FORMAÇÃO DE RDs - standardconsultoria.com · NOTA - Convém que os processos necessários para o...

Curso

FORMAÇÃO DE RDs

Gestão de Processos Segundo a

ISO 9001 – versão 2008

Tubarão, 17 de maio de 2010.

GESTÃO DE PESSOAS

4 Sistema de gestão da qualidade

4.1 Requisitos gerais

A organização deve instituir, documentar, implementar, manter e melhorar

continuamente a eficácia de um sistema de gestão da qualidade de acordo com

os requisitos desta Norma.

A organização deve:

a) identificar os processos necessários para o sistema de gestão da qualidade e

sua aplicação por toda a organização (ver 1.2);

b) determinar a seqüência e interação desses processos;

c) determinar critérios e métodos necessários para assegurar que a operação e

o controle desses processos sejam eficazes;

d) assegurar a disponibilidade de recursos e informações necessárias para

apoiar a operação e o monitoramento desses processos;

e) monitorar, medir e analisar esses processos, e

f) implementar ações necessárias para atingir os resultados planejados e a

melhoria contínua desses processos.

GESTÃO DE PESSOAS

4 Sistema de gestão da qualidade

4.1 Requisitos gerais

Esses processos devem ser geridos pela organização de acordo com os

requisitos desta Norma.

NOTA - Convém que os processos necessários para o sistema de gestão da

qualidade acima referenciados incluam processos para atividades de gestão,

provisão de recursos, realização do produto e medição.

Quando uma organização optar por adquirir externamente algum processo que

afete a conformidade do produto em relação aos requisitos, a organização deve

assegurar o controle desse processo. O controle de tais processos deve ser

identificado no sistema de gestão da qualidade.

SUMARIO

Representação de

processos

educacionais

Redesenho e normalização

de processos educacionais

Avaliação de

oportunidades de

melhorias

Marco conceitual de

processos

Controle de

Processo

Gestão de

Processo

Gestão Por

Processos

Inspeção de

Produtos

A evolução dos conceitos de processos

ênfase: produto acabado

premissa: desconfiança

período: 1940 a 1960

ênfase: processo

premissa: confiança


ênfase: melhoras continuas

premissa: padronização do fazer


ênfase: modelo estrutural

premissa: repensar o fazer

período: 2000 a ...

A evolução dos conceitos de processos

Gestão de processos e a Tecnologia

Quer ver um

negócio

que eu inventei?NÃO

TENHO TEMPO !

Gestão de processos requer participação...

Gestão de processos requer compromisso...

Gestão de processos requer visão sistêmica...

Relação da estratégia da organização com os processos de negocio:

A estratégia da organização define os objetivos de médio e longo prazo.

Os processos devem ser alinhados aos planos de ação desenvolvidos para alcançar os objetivos.

A estrutura deve ser alinhada para suportar as mudanças nos processos da organização.

Estratégia

Processos

Estrutura

O alinhamento organizacional

F Subprocesso

Subprocesso

Subprocesso

subproc.subproc.

C

P/S

P/S

P/SE

E

E

C

C

C

C

F

F

F

F

Forma pelo qual um conjunto de ATIVIDADES cria, trabalha ou transforma

entradas com a finalidade de gerar bens ou serviços, que tenham qualidade

assegurada, para ser adquiridos pelos clientes (internos e/ou externos).

Conjunto lógico de ATIVIDADES inter-relacionadas, obrigatoriamente

repetitivas, que agregam valor.

Que são Processos?

Gestão de processos de serviços

Características distintas dos processos de serviços e de manufatura

Fonte: Baseado em Lowenthal (1994)

Característica Serviço Manufatura

Propriedade (quem é o

responsável)

Tende a ser ambígua ou o

processo tem vários donos

Definição geralmente

clara

Ações corretivas (correção

de variações)

Geralmente ocorrem de

forma reativa

Muito freqüentes as ações

preventivas

Fronteiras (pontos inicial

e final)

Pouco nítidas, difusas Claramente definidas

Pontos de controle

(regulam qualidade e dão

feedback

Freqüentemente não

existem

Estabelecimentos de

forma clara e formal

Medições (base estatística

do funcionamento)

Difíceis de definir,

geralmente não existem

Fáceis de definir e de

gerenciar

Componentes de Processos

Sa

ída

s

En

tra

da

s Atividades

Recursos

Regras

Retro Alimentação/Feedback


Processo

Tecnologia deInformação

RH/Papéise Atividades

Infra-Estrutura/Instalações

Normas e Procedimentos/Políticas e Regulamentos

Estrutura Organizacional


Políticas e Regulamentos

(Internos e Externos)

Estrutura

Organizacional

Papéis e Atividades

Tecnologia de

Informação (TI)

Instalações

Recursos Humanos

Recursos

Materiais

Informações

Energia

Recursos

Materiais

Informações

Energia

Retro Alimentação/Feedback


POLÍTICAS E REGULAMENTOS (INTERNOS E EXTERNOS)

Conjunto de políticas, diretrizes, regras, procedimentos que dão

direcionamentos necessários para a execução de determinada

atividade.


ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Retrata como a empresa está ORGANIZADA e seuFUNCIONAMENTO, em termos de divisão do trabalho.

Entende-se por funcionamento a execução das atividades necessáriaspara que os objetivos da empresa sejam alcançados.


PAPÉIS E ATIVIDADES

Retrata a distribuição de autoridade, responsabilidade e atividades

entre os Recursos Humanos da Organização.


TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO - TI

Tecnologia da Informação abrange um conjunto de produtos de

software e hardware que proliferam rapidamente a capacidade das

organizações de coletar, armazenar, processar e disponibilizar os

mais diversos tipos de dados e informações.


INSTALAÇÕES

Recursos estruturais e materiais disponibilizados.

Compreende Edifícios, Máquinas, Equipamentos, etc.


RECURSOS HUMANOS

Conjunto de pessoas capacitadas

que executam as atividades para a

geração de produtos e/ou serviços.


FUNÇÃO

Permite a auto-regulação do processo e o controle de qualidade.

• RETROALIMENTAÇÃO/FEEDBACK

Entrada Atividades Saída


ENTRADASATIVIDADES

SAÍDAS

FORNEC. ENTRADA SAÍDA CLIENTE

Unidade

Solicitante

Requisição de

ComprasCotação

Requisição

Cotada

Depto.

Compras

REGRAS: Cotar, no mínimo, 3 fornecedores;

Cotar somente fornecedores homologados pela Instituição

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: Depto. Compras

PAPÉIS E ATIVIDADES: Responsabilidade dos Compradores

TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO: Sistema de Gestão de Recursos Empresarias – ERP; Computadores;

Sistema de Telecomunicação

INSTALAÇÕES: Prédio, mesas, recursos materiais, etc.

RECURSOS HUMANOS: Pessoas capacitadas


REGRAS: As Notas devem ser registradas 15 dias antes do término do semestre;

As Notas devem variar de 0 a 10, permitido o fracionamento de 0,5

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: Secretaria Acadêmica

PAPÉIS E ATIVIDADES: Responsabilidade dos Atendentes

ENTRADASATIVIDADES

SAÍDAS

FORNEC. ENTRADA SAÍDA CLIENTE

Docente Ata de NotasRegistro de Notas

(Média Final)

Ata de Notas Registrada e

Notas Disponibilizadas

Secretaria Geral e

Alunos

TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO: Sistema Acadêmico; Computadores;

Sistema de Telecomunicação

INSTALAÇÕES: Prédio, mesas, recursos materiais, etc.

RECURSOS HUMANOS: Pessoas capacitadas

Conjunto de procedimentos operacionais que deve ser executado coma finalidade de produção de um resultado.

Regras

En

tra

da

s

Sa

ída

s

Recursos

Que é atividade?

São as fases ou passos que compõe a atividade.

É O PROCEDIMENTO OPERACIONAL

Regras

En

tra

da

s

Sa

ída

s

Recursos

Que é tarefa?

ENSINO

GRADUAÇÃO PÓS SEQ EXT

PRÉ-MATRÍCULA

MATRÍCULA ACADÊMICA

TRANCAMENTO

DESTRANCAMENTO

DESISTÊNCIA

MATRÍCULA

Atividades possuem normas (Regras),

Procedimentos (Tarefas) e normalmente

sistemas de informação como suporte.

Gestão Estratégica

MACROPROCESSOS

FIM

MACROPROCESSO

MEIO OU DE SUPORTE

MACROPROCESSO

ESTRATÉGICO

Inclusão Movimentação Saída

Controladoria

Operações

Tecnologia de Informação

Recursos Humanos

Suprimentos

CADEIA DE VALOR –DIAGRAMA DO MACROPROCESSO FIM (PENITENCIÁRIA)

MOVIMENTAÇÃO

VISITA Educação Saúde Trabalho

ENTRADA DE VISITANTE

SAÍDA DE VISITANTE

VISITA FAMILIARES A PRESOS

Atividades possuem normas (Regras),

Procedimentos (Tarefas) e normalmente

sistemas de informação como suporte.

...


Início Movimentação Saída Fim

Reincidência

EducaçãoLaborterapia

(Trabalho)SaúdeVisita Conduta

Pecúlio

Correspondência

Feedback: Ressocialização

Benefícios

Não é processo. É módulo de sistema

Inclusão


Início Movimentação Saída Fim

Reincidência

Visita

Visita de

Estranhos à

Unidade

Feedback: Ressocialização

Inclusão

Visita de

Familiares aos

Presos

Entrada

Saída

Entrada

Saída


1. Inclusão

2. Movimentação

2.1 Educação

2.2 Trabalho

2.3 Visita

2.3.1 Visitas à Unidade

2.3.2 Visitas a Presos

2.3.2.1 Entrada

2.3.2.2 Saída

2.4 Saúde

2.5 Conduta

2.6 Correspondência

3. Saída


A maioria dos processos passa por diversas áreas funcionais, pois cada

departamento seja cliente, seja fornecedor de insumos para determinada

fase do Processo.

Macro-Processos

Conhecer esta diversidade

organizacional nos processos

é imprescindível para a

correta formação de Equipes

de Trabalho para o

Mapeamento e Redesenho

dos Processos.

Processos horizontais

2. Avaliação de Processos

3. Aperfeiçoamento de Processos

1. Mapeamento de

Processos

4. Documentação de Processos

Metodologia básica para a gestão de processos

Diagnosticar a situação

atual

Analisar e propor

melhorias

Implementar as melhorias

REDESENHO DOS PROCESSOS


Diagnóstico Organizacional

Criação de um Assessoria de Gestão de Processos

Criação de Equipe de Processos

Elaboração de Cadeias de Valor

Classificación de Processos da Instituição

Definição de Donos de Processos

Modelagem e Melhoria dos Processos

Definição dos Indicadores de Desempenho dos Processos

Elaboração das Propostas de Melhorias

Implementação das Ações


Podemos comparar o Diagnóstico Organizacional como uma fotografia que tiramos da Instituição

como um todo, envolvendo todos os setores. Nela, é possível avaliar em que estado se encontram

as práticas de gestão empresarial, extraindo desta análise os pontos fortes e fracos da Instituição,

inclusive frente a seus competidores.

Etapas do Diagnóstico Organizacional:

Solicitação de informação da Instituição

(organograma, gastos com materiais, regulamentos,

etc.).

Análise dos processos chaves.

Entrevistas com gestores.

Elaboração do diagnóstico.

Elaboração do plano de ação.

Apresentação do diagnóstico e do plano de ação.



Criação de uma Assessoria de Gestão de Processos

Criação da Equipe de Processos

Elaboração da Cadeia de Valor

Classificação dos Processos da Instituição

Definição do Dono do Processo





Qual é o tamanho de seu muro????

Fases

Gra

u d

e a

va

nç

o

Identificamos nossa cadeia de valor e processos.

Identificamos e melhoramos os processos críticos.

Redistribuímos nossos recursos ao longo de nossos processosEssenciais e atribuímos responsabilidades a um process owner.

Nossa instituição foi desenhada pela lógica de nossos PROCESSOS ESSENCIAIS .

Processos, que processos?

DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL


Gestão Estratégica

Ensino, Pesquisa e Extensão

Controladoria

Operações

Tecnologia da Informação

Recursos Humanos

Suprimentos












MACROPROCESSOS

PROCESSOPROCESSO

TAREFAS TAREFAS

SUBPROCESSO SUBPROCESSO

ATIVIDADES ATIVIDADES

SUBPROCESSO SUBPROCESSO












FORNECER ENSINO

ElaborarProjeto

Pedagógico

MatricularAluno

Ministrar oEnsino

Realizar oControle

Acadêmico

Promover oAluno

Expedir oDiploma

InscreverCandidato

Realizar asProvas deSeleção

Corrigir asProvas

Divulgar osResultados

Convocar osCandidatosAprovados

OfertarCurso

Desdobramento de processos

1. Mega Processo Prover Ensino

5. Mega Processo Prestar Apoio Acadêmico

4. Mega Processo Prestar Apoio Administrativo

6. Mega Processo Realizar Gestão Institucional

3. Mega Processo Prover Extensão e Serviços Específicos

2. Mega Processo Prover Pesquisa

Macro-Processos - UNISUL


Elaborar Projeto

Pedagógico

do Curso

Captar

e Selecionar

Alunos

Implementar

Projeto

Pedagógico do

Curso

Validar Cursos

e credenciar

docentes

1.1 1.2 1.3 1.4

Ensino

1

Gerar Projeto

Pedagógico

de Curso

1.1.4

Planejar

ações

1.3.1

Fornecer ensino,

pesquisa e

extenção

1.3.2

Conceder

título

1.4.3

Receber

Avaliação

Externa

1.4.4

Reconhecer

curso

1.4.2

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos

Aprovar PPC

1.1.5

Selecionar

alunos

1.2.2

Credenciar

docentes

1.4.1Propor

Criação de

Curso

1.1.1

1.1.2

Pesquisar e

Analisar

Mercado

Analisar a

Viabilidade

1.1.3

1.2.1

Fazer

Marketing

Recepcionar

alunos

1.2.3

Avaliar o

Ensino, Pesquisa

e Extenção

1.3.3


Realizar Pesquisa

Científica

2.1

Prover Pesquisa

2

Planejar

Pesquisa Científica

2.1.1

Executar Projetos de


2.1.3

Selecionar

Projetos de


2.1.2

Disseminar Resultados

de Pesquisa Científica

2.1.4

Avaliar


2.1.5

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos


Prestar ServiçosPromover

Eventos

3.1 3.2

Promover Extensão e

Prestar Serviços

Específicos

3

Elaborar

Projetos e

Programas

Diversos

3.2.2

Avaliar

Resultados

3.2.4

Operar

Projetos e

Programas

Diversos

3.2.3

3.3

Apresentar

proposta

de Eventos

3.3.1

Avaliar

Resultados

3.3.4

Operar

Eventos

3.3.3

Promover

Projetos e Programas

de Extensão

Identificar

demandas

3.2.1

Pesquisar

e analisar

mercado

3.1.1

Elaborar

projetos

de serviços

3.1.2

Operar

serviços

3.1.3

Cunho pedagógico

Médio Prazo

Avaliar

resultados

3.1.4

Pedagógico/Financeiro

Curta duração

Captação financeira

Planejar

Eventos

3.3.2

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos


Gerir

FinançasGerir

Pessoas

Gerir

Suprimentos

4.1 4.2 4.3

Prestar

Apoio Administrativo

4

Acompanhar

Ciclo de

Receita

4.1.1

Controlar

Contas a

Pagar

4.1.2

Recrutar

e Selecionar

pessoas

4.2.1

Admitir

pessoas

4.2.2

Elaborar,

executar Fluxo

de Caixa

4.1.3

Controlar

Informações

Contábeis

4.1.4

Processar

Informações

para contrato

4.2.3

Prover

Manutenção

Organizacional

4.2.4

Desligar

pessoas

4.2.6

Gerir

Patrimônio

4.4

Gerir

Tecnologia da

Informação

4.5

Controlar

Patrimônio

4.4.1

Realizar

Manutenção

e Melhoria da

Infra-estrutura

4.4.2

Estabelecer

Políticas e Dire-

trizes de TI

4.5.1

Executar

Operacional

Corporativo

4.5.2

Executar

Operacional

Campi

4.5.3

Comprar

Suprimentos

4.3.1

Armazenar

e distribuir

suprimentos

4.3.2

Controlar

Contratos e

Convênios

4.3.3

Analisar

Viabilidade Econô-

mico Financeira

4.1.5

Gerir

Apoio

Administrativo

4.6

Receber e

distribuir

documentos

4.6.1

Controlar

Transporte

4.6.2

Realizar

limpeza

4.6.3

Prestar serviço

de Copa

4.6.4

Prover

Vigilância

4.6.5

Avaliar

Fornecedores

4.3.4

Realizar

Qualificação

Profissional

4.2.5

Controlar

Locações

4.4.3

Arquivar

documentos

em Central

4.6.6

Prestar serviço

de Telefonia

4.6.7

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos


Fazer

Planejamento

Acadêmico

Processar

Matrícula

Fazer

Protocolo

Acadêmico

Fazer Controle

e Registro

Acadêmico

5.1 5.2 5.4 5.5

Prestar

Apoio Acadêmico

5

Definir

Calendário

5.1.1 Matricular

Calouros

5.2.1

Matricular

Veteranos

5.2.2

Encaminhar

entrada de

requerimento

5.4.1

Publicar o

resultado do

requerimento

5.4.3

Controlar

Diário de

Classe

5.5.1

Cadastrar

Dados de

Alunos

5.5.2Montar Grades

Horárias

5.1.2

Distribuir

Salas de Aula

e Laboratórios

5.1.4

Prover

Apoio

Acadêmico

5.3

Fazer Suporte

Logístico

Acadêmico

5.3.1

Prestar

Serviços de Apoio

à Comunidade

Acadêmica

5.3.2

Alocar

Professores

5.1.3

Cadastrar

dados do

curso

5.5.3

Adequar e

Atualizar

Infra Estrutura

Acadêmica

5.3.3

Processar o

requerimento

5.4.2

Matricular

Por processos

5.2.3

Matricular

em vagas re-

manescentes

5.2.4

Matricular

Sequenciais,Pós

eGraduação

5.2.5

Matricular

Disciplinas

isoladas

5.2.6

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos


Realizar

Planejamento

Institucional

Prover

Marketing e

Comunicação

Captar

Recursos

Estratégicos

Prover Avaliação

Institucional

e Clima

Organizacional

6.1 6.2 6.4 6.5

Realizar

Gestão Institucional

6

Elaborar

Planejamento

Estratégico

6.1.1

Elaborar

Orçamento

6.1.2

Pesquisar e

Analisar

Mercado

6.2.1

Realizar

Plano de

Marketing

62.2

Levantar

Informações

de Demanda

e Oferta

6.4.1

Elaborar

Projeto de

Captação de

Recurso Estrat.

6.4.2

Prover

Informação

Institucional

6.1.3

Gerar

Relações

Institucionais

6.3

Promover

Relações c/

Comunidade

6.3.1

Estruturar

Novos

Negócios

6.1.4

Executar

Projeto de

Captação de

Recursos

6.4.4

Fazer Rede de

Relacionamentos

6.4.3

Diagnosticar

Clima

Organizacional

6.5.1

Fazer

Avaliação

Institucional

6.5.2

Avaliar

Egresso

6.5.3

Realizar

Plano de

Comunicação

6.2.3

Implementar

requisitos

CRUB

6.5.4

6.7.1

6.7.2

6.7.3

Prover

Plano

Pedagógico

Institucional

6.7

Prover

Gestão de

Processos

6.6

Implementar

Certificação /

Credenciamento

6.6.1

Coordenar

Projetos

Tecnológicos

6.6.2

Fazer

Padronização

de Processos

6.6.4

Implementar

Auditoria

de Processos

6.6.5

Coordenar

Programas

da Qualidade

6.6.3

Elaborar o PPI

Apreciar o PPI

Validar o PPI

6.7.4

Consolidar

o PPI

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos


Gerência 1

Diretoria 1

PresidênciaProcesso

Diretoria 2 Diretoria 3

Gerência 2 Gerência 4 Gerência 5Gerência 3

Dono de Processo






Definição de Donos de Processo






Gestión Estratégica

MACROPROCESO

MEIO OU DE SUPORTE

MACROPROCESSO

ESTRATÉGICO

Asistencia a la Salud

Contraloría

Operaciones

Tecnologia de la Información

Recursos Humanos

Suplimientos

MACROPROCESSO

FIM












AtividadesEntradas

(Inputs)

Saídas

(Outputs)

Recursos

Humanos / Tecnológicos / Infra

(Enablers)

Políticas y Regras

(Guides)

Fornecedores Clientes

_________, ___/___/___

Matriz IGOE para mapeamento de processos

PROCESSO: Compras (Exemplo)

Atividades

-Receber requisição de compras de materiais

-Fazer análise crítica dos pedidos de compras

-Controlar estoques mínimos

-Realizar cotação com fornecedores qualificados

-Efetivar o pedido de compras

-Monitorar a situação da entrega

-Supervisionar o recebimento de materiais

-Monitorar o cadastramento das notas fiscais

Entradas

(Inputs)

-Reagentes

-Materiais de expediente

-Materiais de limpeza

-Softwares e Hardwares

Saídas

(Outputs)

-Requisições

atendidas dentro do

prazo, qtde e

qualidade especificada

Recursos

Humanos / Tecnológicos / Infra

(Enablers)

Políticas e Regras

(Guides)

- Seguir a Lei 8666

Fornecedores

-Papelarias

-Indústrias

químicas

-Empresas de

tecnologias

.Clientes

-Docentes

-Técnicos de

Laboratórios

-Auxiliares

Administrativos

_________, ___/___/___

Humanos

-Toda a comunidade

acadêmica

Tecnológicos

-Sistema SAP R/3 –

módulo MM

Infra

-Depósitos de

armazenagem

descentralizados

Matriz IGOE para mapeamento de processos

OPERAÇÃO

INÍCIO/FIM

DECISÃO

CONECTOR

CONECTOR DE PÁGINA

ARQUIVO TEMPORÁRIO

ARQUIVO DEFINITIVO

FORMULARIO/DOCUMENTO

ENTRADA/SAÍDA

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Simbologia básica de

fluxograma

Representação de processos

55

FLUJO ACTUAL

56

FLUJO MEJORADO

Metodologia básica para la gestión de procesos

Inicio

CONTRATO PARA EL PERSONAL DOCENTE

Requerimiento de docente

Aprueba?NOSI

Firma del Contrato

Emisión del formato del

Contrato

Solicitud Fondos a Rendir

Firma del Contrato

Prepara expediente para

C.U. Visto bueno

Emisión de Resolución

DPTO ACADÉMICOCSJO FACULTAD

UNIDAD DE GESTIÓNDIRECCIÓN UNIV DE

PERSONAL DOCENTEAPODERADO

LEGALCONSEJO

UNIVERSITARIOSECRETARÍA

GENERAL

Registros

Categoriza al docente

Selección de docente

Aprobación del Comité Directivo

Elaboración expediente del

contrato

Legajo personal

Ingreso a Planillas

RR.HH.

D.G.A.

CONTABILIDAD

MINISTERIO DE TRABAJO

TESORERIA

Fondos a Rendir Emisión de

Cheque

Deja Contrato, carta de

presentación y voucher de pago

Recibe y paga tasa de contrato

Fin

Sustenta Fondos a Rendir

Rendición de Fondos

D.G.A.

58

SUMARIO

Representação

de procesos


de processos

Avaliação de

oportunidades de

melhorias

Marco conceitual de

processos

1.1.2 - Convênios com Prestação de Contas - Órgão Governamentais ( Atual )

Contas à

PagarAlmoxarifadoFornecedoresSuperintendênciaComprasControlerDEF

Contas

á Receber

Prestação de

ContasREITORSGRPROACPROAD

Diretor

Administrativo

Professores(coordenadores

do projeto)

Órgão Gov.Procuradoria

Jurídica

Setor de Contrato

e ConvêniosFornecedores

Órgãos

Governamentais

Disponibilizam

oportunidades

de pesquisa

Elaborar

Projeto

Encaminhar

Projeto à

Concorrência

Analisar

o Projeto

Aprovar

Projeto

Elaborar

Convênio

Dar encaminhamento

Dar enca-

minhamento

Enquadrar na capa

padrão

(identificação)

Dar enca-

minhamento

Acordar Convênio

(aprovação)

Acordar Convênio

(aprovação)

Dar enca-

minhamento

Acordar Convênio

(aprovação)

Dar enca-

minhamento

Parecer quanto

a forma

Coletar Assinatura

do Reitor

De acordo

Assinar

Convênio

Da enca-

minhamento

Receber uma via

do convênio

Verificar a

natureza

Via e-mail com cópia digitalizada anexada

Verificar a

existência da

conta corrente

Com prestação de contasSem prestação de contas

Segue outro fluxo

Solicita a abertura

de Contas

Fazer Abertura de

conta corrente

Comunicar o nº

da conta correnteFazer o depósito

Verificar a

existência do

depósito

Comunicar o valor

depositado

Executar

Convênio

Emitir requisição

de compra

Receber e

aprovar

Receber e

aprovar

Fazer abertura de

conta contábil

Fazer cotações

Analisar cotações

Criar pedido de

compras

Liberar pedido

de compra

Enviar pedido

de compras

Encaminhar

material

Receber,

conferir e

guardar

Contabilizar

Nota Fiscal

Receber Nota

Fiscal original

Documento físico Via R/3

Efetivar

pagamento de

fornecedores

(processo

interno)Receber

Pagamentos

Fazer

transferência

de contas

(bancos)

Solicitar

transferência

da conta

convênio para

conta

disposição

Receber

cópias de

cheque

nominal ao

fornecedor

Realizar

processo de

prestação de

contas

Encaminhar a

prestação de

contas

Encerrar o

processo

- Inexistência de políticas e

diretrizes.

- Falta de controle

- Desconhecimento da

autonomia do Coordenador

Entrega do convênio para a

Procuradoria, gerando

retrabalho

Entrega do convênio para o

setor de convênios gerando

retrabalho



retrabalho

AS IS

Análise de processos

• COMO podemos fazer mais

rápido o que fazemos?

• COMO podemos fazer melhor o

que fazemos?

• COMO podemos fazer o que

fazemos com menor custo?

Melhoria continua dos processos

Bolsa Incentivo ao Estudante: Melhor Calouro

AlunoTesourariaSuperintendência

Setor de

Negociação do

Campus

Setor CorporativoASSESTACAFE

Emite relatório

com a

classificação dos

candidatos por

soma de pontosRecebe, verifica

os três primeiros

colocados em

cursos distintos

Emite certificado,

encaminha matriz

para premiação

Recebe, faz

levantamento de

custos, define

procedimentos

financeiros e

encaminha

Faz recibos,

comunica o aluno

Divulga e formaliza

premiação com

entrega de diplomas

e informações de

datas de pagamento

Procedimentos

1

TO BE

Redesenho de processos

ISHIKAWA DIAGRAMA DE DISPERSÃO

SIX SIGMABENCHMARKING

BPMN - TIBCO

VISIO

Melhoria continua dos processos

Metodologia Avançada de Gestão de Processos

PROCESSO

PROBLEMA

CAUSA

SOLUÇÃO

CONHECER

PRIORIZAR

SELECIONAR

SELECIONAR

PLANEJAR A

IMPLANTAÇÃO

ANÁLISE

MELHORIAFE

RR

AM

EN

TA

SMetodologia Avançada de Gestão de Processos

Ações

Corretivas

Definir

Metas

Definir

Métodos

Verificar

Resultados

Educar eTreinar

Executar

Tarefa

A P

C D

(Act)

(Check)

(Plan)

(Do)

Ciclo PDCA de Melhoria Continua de Processos

C

P A

D

ANÁLISE

DEPROCESSO

MELHORIA

DEPROCESSO

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

CLIENTE

1

Conheci-mento do

processo

2

Seleção do

Problema/

DesafioBusca e

Avalia-ção de

Causas

3

4 Geraçãode

Alternativas5Avalia-

ção de

Alternati-

vas

6 Desen-

volvimen-

to de

Soluções

7 Implantação

Normalização

Etapas e Ferramentas da MAMP

Etapa 1 – Conhecimento do Processo

- Matriz de priorização de processos (CEDRO)

- Mapeamento de processos

- Fluxograma

- Indicadores de desempenho

Etapa 2 – Seleção do Problema

- Brainstorming

- Matriz de priorização de problemas (GUT)

Etapa 3 – Busca e Avaliação de Causas

- Brainstorming

- Matriz de priorização de causas (Ishikawa)

Etapa 4 – Geração de Alternativas de Soluções

- Brainstorming

Etapa 5 – Avaliação de Alternativas de Soluções

- Matriz de priorização de soluções (BASICO)

Etapa 6 – Desenvolvimento de Soluções

- Plano de Ação (5W2H)

Etapa 7 – Implantação e Padronização

Etapas e Ferramentas da MAMP

Critérios de priorização para intervenção

Diretrizes Estratégicas

Cadeia de valor

Suporte

Demandas

tecnológicas

As is To be

Normalização

SUMARIO

Representação

de procesos


de processos

Avaliação de

oportunidades de

melhorias

Marco conceitual de

processos

Organização da documentação de processos

Sistema Nomativo Informatizado

Processo n

Processo 1

Processo 2Macro

Processos

Indicadores de Processos

BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

Indicadores de capacidade

Indicador de produtividade

Sistema de Gestão de IndicadoresIndicadores de Processos

Metas

Indicador de qualidade





Classificação dos Processos Instituição



Definição de Indicadores de Desempenho de Processos



Mensuração de desempenho de processos

Responsável Fórm. Cálculo Periodicidade Auditor

José Maria X/Y Mensal Roberto Maia

Acompanhamento das Metas

0%40%80%100%

Meta







Modelagem e melhoria dos Processos


Monitoramento de Processos


Monitoramento de processos

Procedimento Operacional Resolução Normativa Instrução de trabalho

Processo executado de acordo com as

regras e procedimentos?

Conformidade

Não conformidade

Auditoria de Processos

Sim

Não

Monitoramento de processos

Exercício

ITENS MONTAGEM DE PROCEDIMENTO

1 Pegue uma folha tamanho A.4;

2 Dobre o lado maior ao meio;

3 Com a folha ainda dobrada, repita o processo 2,

dobrando novamente o lado maior ao meio;

4 Corte o canto que contiver as duas dobras,

medindo um centímetro em cada lado;

5 Mantenha o formato obtido, repita o processo 3 e

novamente, o processo 4;

6 Desdobre a folha e verifique o produto acabado.

Indefinido,

imprevisível

Disciplinado

Normalizado,

consistente

Previsivelmente,

controlado

Continuamente

melhorado

1. InformalConceito de Processo ausente

Prazos, custos e qualidade não previsível

2. OrganizadoProcessos principais definidos

Compromissos e recursos balanceados

3. Bem estruturadoProcedimentos normalizados com algum grau de controle

Início de uso de indicadores

4. OtimizadoProcessos integrados e alinhados, com bons indicadores

Metas e planos baseados em dados

5. DiferenciadoDifusão de melhores práticas

Compromisso com melhoria e refinamento de processos

Modelo dos níveis de maturidade

Modelo dos níveis de maturidade

Gestão Orientada Por Processos

SISTEMA DE GESTÃO ORIENTADA POR PROCESSOS – SGOPP: uma proposta de um sistema de gestão OPP

sistêmico e sua metodologia de implantação (2007)

Tese de Doutorado

Luciano Rodrigues Marcelino

1.1.2 - Convênios com Prestação de Contas - Órgão Governamentais ( Atual )

Contas à

PagarAlmoxarifadoFornecedoresSuperintendênciaComprasControlerDEF

Contas

á Receber

Prestação de

ContasREITORSGRPROACPROAD

Diretor

Administrativo

Professores(coordenadores

do projeto)

Órgão Gov.Procuradoria

Jurídica

Setor de Contrato

e ConvêniosFornecedores

ÓrgãosGovernamentais

Disponibilizamoportunidades de pesquisa

Elaborar

Projeto

EncaminharProjeto à

Concorrência

Analisaro Projeto

Aprovar

Projeto

Elaborar

Convênio

Dar encaminhamento

Dar enca-minhamento

Enquadrar na capa

padrão(identificação)

Dar enca-minhamento

Acordar Convênio(aprovação)

Acordar Convênio

(aprovação)

Dar enca-

minhamento

Acordar Convênio

(aprovação)

Dar enca-minhamento

Parecer quanto

a forma

Coletar Assinaturado Reitor

De acordo

AssinarConvênio

Da enca-minhamento

Receber uma viado convênio

Verificar anatureza

Via e-mail com cópia digitalizada anexada

Verificar a

existência da

conta corrente

Com prestação de contasSem prestação de contas

Segue outro fluxo

Solicita a abertura

de Contas

Fazer Abertura deconta corrente

Comunicar o nº

da conta correnteFazer o depósito

Verificar aexistência do

depósito

Comunicar o valordepositado

ExecutarConvênio

Emitir requisiçãode compra

Receber eaprovar

Receber eaprovar

Fazer abertura deconta contábil

Fazer cotações

Analisar cotações

Criar pedido decompras

Liberar pedido

de compra

Enviar pedido

de compras

Encaminharmaterial

Receber,

conferir e

guardar

Contabilizar

Nota Fiscal

Receber NotaFiscal original

Documento físico Via R/3

Efetivarpagamento de

fornecedores(processo

interno)Receber

Pagamentos

Fazer

transferência

de contas

(bancos)

Solicitar

transferênciada conta

convênio para

contadisposição

Receber

cópias decheque

nominal ao

fornecedor

Realizar

processo deprestação de

contas

Encaminhar aprestação de

contas

Encerrar oprocesso

- Inexistência de políticas e

diretrizes.- Falta de controle

- Desconhecimento daautonomia do Coordenador

Entrega do convênio para aProcuradoria, gerando

retrabalho



retrabalho


setor de convênios gerandoretrabalho

Gestão de Processos Segundo a ISSO 9001 – versão 2008

MACROPROCESSOS

PROCESSOPROCESSO PROCESSOPROCESSO

TAREFAS TAREFASTAREFAS TAREFAS

SUB-PROCESSO SUB-PROCESSOSUB-PROCESSO SUB-PROCESSO

ATIVIDADES ATIVIDADESATIVIDADES ATIVIDADES

2. Avaliação de Processos

3. Aperfeiçoamento de Processos

1. Mapeamento de Processos

4. Documentação de Processos

Secretaria

de AdministraçãoSecretaria

de Finanças

Secretaria

de Meios e

Suprimentos

Gestão das Secretarias

de Governo da PMT

2009-2012

Secretaria

de Controladoria

Geral

Gerir

documentos

Macro

Processo

Processos

Principais

Processos

Gerir recursos

humanos

Gerir patrimônio

e serviços gerais

Gerir a manutenção

da f rota municipal

Formular

políticas

de tributação

Executar

olíticas

de tributação

Coordenar

políticas

de tributação

Assegurar a

arrecadação de

tributos

Gerir compras

Gerir a contratação

de serviços

Gerir processos

de licitação

Elaborar contratos

e editais

Avaliar o PPA

e a LDO

Avaliar programas

e metas

orçamentárias

Fiscalizar os atos

de gestão

Controlar as

operações de crédito

e débito

Gerir o abastecimento

da f rota municipal

(1º Escopo de Intervenção)

Grupo STANDARD Consultoria

Luciano Rodrigues Marcelino

[email protected]

Sócio-Diretor / Gestão de Negócios

Endereço: Rua Tubalcain Faraco, 85 - Sala 609 - Ed. Center Park

Centro - CEP: 88701-150 - Tubarão/SC - Brasil.

Telefone/Fax: + 55 (48) 3628-1419 / 99963422 / 88276800

CNPJ: 11.233.261/0001-78

Inscrição Estadual: isento.

Inscrição Municipal: 62.800

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FORMAÇÃO DE RDs - standardconsultoria.com · NOTA - Convém que os processos necessários para o...

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