GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA O

FORTALECIMENTO E A EFICIÊNCIA DA AÇÃO

GOVERNAMENTAL NO MUNICÍPIO DE NITERÓI FABRÍCIO FERNANDES DA SILVA MOÇA

ANDRÉ HENRIQUE CARRARA ALVES TALITA ANUNCIAÇÃO DA SILVA

FABRÍCIO ALVES MATTOS

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Painel 28/086 A coordenação de estratégias inovadoras para a melhoria da gestão pública no município de Niterói

GESTÃO DA INFORMAÇÃO PARA O FORTALECIMENTO

E A EFICIÊNCIA DA AÇÃO GOVERNAMENTAL NO MUNICÍPIO DE NITERÓI

Fabrício Alves Mattos

Fabrício Fernandes da Silva Moça

André Henrique Carrara Alves Talita Anunciação da Silva

RESUMO

O artigo parte de um diagnóstico preliminar realizado no início de 2013 que apontou

a coexistência na Prefeitura de Niterói de 45 sistemas de protocolo, 11 folhas de pagamento e 10 sistemas contábeis cuja operação se dava em plataformas distintas

e ultrapassadas. A partir disso apresenta a solução destacada pelo município para promover a unificação de todos os sistemas de forma integrada via implantação do software em open source E-Cidade e a parceria celebrada junto à Secretaria de

Planejamento e Gestão e o Centro de Tecnologia de Informação e Comunicação – ambos do Estado do Rio de Janeiro – para garantir a viabilidade do projeto. Aborda os desafios enfrentados durante o processo de implantação como o estranhamento

inicial por parte dos servidores de trabalhar com o sistema, a infraestrutura precária e a limitação de recursos humanos e financeiros. Por fim, apresenta os principais

resultados obtidos com a implantação do E-cidade como a racionalização de gastos, a organização das informações de forma sistemática e a maior agilidade que propicia aos gestores nas tomadas de decisões estratégicas.

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1 INTRODUÇÃO

O advento da Constituição Federal de 1988 acarretou considerável

inovação na estrutura político-administrativa brasileira, com a elevação dos

municípios brasileiros à condição de entes federados. Nesse contexto, os municípios

adquirem importância crescente no cenário nacional, o que lhes viabiliza, por um

lado, maior autonomia e acesso aos recursos fiscais e, por outro, pressupõe

crescentes responsabilidades na gestão das políticas públicas e execução dos

serviços à população.

Conforme salienta Souza e Faria (2004), até a promulgação da vigente

Constituição, o sistema federativo brasileiro era organizado de forma dual e

hierárquica, com alto grau de centralização administrativa. A partir da

descentralização pós-1988, o Estado transfere suas atividades e funções a outros

entes, como tentativa de aproximar seus recursos e suas competências dos

problemas e das demandas concretas da população, diminuindo a distância entre os

atores sociais.

A descentralização político-administrativa do Estado brasileiro suscitou

forte mudança na agenda de responsabilidades dos municípios, cujas competências

restringiam-se aos âmbitos federal e estadual. O aumento do poder político e

tributário das entidades subnacionais fomentou a consolidação da democracia por

meio do empoderamento das comunidades locais no processo decisório sobre

políticas públicas (SILVEIRA et al, ??), ao possibilitar o aumento da accountability e

da responsividade por parte dos governos municipais.

Diante dessa nova conjuntura, é necessária a existência de políticas

públicas municipais integradas, que sejam efetivas no atendimento do público alvo

(FARAH, 2001). A busca por ações integradas, por novas formas de articulação e

pela inclusão de novos atores coaduna-se com os objetivos da atual gestão do

município de Niterói, dentre eles, a integração dos processos e procedimentos

administrativos. Nesse sentido, a implantação do software em open source, e-

cidade, constitui ferramenta essencial desse novo modelo de gestão, o qual

proporciona maior comparti lhamento de dados e informações mediante a utilização

de soluções integradas de tecnologia de informações.

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O município de Niterói, ao utilizar a tecnologia em favor da modernização

da gestão e do aprimoramento dos processos administrativos, inaugura uma

transformação no relacionamento governo-cidadão e coloca-se em consonância com

a Revolução Tecnológica e Informacional 1 (DINIZ et al, 2009). Dessa maneira, a

utilização de sistemas de informação pelo setor público, a exemplo do software e-

cidade, propicia agilidade na prestação dos serviços e transparência dos atos

administrativos, de acordo com os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade

aplicados à Administração Pública.

2 REVISÃO TEÓRICA

Modernização da gestão pública

Com o sancionamento da constituição federal brasileira de 1988, foram

atribuídos maiores responsabilidades no âmbito da gestão municipal, atingindo

principalmente o ponto do relacionamento com seu cidadão, de modo a incitar o

município a rever seu modelo de gestão, assim como seus serviços prestados a

comunidade, e então buscar melhorias e novas metodologias caso necessário.

Desta forma a modernização da gestão tem sido um tema bastante discutido e

trabalhado para que se possa ter um melhor controle na gestão e também uma

melhor capacidade de auto-avaliação, gerando a partir desta um processo visando a

melhoria continua. Os avanços tecnológicos vêm beneficiando várias áreas e

segmentos no mercado privado, principalmente com a Internet, onde sistemas

auxiliam na gestão e controle, tornando também os processos mais ágeis e práticos.

“A informação de qualidade dentro das organizações desempenha um papel

muito importante, pois ela auxilia no processo de tomada de decisão, no

controle e no planejamento das estratégias a serem utilizadas pelas

organizações, possibilitando-lhes uma maior eficiência e agilidade.”

A necessidade de obter, coletar e processar informações de forma correta faz com

que as organizações preocupem-se em absorver dados precisos e confiáveis.

1 Conceito utilizado por Manuel Castells em sua obra “A Sociedade em Rede”, que se refere ao

desenvolvimento do meio técnico-cient ífico-informacional.

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A tecnologia da Informação (TI) tem sido uma grande aliada na melhoria e

modernização da gestão com sistemas de gestão integrada, Business Inteligence,

entre outros, que facilitam no acesso e gestão da informação, além de uma maior

transparência nos processos e ajudar também a atender as exigências da Lei de

Acesso à Informação (LAI), Lei nº 12.527/2011, que regulamenta o direito

constitucional de acesso às informações públicas. Seguindo a mesma linha das

empresas privadas, os municípios vêm aderindo a metodologias de gestão integrada

visando maior eficiência e eficácia na gestão pública, porem muita das vezes

esbarram em carências na infraestrutura ou ate mesmo barreiras da gestão atual.

Modernizar a gestão não é uma missão simples, pois envolve quebrar paradigmas e

muitas das vezes implementar novos modelos e conceitos.

No mundo em que vivemos a gestão da informação, se caracteriza pela

necessidade de respostas rápidas em meio de uma cultura visto que a informação

percorre longas distâncias em frações de segundo. Sendo assim, o impacto das

transformações é sentido em várias dimensões das atividades humanas, inclusive

nos processos de trabalho, devido ao acesso cada vez mais amplo às informações e

à possibilidade de comunicação independente do tempo e da distância.

Com a explosão da informação se cria um problema ao gerenciamento de

tantas informações, gerando então a necessidade de uti lização de ferramentas que

facilitem o acesso a essas informações, com o intuito de auxiliar a pensar, organizar,

decidir e agir.

A sociedade vem exigindo cada vez mais transparência e agilidade na

resolução de suas demandas, e com isso entra diretamente em conflito com a forma

com que a possui sua informação com uma burocracia gastando muito, porém mal,

dada a ineficiência.

A Gestão do Conhecimento tem uma finalidade bem ampla na

Administração Pública. Assim que:

Além de aumentar a efetividade da ação pública no t ratamento de temas relevantes para a sociedade de maneira competente, com o mínimo de recursos e tempestividade, as organizações públicas devem gerir o

conhecimento para: i) tratar de maneira adequada e com rapidez desafios inesperados e desastres; ii) Preparar cidadãos, organizações não governamentais e outros atores sociais para atuar como parceiros

do Estado na elaboração e na implementação de políticas públicas;

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iii) promover a inserção social, a redução das desigualdades sociais e um

nível aceitável de qualidade de vida para a população por meio de construção, manutenção e ampliação do capital social e do capital intelectual das empresas; e iv) criar uma sociedade competitiva na

economia regional e global por meio da educação dos cidadãos para que eles se tornem trabalhadores competentes do conhecimento, e mediante o desenvolvimento das organizações para que estas se tornem competitivas

em todas as áreas do conhecimento. (BATISTA, 2004, p. 9).

O Sistema de informação é definido como um conjunto de componentes

inter-relacionados que coleta, recupera, processa, armazena e distribui informações

destinadas a apoiar a tomada de decisões. Além disso, também auxilia aos gerentes

e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos

produtos. Os sistemas de informação contém informações significativas para a

organização. Informação quer dizer dados apresentados em uma forma útil para os

administradores. Dados, por sua vez são fatos brutos que representam eventos que

estão ocorrendo nas organizações, antes de terem sido organizados e arranjados de

uma forma que as pessoas possam entendê-los.

Até o ano de 2012, os sistemas desenvolvidos dentro das instituições da

Prefeitura Municipal de Niterói, tinham o objetivo primeiro de reduzir um enorme

trabalho manual, melhorando os controles internos. Eram sistemas exclusivamente

“Batch”, isto é, que processavam as informações em lotes. Nesses sistemas os

usuários alimentavam com dados seus processos. Os Sistemas eram

Departamentais, não se falava, nem se imaginava um sistema integrado. A

comunicação era feita de fluxo dos processos. Os sistemas eram desenvolvidos

dentro dos CPDs sem o envolvimento dos usuários, que em última análise, eram os

Clientes. Após o armazenamento das informações nos Computadores, os Sistemas

processavam esses dados conforme a natureza dos Sistemas (Folha de Pagamento,

Contabilidade, Contas a Pagar, Contas a Receber etc.) e disponibilizavam os dados

aos usuários através de listagens, que também eram definidas pelas áreas

envolvidas.

Com o inicio do Governo de Rodrigo Neves em 2013, surge à

necessidade do desenvolvimento de sistemas que contemplem os fluxos e

transações dentro do município. Não fazia mais sentido um mesmo dado ser

digitado em várias áreas ao mesmo tempo. Fazia-se necessário desenvolver um

sistema inteligente o suficiente para propagar o mesmo dado por todo o município.

A consequência seria uma economia de tempo e integridade da informação.

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Com essa necessidade surge no município o sistema E-cidade, com

parceria da SEPLAG-RIO e PRODERJ. Essa parceria permitiu que o município

pudesse ter um controle efetivo de suas informações de forma integrada onde todos

os órgãos pudessem ter conhecimento das informações juntamente com a

população.

Seus princípios básicos de funcionamento de um software de gestão são

a integração e a parametrização. Ambos os princípios aplicam-se ao escopo de

atividades contemplado pela ferramenta, abrangendo todo o fluxo de atividades,

desde suprimentos até a logística de distribuição, passando pela gestão de

processos internos e de pessoas. Quando bem implementados, os ERP permitem

democratizar a informação para todos os setores ou áreas do município, fornecem

meios para facilitar a tomada de decisões, promovem a melhoria da produtividade,

reduzem custos, aperfeiçoam os processos contábeis, racionalizam estoques e

eliminam problemas de comunicação entre diferentes sistemas.

3 DIAGNÓSTICO INICIAL EM NITERÓI: POR QUE UM SISTEMA DE GESTÃO

INTEGRADA?

No início de 2013 foi realizado um relatório diagnóstico no município que

detalhou a existência de um passivo herdado da gestão anterior num total de R$ 573

milhões, restos a pagar de R$ 100 milhões e folha de pagamento de dezembro de

R$ 40 milhões. Outro dado preocupante auferido pelo diagnóstico foi a progressão

exponencial da dívida consolidada que evoluiu de R$ 67 milhões em 2008 para R$

433 milhões em 2011 – representando um aumento de 8,2% para 38,6% em apenas

quatro anos.

Nesse diagnóstico foi possível ainda constatar que coexistiam na

Prefeitura de Niterói 45 sistemas de protocolo, 11 folhas de pagamento e 10

sistemas contábeis que operavam em plataformas distintas e ultrapassadas. Essa

desagregação de informações (por vezes incompletas e inconsistentes), além de

dificultar o acompanhamento da execução orçamentária, financeira e tributária,

promovia a desarticulação das funções de elaboração, monitoramento e controle das

políticas públicas.

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Diante dessa situação e frente às inúmeras demandas dos cidadãos que

exigiam investimentos na criação e melhoria de serviços, o governo de Rodrigo

Neves assumiu como prioridade política o reequilíbrio das contas públicas e a

promoção da modernização da gestão visando à eficiência administrativo -financeira

do município. Assim, estruturou-se um “Choque de Gestão” para provocar a

modernização da gestão governamental por meio de um conjunto de ações

inovadoras para alavancar áreas vitais da administração: planejamento

(revitalização); gestão orçamentária, financeira e contábil (ajuste fiscal e economia

do gasto); e a implantação de soluções de tecnologia da informação e comunicação

(definição de sistemas corporativos de integração, de monitoramento de metas e

resultados e de gestão estratégica).

A formulação do Programa de Gestão da Informação para o

Fortalecimento da Ação Governamental é estruturada nesse contexto com o objetivo

de aprimorar a qualidade do serviço público ofertado a sociedade, racionalizando

gastos, gerando informações organizadas de forma sistemática, digitalizada e

permitindo maior agilidade dos gestores nas tomadas de decisões estratégicas e

maior precisão para a elaboração das políticas públicas.

O Programa consiste na implantação do software open source e-Cidade,

destinado a informatizar a administração municipal de forma integrada entre os

diferentes entes – Prefeitura Municipal, Câmara Municipal, Autarquias, Empresas

Públicas e Fundações – facilitando a modernização das macro atividades de gestão

de pessoas; gestão e controle fazendário, contábil e tributário; e abertura e

tramitação de protocolos.

Diante do diagnóstico que evidenciou a coexistência de diversos sistemas

desintegrados – quando não inexistentes – foi identificada a necessidade de instituir

no município um sistema único que informatizasse e interligasse as informações dos

diferentes entes da Prefeitura. Após levantamento de soluções de TI que pudessem

atender a essa necessidade, optou-se por implantar o software open source e-

Cidade, já implantado em outros municípios brasileiros de menor porte. O software

e-Cidade dispõe de uma estrutura modular e parametrizável, tendo como principal

objetivo organizar e otimizar a administração pública em seus mais diversos fatores,

melhorando e facilitando o atendimento ao cidadão, buscando o equilíbrio das

contas públicas, a maximização da receita e o cumprimento dos preceitos legais.

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O e-Cidade abrange os módulos de gestão financeira, tributária,

patrimonial, de recursos humanos, educacional, da saúde, de Business Intelligence

(abrangendo indicadores, análises orçamentária, financeira, tributária, de recursos

humanos, de saúde e da educação) e ainda de atendimento ao cidadão. Essa

estrutura possibilita à Prefeitura a organização da contabilidade, a consolidação das

contas e reforça as funções de elaboração, monitoramento e controle do PPA, LDO

e LOA.

O software e-Cidade, disponível no Portal do Software Público Brasileiro

com seu código fonte aberto para download, foi escolhido pela Prefeitura Municipal

de Niterói por diversos fatores: a) já implantado e testado por diversos municípios

brasileiros; b) baixo custo de implementação frente a outros softwares proprietários;

c) facilidade de adaptação do sistema à realidade de Niterói; d) possibilidade de

integrar diferentes módulos consolidando as informações em uma única plataforma;

e) garantia de liberdade de escolha dos fornecedores; e f) continuidade do sistema

no médio/longo prazos, uma vez que é apoiado pelo Ministério do Planejamento.

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Convém destacar que apesar do software E-cidade já ter sido utilizado

por outros municípios brasileiros, constitui uma inovação em Niterói, uma vez que foi

a primeira cidade com mais de 100 mil habitantes a implantá-lo.

4 GOVERNANÇA E RECURSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

Conforme previsto em Termo de Cooperação Técnica celebrado entre a

Secretária de Estado de Planejamento e Gestão (SEPLAG) e a Prefeitura Municipal

de Niterói (PMN) com a interveniência do Centro de Tecnologia da Informação e

Comunicação do Estado do Rio de Janeiro (PRODERJ).

Os recursos, previstos no Termo Cooperação assinado, alocados no

programa, através de transferência voluntária gerenciada pela SEPLAG-RJ, com

interveniência do PRODERJ, com execução por empresa contratada por adesão à

Ata de Registro de Preço, sem ônus direto para a prefeitura de Niterói, prevê

investimentos de R$ 14 milhões, sendo R$ 5 milhões repassados pelo PRODERJ

entre 2013 e 2014 e outros R$ 9 milhões da Prefeitura entre 2015 e 2016.

Que tem sua previsão orçamentária descrita no PPA 2009-2011 e 2012-

2015 do Estado do Rio de Janeiro, na ação denominada “Gestão da Informação

para Fortalecimento da Ação Governamental” que tem como finalidade: “Modernizar

o sistema de planejamento e orçamento e de informações que subsidiem a

formulação e implantação de políticas públicas.” Devemos ainda destacar o Objetivo

do Programa na qual ela se insere: “Aperfeiçoar os processos do ciclo de

planejamento, orçamento e gestão, conferindo agilidade às atividades dos órgãos do

poder executivo para geração dos melhores resultados à sociedade com o mínimo

de dispêndio de recursos.”

Fica clara a preocupação do gestor do executivo estadual no

planejamento dos seus projetos e ações, que compõem os programas de governo

para o período 2012-2015, em fortalecer ações de melhoria da gestão nos

municípios é uma forma de modernizar o ciclo de planejamento, orçamento e gestão

do Estado como um todo.

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Conforme previsto ficou à cargo do PRODERJ, que já possuía expertise

na implantação desse mesmo software de gestão, em 22 municípios do Estado do

Rio de Janeiro, no âmbito do “Programa Municípios Eficientes” que tem como

expectativa:

Todos esperam que os municípios atendidos pelo programa Municípios

Eficientes consigam, através da utilização efetiva do sistema, obter informações importantes para a análise e tomada de decisão nos itens relativos aos aspectos Educacionais mas também Tributários, já que

Araruama foi contemplado tanto na fase piloto como na expansão.”2

Uma das maiores dificuldades em contratações de TI, reside justamente

no expertise técnico necessário para realização do certame, e posterior

acompanhamento adequado da execução.

Esse know how é obtido pelos técnicos através, não só da formação, mas

especialmente da prática, a PMN carece justamente de um quadro de servidores

efetivos de carreira, tornando raro esse tipo de mão de obra especializada, e o apoio

do PRODERJ nesse aspecto foi essencial e gerou grande economia de tempo

evitando longos processos licitatórios que poderiam restar inconclusos por falhas de

elaboração, e economia de recursos financeiros com a contratação de pessoas ou

empresas com os conhecimentos necessários.

Com isso o acordo com o Estado do RJ foi além da mera transferência de

recursos estado x município, alcançado o nível de uma parceria que incluiu o

fornecimento de consultoria garantidora da adequada utilização dos recursos.

É de conhecimento amplo, que uma das principais críticas aos repasses

de recursos, reside na má aplicação desses recursos pelos beneficiários. O que

ocorre muitas vezes, não por desídia, mas por falta de pessoal qualificado para

correta aplicação, execução, acompanhamento e prestação de contas dos recursos

recebidos.

Ainda neste contexto de parcerias interfederativas, devemos destacar o

papel do Governo Federal no fomento de iniciativas de software livre de gestão

pública, através do Portal do Software Publico Brasileiro, que como principais

benefícios esperados: Economia de recursos, independência de fornecedores,

2 http://www.municipioseficientes.rj.gov.br. Acessado em 28/04/2015.

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segurança e compartilhamento do conhecimento, onde estão disponíveis mais de 60

soluções para as mais diversas áreas e dentre elas o software e-CIDADE utilizado

nessa iniciativa.

Ora vemos claramente os objetivos do programa federal alcançados no

cenário de cooperação apresentado, especialmente:

1. economia de recursos: com o não pagamento de licenças de software,

ERPs costumam ter alto custo, e ainda na contratação de empresa de

implantação e customização, o ganho de escala da licitação Estadual

para atender vários munícipios, e ainda, órgão gerenciador único, o

PRODERJ;

2. independência de fornecedores: já que o software é livre qualquer

empresa poderia concorrer pela sua implantação;

3. Compartilhamento de conhecimento: O PRODERJ licitou, contratou

planejou e acompanhou a implantação e customização de vários

módulos do software e-cidade, em 22 municípios, adquirindo assim

uma experiência única, que agora pode ser compartilhada.

5 PLANEJAMENTO E CRONOGRAMA DA IMPLEMENTAÇÃO DO E-CIDADE EM NITERÓI

O sucesso de um programa depende da aplicação de uma ampla gama

de ferramentas de gestão em projetos e programas. Escopo, custo, qualidade e

cronograma são considerados essenciais para qualquer projeto importante. Fundos

Ambientais e seus parceiros são bem versados em qualidade e técnicas de

estimativa de custos, que geralmente são aplicadas várias vezes a cada projeto.

O tratamento do risco é bem menos entendido e uniforme na comunidade

ambientalista. Os processos de gestão de riscos e suas ferramentas, documentação

e comunicação são menos padronizados que qualquer outra dimensão da gestão de

projetos ambientais.

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Para a execução do Programa de implantação do software e-Cidade se

fazia necessária uma série de insumos como a contratação de técnicos para a

adaptação do sistema às necessidades de Niterói e a aquisição de equipamentos de

tecnologia e adequação da infraestrutura. Ademais, se fazia necessário investir em

capacitação e ações de mudança da cultura dos servidores públicos já acostumados

a trabalhar com outros sistemas e rotinas de trabalho.

A implantação do software e-cidade na Prefeitura de Niterói constitui uma

das vertentes do projeto “Modernização da Gestão de TI da Prefeitura Municipal de

Niterói”, que tem como objetivo melhorar significativamente a administração dos

sistemas e informações que darão subsídios para tornar a gestão pública do

município cada vez mais eficiente.

Em reuniões de levantamentos preliminares, foram identificados

problemas substanciais, referentes ao controle fazendário, ao controle de processos

e à gestão de pessoas, como duplicidade de sistemas, bases e critérios distintos,

plataformas desatualizadas e não mais disponíveis no mercado com facilidade, entre

outras barreiras.

Para que ocorressem as mudanças, foi assinado um termo de

cooperação técnica entre a SEPLAG/RJ, o PRODERJ e a Prefeitura de Niterói para

viabilizar o projeto na área de tecnologia, e posteriormente, por meio de contrato

efetuado diretamente entre a Prefeitura Municipal de Niterói e a empresa DBSeller.

A inserção do e-cidade na Prefeitura de Niterói teve início no primeiro

semestre de 2014 e o processo ainda está em desenvolvimento, com previsão de

conclusão no segundo semestre de 2015. Através do sistema e-cidade já é possível

unificar a execução orçamentária, contábil e financeira e dar início à migração da

folha de pagamento. Várias ações foram concretizadas, tanto na área de

infraestrutura, quanto na área de software.

Durante este processo foram verificados vários fatores que interferiram na

implantação, tais como as condições de infraestrutura da rede lógica e elétrica, a

existência de equipamentos obsoletos e ultrapassados além da pouca familiaridade

de parte dos servidores com os sistemas de informação em geral, e em especial

com o e-cidade.

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Tais desafios vêm sendo enfrentados por meio de adoção de ações

previstas no Programa de Modernização da a Administração (PMAT/BNDES), como

a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), aquisição de

equipamentos, adequação de ambientes com conectividade, desenvolvimento de

programas de capacitação e aprimoramento profissional.

O e-cidade é segmentado em áreas de negócios, subdivididas em

módulos:

ÁREA FINANCEIRA: ORÇAMENTO, PPA E LDO, CONTABILIDADE,

EMPENHO e TESOURARIA;

ÁREA RECURSOS HUMANOS: ESTÁGIO PROBATÓRIO,

RECURSOS HUMANOS, FOLHA DE PAGAMENTO;

AREA PATRIMONIAL: COMPRAS (PRÉ-EMPENHO), LICITAÇÕES,

CONTRATOS, ALMOXARIFADO, PATRIMÔNIO, PROTOCOLO,

OUVIDORIA, FROTA (VEÍCULOS);

ÁREA TRIBUTÁRIA (SMF): ARRECADAÇÃO, CADASTRO TÉCNICO

MUNICIPAL, CADASTRO, SÓCIO E CONÔMICO, ITBI, COBRANÇA

ADMINISTRATIVA, PROJETOS, NOTIFICAÇÕES, FISCALIZAÇÃO,

CEMITÉRIO, CONTRIBUIÇÃO, INFLATORES.

Aderência

Efetuar o levantamento dos dados de cada sistema existente e o

mapeamento de como e onde as informações são armazenadas. Nessa etapa,

inclui-se entrevista com os responsáveis e usuários que utilizarão o módulo, assim

como as orientações quanto aos procedimentos necessários à efetivação da

implantação. Aqui também é o momento em que o servidor deve colaborar de forma

alinhada no envio das informações e das documentações necessárias e

fundamentais à implantação.

Migração

Durante esta etapa, se o Órgão/Entidade utilizar outro tipo de sistema

deverá enviar a base de dados a fim de que seja possível a importação das

informações para o sistema e-cidade. Caso não seja utilizado nenhum sistema

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específico. Após o envio da base existe 9 processos para que seja realizado com

segurança mitigando ao máximo qualquer perda dos dados para o sistema, dois

quais são:

Estratégia: Na fase de estratégia é que ocorre o planejamento geral do

processo de migração de dados.

Workshop: O objetivo da realização de um workshop de migração de

dados é apresentar a abordagem definida para o processo de migração

para os stakeholders.

Análise: O objetivo da fase de análise é identificar detalhadamente as

fontes de dados que devem ser migradas para o novo sistema.

Auditoria dos dados: O propósito da auditoria de dados é analisar o

perfil e a qualidade dos dados que serão migrados em suas fontes de

origem.

Design: A fase de design tem por objetivo especificar os requisitos

necessários para a execução da migração.

Desenvolvimento: Na fase de desenvolvimento, constrói-se

efetivamente a solução que foi especificada na fase anterior.

Testes: O desenvolvimento é acompanhado por uma atividade de teste

de software, que é um elemento fundamental da garantia de qualidade

do processo de migração.

Revisão: Com base nos testes executados, uma revisão de todo o

processo executado deve ser efetuada.

Roll-Out: É a execução da solução desenvolvida em ambiente de

produção.

Capacitação

A SEPLAG quantifica o número de servidores que serão habilitados na

utilização do sistema e-cidade. Nesse contexto, a SEPLAG agenda uma data e um

local para o treinamento, assim como cadastra os servidores que uti lizarão o

sistema. É necessário que o servidor preencha o formulário de gestão de perfil

(www.seplag.niteroi.rj.gov.br) e entregue à SEPLAG através de e-mail ou via

documento impresso. Após essa entrega será gerada uma senha pessoal e

intransferível para cada servidor habilitado por seu órgão ou entidade.

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Implantação

A partir daqui, os servidores iniciam a rotina de utilização do e-cidade e há

a possibilidade do surgimento de dúvidas e dificuldades na navegação, que podem

ser esclarecidas a qualquer tempo pela DBSeller ou através da SEPLAG.

Homologação

Nesta etapa significa que o Órgão/Entidade atesta, de fato, que o sistema

está apto a atender as demandas e necessidades esperadas. Verifica-se se o

sistema está em conformidade com tudo a que ele se propõe. É preciso que o

Gestor assine o termo de aceite pelo Órgão/Entidade onde o sistema será utilizado.

Monitoramento das demandas específicas de cada órgão/entidade

O processo de monitoramento com o sistema está sendo utilizado em

conjunto com a equipe de suporte, disponibilizada pela empresa DBSeller. A

SEPLAG, além de gerir a implantação do sistema, dispõe de auxílio aos órgãos e

entidades na implantação dos módulos do e-cidade. Salienta-se a necessidade de

que os usuários do sistema colaborem com a apresentação de erros e/ou demandas

a fim de contribuir para que o sistema opere de forma eficiente. Em caso de erros no

sistema é muito importante que o usuário copie (p rint) a tela, ou faça um relatório

sobre o que ocasionou a interrupção da sua atividade e envie à DBSeller e/ou à

SEPLAG.

Tendo em vista que a implantação do sistema e-Cidade envolve riscos

que podem comprometer o sucesso do projeto, a SEPLAG buscou identi ficar tais

riscos e seus impactos para a análise de sua severidade e o planejamento de ações

mitigadoras.

A implantação do e-Cidade na Prefeitura de Niterói ocasionou diversas

reações junto aos órgãos. Devido à urgência na alimentação do sistema quanto às

informações contábil-orçamentárias, surgiram alguns conflitos quanto à navegação

do novo software, deficiência na capacitação de servidores, resistência na utilização

de outro sistema, tendo em vista que algumas entidades utilizavam seus próprios

sistemas há vários anos, estando “acostumados” com outras rotinas de trabalho.

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Diante deste cenário, foram realizadas reuniões com os servidores de

diferentes órgãos/entidades envolvidos na implantação do e-cidade para identificar o

maior número possível de riscos e planejar ações mitigadoras. A avaliação do risco

e suas características, quanto à sua probabilidade e grau de impacto, fornece

estimativa da sua severidade, permitindo estabelecer prioridades e agir de forma

mais adequada e eficiente.

Os riscos mapeados foram agrupados em “nuvens” e classificados

segundo sua severidade. A criticidade de cada risco ficou estabelecida da seguinte

forma:

a) severidade alta: postura comportamental do usuário perante o sistema;

processos; infraestrutura; cronograma de implantação; ausência de

transferência de conhecimento; treinamento de usuário;

b) severidade moderada: melhoria do sistema; homologação;

c) severidade baixa: nenhum item.

A partir da classificação dos graus e severidade, foi estruturado um

planejamento das ações mitigantes para evitar o surgimento dos mesmos problemas

no decorrer da implantação dos módulos do software e-Cidade.

Foram implantadas as seguintes ações mitigantes:

Criação de um grupo de acompanhamento da implantação formado

pelos pontos focais de cada órgão – Comitê Gestor, com objetivo de

identificar melhorias, estabelecer prioridades e estratégias de

execução, acompanhar e validar as homologações das etapas/módulos

do sistema;

Capacitação dos usuários do sistema antes da implantação de cada

módulo;

Homologação formal pelos gestores dos órgãos/entidades e pelo

Comitê Gestor de cada etapa/ módulo implantado do sistema;

Definição das atividades vinculadas às ações mitigadoras; dos

responsáveis por cada ação e/ou atividade; do prazo de execução da

ação, da data de início e de término.

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O mapeamento e o plano de ação constituíram-se em instrumento

estratégico para a implantação do e-Cidade e adequado desenvolvimento do

Programa.

Implantar softwares é uma atividade de risco e diversos estudos

comprovam que a maioria dos problemas ocorridos em projetos de grande porte

está associada mais a falhas em atividades de gerenciamento do que a falhas de

atividades técnicas. À medida que os projetos se tornam mais complexos aumenta a

necessidade da utilização de metodologias de gerenciamento de riscos, as quais

irão dar mais apoio aos projetistas e gerentes de projetos no cumprimento das

metas, garantindo a qualidade do produto gerado.

A análise qualitativa de riscos é o processo de avaliar o impacto e a

probabilidade de ocorrência dos riscos identificados. Permite qualificar e classificar

os riscos em função do seu efeito individual e priorizá -los em função do seu efeito

potencial para o projeto como um todo.

Como principais técnicas e ferramentas uti lizadas na análise qualitativa do

risco, tem-se a investigação da probabilidade de cada risco específico ocorrer e o

efeito potencial sobre o objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou

qualidade, inclusive os efeitos negativos das ameaças e os efeitos positivos das

oportunidades.

O sistema PGI (Painel Gerencial de Implantação), foi concebido para

acompanhar a implantação do e-cidade em dois aspectos, como painel de

apresentação de milestones e efetiva implantação e descrição de acompanhamento

de incidentes, bugs e ajustes.

6 O PRÊMIO DE GESTÃO PÚBLICA COMO ESTRATÉGIA DE VALORIZAÇÃO DOS SERVIDORES

No âmbito do Programa uma inovação importante visando ao

reconhecimento e valorização dos servidores públicos que trabalharam pela

viabilização da implantação do e-Cidade no município foi a 1a edição do Prêmio

“Gestão Pública Municipal de Niterói” (2014) que teve como intuito reconhecer e

disseminar as iniciativas dos servidores públicos municipais na implementação do

e-Cidade.

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O 1o prêmio de gestão pública Municipal de Niterói foi criado com a

finalidade de promover práticas inovadoras que contribuem para a qualidade dos

serviços públicos. Em sua primeira edição, o prêmio reconheceu iniciativas dos

órgãos e entidades do município que se empenharam na implementação do sistema

integrado de gestão orçamentária e financeira, o e-cidade.

Buscou-se reconhecer e premiar as atividades dos servidores que

colaboraram para que o sistema fosse implantado em seu órgão com sugestões e

iniciativas que tenham viabilizado ou mesmo facilitado esse processo.

O prêmio foi uma iniciativa da Prefeitura Municipal de Niterói por meio da

Secretaria de Planejamento, Modernização da Gestão e Controle – SEPLAG.

O processo de seleção das iniciativas vencedoras foi realizado por uma

banca externa composta por especialistas em gestão de projetos. O objetivo da

seleção foi valorizar estratégias criativas e inovadoras tanto na gestão do sistema

quanto no uso dos equipamentos e da internet, bem como trabalhos realizados de

maneira colaborativa para a construção de novos conhecimentos. Os três primeiros

colocados foram agraciados com os seguintes prêmios: Primeiro lugar, R$ 10.000;

Segundo lugar, R$ 7.000; Terceiro lugar, R$ 3.000.

7 PRINCIPAIS RESULTADOS E PRÓXIMOS PASSOS

É inegável a contribuição do software e-cidade para o aprimoramento da

gestão municipal e o desenvolvimento de uma cultura da informação em Niterói.

Nesse sentido, a introdução do sistema de informação impõe uma série de

resultados e desafios no âmbito da Prefeitura Municipal de Niterói:

a) Consolidação das boas práticas de gestão e planejamento, por meio

da centralização das informações, na medida em que inexistia um

sistema integrado que realizasse essa tarefa;

b) Disseminação das informações e dos dados, possibilitando maior

transparência dos atos da Administração Pública. Esse fator contribui

para a operacionalização da Lei 12.527, de 18 de Novembro de 2001

(Lei de Acesso à Informação – LAI), no âmbito municipal;

20

c) Racionalização dos gastos, garantindo a eficiência e efetividade na

arredação, sem a necessidade de aumento das taxas;

d) Controle das despesas e redução de gastos, de modo a ampliarem-

se os investimentos municipais;

e) Centralização da execução orçamentária e financeira, garantindo a

otimização da arrecadação municipal, mediante controle tributário

mais eficiente e condizente com o princípio da economicidade na

utilização dos recursos públicos.

f) Controle dos atos administrativos, o que minimiza a possibilidade de

corrupção dos agentes e gestores públicos, assim como amplia o

accountability e a responsividade perante os cidadãos;

g) Agilidade na prestação de serviços, tornando o atendimento ao

cidadão mais adequado e de qualidade;

h) Racionalização dos processos de trabalho, com reflexo a médio e

longo prazo na eficiência do desempenho dos recursos humanos;

i) Integração dos órgãos e departamentos da estrutura municipal (direta

e indireta);

j) Maior capacidade de tomada de decisão por partes dos gestores

públicos, visto que as informações baseiam-se em fatos e dados

concretos.

k) Maior segurança da informação, uma vez que o software opera em

base única, e os usuários do sistema utilizam senha de acesso

pessoal e intransferível, cuja transferência pode acarretar as sanções

cabíveis.

Próximos passos

Para continuidade da modernização da PMN faz se necessário atualizar a

infraestrutura tecnológica de forma a garantir o framework necessário a utilização do

sistema implantado.

É preciso criar uma infraestrutura de redes e comunicações segura,

confiável e capilarizada, instituir políticas de backup e segurança, implantar um data

center seguro e que comporte a instalação, execução e uso dos sistemas da PMN,

notadamente o e-cidade.

21

Todos esses projetos incorrem em altíssimos investimentos de recursos

financeiros, humanos e de tempo, que precisam ser corretamente planejados para

garantir o respeito aos princípios constitucionais de eficiência e transparência

administrativas, assim como os dispositivos legais que materializam estes princípios,

que apontam para um processo de planejamento que possibilite o melhor uso dos

recursos públicos e o cumprimento dos objetivos institucionais e organizacionais de

toda a esfera pública.

Esse processo de planejamento, na área de Tecnologia da Informação

(TI) é chamado de Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), colhe, da

experiência institucional, as necessidades de serviços de TI para novas demandas,

propondo metas, ações e prazos que, com o auxílio dos recursos humanos,

materiais e financeiros que se façam necessários ao cumprimento da missão

institucional e das exigências legais.

Na atualidade, As Tecnologias da Informação (TI) tem assumido função

preponderante e estratégica no contexto das organizações públicas e privadas,

nacionais e internacionais, como suporte as boas práticas administrativas. Assim, na

busca por uma Administração Pública Municipal que prime pela melhor gestão dos

recursos públicos e maior qualidade na prestação de serviços aos cidadãos

niteroienses, torna-se essencial a realização de um bom planejamento de TI no

âmbito da Prefeitura Municipal de Niterói (PMN), alinhando as ações e metas do

governo municipal ao Plano Estratégico Institucional.

O PDTI, portanto, compreenderá todas as ações de TI para o

desenvolvimento dos objetivos estratégicos desta Prefeitura para modernizar o

ambiente de TI da PMN e atualizar o PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da

Informação) para o desenvolvimento do plano de governança e melhorar a

infraestrutura por meio de adequação física e elétrica bem como implantar um

sistema de refrigeração eficiente, para que suporte todo o upgrade desejado.

A atualização do PDTI visa atender a demanda de implantação de

sistema integrado, ao contrário da realidade atual, onde existem diversos sistemas e

protocolos, que não ‘dialogam’ entre si e principalmente traçar diretrizes na área de

tecnologia da informação e comunicação.

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Em resumo, pode-se fundamentar a necessidade de um PDTI no âmbito

da Prefeitura Municipal de Niterói a partir das seguintes a constatações:

1. O parque tecnológico da PMN está ultrapassado e obsoleto;

2. A administração municipal sofre com a quantidade de sistemas de

gestão e protocolos que não dialogam entre si;

3. A área de TI da PMN está compartimentada e fragmentada e não

existe um plano estratégico e de governança para esta importante

área de suporte administrativo, no âmbito municipal;

4. É impossível modernizar a administração pública sem a devida

modernização da área de TI;

5. A composição e complexidade administrativa da PMN justificam os

investimentos necessários na elaboração de um Plano Diretor de

Tecnologia e Informação no âmbito municipal.

Portanto, justifica-se a elaboração do PDTI uma vez que contemplará o

planejamento do que será necessário adquirir, onde compreenderá todas as ações

de TI indispensáveis para o desenvolvimento dos objetivos estratégicos desta

Prefeitura.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Com a introdução do sistema de informação e-cidade, tornou-se factível

empreender uma cultura de planejamento no município, viabilizando a modernização

da gestão pretendida pela atual gestão de Niterói.

A experiência de Niterói inovou, ao demonstrar que é possível integrar

informações de diferentes naturezas em uma plataforma única e modificar a cultura

de trabalho dos servidores em prefeituras de grande porte.

O sistema atendeu até hoje a cidades de pequeno porte, sendo Niterói o

primeiro município de maior porte que aderiu ao sistema. Trata -se de um software

livre, não proprietário, que barateia os custos de implantação para que seja

acessível a municípios que não possuem recursos para investimentos altos em

informatização.

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A experiência niteroiense pode contribuir para que esses municípios

sejam encorajados a modernizar a sua gestão, a exemplo da Prefeitura de Natal que

realizou o benchmarking com a Prefeitura Municipal Niterói.

Como parte da contribuição de Niterói de transferir a experiência de

implantação do Programa de Gestão da Informação para o Fortalecimento da Ação

Governamental a outras prefeituras, existe uma cláusula contratual de adesão ao

software e-Cidade de que todas as soluções de TI desenvolvidas no âmbito do

Programa devem ter seu código fonte licenciado sob GPL – GENERAL PUBLIC

LICENCE para disponibilizá-las a quaisquer interessados em utilizá-las, estudá-las,

modificá-las e contribuir para o seu aprimoramento.

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BATISTA, Fabio Ferreira. Governo que aprende: gestão do conhecimento em organizações do Executivo Federal. Textos para Discussão. Brasília: IPEA, 2004.

Disponível em http://www.inei.org.br/inovateca/estudos-e-pesquisas-eminovacao/GC%20em%20Organizacoes%20do%20Executivo%20Federa%20-%20Fabio%20Batista.pdf/view. Acesso em 27 de abri l de 2015.

DINIZ, Eduardo Henrique; BARBOSA, Alexandre Fernandes; JUNQUEIRA, Alvaro Ribeiro Botelho; PRADO, Otavio. O governo eletrônico no Brasil: perspectiva

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FARAH, Marta Ferreira Santos. Parcerias, novos arranjos institucionais e

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Administração Publica, v. 41, n.3, p.505-36, maio/jun. 2007.

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Sociais no Brasil: participação social, conselhos e parcerias. In: “Questão Social

e Políticas Sociais no Brasil Contemporâneo”. Brasília: Ipea, 2005. Capítulo 8.

SILVEIRA, Heber Rocha; COSTA, Renato Eliseu; OLIVEIRA, Vivian Satiro de. A descentralização de políticas públicas no Brasil e o Sistema único de Assistência Social. (não achei nenhuma informação adicional)

SOUZA, Donaldo Bello de; FARIA, Lia C. Macedo. Reforma do Estado, descentralização e municipalização do ensino no Brasil: a gestão política dos

sistemas públicos de ensino pós-LDB 9394/96. Ensaio: Avaliação e Políticas

Públicas em Educação, Rio de Janeiro, v. 12, n. 45, p. 925-944. out./dez. 2004.

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AUTORIA

Fabrício Fernandes da Silva Moça – Diretor de Projetos Especiais. Secretaria de Planejamento, Modernização de Gestão e Controle (SEPLAG) – Prefeitura de Niterói/RJ.

Endereço eletrônico: fabricio.pmerj@gmail.com André Henrique Carrara Alves – Assessor de Projetos de Modernização da Gestão. Secretaria de

Planejamento, Modernização de Gestão e Controle (SEPLAG) – Prefeitura de Niterói/RJ.

Endereço eletrônico: andre.seplagnit@gmail.com

Talita Anunciação da Silva – Assessora de Projetos de Modernização da Gestão. Secretaria de Planejamento, Modernização de Gestão e Controle (SEPLAG) – Prefeitura de Niterói/RJ.

Endereço eletrônico: talita.anunciacao@gmail.com

Fabrício Alves Mattos