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TM Guideline Copa do Mundo da FIFA 2014
Índice
O projeto
Público-Alvo do Projeto
Critérios de Participação
Sistema de Convidados
Processo de Participação
Jogos com
Pedidos e Alocação
As Responsabilidades do Projeto
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Hospitality
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Convidados do Projeto
Agenda de Negócios
Hospedagem nas Cidades-Sede
Transporte
Passagem Aérea
Alimentação
Seguro-Viagem
Vistos e Vacinas
Comunicação
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Hospitality
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O ProjetoA Apex-Brasil promove ações baseadas no marketing de relacionamento: o Programa Business and Partnership, que contempla oportunidades de geração de negócios em eventos nacionais e internacionais. Fazem parte do Programa os projetos Fórmula Indy, Carnaval, Grand Prix, Professional Golfer’s Association of America Tour (PGA), Professional Bull Riders (PBR) e Copa do Mundo.
O Projeto Copa do Mundo desenvolverá ações de promoção comercial e atração de investimentos durante a Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014TM, de 12 de junho a 13 de julho de 2014.
As ações da Apex-Brasil na Copa do Mundo, em parceria com empresas e entidades brasileiras, visam trazer ao país compradores e/ou potenciais compradores, investidores e formadores de opinião internacionais, com o intuito de estimular e incrementar as exportações brasileiras, captar investimentos, bem como projetar a imagem do Brasil com credibilidade.
Este Guia informa os critérios de participação no Projeto. Em caso de dúvidas, entre em contato pelo e-mail [email protected] ou por meio do telefone (61) 3426-0202.
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Público-Alvo do ProjetoEmpresas brasileiras com clientes ou potenciais clientes que, segundo a classificação de maturidade exportadora da Apex-Brasil, sejam intermediárias, experientes ou internacionalizadas. Os critérios utilizados pela Agência para segmentar as empresas consistem na frequência de exportação e nos valores exportados.
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Critérios de Participação
EMPRESAS BRASILEIRAS
- Inscritas na base de dados da Apex-Brasil.
- Enquadradas como empresas intermediárias, experientes ou internacionalizadas, segundo os critérios de maturidade exportadora da Apex-Brasil.
- Que possuam clientes ou potenciais clientes estrangeiros que possam ser convidados para o evento.
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TRADINGS
- Inscritas no Projeto Brasil Trade da Apex-Brasil.
Outros casos não contemplados acima serão analisados pela Equipe de Marketing de Relacionamento da Apex-Brasil.
ASSOCIAÇÕES DE CLASSE SETORIAIS OU ENTIDADES SETORIAIS
- Que possuam projeto setorial vigente em parceria com a Apex-Brasil.
Critérios de Participação
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Sistema de ConvidadosO Sistema de Convidados é a ferramenta de interface entre a Apex-Brasil e o parceiro. Nesse sistema deverão ser inseridas as informações referentes aos participantes do Projeto, sejam eles nacionais ou internacionais.
Acesso por meio do site www.apexbrasil.com.br/copa.
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Processo de Participação
ENTRAR EM CONTATO COM A EQUIPE DE RELACIONAMENTO COM CLIENTES
- Atendimento personalizado à empresa;- Avaliação da Apex-Brasil para identificar a melhor forma de participação.
ADESÃO AO PROJETO Assinatura do Termo de Adesão.
CADASTRO NO SISTEMA DE CONVIDADOS Aprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DA DEMANDA DE INGRESSOS POR JOGO Seleção dos jogos de interesse e aprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DOS REPRESENTANTES NACIONAIS E CONVIDADOS INTERNACIONAIS NO SISTEMAAprovação pela Apex-Brasil e envio de e-mail de confirmação por jogo.
INSERÇÃO DA AGENDA DE NEGÓCIOS NO SISTEMAAprovação pela Apex-Brasil.
INSERÇÃO DE VOOS, DOCUMENTO/PASSAPORTE E INFORMAÇÕES DE HOSPEDAGEM NO SISTEMAPara organização do receptivo nas cidades-sede.
FORMULÁRIO DE RESULTADOS E RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO (após a Copa)Envio pelas entidades/empresas brasileiras para a Apex-Brasil.
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Jogos comNeste primeiro momento, a Apex-Brasil terá espaço de Hospitality e ingressos para 8 (oito) jogos:
A forma de atuação nos demais jogos será divulgada em janeiro de 2014, mediante o sorteio dos grupos pela FIFA, a ser realizado entre os dias 4 e 6 de dezembro de 2013, e a demanda apresentada pelos parceiros. As demandas para esses jogos já podem ser registradas no Sistema de Convidados e serão confirmadas em janeiro de 2014.
JOGO CIDADE DATA
Brasil x Time A2
Brasil x Time A3
Brasil x Time A4
Oitavas de final
Quartas de final
Semifinal
Semifinal
Final
São Paulo
Fortaleza
Brasília
Belo Horizonte
Fortaleza
Belo Horizonte
São Paulo
Rio de Janeiro
12/6/2014
17/6/2014
23/6/2014
28/6/2014
04/7/2014
08/7/2014
09/7/2014
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Hospitality
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Solicitação de Ingressos
As solicitações de ingressos devem ser realizadas diretamente no Sistema de Convidados, seguindo as seguintes regras:
- proporção de 3 (três) convidados internacionais para 1 (um) representante brasileiro;
- máximo de 4 (quatro) ingressos nos jogos de abertura e final;
- máximo de 8 (oito) ingressos nos outros 6 (seis) jogos com Hospitality;
- máximo de 10 (dez) ingressos para os demais jogos;
- máximo de 60 (sessenta) ingressos no somatório total por empresa ou entidade.
A Apex-Brasil analisará a demanda das empresas e entidades nos 8 (oito) jogos com Hospitality e alocará as vagas de acordo com a priorização dos parceiros, conforme exposto abaixo:
1. ordem na inscrição dos convidados;
2. ter participado do Projeto Copa das Confederações;
3. ter participado de outros projetos/ações da Apex-Brasil.
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As Responsabilidades do ProjetoA divisão das responsabilidades do Projeto se dará conforme abaixo, para os 8 (oito) jogos com Hospitality e para todos os convidados – brasileiros e estrangeiros.
RESPONSABILIDADES DA APEX-BRASIL:
- hospedagem de 2 (duas) diárias nas cidades-sede;- transporte aeroporto / hotel / estádio / hotel / aeroporto;- acesso ao espaço de Hospitality;- ingresso para o jogo.
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RESPONSABILIDADES DAS EMPRESAS E ENTIDADES:
- passagens aéreas internacionais e domésticas;- emissão de visto, seguro saúde e vacinas, quando necessário;- organizar e realizar agendas de negócios;- preencher todos os dados solicitados no Sistema de Convidados, incluindo informações de voo, hospedagem e documentos de identificação (identidade para brasileiros/convidados do Mercosul e passaporte para estrangeiros), sendo que não serão aprovados convidados com dados incompletos.
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Convidados do ProjetoNão são permitidos: acompanhantes, menores de 18 anos e compradores nacionais.
É importante informar à Apex-Brasil caso um participante do Projeto possua necessidades especiais (PNEs), para que seja feita a devida adequação, uma vez que os estádios possuem assentos especiais para usuários de cadeira de rodas, pessoas com mobilidade reduzida ou obesas.
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HospitalityNos 8 (oito) jogos com Hospitality, a Apex-Brasil terá um espaço exclusivo, na área externa do estádio em questão, com catering e ações promocionais de produtos brasileiros. O espaço estará disponível 3 (três) horas antes do início do jogo até 2 (duas) horas após o apito final.
Nos dias dos jogos, o deslocamento ao estádio se dará entre 4 (quatro) e 5 (cinco) horas antes do início da partida. Nesses dias, não podem ser realizadas agendas, devendo haver bloqueio total dos compromissos.
A programação final detalhada com horários será enviada posteriormente.
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Agenda de NegóciosA Agenda de Negócios é uma das contrapartidas obrigatórias e deve ser consistente e focada na geração de negócios, na captação de investimentos estrangeiros ou na imagem do Brasil no cenário mundial. Neste momento, o convidado internacional estará sob total responsabilidade da entidade/empresa/instituição brasileira.
SUGESTÕES DE AGENDAS
- Rodadas de negócios.- Visitas técnicas.- Visitas a autoridades e órgãos governamentais
brasileiros.- Atividades interativas no intuito de promover o
produto na região onde é produzido.- Projeto Comprador.- Participação em feira do setor.- Entre outros.
O QUE NÃO É CONSIDERADO AGENDA
Passeios turísticos não são considerados agendas de negócios, porém poderão estar incluídos durante a estada do convidado estrangeiro no país, como forma de mostrar um pouco do Brasil, além do ambiente de negócios em que ele estará inserido.
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Hospedagem nas Cidades-Sede
- A Apex-Brasil disponibilizará 2 (duas) diárias (noite que antecede o jogo e noite do dia do jogo) em apartamento individual (single). Alterações nas datas, nos horários de check-in e check-out ou no tipo de acomodação deverão ser negociadas diretamente com o hotel.
- Os hotéis serão definidos e informados posteriormente pela Apex-Brasil. Em cada cidade-sede, poderá ter mais de um hotel, sendo que os convidados de cada parceiro serão alocados da melhor forma para mantê-los no mesmo hotel.
- Todas as despesas extras, tais como ligações telefônicas, serviço de quarto, internet, lavanderia, frigobar, cama extra, early check-in, late check-out, entre outros, são de responsabilidade do convidado.
- As diárias incluem café da manhã.
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- Caso haja interesse em diárias extras nos hotéis oficiais, será necessário o contato direto com o hotel para negociação, visto que, durante esse período, a Apex-Brasil não fará reservas em nome de terceiros.
- No Sistema de Convidados é possível informar preferência de cama (casal ou solteiro), entretanto os convidados serão alocados mediante disponibilidade.
- Caso haja reservas adicionais nos hotéis oficiais (antes ou após o período disponibilizado pela Apex- Brasil), essas devem ser informadas no Sistema de Convidados.
- As reservas adicionais de hospedagem devem ser feitas com a máxima antecedência, em virtude da alta demanda no período.
Hospedagem nas Cidades-Sede
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Transporte
A Apex-Brasil oferecerá apenas os seguintes transportes:
- Aeroporto / hotel / aeroporto - Hotel / estádio / hotel
Os transportes somente serão realizados de/para hotéis oficiais do Projeto, de acordo com a programação de cada jogo.
Para que os convidados tenham direito ao transporte do aeroporto, devem ser informados os dados de voo completos conforme calendário do Projeto. No aeroporto, recepcionistas devidamente uniformizadas e portando uma placa de sinalização do evento estarão à espera dos convidados no portão de desembarque.
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Passagem Aérea
A Apex-Brasil recomenda que a reserva e a aquisição das passagens aéreas sejam feitas com a devida antecedência, em virtude da alta demanda no período.
A Agência solicita que o convidado chegue à cidade-sede no dia anterior ao jogo e parta somente um dia após o jogo. Ou seja, esteja na cidade-sede durante todo o dia do jogo.
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AlimentaçãoA Apex-Brasil se responsabilizará pela alimentação somente dentro do espaço Hospitality no dia do jogo e também nos demais eventos que, porventura, possa vir a realizar. É de responsabilidade do convidado todas as demais despesas com alimentação.
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Seguro-ViagemA Apex-Brasil não oferece Seguro-Viagem para os participantes do evento, porém é muito importante que todos os convidados o adquiram particularmente antes de iniciar a viagem.
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Vistos e VacinasTodos os procedimentos referentes às vacinas e aos vistos necessários à viagem ao Brasil serão de responsabilidade exclusiva do convidado estrangeiro, que deve contar com a documentação completa exigida pelas autoridades competentes.
A Agência salienta que os vistos devem ser requeridos com, no mínimo, 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência, devido aos trâmites de emissão.
*De acordo com o programa oficial de cada evento.
Convidadosestrangeiros
Representantenacional
Empresa /Entidade
Empresa / Entidade
Apex-Brasil
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Apex-Brasil
Apex-Brasil
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Apex-Brasil
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Passagem Aérea Hospedagem Alimentação* TransporteExperiência
Copa do Mundo
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Comunicação
IMPRENSA
A interação com os departamentos de imprensa dos parceiros é muito importante para potencializar as ações nas mídias. Todos os releases e todas as publicações devem ser encaminhados à Apex-Brasil para validação.
Para mais informações, entre em contato com a assessora de imprensa Karine Gonzaga, pelo e-mail [email protected] ou por meio do telefone(61) 3426-0769.
MÍDIAS SOCIAIS
A Apex-Brasil julga indispensável a utilização das mídias sociais e, para isso, sugere que a atuação seja conjunta com a Agência.
Para mais informações, entre em contato com a assessora de imprensa Karine Gonzaga, pelo e-mail [email protected] ou por meio do telefone (61) 3426-0769.
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MARKETING
As marcas da FIFA – Fuleco, Copa do Mundo da FIFA Brasil 2014TM e FIFA –, em qualquer variação ou língua, são de utilização restrita, por questões legais.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a Apex-Brasil.
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