Fundamentos Fundamentos ArquivísticosArquivísticos

Aula 8

índiceíndice

1. Conceito de Documento2. Documento Diplomático3. Documento de Arquivo

1. Conceito de Documento 1. Conceito de Documento

Documento provêm do verbo latim ‘docere’ que significa ensinar instruir.

Em latim empregaria o vocábulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de aprender.

Sentido moderno de escrito probatório de algo: ‘Prova’

“Documento como memória da huma-nidade e o veículo por excelência da concentração e di-fusão do pensa-mento e instrumen-to, portanto da in-vestigção, da cultu-ra, da informação e de recreio” (Paul Otlet)

Em todo documen-to aparecem 3 ele-mentos:◦O suporte material:

duro (pedra, argila, bronze) brando (papi-ro, pergaminho, pa-pel, magnético, ótico)

◦A linguagem (escrita, alfabética, imagem, digital)

◦A Informação (conteúdo: carta, lei, textos).

Conceitos:◦Produto da atividade humana◦“Qualquer base de conhecimento fixada mate-

rialmente e disposta de modo que se possa uti-lizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio)

◦“Consideram-se documentos quaisquer escritos, instrumentos ou papéis públicos ou particula-res.” (Código do Processo Penal)

Classificação do Documento:

A natureza do suporte◦ maioritariamente usa-se o

papel, materiais magnéti-cos, suportes óticos;

Código empregado◦ textuais, gráficos, figurati-

vos, fotográficos, sonoros, trididimensionais, informá-ticos, multimídia.

Rigor científico da men-sagem◦ científicos, técnicos e de

divulgação.

Área do conheci-mento◦ históricos,

econômicos, jurídicos, sociais.

Capacidade de difusão◦ pública, reservada,

pessoal.

Documento administrativoDocumento administrativoSão aqueles que gerados na gestão dos assuntos

púbicos ou privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como privadas.

Públicas: emanados de uma autoridade pública e for-mam parte do domínio público inalienáveis, imprescri-tíveis e inegociáveis.

Privados: se referem a assuntos de direito privado.Em todo documento administrativo podemos distinguir:

1. Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias, minutas.

2. Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo), autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores (complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemunhas.

3. Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas, traduções.

Características dos documentos Características dos documentos administrativosadministrativos

1. São emitidos por um órgão administrativo;2. Produz efeitos (jurídicos, informativos ou

comunicativos) frente a terceiros ou na própria organização;

3. Sua emissão é válida sempre e quando cumpram os requisitos formais exigidos pelas normas da atividade administrativa;

4. São seriados;5. São exclusivos, pois a informação que

contem é exclusiva.

Documentos públicosDocumentos públicos

Segundo o critério de divisão de poderes do Estado os documentos públicos se dividem em:◦Normativos: relacionados com a atividade

legislativa (leis, decretos, resoluções, etc.);◦Administrativos: relacionados com a atividade

executiva do Estado e seus organismos públicos;◦Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial.

Obs:◦ levar em consideração as atividades meios e as

atividades fins;◦Documentos da administração e documentação

dos administrados (sobem e descem).

Documento Histórico:◦Para os historiadores positivistas o documento

era fundamental para o feito histórico. “Não se entenderá a história sem documentos”.

◦A partir de 1960 amplia-se este conceito de documento histórico, avançando-se para outros elementos.

Documento Jurídico:◦O valor jurídico ocorre quando declarações de

vontade ou expressões do pensamento permi-tem a realização de negócios jurídicos, dentro dos requisitos formais em sua criação.

2. Documento Diplomático2. Documento Diplomático

“(…) a Diplomática estuda os documentos como entidades individuais (considerado isola-damente), a Arquivologia o faz enquanto agregações (trata como conjunto de documen-tos orgânicos).” (Rondinelli, p.46. 2005)

Por sua parte a Diplomática estuda a tradi-ção, a forma e a elaboração dos documentos resultantes de atos jurídicos e atividades administrativas.

“(…) a noção de documento arquivístico como fonte de prova advém da Diplomática.” (Rondinelli, p.49. 2005)

CONCEITOS:“(…) todo testemunho de um aconteci-

mento social de caráter jurídico ou não jurídico escrito em materiais brandos em que concorrem determinadas formalida-des (Tamayo, 1996, 55)”

“Testemunho escrito de um feito de natu-reza jurídica, redigido com observações de certas fórmulas estabelecidas as quais vão destinadas a dar-lhe fé e força probatória” (Gomez, 2007, 22)

2.1 – Processo Documental2.1 – Processo Documental

Chama-se processo documental a série de fases em que sucessiva e ordenadamente se desenrola a confecção do documento.

O processo divide-se em: actio:

◦ a ação ou atuação da ou das par-tes interessadas na criação, modificação ou extinção de uma situação jurídica.

Conscription:◦ é a colocação por escrito dessa ação jurídica.

2.2 Análise Diplomática do 2.2 Análise Diplomática do DocumentosDocumentos

A Análise Diplomática dos documentos faz-se a partir de 3 elementos distintos:◦Protocolo (invocações,

intitulação, direção, sauda-ções)

◦Corpo do Texto (preambulo, notificação, disposição, cláusulas finais)

◦Escatocolo ou protocolo final (Data, validação).

Atividade

3. Documento de Arquivo3. Documento de Arquivo“O documento de arquivo nasce como uma

ferramenta da administração ante a necessi-dade da gestão (valor administrativo) para conservar as contas e os documentos finan-ceiros (valor contábil) para assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e justifi-caram (valor fiscal), para ter refenrência so-bre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salva-guardar direitos e obrigações, patrimônios e rendas (valor jurí-dico), cumprir as exigências da lei (valor le-gal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).

Características de um documentos de Características de um documentos de ArquivoArquivo

Imparcialidade Autenticidade

Os documentos de ar-quivo são inerente-mente verdadeiros. As razões de sua produ-ção (para desenvolver atividades) e as cir-cunstâncias de sua criação (rotinas pro-cessuais) asseguram o caráter de prova e fidedignidade;

São autênticos porque são criados, transmi-tidos, mantidos e con-servados sob custódia de acordo com proce-dimentos regulares;

Características de um documentos de Características de um documentos de ArquivoArquivo

Naturalidade Integridade

Os documentos de arquivo não são co-letados artificial-mente, mas surgem de acordo com o curso dos atos e ações de uma admi-nistração;

Todos os documen-tos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas

Características de um documentos de Características de um documentos de ArquivoArquivo

Unicidade Interrelacionados

não existe um documento igual ao outro. O docu-mento de arquivo é único indepen-dente das cópias que se façam dele.

cada documento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produtora, no qual está preser-vado o seu signifi-cado (organicida-de).

Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confere um traço diferencia-dor (porque foi produzido e quais as etapas e seu trâmite?).

Obs: Se o documento é resul-tado da atividade de uma pes-soa física ou jurídica podemos falar de um caráter orgânico desse registro. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização.

ConclusõesConclusões

A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arquivístico dá origem aos arquivos da organização.

O documento arquivístico são produzidos como resultado do cumprimento de uma atividade e é mantido como prova dele. (Sousa, 2007, 114)