Gerenciamento de Projetos - epmjunior.files.wordpress.com · Há mais de vinte anos atuando em...
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Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 1
Gerenciamento
de ProjetosEm conformidade com a metodologia PMI®
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 2
Paulo César Mei, MBA, PMP
Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos e portfólios,
sempre aplicando as melhores práticas do PMI® (Project Management
Institute). MBA pela FAAP e Certificado PMP® (Project Manager
Professional desde 2005).
Há mais de vinte anos atuando em projetos para empresas de grande
porte em telecomunicações e Tecnologia da Informação. Foi
responsável por projetos de grande porte no Brasil e no exterior
(Offshore). Exerce atualmente a função de Gerente de Escritório de
Projetos, implantando um PMO Corporativo em uma grande
instituição de saúde.
Há quatro anos ministra aulas de Gestão Prática de Projetos e
Certificações PMP® e CAPM® em diversas entidades.
Contato:[email protected]
Apresentações
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 3
Gestão de Projetos - Conceitos Básicos
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 4
Introdução
As pessoas têm planejado e gerenciado projetos desde o
início dos tempos. Toda vez que uma civilização criou suas
raízes houve projetos a serem gerenciados: prédios a
construir, estradas a pavimentar e leis a serem escritas.
Mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias
avançadas de que dispomos hoje, as pessoas criaram linhas
de tempo, alocaram materiais e recursos e avaliaram os riscos
envolvidos em seus projetos.
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 5
Introdução
Com o passar do tempo, percebeu-se que as técnicas para
controle de custo, desenvolvimento da programação, procura
e compra de recurso e gerenciamento de riscos poderiam ser
aplicadas a uma variedade de projetos, seja erguendo pontes,
realizando colheitas sazonais ou decidindo como se governar.
Estas idéias foram as precursoras do estabelecimento de
técnicas de gerenciamento que hoje conhecemos como
“Gerenciamento de Projetos moderno”.
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 6
Introdução
As organizações modernas estão descobrindo que a utilização
do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens.
Clientes esclarecidos exigem cada vez mais produtos
melhores e serviços mais rápidos. As pressões para
acompanhar a velocidade do mercado demandam maior
eficiência. Gerenciar projetos de forma profissional tornou-se
indispensável no ambiente competitivo e global de hoje.
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 7
O que é um projeto?
Esforço temporário empreendido para
alcançar um objetivo específico. Criar
um produto, serviço ou resultado único.
O que é um Projeto?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 8
Características Gerais dos Projetos– Empreendimento não repetitivo
– Sequência clara e lógica de eventos
– Início, meio e fim
– Objetivo claro e definido
– Critério de qualidade mensurável
– Custo e cronograma definidos
– Conduzido por pessoas
O que é um Projeto?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 9
Projetos e o planejamento estratégico
Projetos são freqüentemente utilizados como meio de se
realizar os planos estratégicos, derivados da Visão e
Missão, através de atividades que não podem ser
atribuídas aos processos operacionais.
Considerações estratégicas que podem disparar um projeto:
– Demanda de mercado
– Necessidade da organização
– Solicitação do cliente
– Avanço tecnológico
– Requisito legal
O que é um Projeto?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 10
A partir de um planejamento estratégico desdobram-se
diversas ações estratégicas que deverão ser
implementadas através de inúmeros projetos
O que é um Projeto?
$$$$$ $$$$$ $$$$$
Planejamento
estratégico
Ações
estratégicas
Projetos
Resultados
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 11
Projetos vs. Trabalho Operacional
Os esforços empreendidos por uma organização para atingir
seus objetivos geralmente podem ser classificados entre
projetos ou operação. Muitas vezes eles se sobrepõe e
dividem a maior parte das seguintes características:
– Desenvolvido por pessoas
– Limitados por recursos finitos
– Planejados, executados e controlados
A diferença básica está na característica contínua e
repetitiva da operação enquanto o projeto é temporário e
cria um produto ou serviço único.
O que é um Projeto?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 12
Operações ProjetosVISÃO
MISSÃO
ESTRATÉGIA
ORGANIZACONAL E
OBJETIVOS
PLANEJAMENTO E
GERENCIAMENTO
DAS OPERAÇÕES
PLANEJAMENTO E
GERENCIAMENTO
DOS PORTFÓLIOS
DE PROJETOS
GERENCIAMENTO
DAS OPERAÇÕES
GERENCIAMENTO
DOS PROGRAMAS E
PROJETOS
AUTORIZADOS
RECURSOS ORGANIZACIONAIS
PRODUÇÃO DE
VALORES
AUMENTO DE
CAPACIDADE DA
PRODUÇÃO DE
VALORES
O que é um Projeto?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 13
Requer disciplina sem perder a flexibilidade.
É realizado através da aplicação e integração dos cinco
grupos de processos que são: Iniciação, planejamento,
execução, controle e fechamento.
O que é Gerenciamento de Projetos?
De acordo com o PMBOK (PMI®),
Gerenciamento de Projetos é a aplicação
de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e técnicas nas atividades do
projeto a fim de atender os requisitos do
projeto.
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 14
Iniciar Planejar
Encerrar
Controlar Executar
Reconhecer que um projeto
ou fase deve começar e se
comprometer para iniciá-lo
Planejar para atingir os objetivos de
negócios que determinaram a
existência do projeto
Coordenar pessoas e outros
recursos para realizar o plano
Assegurar que os objetivos do projeto
estão sendo atingidos, através da
monitoração e avaliação do seu
progresso, tomando ações corretivas
quando necessárias
Formalizar a aceitação do projeto
de forma organizada
Cinco Grupos de Processos
O que é Gerenciamento de Projetos?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 15
Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:
– Satisfazer as expectativas dos interessados, particularmente dos
clientes, patrocinadores e usuários.
– Entregar um produto que agregue valor e esteja alinhado com
os objetivos estratégicos.
– Manter um ambiente de harmonia entre os participantes e
interessados
– Promover o aprendizado dos participantes e das organizações
envolvidas.
– Atender as restrições do projeto entregando o produto que foi
combinado, com a qualidade esperada, no prazo, dentro do
orçamento, com os recursos previstos etc.
O que é Gerenciamento de Projetos?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 16
Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:
• Características técnicas de um projeto bem sucedido:– ser concluído dentro do tempo previsto
– ser concluído dentro do orçamento previsto
– ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas)eficientemente, sem desperdícios;
– ter atingido a qualidade e a performance desejada.
• Características organizacionais de um projeto bem
sucedido:
– Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo
– Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente
– Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização
O que é Gerenciamento de Projetos?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 17
Por que os projetos fracassam?
• Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na
gerência de projetos
• Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto
• As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são
compreendidos pela equipe. Fraca definição de escopo.
• O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las.
• O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas
• O projeto foi estimado baseado no „feeling‟ dos envolvidos,
deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares
já efetuados.
O que é Gerenciamento de Projetos?
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 18
Interessados (Stakeholders)– Pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou
cujos interesses possam afetar ou ser afetados pela execução oufinalização do mesmo.
– Podem exercer influência sobre os objetivos do projeto
– Sua influência varia conforme o ciclo de vida do projeto e podeser positiva ou negativa.
Patrocinadores (Sponsor)• Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externos e
internos) etc.
Participantes• Gerente e equipe do projeto, agências reguladoras, fornecedores,
empreiteiros, especialistas etc.
Externos• Ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, mídia, familiares dos
integrantes do projeto etc.
Grupo de Interesse
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 19
Influências Organizacionais
Projetos são tipicamente parte de uma organizaçãomaior que eles. Mesmo no caso de projetos externoshaverá influência da organização ou das organizaçõesque os iniciam ou conduzem.
A maturidade das organizações envolvidas com relaçãoao sistema de gerenciamento, cultura, estilo eestrutura também podem influenciar o projeto.
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 20
Influências Organizacionais
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Alta DiretoriaCoordenação
do Projeto
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
Organização Funcional
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 21
Influências Organizacionais
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente de Projetos
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente de Projetos
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente de Projetos
Alta DiretoriaCoordenação
do Projeto
Organização “Projetizada”
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 22
Influências Organizacionais
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Alta Diretoria
Coordenação
do Projeto
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
Matriz Fraca
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 23
Influências Organizacionais
Colaborador
Colaborador
G. Projetos
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Alta Diretoria
Coordenação
do Projeto
Colaborador engajado nas
atividades do projeto
Matriz Balanceada
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 24
Influências Organizacionais
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
Colaborador
Colaborador
Colaborador
Gerente Funcional
G. Projetos
G. Projetos
G. Projetos
Gerente de Programa
Alta Diretoria
Coordenação
do ProjetoColaborador engajado nas
atividades do projeto
Matriz Forte
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 25
Influências Organizacionais
Pequena ou
nenhumaLimitada
Baixa à
moderadaModerada à alta Alta à quase total
Pequena ou
nenhumaLimitada
Baixa à
moderadaModerada à alta Alta à quase total
Gerente
Funcional
Gerente
FuncionalAmbos
Gerente de
Projetos
Gerente de
Projetos
Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral Tempo integral
Tempo parcial Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral
Estrutura
Organizacional
Características
dos Projetos
Time do projeto
Autoridade do Gerente de Projetos
Disponibilidade de recursos
Controle do orçamento
Papel do Gerente de Projetos
Matriz Forte
Projetizada
Matriz
Equilibrada
Funcional
Matriz
Matriz Fraca
Estrutura Organizacional
Características dos principais tipos
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 26
Principais Habilidades para Gerir Projetos
• Liderança– Visão de futuro – Estratégias para produzir as mudanças necessárias – Motivar e inspirar as pessoas para superarem as barreiras
• Comunicação– Capacidade de comunicar a visão de futuro – Envolve troca de informações.
• Negociação
– Habilidade para estabelecer os termos ou alcançar um acordo
• Solução de problemas– Identificação do problema e agilidade na sua solução
• Influência na organização– Habilidade de "mudar coisas já estabelecidas".
Influências Organizacionais
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 27
Liderança
• Liderar significa fazer com que, em primeiro lugar, os
subordinados assimilem bem o objetivo comum de seu
grupo, e, então, mobilizá-los na busca de sua consecução.
Assim sendo, o exercício da liderança implica tentar
convencer os subordinados a aceitar os objetivos do
trabalho, fazê-los perceber sua importância e, tendo em
vista a consecução desses objetivos, demonstrar
tenacidade e paciência. Além disso, liderar pressupõe
orientar, desenvolver e incentivar os subordinados”(Yoshio Kondo – Motivação Humana)
Influências Organizacionais
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 28
Estrutura da metodologia de gestão de projetos PMI
Processos de Gerenciamento de Projetos
Grupos de Processos (Iniciação, Planejamento, Execução,
Controle e Encerramento.
Áreas de Conhecimento
–Integração
–Escopo
–Tempo
–Custo
–Qualidade
–Recursos Humanos
–Comunicação
–Risco
–Compras/Contratações
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 29
Gerenciamento da IntegraçãoDescreve os processos necessários para assegurar que os diversos
elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.
Gerenciamento de EscopoDescreve os processos que asseguram que o projeto contenha todo o
trabalho necessário e somente o trabalho necessário para sua bemsucedida conclusão.
Gerenciamento do TempoProcessos relacionado ao encerramento de um projeto dentro do
prazo estipulado.
Áreas de Conhecimento
KR$
KR$ KR$ KR$ KR$
KR$ KR$ KR$ KR$
KR$ KR$ KR$ KR$
KR$ KR$ KR$ KR$
Projeto
Entrega 2Entrega 1 Entrega 3 Entrega 4
Entrega 2.1
Entrega 2.2
Entrega 2.3
Entrega 1.1
Entrega 1.2
Entrega 1.3 Entrega 3.3 Entrega 4.3
Entrega 3.1
Entrega 3.2
Entrega 4.1
Entrega 4.2
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 30
Gerenciamento de CustoProcessos envolvidos ao planejar, estimar, orçar e controlar custos
para que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.
Gerenciamento da QualidadeProcessos destinados a garantir que o projeto será concluído dentro
da qualidade desejada e planejada satisfazendo as necessidadesdos envolvidos.
Gerenciamento de Recursos HumanosProcessos necessários para proporcionar a melhor utilização das
pessoas envolvidas no projeto.
Áreas de Conhecimento
Tempo
Custo
PVCusto Planejado
Projeto de
Investimento
VPLPayback
TI
R ROI
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 31
Gerenciamento das Comunicações
Processos necessários para assegurar que a geração, captura,distribuição, armazenamento e apresentação das informações doprojeto sejam feitas de forma adequada e cheguem às pessoascorretas no tempo certo.
Gerenciamento de Riscos
Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscosdo projeto
Gerenciamento das Aquisições
processos necessários para aquisição de mercadorias e serviços forada organização que desenvolve o projeto
Áreas de Conhecimento
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 32
Gerenciamento de RiscosProcessos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto.
Análise dos riscos, plano de resposta caso eles ocorram e estimativa dereservas de contingência para lidar com os riscos.
Riscos
São os problemas que podem acontecer no projeto e que estão previstos dentrode uma matriz de probabilidade de ocorrência e impacto caso efetivamenteocorram.
Problemas ou Issues
São os fatos negativos que já estão ocorrendo no projeto e que portantoprecisam de um plano de ação para saná-los.
Reservas de Contingência:
Estimativas de tempo ou custo para serem utilizadas com os riscos do projetocaso ocorram. A autonomia para sua utilização é do responsável pelo projeto efazem parte do orçamento. Caso não consumidas ficam disponíveis para aorganização.
Áreas de Conhecimento – Riscos
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 33
A condução de um projetos
Iniciação
Planejamento
Execução e Controle
Mudanças
Finalização
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 34
Iniciação
• Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter
É o documento legal que formalmente autoriza a existência de
um projeto dentro de uma organização, determina seus objetivos
básicos e reconhece a autoridade do Gerente de Projetos.
• Identificar os principais interessados no projeto
Plano do Projeto e Documentos -
Iniciação
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 35
Planejamento
Plano de Gerenciamento do Projeto
É o documento consistente, coerente, formal e aprovado que
descreve os procedimentos a serem conduzidos durante a sua
execução. É o alicerce de toda execução. Nele estão contidos
todos os planos secundários, cronogramas, aspectos técnicos etc.
Plano do Projeto e Documentos -
Planejamento
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 36
Premissas
São fatores considerados como verdadeiro, real ou certo para
todo o planejamento do projeto como requisitos com
implicações contratuais ou legais, direito de propriedade
intelectual, licenças, permissões etc.
Restrições
São fatores que limitam as decisões na gestão de projetos, como
orçamentos pré-definidos, datas impostas, cláusulas contratuais
etc.
Plano do Projeto e Documentos -
Iniciação
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 37
Execução e Controle
• Relatórios de desempenho
• Controle e aprovação de mudanças
• Documento de aceitação de entregas
Plano do Projeto e Documentos -
Controle
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 38
Plano do Projeto e Documentos -
Planejamento
Controle Integrado de Mudanças
Processo definido na integração e seguido em TODA mudançasolicitada no projeto
Visa garantir que toda mudança seja analisada, validada e executadasegundo o impacto e resultado em todas as áreas de conhecimento:
• Escopo
• Tempo
• Custo
• Qualidade
• Risco
• Comunicação
• Recursos
• Compras e Aquisições
Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 39
Finalização
• Carta de encerramento
• Lições aprendidas
Plano do Projeto e Documentos -
Finalização
Finalizar
FORMALMENTE
o projeto