DISCIPLINA: Fundamentos de

Arquivologia

Cap PM Mary

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Princípio da Proveniência, ouPrincípio do Respeito ao Fundos;

Princípio da Ordem Original;

Princípio da Territorialidade.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

• Também conhecido como Princípio do respeito aosfundos consite em “ deixar agrupados, semmisturar a outros, os arquivos (documentos dequalquer natureza) provenientes de umaadministraçao, de um estabelecimento ou de umapessoa física ou jurídica determinada, o que sechama de fundo de arquivo dessa administração,desse estabelecimento ou dessa pessoa. Significa,por conseguinte, não mesclar documentos defundos diferentes (BELLOTTTO, 2004, p. 130).

PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL

• Consiste no respeito, por parte do arquivísta, aoarranjo interno com que esses papéis vieram doórgão de origem. A “ordem original” não foi dadaaleatoriamente, “é conseqüência lógica daorganização do corpo administrativo de cujofuncionamento o registro é produto” .

PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS

• Consiste em deixar agrupados, sem misturar aoutros, os arquivos (documentos de qualquernatureza) proveniente de uma administração, deum estabelecimento ou de uma pessoa física oujurídica determinada.

PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE

• A proveniência territorial ou Princípio daTerritorialidade diz respeito ao conceito derivadodo princípio da proveniência e segundo o qualarquivos deveriam ser conservados em serviços dearquivo do território no qual foram produzidos,excetuados os documentos elaborados pelasrepresentações diplomáticas ou resultantes deoperações militares. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.141). Segundo esse princípio, os arquivos públicosdevem fazer parte do território no qual foramcriados, devendo, portanto, a ele pertencer.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

• Fase Corrente ou primeira idade;

• Fase Intermediária ou segunda idade;

• Fase permanente ou terceira idade.

FASE CORRENTE OU PRIMEIRA IDADE

• Os documentos são frequentemente consultados ede uso exclusivo de fonte geradora, cumprindoainda as finalidades que motivam a sua criação.

• Aqueles que se conservam nas instituições deorigem em razão de sua vigência e de seu uso parafins administrativos, legais e fiscais.

Valores da primeira Fase

• Valor Administrativo: Documentos quetestemunham a política e os procedimentosadotados pelo órgão no desempenho de suasfunções. Ex.: Resoluções.

• Valor Jurídico ou Legal: Documentos que envolvemproteção de direitos, tanto para o governo, quantopara terceiros. Ex.: Procedimentos Administrativos.

• Valor Fiscal: Documentos relativos a operaçõesfinanceiras e à comprovação de receitas edespesas. Ex.: Processo de Despesa (água, luz, etc).

FASE INTERMEDIÁRIA OU SEGUNDA IDADE

• Os documentos são de uso eventual pelaadministração que os produziu, devendo serconservados em depósitos de armazenagemtemporária, aguardando sua eliminação ourecolhimento para a guarda permanente.

FASE PERMANENTE OU TERCEIRA IDADE

• Os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém, devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.

Decreto Estadual 46.398/2013Instrumento de Gestão

Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade

Tabela de Temporalidade

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

•Dispõe sobre os procedimentos para a eliminaçãode documentos de arquivo no âmbito dos órgãos eentidades integrantes do Poder Executivo do Estadode Minas Gerais.

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• A eliminação de documentos nos órgãos eentidades do Poder Executivo do Estado de MinasGerais ocorrerá depois de concluído o processo deavaliação conduzido por suas respectivasComissões Permanentes de Avaliação deDocumentos de Arquivo, responsáveis pelaelaboração de tabelas de temporalidade

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• A eliminação de documentos da PMMG só deveráocorrer se prevista na Tabela de Temporalidade doórgão, e mediante autorização do Arquivo PúblicoMineiro

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• Os órgãos e entidades que ainda não elaboraramsuas tabelas de temporalidade e pretendemproceder à eliminação de documentos deverãoconstituir sua Comissão Permanente de Avaliaçãode Documentos de Arquivo, a qual seráresponsável pela análise dos documentos e peloencaminhamento das propostas ao ArquivoPúblico Mineiro, para aprovação.

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• A eliminação de documentos será efetuada pormeio de fragmentação manual ou mecânica, sob asupervisão de servidor responsável por suacustódia, na presença de duas testemunhas.

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• A eliminação de documentos produzidos eacumulados pela PMMG seguirá os seguintespassos:

• Registrar os documentos a serem eliminados pormeio de Listagem de Eliminação de Documentosde Arquivo;

• Encaminhar a listagem de eliminação via ofício,solicitando a autorização para eliminação dosdocumentos relacionados para o Centro deGestao Documental ( CGDoc);

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• O Arquivo Público Mineiro emitirá o Termo deAutorização e dará um prazo de 30 dias parapublicação do edital;

• A Comissáo Permanente de Avaliaçao deDocumentos (CPAD – LAI) deverá providenciar apublicação do Edital de Ciência de Eliminação deDocumentos no Diário Oficial;

• A CPAD-LAI deverá aguardar 30 dias parapossíveis manifestações;

DELIBERAÇÃO N. 4Conselho Estadual de Arquivos

• Transcorrido o prazo do edital , providenciar alavratura de termo, em livro próprio, dafragmentação dos documentos.

Listagem de Eliminação de Documentos de arquivoÓrgão/Entidade: _______________________________________Unidade/Setor: ________________________________________

Listagem nº: __________________Folha nº: ______________________

Item Código Função/Atividade/Transação/Tipo Documental

Datas – limite Quantificação(Metro Linear ou unidade)

Observação (justificativa)

_____________________________________Responsável pelo Arquivo

_____________________________________Presidente da Comissão

.............................................., ...... de ..................... de 20....(Local)

Assinatura dos membros da Comissão Permanente de Avaliação com as respectivas matrículas

Despacho do Superintendente do Arquivo Público Mineiro.

Belo Horizonte, ...../....../......

1ª Via – Arquivo Público Mineiro2ªVia–Órgão/Entidade

Edital de Ciência de Eliminação de Documentos de Arquivo, nº 000/2012

• O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo, designado(a)pela Resolução nº 0000 de dia de mês o de ano, publicada no Minas Gerais de dia. de mês de ano ealterada pela Resolução nº 0000, de dia de mês de ano, publicada no Minas Gerais de data, e deacordo com o observado e disposto no Art. 13 da Lei Estadual nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011, fazsaber a quem possa interessar, que a partir do 30º (trigésimo) dia subseqüente à data dapublicação deste Edital, se não houver oposição, serão eliminados, com base no Termo deAutorização de Eliminação de Documentos de Arquivo 000/0000 (indicar nº/ano), emitido peloArquivo Público Mineiro, os documentos indicados da Listagem de Eliminação de Documentos deArquivo 000/0000 (Indicar nº/ano).

• Os interessados, respeitando o prazo acima, poderão requerer às suas expensas, odesentranhamento de documentos ou cópias de peças de processo, mediante petição, onde constea respectiva qualificação e a demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à (Unidaderesponsável do Órgão que tratará do desentranhamento dos documentos), de 2a a 6a feira em diasúteis, no horário das 0:00 às 00:00 horas e das 00:00 às 00:00 horas.

• (Local/Data por extenso)• __________________________________________________• (Assinatura)• Nome: TTTTTTTTT• Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo• Matrícula nº 000000

1ª Via – Minas Gerais - Órgão Oficial do Estado

Termo de Eliminação de Documentos de Arquivo

•

• Aos dias do mês de do ano de , em cumprimento ao disposto nos artigos de 11 a 14 da Lei 19.420, de 11 de janeiro de 2011, reuniram-se no ___________________________(local) as Srs. ________________(nome, função e matrícula), __________________ (nome, função e matrícula); __________________ (nome, função e matrícula); e _____________________(nome, função e matrícula) , os dois últimos como testemunhas, para proceder à eliminação dos documentos: Os referidos documentos mantidos pelo(a) ___________________(nome do órgão ou entidade) sob a custódia do primeiro, de acordo com a autorização contida no Termo de Autorização de Eliminação de Documentos de Arquivo n° , de (data) do Arquivo Público Mineiro.

• Cumpridas as formalidades, foram fragmentados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos de Arquivo n° , de (data) deste (a) órgão ( entidade ), em anexo.

• E, para constar, foi lavrado o presente Termo de Eliminação de Documentos de Arquivo em 02 (duas) vias, assinadas pelo detentor e datadas e assinadas pelas testemunhas, todas acima mencionadas.

•

• Detentor : _____________________________________________________________ • ( nome, função e matrícula de servidor )•

• Detentor: _____________________________________________________________ • ( nome, função e matrícula de servidor )

• _________________________,________de__________________de 2012 (localidade)• 1ª Testemunha:__________________________________________________________• ( nome, função e matrícula de servidor)• 2ª Testemunha:___________________________________________________________• ( nome, função e matrícula de servidor)

Boletim Informativo Eliminação

Boletim Informativo - Eliminação

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

• Recolhimento: passagem para a guardapermanente no Arquivo Público Mineiro dedocumentos produzidos e acumulados porórgãos/entidades do Poder Executivo do Estadode Minas Gerais, sendo assegurado ao ArquivoPúblico Mineiro, conforme disposto na Lei n°19.420/2011, promover o acesso aos documentosdo acervo recolhido, exceto nos casos previstosem lei.

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

•DA ENTRADA DE ACERVOS PÚBLICOS

• Os acervos arquivísticos públicos a seremrecolhidos ao Arquivo Público Mineiro deverãoestar organizados, avaliados, higienizados eacondicionados como orientado na Deliberação n.5/CEA.

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

• A - Da parte do órgão ou entidade detentor(a) doacervo:

• a) comunicação oficial ao Arquivo Público Mineiroquanto ao acervo que se pretende recolher,solicitando, se necessária, orientação técnica;

• b) avaliação e seleção dos documentos, pelaComissão Permanente de Avaliação deDocumentos de Arquivo, de acordo com a Lei19.420/2011

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

•c) organização do acervo, segundo critériostécnicos de identificação, classificação, arranjo edescrição;

•d) higienização do acervo, liberando-o de poeira ede outros resíduos estranhos aos documentos;

• e) acondicionamento dos documentos textuais emcaixas-arquivo. Documentos que excedam aopadrão convencional deverão ser acondicionadosem embalagens adequadas às suas dimensões.

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

•f) identificação externa das unidades deacondicionamento constando: o nome doórgão/entidade, setor, datas-limite. Além dissodevem ser numeradas sequencialmente;•g). elaboração de listagem descritiva doAcervo(constar as especificidades necessárias, naobservação. 2 -Para cada gênero documental fazeruma listagem correspondente);

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

• h) destinação de recursos humanos, materiais efinanceiros necessários à consecução dosprocedimentos previstos anteriores, bem comopara o transporte e alocação do acervo nosdepósitos do Arquivo Público Mineiro.

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

• B - DA PARTE DO ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO

• Para definição do cronograma de entrada noArquivo Público Mineiro deverão ser consideradosa disponibilidade de espaço físico bem como osseguintes fatores: complementação de fundosdocumentais já custodiados no Arquivo PúblicoMineiro e demanda de pesquisa;

• elaboração de Termo de Recolhimento do acervo, a ser emitido em 5 (cinco) vias e assinado pelosrepresentantes das partes;

DELIBERAÇÃO N. 5Conselho Estadual de Arquivos

• A formalização da entrada de acervo arquivístico noArquivo Público Mineiro dar-se-á com a assinaturapelas partes, do Termo de Recolhimento, ficando oacervo, até essa data, sob a responsabilidade doórgão ou entidade que solicitou o recolhimento

Denúncias

DENÚNCIA REDE FERROVIÁRIA FEDERAL

COORDENADORIA DAS PROMOTORIAS DE JUSTIÇA DE DEFESA DO PATRIMÔNIO

CULTURAL E TURÍSTICO DE MINAS GERAIS

Ref.: Procedimento Administrativo 184/04

1. Disposição dos Livros edocumentos da Bibliotecado Museu Ferroviário

2. Fotos obtidas em arquivos de OPM

• . Peças “amontoadas” sem qualquer cuidado no cômodo onde estão o

acervo do museu . Peças “amontoadas” sem qualquer cuidado nocômodo onde estão o acervo do museu.

2. Fotos obtidas em arquivos de OPM

Boas Práticas (Ubá)

Boas Práticas (Ubá)

AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL

• Nenhum documento deve ser conservado portempo maior do que o necessário para ocumprimento das atividades que o geraram. Oprocesso de avaliação e seleção de documentostem como objetivo:

•Reduzir, ao essencial, a massa documental dosarquivos;

•Aumentar o índice de recuperação da informação;

AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL

•Garantir condições de conservação dosdocumentos de valor permanente;

•Controlar o processo de produção documental,orientando o emprego de suportes adequados aoregistro da informação;

•Ampliar o espaço físico para arquivamento;

•Aproveitar os recursos humanos e materiais;

• Utilizando o conceito da teoria das três idades dosdocumentos, ampliam-se critérios de avaliação nafase corrente, a fim de distinguir os documentos devalor eventual (de eliminação sumária) daqueles devalor informativo ou probatório. Deve-se evitar atransferência para arquivo intermediário dedocumentos que não tenham sido anteriormenteavaliados, pois o desenvolvimento do processo deavaliação e seleção nesta fase de arquivamento éextremamente oneroso do ponto de vista técnicogerencial.

• O processo de avaliação de documentos de arquivorequer, para o estabelecimento de critérios devalor, a participação de pessoas ligadas às diversasàreas profissionais. Há necessidade de se identificara utilidade das informações contidas nosdocumentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-seconstituir Comissões Permanentes de Avaliação deDocumentos de Arquivos (CPADs).

Fixaçao do prazo de uso documental

• Quanto a fixação do prazo de guarda dosdocumentos vincula-se à determinação do valor dodocumento, de acordo com:

- A frequência de uso das informações nele contidas;

- A existência de leis ou decretos que regulem a sua prescrição legal;

A existência de outras fontes com as mesmainformações ( documentos recaptulativos);

- A necessidade de guarda dos documentos porprecaução, em virtude das práticas administrativas(prazos de precaução).

• “A guarda dos arquivos se inscreve naduração, no tempo longo da vida doshomens e das instituições, ao contráriodas necessidades da comunicação, dainformação e, em geral, dadocumentação, que são orientadas paraa atualidade e o imediato”.

Arquivos para quê? (São Paulo, 2010).

• Centro de Gestão Documental• Seção de Orientação Técnica

• Seção de Gestão de Documentos Digitais

• cgdoc@pmmg.mg.gov.br

• 3307-0415

Obrigada!!!!