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I

Ficha de Identificação

Nome do Estagiário: Joel Alexandre Dos Santos Olival

Número de Matricula: 6734

Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto

Instituto Politécnico da Guarda

Curso: Comunicação e Relações Públicas

Docente Orientador na ESECD: Mestre Guilherme Monteiro

Grau: Obtenção do Grau de Licenciatura em Comunicação e Relações Públicas

Organização Acolhedora: Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda.

Tutor de Estágio na Entidade Acolhedora: Dr. Luís Duarte

Morada: Urbanização Zona Sul, Bloco 6 R/C

6370-174 Fornos de Algodres

Contactos:

Telemóvel: 96 23 513 66

Duração de Estágio: Três Meses (Um de setembro a Trinta de novembro)

II

Agradecimentos

O tempo passa e as etapas completam-se, por isso, não estaria a ser humilde se

chegasse a esta fase do meu percurso académico e não agradecesse a quem é devido.

Sendo assim, desejo exprimir um profundo agradecimento a todas as pessoas

que me ajudaram a chegar até aqui.

Em primeira instância à instituição que me acolheu: Instituto Politécnico da

Guarda, Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto da Guarda.

Ao meu docente e orientador, Mestre Guilherme Monteiro, pelos ensinamentos

práticos e teóricos, pelas críticas, correções e também pela disponibilidade que sempre

mostrou em me ajudar no relatório de estágio.

Ao meu Tutor de estágio, o Dr. Luís Duarte, que humildemente, desde o

primeiro dia, se mostrou disponível para me ajudar em tudo o que fosse necessário.

O meu agradecimento a toda a minha família, em particular aos meus pais e

irmãs, aos meus colegas de Curso, pelo apoio que sempre manifestaram.

Finalmente, o meu reconhecimento aos meus amigos Esteves, Henrique, Tiago e

Germano, que me apoiaram durante todo este meu percurso.

A todos os que de forma direta ou indireta contribuíram para a realização deste

relatório de estágio, o meu muito obrigado.

III

“A sabedoria consiste em compreender que o tempo

dedicado ao trabalho nunca é perdido.”1

Ralph Waldo Emerson

1 www.citador.pt – consultado a 11 de Novembro de 2011

http://www.citador.pt/

IV

Aos meus pais e irmãs, pela força e apoio que me deram…

V

Índice

Capítulo I A Vila de Fornos de Algodres

1. Caracterização do Concelho de Fornos de Algodres .............. Erro! Marcador não definido.

2. A vila de Fornos de Algodres ................................................. Erro! Marcador não definido.

3. Enquadramento Geográfico .................................................... Erro! Marcador não definido.

4. Caracterização socioeconómica .............................................. Erro! Marcador não definido.

Capítulo II Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.

1. Identificação ............................................................................................................................. 8

2. Organização e funcionamento .................................................................................................. 9

3. Missão ...................................................................................................................................... 9

4. Visão ........................................................................................................................................ 9

5. Valores ................................................................................................................................... 10

6. Contabilidade ......................................................................................................................... 10

7. Serviços prestados ................................................................... Erro! Marcador não definido.

7.1. Contabilidade ............................................................... Erro! Marcador não definido.

7.2. Vendas e Facturação .................................................... Erro! Marcador não definido.

7.3. Recursos Humanos ....................................................... Erro! Marcador não definido.

8. Organograma........................................................................... Erro! Marcador não definido.

9. Responsabilidade Social ......................................................... Erro! Marcador não definido.

10. Públicos-Alvo ......................................................................... Erro! Marcador não definido.

10.1. Públicos Internos ...................................................... Erro! Marcador não definido.

10.2. Públicos Externos ..................................................... Erro! Marcador não definido.

11. Posicionamento e Eixos de Comunicação .............................. Erro! Marcador não definido.

VI

12. Análise SWOT ........................................................................ Erro! Marcador não definido.

12.1. Pontos Fortes ............................................................ Erro! Marcador não definido.

12.2. Pontos Fracos ........................................................... Erro! Marcador não definido.

12.3. Oportunidades .......................................................... Erro! Marcador não definido.

12.4. Ameaças ................................................................... Erro! Marcador não definido.

Capítulo III Actividades Desenvolvidas no Estágio Curricular

1. Âmbito ................................................................................................................................... 20

2. Objetivos do Estágio .............................................................................................................. 20

3. Atividades Desenvolvidas ....................................................... Erro! Marcador não definido.

3.1. Cronograma..................................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2. Briefing de Pesquisa ......................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.1. Contextualização ...................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.2. Missão/Objectivos/Valores ...................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.3. O que é que já se fez na empresa ............................. Erro! Marcador não definido.

3.2.4. Localização Geográfica ............................................ Erro! Marcador não definido.

3.2.5. Área de influência .................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.6. Identificação do Problema/Barreiras ........................ Erro! Marcador não definido.

3.2.7. Objetivos Comunicacionais ..................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.8. Suportes Comunicacionais ....................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.8.1Principais meios comunicacionais para chegar ao público-alvo. ......... Erro! Marcador não definido.

3.2.9. Stakeholders ............................................................. Erro! Marcador não definido.

3.2.10. Patrocinadores .......................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.11. Meios de divulgação ................................................ Erro! Marcador não definido.

3.2.12. Budget ...................................................................... Erro! Marcador não definido.

VII

3.2.13. Timing ...................................................................... Erro! Marcador não definido.

3.2.14. Concorrência directa ................................................ Erro! Marcador não definido.

3.2.15. Ferramentas de Promoção ........................................ Erro! Marcador não definido.

3.3. Realização de Inquéritos por Questionário .......................... Erro! Marcador não definido.

3.4. Formulação de conceitos da Organização ........................................................................... 30

3.4.1. Missão ..................................................................................................................... 30

3.4.2. Valores .................................................................................................................... 30

3.4.3. Visão ........................................................................ Erro! Marcador não definido.

3.5. Remodelação da Identidade Visual ...................................... Erro! Marcador não definido.

3.5.1. Logótipo ................................................................... Erro! Marcador não definido.

3.5.2. Análise Semiótica do Logótipo ................................ Erro! Marcador não definido.

3.5.3. Nome ........................................................................ Erro! Marcador não definido.

3.5.4. Slogan ....................................................................... Erro! Marcador não definido.

3.6. Realização de Meios Comunicacionais ................................ Erro! Marcador não definido.

3.6.1. Suporte Administrativo (Cartão de Visita) ............... Erro! Marcador não definido.

3.6.2. Instrumentos de Comunicação (Cartaz e Brochura). Erro! Marcador não definido.

3.6.3. Construção do Site ........................................................ Erro! Marcador não definido.

3.7. Relações Comerciais/Serviço de Informação ....................... Erro! Marcador não definido.

Reflexão Final .............................................................................. Erro! Marcador não definido.

Referências Bibliográficas .......................................................................................................... 40

Listagem de Anexos ..................................................................... Erro! Marcador não definido.

VIII

Índice de Figuras

Figura 1 - Concelho de Fornos de Algodres e Distrito da Guarda…………….……………….….6

Figura 2 - Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda…………………………….…...8

Figura 3 - Vila de Fornos de Algodres …………………………………………………...………...8

Figura 4 - Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda …………………….……….…11

Figura 5 - Organograma………………………….……………………….………………………13

Figura 6 - Análise da Matriz SWOT…………………………………….…………………………16

Figura 7 - Inquérito por Questionário …………………………………………………….……….28

Fihura 8 - Logótipo antigo ……………………………………………………………………….33

Figura 9 - Logótipo novo ……………………………………………………………….……….33

Figura 10 - Cartão de Visitas - Frente……………………….…………….………………………35

Figura 11 - Cartão de visitas - Trás……………………….…………………….…………………35

Figura 12 - Cartaz…………………………………………………………………………………36

Figura 13 - Brochura - Frente…………………………………………………………...……….37

Figura 14 - Brochura - Trás……………………………………………………………………….36

Figura 15 – Fase de construção do site organizacional Adobe Flash Professional CS5…………………….37

Índice de Gráficos

Gráfico 1 - Deveria apostar em políticas de Comunicação?……………………………………….28

Gráfico 2 - Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?…………………….………...29

Gráfico 3 - Se respondeu SIM diga com que recursos…………………………………………….29

Índice de Quadros

Quadro 1 - Exemplos de diversas ferramentas de Promoção………………………...………….27

IX

Índice de Tabelas

Tabela 1 - Cronograma……………………………………………………………………….21

Tabela 2 - Cronograma 2…………………………………………………………………….….22

X

Lista de Siglas

CRP - Comunicação e Relações Públicas

ESECD - Escola Superior de Educação Comunicação e Desporto

UE - União Europeia

IAPMEI - Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e à Inovação

IPG - Instituto Politécnico da Guarda

IVA - Imposto de Valor Acrescentado

MPME - Micro, Pequena e Médias Empresa

PME - Pequena Média Empresa

RP - Relações Públicas

SWOT - Strengths, Weakness, Opportunities e Threats

TOC – Técnico Oficial de Contas

UCs – Unidades Curriculares

WWW - World Wide Web ("Rede de alcance mundial")

XI

Glossário Técnico

Briefing - O Briefing é o documento de apoio para a avaliação das etapas de

desenvolvimento e do protótipo final.

Flyers - Panfleto, também referidos pelo termo em inglês, flayer, designam pequenos

folhetos publicitários. Que possuem a função de anunciar e promover eventos, serviços ou

instruções numa ampla gama de aplicações.

Know-how - O know-how, ou conhecimento processual é o conhecimento de como

executar alguma tarefa.

Merchandising - É uma ferramenta de Marketing, formada pelo conjunto de técnicas

responsáveis pela informação e apresentação destacada dos produtos no ponto-de-venda,

de maneira tal que acelere a sua rotatividade.

Microsoft Outlook – Ferramenta informática que é usada para receber e enviar e-mail, tem

também um calendário completo, onde se pode agendar compromissos diários, semanais e

mensais.

Slogan - O slogan, do gaélico sluagh- ghairm, era no início um grito de guerra celta

destinado a incitar os guerreiros ao ataque e à vitória. Com o passar dos tempos, acabou

por se transformar num incitamento à compra, na publicidade comercial.

Stakeholders - De maneira mais ampla, compreende todos os envolvidos num processo,

que pode ser de caráter temporário (como um projeto) ou duradouro (como o negócio de

uma empresa ou a missão de uma organização).

Target - Target, em inglês, quer dizer alvo. No caso da publicidade, está relacionado com

público-alvo,

Templates - Web templates (ou "modelos de página") são instrumentos utilizados para

separar a apresentação do conteúdo em web-design, e para a produção massiva de

documentos web.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Marketing

http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=Ponto-de-venda&action=edit&redlink=1

http://pt.wikipedia.org/wiki/Organiza%C3%A7%C3%A3o

http://pt.wikipedia.org/wiki/Web_design

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.

Comunicação e Relações Públicas | Página | 1

Introdução

Nesta etapa final da minha licenciatura, seria óbvio complementar a minha

formação académica, através do exercício de tarefas práticas numa organização.

Portanto, o estágio curricular foi imprescindível para aplicar os conhecimentos

teóricos e práticos adquiridos ao longo do meu percurso académico, proporcionando-me

uma aprendizagem de competências profissionais num contexto real de trabalho.

O presente relatório descreve o estágio realizado na empresa de contabilidade,

Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. de Fornos de Algodres, necessário para concluir a

licenciatura em Comunicação e Relações Públicas (CRP), ministrada pelo Instituto

Politécnico da Guarda (IPG), Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto

(ESECD).

O referido estágio, com duração de 14 semanas, teve início no dia 1 de Setembro de

2011 e termo no dia 30 de Novembro de 2011. O estágio decorreu durante o período de

funcionamento laboral da entidade de acolhimento, e no qual estive sob a orientação

profissional do meu tutor na empresa, Luís Duarte.

Essencialmente, o motivo da escolha da instituição esteve relacionado com a sua

localização geográfica, visto estar mais perto da minha área de residência. Logo, os custos

associados à minha deslocação, residência e alimentação seriam menores do que aceitar

eventualmente outras propostas mais tentadoras. Devo também salientar que o convite foi-

me proposto pelo proprietário da mesma, sendo para mim impossível não o aceitar.

Uma vez que esta empresa de contabilidade está inserida num meio onde os

recursos socioeconómicos são escassos, como são quase todos os concelhos do Interior de

Portugal, torna-se menos viável apostar em Políticas de Comunicação. Assim, seria mais

proveitoso para mim, uma vez que teria mais por onde aplicar os conhecimentos teórico-

práticos aprendidos ao longo da minha licenciatura.

Estruturalmente, este relatório curricular está dividido em três capítulos. No

primeiro capítulo, debruço-me sobre o concelho e a região onde escolhi realizar o meu

estágio curricular. Neste capítulo, procedo à caracterização da região onde estagiei, falando

da sua localização geográfica e caraterização socioeconómica.

No segundo capítulo, procedo à caraterização da organização, expondo os seus

princípios, missão, valores, objectivos e visão, além da identificação do público-alvo a




atingir e da linha orientadora de comunicação.

Por fim, o terceiro e último capítulo cinge-se ao estágio propriamente dito, à

realização prática das actividades desenvolvidas na Duarte & Oliveira - Contabilidade,

Lda. Neste caso, optei como metodologia por usar um breve briefing, para que pudesse

traçar os objectivos da pesquisa. Nessa pesquisa, usei algumas técnicas, das quais destaco

os inquéritos por questionário, que foram distribuídas a alguns clientes da Duarte &

Oliveira - Contabilidade, Lda. Depois disso, tive também que proceder à formulação de

conceitos organizacionais, essenciais para uma melhor definição da organização. E por fim

a realização de site organizacional bem como dos seus complementares (e-mail, etc.).

Na construção destes elementos de comunicação, usaram-se vários programas para

a sua elaboração, desde o Adobe Flash Professional CS5, Corel Draw X5, Adobe

Photoshop CS5, Adobe Dreamweaver CS5, Microsoft Publisher 2010, entre outros.

Capítulo I Fornos de Algodres




1. Caracterização do Concelho de Fornos de Algodres

Seria de esperar que, chegado a esta parte do meu percurso académico, fizesse uma

descrição do concelho onde cresci. Foi sem dúvida o factor de estar apegado às minhas

origens que contribuiu decisivamente para que não tivesse dúvidas e ingressasse neste

estabelecimento de ensino superior. Posso agora afirmar, face ao tempo que por lá passei,

que não me enganei na escolha, isto porque, não querendo desprestigiar outros

estabelecimentos de ensino superior, o Instituto Politécnico da Guarda é uma instituição

acolhedora, onde os seus colaboradores mantêm com os alunos uma relação de

proximidade, que permite a estes atingirem mais facilmente os objectivos propostos, bem

como assimilar facilmente os ensinamentos dos docentes.

Em sintonia com o que já foi dito, é de salientar que uma caracterização do meio

reveste-se de especial importância neste relatório, dada a natureza da instituição

acolhedora, pois o meio envolvente é pouco industrializado e carece de um núcleo

empresarial mais forte. Este é um meio que se situa no Interior e, por isso mesmo está cada

vez mais desabitado, uma vez que os fluxos migratórios têm cada vez mais só um sentido,

o do litoral. Nesse sentido, torna-se mais problemática a criação de PME, que são o

principal target da organização acolhedora.

2. A vila de Fornos de Algodres

A vila de Fornos de Algodres é sede de concelho, à qual a minha aldeia pertence.

Foi aí que completei os meus estudos, do quinto até ao 12º ano. É uma vila cheia de

história e tradição.

Com mais de 5 mil anos de história, Fornos de Algodres preserva um importante

património histórico-arqueológico, desde os vestígios monumentais e artísticos, aos de

carácter mais singelo, mas igualmente importantes, e que marcam a evolução da presença

humana na região, desde a Pré-História à atualidade. “Os Dólmens ou Antas são os

vestígios mais antigos da Pré-História do concelho.”1 Tinham uma função essencialmente

funerária e religiosa, refletindo a prática de culto dos mortos no seu interior, por vezes

decorado com pinturas ou esculturas abstratas ou cenas da vida quotidiana.”

1 Informação retirada e adaptada do site www.cm fornosdealgodres.pt/municipio/historia/Paginas/default.aspx, consultado a

20/11/2011.




3. Enquadramento Geográfico

Fornos de Algodres é uma vila pertencente ao distrito da Guarda, região Centro e

sub-região da Serra da Estrela, com cerca de 1700 habitantes.

É sede de um município com 133,23 km2 de área e 5368 habitantes, subdividido em

16 freguesias. O município é limitado a nordeste pelo município de Trancoso, a leste por

Celorico da Beira, a sul por Gouveia, a oeste por Mangualde e Penalva do Castelo e a

noroeste por Aguiar da Beira.2

2 Informação retirada e adaptada do site www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx, consultado a 21

de Novembro de 2011.

Figura1: Concelho de Fornos de

Algodres e Distrito da Guarda

Fonte: www.flickr.com/photos/9480263@N02/pag

e66/ e www.mapas.owje.com/5948_guarda-

district-map-portugal.html

http://www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx

http://www.flickr.com/photos/9480263@N02/page66/

http://www.flickr.com/photos/9480263@N02/page66/




4. Caracterização socioeconómica

A vida económica do Concelho de Fornos de Algodres assenta sobretudo no sector

primário, sendo as produções agrícolas mais significativas a batata e o centeio, a azeitona e

a maçã e culturas forrageiras; na pecuária, é bastante importante o gado ovino e o caprino.

A exploração florestal ocupa também um papel de destaque, apesar dos incêndios

frequentes que durante o Verão têm devastado a Região.

No que diz respeito às indústrias concelhias, as que têm mais representatividade em

Fornos de Algodres são as do sector alimentar, o sector madeireiro e o sector metalúrgico.

Capítulo II A Organização




Neste capítulo, é importante salientar que o trabalho desenvolvido no estágio

curricular vai ao encontro do que aqui designo de caracterização da organização. Uma vez

que o meu trabalho consistiu na criação e dinamização de conceitos e de uma nova imagem

da organização onde estagiei. Por isso mesmo, a caracterização da organização que irei

fazer é resultado de uma pesquisa intensa com o proprietário da mesma, que resultou na

materialização de novos conceitos e imagem.

Este tipo de trabalho efetuou-se, uma vez que a organização onde estagiei não

definiu, ou melhor, nunca materializou em conceitos as “ideias” que o proprietário tinha

acerca da organização.

1. Identificação

A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é uma PME, que tem como ramo de

actividade a contabilidade. Está situada na Vila de Fornos de Algodres, na Urbanização

Zona Sul. Mais a baixo encontra-se uma imagem da sua localização geográfica.

Figura3: Vila de Fornos de Algodres Fonte: Google Maps “Fornos de Algodres”

Figura 2: Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. Fonte: Própria




2. Organização e funcionamento

A empresa Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. surgiu devido ao espírito

empreendedor do seu proprietário que, face ao bacharelato tirado no Instituto Politécnico

da Guarda, teve a iniciativa de criar a sua própria empresa. É uma empresa de

Contabilidade de cariz familiar, com sede na Vila de Fornos de Algodres, que iniciou a sua

atividade em 1989, sendo constituída por dois proprietários, com capital social de cento e

cinco mil escudos, registada no cartório notarial de Fornos de Algodres.

A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é um gabinete de contabilidade

direcionado para dar apoio a MPME e tem como objeto social a prestação de serviços

personalizados de contabilidade.

3. Missão

A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. tem como missão desenvolver com os

seus clientes práticas contabilísticas de excelência, que conduzam ao seu sucesso. Também

se desenvolvem e otimizam os conhecimentos técnicos, de forma a assegurar que os

serviços prestados aos seus colaboradores assumam critérios de elevado rigor e que estes

gerem benefícios para os seus colaboradores e para a sociedade em geral.

Merecer a confiança dos clientes, ao nível profissional e ético;

Oferecer um serviço profissional que dê resposta a todas as exigências de caráter

fiscal e financeiro, ajudando desta forma na prossecução dos objetivos dos seus

clientes.

4. Visão

De acordo com Adriano Freire (1997: 170), “a visão de uma empresa traduz um

conjunto de intenções e aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser

atingidas. A visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de

inspiração para os membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades

e alcançarem níveis mais elevados de excelência profissional”.

A visão da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é desenvolver esforços para se

tornar numa empresa mais conhecida e reconhecida a nível local/regional. Tem igualmente

como aspiração a captação de novos clientes.




5. Valores

Para a Duarte & Oliveira os valores sociais e empresariais são fundamentais para o

seu sucesso e consequente para o sucesso dos seus clientes. Assim definiu como valores:

Rigor, Simplicidade, Flexibilidade, Agilidade, Integridade, Transparência e

Honestidade na execução das nossas atividades;

Ouvir e respeitar as opiniões dos nossos colaboradores e clientes (excelência no

atendimento);

Estimular o trabalho em equipa;

6. Contabilidade

É uma actividade “ que proporciona informação, geralmente quantitativa e muitas

vezes expressa em unidades monetárias, para a tomada de decisões, planeamento, controlo

das fontes e operações, avaliação do desempenho e relato financeiro a investigadores,

credores, autoridades reguladoras e ao público.” (Costa e Alves, 1996: 33)

A contabilidade nasceu para realizar o controlo das operações, servindo não só à

organização em si, mas também prestando relevantes serviços a terceiros. Segundo os

mesmos autores, Costa e Alves, os registos contabilísticos andaram sempre de mãos dadas

com a atividade económica, tendo a contabilidade nascido propriamente com uma vida

económica organizada.

Assim, nos nossos dias, a contabilidade é um importante instrumento

proporcionador de informação para gerir as organizações, porque permite o conhecimento

do património de qualquer empresa no seu tríplice aspeto, quantitativo, qualitativo e

valorativo, em qualquer momento da sua existência, assim como a análise da situação

económica e financeira da respetiva empresa, o que irá contribuir para a racional

orientação dos seus administradores.

A contabilidade é um sistema de mensuração e comunicação que é utilizado para

que numa empresa se atinjam objetivos. Costa e Alves (1996), apresentam da referida

forma:




Avaliar a sua posição financeira e a variação dos seus resultados;

Fornecer os elementos informativos ao controlo dos ativos, passivos e do capital

próprio;

Assegurar o controlo dos custos dos produtos, dos serviços e das funções;

Possibilitar o estabelecimento e controlo da

realização das políticas, dos planos, dos

programas e dos orçamentos;

Fornecer às entidades fiscais as informações

indispensáveis à tributação da riqueza gerada na

empresa;

Possibilitar às entidades estatísticas os

elementos necessários à Contabilidade

Nacional;

Valorizar o impacto da ação da empresa na

atividade humana e no meio ambiente circundante.

7. Serviços prestados

Neste caso, os serviços de contabilidade prestados pela organização estão

agrupados por tipo, procurando ir ao encontro das necessidades dos seus clientes.

Os serviços prestados diferenciam-se da seguinte forma:

7.1. Contabilidade

Execução da contabilidade geral ou analítica;

Responsabilidade de Técnicos Oficiais de contas;

Recuperação de todo o tipo de contabilidades;

Preenchimento e entrega de todas as declarações fiscais;

Pedidos de reembolso de IVA;

Elaboração de Reconciliação Bancária;

Apoio fiscal.

Figura 4: Gabinete da Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda.

Fonte: Própria




7.2. Vendas e Facturação

Elaboração de faturação;

Elaboração de mapas com o resumo de vendas;

Elaboração de mapas comparativos de vendas;

Análise de Contas Correntes.

7.3. Recursos Humanos

Processamento e emissão de recibos de vencimentos

Processamento de fins de contrato/ indemnizações

Entrega mensal da declaração de remunerações à Segurança Social

Entrega mensal das declarações de retenção na fonte

Inscrições na Segurança Social

Elaboração do Mapa de Quadros de Pessoal

Emissão anual das declarações de remuneração

Controlo de faltas e férias

Controlo de Contratos de Trabalho.

8. Organograma

No que respeita ao organograma, ou organigrama, “representação gráfica da

estrutura de uma organização ou instituição, que representa os elementos que a constituem,

as relações entre eles e as suas funções” (Perfeito et al, 2009: 1157).

Já segundo Chievenato, um organograma “(…) é um gráfico que representa a

estrutura formal da empresa(…)” (Chiavenato, 1993: 403)

A Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. tem dois funcionários a tempo inteiro, o

proprietário, Luís Duarte, e a secretária, Nélsia Vaz. São profissionais inscritos como TOC.

O proprietário possui um bacharelato em Contabilidade e a sua secretária uma licenciatura

em Contabilidade. É uma equipa qualificada que trabalha diariamente, oferendo vários

serviços de contabilidade, onde mantêm um relacionamento de proximidade com os seus

clientes.




9. Responsabilidade Social

A responsabilidade social está cada vez mais presente no mundo empresarial. Assim

sendo a Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é cada vez mais uma empresa consciente,

no que diz respeito ao seu papel na sociedade e irá tentar cada vez mais ter um papel ativo

em determinadas causas com que se identifica e nas quais poderá contribuir ativamente.

10. Públicos-Alvo

Para Lahanque e Solatges (1991: 13), “As Relações Públicas têm por objetivo o

estabelecimento de relações de confiança entre uma empresa e os seus públicos, baseados

num conhecimento e compreensão recíprocos”.

Tecnicamente, em comunicação, público significa recetor. Como tal, público de

uma empresa é o grupo de pessoas que lhe interessa e que com ela está direta ou

indiretamente relacionada, para quem o trabalho de comunicação tem de ser dirigido.

Segundo Kotler (1998: 145), “Há um velho ditado na Espanha: Para se ser toureiro, deve-se

primeiro aprender a ser touro”. Isso significará que para arquitetarmos um serviço para o

target, deve-se primeiro saber os seus desejos, expectativas e interesses, para que depois se

possa lançar um produto/serviço eficaz do ponto de vista da sua aceitação.

O público-alvo da organização é constituído por PME da sua área de influência.

Uma classificação clássica dos públicos de uma organização baseia-se no critério de

proximidade física, no nível de relacionamento que os públicos mantêm com a organização

Luís Duarte

Proprietário/Gerente

Teresa Oliveira

Proprietária

Nélsia Vaz

Secretária

Figura 5: Organograma

Fonte: Própria




e na existência de interesses em comum. Segundo essa classificação, os públicos de uma

organização podem ser divididos em públicos internos, públicos externos e públicos

intermédios.

10.1. Públicos Internos

É constituído pelos trabalhadores efetivos e estes frequentam regularmente o espaço

organizacional, que são os diretores, a secretária e estagiários. A comunicação efetuada

dentro da organização resume-se a uma comunicação descendente (face-to-face). A

comunicação para baixo, ou descendente, geralmente é utilizada nas organizações

burocratizadas e autoritárias, visto que ela constitui-se em ordens ou informações sobre

políticas ou programas que a empresa pretende implantar. Portanto, são comunicadas

decisões já tomadas pela direcção da empresa, sem consulta prévia dos colaboradores.

10.2. Públicos Externos

Este tipo de público não partilha regularmente o espaço físico e as dinâmicas

organizacionais. Desses públicos fazem parte todo o núcleo empresarial da região, que

estão diretamente relacionados com a Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. Neste caso

os clientes e os organismos que funcionam com esta organização. Estes organismos são:

Fornecedores;

Clientes (externos e internos);

Concorrentes;

Estado e governo;

Entidades fiscalizadoras;

Instituições de ensino e formação profissional;

Ordem dos Técnicos Oficias de Contas;

Direcção Geral dos Registos e Notariado;

Banco de Portugal;

IAPMEI;

Impostos Net;

Loja do cidadão;

Segurança Social;

Ministério das Finanças e da Administração Pública;

http://www.iapmei.pt/




Comunidade3.

A Comunicação Externa na Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. é efetuada

através de meios muito simples de comunicação:

Correspondência escrita;

Telefone;

Fax.

11. Posicionamento e Eixos de Comunicação

Segundo Kotler (1997: 233), o posicionamento define-se como sendo “o conjunto

de traços salientes da imagem que permitem ao público situar o produto/serviço no

Universo dos produtos/serviços análogos e distinguimos dos outros”. Pretende-se que a

Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda. seja reconhecida como uma organização

prestadora de serviços de qualidade, rápidos e eficientes.

Os eixos de comunicação são um apoio para as RP, permitindo reforçar uma

imagem favorável da Instituição perante os seus públicos. Os da Duarte & Oliveira -

Contabilidade, Lda., correspondem a: Qualidade, eficiência e rigor de Serviços. Como tal,

sempre que houver alteração desses eixos, a Organização deverá comunicá-la, dando assim

aos seus clientes, informação em tempo real do que se está a passar na Organização.

Para reforçar estes eixos, a Organização deverá apostar na Diferenciação, através

de:

Prestação de serviços de excelência;

Qualificação dos serviços, investindo na formação dos recursos humanos.

3 A Comunidade é composta por todos quantos vivem na área de influência da Organização.




12. Análise SWOT

A análise SWOT, em termos práticos divide o cenário num ambiente interno

(Forças e fraquezas), e num ambiente externo (oportunidades e ameaças).

Se tivermos em conta o ambiente interno, este pode ser controlado pelos gestores e

mantido estável, uma vez que é o resultado das estratégias aplicadas pela organização.

Assim, quando se evidenciar um ponto de destaque ou ponto forte durante a análise da

informação, este deve ser maximizado, e quando for detetado um ponto fraco, este deve ser

mantido na penumbra e deve ser controlado, para minimizar o seu efeito.

O ambiente externo comporta as ameaças e as oportunidades, aspectos que podem

comprometer, negativa ou positivamente, o desempenho organizacional.

Assim, a análise SWOT é uma forma de planeamento que, previne, minimiza o

efeito das ameaças. E pode causar na organização um impulso para a mudança cultural.

(Monteiro, 2004: pp. 8-43

Figura 6: Análise da Matriz SWOT

Fonte: Flávia D. N. R. D. S. et al., 2010: 7.




12.1. Pontos Fortes

Gestão competente;

Colaboradores qualificados;

Muitos anos de experiência na área da contabilidade;

Atendimento personalizado;

Vasto conhecimento e contactos do núcleo empresarial da região;

Ótima localização geográfica e bons acessos, por se encontrar no centro da Vila de

Fornos de Algodres, que é sede de concelho;

Excelentes condições ergonómicas;

Sistemas informáticos de segurança de informação existentes implantados, bem

como, sistemas de software de execução da contabilidade, faturação, stocks e

pessoal.

Reciclagem educativa e de conhecimentos técnicos;

Pouca necessidade de recursos financeiros para salários.

12.2. Pontos Fracos

Investimento nulo em políticas de Comunicação Integrada4 e na divulgação da

imagem da empresa;

Falta de metas a atingir a médio e longo prazo;

Meios publicitários inexistentes;

Falta de recursos informáticos que divulguem os serviços existentes (site, e-mail,

etc.);

Baixo Conceito Junto ao Mercado (missão, visão, valores, não estão definidos);

Baixa notoriedade da marca;

Imagem institucional (logótipo) retrógrada e ineficiente;

Reduzidos recursos financeiros;

Falta de espírito empreendedor, no que diz respeito à inovação na procura por

novos target5.

4 Técnicas comunicacionais que vão desde as Relações Públicas, Marketing, Jornalismo, etc. 5 Poderá também ser chamado de Público-alvo ou Segmento Alvo.




12.3. Oportunidades

Aproveitamento de um novo mercado existente na WWW, como meio para realizar

transações comerciais;

Concorrência reduzida;

Aproveitamento do sistema publicitário, que irá fazer com que a empresa chegue a

um maior número de público-alvo;

Serviço essencial para a sobrevivência das PME.

12.4. Ameaças

Concorrência direta;

Crise económica (diminuição do poder de compra das empresas, falências de

empresas que são o principal target da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.);

Novos canais de distribuição podem tornar inviáveis os já estabelecidos;

Localização geográfica desfavorável.

Capítulo III Atividades Desenvolvidas




Neste terceiro e último capítulo, debruço-me sobre as atividades desenvolvidas na

organização. Onde descrevo, como procedi para aplicar os conhecimentos aprendidos nas

unidades curriculares, do curso de Comunicação e Relações Públicas, na Organização .

1. Âmbito

O estágio começou no dia 1 de Setembro de 2011 e teve duração de 14 semanas,

findando a 30 de Novembro de 2011.

O estágio foi uma experiência muito enriquecedora, quer a nível pessoal, quer

profissional, em que foram utilizados conhecimentos que adquiri ao longo dos anos de

estudo. Além de aplicar os meus conhecimentos, o processo de aprendizagem foi bastante

positivo e produtivo.

2. Objetivos do Estágio

O principal objetivo deste estágio passou por aplicar parte do conhecimento que

adquiri na Escola Superior de Educação, Comunicação e Desporto na vertente

comunicacional, mais especificamente, na aposta em políticas de comunicação na Duarte

& Oliveira - Contabilidade, Lda.

Outro objetivo era ganhar experiência no mundo de trabalho, através dos serviços

prestados pelas RP e fazer novos contactos, que são fundamentais neste meio. Para além

destes objetivos iniciais outros foram surgindo ao longo do estágio: por um lado, com o

conhecer de novas situações e novas tarefas, procurei compreender o mais possível o

departamento onde estava inserido para melhor desempenhar a minha função, por outro,

procurei aperfeiçoar ao máximo o trabalho que desenvolvia para que este se tornasse útil e

cada vez mais preciso.




3. Atividades Desenvolvidas

Nesta fase do relatório, farei a apresentação de todo o trabalho desenvolvido na

organização, de acordo com o Plano de Actividades elaborado, que contempla a execução

das seguintes tarefas:

Definição de objetivos a atingir durante o estágio;

Briefing de pesquisa dos dados a recolher sobre a organização (com o tutor da

empresa, alguns clientes e colaboradores);

Rialização de Inquéritos por Questionário);

Elaboração de novos conceitos da Organização;

Remodelação da Identidade Visual da Organização;

Realização de publicidade e de Site Organizacional, e-mail, etc.);

Relações Comerciais/Serviço de Informação.

3.1. Cronograma

Actividades Desenvolvidas

Mês/Semana

Setembro Outubro Novembro 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º 1º 2º 3º 4º

Apresentação e reconhecimento do local de

estágio

Realização de cronograma de actividades

Briefing de pesquisa sobre os dados a recolher sobre a

organização

Materialização de conteúdos que permitam a recolha da

informação

Fase de pesquisa, com o público interno da empresa

Elaboração de novos conceitos acerca da empresa

Realização de (site e e-mail)

Relações Comerciais

Tabela 1: Cronograma

Fonte: Própria




Nesta fase do estágio, logo após os primeiros dias da apresentação, a minha

preocupação centrou-se em definir os objetivos e metas a atingir, uma vez que seriam estes

propósitos que determinariam o meu sucesso na Organização. Como método para

descrever temporalmente os objetivos a atingir, utilizei um pequeno cronograma:

Nesta fase, há que determinar todos os objetivos principais da pesquisa. Estas metas

devem estar evidenciadas de forma clara, estando assim, sempre voltadas para a resolução

do problema. No seguimento do que foi dito, realizei uma breve pesquisa, fiz a elaboração,

recolhimento e análise da situação da organização. Daí concluí que o sector mais débil da

organização se encontrava no sector da comunicação.

Neste caso, não se pode descurar, pois a comunicação é um instrumento comercial

que, quando utilizado corretamente, facilita as vendas. É assim um elemento estratégico na

gestão empresarial, que consegue incrementar a notoriedade e efetuar sinergias em termos

de investimentos.

Tendo agora neste período a noção das principais debilidades da organização, que

são: políticas de comunicação e meios comunicacionais para se chegar ao target, pude

passar para a outra fase, que neste caso foi a definição das estratégias de comunicação e

distribuição, que eventualmente poderiam ser adotadas de acordo com o diretor da

organização. Que posteriormente serviram de referência à elaboração de estratégias

comerciais. Essas estratégias encontram-se descritas nas atividades a seguir.

(Kotler, 1988: pp. 18-22)

CRONOGRAMA

Setembro Pesquisa e Definição dos objectivos

Outubro Materialização dos conceitos organizacionais

Novembro Materialização das políticas de comunicação

Tabela 2: Cronograma 2

Fonte: Própria




3.2. Briefing de Pesquisa

O briefing6 é uma parte fundamental para a resolução de problemas que envolvam

toda a componente organizacional. É uma poderosa ferramenta, que nos permite a nós,

profissionais de comunicação, auxiliar no desenvolvimento de um bom trabalho, pois na

realidade, é um modo de recolher informações da empresa onde se trabalha, e saber como a

empresa trabalha, quais são os seus objetivos e planos para o futuro. Assim, o

briefing que realizei está descrito um pouco por todo o relatório, visto obedecer aos

seguintes pontos:

3.2.1. Contextualização

A contextualização que é realizada no segundo capítulo, e que é descrita como

“Organização e funcionamento da Empresa”.

3.2.2. Missão/Objectivos/Valores

A Missão/Objectivos/Valores foram realizados no segundo capítulo.

3.2.3. O que é que já se fez na empresa

No fundo, a Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. baseia-se única e

exclusivamente nos processos contabilísticos, deixando à margem outros eventos

relacionados com causas sociais, ambientais, política, etc. Na minha perspetiva a Duarte &

Oliveira – Contabilidade, Lda. deveria olhar com mais atenção para este ponto, uma vez

que hoje em dia, uma organização está inteiramente dependente do seu meio externo.

3.2.4. Localização Geográfica

A Organização localiza-se na região Centro de Portugal, pertence à denominada

Sub-Região da Serra da Estrela, do Distrito da Guarda. A Organização fica na Vila de

Fornos de Algodres.

6 O briefing é uma peça fundamental para a elaboração de uma proposta de pesquisa de mercado.




3.2.5. Área de influência

A sua área de influência situa-se na região Centro do território nacional, mais

propriamente no distrito da Guarda e Viseu.

3.2.6. Identificação do Problema/Barreiras

De acordo com o que analisei, encontrei dois grandes eixos de problemas a ter em

conta. Esses dois eixos são corporativamente relevantes para a organização, o que leva a

que me centre neles, para que possa estrategicamente solucioná-los.

Primeiro existe um défice muito grande ao nível comunicacional, não conseguindo

a empresa de contabilidade chegar ao seu público-alvo, o que lhe confere uma grande

desvantagem do ponto de vista da angariação de clientes e da sua fidelização.

E em segundo lugar, a falta de canais de distribuição que divulgue os serviços

existentes (site, e-mail, etc.). É de salientar que estes pontos também estão descritos no

segundo capítulo “Análise SWOT”.

3.2.7. Objetivos Comunicacionais

Em relação aos objetivos comunicacionais é muito importante defini-los antes de se

fazer uma análise e abordagem estratégica da organização, para que se possa chegar e

definir com mais clareza o público-alvo a que se quer dirigir.

A estratégia de comunicação tem por objetivo comunicar de forma clara e

compreensiva a proposta de valor da empresa, ou seja, “o que” a empresa, por meio dos

seus produtos e serviços, tem para oferecer ao seu público-alvo (clientes).

A estratégia de comunicação também deve repercutir o posicionamento da empresa

(Posicionamento e Eixos de Comunicação – Capítulo II). É uma combinação entre:

A identidade da empresa;

Imagem que a empresa tem perante o mercado;

Proposta de valor materializada por meio dos seus produtos e serviços.

3.2.8. Suportes Comunicacionais

A falta de suportes comunicacionais faz com que a divulgação da organização seja

deficitária. Tive que realizar alguns destes suportes comunicacionais, que enuncio mais

abaixo e também alguns que sugeri.

http://www.brandme.com.br/publico-alvo/

http://www.brandme.com.br/personalidade/




Remodelação da identidade visual;

Criação de um slogan apelativo;

Criação de um site;

Criação de páginas nas redes sociais;

Spots em rádios locais;

Anúncios na imprensa local;

Comunicação integrada.

3.2.8.1. Principais meios comunicacionais para chegar ao público-alvo:

Eventos, feiras e exposições de contabilidade;

Site institucional;

Plano de Comunicação/Briefing;

Merchandising;

Rádios;

Jornais;

Banners;

Flyers;

Cartazes;

Brindes.

3.2.9. Stakeholders

Os Stakeholders“ são a mais importante “matéria-prima / know-how7” de uma organização.

Fornecedores;

Clientes (externos e internos);

Concorrentes;

Estado e governo;

Entidades fiscalizadoras;

Instituições de ensino e formação profissional;

Ordem dos Técnicos Oficias de contas;

Direcção Geral dos Registos e Notariado;

7 O know-how, savoir-faire ou conhecimento processual é o conhecimento de como executar alguma tarefa. O know-how é diferente de outros tipos do conhecimento tais como o conhecimento proposicional que pode directamente ser aplicado a uma tarefa. Sendo assim um método novo de organização e metas.




Banco de Portugal;

IAPMEI;

Impostos Net;

Loja do cidadão;

Segurança Social;

Ministério das Finanças e da Administração Pública.

3.2.10. Patrocinadores

A Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. não tem patrocinadores.

3.2.11. Meios de divulgação

• Imprensa Nacional:

Jornal A Guarda; Jornal O Interior;

• Rádios:

Rádio altitude; (Guarda) Rádio F; (Guarda)

• Televisões:

Localvisão( Guarda)

• Internet

3.2.12. Budget

Não definido.

3.2.13. Timing

Não definido.

3.2.14. Concorrência directa

Fisconfor – Contabilidade e Agência de Documentação, Lda.

http://www.iapmei.pt/




3.2.15. Ferramentas de Promoção

3.3. Realização de Inquéritos por Questionário

A recolha de informação foi feita através de Inquéritos por questionário, utilizando

um dos métodos de amostragem casual, amostragem aleatória simples8, uma vez que todos

os elementos da população têm a mesma probabilidade de pertencer à amostra.

Este foi o método de pesquisa usado para saber quais seriam as debilidades da

organização.

A partir dos resultados obtidos, verifiquei quais as principais anomalias da Duarte

8 Nestes métodos a probabilidade de um elemento ser escolhido é conhecida, uma vez que são métodos que permitem generalizar, com confiança, para a população os resultados obtidos a partir da amostra, pois permitem obter amostras representativas.

Exemplos de diversas Ferramentas de Promoção

Publicidade Promoção de vendas

Relações Públicas

Força de vendas

Marketing directo

Anúncios impressos nos

jornais e difundidos na

rádio

Notícia para a

imprensa; Conferências;

Programas de

incentivos.

Brochuras; Site

Organizacional

Eventos, Feiras e Exposições de Contabilidade

Relatórios anuais; Responsabilidade

Social; Patrocínios.

Faxes; Correio

electrónico; Atendedores de chamadas (voice

mail).

Cartazes Publicitários

Financiamento a

juros

Eventos

Vídeos Organizacionais

Programas de continuidade Fidelização;

Merchandising; Brindes.

Políticas de Comunicação

Integrada

Quadro 1: Exemplos de diversas ferramentas de Promoção

Fonte: Monteiro, 2004: pp. 8-43




40%

60%

Deveria apostar em políticas de Comunicação?

Sim

Não

& Oliveira – Contabilidade, Lda.

Os inquéritos por questionário foram aplicados aos públicos da organização, onde a

amostra são dez clientes/colaboradores num universo de cerca de trinta

clientes/colaboradores.

Do ponto de vista da análise quantitativa o estudo não é significativo, uma vez que

do universo só fazem parte os públicos ligados diretamente à organização. Do ponto de

vista da análise qualitativa, os resultados foram mais interessantes, uma vez que daí

resultaram as ideias fundamentais da informação obtida.

Dessa análise resultaram os conceitos base do meu trabalho na organização. Alguns

desses resultados aparecem evidenciados nos gráficos abaixo.

O resultado dos

gráficos é de fácil análise, uma

vez que só é representada uma

variável em estudo.

Neste gráfico posso

concluir o seguinte: 40% dos

inquiridos dizem que não se

deve apostar em Políticas de

Comunicação.

Gráfico 1: Deveria apostar em

políticas de Comunicação?

Fonte: Própria

Figura 7: Inquérito por Questionário

Fonte: Própria




0

2

4

6

8

10

Sim Não

Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?

10%

30% 60%

Se respondeu SIM diga com que recursos:

Materiais (programas específicos, material técnico,etc.)

Humanos (profissionais especializado, profissionais deaconselhamento empresarial, etc.)

Comunicacionais (planos de comunicação, site, e-mail,etc.)

Neste gráfico pode-se visualizar

a pergunta 9, do inquérito por

questionário, que está

interligada com a pergunta 10.

O que se pode concluir

deste gráfico é que a Duarte &

Oliveira deve apostar em

Políticas de Comunicação, para

aumentar a sua notoriedade e

consequentemente o seu número

de clientes, logo também a sua

produtividade financeira.

Este gráfico vem na

sequência da resposta 9, e

o que posso concluir é

que os recursos a serem

utilizados para se atingir

mais notoriedade,

deveriam ser os recursos

de comunicação.

Isto porquê?

Porque é difícil para a

Duarte & Oliveira –

Contabilidade, Lda. chegar a

mais públicos, e assim

aumentar o seu número de

clientes, logo não poderá

apostar em mais recursos

humanos, uma vez que não

haverá trabalho.

Gráfico 2: Necessita aumentar a sua notoriedade e produtividade?

Fonte: Própria

Gráfico 3: Se respondeu SIM diga com que recursos:

Fonte: Própria




3.4. Formulação de conceitos da Organização

Os conceitos de uma empresa representam a sua história e os propósitos a que se

destina. É algo fundamental numa organização, é algo que por si só traduz a Marca

Organizacional. Uma vez que marca é um nome, termo, símbolo, sinal, desenho ou

qualquer combinação destes elementos que serve para identificar os bens ou serviços de

um vendedor ou de um grupo de vendedores diferenciando-os dos concorrentes.

Estes novos conceitos começam por ser elaborados uma vez que a Duarte &

Oliveira – Contabilidade, Lda. não os possui, ou se possui estão obsoletos e não atingem os

requisitos necessários para chegar ao seu público-alvo.

É assim que começa a remodelação da Identidade Visual para a Duarte & Oliveira –

Contabilidade, Lda.

Para a realização dos conceitos organizacionais, tive que efetuar uma pesquisa

documental com o proprietário e com alguns colaboradores, e assim nasceram: a Missão;

Valores e Visão. Bem como outros pontos interessantes, o Organograma e a

Responsabilidade Social. Estes conceitos estão descritos no capítulo II.

3.4.1. Missão

Na missão, destaco estas ideias:

Merecer a confiança dos clientes, ao nível profissional e ético;

Oferecer um serviço profissional que dê resposta a todas as exigências de caráter

fiscal e financeiro, ajudando desta forma na prossecução dos objetivos dos nossos

clientes.

3.4.2. Valores

O Rigor, Simplicidade, Flexibilidade, Agilidade, Integridade, Transparência e

Honestidade na execução das nossas actividades;

Ouvir e respeitar as opiniões dos nossos colaboradores e clientes (excelência no

atendimento);

Estimular o trabalho em equipa;




Não poderia deixar de citar a responsabilidade social, como um dos valores que

hoje em dia está mais em voga por grande parte do núcleo empresarial, visto que

uma empresa depende direta ou indiretamente do seu meio externo.

3.4.3. Visão

Desenvolver esforços para tornar-se numa empresa mais conhecida e reconhecida a

nível local/regional. Tem igualmente como aspiração a captação de novos clientes.

3.5. Remodelação da Identidade Visual

O termo “entidade” tem origem no latim: “idem e identitas”, vocábulos que

significam o mesmo. Entitas significa “entidade”. Identidade pode significar “a mesma

entidade”. Esta ideia de identidade esteve inicialmente relacionado a indivíduos, sendo

posteriormente alargado para o mundo organizacional, e no âmbito organizacional indica

propósito e significado.

A Identidade Visual de uma empresa é um de seus principais patrimónios. É por

meio dela que uma instituição transmite visualmente seus valores, sua filosofia, torna-se

visível e reconhecida pelo público.A identidade visual de uma organização é composta, em

termos da comunicação, por dois elementos, que podem tornar a imagem positiva, negativa

ou neutra junto do seu público, pode-se dividi-lo em duas categorias, sendo eles, os fatores

de posse e os dinâmicos.

Os fatores de posse estão subdivididos em três elementos: o elemento humano

composto pelas pessoas que trabalham na empresa, o elemento físico constituído por todo

o material da empresa, móveis, maquinaria, instalações, o elemento organizacional, ou

seja, a fusão do elemento humano e o físico, finalmente o elemento fim referindo-se aos

produtos ou serviços que a organização oferece em função da qualidade e o preço deste.

Os fatores dinâmicos referem-se à imagem institucional.

A identidade visual desempenha, na atualidade, um papel muito importante na

comunicação da missão de uma organização.

Assim, “A identidade visual é uma das três variáveis da Imagem Corporativa e um

instrumento de configuração da personalidade pública da empresa, explícita ou

simbolicamente, a sua identidade global” (Villafañe, 1998: 126).

Além de ser um fator de identificação, deve ser também um fator de diferenciação.




É através da imagem que a organização se dá a conhecer e se distingue perante o

seu público.

3.5.1. Logótipo

O logótipo é outro elemento da identidade visual, é um símbolo desenhado, que

está associado à imagem da organização.

J. Martins Lampreia (1998: 50) afirma que o logótipo “deve falar por si só e ter um

efeito evocador da empresa, sem que seja necessário evocá-la de uma forma ou através de

outros meios complementares. (…) os elementos base que constituem o logótipo são: o

nome, o código gráfico, ou seja, o tipo de letra utilizada, as cores e por vezes um símbolo”.

A construção do logótipo9 foi uma atividade que desenvolvi a pensar no resto dos

outros elementos publicitários. Imprescindível para qualquer empresa, a partir de uma certa

dimensão, o logótipo é tradicionalmente considerado o ponto de partida da política de

comunicação. Funciona, de certo modo, como o seu bilhete de identidade visual.

Por isso, tentei fazer um Logótipo:

De fácil perceção, distinguindo-se das outras referências visuais e suscitando um

reconhecimento imediato;

De grande clareza, para a rápida compreensão do seu significado;

De boa memorização, para que o público se lembre dele em qualquer situação;

De fácil associação com a empresa em questão.

3.5.2. Análise Semiótica do Logótipo

Para Martine Joly (2005: 49) existem três fases para desenvolver uma análise

semiótica. Primeiramente são designadas as cores do logótipo. Para os signos plásticos não

específicos, as cores são escolhidas em concordância com que a organização pretende

transmitir para os seus públicos. Numa segunda fase, encontramos a integração entre os

signos e os ícones, uma relação icónico-plástica. Para finalizar, na terceira fase analisa-se a

relação icónico-linguística, ou seja, as palavras reforçam a mensagem.

Este logótipo foi elaborado em 1989 por um entendido na matéria contratado pelos

9 Logótipo é o nome da instituição desenhado e colorido de forma única e específica, de modo a tornar-se um sinal de reconhecimento imediato.




proprietários, para desenvolver a sua imagem visual. Este logótipo permaneceu até aos dias

de hoje, o que o torna obsoleto a meu ver, pois não transmite as ideias chave da

organização.

As cores do logótipo são o verde e o

vermelho que representam as cores de

Portugal, uma vez que é uma empresa

portuguesa e que tem ligação à pátria.

Como fundo tem um símbolo da união

europeia com as respetivas doze estrelas,

dos estados membros da altura. Posso

dizer assim, que este logótipo está

desatualizado, no que diz respeito à sua

estrutura e elementos, bem como a sua componente icónico-plástica. Já no que se refere ao

nome, não encontrei qualquer vestígio de nome no logótipo antigo.

A elaboração do logótipo baseou-se em três factores:

Técnicos Oficiais de Contas;

Contabilidade;

Fundadores.

No logótipo usei o símbolo dos Técnicos Oficiais de Contas, com umas linhas

direitas para ficar mais estilizado e moderno. A cor que usei é um amarelo acastanhado que

se relaciona plasticamente com a cor de vinho das letras “Duarte & Oliveira”.

Figura 8 - Logótipo antigo

Fonte: Gabinete de Contabilidade

Figura 9: Logótipo novo

Fonte: Própria




3.5.3. Nome

O nome de uma organização é de extrema importância, visto que é a partir do nome

que o público poderá identificá-la, podendo daí retirar informação sobre a missão,

atividade, quais os seus fundadores, o lugar onde está inserida a organização, entre outros

aspetos.

Segundo Lampreia (1998: 49), existem sete categorias de nome, foi usada a

existente, associação de nomes, em função das pessoas integrantes da sociedade.

Liguei os sobrenomes dos fundadores da empresa, uma vez que estão diretamente

relacionados. Usei também a palavra “Contabilidade” uma vez que o principal serviço da

organização é a contabilidade e coloquei umas finas linhas amarelas acastanhadas, dos dois

lados da palavra “contabilidade” para compor o restante espaço, onde a palavra

“contabilidade” está espelhada para lhe dar um ar de modernidade.

3.5.4. Slogan O slogan, do gaélico sluagh- ghairm, era no início um grito de guerra celta

destinado a incitar os guerreiros ao ataque e a vitória. Com o passar dos tempos, acabou

por se transformar num incitamento à compra, na publicidade comercial. O Slogan que

elaborei foi “Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!”, uma vez que o sucesso da

organização depende da viabilidade das outras organizações. É um slogan atrativo e de

fácil memorização.

3.6. Realização de Meios Comunicacionais

A publicidade derivada da palavra latina publicus, pode definir-se como

comunicação paga feita por indivíduos, organizações ou empresas, com o objetivo de

promover a venda de produtos e serviços ou divulgar ideias, identificando-se publicamente

com os autores dessa comunicação. De entre as cerca de 400 definições existentes de

publicidade, ela é aqui tomada no seu sentido mais lato como uma técnica de comunicação

aplicável não só ao sector económico, mas também ao político, social ou religioso.

A realização de materiais publicitários e canais de distribuição foi a atividade que

demorou mais tempo a desenvolver, uma vez que não são de fácil elaboração.




3.6.1. Suporte Administrativo (Cartão de Visita)

É um suporte importante para eventuais futuros contactos de clientes e que a

organização não possuía. Esse suporte demorou a ser realizado cerca de três a cinco dias.

Para a sua realização tive que efetuar uma pesquisa de imagem e de outros cartões e só

depois procedi à sua realização. A sua realização foi efetuada no Corel Draw X4, com o

tratamento de imagem no Adobe Photoshop CS5.

3.6.2. Instrumentos de Comunicação (Cartaz e Brochura)

Para o cartaz e a brochura tive que igualmente proceder a uma pesquisa de imagens

e cartazes já realizados. Depois de ter a ideia da estrutura em mente, procedi à sua

realização. A sua realização demorou cerca de duas semanas e foram concebidos

igualmente no Corel Draw X4, Adobe Photoshop CS5 e no Microsoft Publisher 2010.

Figura 11: Cartão de visitas - Trás

Fonte: Própria

Figura 10: Cartão de Visitas - Frente

Fonte: Própria




Figura 12: Cartaz

Fonte: Própria

Figura 13: Brochura - Frente

Fonte: Própria

Figura 14: Brochura - Trás

Fonte: Própria

Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!




3.6.3. Construção do Site

Foi sem dúvida o instrumento de comunicação que demorou mais tempo a ser

realizado e pode-se dizer que nunca está acabado. Mais uma vez tive que proceder a uma

pesquisa, onde procurei templates adequados para a instituição. Tive também que proceder

ao tratamento de imagens no Adobe Photoshop CS5, e a sua elaboração foi realizada no

Microsoft Expression e no Adobe Flash CS5. A sua elaboração durou cerca de um mês e

meio.

3.7. Relações Comerciais/Serviço de Informação

Esta foi sem dúvida para mim, uma das tarefas onde as RP estiveram mais em voga.

Foi através desta actividade que pude contactar de uma forma mais directa com clientes e

colaboradores. Segundo Moreira (2010: 31), A convivência humana é difícil e desafiante,

porque conviver, trabalhar, interagir, comunicar, simpatizar, antipatizar com os outros,

aproximar-se e afastar-se. Entrar em conflito, colaborar e ainda outras inúmeras situações

estão na base do relacionamento humano.

Esta foi uma actividade que foi executada quase diariamente, por isso tive que ter

em atenção certos aspectos que influenciaram directamente a minha imagem, como a da

organização:

Atendimento presencial: Apresentação pessoal; expressão facial; timbre e volume

de voz; expressão corporal; utilização de vocábulos simples.

Atendimento telefónico: utilizar um bom volume de voz; usar com frequência o

nome da pessoa com quem estava a dialogar e dispor de toda a informação possível

para ajudar a esclarecer quem estava do outro lado do telefone.

Figura 15: Fase de construção do site

organizacional Adobe Flash Professional

CS5

Fonte: Própria




Reflexão Final

O estágio realizado no gabinete de contabilidade da Duarte & Oliveira foi muito

gratificante, uma vez que me permitiu executar tarefas relacionadas com certas áreas, neste

caso, mais voltadas para a área do Marketing, Publicidade e Multimédia.

O período de estágio foi vivido intensamente, tentando desempenhar o melhor

possível as tarefas delineadas. Posso afirmar que a minha receção e integração correram da

melhor maneira, não sendo tratado apenas como um estagiário que estava de passagem,

mas, sim, como um colega de trabalho.

É de salientar que o motivo para a escolha do meu local de estágio esteve

relacionado com o facto, do proprietário me endereçar um convite, que eu aceitei. Propôs-

me desenvolver alguns dos conteúdos que produzi, visto a Duarte & Oliveira –

Contabilidade, Lda. não possuir qualquer política de comunicação ou meio de divulgação,

além das vulgares formas de comunicar, que é o caso do telefone, carta e fax.

Devo dizer também, que esta experiência semi profissional permitiu constatar o que

já me era óbvio, que o curso de Comunicação e Relações Públicas é uma área muito

abrangente no mundo do trabalho.

Já no que se refere às atividades propriamente ditas, tentei desenvolvê-las da

melhor maneira, onde apliquei várias valências das minhas unidades curriculares. Numa

primeira fase, no que se refere ao Marketing, tive que proceder à análise de todos os

aspetos que envolvem a Duarte & Oliveira – Contabilidade, Lda. para que assim, partindo

de um bom levantamento da informação, pudesse atingir os objectivos propostos. Realizei

um inquérito por questionário ao target da organização, para estabelecer os objetivos e

estratégias de Marketing a realizar. Após realizado o Marketing Estratégico, o passo

seguinte é o desenvolvimento das medidas concretas (Marketing Operacional). Assim,

desenvolvi conceitos, onde entram os valores, visão, objetivos, etc. uma vez que estes

conceitos não estavam definidos pela organização.

Falando agora na outra área que apliquei nas atividades do meu estágio, a

Publicidade, tive também que desenvolver um processo criativo, do qual resultaram alguns

elementos comunicativos, que a meu ver são muito importantes (Logótipo, Cartaz, Flayer,

Brochura, Cartão de Visitas). Resultam muito bem visualmente e são apelativos.

Agora por fim, na área da Multimédia, tive que proceder à criação de um site




empresarial, e aos seus respetivos complementos (e-mail com conta Outlook). Tive

também que o aprender a lançar na World Wide Web. Para isso tive que efetuar uma

pesquisa, visto não ter aprendido em nenhuma das minhas cadeiras curriculares.

Em suma, ao longo de todo o meu estágio optei por direcionar todo o meu saber e

esforço em meios para divulgar a Organização, aplicando de uma forma ou de outra o que

aprendi durante o meu percurso académico. Com este esforço tentei pôr em prática o que

aprendi, e de certa maneira, acho que consegui atingir os objetivos traçados, como

implementar algo de novo numa empresa desprovida de algo tão essencial como é a

Comunicação.

Só para finalizar, foi uma experiência inesquecível e muito útil, pois vivi todos os

momentos com muito profissionalismo. Fica também a saudosa recordação de todos os

momentos vividos no Instituto Politécnico da Guarda, bem como de todos os meandros

envolventes da vida Académica, de professores, colaboradores e amigos. Espero que o meu

percurso académico não fique só pela licenciatura, pois como disse um professor «Uma

licenciatura é uma licença para se continuar estudar».




Referências Bibliográficas

Livros

Freire, A. (1997). Estratégia – Sucesso em Portugal s/e. Lisboa: Editora Verbo.

Chiavenato, I. (1993). Introdução à Teoria Geral de Administração (4ª ed.). São Paulo:

Makron Books.

Costa, C. B. e Alves, G. C. (1996). Contabilidade Financeira s/e. Lisboa: Rei dos Livros.

Joly, M. (2005). A imagem e os Signos. s/e. Bordeaux: Edições 70.

Kotler P. (1998). Administração de Marketing, Análise, Planejenamento, Implementação e

Controle (5ª ed.). São Paulo: Editora Atlas S.A.

Kotler P. (1997). Administração de Marketing (5ª ed.). São Paulo: Editora Atlas S.A.

Kotler P. (1988). Marketing para Organizações que não visam o lucro (3ª ed.). São Paulo:

Editora Atlas S.A.

Lahanque, S. e Solatges, F. (1991), Les Relations Publiques, Paris : Les Editions

d’Organisation.

Lampreia, J. M. (1998). Comunicação Empresarial – As Relações Públicas na Gestão (2ª

ed.). Lisboa: Texto Editora.

Moreira, I. (2010). A Excelência no Atendimento (1ª ed.). s/l: Editora Lide.

Perfeito, A. et al. (2009). Dicionário da Língua Portuguesa (1ª ed.). Porto: Porto Editora

Villafañe, J. (1998). Imagem Positiva – Gestão estratégica da imagem das empresas, s/e.

Lisboa: Edições Sílabo.




Actas de Congresso, Simpósio ou Seminário

Flávia D. N. R. D. S. et al. (2010). Aplicação de um Modelo de Análise Estratégica em um

Departamento de Contabilidade. In: D. N. R. D. S. Flávia et al. (Eds.), XIII Seminários em

Administração: Um Estudo de Caso (pp.5-6). Área temática: Estratégia nas organizações

Internet

www.cm fornosdealgodres.pt/municipio/historia/Paginas/default.aspx, consultado a 20 de

Novembro de 2011.

www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx, consultado a 21 de

Novembro de 2011.

www.cm-fornosdealgodres.pt/turismo/artes/Paginas/default.aspx, consultado a 22 de

Novembro de 2011.

www.maps.google.pt/, consultado a 21 de Novembro de 2011.

www.citador.pt, consultado a 11 de Novembro de 2011

Outras fontes:

Sebenta:

Monteiro, G. (2004). NOÇÕES ELEMENTARES DE MARKETING E PUBLICIDADE

(s/e). Guarda.

http://www.cm-fornosdealgodres.pt/municipio/localiz/Paginas/default.aspx

http://www.cm-fornosdealgodres.pt/turismo/artes/Paginas/default.aspx

http://www.maps.google.pt/

http://www.citador.pt/




Listagem de Anexos

Anexo I – Organograma

Anexo II – Logótipo

Anexo III – Inquérito por Questionário

Anexo IV – Cartão de Visitas

Anexo V – Cartaz

Anexo VI – Folhetos

Anexo VII – Site Empresarial

Anexo VIII – Relatório de Estágio

Cronograma

Anexo I

Logótipo

Anexo II

Inquérito por Questionário

Anexo III

1

I – Identificação

1 – Idade da Organização:

1.1 Menos de 2 anos 1.2 De 2 a 10 anos

1.3 De 10 a 15 anos 1.4 Mais de 15 anos

2 – Qual é a sua área de negócio?

2.1 Banca 2.8 Sector imobiliário

2.2 Comerciante 2.9 Sector da Saúde

2.3 Construção 2.10 Seguradoras

2.4 Educação 2.11 Sector Primário

2.5 Electricidade, gás e agua 2.12 Sector Têxtil e Vestuário

2.6 Fabril 2.13 Transportes

2.7 Hotelaria 2.14 Sector Turístico

3 – Localização:

3.1 Periferias da Vila 3.2 Zona industrial

3.3 Centro 3.4 Numa das Freguesias do Concelho

II – Política de Comunicação

4 – De 1 a 5, aponte se sente que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deveria reestruturar a sua imagem para o meio externo (mercado)?

Este questionário é realizado no âmbito de um Estágio Curricular, da Escola Superior de

Educação, Comunicação e Desporto do Instituto Politécnico da Guarda, e tem como objectivo analisar

se a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. necessita de implementar políticas de comunicação, que

promovam e que criem notoriedade para a Organização. A população em estudo, são alguns clientes

da Duarte & Oliveira - Contabilidade, Lda.

O presente questionário é confidencial e anónimo e a recolha e tratamento da informação tem

como único fim a realização de um estudo de mercado.

Inquérito por Questionário

2


(Sendo 1 mais baixo que 5, em termos de necessidade de reestruturação)

5 – A Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deveria apostar em políticas de Comunicação?

5.1 Sim 5.2 Não

6 – A Se respondeu NÃO, diga porque:

7 – De 1 a 5, acha que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. tem recursos materiais e humanos para reestruturar os seus serviços? 7.1 Sim 7.2 Não

8 – Que tipo de recursos é que a Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. necessita para aumentar a sua notoriedade e produtividade?

8.1 Sim 7.2 Não

9 - Se respondeu SIM diga com que recursos:

9.1 Materiais (programas específicos, material técnico, etc.)

9.2 Humanos (profissionais especializado, profissionais de aconselhamento empresarial, etc.)

9.3 Comunicacionais (planos de comunicação, site, e-mail, etc.)

10 – A Duarte & Oliveira, Contabilidade, Lda. deve inovar os seus métodos para cativar os seus clientes (política de pós-venda)?

10.1 Esporadicamente 10.2 Nas épocas festivas

10.3 Nas alturas de crise 10.4 Sempre que possível

Obrigada pela sua colaboração!

Cartão de Visitas

Anexo IV

Cartaz

Anexo V

Folhetos

Anexo VI

Tel.: 96 3 513 66 Fax: 271 70 30 95

Correio electrónico:

Endereço da Empresa

Urbanização Zona Sul bloco 6 r/c, 6370-174 Fornos de Algodres

Valorizamos os

A Duarte & Oliveira - Con-

tabilidade, Lda. é uma empresa

de contabilidade, que tem ao

seu dispor uma vasta gama de

serviços, dentro dos quais des-

tacamos:

Contabilidade

Recursos Humanos

Vendas e Facturação

Porque o seu sucesso é o nosso sucesso!

LUÍS DUARTE

Organização

Resultados Descubra o porquê!

DIRECTOR


ContabilidadeContabilidade

Execução da contabilida-

de geral ou analítica;

Responsabilidade de Téc-

nicos Oficiais de contas;

Recuperação de todo o

tipo de contabilidades;

Preenchimento e entrega

de todas as declarações fiscais;

Pedidos de reembolso de

IVA;

Elaboração de Reconcili-

ação Bancária;

Apoio fiscal .

Recursos HumanosRecursos Humanos

Processamento e emissão de recibos

de vencimentos

Processamento de fins de contrato/

indemnizações

Entrega mensal da declaração de re-

munerações à Segurança Social

Entrega mensal das declarações de

retenção na fonte

Inscrições na Segurança Social

Elaboração do Mapa de Quadros de

Pessoal

Vendas e FacturaçãoVendas e Facturação

Elaboração de facturação;

Elaboração de mapas com o re-

sumo de vendas;

Elaboração de mapas compara-

tivos de vendas;

Análise de Contas Correntes.

LUÍS DUARTE

DIRECTOR

Endereço da Empresa

Urbanização Zona Sul bloco 6 r/c, 6370-174 Fornos de Algodres

Tel.: 96 3 513 66 Fax: 271 70 30 95

Correio electrónico:

Site Empresarial

Anexo VII

Relatório de Estágio

Anexo VIII

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