FLUXOGRAMAS. Introdução Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um...
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FLUXOGRAMAS
Introdução
Todo e qualquer processo, tanto administrativo quanto operacional, tem um fluxo das operações (entrada, processamento e saída). Esse fluxo envolve:
........
Operações, Áreas da organização envolvidas, Recursos (humanos e materiais), Custos relativos a esses recursos, Volume de trabalho, os tempos de execução, Documentação que tramita pelo mesmo e a
tecnologia de informação utilizada.
CONCEITO
Fluxograma é: Técnica de representação gráfica
que se utiliza símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou seqüência, de um processo, bem como sua análise e redesenho.
ASPECTOS PRINCIPAIS
Padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos;
Maior rapidez na descrição dos métodos administrativos;
Facilitar a leitura e o entendimento; Facilitar a localização e a identificação dos
aspectos mais importantes; Maior flexibilidade; e Melhor grau de análise.
VANTAGENS
Aumenta a competência e influência de quem os elabora
Seu desempenho afeta a maneira como outros usam determinada saída.
Desenvolve o espírito da equipe Cria motivação pelas fontes de
informações e apoio disponíveis Floresce a responsabilidade individual Facilita o estabelecimento de
objetivos
DESVANTAGENS
Apresentam dificuldades no desenho e alterações;
Depuração e testes não são fáceis, em geral;
Dificuldade na decisão do nível de detalhes a serem colocados nos fluxogramas;
Não apresentam a organização de dados e estruturas de entrada e saída;
Análise pelo Fluxograma
O que é feito? Para que serve essa fase? Por que essa fase é necessária? Onde essa fase deve ser feita? Quando essa fase deve ser feita? Quem deve executar a fase? Há alguém mais bem qualificado para
executá-la? Como a fase está sendo executada?
TIPOS DE FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMA VERTICAL
É destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional.
Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens:
TIPOS DE FLUXOGRAMA
Consiste em poder ser impresso como formulário padronizado;
Rapidez de preenchimento, pois os símbolos já se acham impressos;
Maior clareza de apresentação; e
Grande facilidade de leitura por parte dos usuários.
Ex. de Fluxograma Vertical
Operação ou análise Cliente:
Execução ou conferência Processo:
Demora Atual ( ) ou Proposta ( )
Arquivo Provisório Estudado por:
Arquivo Definitivo
Transporte Data:
Nº
123456789
1011
Símbolos
Símbolos
FLUXOGRAMA VERTICAL
Totais
UnidadeOrganizacional
Descrição
TIPOS DE FLUXOGRAMA
FLUXOGRAMA PARCIAL OU DESCRITIVO
Trata-se de um fluxograma que descreve o fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um processo, por meio de símbolos padronizados. .........
TIPOS DE FLUXOGRAMA
......... a elaboração é feita como se estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira clara e precisa.
Símbolos - Descritivo
Operação Retângulo É usado para mostrar uma atividade de qualquer natureza
Movimento/ transporte Seta grossaUse uma seta grossa para indicar movimento da saída entre localidades
Ponto de decisão LosangoÉ usado em um ponto do processo em que a decisão deve ser tomada
Inspeção Círculo grandeÉ usado para indicar que o fluxo do processo é interrompido para que a qualidade da saída possa ser avaliada
Símbolos - Descritivo
Documento impresso Retângulo com fundo onduladoÉ usado para mostrar quando a saída de uma atividade inclui informações registradas em papel
Espera Retângulo de lados arredondadosÉ usado quando um item ou pessoa precisa esperar, ou quando um item é colocado num estoque temporário
Armazenagem TriânguloÉ usado quando existir uma condição de armazenagem sob controle e uma ordem ou requisição seja necessária para remover o item para a atividade programada a seguir
Símbolos - Descritivo
Anotação Retângulo abertoÉ usado para informações adicionais pertinentes ao símbolo ao qual está ligado
Sentido de fluxo SetaÉ usado para indicar a sentido e a seqüência das fases do processo
Transmissão Seta interrompidaÉ usado para identificar a ocorrência de transmissão instantânea de informação
Símbolos - Descritivo
Conexão Circulo pequenoÉ usado, com letras ou números inseridos, no final do fluxograma, para indicar que a saída daquela parte do fluxograma será usada como entrada em outro fluxograma
Limites Círculo alongadoÉ usado para indicar o início e o fim do processo. Normalmente as palavras Partida ou Início e Pare ou Fim são inscritas no símbolo
FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS
Esse é o tipo de fluxograma mais utilizado pelas empresas.
Seus aspectos básicos são:
- É utilizado tanto no levantamento quanto na descrição de novas rotinas e procedimentos;
- Permite demonstrar, com maior clareza, o fluxo de informações e documentos, dentro e fora da unidade organizacional; e
- Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos.
Exemplo...
VOLTAR
VOLTAR 2
Cadastro Data Pagto Data Liberação Data PedidoCliente: D_> = -1 D_( 0 )Financeiro: D_ ( 1 )
Compras: D_> = -1
D_ (1) ou (2)
Emissor: D_> = -1 D_ (1) ou (2)
ÁREA DE TRATAMENTO DE OCORRENCIAS
Ocorrências
Area de Ocorrências
INICIO
GeraPedido
PagaPedido
Desenvolvimento de Processos
MÓDULO BILHETAGEM ELETRÔNICA - LIBERAÇÃO TÉCNICA
Liberação Financeira Físico -
Papel - Lógico
Verifica parâmetros do
emissor
Regras OK ?
Corrige Parâmetros
Data Entrega Distintas
?
Gera encomendas por data de entrega
Simm
Não
Sim
Não
CadastroOK ?
Retorna Inconsistências
Corrige Inconsistências
do cadastro
Sim
Não
Refaz pedido sem Inconsistências
Envia para Produção Associar
Inicia Etapas Produção
Produção
Envia Associação Emissor
Associa Cartão e Fecha Malote
Separa Lotes
Liberação Técnica
Custódia
Envelopa Cartão e Lacra
Envia Cadastro ao emissor
Analisa Cadastro Separa Mapas e confere
À DEFINIR
EMISSOR
Liberação Técnica
Produção/Separação
Conferencia / Malot.
NOVO
Prod. / Manuseio
Confere e retorna Associação
EMISSOR
Associação ok ?
Retorna Inconsistências
Corrige Inconsistênciasda Associação
Sim
Não
Refaz pedido sem Inconsistências
2
1
A
A
Cliente
C liente
Finan./ Ctas Receber
1
Liberação Técnica
Envia Pedido
Liberação Técnica
Aguarda
3
3
Dá expedido e efetua entrega
Distribuição
Símbolos do fluxograma global ou de colunas
POR QUE FLUXOGRAMAS ?
A razão porque os fluxogramas funcionam tão bem é porque eles trabalham com a parte forte que as pessoas têm. O que o cérebro faz de melhor é reconhecer imagens. Fluxogramas são imagens. A maioria das companhias tem poucos fluxogramas ou nenhum. Normalmente elas dependem de pastas cheias de procedimentos e instruções que não refletem realmente como a empresa funciona e não conduz a identificação de melhorias.
POR QUE FLUXOGRAMAS ?
Isto acontece porque a maioria destas pastas não é lida. Se alguém as lê, isto é feito uma vez e em seguida são postas de lado. As pessoas não seguem estas instruções e fazem o seu trabalho o melhor que podem, algumas vezes baseado em uma memória latente resultante desta leitura única.
Conclusão
Os fluxogramas possibilitam às pessoas identificarem falhas inerentes dos procedimentos, ao reconhecerem a falta de um fecho em uma descrição de processo ou mesmo identificando processos redundantes. Identificar falhas em um documento de várias páginas em texto torna-se muito mais difícil.
Conclusão
.................A maior parte das companhias falham em manter a revisão de documentos que não são lidos. Os documentos tornam-se desatualizados porque os processos passam a ser definidos sem que haja atenção a esses documentos. Os fluxogramas são documentos vivos. Eles são alterados com facilidade e podem ser usados diariamente para ajudar a definir e refinar os processos.