Preparado por Sergio Madeira

FINANÇAS NO VAREJO

Preparado por Sergio Madeira

Conheça seu negócio de varejo

• Organize seus custos

• Vendas, CMV e Mark-Up

• Resultado Financeiro e Econômico

• Ponto de Equilíbrio

• Automação de Loja

• Encerrando

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Organize seus custos

• As despesas de sua empresa devem ser tratadas de uma forma que facilmente possam ser identificadas, analisadas e se preciso tomar ações sobre elas. Organize as mesmas em quatro grupos básicos;

– Custo da Mercadoria Vendida (CMV): O valor de aquisição da mercadoria junto a seus fornecedores, que foram vendidas no período de apuração. Atenção, as compras efetuadas no mês não são despesas, neste momento elas foram para seu estoque e desta forma são INVESTIMENTO. Só serão despesas quando saírem do estoque e forem vendidas ao consumidor, neste momento devemos apurar seu custo de aquisição para achar o CMV.

– Custos Variáveis: São as despesas que variam de acordo com o valor da venda. Se as vendas sobem elas crescem, se as vendas caem elas descem. Na verdade correspondem a percentuais da venda. Ex.: Comissões, Taxa adm. cartão de crédito, embalagens, despesas financeira, etc. Os custos variáveis tendem a ser menos nocivo para empresa na medida que aumentam ou diminuem acompanhando o movimento da venda.

– Impostos: Os impostos diretos incidentes sobre as vendas, Simples, Pis, Cofins, Icms, IRPJ, CSLL, etc.

– Custos Fixos: São despesas que independem do valor da venda, existem mesmo se as vendas forem zero, sua empresa inicia o mês devendo todas elas. Ex.: Aluguéis, salários e encargos sociais, luz, telefone, serviços de terceiros, material de consumo, etc. Estes custos são os mais nocivos para empresa, pois independem da venda para existirem, por tanto, temos de vigiá-los constantemente e mantê-los o mais enxutos possível.

• Independente do tamanho de sua empresa, trate ela como as grandes empresas fazem, conheça e apure seus números mensalmente para uma correta avaliação do seu negócio. Os mesmos podem ser feitos de uma forma simplificada, porém, com dados reais e corretos.

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Vendas mensais, apure corretamente

• Vendas Líquidas Mensais: As vendas mensais sofrem vários tipos de descontos, abatimentos, trocas,

retiradas sem custos para o cliente, amigo, funcionário, proprietário e outros. É importante que todos estes

eventos sejam lançados corretamente em seus sistema, para que ao final do período possamos apurar o

valor da venda e seus respectivos descontos que servirá como base pra o resultado final do período e as

variações do estoque.

• Mark-Up de sua venda: O mark-up nada mais é do que a margem que praticamos em nosso negócio. Se

compramos uma mercadoria por R$ 20,00 e queremos vender com 150% de margem, vamos definir seu

preço de venda por R$ 50,00 ( 20,00 x 2,50 = R$ 50,00 ). Porém, este é o mark-up inicial, pois se no

momento da venda concedemos 10% de desconto para pagamento á vista, nosso mark-up final cai para

125% (R$ 50,00 – 10% = R$ 45,00 45,00 / 20,00 = 2,25 ou 125%). Bem mais que os 140% (150% - 10%)

que muitos comerciantes fazem a conta inicialmente, por tanto, fiquem atentos aos descontos concedidos

para não comprometerem suas margens.

• CMV - Custo da Mercadoria Vendida: Como já apresentamos inicialmente, o CMV é apurado achando o

custo de aquisição de toda mercadoria que foi vendida no período de análise da venda, para isto, é

fundamental que as mesmas estejam devidamente cadastradas com seu valor de compra.

• Baixa de Mercadorias: Toda mercadoria deve ser baixada no estoque, mesmo as que não foram vendidas e

sim retiradas pelos proprietários e funcionários, presenteadas a amigos ou a clientes. Devemos lançar este

tipo de retirada nas despesas da empresa de acordo com sua finalidade. Se para o proprietário como pró-

labore, se para funcionários como salário, se para clientes como despesas de vendas, se para amigos ou

doações como despesas diversas, pois desta forma estaremos apropriando este ato a uma despesa, que

será deduzida em nosso resultado do mês.

•

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Resultado Financeiro e Econômico• Devemos acompanhar duas situações em nossa empresa. Seu desempenho Econômico e Financeiro. Para

muitos empresários parecem a mesma coisa, mas não são e suas diferenças são importantes para a tomada de decisão gerencial a frente de nosso negócio.

• Situação Econômica: Define se nossa empresa é viável, seu resultado obrigatoriamente tem de ser positivo, define se nossa operação está correta ou se precisa de ações corretivas imediatas. Resultado econômico negativo significa que estamos sem rentabilidade dando prejuízo, ou seja, estamos trabalhando errado e corremos risco de quebrar, estamos vendendo sem margem ou com os custos altos, ou com os dois ao mesmo tempo, existe descasamento entre Vendas e Despesas.

• Situação Financeira: Define de forma resumida a posição de caixa da empresa, em muitos momentos pode apresentar resultado negativo sem comprometer o negócio como um todo. Sua importância é mostrar a geração e disponibilidade de caixa em determinado período. Como todo negócio tem sua sazonalidade, podem existir períodos que as receitas sejam menor que as despesas, provocando déficit. Em outros momentos ocorre o inverso e temos mais receitas que despesas, ocorrendo o superávit. Tome como exemplo o Fluxo de Caixa de uma empresa onde existem dias negativos e outros positivos, o importante é que existam mecanismos para equilibrar estes períodos através de operações financeiras, tomando-se o cuidado que o custo financeiro (juros) desta operação seja absorvido pelo negócio e não comprometa o resultado econômico. Aqui existe descasamento entre Receitas e Despesas.

• Uma empresa que apresente resultado financeiro negativo e econômico positivo, é plenamente viável necessitando de uma melhor gestão financeira para ajustar o recebimento de suas receitas ao pagamento de suas despesas. Porém se ela apresentar resultado econômico negativo e financeiro positivo, necessita ter sua operação analisada com urgência, pois a curto prazo ambas as situações serão negativas. O resultado econômico negativo sempre inspira muitos cuidados e ações imediatas para buscar a rentabilidade do negócio (lucro), caso contrário a empresa sofrerá sérias conseqüências. Captar empréstimos bancários para resolver resultado financeiro negativo é uma ação comum e devemos analisar o prazo, taxa de juros e que tipo de empréstimo devemos tomar. Já se socorrer de banco para situação econômica negativa é muito perigoso, pois neste momento estamos nos endividando para cobrir uma operação deficitária, temos de fazer com muito planejamento e visando sempre mudar esta situação.

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Ponto de Equilíbrio

• Todo negócio tem seu ponto de equilíbrio, e o mesmo deveria ser apurado antes mesmo de iniciar suas operações, pois desta forma estaríamos desde sempre sabendo o resultado a ser encontrado e as metas a serem batidas. Ponto de Equilíbrio de um negócio é o valor das vendas necessárias para cobrir plenamente seus custos, ou seja, somente a partir deste valor o empresário poderá ter lucro em seu negócio. O mesmo está condicionado a vários fatores, mas resumidamente depende da venda realizada com um determinado mark-up. Quanto maior o mark-up praticado menor a venda necessária pra chegar ao ponto de equilíbrio, para seu correto cálculo temos de saber com exatidão o CMV, Custos Variáveis, Impostos e Custos Fixos da empresa.

• O Ponto de Equilíbrio é uma conseqüência direta do mark-up (margem) praticada, e sua variação para mais ou para menos depende dos custos da empresa. Quando aumentamos os custos da empresa podemos manter o mesmo ponto de equilíbrio aumentando também o mark-up praticado, desta forma a venda necessária será a mesma anterior. Porém se não tivermos condições de aumentar o mark-up para evitar o encarecimento do produto, seremos obrigados a aumentar o valor da venda para encontrar o ponto de equilíbrio.

• Tirando os mercados de monopólio (uma única empresa detém o controle do produto) ou mesmo oligopólio (algumas poucas empresas detém o controle do produto), não podemos aumentar o preço de nossos produtos sempre que nossos custos sobem, sob pena de nossos clientes procurarem outras lojas ou outros produtos em substituição aos nossos. Desta forma, procurar manter nossos produtos com preços competitivos é nossa obrigação diária, para isto temos de atuar rotineiramente sobre nossos custos, mantendo-os cada vez menores.

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Encerrando

• As empresas estão sujeitas a muitos fatores que podem definir seu sucesso ou seu fracasso, acompanhar seus números mensalmente irá lhe dar condições de fazer as correções necessárias para dar o rumo certo a seu negócio. Apure seu resultado econômico mensal, levante seu ponto de equilíbrio, detalhe seus custos, marque em cima seu estoque acompanhando seu giro, cobertura e variações no valor mensal, estude seu endividamento bancário com suas variações e pagamento de juros, não perca de vista seu CMV e principalmente seus descontos concedidos. Varejo é muito mais que comprar e vender mercadorias, varejo hoje é administrar e gerenciar a compra e venda de mercadorias, além de ser um eficiente prestador de serviço para seu cliente.

• Mesmo fazendo todo nosso dever de casa, existem muitos casos que não passa por nossas mãos as ações necessária para mudar determinadas situações de nosso negócio, mas conhece-los com antecedência ou acompanhá-los com atenção, pode ser a diferença entre ficar mais ou menos tempo na crise. A marolhinha anunciada por nosso Governo (Lula) no início da crise econômica mundial no mês de setembro-08, levou muitas empresas a quebrarem, reduzir seus investimentos e suas operações entre outras coisas. Evidentemente que nós pequenos e médios empresários muito pouco podemos fazer para mudar os efeitos de uma crise deste tamanho, mas podemos tentar nos proteger dela tentando minimizar seus efeitos sobre nosso negócio. Busquem parcerias com seus fornecedores e mesmo com concorrentes que não estejam em sua área geográfica, comprem com mais cuidado e apostem menos, administrem melhor seus estoques tentando reduzir sua cobertura, treinem sua equipe de vendas, tratem melhor ainda seu cliente, em muitos casos um bom atendimento e um ótimo pós venda substituem plenamente descontos e promoções.

• Não interessa se o mercado está em crise, os melhores ainda lucrarão com ela, tenham certeza disto.

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• Um eficiente sistema de varejo não se mede por seu custo ou pelo porte da empresa que o comercializa, fique atento seele terá condições de lhe fornecer os seguintes serviços e informações.

• Frente de Loja

– Sistema que permita efetuar a venda, controlar o estoque e o caixa da loja. Que se comunique com a impressorafiscal, TEF e POS dos cartões de crédito e com o sistema de retaguarda, levando as informações das vendas, docaixa e de movimentação das mercadorias e recebendo informações do estoque central com alterações nasquantidades e tabelas de preços vigentes.

– Faça a entrada de dados do cadastro de clientes, enviando o mesmo para a retaguarda e administrando o seu dia adia na loja.

• Retaguarda

– Sistema que administre os pedidos de compras, recebimentos e baixas de mercadorias atualizando o estoque,informações de custo e preços de venda das mercadorias gerando tabelas para o frente de Loja, importe dadospara o contas a pagar referente o recebimento de mercadorias e para o contas a receber referente as vendas daloja.

– Relatório de venda com valor da venda, custo da mercadoria, mark-up praticado, por grupo de produtos. Posição doestoque com quantidade, preço de custo, preço de venda e mark-up praticado. ´Vendas por vendedoras com PA,IA, PVM, Atendimento médio, Ranking de vendedoras, etc.

• Financeiro

– Receba informações dos demais módulos, administra o contas a pagar, receber e caixa, inclusive as contasbancárias da empresa. Gerência e controla os cheques pré-datados, cartões de crédito, duplicatas e outrosrecebíveis da empresa.

– Relatórios de fluxo de caixa, pagamentos efetuados por classificação, contas a pagar por fornecedor e vencimento,contas a receber por tipo de recebimento, por vencimento e por cliente, titulos recebidos e baixados, custódia doscheques pré-datados.

Automação

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Ponto de Equilíbrio 1

Mark-up 1,75 2,45 2,80 3,32 3,50 1,75 2,45 2,80 3,32 3,50

Descontos -50% -30% -20% -5% 0% -50% -30% -20% -5% 0%

Vendas 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00

CMV 57,14 40,82 35,71 30,12 28,57 57,14 40,82 35,71 30,12 28,57

M.Bruta 42,86 59,18 64,29 69,88 71,43 42,86 59,18 64,29 69,88 71,43

Custos Varariáveis 14,70 14,70 14,70 14,70 14,70 17,20 17,20 17,20 17,20 17,20

Comissões 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 7,00 7,00 7,00 7,00 7,00

Embalagens 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30

Marketing 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 2,50 2,50 2,50 2,50 2,50

Custos Financeiro 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00

CPMF / Desp.Bco. 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30

Txs.C.Crédito 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90

Chs.Devolv. 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

Impostos 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00

Federais 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00

Estaduais 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Outros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Custos Fixos 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 32.200 32.200 32.200 32.200 32.200

Alugueis e taxas 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 10.500 10.500 10.500 10.500 10.500

Salários Encs. 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500

Servs.Tercs. 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100

Pró-Labore 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500

Despesas Vendas 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100

Vitrine 850 850 850 850 850 850 850 850 850 850

Outras Despesas 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250

Patrimonial 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400

Ponto de Equilibrio 139.901 77.295 67.812 59.772 57.872 182.362 94.751 82.383 72.069 69.654

Investimentos 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000

Novo P.Equilibrio 164.706 91.000 79.835 70.370 68.133 210.680 109.464 95.175 83.260 80.470

Diferença na venda em cada mark-up 45.974 18.465 15.340 12.890 12.337

Aumento nos custos fixos em R$ 4.000,00

Aumento nos custos variáveis em 2,50 %

Situação A - Atual Situação B - Aumento Custos

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Ponto de Equilíbrio 2

Mark-up 1,75 2,45 2,80 3,32 3,50 1,75 2,45 2,80 3,32 3,50

Descontos -50% -30% -20% -5% 0% -50% -30% -20% -5% 0%

Vendas 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00

CMV 57,14 40,82 35,71 30,12 28,57 57,14 40,82 35,71 30,12 28,57

M.Bruta 42,86 59,18 64,29 69,88 71,43 42,86 59,18 64,29 69,88 71,43

Custos Varariáveis 14,70 14,70 14,70 14,70 14,70 11,70 11,70 11,70 11,70 11,70

Comissões 6,00 6,00 6,00 6,00 6,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00

Embalagens 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30 1,30

Marketing 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Custos Financeiro 3,00 3,00 3,00 3,00 3,00 2,00 2,00 2,00 2,00 2,00

CPMF / Desp.Bco. 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30 0,30

Txs.C.Crédito 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90 2,90

Chs.Devolv. 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20 0,20

Impostos 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00

Federais 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00 8,00

Estaduais 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Outros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Custos Fixos 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200 28.200

Alugueis e taxas 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500 6.500

Salários Encs. 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500 11.500

Servs.Tercs. 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100 2.100

Pró-Labore 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500 2.500

Despesas Vendas 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100

Vitrine 850 850 850 850 850 850 850 850 850 850

Outras Despesas 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250 3.250

Patrimonial 400 400 400 400 400 400 400 400 400 400

Ponto de Equilibrio 139.901 77.295 67.812 59.772 57.872 121.777 71.422 63.249 56.198 54.515

Investimentos 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 0 0 0 0 0

Novo P.Equilibrio 164.706 91.000 79.835 70.370 68.133 121.777 71.422 63.249 56.198 54.515

Diferença na venda em cada mark-up -42.929 -19.578 -16.586 -14.171 -13.617

Redução nos custos variáveis em 3,00 %

Redução nos Investimentos em R$ 5.000

Situação C - Redução CustosSituação A - Atual

Preparado por Sergio Madeira

• Dados Pessoais

– Nome: Sérgio Madeira Oliveira

– Formação: Administrador, Pós-Graduado em Administração Financeira pelaFundação Getulio Vargas do RJ e MBA em Varejo pela UniverCidade do RJ

– Diversos cursos de especialização na área financeira junto ao IBMEC e FundaçãoGetulio Vargas

– Telefones: 11 99686-7135 e 21 99972-3336

– E-mails: sergiomadeira@uol.com.br ou sergio@smxservocos.com.br

• Experiência Profissional

– 29 anos atuando nas áreas administrativa, financeira e contábil, 17 dos quais comogerente em empresas de médio porte nos seguimentos de prestação de serviços,industria e varejo.

– Desde 2003 atua como consultor nas áreas financeira, administrativa, tributária,O&M, Planejamento Gerencial e Sistemas de Informações, tendo como clientesempresas nos seguintes ramos: Varejo de vestuário feminino, vestuário infantil,materiais elétricos e hidráulicos, óculos, móveis de Bali e vinhos; Confecção eAtacado de roupas femininas e infantil; Industria de auto peças e rastreamento deanimais; Prestação de Serviços médicos, engenharia e restaurante.