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Gerenciamento de projeto em um evento para o terceiro setor – Estudo de caso Julho/2015

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ISSN 2179-5568 – Revista Especialize On-line IPOG - Goiânia - 9ª Edição nº 010 Vol.01/2015 julho/2015

Gerenciamento de projeto em um evento para o terceiro setor –

Estudo de caso

Marcilon Fonseca de Lima – [email protected]

Gerenciamento de Projeto

Instituto de Pós-Graduação - IPOG

Goiânia, GO, 30 de junho de 2014

Resumo

O presente artigo fala da gestão de um projeto de evento de um grupo escoteiro de Goiânia

com objetivo de angariar fundos e divulgar o próprio movimento entre os pais de escoteiros e

convidados e confraternizar com outros grupos da capital.Este trabalho pretende mostrar um

caso de Gestão de projeto para o terceiro setor em um evento de divulgação e arrecadação de

fundos; o modo pelo qual se gerencia os custos de um projeto de evento para uma entidade sem

fins lucrativos e como se dá a gestão de pessoas voluntárias em um projeto para arrecadação;

mostrar como uma gestão projetizada de um evento no terceiro setor pode trazer os resultados

esperados para a entidade e para o próprio campo onde esta atua. Os dados para este artigo

foram obtidos em estudo de caso junto aos dirigentes de um grupo escoteiro sobre o evento

organizado desde sua concepção até a realização e avaliação. Outros dados foram coletados

em sites do movimento escoteiro, além de pesquisa bibliográfica sobre terceiro setor,

movimento escoteiro, eventos e gestão de projetos. Percebeu-se que a projetização de evento

para o grupo escoteiro trouxe os resultados financeiros e promocionais esperados, além de um

grande envolvimento dos membros.

Palavras-chave: Projeto. Escotismo. Terceiro Setor. Recurso. Evento.

1 Introdução

O Grupo Escoteiro Novo Horizonte (GENH), sediado na Escola Estadual Dep. José de Assis

no Jardim América em Goiânia-GO foi criado há 31 anos no Bairro Novo Horizonte e mudou

sua sede algumas vezes, estando hoje funcionando em uma sala compartilhada com um grupo

de capoeira e com o depósito da própria escola. As instalações da escola, pátio, banheiros e

salas de aula, podem ser utilizadas pelo grupo para suas atividades educacionais, em suas

reuniões aos sábados à tarde. Os grupos escoteiros de Goiânia utilizam dependências de escolas

e parques estaduais ou municipais para se sediarem, não tendo recursos suficientes para

aquisição de uma sede própria e ainda manterem um funcionário para manutenção desta sede.

Eis aqui a questão fundamental a ser analisada neste artigo, o movimento escoteiro,

particularmente o grupo Novo Horizonte, precisa de recursos para se manter e adquirir materiais

para aplicação de jogos e outras atividades de educação não formal para os seus membros


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juvenis. A fonte habitual de recurso de um grupo escoteiro é oriunda de taxa anual por membro,

que não ultrapassa os R$ 200,00.

Uma definição importante sobre o tema é a de terceiro setor, pois o escotismo se enquadra nesta

acepção:

[...] consiste em uma organização cujos objetivos principais são sociais, em vez de

econômicos. A essência do setor engloba instituições de caridade, organizações

religiosas, entidades voltadas para as artes, organizações comunitárias, sindicatos,

associações profissionais e outras organizações voluntárias. (HUDSON, 1999)

Para entender a necessidade de recursos de um grupo escoteiro é mister compreender o que faz

um grupo escoteiro, onde se aplicam e outras possíveis fontes de recursos. Além disso, o

terceiro setor em geral tem historicamente dificuldade em angariar fundos:

Uma das problemáticas relevantes corresponde à necessidade de obtenção de recursos

financeiros e pessoais para a execução de seus trabalhos. Essa demanda advém de

uma outra: a carência de uma gestão eficiente e comprometida com os objetivos das

instituições filantrópicas, que em tese diferem-se consideravelmente de uma

organização empresarial. (Camargo et al, 2001, p.11)

A União dos Escoteiros do Brasil (2008, p.9) traça diretrizes sobre o movimento escoteiro onde

o objetivo principal do escotismo é fazer com que o jovem assuma o próprio desenvolvimento,

com foco no caráter, auxiliando na descoberta e na inserção do mesmo na sociedade como um

cidadão responsável e útil. Para esse propósito, o movimento escoteiro conforme sintetizado

por Fernandes e Ribeiro (2008) devem ter atividades que proporcionem um sistema de jogos e

práticas que correspondam aos anseios dos escoteiros, levando à reflexões e ações. Todas estas

atividades são planejadas por escotistas adultos voluntários desde a escolha dos temas e

objetivos e preparam os jogos, instruções etc. de modo a contribuir para a formação desses

jovens.

Os insumos necessários para aplicação de jogos e outras atividades são relativamente baratos,

porém há outras atividades como acampamentos, jamborees1, dentre outros, que são

complementares ao processo educacional proposto pelo movimento e onera por demais os

membros infanto-juvenis dos grupos. A direção procura auxiliar de todas as formas para que o

maior volume de membros possam participar do máximo de atividades sem esse peso financeiro

extra, desta forma pensa e age o grupo Novo Horizonte. Como conseguir esses recursos

extraordinários? O grupo em questão utiliza da venda de rifas para a comunidade e de lanches

e guloseimas para os próprios membros. Eventos não eram uma opção desde a última tentativa

frustrada pelo grupo. O que o fez mudar de ideia? Como fazer para que essa opção venha dar

resultados positivos?

Outro item de extrema importância para o terceiro setor, é a gestão de pessoas e a grande

peculiaridade em relação aos outros setores é o voluntariado. Hudson (1999, p21) afirma que

1 ¹ Jamborees são acampamentos internacionais de escoteiros que se realizam periodicamente. Há ainda os Jamborees

regionais e Nacionais (nota do autor, segundo definição livre de escotistas do GENH)


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“a administração é complicada porque as pessoas que contribuem para as organizações do

terceiro setor têm várias motivações que são ao mesmo tempo filantrópicas e muito

particulares.”

Com o intuito de balizar a terminologia e conceitos, será adotado a definição de Britto e Fontes

(2002, p20) para evento: “ é a soma de esforços e ações planejadas com o objetivo de alcançar

resultados definidos junto ao seu público alvo. ” Essa definição é similar à própria definição de

projeto pelo Guia PMBOK (2013, p.2), “esforço temporário empreendido para criar um

produto, serviço ou resultado exclusivo. ” Essas definições tão próximas justificam o presente

artigo como um estudo de caso de gestão de projeto, que por sua vez é definida na mesma obra

como “[...] a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do

projeto para atender aos seus requisitos. ” (PMBOK, 2013, p.45).

Por ter grandes dificuldades em obter verbas públicas. As entidades locais do escotismo

precisam conseguir meios assertivos para conseguir recursos financeiros e não se pode fechar

os olhos para oportunidades que surjam. Respondendo à necessidade de recursos para o Grupo

escoteiro e com o crescimento observado no número de membros, a direção local percebeu uma

ocasião de conseguir esses recursos através de um evento, que também atinge outros objetivos

educacionais e de promoção do próprio grupo. Optou-se por fazer uma festa junina na sede, de

um modo mais “profissional”, destacando para isso uma comissão organizadora com

experiência em eventos, que, por sua característica, ensejou uma gestão projetizada, já que um

evento é um esforço temporário que cria um resultado único. Deste evento nasce o presente

estudo que avalia o modo como foi planejado, organizado e executado e, principalmente, os

resultados obtidos.


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Fig.1. Grupo de processos de planejamento

Fonte: PMBOK (2013, p.428)


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2 O projeto (evento)

O Grupo Escoteiro Novo Horizonte em reunião ordinária de diretoria, escotistas e pais,

deliberou por realizar uma festa junina com o objetivo principal de arrecadar fundos e

secundariamente promover o grupo perante os familiares e amigos das crianças e jovens

membros. Uma comissão organizadora foi nomeada e as primeiras providências foram tomadas.

Aqui se deu uma mudança em coordenações anteriores, pois na gestão do evento assumiu uma

pessoa com expertise em eventos. Foi definido o escopo do evento, que seria uma festa junina

para 150 pessoas e participação efetiva dos membros juvenis, chefes2 e dirigentes escotistas e

pais. A comunicação ficou acertada por e-mail e telefone e reuniões periódicas. A data foi

definida e foram elencados alguns riscos e analisados pela equipe gestora. Não se utilizou um

processo formal de abertura do projeto, mas tudo foi documentado em ata do grupo e os

trabalhos de organização deram início com esse escopo inicial.

Para o desenvolvimento do projeto alguns fatores importantes foram levados em conta:

Escopo; custo para o grupo e doações possíveis; trabalho voluntário e remunerado; venda de

ingressos e dimensionamento do tamanho da festa; controle durante as fases de planejamento e

execução; comunicação; riscos; qualidade, no caso dos produtos vendidos na festa e o

acolhimento de todos convidados de maneira festiva e simpática; execução da montagem da

festa; a execução da festa e o encerramento. Observando os pontos elencados, quase todos estão

descritos na Fig.1 na linguagem técnica do PMBOK. A maioria destes itens são itens de

planejamento, que configuram grande parte do trabalho de elaboração do projeto do evento. Há

um gráfico interessante no guia do PMBOK que mostra a importância dessa etapa em qualquer

empreendimento, pois na fase de concepção e planejamento é muito maior a influência sobre o

projeto e menor o custo do que com o projeto em fase ulterior, veja fig.2.

2 Chefes é como são chamados os escotistas adultos e escotistas são os membros do movimento de qualquer ramo ou idade.


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Fig.2. Impacto da variável com base no tempo decorrido do projeto

Fonte: PMBOK (2013, p.40)

2.1 Planejamento

Após a definição do escopo e documentar o projeto em ata, passou-se à fase de planejamento.

Young (2007, p.106-107) traz algumas reflexões sobre esta importante fase do projeto, é

necessário definir o que, quem, quando e como serão executadas as ações e o que não se deve

fazer. É necessário ter em mente que um planejamento não é apenas um cronograma de datas,

mas a gestão de tempo faz parte do projeto assim como todos os processos elencados

anteriormente e ainda a comunicação, os riscos e a definição dos controles. Vale ressaltar que

o PMBOK (2013, 2) traz uma advertência sobre a aplicabilidade uniforme, em todos os casos,

do conhecimento trazido no guia, que deve ser utilizado de acordo com a equipe gestora do

projeto. O Evento em questão não tem uma grande complexidade e este artigo se propõe a

estudar um caso gerido tecnicamente como um projeto, mas não necessariamente com todos

processos e ferramentas elencadas no PMBOK. A equipe de projeto listou as atividades a serem

realizadas e identificou as entregas e iniciou-se o planejamento da divisão de tarefas por

atividades e a estimativa de custos. Define-se entrega como as saídas que compõem o produto

ou serviços do projeto, assim como qualquer resultado intermediário (PMBOK, 2008, p.115).

Na orçamentação inicial foi previsto aquisição de todos insumos necessários, porém pelo

caráter filantrópico do evento, por pertencer ao terceiro setor, vários membros iniciaram

doações, que desoneraram sobremaneira o projeto. A festa Junina foi marcada para acontecer

em um prazo de dois meses, sendo esse o prazo para todos os preparativos necessários. As

atividades foram divididas e as comunicações se davam com o intuito de fazer com que todos

os envolvidos conhecessem suas obrigações e os prazos requeridos para cada entrega.

Um cronograma de todas atividades desde o planejamento até o dia da festa foi elaborado,

servindo para controlar as entregas e garantindo os prazos. Young (2007, p.76) fala de seis

etapas para construir um cronograma:

Etapa 1 – Identificar os “entregáveis”

Etapa 2 – Criar a lista de atividades para gerar cada “entregável”

Etapa 3 – Sequenciar as atividades

Etapa 4 – Definir duração das atividades

Etapa 5 – Alocar recursos e efetuar os ajustes

Etapa 6 – Divulgar o cronograma (YOUNG, 2007, p.76)

Os recursos humanos eram o pais e membros adultos e infanto-juvenis do grupo. Foi necessário

identificar as habilidades individuais de cada um e atribuir as tarefas, tendo sempre em mente

os requisitos necessários para atendimento do escopo do projeto.

Planejar os custos também foi uma tarefa diferente de um projeto tradicional, pois tanto entregas

quanto insumos necessários eram doados e adquiridos, por esta razão foram enumerados todos

serviços, materiais e alimentos necessários para aquisição e verificou-se quais eram suscetíveis

de doação ou empréstimo por parte de terceiros, podendo desta forma estimar o custo mais

próximo do real, possibilitando uma análise de retorno financeiro, que inicialmente foi

calculada em torno de R$ 500,00 para um público previsto entre 120 e 150 pessoas, como já foi


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dito anteriormente. Não foram utilizadas ferramentas de matemática financeira nos cálculos por

não ser um projeto de longo prazo e de pequena monta. Foi utilizada a estimativa de ordem de

grandeza, conforme diz Barbosa et al (2009, p.78) quando não se têm dados precisos e há a

necessidade de uma estimativa, usa-se dados históricos e experiência, ajustando para a realidade

do projeto por alguma ferramenta.

Terribili Filho (2011, p.113) afirma que “risco é uma ameaça que, caso se torne realidade,

poderá impactar negativamente um projeto, seja em termos de custos, prazo, qualidade ou outra

dimensão”. Já o PMBOK (2008, p.275) define risco como “um evento ou uma condição incerta

que, se ocorrer tem um efeito em pelo menos um objetivo do projeto [...] A causa pode ser um

requisito, uma premissa, uma restrição ou uma condição que crie a possibilidade de resultados

positivos ou negativos”. Culturalmente pensa-se sempre em riscos negativos e deixa-se de

avaliar as oportunidades surgidas, foi o caso do projeto do Grupo Escoteiro Novo Horizonte.

Os riscos identificados basicamente foram dois, insegurança, devido a escola ser utilizada por

usuários de drogas à noite, que seria o horário da festa e quantidade de pessoas ser maior que o

previsto. Para mitigar esses riscos, a análise e as ações são as que se seguem:

Insegurança: contratação de um segurança e fechamento da grade do portão de entrada

principal da escola com tecido “tnt” para evitar que a comunidade usuária de drogas

soubesse que espécie de evento estava acontecendo;

Sobra de comidas, que foi mitigado com duas ações, a primeira foi a venda antecipada

de ingressos, que se deu na quantidade estimada para o projeto. Na semana anterior ao

evento as vendas seriam verificadas e haveria um redimensionamento das barracas e

comidas e bebidas de acordo com essas vendas e com o contato com os grupos onde

houve a divulgação para verificar quantas pessoas poderiam aparecer e adquirir

ingressos na portaria. Com essas ações redimensionou-se para 250 pessoas mais ou

menos 10%. Ainda havia uma folga, pois a festa seria de três horas e grande parte das

comidas foram doadas e os membros do grupo se dispuseram a adquirir as sobras,

assumindo que fosse consumido cerca de 70% de tudo que havia;

Esses riscos acrescentaram como custo apenas o valor da contratação do segurança ao valor

total do projeto.

2.2 Execução

A execução do projeto se deu em duas etapas, a etapa de preparação e o evento em si, a primeira

etapa se iniciou após reuniões de aprovação do planejamento. Aqui serão relacionadas algumas

atividades planejadas que foram realizadas pelos membros ou terceiros contratados e algumas

aquisições efetuadas:

Reserva da escola para o evento para a data estipulada;

Limpeza prévia da escola;

Confecção de lembranças de mesa com papelão e jornal usado;

Obtenção de moedas e notas de R$ 2,00 e R$ 5,00 disponibilizando para troco;

Confecção de fixas de caixa;

Confecção de ingressos;


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Confecção de cartazes;

Contratação de segurança;

Corte e transporte de bambus para enfeite das barracas;

Montagem das barracas;

Confecção de uma churrasqueira;

Montagem elétrica no evento, pontos de energia e iluminação;

Locação de mesas e cadeiras;

Locação de forros;

Aquisição de brindes para pescaria;

Locação de pula-pula;

Transporte de Freezer para bebidas;

Verificação de fogareiros para comidas;

Checagem com pais e tropas sobre as comidas e bebidas a serem vendidas;

Organização de local para o caixa;

Organização e limpeza dos banheiros;

Contratação de som e animação para a festa;

Aquisição de enfeites;

Colocação de enfeites;

Divulgação, que foi direcionada a convidados dos membros e outros grupos escoteiros

da cidade;

À medida que as atividades foram sendo desenvolvidas, muitas aquisições foram modificadas

e outras tantas foram ganhadas ou conseguiu-se empréstimo. Exemplo disso foram os forros

emprestados de outro grupo escoteiro, lâmpadas e fiações emprestadas pelo gerente do projeto,

cural doado por membros da diretoria e enfeites ganhados de várias fontes através de membros

do grupo.

Antes de descrever o evento, faz-se necessário abordar o tema motivação de pessoal, pois como

foi dito antes, as motivações existentes no terceiro setor são diversas e a motivação para

participar da preparação e execução de um evento devem ser firmes para que haja sucesso no

projeto, pois a única mão de obra contratada é o segurança.

Diferentemente de Hudson, as Nações Unidas apud Camargo (2001, p.114) diz que “o

voluntário é o jovem ou o adulto que, devido ao seu interesse pessoal e ao seu espírito cívico,

dedica parte de seu tempo, sem remuneração alguma, a diversas formas de atividades,

organizadas ou não, de bem estar social ou outros campos”. Com a experiência adquirida com

o movimento escoteiro, percebe-se que Hudson está mais próximo da realidade, pois o interesse

particular muitas vezes sobrepuja o filantrópico vem daí a importância de o líder saber motivar

e canalizar da melhor forma as energias disponíveis para se atingir os objetivos. Na fase de

preparação do evento na montagem das barracas e iluminação houve uma sobrecarga sobre

alguns membros, podendo ser interpretado como desinteressa pela atividade, falta de visão

sobre o macro do evento ou até mesmo falha da coordenação no dimensionamento e motivação

para essas atividades.


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Camargo (2001, p.115) afirma que “uma das razões apontadas para o engajamento em trabalhos

voluntários é o fato de que nas atividades não existem muitos desafios, realizações e nem

liberdade de ação suficiente, e nas empresas em geral não há uma missão, mas apenas

conveniência.”

Maslow (e-book) teoriza sobre a hierarquia de necessidades que motivam o ser humano. A fig.

3 mostra essa hierarquia através de uma pirâmide onde as necessidades do nível mais baixo

devem ser satisfeitas para que as próximas necessidades apareçam, não necessariamente assim

tão simplista, mas de um modo geral seria desta forma e o último nível é o da auto realização.

As quatro primeiras são as motivações por deficiência, ou seja, as necessidades básicas

precisam ser satisfeitas, pois não podem faltar por serem básicas e até imprescindíveis. A auto

realização por sua vez é para preencher o potencial do indivíduo. O escotismo tem um

diferencial, pois trabalha com crianças, adolescentes e jovens e procura envolver os pais, esta é

uma razão extra para motivar os adultos no projeto (CLONINGER, 1999, p.490-498).

Fig.3. A hierarquia das necessidades de Maslow

Fonte: Cloninger (1999, p.491)

Os membros adultos e os pais se comprometeram baseados nas premissas lembradas nas

reuniões do projeto. As atividades desenvolvidas eram coordenadas pela gerência do projeto e

controlada em suas entregas, datas e requisitos e a comunicação dava o status a todos os

membros que assumiam responsabilidades à medida que novas necessidades apareciam. Alguns

exemplos podem ser elencados para ilustrar esse ponto; um deles foi a doação de uma torta e

de um kit de churrasco para que o grupo pudesse fazer um bingo, que foi resolvido em uma das

últimas reuniões do projeto; outra atividade que apareceu foi a necessidade de se vender por

cartão e um dos pais conseguiu uma máquina de cartão e foi providenciada uma linha telefônica

com a direção da escola. Dessa forma os adultos se dispuseram a auxiliar como voluntários na

execução da festa junina. Mas o objetivo do escotismo é educar de forma não formal as crianças,

adolescente e jovens e o lema proposto por Baden Powell é “aprender fazendo” (UEB, 2007,

p.94), que está preconizado em quase todos manuais escoteiros, como por exemplo, no Manual

Escotista do Ramo Sênior. Por esta razão e para auxiliar no evento, os lobinhos, escoteiros,


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seniores e pioneiros3 foram envolvidos na montagem e nas atividades da festa, sendo

responsáveis, durante o evento, pela venda e preparo de comidas nas barracas. Houve

treinamento de várias atividades e a supervisão de adultos, por estas razões e pelo envolvimento

natural dos escoteiros de todos os ramos as atividades que ficaram sob suas responsabilidades

foram bem desenvolvidas e receberam elogios de pessoas do grupo e de fora dele.

O evento se deu com a participação de membros adultos e dos escoteiros com a seguinte divisão:

Barraca da Tapioca – Patrulha escoteira Onça;

Barraca Canjica, mané pelado e amendoim – Patrulha escoteira Lobo;

Barraca Milho cozido e cachorro quente – Patrulha escoteira Cutia;

Barraca de espetinhos – Ramo Sênior;

Barraca de pescaria e pula-pula – Ramo Lobinho;

Barraca de Bebidas – Diretoria;

Caixa – Pais;

Animação, quadrilha e bingo – Membros adultos e pais;

Segurança e portaria – terceirizado;

Coordenação e apoio – Membros adultos e pais;

O controle do projeto se deu em todas fases do evento. Na execução, a coordenação

acompanhava todas as atividades, verificando qualquer necessidade de barracas, caixa,

animação, banheiros, portaria e convidados, tomando as ações necessárias para o bom

andamento da festa.

Fig.4 Encerramento do Projeto (Ações e Relações)

Fonte: Terribili Filho (2011, p.173)

3 Ramo lobinho, crianças de 7 a 10 anos; escoteiros, de 11 a 14 anos; seniores, de 15 a 17 anos; pioneiros, de 18 a 21 anos.

(UEB, 2010, p. 10-11)


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2.3 Encerramento

Após a realização da festa junina do Grupo Escoteiro Novo Horizonte o grupo de se reuniu para

desmontar a festa, devolver os materiais emprestados e locados e cuidar da limpeza da escola e

contabilizar os resultados financeiros, além da avaliação geral, esta avaliação ainda não ocorreu

até a data de entrega deste artigo.

O encerramento é fase importante para um projeto, onde são feitas as entregas finais e as

avaliações do projeto, tem-se aqui uma oportunidade conforme afirma Terribili Filho:

Este passo se constitui do aceite final do projeto, da avaliação, do encerramento

administrativo, incluindo os contratos com cliente e/ou fornecedores, e também do

registro em lições aprendidas (Lessons Learned).

A importância desta fase não se restringe ao encerramento formal do projeto, mas

também da oportunidade que se tem de melhorias, seja no ambiente em que se

desenvolveu o projeto, seja em futuros projetos similares, ou mesmo nos padrões de

Gerenciamento de Projetos vigentes na organização (TERRIBILI, 2011, p.171).

A Fig.4 mostra esquematicamente como deve ser processado genericamente um encerramento

de Projeto.

Objetivando obter uma avaliação do evento, foram analisados alguns fatores, primeiramente os

dados financeiros e também foi elaborado um questionário para dois dirigentes mostrarem suas

impressões sobre o evento gerido como um projeto.

O primeiro aspecto abordado foi sobre a participação dos membros, que, segundo a direção, foi

o evento com maior participação, porém é sentido que ainda pode haver maior

comprometimento de um maior número de pessoas e uma vontade de fazer o melhor.

Quanto a organização, este evento se deu de uma forma bem mais metódica, porém ainda houve

pontos falhos, como dimensionamento de algumas tarefas, que poderiam ter sido antecipadas e

outras que necessitariam de um número maior de pessoas para execução, o que deixou uma

sobrecarga sobre alguns indivíduos.

Visibilidade do grupo foi um ponto interessante e não era um objeto principal, mas por

conversas entre a diretoria e alguns convidados de outros grupos, todos se mostraram surpresos

com o vulto e a qualidade da festa, tendo em vista as anteriores que nunc foram tão expressivas

e contava com uma quantidade reduzida de convidados.

A divulgação do evento foi avaliada como uma atividade de sucesso, pois a festa ocorreu em

uma época em vários grupos fazem suas festas, além de empresas e escolas e ainda houve o

agravante da data se dar no meio de um feriado. Na portaria ainda houve um grande número de

ingressos vendidos.

Algo interessante foi o empréstimo de forros e enfeites conseguido junto ao Grupo Escoteiro

Polivante, esse ato ficou marcado e o grupo quer divulgar este espírito escoteiro e contribuir

para eventos de outros grupos, de modo a auxiliar no crescimento do movimento.

A lição aprendida foi na questão de divisão de tarefas e na realização com maior antecedência

daquelas que podem ser assim executadas. Trabalhar melhor a divulgação interna com chefes³

e pais, buscando estar mais próximos, levando a informação a todos e mostrando quais as

atividades podem ser desenvolvidas na preparação, no evento e no encerramento.


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As lições que ficaram, segundo os diretores do grupo, é a demonstração da capacidade de

trabalhar em grupo, com organização e unidos, o que pode render frutos, não apenas financeiros,

mas em prol de entregar um escotismo melhor para os jovens, com atividades atraentes,

divertidas e diversificadas, pois todos os membros juvenis se mostraram bastante engajados e

participaram de ações com este perfil e com grande responsabilidade.

O fato de ter sido coordenado e utilizar técnicas de gestão e coordenação centralizada ajudou

bastante, afirmaram os dirigentes e acentuam que ainda é possível melhorar isto e mostrou

confiança para sempre conseguir atingir os objetivos almejados. Foi um diferencial neste

evento, a organização de forma mais técnica, o que não acontecia antes.

Na visão dos diretores os objetivos primários foram alcançados e até superados com folga, o

que mostra uma capacidade de organização e de envolvimento muito grande, dando uma grande

certeza para organização de próximos eventos e de outros projetos do movimento.

Ainda foi observado pelos dirigentes escotistas que nos últimos anos houve um aumento na

quantidade de adultos envolvidos com os projetos do grupo e isto refletiu positivamente neste

evento, onde houve uma maior participação dos adultos do que geralmente acontecia no

passado.

O resultado financeiro superou as expectativas da diretoria, quase todos os envolvidos doaram

algo ao grupo colaborando com as barracas, festa alguma anterior teve um resultado positivo

tão bom, não houve desperdício nem prejuízo com nada, nas palavras quase literais dos

dirigentes. Em números tem-se o que se demonstra nas tabelas Tab.1 e Tab.2.

Tab.1. Número de pessoas no evento

Fonte: Grupo Escoteiro Novo Horizonte

Tab.2. Arrecadação do evento

Fonte: Grupo Escoteiro Novo Horizonte

Em relação ao número de pessoas, percebe-se que a quantidade de pessoas foi superior ao

estimado, para convidados foi calculado de 225 a 275 pessoas e compareceram 290 mais 50

pessoas para trabalhar durante o evento. Esta imprecisão para um primeiro evento, da ordem de

6% a mais sobre o desvio inicial estimado mostra até uma assertividade dentro da inexperiência

do grupo em eventos. Aqui vale ressaltar que era uma das premissas para o evento que poder-

se-ia ter algum produto faltando ao final da festa, mas haveria sempre algum outro item à

disposição para consumo, pois a garantia de compra do restante por parte dos membros trazia

segurança ao grupo para evitar algum prejuízo.

Conforme foi dito anteriormente, não houve desperdício e grandes sobras e o resultado

financeiro foi muito acima do esperado, pois ao princípio esperava-se apenas não ter prejuízo e

Total Outros grupos dos Membros Membros do grupo

340 120 170 50

Convidados

Número de pessoas

Valor arrecadado Custo lucro bruto

4.050,00R$ 1.500,00R$ 2.550,00R$


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com o andamento dos trabalhos foi vislumbrado que haveria um pequeno lucro, mas o retorno

foi muito acima do esperado, em torno de 500% acima das expectativas.

Esse número foi conseguido, também, graças a algumas doações: Caldos; Curral; Mané Pelado;

mandioca; farinha; molho do cachorro quente; pula-pula; alguns brinquedos para a pescaria;

parte dos garfos, pratos, copos e guardanapos; locação das mesas e cadeiras; empréstimo de

forros de mesas e enfeites; empréstimo de fiação e lâmpadas e quase todo serviço de preparação

do evento.

Respondendo a questão sobre se o evento valeu à pena, foi respondido que valeu não só pelo

sucesso financeiro, mas por mostrar a força do grupo e criar um ambiente motivador para os

jovens que participaram do projeto e viram com foi trabalhoso realizar uma festa e conseguira

visualizar a consequência de realização de um evento com sucesso do próprio esforço.

Uma última questão levantada foi sobre as lições aprendidas. Ficou gravado que era necessário

para outros projetos do grupo:

Dimensionar as atividades com mais precisão;

Melhorar a divulgação interna para os pais;

Envolver os pais, de forma que não se sobrecarregue alguns membros;

Realizar atividades com antecedência em todas que forem possíveis;

Sempre documentar as falhas para serem utilizadas com aprendizado em próximos

eventos;

3 – Conclusão

O PMBOK (2013, p.35) diz que sucesso de um projeto deve ser medido em termos da sua

conclusão dentro das restrições de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco, conforme

aprovado, baseado nessa premissa e nos objetivos deste artigo podemos dizer que o projeto

obteve sucesso, pois nas palavras dos próprios dirigentes escostistas, os mesmos reconheceram

que os objetivos do evento foram alcançados acima da expectativa.

O movimento escoteiro, dentro do terceiro setor, é um caso quase atípico, pois não conta com

qualquer colaborador registrado em carteira, exceto nas sedes regionais e nacional, por esta

razão conta 100% com voluntariado e o grande problema é o envolvimento e motivação de

recursos humanos em projetos não cotidianos, pois nas atividades rotineira conta com os

voluntários registrados na UEB, são eles os chefes de ramos e os dirigentes.

O presente estudo de caso fez a análise em torno de um evento no Grupo escoteiro Novo

Horizonte, que tem histórico de prejuízos em quase todos eventos organizados até então.

Todo o processo organizacional visto pelos voluntários serviu de lastro para um maior

envolvimento, pois percebeu-se grande compromisso e responsabilidade, além de um senso de

organização no evento, jamais visto até o momento, óbvio que o envolvimento também se deve

ao fato do grupo ter crescido nos últimos tempos e haver um maior número de pessoas

disponíveis. Porém a organização técnica e projetizada do evento deu novos ares a esse estágio

do grupo.

Foi elaborada um escopo do projeto em reunião com pais e escotistas filiados registrado em ata,

onde o envolvimento das pessoas se iniciou e vários e-mails e mensagens via celular foram


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trocadas, sempre dando status do projeto e atualizando a matriz de responsabilidades, conforme

já foi descrito no presente trabalho.

Com todo o envolvimento e organização, o evento transcorreu dentro do previsto com as

devidas margens. Com esta simples ação de organização e projetização de um evento, o grupo

escoteiro pode garantir que não haveria prejuízo em seu evento, iniciou um ciclo de eventos

com a marca do grupo, já deixando na agenda dos outros grupos e da comunidade uma data

reservada para as próximas festividades juninas; divulgou o movimento para convidados; teve

sucesso na participação de escoteiros, lobinhos e demais escotistas do movimento em sua

filosofia de aprender fazendo e absorveu uma tecnologia de gestão para próximos eventos, o

que proporcionará uma maior visibilidade ao grupo dentro do movimento local e fará com que

se ganhe confiança de organizar outros eventos.

A gestão projetizada de um evento para o terceiro setor se mostrou eficaz e trouxe os resultados

esperados, além de dar ferramentas de controle durante todo o projeto, inclusive na própria

festa. Todos stakeholders, partes interessadas, foram considerados, inclusive a comunidade

local. Essa gestão projetizada proporciona uma possibilidade além da realização de eventos,

abre um leque maior para o grupo escoteiro e para o terceiro setor, mostrando que utilizando as

boas práticas de gestão de projeto é possível alcançar objetivos em outras modalidades de

projeto, lembrando que há uma necessidade de motivação dos voluntários e uma administração

de custos e doações para garantir essa realização com o devido alcance dos objetivos.

As falhas que ocorreram demonstram que há a necessidade de um melhor preparo na gerência

do projeto e um melhor preparo do projeto em todas as suas fases, elaborar um escopo mais

bem definido e com maiores detalhes, planejar melhor o tempo, custo, risco e qualidade, ou seja

o grupo precisa se qualificar melhor em termos de gerenciamento de projeto para garantir a

obtenção de resultados nos projetos vindouros. Não basta boa vontade para execução de

projetos, mas exige que o mesmo seja gerenciado de maneira técnica.

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