralelo com a execução e

envolve as seguintes atividades:

• Gerenciamento de mudanças (incluindo mudanças de escopo);

• Questionamento do trabalho executado;

• Reuniões de acompanhamento;

• Controle da qualidade do projeto;

• Controle do tempo e do orçamento.

No quadro seguinte está representada associação entre as atividades de

controle e as outras fases do projeto – planejamento e execução.

O processo de controle consiste na monitoração e controle do projeto mais a

identificação de desvios que aparecem durante a execução. Este processo é

executado durante todo o ciclo de vida do projeto, o objetivo da monitoração é

determinar:

• Se os planos de ação para respostas aos riscos foram implementados

conforme planejados;

• Se ações de respostas são eficazes ou se precisam ser re-planejadas;

• Se as premissas do projeto ainda podem ser consideradas validas;

• Se a exposição do projeto aos riscos aumentou ou diminuiu;

• Se apareceram novos riscos que não haviam sido identificados inicialmente.

Além da monitoração, o controle também trabalha com a execução de planos

de contingência, ações corretivas e re-planejamento do projeto. Os responsáveis

pelo gerenciamento devem relatar periodicamente ao gerente de projeto a eficácia

dos planos, mais a ocorrência de eventos inesperados que requerem alguma ação

não planejada.

PLANEJAMENTO

EXECUÇÃO

Relatórios de progresso

Controle geral das mudanças

Verificação do escopo

Mudanças de escopo

Controle de tempo

Controle do custo

Controle da qualidade

Monitoração e controle do risco

CONTROLE

AUDITORIA

A medição do progresso é registrada através de auditorias, que podem ser

abrangentes, parciais, informais ou formais. Numa auditoria formal e abrangente

deverá ser produzido, no mínimo, um relatório contendo as seguintes informações:

• Situação atual do projeto: análise dos custos e prazos dos trabalhos já

realizados, da forma mais realista possível;

• Situação futura: previsão do que se espera acontecer com o projeto. Caso

exista a possibilidade de algum desvio, o motivo deverá ser registrado.

• Situação das tarefas críticas: situação das tarefas do caminho crítico, das

tarefas com altos níveis de risco e das tarefas desempenhadas por terceiros.

• Avaliação dos riscos: registros de monitoração dos riscos e as suas chances

de concretização. Durante a execução podem aparecer novos riscos.

• Informações relevantes a outros projetos: o que foi aprendido com a auditoria

que poderá ser aplicado a outros projetos?

• Limitações da auditoria: indicar fatores que poderiam limitar a validade da

auditoria, premissas que podem ser inválidas, e se alguém não cooperou ao

fornecer informações.

O relatório deve ser simples e objetivo, apresentando as informações de

forma organizada de maneira a permitir uma comparação fácil entre os resultados

planejados e os realizados. Os desvios significativos devem ser destacados e

explicados.