F's & R's nos Lions - Funções Gerais - versão jfr

LIONS CLUBS INTERNATIONAL

HONRAR O PASSADO PREPARAR O FUTURO

Dirigentes: F & R 2

F & R dos dirigentes

Eficácia Sucesso

Saúde / Bem estar dos CL’s

LIONS CLUBS INTERNATIONALO Vosso Clube à Vossa Maneira

DA- YCYW EN 9/14

Personalizar as Reuniões

dos Clubes

LIONS CLUBS INTERNATIONALO Vosso Clube à Vossa Maneira

DA - YCYW EN 9/14

A escolha é vossa... Cada clube tem a liberdade de estruturar as reuniões da maneira que entender e sejam mais adequadas aos interesses dos associados.

Muitos clubes valorizam as tradições, que tem sido passadas de geração em geração, mas é bom que se saiba, que a maioria dessas tradições são opcionais e os associados podem optar por alterar esse modelo, para que as reuniões sejam mais motivadoras e produtivas, bem como utilizar as novas tecnologias para comunicar com os companheiros e facilitar a gestão dos clubes.

Dirigentes: F & R 5

Dirigentes do clubeDirecção:

PresidentePast presidente1º Vice-presidente 2º Vice- presidente3º Vice-presidenteSecretárioTesoureiroPresidente comissão de sóciosDirector socialDirector animadorAssessor relações públicasAssessor formação

Conselho fiscal:PresidenteVice-presidenteVogal

Obs.O presidente do clube preside à AG, como o apoio do secretário da direcção.

Dirigentes: F&R 6

DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidades

Presidente

• Presidente é o principal dirigente do clube

• Preside a todas as reuniões do clube e da direcção.

• Convoca todas as reuniões ordinárias e extraordinárias ( de

acordo com os regulamentos e procedimentos ).

• Assegura, aos companheiros, uma boa informação das actividades de

cada uma das comissões

• É responsável pela convocação, notificação, e realização de eleições.

• Colabora com o Presidente da Divisão do Distrito, como membro activo da

Divisão a que o seu clube pertence

Dirigentes: F&R 7


Presidente - início do ano lionístico:

• Organizar uma reunião de brainstorming

• Facilitar a escolha das actividades de serviço

• Coordenar o planeamento das actividades e acções • Metas / objectivos• Actividades• Designar comissões e responsáveis• Fixar datas • Facilitar recursos• Informar sobre o desenvolvimento das acções

• Definir o processo administrativo, arquivos e registos

• Conhecer os estatutos, regulamentos, formulários e relatórios

etc. ( Manual Dirigentes )

Dirigentes: F&R

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Presidente - início do ano lionístico – PLANO DE ACTIVIDADES

O QUE – Etapas da acção QUEM – CL coordenador

RECURSOS- necessários

QUANDO- data limite RESULTADOS – como sabemos estar concluído

1. Participação na Feira Santiago

Direcção FolhetosPresenças – CL’sPlasma

21/7 a 05 /8-12 PROMOÇÃO Lionismo

2. Sardinhada JR, Luis, Jorge, Adérita Definir pela comissão Sábado 08 ou 15 setembro-2012

Fundo Bolsa / convívio

3. Acções de motivação a desenvolver pela direcção para conseguir 80 % de presença, CL’s activo , nas actividades

Direcção A identificar , nas reuniões e no site do LCI.

Realizar pequenas acções de formação durante as reuniões de café

Durante o AL Motivação

4. Feira do Agasalho Silvina, Manuela Espaço, roupas, expositores etc

29/ 9 a 07 / 10 -2012 Cáritas

5. Feira da Ladra Luisa, ... Espaço ( Inatel, IPJ , BV), mesas, Bar, etc.

1,2,3,4 de Novembro 12 Casa do gaiato

6. S. Martinho numa Adega

Luis e Jorge Identificar adega e programa

10 Novembro Convívio

7. Acção Avio Guilherme Recolha de gêneros alimentícios

Durante o ano Centro Paroquial / Patrimônio dos pobres

Dirigentes: F&R 9


Presidente - durante o ano

• Presidir ás reuniões de direcção e do clube

• Usar formas de comunicação assertiva

• Tomar conhecimento da correspondência do clube

• Acompanhar e motivar os sócios

• Acompanhar as responsabilidades financeiras do clube

• Promover o clube na sua comunidade

• Assistir às reuniões da governadoria para que for convidado

nomeadamente às reuniões de divisão

• Aprofundar o relacionamento com o governador de distrito

• Participar nas convenções

• Realizar o inquérito “ como avalia o seu clube “

Dirigentes: F&R 10


Presidente – final do ano

• Organizar o processo de transferência para a nova equipa de liderança

• Encomendar de material à sede ( pins, diplomas, etc, )

• Reconhecimento de sócios que se tenham distinguido ( jantar )

• Atribuição de prémios de excelência

Dirigentes: F&R 11


Presidente - recursos

• Programas Formação GLT/GMT ( CEP )• Estrutura do Clube, Estatutos e Regulamentos ( Manual Normas Directoria-LCI )• Manual dirigentes do Clube – LCI• Programa Mentoring• Reunião de reflexão – exercício de brainstorming• Reuniões do clube• Levantamento de necessidades da comunidade • Questionário “ Como classifica o seu clube “• Comunicação assertiva / motivação• Site LCI : www.lionsclubs.org - Recursos do Clube• Plano de trabalho / acção do clube• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com

Dirigentes: F&R 12


Secretário

• Toda a correspondência que chega e sai do clube passa pelo secretário.

• Participar nas reuniões do clube, da divisão e da região

• Apoiar o presidente na preparação das agendas das reuniões da direcção e do clube

• Elaborar as actas das reuniões

• Organizar e manter em ordem os arquivos de corresp. do clube

• O secretário do clube é o responsável pelos relatórios e outras comunicações que possuem prazos (ex. inform mensal e PU 101).

Dirigentes: F&R 13


Secretário – Quando aplicável, relatórios via MyLCI * e Emails

• Informe mensal de movimento de sócios • Relatório de atividades • Relatórios de sócios fundadores• Formulário de transferência de sócio• Relatório de dirigente de clube (PU-101)• Actas das reuniões de direcção e Assembleias de clube

Outros :• Lista de sócios : Presenças e Quadro social actualizado• Credenciais companheiros eleitos, ex: delegados e suplentes às convenção• Solicitar Prémio de Excelência de Dirigentes do Clube e outros• Encomendar Pin’s e kits de novos sócios• Manter em devida ordem e disponível para os CL’s os livros de actas e toda a

documentação do clube.

* Enviar cópia dos relatórios ao gabinete do governador de distrito

Dirigentes: F&R 14

DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidade

Secretário – recursos

No clube:• Ex-secretários • Dirigentes de Clube • Coordenador desenvolvimento da liderança de distrito

Publicações : • Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2 )• Manual de Dirigente de Clube - LCI• Estatutos e Regulamentos Pardão do Distrito ( LA-4)• Estatutos e Regulamentos Internacionais (LA-1)• Diretório do distrito contendo dirigentes de outros clubes • Catálogo (Materiais para clubes)• Arquivos do clube • Site LCI : www.lionsclubs.org• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com

http://www.lionsclubs.org/

Dirigentes: F&R 15


Tesoureiro : É responsável pelos assuntos Financeiros do clube

• Manter os registos financeiros actualizados e também as contas bancárias

do clube. • O tesoureiro deve estar presente nas reuniões de direcção e do clube• Assegurar que todos os pagamentos são aprovados pela direcção e registados nas actas

das reuniões de direcção.• Informar os membros da direcção, dos saldos bancários, de cada um dos fundos do

clube, e apresentar um resumo demonstrativo de receitas e despesas.• Manter os sócios informados regularmente ( mensal ou trimeste), da situação finaceira

do clube.• Estar preparado para dar informações financeiras durante as reuniões de clube, sempre

que solicitado pelos CL’s ( relatórios verbais devem ser concisos e informativos )• Colaborar e controlar os resultados das acções de recolha de fundos .

Dirigentes: F&R 16


Tesoureiro • Trabalhar com o secretário no envio das facturas / recibos das quotas e outras • Trabalhar com a direcção do clube no processo de organização dos fundos.• Preparar e administrar os orçamentos

• Definir a recolha periódica das quotas (anuais, semestrais ou outras)• Determinar o valor a ser coberto pelas quotas do clube:

• Quotas de distrito, distrito múltiplo e internacionais• Todas as outras despesas administrativas

• Orçamento para actividades• Antecipar receitas e despesas para cada projeto de actividade

• Apresentar, ao Conselho Fiscal, no final do AL um relatório detalhado sobre as verbas recebidas, para cada um dos fundos, no início do AL, os resultados de receitas e despesas do ano e as verbas a transitar, de cada um dos fundos, para o ano seguinte.

Dirigentes: F&R 17


Tesoureiro

• A contabilidade dos fundos das atividades e administrativo deve manter-se, rigorosamente, separada . Fundo Administrativo – resultado de jóias, quotas, taxas e fundos internos. Verbas deste fundo podem ser transferidas para a conta de atividades, desde que aprovadas pelo clube.

Fundo de Atividades – resultado de recolhas ou dádivas na comunidade• Os fundos da conta atividades não podem ser utilizados para despesas

administrativas.• Todos os recursos recebidos da comunidade devem ser devolvidos à

comunidade.• Coordenar o processo de assinatura e co-assinatura de cheques.• No final do ano. Transferir para o novo tesoureiro :

• Registos dos depósitos bancários, extratos e saldos de todas as contas

.

Dirigentes: F&R 18

DIRIGENTES CLUBES – Principais Responsabilidade

Tesoureiro – recursos

No clube:• Ex-Tesoureiros • Dirigentes de Clube • Coordenador desenvolvimento da liderança de distrito

Publicações : • Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2 )• Manual de Dirigente de Clube - LCI• Estatutos e Regulamentos Pardão do Distrito ( LA-4)• Estatutos e Regulamentos Internacionais (LA-1)• Diretório do distrito contendo dirigentes de outros clubes • Catálogo (Materiais para clubes)• Arquivos do clube • Site LCI : www.lionsclubs.org• Blog: http://lionsmentoringplus.blogspot.com

http://www.lionsclubs.org/

Dirigentes: F&R 19


Comissão de Sócios Clubes - Síntese das F & R*

Membro de primeiro ano– Responsável pelo quadro social - aumento sócios– Vogal da Comissão

Membro de segundo ano– Foca-se na liderança do clube e conservação– Vice-presidente da Comissão

Membro de terceiro ano– Concentra-se na extensão– Presidente da Comissão– Membro da Direcção do Clube

* O ideal é que esta equipa assuma no Clube a coordenação GLT/GMT

Dirigentes: F&R 20


Director Social – É o responsável pelo protocolo no Clube

• Director Social é responsável pelos material / acervo do clube ( bandeiras, sino, martelo, colar, etc.).• Compete ao Director Social o arranjo da sala das reuniões • Durante as reuniões o Director Social actua como “mestre de cerimónias “• Compete ao Director Social a distribuir boletins e outra documentos• Director Social deve dar especial atenção aos novos associados, quanto à sua integração no clube.

Dirigentes: F&R 21


Protocolo - Básico :

Ordem de Precedência –Protocolo oficial LCI

1. Presidente Internacional

2. Ex-Presidente Internacional Imediato

3. Vice-Presidentes Internacionais

4. Ex-presidentes Internacionais (b)

5. Diretores Internacionais (a)

6. Ex-diretores internacionais (c)

7. Presidentes do Conselho de Governadores (a)

8. Governadores de Distrito

9. 10. 11. 12.13. Ex-Presidente de Conselho (a)

14. Ex-Governadores de Distrito Imediatos (a)

15. Primeiro Vice-Governador de Distrito

16. Segundo Vice-Governador de Distrito

17. Ex-Governadores de Distrito (a)

Dirigentes: F&R 22


Protocolo - Básico :

18. Secretários de Distrito Múltiplo

19. Tesoureiros de Distrito Múltiplo (a)

20. Secretários de Distrito (a)

21. Tesoureiros de Distrito (a)

22. Presidente de Região (a)

23. Presidente de Divisão (a)

24. Coordenadores e Assessor do Distrito ( LCIF) e Equipe GMT/GLT (a)

25. Presidentes de Clube (a)

26. Ex-Presidentes de Clube Imediatos (a)

27. Secretários de Clube (a)

28. Tesoureiros de Clube (a)

29. Ex-Presidentes de Clube (a)

30. Secretários de Distrito Múltiplo (Funcionários)(a)

31. Tesoureiros de Distrito Múltiplo (Funcionários)(a)

Dirigentes: F&R 23


Director Social – Decreto-Lei n.º 150/87, de 30 de Março

Dirigentes: F&R 24


Outras funções importantes :

• Director Animador

• Directores de Actividades

• Assessor Relações Públicas

• Assessor de Formação

Dirigentes: F&R 25


Recursos dos Dirigentes LCI: www.lionsclubs.org • Estatutos e Regulamentos Internacionais ( LA-1)• Estatutos e Regulamentos Padrão de Clube ( LA-2)• Centro Leonístico de Aprendizagem

• Tudo sobre formação Lions à distância

BLOG * : lionsmentoringplus.blogspot.com• Manual Dirigentes de Clube• Curso para Presidente de Clube• Curso para Secretário de Clube • Curso para Tesoureiro de Clube • Como alcançar Metas/ Objectivos • Gestão do Tempo ( reuniões )• Trabalho em Equipa• Tudo sobre os Lions• Programa CEP• Programa Mentoring• Informação sobre Institutos/ Seminários Liderança

* Estave previsto ser o blog do GLT a partir de 3 de Julho de 2014

Gestão do Tempo 26

O que podemos fazer?

• Reconhecer que os obstáculos existem

• Identificá-los

• Empregar estratégias para superá-los

Gestão do Tempo 27

Estabelecer Metas

OUSADAS E SMART !

Gestão do Tempo 28

• Alcançáveis• Realísticas• Temporizadas ( quando )

Estabelecer Metas

• eSpecíficas• Mensuráveis

Gestão do Tempo 29

Definir prioridades

• Fazer• Delegar• Adiar• Eliminar

Gestão do Tempo 30

Concentre-se na tarefa

• Foca-se na sua meta• Desligue-se das distrações

Gestão do Tempo 31

Celebre o seu sucesso

Gestão do Tempo 32

As grandes pedras da vida

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