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GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM A FERRAMENTA GPEx
INSTRUTORES: JOÃO AUGUSTO ALEXANDRIA DE BARROS
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REFERÊNCIAS
❏Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK@), 5ª edição, PMI, 2013; ❏Normas para Elaboração, Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos no Exército Brasileiro (NEGAPEB – EB20-N-08.001), 2ª Edição, 2013; ❏Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2TM, OGC, Reino Unido, 2011.
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REFERÊNCIAS
❏PORTAL GPEx – portalgpex.cds.eb.mil.br; ❏GPEx (CITEx) – gpex.eb.mil.br; e
❏GERENTE Projeto GPEX/EB – Cel R1 Gerhardt (860-5209 ou 61 3415-5209 ou ramal 5209).
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INTRODUÇÃO
Projeto
❏Mudanças; ❏Temporário; ❏Multifuncional; ❏Único; ❏Incerteza.
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SUMÁRIO
DO PROJETO Autorização IMPLANTAÇÃO
PLANOS
PROGRESSO CONTROLE
ENTREGA
METODOLOGIA NEGAPEB
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PROPOSIÇÃO DE UM PROJETO
❏1º Ato de um provável projeto: Ordem verbal, DIEx, Email, etc. ❏“Start Up” do projeto. ❏Ainda não é projeto. ❏Gera uma tomada de decisão da autoridade patrocinadora.
➢No GPEx: ❏Criar demanda.
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DEMANDA ❏Criando uma Demanda
❏Projetos > demandas > filtros e ações > criar uma nova demanda
❏Papéis: ❏Responsável: Gerente do projeto; ❏Supervisor: “orientador” do Projeto; ❏Cliente: Usuário principal; ❏Autoridade: patrocinador; ❏Designados: equipe de projeto; e
❏Contatos: Fornecedores e outros usuários.
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DEMANDA
❏Analisando a Demanda
❏Projetos> demandas ❏Clicar duas vezes na demanda
❏Ação > Analisar demanda
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ABORDAGEM INICIAL ❏Projeto
❏Projeto Simples (5W2H) ❏O quê ?
❏Quem ?
❏Onde?
❏Quando?
❏Por quê?
❏Como ?
❏Quanto ?
❏Ação de Cmdo
➢No GPEx: ❏Criar Projeto
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NOVO PROJETO
❏Criando um Projeto
❏Método completo; ❏Método rápido; ou
❏EAP.
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MÉTODO COMPLETO ❏Criando um Projeto pelo Método Completo
❏Projetos > lista de projetos > filtros e ações > novo projeto
★Importante: Nome; Envolvidos (gerente, supervisor, Autoridade, Cliente); Nível de acesso; Expediente; Stakeholders.
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MÉTODO RÁPIDO
❏Criando um Projeto pelo Método Rápido
❏Projetos > Projeto rápido
❏Projeto > Novo Projeto
❏Editando um Projeto pelo Método Rápido
❏Projeto > Editar projeto
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MÉTODO EAP
❏Criando um Projeto pelo Método EAP
❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) ❏Criar Projeto
OU
❏Projetos > Estrutura Analítica do Projeto (WBS) gráfica
❏Projeto > Novo Projeto
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MÉTODO EAP
❏Editando um Projeto pelo Método EAP
❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto
OU
❏Projeto > Editar
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LIÇÕES APRENDIDAS
❏Criando uma Lição Aprendida
❏Projetos > Lições Aprendidas > Filtros e ações > Nova Lição Aprendida
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INTRODUÇÃO
QUALIDADE RISCOS
BENEFÍCIOS
Escopo
Custo Tempo
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Planejar
Planejar Delegar
Monitorar Controlar
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ESTUDO DE VIABILIDADE
❏Justificando o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Estudo de Viabilidade
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DIRETRIZ DE INICIAÇÃO
❏Criando a Diretriz de Iniciação
❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Iniciação
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SUMÁRIO DO PROJETO
❏A juntada daDiretriz de Iniciação e o Estudo de Viabilidade representa o Sumário do Projeto. ❏A Autoridade decide sobre o início ou não do projeto.
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DIRETRIZ DE IMPLANTAÇÃO
❏Criando a Diretriz de Implantação
❏Ver > NEGAPEB > Diretriz de Implantação
★Importante: Implantação; e
Organização do Projeto.
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EXERCÍCIO 01 ❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 (um) ano”
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EXERCÍCIO 01
❏Missão: 1.Criar uma Demanda; 2.Criar o Projeto; 3.Apresentar um Sumário do Projeto; 4.Criar uma Diretriz de Implantação; 5.Insira uma Lição Aprendida.
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DETALHAMENTOS
CARACTERÍSTICAS
ESCOPO CUSTO TEMPO BENEFÍCIOS RISCOS QUALIDADE
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DETALHAMENTOS
TEMPO
CUSTO
ESCOPO
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DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa
❏Método Completo; ❏Método Rápido; e
❏EAP.
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DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Completo
❏Clicar na Tarefa (Detalhes da Tarefa) ❏Ação > Editar Tarefa > Datas ❏Salvar
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DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pelo Método Rápido
❏Ver > Interface Rápida
❏Inserir o número de Dias OU
❏Inseriras datas de Início e Término
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DURAÇÃO DAS TAREFAS
❏Inserindo uma duração para uma Tarefa pela EAP
❏Ver EAP
❏Ação > Editar Tarefa ou Projeto > Datas ❏Salvar
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DEPENDÊNCIAS
❏Início – Início (II) ❏Início – Término (IT) ❏Término – Início (TI) ❏Término – Término (TT)
❏Latência
❏Menor distância
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DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências ❏Método Completo; ❏Método Rápido; e
❏EAP.
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DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelo Método Completo
❏Ação > Editar Tarefa >Predecessoras
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DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelo Método Rápido
❏Ver > Interface Rápida
❏Colunas Predecessoras / Sucessoras (utilizar * para menor “distância”.
OU
❏Diretamente no Gráfico Gantt
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DEPENDÊNCIAS
❏Criando Dependências pelaEAP
❏Ver > EAP (WBS) ❏Ação > Editar tarefa >Predecessoras
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ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO
❏Criando a EAP para o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Estrutura Analítica
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CRONOGRAMA INICIAL
❏Criando um Cronograma Inicial ❏Ver > NEGAPEB >Cronograma
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EVENTOS
❏Reuniões, visitas, ações, processos, etc.
❏Inserindo eventos ❏Inserir > Evento
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PLANILHA DE CUSTOS
❏Inserindo uma Planilha de Custos em uma Tarefa
❏Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) ❏Inserir > Planilha de Custos
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RECURSOS
❏Cadastrando recursos Menu > Recursos Filtros e Ações > Novo recurso
❏Inserindo um recurso
Clicar na tarefa (Detalhes da tarefa) Inserir > Recurso
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ENTREGA ❏Criando uma Entrega para uma Tarefa
❏Inserir Entrega
❏Clicar em cima da tarefa
❏Ação > Editar Tarefa > Entregas ❏Salvar
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DECLARAÇÃO DE ESCOPO
❏Criando uma Declaração de Escopo
❏Ver > NEGAPEB > Declaração de escopo
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EXERCÍCIO 02 ❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano – Prossiga na Missão!!!”
★Importante
○Reuniões semanais de controle; ○Toda atividade deve prever uma entrega.
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EXERCÍCIO 02
❏Missão: 1.Apresentar a EAP do Projeto (2º Nível); 2.Cronograma inicial; 3.Inserir uma Planilha de Custos; 4.Inserir Entregas; 5.Criar Eventos nas Tarefas; 6.Criar uma Declaração de Escopo.
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EXERCÍCIO 02
★Informações adicionais: ○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
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EXERCÍCIO 02
★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
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PLANOS DE PROJETO
Plano de gerenciamento de riscos; Plano de gerenciamento de mudanças; Plano de gerenciamento da qualidade; Plano de Gerenciamento de Comunicações; Plano de gerenciamento das Partes interessadas; Plano de gerenciamento de recursos humanos; e
Planejamento de custo e do Orçamento.
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PLANO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO DO PROJETO
❏Criando um Plano de Custos e de Orçamento do Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Planejamento de Custo e do Orçamento
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PROGRAMAS E PORTFÓLIOS
❏Programa é um grupo de projetos relacionados, gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se fossem gerenciados individualmente.
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PROGRAMAS E PORTFÓLIOS
❏Portfólio é um conjunto de programas, projetos e ações, e até mesmo de outros portfólios, agrupados por afinidade de execução ou finalística, para facilitar a coorde nação e o gerenciamento eficaz e permitir a implementação da estratégia de organização. As entregas dos componentes do portfólio não têm necessariamente que ser interdependentes e coordenadas, caso contrário, seria um programa.
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PORTFÓLIO
❏Criando um Portfólio
❏Criar um projeto
❏Aba Portfólio
❏Incluir Projetos
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PROGRAMA
❏Criando Programa
❏Projetos > Programas > Lista de Programas ❏Filtros e Ações > Criar Novo Programa
❏Posteriormente
❏Escolha o Projeto a ser incluído no Programa
❏Ação > Editar ❏Projeto > Relacionado > Programa > Salvar
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PLANILHA DE GASTOS
❏Criando uma Planilha de Gastos ❏Dois cliques na tarefa
❏Inserir Planilha de Gastos
❏Criando Etapas da Despesa
❏Ação > Definir estágios da despesa > planilha de Gastos
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PLANO DE PROJETO
❏Criando um Plano de Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Plano de Projeto
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PLANOS
❏Criando Plano de Risco
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Riscos
❏Criando Plano de gerenciamento de qualidade
❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Qualidade
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PLANOS
❏Criando Plano de gerenciamento de mudanças ❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Mudanças
❏Criando Plano de gerenciamento de comunicações ❏Ver> NEGAPEB > Plano de Gerenciamento de Comunicações
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CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO
❏Criando Plano de Risco
❏Ver> NEGAPEB >Cronograma Físico-Financeiro Inicial
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EXERCÍCIO 03
❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”
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EXERCÍCIO 03
❏Missão: 1.Criar um Plano de Custo e de Orçamento do Projeto; 2.Criar um Portfólio; 3.Criar uma Planilha de Gastos; 4.Criar um Plano de Projeto; 5.Criar um Plano de Riscos. 6.Apresentar o cronograma Físico-Financeiro; 7.Plano de gerenciamento de qualidade; 8.Plano de gerenciamento de mudanças; 9.Plano de gerenciamento de comunicações;
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EXERCÍCIO 03
★Informações adicionais: ○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
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EXERCÍCIO 03
★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.
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SIAFI
❏Importando NC/NE/NL/OB
❏Ação > SIAFI > Importar NC/NE/NL/OB
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REGISTROS
❏Tipos de Registros: ❏Registro deIssue*
❏Registro de Qualidade
❏Registro de Riscos ❏Descrição do Status do Projeto
* Algo que aconteceu, não estava planejado e necessita de atenção gerencial.
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ACOMPANHAMENTO ❏Acompanhamento do Projeto
❏Relatórios ❏Relatório de Controle de Mudança
❏Relatório de Situação
❏Registros ❏Termo de aceite de Produtos/Serviços ❏Registros em geral
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BASELINE
❏Criando Linha de base
❏Inserir > BaseLine
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RELATÓRIOS
❏Criando Relatórios ❏Ver > NEGAPEB >Relatório de Controle de Mudança
❏Ver > NEGAPEB > Relatório de Situação
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CONTROLE
❏Controlando o Projeto
❏Estágios da despesa
❏Ação > Imprimir > Estágios da despesa
❏Indicadores ❏Inserir > Indicador ❏Ação > Editar Projeto > Indicador Principal > Salvar
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TERMO DE ENCERRAMENTO
❏Concluindo o Projeto
❏Ver > NEGAPEB > Termo de Encerramento
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CICLO DE VIDA DO PROJETO
❏Criando um ciclo de vida do Projeto
❏Ver> NEGAPEB > Ciclo de vida
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EXERCÍCIO 04
❏Email recebido: “Prezado Companheiro, tendo em vista a necessidade de estabelecer critérios adequados de instrução para a manutenção dos capacetes do Batalhão de Infantaria Leve, solicito propor um manual único, com as diversas multifuncionalidades envolvidas em um prazo máximo de 1 ano”
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EXERCÍCIO 04
❏Missão:
1.Simule o andamento e apresente pelo menos: um Registro e um Relatório de Situação; 2.Simule o fim do projeto e emita o termo de encerramento de Projeto.
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EXERCÍCIO 04 ★Informações adicionais:
○Impressão de volume de 100 Páginas: R$ 12,00/Volume; ○Edição de imagens: R$ 1,80/Figura; ○Revisão e Serviço editorial: R$ 12.000,00/Mês; ○Consultorias em geral: R$25.000,00/Mês; ○Custos de deslocamentos: R$ 12.000,00/Mês; ○Custos operacionais e logísticos: 1.850,00/Mês.
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EXERCÍCIO 04
★Informações adicionais: ○Nos arquivos do COTER e SGEx projetos de manuais apresentaram o seguinte índice para desenvolvimento: 10 páginas/Mês; ○Aproveitando “caronas” em pregões de impressão, consegue-se imprimir até 100 volumes de no máximo 200 folhas em 1 mês.