Gerência de Projetos de TI 6. Custos Adriano Graziosi & Márcio Moreira...

Gerncia de Projetos de TI 6. Custos Adriano Graziosi & Mrcio Moreira [email protected] http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 2 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Somente o necessrio... Mas sem disperdcio

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 3 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Custos Grupo de ProcessoProcesso PlanejamentoPlanejar a Gesto de Custos PlanejamentoEstimar os Custos PlanejamentoDeterminar o Oramento MonitoramentoControlar os Custos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 4 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gerncia de custos Em projeto de escopo pequeno estes processos so quase inseparveis

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 5 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Conceitos importantes Anlise de valor: Forma mais barata de se fazer algo Tipos de Custos: Diretos: Decorrentes das aes do projeto Ex.: Viagens, salrios do projeto, materiais do projeto Indiretos: Despesas de mais de um projeto (normalmente rateados) Ex.: Custo do PMO, salas de reunio compartilhadas Fixos: No variam de acordo com a produo Ex.: Aluguel da empresa, contabilidade Variveis: Variam de acordo com o nvel de produo Ex.: Prmios por produtividade, comisses, energia Afundados: Custos j incorridos no projeto independente de sua aprovao Ex.: Custo de avaliao da viabilidade do projeto Marginais: Custo incorrido devido acelerao (compresso ou paralelismo) do projeto Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratao de recursos mais caros

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 6 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de custos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 7 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Planejar a gesto de custos Misso: Estabelecer polticas, procedimentos e documentao para planejar, gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto Tcnicas Analticas: Escolher a opo estratgica para suportar os custos do projeto Ex.: recursos prprios, financiamento com capital prprio ou de terceiros Definir os critrios decises de fazer, comprar, locar, financiar, etc. Estas decises esto sujeitas s regras financeiras da empresa EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto Termo de abertura do projeto Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinio especializada Tcnicas analticas Reunies Plano de gesto dos custos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 8 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Plano de gesto de custos Definies tpicas: Unidades de medida Nvel de preciso Nvel de acurcia Links com procedimentos organizacionais Limites de controle Regras de medio de desempenho Valor Agregado (Earned Value) Formato dos relatrios Descrio dos processos Custo total de propriedade (TCO) Total Cost of Ownership Etc.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 9 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 1) Um gerente de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto verificasse: A. Custos variveis e custos fixos. B. Custos fixos e custos indiretos. C. Custos diretos e custos variveis. D. Custos indiretos e custos diretos. 2) Qual das opes a seguir a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores que geram mudanas na linha de base dos custos? A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsvel pelo maior nmero de mudanas solicitadas. B. Explicar, a quem solicita mudanas, o impacto negativo da mudana no projeto. C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanas. D. Notificar todas as partes interessadas de que no sero permitidas mais mudanas.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 10 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 11 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos Misso: Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessrios para executar as atividades do projeto Dica: Antes de cotar no mercado, voc deve saber que valores so esperados EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos custos Plano de recursos humanos Linha de base do escopo Cronograma do projeto Registro dos riscos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinio especializada Estimativa analgica Estimativa paramtrica Estimativa bottom-up Estimativa de trs pontos Anlise de reservas Custo da qualidade (CQD) Software para estimativas em GP Anlise de proposta de fornecedor Tcnicas de deciso em grupo Estimativa de custos das atividades Bases de estimativas Documentos do projeto atualizados (registro de riscos)

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 12 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Anlise de reservas Riscos Conhecidos Plano de Contingncia Reserva de Contingncia Alada do GP Desconhecidos ? Reserva Gerencial Alada do Cliente Reservas Reserva de Contingncia: Obtidas atravs do VME (Valor Monetrio Esperado) dos Riscos Conhecidos Reservas Gerenciais: Devem suportar problemas de riscos desconhecidos Ex.: % do valor estimado do projeto, valor fixo, etc. Anlise de Reservas: medida que o projeto avana as incertezas vo diminuindo e as reservas vo sendo usadas, reduzidas ou eliminadas

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 13 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Estimar os custos - tcnicas e sadas Custo da Qualidade (CDQ): Estimativa de custos da atividade: Mnimo, mais provvel e mximo ou mais provvel % variao aceitvel Base de estimativas: Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas, restries conhecidas e nvel de confiana da estimativa final Custo da ConformidadeCusto da No Conformidade Gasto durante o projeto para evitar falhasGasto durante e depois do projeto devido a falhas Custos de PrevenoCustos Internos de Falhas (encontradas no projeto) Treinamento Documentao de processos Equipamentos Tempo para fazer certo Retrabalho Sucateamento Custos de AvaliaoCustos Externos de Falhas (encontradas pelo cliente) Testes Perdas devido a testes destrutivos Inspees Passivos Trabalho em garantia Perdas de negcios

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 14 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 3) Todas as opes a seguir so sadas do processos Estimar os custos, EXCETO: A. Uma compreenso do risco estimado de custos no trabalho B. A preveno da incluso de mudanas inadequadas na linha de base de custos C. Uma indicao do intervalo de custos possveis do projeto D. Documentao de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos 4) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as previses oramentrias so criadas? A. Monitoramento e controle B. Planejamento C. Iniciao D. Execuo

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 15 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 16 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento Misso: Definir o oramento do projeto e fechar a linha base de custos Agregao de Custos: Ora-se custos de atividades, que so agregados em pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto dos custos Linha de base do escopo Estimativa de custos de atividade Bases de estimativas Cronograma do projeto Calendrios de recursos Registro de riscos Contratos (acordos prvios) Ativos de processos organizacionais Agregao de custos Anlise de reservas Opinio especializada Relaes histricas Reconciliao do limite de recursos financeiros Linha base de custos Requisitos dos recursos financeiros Documentos do projeto atualizados (registro de riscos, estimativa de custos das atividades e cronograma do projeto)

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 17 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento - tcnicas Relaes histricas: Dados histricos que permitam estimativas analgicas ou paramtricas Considerar: preciso dos dados, facilidade de uso e escalabilidade do modelo Reconciliao do limite de recursos financeiros: Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto A reconciliao visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 18 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Determinar o oramento - sadas 8. Oramento de custos7. Reservas gerenciais6. Linha de base de custos5. Reservas de contingncia4. Estimativas do projeto3. Estimativas de contas de controle2. Estimativas dos pacotes de trabalho1. Estimativas das atividades Alada do GP Alada do Cliente ou da Alta Administrao

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 19 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 5) Qual dos itens abaixo no uma sada do Determinar o oramento? A. Estimativas do projeto B. Reservas de contingncia C. Reservas gerenciais D. Previses de custos 6) Voc um gerente de projetos trabalhando em um projeto que exige o teste de 100 itens, com espaamento uniforme pelo perodo de cinco semanas. Voc acaba de iniciar a semana trs, com um oramento geral de Us$10 mil. At esta data, voc gastou Us$2 mil com 40 itens testados com sucesso. O que a variao de custo (VC) diz a voc nessas circunstncias? A. O projeto est prosseguindo a 100% da taxa prevista. B. O projeto est Us$2 mil abaixo do oramento. C. O projeto est dentro do oramento. D. O projeto est obtendo Us$2 de trabalho para cada Us$ gasto.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 20 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar os custos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 21 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Controlar os custos EntradasFerramentas e TcnicasSadas Plano de gesto do projeto Requisitos dos recursos financeiros Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais Gesto do valor agregado Previses ndice de desempenho para trmino Anlise de desempenho Software de gesto de projetos Anlises de reservas Informaes de desempenho do trabalho Previses de custos Solicitaes de mudana Plano de gesto do projeto atualizado (plano de gesto de custos e linha base de custos) Documentos do projeto atualizados (estimativas de custos e bases das estimativas) Ativos de processos organizacionais atualizado Misso: Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanas na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variaes de custos Principais aes: Gerar as mudanas na hora certa e controlar sua implementao Garantir que o realizado fique dentro do previsto no perodo e no projeto Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variao Manter a adequao do andamento fsico aos gastos do projeto Prevenir a absoro de mudanas fsicas e/ou financeiras no autorizadas Analisar os impactos das mudanas e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanas) Etc.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 22 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Gesto do valor agregado Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): VA (EV) = % Fsico Concludo x Valor Planejado (VP) O GP deve coletar o % Fsico Concludo com a equipe: Se no for possvel calcular este % podemos utilizar: Regra 50/50:50% ao iniciar e 50% somente quando terminar Regra 20/80:20% ao iniciar e 80% somente quando terminar Regra 0/100: 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar Frmulas do % Realizado: % Concludo= Durao Realizada/ Durao Planejada % Trabalho Concludo= Trabalho Realizado/ Trabalho Planejado % Concludo por VA= VA Realizado/ Valor Planejado

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 23 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplo de clculos de % realizado DiaSegundaTeraQuartaQuintaSexta Manh A1: R1, R2 A2: R2 A3: R1, R2 A2: R2 TardeA2: R2 A3: R1, R2 Premissas:Temos 3 atividades no projeto:A1, A2 e A3 Temos 2 recursos no projeto:R1 de R$200/h e R2 de R$500/h Trabalhamos 8h por dia neste projeto Data de Status:Estamos na quarta-feira na hora do almoo e estamos 100% em dia % Concludo: 8h + 8h + 4h 5d x 8h = 20h 40h = 50,0% % Trabalho Concludo: (2h x 2r) + 6h + 8h + 4h 2r x (2h+8h) + 6h + 24h = 22h 50h = 44,0% Valor Agregado (VA): [VA = % FSC * VP] A1: 100% x [(200 + 500) x 2h] A2: [(6h+8h+4h) / 30h] x (500 x 30) A3: 0% x [ 8h x (200 + 500) ] = 100% x 1.400 = 60% x 15.000 = 0% x 5.600 = 1.400 = 9.000 = 0 % Concludo Por VA:(1.400 + 9.000) / 22.000= 10.400 / 22.000= 47,3%

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 24 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Preciso dos % realizados Grau de preciso: % Concludo:funo (durao) % Trabalho Concludo:funo (durao, recursos) % Fsico Concludo:funo (escopo) % Concludo Por VA:funo (escopo, durao, recursos, custos) Variveis:PMBOKMS Project VP:Valor Planejado(Custo da Linha Base) Custo Orado do Trabalho Planejado(valor planejado para execuo da tarefa) VA:Valor Agregado(COTR ou BCWP) Custo Orado do Trabalho Realizado(valor orado do trabalho j realizado) CR:Custo Real(CRTR ou ACWP) Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realizao) % Concludo Por Valor Agregado: PMBOK:% Concludo Por VA= VA Realizado/ Valor Planejado Project:% Concludo Por VA= COTR/ Custo da Linha Base Preciso % Conc. Por VA Escopo (% fsico) DuraoRecursosCustos

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 25 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Anlise de variaes Anlise de Variaes: VCR: Variaes de Cronograma(SV: Schedule Variance): VCR = VA VP(Valor Agregado Valor Planejado) VC: Variaes de Custos(CV: Cost Variance): VC= VA CR(Valor Agregado Custo Real) Ajudam a analisar a extenso das variaes que ocorreram ou iro acontecer

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 26 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI ndices de desempenho IDP:ndice de Desempenho de Prazos (SPI) SPI: Schedule Performance Index IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado) ndice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto Se agregado), ex.: 0,92 8% atraso Se > 1 Projeto adiantado(agregado > planejado), ex.: 1,03 3% adiantado IDC:ndice de Desempenho de Custos (CPI) CPI: Cost Performance Index IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) ndice de retorno efetivo do $ investido Se agregado) Se > 1 Economia (agregado > real) ONT

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 27 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Previses Oramento No Trmino (ONT): ONT = VP(Valor Planejado Total) Estimativas de custos No Trmino do projeto: Otimista:ENTo= CR + (ONT - VA) Trabalho executado no ritmo orado Realista:ENTr= ONT / IDC Trabalho executado no IDC atual Pessimista:ENTp= CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] Trabalho executado considerando IDC e IDP ndice de Desempenho para Terminar (IDPT): Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT IDPT:Trabalho Restante (em termos de oramento) Recursos Financeiros Restantes IDPT (ONT):(ONT VA) / (ONT CR) maior que 1 IDPT (ENT):(ONT VA) / (ENT CR) menor que 1

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 28 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplo de previses Numa determinada Data de Status temos: ONT:10.000VP:5.500VA:5.000CR:6.000 IDP= VA / VP = 5.000 / 5.500 = 0,91 IDC= VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83 Estimativas de custos no trmino do projeto: ENTo= CR + (ONT - VA) = 6.000 + (10.000 5.000)= 11.000,00 ENTr= ONT / IDC = 10.000 / 0,83= 12.048,19 ENTp= CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] = 6.000 + [(10.000 5.000) / (0,91 x 0,83)]= 12.619,89 ndice de Desempenho para Terminar (IDPT): IDPT (ONT)= (ONT VA) / (ONT CR) = (10.000 5.000) / (10.000 6.000)= 1,25 IDPT (ENT)= (ONT VA) / (ENT CR) = (10.000 5.000) / (12.048,19 6.000)= 0,83

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 29 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 7) Um projeto est com IDC (ndice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (ndice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto? A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo 8) Medio do valor agregado um exemplo de: A. Relatrios de desempenho. B. Controle do planejamento integrado. C. Diagrama de Ishikawa. D. Integrao dos componentes do projeto em uma unidade coesa.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 30 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 9) Voc assumiu um projeto que est Us$100 mil acima do orado. Voc sabe que a equipe completou Us$500 mil de trabalho. Seu patrocinador telefonou o dia inteiro e deixou mensagens, enquanto voc estava em reunies, solicitando uma atualizao rpida na situao do projeto. O que voc dir a ele quando retornar a ligao? A. O IDC 0,90. B. O IDP 1,10. C. O IDC 0,83. D. O IDP 0,83. 10) O monitoramento de custos realizados at a data para detectar variaes em relao ao plano ocorre durante: A. A criao do sistema de controle de mudanas de custos. B. A recomendao de aes corretivas. C. A atualizao da linha de base de custos. D. Avaliaes de desempenho do projeto.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 31 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 11) Sua GP assistente faz a anlise mensal do Valor Agregado, mas ficou doente antes termin-la. Ela lhe forneceu as seguintes informaes: IDC = 1,1; CR (C.Real) = Us$800 mil; VP (V.Planejado) = Us$890 mil. Como o projeto est indo? A. O cronograma est atrasado em 5% do prazo do projeto. B. O cronograma e o oramento esto melhores do que previsto. C. H dinheiro suficiente para pagar um treinamento extra. D. Voc no tem preocupaes reais sobre o cronograma ou custo. 12) O MELHOR mtodo para controlar os custos : A. Estimar no incio do projeto e depois comparar os custos reais com a linha de base. B. Fazer estimativas durante a execuo do projeto e gerenciar cada atividade de acordo com o oramento. C. Fazer estimativas durante o planejamento e refazer as estimativas antes do incio de cada atividade. D. Estimar no incio do projeto e fazer a administrao confirmar as estimativas.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 32 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Exemplos de questes 13) Voc vai assumir um projeto de outro GP e obtm as seguintes informaes. A atividade Z tem uma IMC de dia 15 e uma IMT de dia 20, esta atividade difcil. O IDC de 1,1 e o IDP de 0,8. H 11 partes interessadas. Com base nestas informaes, qual seria sua MAIOR preocupao? A. Cronograma do projeto. B. Folga da atividade Z. C. Custo do projeto. D. O nmero de recursos disponveis. 14) Todas as opes a seguir so relevantes para analisar um estouro de custos, EXCETO: A. Valores de referncia da mo de obra. B. Recursos usados. C. Plano de gerenciamento de comunicaes. D. Espera.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 06 - slide 33 de 33Gesto de Projetos de TI - GPTI Obrigado!

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