FONDO DE PRESTACIONES, CESANTIAS Y PENSIONES ......2016. No obstante, se argumenta que cada...
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FONCEP Sede Principal: Carrera 6 No 14-98 Torre A. Tel: 3076200 www.foncep.gov.co FONDO DE PRESTACIONES, CESANTIAS Y PENSIONES – FONCEP INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Julio- octubre de 2016 En cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, se presenta el informe detallado de los avances de cada uno de los Subsistemas del Modelo Estándar de Control Interno – MECI. Para el análisis presentado, se tomó como referencia los productos e indicaciones referenciadas en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014, del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, para luego, verificar dos (2) aspectos propuestos por el equipo de trabajo de esta Oficina: Eficacia: verificar la documentación y adopción de los productos mínimos establecidos en citada Guía, alineados con el Sistema Integrado de Gestión implementado en el Foncep, y para lo cual se definieron los siguientes parámetros: AVANCE DEL PRODUCTO PUNTAJE Producto terminado 100 Entre el 81% al 99% 75 Entre el 50% al 80% 50 Menor al 50% 25 No se evidencia acciones 0 Efectividad: observar en los servidores públicos y contratistas la utilización de los productos y/o verificar la aplicación del producto implementado, definiéndose los siguientes parámetros: ESTADO DEL PRODUCTO PUNTAJE Mayor al 90% 100 Entre el 75% y 90% 75 Entre el 50% y 74% 50 Menor al 50% 25 No se evidencian acciones 0 De acuerdo con lo anterior, a continuación presentamos por producto los resultados de la verificación y aplicación de la anterior metodología, así como de las conclusiones y recomendaciones.
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FONDO DE PRESTACIONES CESANTIAS Y PENSIONES ndash FONCEP
INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Julio- octubre de 2016
En cumplimiento con lo dispuesto en el artiacuteculo 9 de la Ley 1474 de 2011 se presenta el informe
detallado de los avances de cada uno de los Subsistemas del Modelo Estaacutendar de Control Interno
ndash MECI Para el anaacutelisis presentado se tomoacute como referencia los productos e indicaciones
referenciadas en el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado
Colombiano - MECI 2014 del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica ndash DAFP para
luego verificar dos (2) aspectos propuestos por el equipo de trabajo de esta Oficina
Eficacia verificar la documentacioacuten y adopcioacuten de los productos miacutenimos establecidos en
citada Guiacutea alineados con el Sistema Integrado de Gestioacuten implementado en el Foncep y
para lo cual se definieron los siguientes paraacutemetros
AVANCE DEL PRODUCTO PUNTAJE
Producto terminado 100
Entre el 81 al 99 75
Entre el 50 al 80 50
Menor al 50 25
No se evidencia acciones 0
Efectividad observar en los servidores puacuteblicos y contratistas la utilizacioacuten de los
productos yo verificar la aplicacioacuten del producto implementado definieacutendose los siguientes
paraacutemetros
ESTADO DEL PRODUCTO PUNTAJE
Mayor al 90 100
Entre el 75 y 90 75
Entre el 50 y 74 50
Menor al 50 25
No se evidencian acciones 0
De acuerdo con lo anterior a continuacioacuten presentamos por producto los resultados de la
verificacioacuten y aplicacioacuten de la anterior metodologiacutea asiacute como de las conclusiones y
recomendaciones
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MOacuteDULO DE CONTROL DE PLANEACIOacuteN Y GESTIOacuteN
11 COMPONENTE TALENTO HUMANO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Documento con los
principios y valores
de la entidad
Resolucioacuten 2348 del 05 de noviembre
de 2015 Coacutedigo de Eacutetica y Principios y
valores del FONCEP Pro
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1 Se indagoacute en 15 servidores
puacuteblicos y contratistas de
diferentes aacutereas preguntando
por el principio yo valor que maacutes
le llama la atencioacuten del Coacutedigo
de Eacutetica de la Entidad y sobre su
consultado evidenciado los
siguiente
- 13 conocen del alguacuten valor yo
principio eacutetico
-12 pueden consultarlo en el
lugar dispuesto para su consulta
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Acto administrativo
que adopta el
documento con los
principios y valores
de la entidad
Resolucioacuten 2348 del 05 de noviembre
de 2015 Coacutedigo de Eacutetica y Principios y
valores del FONCEP
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Estrategias de
socializacioacuten
permanente de los
principios y valores
de la entidad
Esta Resolucioacuten se encuentra
publicada en el Normograma de la
Entidad No obstante al verificar
eventos de difusioacuten durante la presente
vigencia no se evidencia accioacuten alguna E
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Manual de
Funciones y
competencias
laborales
A la fecha no se ha realizado la
actualizacioacuten del Manuales de
funciones y Competencias laborales
Se cuenta con el cronograma
establecido y la actividad se comenzaraacute
a desarrollar a partir del mes de Agosto
del presente antildeo teniendo en cuenta
que debe ajustarse a la nueva
Plataforma Estrateacutegica y permitir dar
cumplimiento a las metas establecidas
en el nuevo Plan de Desarrollo
ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo
La Entidad cuenta con la Resolucioacuten
No 04 de enero de 2007 mediante el
cual se establecioacute el Manual especiacutefico
de funciones y competencias laborales
de los funcionarios del FONCEP la
cual fue modificada mediante
Resolucioacuten No 218 de 2016 Se
evidencian que las Resoluciones 430
de 2007 495 de 2008 225 de 2009
449 de 2009 01919 de 2009 2229 de
210 1651 de 2012 2920 de 2013
3456 de 2013 y 0179 de 2016
modificaron el Manual especifico de
funciones y competencias de los
funcionarios del FONCEP
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Se indagoacute en 15 servidores
puacuteblicos de diferentes aacutereas
respecto de las funciones que
desempentildean a la luz del manual
evidenciado los siguientes
-15 funcionarios argumentan
conocer las funciones
- 15 pueden consultar sus
funciones por medio de
certificados o notificaciones
Sin embargo el manual
consolidado no se encuentra
publicado en la intranet o en el
Aplicativo VISION
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Plan Institucional de
Formacioacuten y
Capacitacioacuten
(Anual)
Estaacute dirigido a fortalecer las
competencias del personal y el
fortalecimiento de las capacidades
laborales tanto a nivel individual como
en equipo El FONCEP con la
Resolucioacuten No 100 del 25 de Mayo de
2016 adoptoacute el Plan Institucional de
Capacitacioacuten - PIC para la vigencia
2016
Se evidencias registros de
Capacitacioacuten (asistencias) realizadas a
la fecha
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Se tienen programadas 18
capacitaciones para la vigencia
2016 Al verificar las evidencias
se han realizado 15
capacitaciones es decir el 83
de las mismas
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Programa de
Induccioacuten y
reinduccioacuten
PROCESO GESTIOacuteN DEL TALENTO
HUMANO
Aacuterea Responsable Aacuterea de Talento
Humano
Programa Programa de Induccioacuten y
reinduccioacuten
Coacutedigo PGGTH08-03 Versioacuten 002
Fecha de Aprobacioacuten Marzo de 2015
Agosto 2016 Se realizoacute Jornada de
Induccioacuten a Contratistas 8 Horas de
capacitacioacuten con la participacioacuten del
Director General y todos los Jefes de
Aacuterea incluyo recorrido por la entidad
No obstante no se observa evidencias
de acciones frente a procesos de
reinduccioacuten teniendo en cuenta la
actualizacioacuten del mapa de procesos
misioacuten visioacuten entre otros temas
estrateacutegicos
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Teniendo en cuenta las jornadas
de induccioacuten durante el 2016 se
indago en 10 contratistas frente
al mapa de procesos
evidenciando
- 10 conocen del proceso al cual
hacen parte
- 10 pueden consultarlo
Frente a procesos de
reinduccioacuten debido a la carencia
de registros de realizacioacuten no se
realizoacute prueba sobre los
funcionarios de la Entidad
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Programa de
Bienestar
(Anual)
Hace parte del PROCESO GESTION
DEL TALENTO HUMANO cuya aacuterea
responsable es Talento Humano Este
fue aprobado mediante Resolucioacuten DG-
0104 31 de Mayo 2016
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Se tienen programadas 9
actividades de bienestar para la
vigencia 2016 Al verificar las
evidencias se han realizado 7
actividades es decir el 78 de
las programadas En
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Plan de Incentivos
(Anual)
Estaacute orientado a reconocer a los
mejores Servidores Puacutebicos de la
entidad por su buen desempentildeo y
compromiso para el cumplimiento de
los objetivos
Mediante Resolucioacuten No 0228 del 31
de Octubre de 2016 se seleccionaron
los mejores funcionarios del FONCEP
del 1 de febrero de 2015 al 31 de enero
de 2016 para los diferentes niveles
jeraacuterquicos de establecidos
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El diacutea 31 de octubre se realizoacute
una jornada para reconocer los
mejores funcionarios del
Foncep haciendo
reconocimiento y entrega de los
incentivos correspondientes Ma
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Sistema de
evaluacioacuten del
desempentildeo
La evaluacioacuten se realiza a la totalidad
de los funcionarios de carrera
mediante el formato EDL sistema tipo
de evaluacioacuten del desempentildeo laboral
de los servidores de carrera
administrativa y periodo de prueba No
obstante no estaacute vinculado en el
Sistema Integrado de Gestioacuten como
documento o registro externo que
facilite su consulta
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Se tomoacute una muestra de 15
servidores puacuteblicos vinculados a
la Carrera Administrativa
evidenciado
15 tiene concertado objetivos
15 tiene carpeta de evidencias
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Se evidencia un nivel de eficacia del componente del 889 considerando que durante la vigencia 2016 no
se observoacute estrategias de socializacioacuten permanentes frente a los principios y valores adoptados en el Focep
proceso de actualizacioacuten del manual de funciones alineados a NBC y plataforma estrateacutegica de la Entidad
Falta de actividades relacionadas con la reinduccioacuten maacutexime la actualizacioacuten estrateacutegica de la entidad y
falta de alineacioacuten de la Evaluacioacuten del Desempentildeo con el Sistema Integrado de Gestioacuten
La efectividad del componente es del 792 y aunque las muestras tomadas fueron pequentildeas detectamos
que es importante continuar con la interiorizacioacuten de los principios y valores corporativos facilitar la
consulta (permanente) del manual de funciones realizacioacuten de acciones de reinduccioacuten ejecutar los
programas de capacitacioacuten y bienestar e incentivos a cabalidad y articular la evaluacioacuten del desempentildeo a la
luz del Sistema de Control Interno
12 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEacuteGICO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Planeacioacuten
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades en el que se enmarcan acciones relacionadas con la gestioacuten humana Gestioacuten de la Calidad y Sistema Integrado de Gestioacuten gestioacuten financiera entre otras actividades
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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La misioacuten y visioacuten institucionales adoptados y divulgados
Resolucioacuten 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra en el Normograma de la Entidad Paacutegina Web de la entidad
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por la misioacuten y visioacuten y sobre la forma de consulta evidenciado los siguiente -8 conocen la misioacuten - 8 conocen la visioacuten - 10 pueden consultarlo
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Objetivos institucionales
Mediante la Resolucioacuten Foncep 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra formulados los objetivos estrateacutegicos y del sistema integrado de gestioacuten entre otros
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los objetivos estrateacutegicos y sobre la forma de consultarlos evidenciado los siguiente -8 conocen los objetivos -10 pueden consultarlos
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Planes programas y
proyectos
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades La entidad cuenta con el Proyecto de Inversioacuten 977 alienado al Plan de Desarrollo
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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Se evidencia el instrumento de PAC del periodo julio agosto septiembre y octubre de 2016
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El plan anual de Caja del FONCEP presenta el siguiente comportamiento en el periacuteodo julio a octubre de 2016 Se anota que al corte octubre 31 de 2016 se presenta el siguiente comportamiento bull PAC PROGRAMADO $960997948356 bull PAC NO EJECUTADO $381850222
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Se realizaron cuatro Acuerdos de Gestioacuten con los siguientes directivos Subdirectora Financiera y Administrativa Gerente de Pensiones Gerente de Bonos y Cuotas Partes y Subdirectora de Prestaciones Econoacutemicas debidamente firmada por las partes Asiacute mismo es importante resaltar que para las Oficinas Asesoras se debe concertar objetivos bajo en formato TIPO EDL de conformidad con el paraacutegrafo del artiacuteculo 78 del Decreto 1227 de 2005
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Los acuerdos de gestioacuten reposan en las Hojas de vida de cada Funcionario Al verificar el seguimiento no se evidencian registros de los seguimientos suscritos
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Se encuentran creados18 comiteacutes mediante actos administrativos los cuales 14 fijan la periodicidad de reunioacuten Sin embargo no evidenciamos cronogramas de reunioacuten fijados
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Del total de comiteacutes se tomoacute una muestra con el fin de determinar el cumplimiento de su reunioacuten evidenciado - Comiteacute Directivo Primario este se realiza cada 8 diacuteas - Comiteacute del SIG Trimestralmente se realiza cada 2 veces - Comiteacute Fiduciario Este se realiza mensualmente
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
n d
e
me
jora
mie
nto
Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
Pro
ducto
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ad
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1
Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
Ma
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1
Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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1
Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
Me
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0
El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
rmac
ioacuten
y
Co
mu
nic
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ioacuten
inte
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
Pro
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1
Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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1
Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
Me
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
No
se
evid
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ccio
nes
0
Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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1
Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Sis
tem
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de
In
form
ac
ioacuten
y
co
mu
nic
ac
ioacuten
Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
Pro
ducto
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1
Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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MOacuteDULO DE CONTROL DE PLANEACIOacuteN Y GESTIOacuteN
11 COMPONENTE TALENTO HUMANO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Acue
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ticos
Documento con los
principios y valores
de la entidad
Resolucioacuten 2348 del 05 de noviembre
de 2015 Coacutedigo de Eacutetica y Principios y
valores del FONCEP Pro
ducto
term
ina
do
1 Se indagoacute en 15 servidores
puacuteblicos y contratistas de
diferentes aacutereas preguntando
por el principio yo valor que maacutes
le llama la atencioacuten del Coacutedigo
de Eacutetica de la Entidad y sobre su
consultado evidenciado los
siguiente
- 13 conocen del alguacuten valor yo
principio eacutetico
-12 pueden consultarlo en el
lugar dispuesto para su consulta
En
tre
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1
Acto administrativo
que adopta el
documento con los
principios y valores
de la entidad
Resolucioacuten 2348 del 05 de noviembre
de 2015 Coacutedigo de Eacutetica y Principios y
valores del FONCEP
Pro
ducto
term
ina
do
1
Estrategias de
socializacioacuten
permanente de los
principios y valores
de la entidad
Esta Resolucioacuten se encuentra
publicada en el Normograma de la
Entidad No obstante al verificar
eventos de difusioacuten durante la presente
vigencia no se evidencia accioacuten alguna E
ntr
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1
Desarr
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Hu
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Manual de
Funciones y
competencias
laborales
A la fecha no se ha realizado la
actualizacioacuten del Manuales de
funciones y Competencias laborales
Se cuenta con el cronograma
establecido y la actividad se comenzaraacute
a desarrollar a partir del mes de Agosto
del presente antildeo teniendo en cuenta
que debe ajustarse a la nueva
Plataforma Estrateacutegica y permitir dar
cumplimiento a las metas establecidas
en el nuevo Plan de Desarrollo
ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo
La Entidad cuenta con la Resolucioacuten
No 04 de enero de 2007 mediante el
cual se establecioacute el Manual especiacutefico
de funciones y competencias laborales
de los funcionarios del FONCEP la
cual fue modificada mediante
Resolucioacuten No 218 de 2016 Se
evidencian que las Resoluciones 430
de 2007 495 de 2008 225 de 2009
449 de 2009 01919 de 2009 2229 de
210 1651 de 2012 2920 de 2013
3456 de 2013 y 0179 de 2016
modificaron el Manual especifico de
funciones y competencias de los
funcionarios del FONCEP
En
tre
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1
Se indagoacute en 15 servidores
puacuteblicos de diferentes aacutereas
respecto de las funciones que
desempentildean a la luz del manual
evidenciado los siguientes
-15 funcionarios argumentan
conocer las funciones
- 15 pueden consultar sus
funciones por medio de
certificados o notificaciones
Sin embargo el manual
consolidado no se encuentra
publicado en la intranet o en el
Aplicativo VISION
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1
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Plan Institucional de
Formacioacuten y
Capacitacioacuten
(Anual)
Estaacute dirigido a fortalecer las
competencias del personal y el
fortalecimiento de las capacidades
laborales tanto a nivel individual como
en equipo El FONCEP con la
Resolucioacuten No 100 del 25 de Mayo de
2016 adoptoacute el Plan Institucional de
Capacitacioacuten - PIC para la vigencia
2016
Se evidencias registros de
Capacitacioacuten (asistencias) realizadas a
la fecha
Pro
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1
Se tienen programadas 18
capacitaciones para la vigencia
2016 Al verificar las evidencias
se han realizado 15
capacitaciones es decir el 83
de las mismas
En
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y
90
1
Programa de
Induccioacuten y
reinduccioacuten
PROCESO GESTIOacuteN DEL TALENTO
HUMANO
Aacuterea Responsable Aacuterea de Talento
Humano
Programa Programa de Induccioacuten y
reinduccioacuten
Coacutedigo PGGTH08-03 Versioacuten 002
Fecha de Aprobacioacuten Marzo de 2015
Agosto 2016 Se realizoacute Jornada de
Induccioacuten a Contratistas 8 Horas de
capacitacioacuten con la participacioacuten del
Director General y todos los Jefes de
Aacuterea incluyo recorrido por la entidad
No obstante no se observa evidencias
de acciones frente a procesos de
reinduccioacuten teniendo en cuenta la
actualizacioacuten del mapa de procesos
misioacuten visioacuten entre otros temas
estrateacutegicos
En
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1
Teniendo en cuenta las jornadas
de induccioacuten durante el 2016 se
indago en 10 contratistas frente
al mapa de procesos
evidenciando
- 10 conocen del proceso al cual
hacen parte
- 10 pueden consultarlo
Frente a procesos de
reinduccioacuten debido a la carencia
de registros de realizacioacuten no se
realizoacute prueba sobre los
funcionarios de la Entidad
En
tre
el 75
y
90
1
Programa de
Bienestar
(Anual)
Hace parte del PROCESO GESTION
DEL TALENTO HUMANO cuya aacuterea
responsable es Talento Humano Este
fue aprobado mediante Resolucioacuten DG-
0104 31 de Mayo 2016
Pro
ducto
term
ina
do
1
Se tienen programadas 9
actividades de bienestar para la
vigencia 2016 Al verificar las
evidencias se han realizado 7
actividades es decir el 78 de
las programadas En
tre
el 75
y
90
1
Plan de Incentivos
(Anual)
Estaacute orientado a reconocer a los
mejores Servidores Puacutebicos de la
entidad por su buen desempentildeo y
compromiso para el cumplimiento de
los objetivos
Mediante Resolucioacuten No 0228 del 31
de Octubre de 2016 se seleccionaron
los mejores funcionarios del FONCEP
del 1 de febrero de 2015 al 31 de enero
de 2016 para los diferentes niveles
jeraacuterquicos de establecidos
Pro
ducto
te
rmin
ad
o
1
El diacutea 31 de octubre se realizoacute
una jornada para reconocer los
mejores funcionarios del
Foncep haciendo
reconocimiento y entrega de los
incentivos correspondientes Ma
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1
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Sistema de
evaluacioacuten del
desempentildeo
La evaluacioacuten se realiza a la totalidad
de los funcionarios de carrera
mediante el formato EDL sistema tipo
de evaluacioacuten del desempentildeo laboral
de los servidores de carrera
administrativa y periodo de prueba No
obstante no estaacute vinculado en el
Sistema Integrado de Gestioacuten como
documento o registro externo que
facilite su consulta
En
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1
Se tomoacute una muestra de 15
servidores puacuteblicos vinculados a
la Carrera Administrativa
evidenciado
15 tiene concertado objetivos
15 tiene carpeta de evidencias
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1
Se evidencia un nivel de eficacia del componente del 889 considerando que durante la vigencia 2016 no
se observoacute estrategias de socializacioacuten permanentes frente a los principios y valores adoptados en el Focep
proceso de actualizacioacuten del manual de funciones alineados a NBC y plataforma estrateacutegica de la Entidad
Falta de actividades relacionadas con la reinduccioacuten maacutexime la actualizacioacuten estrateacutegica de la entidad y
falta de alineacioacuten de la Evaluacioacuten del Desempentildeo con el Sistema Integrado de Gestioacuten
La efectividad del componente es del 792 y aunque las muestras tomadas fueron pequentildeas detectamos
que es importante continuar con la interiorizacioacuten de los principios y valores corporativos facilitar la
consulta (permanente) del manual de funciones realizacioacuten de acciones de reinduccioacuten ejecutar los
programas de capacitacioacuten y bienestar e incentivos a cabalidad y articular la evaluacioacuten del desempentildeo a la
luz del Sistema de Control Interno
12 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEacuteGICO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Planeacioacuten
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades en el que se enmarcan acciones relacionadas con la gestioacuten humana Gestioacuten de la Calidad y Sistema Integrado de Gestioacuten gestioacuten financiera entre otras actividades
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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La misioacuten y visioacuten institucionales adoptados y divulgados
Resolucioacuten 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra en el Normograma de la Entidad Paacutegina Web de la entidad
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por la misioacuten y visioacuten y sobre la forma de consulta evidenciado los siguiente -8 conocen la misioacuten - 8 conocen la visioacuten - 10 pueden consultarlo
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Objetivos institucionales
Mediante la Resolucioacuten Foncep 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra formulados los objetivos estrateacutegicos y del sistema integrado de gestioacuten entre otros
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los objetivos estrateacutegicos y sobre la forma de consultarlos evidenciado los siguiente -8 conocen los objetivos -10 pueden consultarlos
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Planes programas y
proyectos
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades La entidad cuenta con el Proyecto de Inversioacuten 977 alienado al Plan de Desarrollo
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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Se evidencia el instrumento de PAC del periodo julio agosto septiembre y octubre de 2016
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El plan anual de Caja del FONCEP presenta el siguiente comportamiento en el periacuteodo julio a octubre de 2016 Se anota que al corte octubre 31 de 2016 se presenta el siguiente comportamiento bull PAC PROGRAMADO $960997948356 bull PAC NO EJECUTADO $381850222
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Se realizaron cuatro Acuerdos de Gestioacuten con los siguientes directivos Subdirectora Financiera y Administrativa Gerente de Pensiones Gerente de Bonos y Cuotas Partes y Subdirectora de Prestaciones Econoacutemicas debidamente firmada por las partes Asiacute mismo es importante resaltar que para las Oficinas Asesoras se debe concertar objetivos bajo en formato TIPO EDL de conformidad con el paraacutegrafo del artiacuteculo 78 del Decreto 1227 de 2005
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Los acuerdos de gestioacuten reposan en las Hojas de vida de cada Funcionario Al verificar el seguimiento no se evidencian registros de los seguimientos suscritos
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Se encuentran creados18 comiteacutes mediante actos administrativos los cuales 14 fijan la periodicidad de reunioacuten Sin embargo no evidenciamos cronogramas de reunioacuten fijados
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Del total de comiteacutes se tomoacute una muestra con el fin de determinar el cumplimiento de su reunioacuten evidenciado - Comiteacute Directivo Primario este se realiza cada 8 diacuteas - Comiteacute del SIG Trimestralmente se realiza cada 2 veces - Comiteacute Fiduciario Este se realiza mensualmente
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Plan Institucional de
Formacioacuten y
Capacitacioacuten
(Anual)
Estaacute dirigido a fortalecer las
competencias del personal y el
fortalecimiento de las capacidades
laborales tanto a nivel individual como
en equipo El FONCEP con la
Resolucioacuten No 100 del 25 de Mayo de
2016 adoptoacute el Plan Institucional de
Capacitacioacuten - PIC para la vigencia
2016
Se evidencias registros de
Capacitacioacuten (asistencias) realizadas a
la fecha
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Se tienen programadas 18
capacitaciones para la vigencia
2016 Al verificar las evidencias
se han realizado 15
capacitaciones es decir el 83
de las mismas
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Programa de
Induccioacuten y
reinduccioacuten
PROCESO GESTIOacuteN DEL TALENTO
HUMANO
Aacuterea Responsable Aacuterea de Talento
Humano
Programa Programa de Induccioacuten y
reinduccioacuten
Coacutedigo PGGTH08-03 Versioacuten 002
Fecha de Aprobacioacuten Marzo de 2015
Agosto 2016 Se realizoacute Jornada de
Induccioacuten a Contratistas 8 Horas de
capacitacioacuten con la participacioacuten del
Director General y todos los Jefes de
Aacuterea incluyo recorrido por la entidad
No obstante no se observa evidencias
de acciones frente a procesos de
reinduccioacuten teniendo en cuenta la
actualizacioacuten del mapa de procesos
misioacuten visioacuten entre otros temas
estrateacutegicos
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Teniendo en cuenta las jornadas
de induccioacuten durante el 2016 se
indago en 10 contratistas frente
al mapa de procesos
evidenciando
- 10 conocen del proceso al cual
hacen parte
- 10 pueden consultarlo
Frente a procesos de
reinduccioacuten debido a la carencia
de registros de realizacioacuten no se
realizoacute prueba sobre los
funcionarios de la Entidad
En
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1
Programa de
Bienestar
(Anual)
Hace parte del PROCESO GESTION
DEL TALENTO HUMANO cuya aacuterea
responsable es Talento Humano Este
fue aprobado mediante Resolucioacuten DG-
0104 31 de Mayo 2016
Pro
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ina
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1
Se tienen programadas 9
actividades de bienestar para la
vigencia 2016 Al verificar las
evidencias se han realizado 7
actividades es decir el 78 de
las programadas En
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Plan de Incentivos
(Anual)
Estaacute orientado a reconocer a los
mejores Servidores Puacutebicos de la
entidad por su buen desempentildeo y
compromiso para el cumplimiento de
los objetivos
Mediante Resolucioacuten No 0228 del 31
de Octubre de 2016 se seleccionaron
los mejores funcionarios del FONCEP
del 1 de febrero de 2015 al 31 de enero
de 2016 para los diferentes niveles
jeraacuterquicos de establecidos
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El diacutea 31 de octubre se realizoacute
una jornada para reconocer los
mejores funcionarios del
Foncep haciendo
reconocimiento y entrega de los
incentivos correspondientes Ma
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Sistema de
evaluacioacuten del
desempentildeo
La evaluacioacuten se realiza a la totalidad
de los funcionarios de carrera
mediante el formato EDL sistema tipo
de evaluacioacuten del desempentildeo laboral
de los servidores de carrera
administrativa y periodo de prueba No
obstante no estaacute vinculado en el
Sistema Integrado de Gestioacuten como
documento o registro externo que
facilite su consulta
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Se tomoacute una muestra de 15
servidores puacuteblicos vinculados a
la Carrera Administrativa
evidenciado
15 tiene concertado objetivos
15 tiene carpeta de evidencias
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Se evidencia un nivel de eficacia del componente del 889 considerando que durante la vigencia 2016 no
se observoacute estrategias de socializacioacuten permanentes frente a los principios y valores adoptados en el Focep
proceso de actualizacioacuten del manual de funciones alineados a NBC y plataforma estrateacutegica de la Entidad
Falta de actividades relacionadas con la reinduccioacuten maacutexime la actualizacioacuten estrateacutegica de la entidad y
falta de alineacioacuten de la Evaluacioacuten del Desempentildeo con el Sistema Integrado de Gestioacuten
La efectividad del componente es del 792 y aunque las muestras tomadas fueron pequentildeas detectamos
que es importante continuar con la interiorizacioacuten de los principios y valores corporativos facilitar la
consulta (permanente) del manual de funciones realizacioacuten de acciones de reinduccioacuten ejecutar los
programas de capacitacioacuten y bienestar e incentivos a cabalidad y articular la evaluacioacuten del desempentildeo a la
luz del Sistema de Control Interno
12 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEacuteGICO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Planeacioacuten
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades en el que se enmarcan acciones relacionadas con la gestioacuten humana Gestioacuten de la Calidad y Sistema Integrado de Gestioacuten gestioacuten financiera entre otras actividades
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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1
La misioacuten y visioacuten institucionales adoptados y divulgados
Resolucioacuten 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra en el Normograma de la Entidad Paacutegina Web de la entidad
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por la misioacuten y visioacuten y sobre la forma de consulta evidenciado los siguiente -8 conocen la misioacuten - 8 conocen la visioacuten - 10 pueden consultarlo
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Objetivos institucionales
Mediante la Resolucioacuten Foncep 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra formulados los objetivos estrateacutegicos y del sistema integrado de gestioacuten entre otros
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los objetivos estrateacutegicos y sobre la forma de consultarlos evidenciado los siguiente -8 conocen los objetivos -10 pueden consultarlos
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Planes programas y
proyectos
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades La entidad cuenta con el Proyecto de Inversioacuten 977 alienado al Plan de Desarrollo
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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Se evidencia el instrumento de PAC del periodo julio agosto septiembre y octubre de 2016
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El plan anual de Caja del FONCEP presenta el siguiente comportamiento en el periacuteodo julio a octubre de 2016 Se anota que al corte octubre 31 de 2016 se presenta el siguiente comportamiento bull PAC PROGRAMADO $960997948356 bull PAC NO EJECUTADO $381850222
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Se realizaron cuatro Acuerdos de Gestioacuten con los siguientes directivos Subdirectora Financiera y Administrativa Gerente de Pensiones Gerente de Bonos y Cuotas Partes y Subdirectora de Prestaciones Econoacutemicas debidamente firmada por las partes Asiacute mismo es importante resaltar que para las Oficinas Asesoras se debe concertar objetivos bajo en formato TIPO EDL de conformidad con el paraacutegrafo del artiacuteculo 78 del Decreto 1227 de 2005
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Los acuerdos de gestioacuten reposan en las Hojas de vida de cada Funcionario Al verificar el seguimiento no se evidencian registros de los seguimientos suscritos
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Se encuentran creados18 comiteacutes mediante actos administrativos los cuales 14 fijan la periodicidad de reunioacuten Sin embargo no evidenciamos cronogramas de reunioacuten fijados
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Del total de comiteacutes se tomoacute una muestra con el fin de determinar el cumplimiento de su reunioacuten evidenciado - Comiteacute Directivo Primario este se realiza cada 8 diacuteas - Comiteacute del SIG Trimestralmente se realiza cada 2 veces - Comiteacute Fiduciario Este se realiza mensualmente
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
Es
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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inte
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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In
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Sistema de
evaluacioacuten del
desempentildeo
La evaluacioacuten se realiza a la totalidad
de los funcionarios de carrera
mediante el formato EDL sistema tipo
de evaluacioacuten del desempentildeo laboral
de los servidores de carrera
administrativa y periodo de prueba No
obstante no estaacute vinculado en el
Sistema Integrado de Gestioacuten como
documento o registro externo que
facilite su consulta
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Se tomoacute una muestra de 15
servidores puacuteblicos vinculados a
la Carrera Administrativa
evidenciado
15 tiene concertado objetivos
15 tiene carpeta de evidencias
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Se evidencia un nivel de eficacia del componente del 889 considerando que durante la vigencia 2016 no
se observoacute estrategias de socializacioacuten permanentes frente a los principios y valores adoptados en el Focep
proceso de actualizacioacuten del manual de funciones alineados a NBC y plataforma estrateacutegica de la Entidad
Falta de actividades relacionadas con la reinduccioacuten maacutexime la actualizacioacuten estrateacutegica de la entidad y
falta de alineacioacuten de la Evaluacioacuten del Desempentildeo con el Sistema Integrado de Gestioacuten
La efectividad del componente es del 792 y aunque las muestras tomadas fueron pequentildeas detectamos
que es importante continuar con la interiorizacioacuten de los principios y valores corporativos facilitar la
consulta (permanente) del manual de funciones realizacioacuten de acciones de reinduccioacuten ejecutar los
programas de capacitacioacuten y bienestar e incentivos a cabalidad y articular la evaluacioacuten del desempentildeo a la
luz del Sistema de Control Interno
12 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEacuteGICO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Planeacioacuten
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades en el que se enmarcan acciones relacionadas con la gestioacuten humana Gestioacuten de la Calidad y Sistema Integrado de Gestioacuten gestioacuten financiera entre otras actividades
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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La misioacuten y visioacuten institucionales adoptados y divulgados
Resolucioacuten 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra en el Normograma de la Entidad Paacutegina Web de la entidad
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por la misioacuten y visioacuten y sobre la forma de consulta evidenciado los siguiente -8 conocen la misioacuten - 8 conocen la visioacuten - 10 pueden consultarlo
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Objetivos institucionales
Mediante la Resolucioacuten Foncep 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra formulados los objetivos estrateacutegicos y del sistema integrado de gestioacuten entre otros
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los objetivos estrateacutegicos y sobre la forma de consultarlos evidenciado los siguiente -8 conocen los objetivos -10 pueden consultarlos
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Planes programas y
proyectos
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades La entidad cuenta con el Proyecto de Inversioacuten 977 alienado al Plan de Desarrollo
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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Se evidencia el instrumento de PAC del periodo julio agosto septiembre y octubre de 2016
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El plan anual de Caja del FONCEP presenta el siguiente comportamiento en el periacuteodo julio a octubre de 2016 Se anota que al corte octubre 31 de 2016 se presenta el siguiente comportamiento bull PAC PROGRAMADO $960997948356 bull PAC NO EJECUTADO $381850222
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Se realizaron cuatro Acuerdos de Gestioacuten con los siguientes directivos Subdirectora Financiera y Administrativa Gerente de Pensiones Gerente de Bonos y Cuotas Partes y Subdirectora de Prestaciones Econoacutemicas debidamente firmada por las partes Asiacute mismo es importante resaltar que para las Oficinas Asesoras se debe concertar objetivos bajo en formato TIPO EDL de conformidad con el paraacutegrafo del artiacuteculo 78 del Decreto 1227 de 2005
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Los acuerdos de gestioacuten reposan en las Hojas de vida de cada Funcionario Al verificar el seguimiento no se evidencian registros de los seguimientos suscritos
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Se encuentran creados18 comiteacutes mediante actos administrativos los cuales 14 fijan la periodicidad de reunioacuten Sin embargo no evidenciamos cronogramas de reunioacuten fijados
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Del total de comiteacutes se tomoacute una muestra con el fin de determinar el cumplimiento de su reunioacuten evidenciado - Comiteacute Directivo Primario este se realiza cada 8 diacuteas - Comiteacute del SIG Trimestralmente se realiza cada 2 veces - Comiteacute Fiduciario Este se realiza mensualmente
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
Es
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al
Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
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Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Objetivos institucionales
Mediante la Resolucioacuten Foncep 212 del 30 de junio de 2016 se encuentra formulados los objetivos estrateacutegicos y del sistema integrado de gestioacuten entre otros
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los objetivos estrateacutegicos y sobre la forma de consultarlos evidenciado los siguiente -8 conocen los objetivos -10 pueden consultarlos
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Planes programas y
proyectos
Se evidencia 16 planes de Accioacuten por aacutereas detalladas por actividades La entidad cuenta con el Proyecto de Inversioacuten 977 alienado al Plan de Desarrollo
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Se tomoacute una muestra las dependencias con planes operativos formulados y se verifico el avance de las mismas y se evidencioacute que en los reportes registrados no se evidencia registros de seguimiento con corte al tercer trimestre de la vigencia 2016 No obstante se argumenta que cada subdireccioacuten y liacuteder realiza el respectivo seguimiento
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Se evidencia el instrumento de PAC del periodo julio agosto septiembre y octubre de 2016
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El plan anual de Caja del FONCEP presenta el siguiente comportamiento en el periacuteodo julio a octubre de 2016 Se anota que al corte octubre 31 de 2016 se presenta el siguiente comportamiento bull PAC PROGRAMADO $960997948356 bull PAC NO EJECUTADO $381850222
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Se realizaron cuatro Acuerdos de Gestioacuten con los siguientes directivos Subdirectora Financiera y Administrativa Gerente de Pensiones Gerente de Bonos y Cuotas Partes y Subdirectora de Prestaciones Econoacutemicas debidamente firmada por las partes Asiacute mismo es importante resaltar que para las Oficinas Asesoras se debe concertar objetivos bajo en formato TIPO EDL de conformidad con el paraacutegrafo del artiacuteculo 78 del Decreto 1227 de 2005
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Los acuerdos de gestioacuten reposan en las Hojas de vida de cada Funcionario Al verificar el seguimiento no se evidencian registros de los seguimientos suscritos
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Se encuentran creados18 comiteacutes mediante actos administrativos los cuales 14 fijan la periodicidad de reunioacuten Sin embargo no evidenciamos cronogramas de reunioacuten fijados
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Del total de comiteacutes se tomoacute una muestra con el fin de determinar el cumplimiento de su reunioacuten evidenciado - Comiteacute Directivo Primario este se realiza cada 8 diacuteas - Comiteacute del SIG Trimestralmente se realiza cada 2 veces - Comiteacute Fiduciario Este se realiza mensualmente
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
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Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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ge
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
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Mapa de Procesos
Se evidencia la Resolucioacuten Foncep 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 modificada por la Resolucioacuten Foncep 412 de octubre 2016 en su art7- Adoptar el Mapa de Procesos del Sistema Integrado de Gestioacuten del FONCEP como instrumento para el mejoramiento de la gestioacuten institucional el cual estaacute conformado por 10 macroprocesos y 30 procesos Sin embargo 9 caracterizaciones de 30 del nuevo mapa de procesos se encuentran en borrador En VISION se encuentran publicados los 13 procesos anteriores
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Se encuentra divulgado en la Plataforma Visioacuten para conocimiento de todos los funcionarios y contratistas Se tomoacute una muestra de 6 funcionario 2 de ellos dice no conocerlo Se evidencia que el 30 (9) del total de los procesos del mapa actualizado (30 en total) estaacuten en la actualizacioacuten de las caracterizaciones
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Divulgacioacuten de los
procedimientos
El mapa de proceso se encuentra en la intranet a la vista de los funcionarios Los procedimientos aprobados se encuentran en el Aplicativo VISION que pueden ser consultados por los funcionarios del Foncep Por medio de correos electroacutenicos institucionales se enviacutean a las partes interesadas las actualizaciones asociadas aun un proceso procedimiento u otro documento
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Se tomoacute una muestra de 6 funcionario todos conocen el Aplicativo Visioacuten y saben acceder a este para consultar sus procedimientos
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Proceso de seguimiento y evaluacioacuten que
incluya la evaluacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente y partes
interesadas
Se evidencia en el Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) actividades asociadas con la verificacioacuten de la satisfaccioacuten del cliente con registros en el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (Coacutedigo FTSC10-10) en que se evaluacutea aspectos de la atencioacuten prestada
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Se verificoacute el procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano (PRSC10-02) y se evidencia la inclusioacuten del formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano (FTSC10-10) No obstante al comparar con el utilizado en el punto de uso este es diferente al publicado en VISION ademaacutes de que el documento en fiacutesico carece de coacutedigo concluyendo un posible uso de documento obsoleto En el transcurso del 2016 se realizaron 1096 encuestas distribuidas asiacute Enero-marzo 366 Abril-Junio280 Juilio-Septiembre450 Se realizoacute un anaacutelisis del uacuteltimo trimestre teniendo en cuenta los siguientes criterios Atencioacuten de las 450 encuestas-2 personas contestaron regular 79 bueno 345 excelente y NSNR 24 Instalaciones de las 450 encuestas- 7 contestaron regular 125 bueno y 295 excelente NSNR 23 Tiempo de las 450 encuestas- 3
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
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Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
contestaron malo 4 contestaron regular bueno 107 y 311 excelente NSNR 25 Horariosde las 450 encuestas- 1 persona contesto Malo 5 contestaron regular y 304 excelente 109 bueno NSNR 31 Pagos de las 450 encuestas- Malo 1 5 contestaron regular 96 Bueno y 229 excelente NSNR 119
Es
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Estructura organizacional de
la entidad que facilite la gestioacuten
por procesos
El acuerdo 02 de 2007 Por la cual se adopta la estructura interna y funcional del ndash FONCEPrdquo quedando de la siguiente manera 1 Junta Directiva 2 Direccioacuten - Oficina Asesora de Planeacioacuten - Oficina Asesora de Juriacutedica - Oficina de Informaacutetica y Sistemas - Asesora de Servicio al Ciudadano y Comunicaciones - Oficina de Control Interno 3 Subdireccioacuten Financiera y Administrativa 4 Subdireccioacuten de Prestaciones Econoacutemicas - Gerencia de Pensiones - Gerencia de Bonos y Cuotas Partes
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Se indagoacute en 10 servidores puacuteblicos y contratistas de diferentes aacutereas preguntando por los la estructura interna y funcional de la entidad y sobre la forma de consultarla evidenciado los siguiente -7 conocen la estructura -7 pueden consultarla
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Manual de Funciones y
Competencias laborales
A la fecha no se ha realizado la actualizacioacuten del Manuales de funciones y Competencias laborales Se cuenta con el cronograma establecido y la actividad se comenzaraacute a desarrollar a partir del mes de Agosto del presente antildeo teniendo en cuenta que debe ajustarse a la nueva Plataforma Estrateacutegica y permitir dar cumplimiento a las metas establecidas en el nuevo Plan de Desarrollo ldquoBOGOTA MEJOR PARA TODOSrdquo La Entidad cuenta con la Resolucioacuten No 04 de enero de 2007 mediante el cual se establecioacute el Manual especiacutefico de funciones y competencias laborales de los funcionarios del FONCEP la cual fue
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Se indagoacute en 15 servidores puacuteblicos de diferentes aacutereas respecto de las funciones que desempentildean a la luz del manual evidenciado lo siguiente -15 funcionarios argumentan conocer las funciones - 15 pueden consultar sus funciones por medio de certificados o notificaciones Sin embargo el manual consolidado no se encuentra publicado en la intranet o en el Aplicativo VISION
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
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evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
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OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
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Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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ge
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
modificada mediante Resolucioacuten No 218 de 2016 Se evidencian que las Resoluciones 430 de 2007 495 de 2008 225 de 2009 449 de 2009 01919 de 2009 2229 de 210 1651 de 2012 2920 de 2013 3456 de 2013 y 0179 de 2016 modificaron el Manual especifico de funciones y competencias de los funcionarios del FONCEP
Ind
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Definicioacuten de indicadores de
eficiencia y efectividad que permiten medir y evaluar el avance en la ejecucioacuten de
los planes programas y
proyectos
Con la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica se definieron entre otros aspectos 30 procesos de los cuales a la fecha estaacuten en procesos de actualizacioacuten No obstante se evidencia la definicioacuten de los indicadores por proceso de los anteriores y que aun estaacuten vigentes de los cuales se establecieron (35) indicadores a saber 17 de eficacia 15 de eficiencia y 3 de efectividad Las fichas de los indicadores se establecieron y estaacuten publicados en VISIO sin embargo producto de la actualizacioacuten del mapa de procesos estos se estaacuten ajustando a la nueva plataforma estrateacutegica
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De los procesos su desempentildeo se mide por 35 diferentes indicadores sin embargo dada el cambio de plataforma estrateacutegica (Mapa de procesos pasando de 13 procesos a 30 procesos) se estaacute actualizando los indicadores por procesos Respecto de los POA se evidencia que el seguimiento se realiza por cada aacuterea pero al tomar una muestra no se evidencia registros en el tercer trimestre
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Seguimiento de los indicadores
Los responsables de los procesos realizan el seguimiento y las respectivas mediciones de acuerdo a la periodicidad establecida No obstante se estaacuten actualizando conforme al nuevo mapa de procesos E
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Producto del seguimiento de los indicadores no se evidencia acciones tomadas producto de las mediciones realizadas es decir la activacioacuten del procedimiento de acciones correctivas preventivas o de mejora
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Revisioacuten de la pertinencia y utilidad de los indicadores
bull El proyecto de inversioacuten recientemente se formuloacute y estaacute en operacioacuten por lo tanto consideramos que es muy reciente revisar la perteneciacutea y utilidad so pena de que estaacute enmarcado en un plan de desarrollo bull Respecto de los indicadores de los POA estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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No se evidencia registros de revisioacuten de indicadores frente a la pertinencia y utilidad no obstante estaacuten en proceso de actualizacioacuten
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Establecimiento y divulgacioacuten de las
poliacuteticas de operacioacuten
La Entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede acceder los servidores puacuteblicos y contratista de la Entidad La Oficina de Planeacioacuten se encuentra en proceso de actualizacioacuten revisioacuten y modificacioacuten
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Se Observa que la Oficina de Planeacioacuten se encuentra en el proceso modificacioacuten creacioacuten o eliminacioacuten de los procedimientos de los procesos que lo solicitan De igual manera tambieacuten se observa que se estaacuten cambiando todos los procedimientos teniendo en cuenta el nuevo logo de Bogotaacute mejor para Todos teniendo en cuenta Plan de
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
de los procedimientos formatos y demaacutes en conjunto con los Procesos de acuerdo a la nueva plataforma estrateacutegica enfocado al nuevo plan de desarrollo Bogotaacute mejor para todos A la fecha se encuentran en borrador la actualizacioacuten de 9 caracterizaciones de los 30 procesos seguacuten nuevo mapa de procesos
Desarrollo El Foncep cuenta con 163 procedimientos aprobados Se realizoacute una muestra de ocho (8) servidores puacuteblicos y contratistas de los cuales uno (1) no ingresoacute al aplicativo para evidenciar su argumentacioacuten
Manual de operaciones o su
equivalente adoptado y divulgado
Se evidencia la Resolucioacuten FONCEP 2349 de Noviembre de 2015 Por la cual se adopta el manual del sistema integrado de gestioacuten SIG DEL FONDO DE PRESTACIONES ECONOacuteMICAS Cesantiacuteas Y PENSIONES - FONCEP La entidad cuenta con procedimientos documentos y formatos publicados en la plataforma de VISIOgraveN EMPRESARIAL a esta plataforma puede ingresar los funcionarios
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La eficacia del componente es del 777 dado la actualizacioacuten de la plataforma estrateacutegica es decir la
actualizacioacuten del mapa de procesos misioacuten visioacuten y objetivos estrateacutegicos significa la actualizacioacuten de
instrumentos de planificacioacuten y medicioacuten elementos de control descritos en este componente Estaacute en
proceso de actualizacioacuten las caracterizaciones que conllevara a la materializacioacuten real del mapa de procesos
y con ello a los indicadores La efectividad del componente se estima en un 592 dado el fenoacutemeno de
actualizacioacuten y alineacioacuten de la plataforma estrateacutegica de la entidad con el lineamiento del Plan de
desarrollo
13 COMPONENTE ADMINISTRACIOacuteN DEL RIESGO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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liacuteti
ca
de
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istr
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ioacuten
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Rie
sg
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Definicioacuten por parte de la
alta Direccioacuten de poliacuteticas
para el manejo de los
riesgos
Resolucioacuten 19932014 - por medio de la cual se adopta la poliacutetica y el Manual de Administracioacuten del Riesgo al interior del FONCEP Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN
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Resolucioacuten Foncep 19932014 Se encuentra divulgada en el normograma que se encuentra en la intranet del foncep para conocimiento de todos los funcionarios El l manual de gestioacuten del Riesgo se encuentra en el aplicativo VISION para conocimiento de los
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se actualizoacute el Manual de la Gestioacuten de Riesgos- COacuteDIGO MOI-SIG-GRI003 Versioacuten 2 conforme a la NTD-SIG 0012011 en doacutende integran los distintos riesgos de la organizacioacuten como son Riegos ambientales De Seguridad de la Informacioacuten De Seguridad y Salud Ocupacional Transitorios De corrupcioacuten y De gestioacuten
funcionarios Se encuentran formuladas 13 matrices de riesgos de 13 procesos definidos del anterior mapa de procesos lo cual habriacutea que actualizarlos y ajustarlos e identificar analizar y valorar respecto de los 17 procesos restantes del nuevo mapa de procesos Por lo tanto se concluye que no se encuentran actualizadas matrices de riesgos a la vigencia 2016La oficina de planeacioacuten se encuentra en este proceso de actualizacioacuten con los diferentes procesos Con un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS del 51 En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos En cuanto a los registros de riesgos materializados nos abstenemos de evaluar este aspecto como quiera que no podemos verificar si alguacuten riesgo se ha materializado por carencia de registro
Divulgacioacuten del mapa de riesgos institucional y sus
poliacuteticas
Teniendo en cuenta el cambio del mapa de procesos que paso de 13 a 30 de eacutestos actualmente se estaacute en proceso de levantamiento de Riesgos que estaacute llevando a cabo la Oficina de Planeacioacuten se evidencia mesas de trabajo con los procesos con el fin de aprobar y adoptar de manera oficial los Riesgos de Gestioacuten Riesgos de Corrupcioacuten analizando los Riesgos actuales con el fin de identificarlos valorarlos y evaluarlos de acuerdo con la metodologiacutea del DAFF Por lo anterior aun no se ha difundido el mapa de riesgos de la Entidad Se evidencia un AVANCE EN LA GESTIOacuteN DE RIESGOS 2016 del 51
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Identificacioacuten de los factores internos y externos de riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 donde se describe la metodologiacutea para la IDENTIFICACIOacuteN DE RIESGOS Y RIESGOS DE CORRUPCIOacuteN Se evidencian 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten Foncep 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han identificado causas descripcioacuten del riesgo clase y las consecuencias potenciales Nos abstenemos de evaluar la identificacioacuten de los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos se evidencia la identificacioacuten de las causas descripcion del riesgo clase y consecuencias potenciales sin embargo no se evidencia factores internos y externos de acuerdo a lo exigido por al manual Se tomoacute una muestra de 4 procesos evidenciando que todos estaacuten acordes con los objetivos
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
riesgos como quiera que no podemos verificar si existe por carencia de registro Se evidencian la Matriz de corrupcioacuten correspondiente a 8 procesos de los 13 procesos adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 - los 7 procesos son (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 8 procesos han identificado los factores internos y externos que inciden en la materializacioacuten de los riesgos causas descripcioacuten del riesgo consecuencias potenciales Sin embargo el registro de los factores internos y externos entregado por la Oficina de Planeacioacuten es un Excel en borrador de igual manera se recibioacute solo el Anexo 4 (mapa de Riesgos) del formato FTDE01-34 sin coacutedigo seguacuten lo establecido en el manual De igual manera se evidencia en la entidad 12 Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Al verificar los riesgos asociados se observa que no se identificaron factores internos y externos de riesgos causas descripcioacuten del riesgo y las consecuencias potenciales Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma De Acuerdo con lo anterior se evidencia acciones aplicables para el primer semestre del antildeo 2016 en el proceso de actualizacioacuten de la Matriz de riesgos conforme a metodologiacutea del DAFP verificar factores externos e internos de cada proceso Se
En el proceso de actualizacioacuten dirigido por la Oficina de Planeacioacuten se debe evaluar nuevamente los controles de los riesgos y los riesgos de todos los procesos
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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An
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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1
No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de los factores internos y externos En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los factores internos y externos de riesgo en un 100
Riesgos identificados por
procesos que puedan afectar el cumplimiento de objetivos de la
entidad
Se evidencia en la Matriz de Riesgos del proceso la identificacioacuten causas descripcioacuten posibles consecuencias de los Riesgos por proceso En cuanto a la actualizacioacuten que estaacute llevando la oficina de Planeacioacuten con relacioacuten a las matrices de Riesgos Se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 9 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen identificado los riesgos en un 100
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Anaacutelisis del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han determinado la probabilidad el impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales en riesgos (RIESGO INHERENTE) Matriz de riesgos de corrupcioacuten Se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo(formato FTDE01-34 anexo 4 )se evidencia que 7 de esos 8 procesos han determinado la probabilidad el
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos establecieron la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias daacutendoles un valor con el fin de establecer el nivel del riesgo en un escenario sin controles En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute la probabilidad e impacto de acuerdo a lo criterios establecidos en el manual
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
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Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
impacto y la estimacioacuten de los riesgos iniciales (RIESGO INHERENTE) de acuerdo a lo establecido en el manual de Riesgos( dos posibilidades para clasificar la probabilidad (posible 3) (casi seguro 5) y un solo impacto el Catastroacutefico) Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Anaacutelisis (riesgo inherente) En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el anaacutelisis del Riesgo (riesgo Inherente)
Evaluacioacuten de controles existentes
En las 13 Matrices de Riesgos- Anexo 3- Se evidencia que para cada riesgo se establecioacute los controles el tipo de control y se establecioacute si se disminuye la ocurrencia yo el impacto con la implementacioacuten del mismo En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Evaluacioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de evaluacioacuten de Controles
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 4 procesos de la Matriz Riesgos por procesos Servicio al Ciudadano Gestioacuten documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 4 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 4 procesos se han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) de acuerdo a lo establecido en el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 En cuanto a la Matriz de Riesgos por Corrupcioacuten se establecioacute el Riesgo Residual
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Valoracioacuten del riesgo
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
En
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el 75
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90
1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
Pro
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos han confrontando los resultados del anaacutelisis de riesgo inicial frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 7 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Al verificar la Matriz de Riesgo de corrupcioacuten sin coacutedigo (formato FTDE01-34 anexo 4) se evidencia que se conformaron los resultados de los riesgos iniciales frente a los controles establecidos con el fin de determinar la zona de riesgo final (RIESGO RESIDUAL) Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos no se evidencia el anaacutelisis del riesgo inicial frente a los control establecidos con el fin de determinar la zona de Riesgo Residual Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se observa por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten de las Matrices de Riesgo se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de Valoracioacuten En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en el proceso de Valoracioacuten del riesgo
Controles
Se evidencia el Manual De Gestioacuten De Riesgos-MNDE01-03 la metodologiacutea para el ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO E
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De los 13 procesos se tomoacute una muestra de 5 procesos de la Matriz Riesgos por procesosrdquo Servicio al Ciudadano Gestioacuten E
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
toev
alu
ac
ioacuten
de
l co
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ge
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oacuten
Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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1
En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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1
No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Co
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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1
Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Sis
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form
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
Pro
ducto
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1
Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
Pro
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1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
En
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1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Se evidencia en el FORMATO LEVANTAMIENTO MATRIZ DE RIESGOS-Coacutedigo FTDE01-29 la matriz de Riesgo por Proceso Se observa 13 de procesos en la entidad adoptados mediante Resolucioacuten 3483 del 24 de abril de 2013 se adoptoacute el Plan Estrateacutegico del FONCEP para el periacuteodo 2012 mdash 2016 Al verificar los riesgos asociados por proceso se observa que los 13 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia la matriz de riesgos de corrupcioacuten se observa que de los 13 procesos 8 procesos (cesantiacuteas Gestioacuten y mejoramiento Continuo Gestioacuten administrativa control internos disciplinario Talento Humano Gestioacuten documental Gestioacuten Juriacutedica y gestioacuten Tecnoloacutegica de la informacioacuten) han identificado riesgos de corrupcioacuten Se observa que los 8 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Con relacioacuten a los 12 riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos se observa controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Se evidencia que mediante resolucioacuten FONCEP 0 2 1 2 - 30 JUN 2016 Por la cual se modifica ajusta y adopta la Plataforma Estrateacutegica del FONCEP para el periodo 2016-2020 Por lo tanto se evidencia por parte de la Oficina de Planeacioacuten el proceso de Actualizacioacuten de los mapa de Riesgos por proceso con el propoacutesito de adaptarla a la nueva plataforma En el proceso de actualizacioacuten se evidencio un avance con relacioacuten a los 30 procesos 4 de estos culminaron el proceso de identificacioacuten de controles En cuanto a la matriz de corrupcioacuten y Matriz de riesgos transitorios se tienen un avance del 100 en la identificacioacuten de controles
documental Cesantiacuteas Talento Humano Al verificar los riesgos de los 5 procesos con relacioacuten al anaacutelisis y valoracioacuten del riesgo Se observa que para los 5 procesos identificaron los controles preventivos o correctivos con el fin de mitigar la probabilidad e impacto de los Riesgos Sin embargo de los trece procesos se analizoacute el mapa de Riesgos de talento Humano con relacioacuten a los controles y sus acciones y algunos no son coherentes con los riesgos RIESGOS ANALIZADOS 1 Matriz del proceso servicio al ciudadano Al verificar el Riesgo puede suceder que se brinde una inadecuada atencioacuten a los ciudadanos cuyos controles A Elaborar y socializar el protocolo de servicio al ciudadano con base en la poliacutetica Distrital de servicio al ciudadano Al verificar se evidencia la publicacioacuten en la paacutegina web del protocolo de servicio al ciudadano cumpliendo con la poliacutetica Distrital y con el propoacutesito que toda persona pueda acceder a ella Definir e implementar mecanismos y herramientas que permitan medir la satisfaccioacuten en la atencioacuten al ciudadano acerca de los servicios y tramite que presta Al verificar se evidencia que se cuenta con un Procedimiento Informacioacuten y Servicio al Ciudadano-PRSC10-02 donde se establece el formato Encuesta De Satisfaccioacuten ndashFormato Servicio Al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10 sin embargo no es el formato que estaacuten aplicando en este momento para las encuestas El actual no estaacute codificado CESANTIAS 1 Puede suceder el no cumplimiento del pago de una cesantiacutea en el tiempo previsto
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
toev
alu
ac
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de
l co
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ge
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oacuten
Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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1
Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
dit
oriacute
a In
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a
Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
Pro
ducto
term
ina
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1
Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
Pro
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ad
o
1
En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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1
Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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1
No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
Pro
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
Me
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0
En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
No
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evid
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0
Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
Pro
ducto
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ad
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1
Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
Ma
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1
Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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1
Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Sis
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In
form
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y
co
mu
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ioacuten
Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
Pro
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1
Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
Pro
ducto
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1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
para tal fin A Control Poliacuteticas de operacioacuten procedimientos y herramienta de sistematizacioacuten del traacutemite de Cesantiacuteas Al verificar se evidencio procedimiento Gestioacuten Solicitudes Pago de Cesantiacuteas-PRCES03-06 el cual cuenta con punto de control que permite el cumplimiento del pago para contribuir a este control existe un indicador trimestral Total horas haacutebiles tramites del periodo No de tramites del periodo+ 4 horas Julio 85 horas Agosto659 horas TALENTO HUMANO Al hacerle el seguimiento a los controles de los Riesgos se detectoacute que no son muy claros y las acciones confusas
Mapa de riesgos de proceso
Se evidencia 13 matrices de riesgos por procesos aplicable al primer semestre de 2016 No obstante con la Actualizacioacuten del Mapa de procesos habriacutea que actualizarlos y ajustarlos respecto de los 30 procesos identificados
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La Matriz por proceso tiene toda la informacioacuten anterior excepto la Identificacioacuten de Factores Internos y externos que no se evaluoacute por carencia de registro Sin embargo se evidencia que con la actualizacioacuten de la matrices de Riesgos se estaacuten surtiendo todas las etapas
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Mapa de riesgos institucional
La entidad cuenta con un mapa de Riesgos por procesos e incluye los riesgos de corrupcioacuten sin embargo no estaacuten adoptados con la nueva plataforma estrateacutegica de la entidad E
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al 8
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Se evidencia proceso de actualizacioacuten de la Matriz De riesgos conforme a la nueva plataforma estrateacutegica
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El nivel de eficacia del componente estaacute en un 600 teniendo en cuenta que la matriz de riesgos esta
construida sobre la base de los anteriores procesos y a la espera de la actualizacioacuten de las caracterizaciones
a la nueva plataforma estrateacutegica permitiraacute tener alineada esta herramienta de control La efectividad arroja
un estado del 500 teniendo en cuanta que se cuenta con los mapas de riesgos pero debido a la
actualizacioacuten de los procesos los mapas deberaacuten surtir la actualizacioacuten y alineacioacuten a estos
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
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alu
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ioacuten
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ge
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oacuten
Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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1
Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
dit
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tern
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
Pro
ducto
term
ina
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1
Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
Pro
ducto
te
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1
En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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1
Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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1
No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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1
Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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ioacuten
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Co
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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1
Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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MOacuteDULO DE EVALUACIOacuteN Y SEGUIMIENTO
21 COMPONENTE AUTOEVALUACIOacuteN INSTITUCIONAL
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
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Actividades de sensibilizacioacuten a
los servidores sobre
la cultura de la
autoevaluacioacuten
Durante la vigencia 2016 se resalta la realizacioacuten de Campantildeas de comunicaciones dirigidas a la autoevaluacioacuten entre las cuales se destacan Programa Institucional de Gestioacuten Ambiental Seguridad de la Informacioacuten Puntualidad Agradecimiento y Diacutea del Servidor Puacuteblico bull En el programa de Auditoria para la vigencia 2016 no se incluyoacute la realizacioacuten de actividades para sensibilizar a los servidores sobre la cultura Autocontrol Sin embargo con el apoyo del Aacuterea de Comunicaciones se tiene prevista la realizacioacuten de una actividad Se hizo entrega de la informacioacuten para disentildeo y aprobacioacuten al aacuterea de Comunicaciones
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Se realizoacute una muestra de 15 servidores puacuteblicos y contratistas con el fin de verificar la recordacioacuten de las campantildeas De las mencionadas la que generoacute maacutes impacto ha sido la de puntualidad seguida de la de agradecimiento y el diacutea del Servidor Puacuteblico Las de menos recordacioacuten han sido las del PIGA y Seguridad de la Informacioacuten En cuanto al conocimiento y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora y Control al Producto o Servicio No Conforme 11 de 15 entrevistados no conocen los procedimientos
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Herramientas de autoevaluacioacuten
La Entidad cuenta con dos (2) procedimientos que ilustra a los servidores puacuteblicos y contratistas a identificar debilidades (No conformidades) y darle tratamiento Acciones Correctivas Preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI006 v10 Aprobacioacuten Septiembre de 2016 Control al Producto o Servicio No Conforme PRD-SIG-ASI005 V5 Aprobacioacuten del 19 de septiembre de 2016 Estos procedimientos fueron actualizados en el mes de septiembre de 2016 No se evidencian registros de aplicacioacuten de los procedimientos No se evidencia registros de revisioacuten por la direccioacuten del SIG y de las decisiones que se hayan tomado
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La eficacia del componente arroja un 750 teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno no ha
liderado campantildeas sobre el fortalecimiento de la cultura de autocontrol no obstante por medio del aacuterea de
comunicaciones ha realizado que incentivan los principios de autocontrol y autorregulacioacuten
La efectividad se midioacute respecto al nivel de recordacioacuten y aplicacioacuten de los procedimientos de Acciones
Correctivas Preventivas y de Mejora asiacute como la identificacioacuten de productos no conformes El resultado
arroja un 250 dado que falta por fortalecer el conocimiento de la mejora por medio de dos
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
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Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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ioacuten
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
En
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1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
En
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1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
Pro
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1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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procedimientos que permite la autodeterminacioacuten de acciones en procura del cumplimiento de requisitos
del productoservicio ofertado y metas trazadas durante la vigencia 2016
21 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Au
dit
oriacute
a In
tern
a
Procedimiento de auditoriacutea Interna
La entidad dentro de sus procesos tiene definido el procedimiento de auditoria PRGCMC09-02 V09 de Julio de 2015 asociado al proceso CRGCM09-01 Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo
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Las auditoriacuteas ejecutadas se han realizado conforme con el procedimiento establecido Sin embargo sobre los informes comunicados no se han tomado acciones correctivas yo preventivas
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Programa de auditoriacuteas Plan de
Auditoriacutea
El programa de auditoria para la presente vigencia fue aprobado el 18 de enero de 2016 En reunioacuten del Comiteacute de Coordinacioacuten de Control Interno del 6 de mayo de 2016 se aprobaron modificaciones al programa inicialmente aprobado Acta No2 de 2016 En este Programa de Auditoria se incluyoacute la realizacioacuten de catorce (14) auditoriacuteas internas los seguimientos y los informes de Ley
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En el Programa de Auditoria para el 2016 se establecieron 89 actividades distribuidas asiacute 14 Auditoria Internas 32 seguimientos y 43 informes A 31 de octubre se programaron 75 actividades se han ejecutado 73 8 auditoriacuteas 27 seguimientos y 38 informes De acuerdo con lo anterior estaacuten al pendiente 15 actividades 6 auditoriacuteas 5 seguimientos y 4 informes
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Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
En el mes de febrero de 2016 se realizoacute el informe ejecutivo de Control Interno de acuerdo a la normatividad vigente establecida Asiacute mismo dando cumplimiento al Decreto Distrital 370 de 2014 se realizoacute el seguimiento al SIG con el reporte del SISIG P
roducto
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1
No se evidenciaron acciones tomadas con base en los resultados del informe que arrojoacute un indicador del MECI de 7095 asiacute Ambiente de control 316 Informacioacuten y Comunicacioacuten 414 Actividades del Control 377 Administracioacuten del Riesgo 361 Seguimiento 451 No obstante en el uacuteltimo seguimiento al SIG mediante el reporte del SISIG este arrojo un avance del 7063
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El nivel de eficacia del componente de Auditoriacuteas es del 100 dado que cuenta con productos
terminados relacionados con el Programa Anual de Auditorias procedimiento adoptado y
publicado e informe ejecutivo anual de control interno La efectividad es del 583 ya que
producto de las auditorias comunicadas no se evidencian la documentacioacuten de accioacuten correctivas
o correcciones por los responsables de los procesos falta de liderazgo de la oficina por carencia de
Jefatura durante varios meses durante el antildeo 2016 y que estaacuten al pendiente seis (6) auditoriacuteas y
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
n d
e
me
jora
mie
nto
Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
Pro
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Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
Me
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
rmac
ioacuten
y
Co
mu
nic
ac
ioacuten
inte
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y e
xte
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
Pro
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1
Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
No
se
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encia
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ccio
nes
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Sis
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form
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
En
tre
el 81
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l 99
1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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el 50
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
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125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
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Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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falta de documentacioacuten de las acciones tomadas frente al informe ejecutivo anual de control
interno
23 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Pla
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Herramientas de evaluacioacuten
definidas para la elaboracioacuten del
plan de mejoramiento
En la herramienta VISION se encuentra publicado el Procedimiento Acciones Correctivas preventivas y de Mejora PRD-SIG-ASI0006 Versioacuten 10 Septiembre de 2016 asociado al proceso Gestioacuten Control y Mejoramiento Continuo Asiacute mismo se tiene establecido el Formato Plan de Mejoramiento FTGCMC09-05 Versioacuten 6 Enero de 2016 asociado al proceso Evaluacioacuten Independiente
Pro
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1
Se realizoacute revisioacuten y modificacioacuten del procedimiento en el mes de septiembre de 2016 En cuanto al formato Plan de mejoramiento tambieacuten se evidencia modificacioacuten en el mes de enero de 2016 Es conocido y aplicado por los responsables de las acciones establecidas para subsanar los hallazgos asiacute como por la Oficina de Control Interno para el seguimiento del cumplimiento de las acciones
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Seguimiento al cumplimiento de
las acciones definidas en el plan
de mejoramiento
En el programa de auditoriacuteas de la vigencia 2016 se incluyeron dos (2) seguimientos al Plan de Mejoramiento Un primer seguimiento se programoacute y se realizoacute en el mes de febrero de 2016 El segundo seguimiento se programoacute para el mes de septiembre del presente antildeo se realizoacute seguimiento y verificacioacuten en la matriz para tal fin y se estaacute consolidando el informe de los hallazgos correspondientes a la Contraloriacutea A la fecha se ha reportado (informe) un (1) seguimiento y estaacute en revisioacuten el segundo seguimiento programado (informe borrador)
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Producto del segundo seguimiento realizado al cumplimiento de las acciones establecidas para el Plan de mejoramiento de la Contraloriacutea la Oficina de Control Interno considera viable el cierre de un hallazgo (1) responsabilidad de la Oficina Asesora Juriacutedica El Plan de mejoramiento institucional estaacute contemplado asiacute bull Auditoriacuteas internas se identifican 68 acciones las cuales se encuentran en proceso de evaluacioacuten y seguimiento bull Auditoriacuteas externas (Contraloriacutea de Bogotaacute) se tienen 45 hallazgos maacutes 18 que se estiman para cierre por parte del organismo de control
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El nivel de eficacia del componente es del 750 dada a la falta de seguimiento a las acciones
que propicien el cierre de los hallazgos La efectividad es del 625 teniendo en cuenta
principalmente que se solicitoacute el cierre de 18 de 63 hallazgos suscritos con el ente de control
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
Info
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
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Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
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EJE TRANSVERSAL INFORMACIOacuteN Y COMUNICACIOacuteN
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA
(Documentacioacuten y Registros de productos) EFECTIVIDAD
(Implementacioacuten de los productos)
OBSERVACIONES AVANCE
OBSERVACIONES ESTADO
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Identificacioacuten de las fuentes de informacioacuten
externa
Reunioacuten con los liacutederes de la Asociacioacuten de Pensionados (Mensual - Bimestral) Comunicaciones Electroacutenicas - Escritas PQRS Buzoacuten de Sugerencias que desde el mes de octubre de 2016 se encuentra ubicado en el segundo piso en el Aacuterea de Atencioacuten al Ciudadano Se disentildeoacute el respectivo formato para ser diligenciado por los usuarios Encuesta de satisfaccioacuten Procedimientos establecidos El proceso Informacioacuten y Servicio al Ciudadano tiene asociado el procedimiento PRSC10-02 asiacute mismo tiene establecido el Formato Encuesta de Satisfaccioacuten - Servicio al Ciudadano Coacutedigo FTSC10-10
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Seguacuten los resultados de la encuesta de la medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente durante los meses de julio a octubre permiten evidenciar que los mecanismos utilizados para identificar la informacioacuten externa son efectivos Aunque en el aplicativo VISION estaacute establecido un formato para realizar la encuesta de satisfaccioacuten a los ciudadanos en la realidad se utiliza otro coacutedigo ni aprobacioacuten asiacute mismo los criterios que se valuacutean algunos no son iguales La medicioacuten de la satisfaccioacuten del cliente se estaacute realizando trimestralmente Los resultados han sido los siguientes Primer Trimestre se realizaron 366 encuestas con un porcentaje del 97 en el segundo trimestre con 280 encuestas se obtuvo un porcentaje del 98 y en el tercer trimestre con 450 encuestas se alcanzoacute un porcentaje del 99
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Fuentes internas de informacioacuten
(manuales informes actas
actos administrativos) sistematizada y de faacutecil acceso
En la intranet en el Aplicativo VISION se encuentra el Listado Maestro de Documentos en y los diferentes aplicativos para el acceso a la documentacioacuten e informacioacuten por la cual se rige la operacioacuten de la entidad En la paacutegina web de la entidad se tiene el link Centro de Atencioacuten al Ciudadano en donde estaacuten publicados los diferentes servicios y temas de intereacutes de los usuarios Igualmente se creoacute el Link Transparencia y Acceso a la informacioacuten en donde se puede consultar la informacioacuten relacionada con las diferentes aacutereas de la Entidad Con lo anterior se da cumplimiento a la implementacioacuten de la Ley 1712 de 2014 No obstante a la fecha en el aplicativo se encuentran documentos pendientes de revisioacuten y actualizacioacuten
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La documentacioacuten asociada a cada uno de los procesos se encuentra en la herramienta VISION y puede ser consultada sin embargo se evidencia que auacuten se encuentran documentos sin revisioacuten y que requieren actualizacioacuten y ajuste teniendo en cuenta las modificaciones realizadas y aprobadas en el mes de junio a la plataforma estrateacutegica asiacute como los programas metas y proyectos que se ejecutaraacuten en el marco del nuevo Plan de Desarrollo 2016-2020 Se observa debilidad en la consulta del aplicativo VISION por algunos servidores puacuteblicos de la
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
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En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
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Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
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Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
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Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
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Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
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Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
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Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
En
tre
el 50
y
74
1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
Pro
ducto
te
rmin
ad
o
1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
En
tre
el 75
y
90
1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
Pro
ducto
te
rmin
ad
o
1
La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
En
tre
el 75
y
90
1
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
Entidad que podriacutean conllevar a la utilizacioacuten de documentos obsoletos
Rendicioacuten anual de cuentas con la intervencioacuten de
los distintos grupos de
intereacutes veeduriacuteas y ciudadaniacutea
El Decreto 28 de 2008 en su artiacuteculo 18 establece que las entidades territoriales anualmente realizaraacuten como miacutenimo una rendicioacuten de cuentas sobre los resultados del monitoreo las auditoriacuteas y las evaluaciones que sobre la entidad territorial realicen las entidades En desarrollo de esta disposicioacuten los veedores ciudadanos vocales de control o cualquier ciudadano podraacuten acceder a la revisioacuten de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos puacuteblicos Para el 2016 no se evidencia la realizacioacuten de la respectiva rendicioacuten de cuentas seguacuten lo establece la normatividad vigente Aunque a nivel Nacional se tiene establecido un Manual de Rendicioacuten de Cuentas se recomienda implementar uno para la entidad que se ajuste a la operacioacuten y necesidades de la misma No obstante en la paacutegina web se encuentra publicado la de diciembre de 2015
Me
no
r a
l 50
0
En la presente vigencia no se ha realizado rendicioacuten de cuentas por tal razoacuten no se tiene informacioacuten que permita medir su efectividad
No
se
evid
encia
n a
ccio
nes
0
Tablas de retencioacuten
documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad
El FONCEP de acuerdo a la normatividad vigente mediante Resolucioacuten 4656 de 2013 aproboacute la TRD y con la Resolucioacuten 0688 de 2014 adoptoacute las TRD
Pro
ducto
te
rmin
ad
o
1
Las TRD vigentes tienen incluidas las aacutereas que conforman la entidad Actualmente se estaacute dando inicio al proceso de actualizacioacuten de acuerdo al nuevo mapa de procesos adoptado mediante Resolucioacuten del FONCEP 0212 del 30 de junio de 2016 y su articulacioacuten con el proyecto de la nueva estructura organizacional
Ma
yo
r a
l 90
1
Poliacutetica de Comunicaciones
Se evidencioacute documento que establece la poliacutetica de comunicaciones Estaacute en proceso de adopcioacuten mediante acto administrativo
En
tre
el 50
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l 80
1
Dado que la Poliacutetica estaacute en construccioacuten verificar la efectividad de la misma no resulta pertinente indagarlo en la entidad No obstante se evidencia una presentacioacuten sobre el desarrollo de la misma
Me
no
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0
Sis
tem
as
de
In
form
ac
ioacuten
y
co
mu
nic
ac
ioacuten
Manejo organizado o
sistematizado de la
correspondencia
La entidad para el manejo organizado y sistematizado de la correspondencia cuenta con el aplicativo SIGEF el cual permite tener una trazabilidad de la correspondencia recibida y enviada Ademaacutes en el mes de junio de 2016 suscribioacute Contrato Interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales SA (472) con el objeto de prestar los servicios de apoyo a la Gestioacuten documental en las aacutereas de correspondencia archivo de gestioacuten y archivo central en las instalaciones del Foncep y en la calle 93 con cra 51 Entre
Pro
ducto
te
rmin
ad
o
1
Con la suscripcioacuten del contrato interadministrativo con la empresa Servicios Postales Nacionales SA se garantiza la prestacioacuten continua del servicio con personal debidamente seleccionado entrenado y capacitado Asiacute mismo se presentan informes estadiacutesticos mensuales del traacutemite de la correspondencia En cuanto a la oportunidad de la
Ma
yo
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1
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
En
tre
el 81
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En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
En
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Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
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ducto
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Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
En
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Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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703
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125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
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23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
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Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
las principales obligaciones especiacuteficas y que estaacuten directamente relacionadas con eacuteste iacutetem estaacuten las siguientes 1 Apoyo en el proceso de recepcioacuten radicacioacuten y distribucioacuten de comunicaciones oficiales internas y externas 2 Traacutemite del recibido y entrega de la correspondencia a la empresa de mensajeriacutea 3 Adoptar los procedimientos y formatos establecidos por la entidad para el manejo de la correspondencia y archivo En la herramienta VISION se encuentra publicado el procedimiento PRCOM11-01 V2 de Mayo 14 de 2016 Manejo de la correspondencia interna y externa
entrega esta se realiza a traveacutes del aplicativo SIGEF este es en Liacutenea
Manejo organizado o
sistematizado de los recursos
fiacutesicos humanos financieros y tecnoloacutegicos
En el aplicativo VISION se encuentra publicado el Macro proceso Gestioacuten de Servicios Internos Administracioacuten de activos Gestioacuten de Servicios Tecnoloacutegicos Gestioacuten de servicios de informacioacuten Gestioacuten de Operaciones Financieras Gestioacuten Contable y Tributaria Gestioacuten del Talento Humano Estos procesos y procedimientos establecen el manejo adecuado de los recursos Ademaacutes se cuenta con los siguientes aplicativos para el manejo organizado y eficiente de la informacioacuten Administrativos CONTRATACION SIGEF PERNO SAE SAI TERCEROS Financieros OPGET OP PREDIS CAJA MENOR LIMAY Soporte Teacutecnico GLPI Calidad VISION Pensionales SISLA BONPES Misionales CESANTIAS Institucionales CARTERA HIPOTECARIA Se suscribioacute Contrato interadministrativo con la Universidad Distrital en 2016
En
tre
el 81
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l 99
1
En el mes de Junio de suscribioacute contrato Interadministrativo con la Universidad Distrital del cual se establecioacute un cronograma a partir del 24 de junio Se estaacuten realizando las modificaciones y actualizando de las herramientas de desarrollo para la articulacioacuten de los sistemas SAE-SAI (Almaceacuten e Inventarios) PERNO TERCEROS II interface de OPGET - LIMAY (Tesoreriacutea y Contabilidad) y el ajuste de LIMAY para las normas NICSP A la fecha se han realizado once (11) reuniones de seguimiento el avance al 4 de noviembre es del 72
En
tre
el 50
y
74
1
Mecanismos de consulta con
distintos grupos de intereacutes parar
obtener informacioacuten sobre
necesidades y prioridades en la
prestacioacuten del servicio
En el Normograma de la Entidad y en Aplicativo VISION se encuentra publicado el Manual de Calidad Versioacuten 1 de Noviembre de 2015 en eacutel se identifican los clientes FONCEP y las partes interesadas
Pro
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1
Se evidencia que estaacuten identificados como clientes FONCEP Entidades afiliadas Pensionados Entidades del Orden Nacional y Distrital y Otros Fondos de Pensiones y Cesantiacuteas Partes Interesadas Sociedad Proveedores Oacuterganos de Control y Medios de Comunicacioacuten
En
tre
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90
1
Medios de acceso a la
informacioacuten con que cuenta la
entidad
El FONCEP tiene a disposicioacuten de los usuarios los siguientes medios de acceso a la informacioacuten Paacutegina web wwwfoncepgovco Intranet carteleras virtuales y a partir de septiembre de 2016 el buzoacuten de sugerencias La entidad cuenta con Liacutenea Gratuita Nacional 018000119929 correos electroacutenicos Correo Electroacutenico
Pro
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La Entidad realiza mediciones frente a los diversos canales de comunicacioacuten de los cuales se realizan mediciones
En
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FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
Elemento Productos Miacutenimos
EFICACIA (Documentacioacuten y Registros de productos)
EFECTIVIDAD (Implementacioacuten de los productos)
servicioalciudadanofoncepgovco notificacionesjudicialesart197foncepgovco anticorrupcionfoncepgovco redes sociales (Facebook y twitter) aso como presencia en el SuperCade CAD (Cra 30 No 25-90 Moacutedulo 60)
La eficacia del eje transversal es del 806 considerando que la poliacutetica de comunicaciones no
evidencia suscripcioacuten y adopcioacuten formal y no se tiene previsto un proceso de rendicioacuten de cuentas
a realizarse para la presente vigencia La efectividad es del 650 frente al conocimiento de los
servidores y contratistas de algunos mecanismos de comunicacioacuten
RESULTADOS FINALES
ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Bajo el Modelo MECI 2014)
764 582
11 Componente Talento Humano
889 792 111 Acuerdos Compromisos y Protocolos eacuteticos
917 750
112 Desarrollo del Talento
Humano
875 833
12 Componente
Direccionamiento Estrateacutegico
777 592 121 Planes Programas y Proyectos
969 708
1 Moacutedulo de Control de
Planeacioacuten y Gestioacuten
122 Modelo de Operacioacuten por Procesos
917 667
123 Estructura Organizacional
875 750
124 Indicadores de Gestioacuten
500 333
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
703
604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
wwwfoncepgovco
CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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604
125 Poliacuteticas de operacioacuten
500 500
13 Componente Administracioacuten
del Riesgo 600 500
131 Poliacuteticas de Administracioacuten del Riesgo
750 500
132 Identificacioacuten
del Riesgo 500 500
133 Anaacutelisis y Valoracioacuten del Riesgo
583 500
2 Moacutedulo de Evaluacioacuten y Seguimiento
21 Componente Autoevaluacioacuten
Institucional 750 250
211 Autoevaluacioacuten
del Control y Gestioacuten
750 250
22 Componente
Auditoriacutea Interna 1000 583
221 Auditoriacutea Interna
1000 583
857
486
23 Componente Planes de
Mejoramiento 750 625
231 Plan de Mejoramiento
750 625
3 Eje Transversal Informacioacuten y Comunicacioacuten 806
650
Eficacia Refiere a la verificacioacuten de la documentacioacuten de los productos miacutenimos exigidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo
Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
Eficiencia Refiere a la verificacioacuten de la implementacioacuten de los productos miacutenimos exgidos seguacuten Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 en el IPES
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
FONCEP Sede Principal Carrera 6 No 14-98 Torre A Tel 3076200
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CONCLUSIONES
La Entidad actualizoacute y adopto un nueva plataforma estrateacutegica que le permitioacute alinearse con
el Plan de Desarrollo ldquoBogotaacute Mejor para Todosrdquo sin embargo tal actualizacioacuten le significa
actualizar los caracterizaciones de los procesos procedimientos indicadores riesgos entre
otros elementos de control definidos por el modelo
Es importante continuar y fortalecer las estrategias de sensibilizacioacuten frente a los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Gestioacuten como por ejemplo el coacutedigo de eacutetica el
mapa de procesos el manual de funciones misioacuten visioacuten entre otros
La Entidad cuenta con Planes Operativos Anuales sin embargo los registros de sus
seguimientos no se evidencian ni se consolidad Asiacute mismo observamos que estos se
despliegan a niveles de actividades que hacen dispendiosa la tarea de seguimiento
Se evidencian los acuerdos de gestioacuten suscritos por los gerentes puacuteblicos sin embargo es
fundamental registrar los seguimientos realizados Recomendamos que los titulares de las
oficinas asesoras concerten objetivos y los relaciones en el formato ldquoTIPOrdquo de la CNSC
(EDL)
La poliacutetica de comunicaciones estaacute en proceso de adopcioacuten lo que implica realizar jornadas
de sensibilizacioacuten en los servidores y contratista de la Entidad
Continuar con el fortalecimiento de los instrumentos de autoevaluacioacuten con especial eacutenfasis
en los procedimientos de acciones correctivas preventivas y de mejora asiacute como en la
identificacioacuten de productoservicio no conforme
Noviembre 10 de 2016
ANDREacuteS PABOacuteN SALAMANCA
Jefe (E) Oficina de Control Interno
Elaboroacute Carlos Vergara Acosta Teacutecnico Operativo
Fanny Sabogal Agudelo Profesional Contratista
Mary Luz Burgos Cuadros Profesional Contratista
Revisoacute Andreacutes Paboacuten Salamanca Jefe (E) Oficina de Control Interno
![Los fondos de pensiones y sus beneficios fiscales … 79/PUB...Noviembre 2018 - ISSN: 0122-0799 - Bogotá, Colombia - pp. 121 - 132 [ 121 ]Los fondos de pensiones y sus beneficios](https://static.fdocumentos.com/doc/165x107/5ea36a39658f4917d452bfc6/los-fondos-de-pensiones-y-sus-beneficios-fiscales-79pub-noviembre-2018-issn.jpg)
