““Gerenciamento de projetosGerenciamento de projetos””

“O sucesso do trabalho hoje se resume em dois pontos: Talentos e Projetos”. Tom Peters

Eduardo 07/02/2012

Presidente

Diretores

Chefes de Setor

Agentes

Gerente

Servidores

Deus

Jesus

Apóstolos

Espíritos Guias

Médiuns

Kardec

Trabalhadores

Dirigentes

Presidente Executivo

Se o resultado da venda do produto não Se o resultado da venda do produto não for for positivapositiva, a responsabilidade total é , a responsabilidade total é desses desses agentesagentes e e servidores servidores tão tão negligentes quanto cômodos, porque negligentes quanto cômodos, porque recebendo o que recebendo o que existe de melhorexiste de melhor entre entre todas as empresas do mundo, tornam-se todas as empresas do mundo, tornam-se incapazes de executar o incapazes de executar o deverdever que lhes que lhes diz respeito.” diz respeito.” Esp. Manoel Vianna de Carvalho Esp. Manoel Vianna de Carvalho Estocolmo, 11 de maio de Estocolmo, 11 de maio de

20032003

“Dá conta de tua administração.” – JESUS (Lucas, 16:2).

“(...) Para se fazer algo sério, é necessário submeter-se às necessidades impostas pelos costumes da época em que se vive; essas necessidades são bem diferentes daquelas dos tempos de vida patriarcal e o próprio interesse do Espiritismo exige que se calculem os meios de ação, a fim de que o caminho não se interrompa pela metade. Façamos, portanto, os nossos cálculos, já que vivemos num século em que é necessário saber contar.” ALLAN KARDEC (Testamento Filosófico – 1868; A respeito da nova organização da Sociedade Parisiense de Estudos Espíritas, O Livro dos Médiuns).

Histórico e AtualidadeHistórico e Atualidade Atividade milenar: pirâmides, Atividade milenar: pirâmides,

muralha;muralha; Mais arte do que ciência;Mais arte do que ciência; Tempo e custo tinham Tempo e custo tinham

importância secundária;importância secundária; Faz parte do cotidiano: um Faz parte do cotidiano: um

projeto de vida, um projeto no projeto de vida, um projeto no trabalho, na família, estudos, trabalho, na família, estudos, etc;etc;

Cada vez mais as Cada vez mais as organizações passaram a organizações passaram a adotar projetos em suas ações adotar projetos em suas ações (planejamento e controle);(planejamento e controle);

Projeto x RotinaProjeto x Rotina

Trabalho = serviço continuado (rotina) ou Trabalho = serviço continuado (rotina) ou projetos . projetos .

Características comuns:Características comuns: Executado por pessoas;Executado por pessoas; Recursos limitados;Recursos limitados; Planejados, executados e controlados.Planejados, executados e controlados.

ProjetosProjetos

“ “Um empreendimento Um empreendimento temporáriotemporário conduzido para criar um produto ou conduzido para criar um produto ou serviço serviço únicoúnico” (PMBOK, 2000, p. 4). ” (PMBOK, 2000, p. 4).

• Começo e fim bem definidos;

• É de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes

Gerenciamento de projetosGerenciamento de projetos O que é PMI e PMBOK?O que é PMI e PMBOK? “ “A Gerência de Projetos é a aplicação A Gerência de Projetos é a aplicação

de de conhecimentos, habilidades, e conhecimentos, habilidades, e técnicastécnicas para projetar atividades que para projetar atividades que visem visem atingir ou exceder as atingir ou exceder as necessidades e expectativas das necessidades e expectativas das partes envolvidaspartes envolvidas, com relação ao , com relação ao projeto.projeto.””

Escopo, prazo, custo, Escopo, prazo, custo, integraçãointegração, riscos, comunicação, , riscos, comunicação, recursos humanos, aquisições e recursos humanos, aquisições e qualidade;qualidade;

Não é restrito a projetos Não é restrito a projetos gigantescos, de alta gigantescos, de alta complexidade e custo complexidade e custo

O porque da Gestão por ProjetosO porque da Gestão por Projetos

31% são cancelados antes do término;31% são cancelados antes do término; 88% ultrapassam o prazo, o custo ou 88% ultrapassam o prazo, o custo ou

ambos;ambos; 94% param e são re-iniciados;94% param e são re-iniciados; Em média ultrapassam o custo estimado Em média ultrapassam o custo estimado

em 189% e o prazo em 222%em 189% e o prazo em 222%

Fonte: StandishGroup Internacional

ProgramaPrograma

Grupo, família ou conjunto de projetos Grupo, família ou conjunto de projetos administrados de forma coordenada.administrados de forma coordenada.

Forma paralela ou seqüencial;Forma paralela ou seqüencial; Sinônimo de projeto de grande porte ou Sinônimo de projeto de grande porte ou que envolvem diversos projetos.que envolvem diversos projetos.

Recomendações Gerais Cartilha de Recomendações Gerais Cartilha de Orientação aos CEs (FEB)Orientação aos CEs (FEB)

2. As eventuais divisões das atividades e reuniões em áreas, setores ou departamentos não devem ser impeditivas ou complicadorasnão devem ser impeditivas ou complicadoras para um trabalho integrado, devendo-se pensar pensar no Centro Espírita como um todo.no Centro Espírita como um todo.

24. Planejar as atividades doutrinárias e administrativas do Centro, elaborando elaborando programasprogramas, fixando datasdatas ou épocas para sua realização e mobilizando os responsáveisresponsáveis pela sua execução.

O que é um projeto na casa O que é um projeto na casa espírita?espírita?

Encontro da MediunidadeEncontro da Mediunidade Café Comemorativo da Casa EspíritaCafé Comemorativo da Casa Espírita Evangelização infanto-juvenilEvangelização infanto-juvenil Escala de palestras públicasEscala de palestras públicas Palestra sobre “Caridade”Palestra sobre “Caridade” Apresentação de peça teatralApresentação de peça teatral PassePasse Criação de currículo para evangelizaçãoCriação de currículo para evangelização Capacitação dos trabalhadores da casaCapacitação dos trabalhadores da casa Reforma da Casa EspíritaReforma da Casa Espírita Limpeza da Casa EspíritaLimpeza da Casa Espírita

O que é um projeto na casa O que é um projeto na casa espírita?espírita?

Encontro da MediunidadeEncontro da Mediunidade Café Comemorativo da Casa EspíritaCafé Comemorativo da Casa Espírita Evangelização infanto-juvenilEvangelização infanto-juvenil Escala de palestras públicasEscala de palestras públicas Palestra sobre “Caridade”Palestra sobre “Caridade” Apresentação de peça teatralApresentação de peça teatral PassePasse Criação de currículo para evangelizaçãoCriação de currículo para evangelização Capacitação dos trabalhadores da casaCapacitação dos trabalhadores da casa Reforma da Casa EspíritaReforma da Casa Espírita Limpeza da Casa EspíritaLimpeza da Casa Espírita

Por que Gerenciar os Projetos na Por que Gerenciar os Projetos na Casa Espírita?Casa Espírita?

Descentralização das AtividadesDescentralização das AtividadesDiminuição de AtritosDiminuição de AtritosAumento da QualidadeAumento da QualidadeOtimização dos RecursosOtimização dos RecursosLições AprendidasLições AprendidasReaproveitamento de ExperiênciasReaproveitamento de ExperiênciasDar menos trabalho à espiritualidadeDar menos trabalho à espiritualidade

Dinâmica do TrabalhoDinâmica do Trabalho

Áreas de ConhecimentoÁreas de Conhecimento

Integração

EscopoEscopo Assegura que o projeto contemple Assegura que o projeto contemple

todo o trabalho requerido, todo o trabalho requerido, e nada e nada maismais, para completar o projeto com , para completar o projeto com sucesso.sucesso.

- Iniciação;- Iniciação;- Planejamento do escopo;- Planejamento do escopo;- Verificação do escopo;- Verificação do escopo;- Controle de mudanças do escopo.- Controle de mudanças do escopo.

Projetos sem foco não são projetos. Não passam de empreendimentos com alta probabilidade de criar confusão e conflitos, quando os resultados forem comparados

com o objetivo inicial. (MAXIMIANO, 2002, p. 65)

EscopoEscopo Posicionar a marca ENEAD como Posicionar a marca ENEAD como

encontro científico e profissional, nãoencontro científico e profissional, nãoapenas de integração;apenas de integração;

Participação de 3000 estudantes de Administração Participação de 3000 estudantes de Administração no ENEAD 2006;no ENEAD 2006;

Divulgar as marca FENEAD e ENEAD em todo o Divulgar as marca FENEAD e ENEAD em todo o país;país;

Promover o DAAG como Diretório Acadêmico Promover o DAAG como Diretório Acadêmico competente e atuante, sendo referência entre as competente e atuante, sendo referência entre as entidades de base de Administração do pais;entidades de base de Administração do pais;

Promover a ESAG/UDESC, em todo o Brasil, como Promover a ESAG/UDESC, em todo o Brasil, como uma das melhores faculdades de Administração do uma das melhores faculdades de Administração do país;país;

Oferecer um encontro que encante o congressista Oferecer um encontro que encante o congressista (cliente).(cliente).

“O maior e melhor encontro de estudantes de Administração já realizado”.

EscopoEscopo Qual o objetivo da Sociedade Nova Qual o objetivo da Sociedade Nova

Era?Era? Qual o objetivo do nosso projeto?Qual o objetivo do nosso projeto? Nosso projeto está de acordo os Nosso projeto está de acordo os

objetivos da Nova Era?objetivos da Nova Era?

OB

JET

IVO

Planejamento WBSPlanejamento WBS

WBS (Work Breakdown WBS (Work Breakdown Structure);Structure);

Artigo de WBS Artigo de WBS (sensibilização);(sensibilização);

Coordenações montamCoordenações montam

sua WBS;sua WBS; Estruturação geral do Estruturação geral do

evento;evento;

““Decomponha um problema complexo em Decomponha um problema complexo em pequenos problemas mais simples, fáceis de ser pequenos problemas mais simples, fáceis de ser

resolvidos. Então, administre os pequenos resolvidos. Então, administre os pequenos problemas progressivamente em direção a problemas progressivamente em direção a

solução do todo. Finalmente, sintetize solução do todo. Finalmente, sintetize (recomponha) o conjunto com uma integração (recomponha) o conjunto com uma integração

lógica”. lógica”. DESCARTES (apud GASNIER, 2003, p. 57).DESCARTES (apud GASNIER, 2003, p. 57).

WBSWBS

Comunicações e IntegraçãoComunicações e Integração Assegura que a geração,distribuição, Assegura que a geração,distribuição,

armazenamento e apresentação das armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.forma adequada e no tempo certo.- Planejamento das comunicações;- Planejamento das comunicações;

- Distribuição das informações;- Distribuição das informações; Coordenação entre os diversos elementos Coordenação entre os diversos elementos

do projeto. É composto:do projeto. É composto:

- Desenvolvimento do plano do projeto;- Desenvolvimento do plano do projeto;

- Execução do plano do projeto;- Execução do plano do projeto;

“ “ A maturidade em GP pode A maturidade em GP pode regredir se não existirem regredir se não existirem conhecimentos e experiências conhecimentos e experiências documentadosdocumentados e e treinamento treinamento continuadocontinuado para manutenção das para manutenção das boas práticasboas práticas””

““A integração pode ser um processo A integração pode ser um processo quase imperceptívelquase imperceptível quando realizada quando realizada com com tranqüilidadetranqüilidade; porém, quando ; porém, quando negligenciadanegligenciada, sua ausência poderá , sua ausência poderá ocasionar ocasionar falhas e confusõesfalhas e confusões enormes.” PAGE-JONES (1990, p. enormes.” PAGE-JONES (1990, p. 106)106)

Comunicação e Comunicação e IntegraçãoIntegração

O gerente de projetos O gerente de projetos deve passar pelo deve passar pelo menos 80% de seu menos 80% de seu tempo promovendo a tempo promovendo a comunicação entre as comunicação entre as áreas;áreas;

Reuniões semanais da Reuniões semanais da COE;COE;

Reuniões de áreas;Reuniões de áreas; Rede de Informações Rede de Informações

(CPU, Grupos);(CPU, Grupos);

Comunicação e Comunicação e IntegraçãoIntegração

Utilização do Site (divulgação) e do Utilização do Site (divulgação) e do Grupos (comunicação/interação);Grupos (comunicação/interação);

Organização dos arquivos físicos e Organização dos arquivos físicos e eletrônicos (aprendizado);eletrônicos (aprendizado);

Reuniões por áreas (projetos) (Kardec, Reuniões por áreas (projetos) (Kardec, melhor 20x20 do que 400);melhor 20x20 do que 400);

TempoTempo Assegura que o projeto termine dentroAssegura que o projeto termine dentro

do prazo previsto.do prazo previsto.

- Definição das atividades;- Definição das atividades;

- Seqüenciamento das atividades;- Seqüenciamento das atividades;

- Estimativa de duração das atividades;- Estimativa de duração das atividades;

- Cronograma e controle do cronograma.- Cronograma e controle do cronograma.

““O tempo não espera por ninguémO tempo não espera por ninguém. . Assim, se um projeto atrasa, na Assim, se um projeto atrasa, na maioria das vezes, irá consumir maioria das vezes, irá consumir

recursos não previstos, recursos não previstos, comprometendo também os custos do comprometendo também os custos do

projeto.” (VARGAS, 2005, p. 66).projeto.” (VARGAS, 2005, p. 66).

Reunião EstratégicaReunião Estratégica

“ “Decisão de fazer todas estas etapas em Decisão de fazer todas estas etapas em uma única uma única tacadatacada” ”

Seqüenciamento das atividades;Seqüenciamento das atividades; Estimativa de duração das atividades;Estimativa de duração das atividades; Cronograma final;Cronograma final; Determinação dos responsáveis;Determinação dos responsáveis; Apontar atividades de risco por área.Apontar atividades de risco por área.

Metas Físicas de ExecuçãoMetas Físicas de Execução

TempoTempo

Aproveitamento do tempo de caridade;Aproveitamento do tempo de caridade; Coordenação de atividades de maneira Coordenação de atividades de maneira

lógica e racional;lógica e racional; Evita re-trabalho;Evita re-trabalho; Evita atrasos e improvisações;Evita atrasos e improvisações;

CustoCusto Assegura que o projeto seja Assegura que o projeto seja

completado dentro do orçamentocompletado dentro do orçamentoprevisto.previsto.

- Planejamento de recursos;- Planejamento de recursos;

- Estimativas de custos;- Estimativas de custos;

- Orçamento de custos;- Orçamento de custos;

- Controle dos custos.- Controle dos custos.

AquisiçõesAquisições Aquisição de mercadorias eAquisição de mercadorias e

serviços fora da organização que serviços fora da organização que desenvolve o projeto. desenvolve o projeto.

- Planejamento das aquisições;- Planejamento das aquisições;- Preparação das aquisições;- Preparação das aquisições;- Obtenção de propostas;- Obtenção de propostas;- Seleção de fornecedores;- Seleção de fornecedores;- Administração dos contratos;- Administração dos contratos;- Encerramento dos contratos.- Encerramento dos contratos.

Custo Custo (Gestão por centro de custo)(Gestão por centro de custo)

Orçamento por Orçamento por coordenação;coordenação;

Controle de gastos por Controle de gastos por centro de custos;centro de custos;

Macros no excel, cenários Macros no excel, cenários e metas financeiras. e metas financeiras.

Exemplo de OrçamentoExemplo de Orçamento

CustoCusto Não provocar surpresas Não provocar surpresas

desagradáveis;desagradáveis; Sobrar mais para a Sede Própria;Sobrar mais para a Sede Própria; Estabelecimento de metas de custo, Estabelecimento de metas de custo,

vendas/receita; vendas/receita; Todos se sentem responsáveis;Todos se sentem responsáveis; Respeito as Diretrizes da FEB.Respeito as Diretrizes da FEB.

QualidadeQualidade

Assegurar que as necessidades que Assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas.serão satisfeitas.

- Planejamento da qualidade;- Planejamento da qualidade;

- Garantia da qualidade;- Garantia da qualidade;

- Controle da qualidade.- Controle da qualidade.

””Observa-se que os primeiros Observa-se que os primeiros 80% do 80% do orçamentoorçamento conseguem evidenciar conseguem evidenciar apenas apenas 10% da qualidade10% da qualidade. São os . São os

outros 20%outros 20% que possibilitam os que possibilitam os 90% 90% de qualidade restantesde qualidade restantes, mostrando , mostrando

uma uma relação não linearrelação não linear dos fatores.” dos fatores.” (VARGAS, 2005, p. 78).(VARGAS, 2005, p. 78).

QualidadeQualidade

Atenção aos detalhes;Atenção aos detalhes; Satisfação e encantamento do público-Satisfação e encantamento do público-

alvo;alvo; Tem que ser medida (Avaliação);Tem que ser medida (Avaliação); Medição quali-quanti dos resultados;Medição quali-quanti dos resultados;

Recursos HumanosRecursos Humanos

Proporcionar melhor utilização das Proporcionar melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.pessoas envolvidas no projeto.

- Planejamento organizacional;- Planejamento organizacional;

- Montagem da equipe;- Montagem da equipe;

- Desenvolvimento da equipe.- Desenvolvimento da equipe.

“ “ É o É o desempenho da desempenho da equipeequipe que irá determinar que irá determinar o sucesso ou fracasso de o sucesso ou fracasso de determinado projeto”determinado projeto”

Recursos HumanosRecursos Humanos

Condições iniciais:Condições iniciais: Totalmente voluntário (não Totalmente voluntário (não

remunerado);remunerado); Necessidade de comprometimento;Necessidade de comprometimento; ““Abrir a mão” de possibilidades pessoais Abrir a mão” de possibilidades pessoais

e profissionais;e profissionais; Comprometimento de 1 ano.Comprometimento de 1 ano.

Competência da equipeCompetência da equipe

A combinação e complementação A combinação e complementação das competências (conhecimentos, das competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) individuais;habilidades e atitudes) individuais;

Mistura de competências estratégicas e Mistura de competências estratégicas e operacionais, conhecimentos práticos e operacionais, conhecimentos práticos e teóricos, habilidades pessoais e teóricos, habilidades pessoais e interpessoais;interpessoais;

Competente, profissional e Competente, profissional e comprometida. comprometida.

Equipe ComplexaEquipe Complexa

Reconhecimento de erros e inexperiência;Reconhecimento de erros e inexperiência; Aceitar críticas;Aceitar críticas; Entender e permanecer aberto as Entender e permanecer aberto as

sugestões;sugestões; Manter o espírito de equipe em detrimento Manter o espírito de equipe em detrimento

do reconhecimento pessoal;do reconhecimento pessoal; Manter “os pés no chão”;Manter “os pés no chão”;

Recursos Recursos HumanosHumanos

Facilidade de relacionamento / integração;Facilidade de relacionamento / integração; Disponibilidade de tempo relativo;Disponibilidade de tempo relativo; Competências específicas e Competências específicas e

complementares a serem exploradas;complementares a serem exploradas; Vontade / motivação para trabalhar para o Vontade / motivação para trabalhar para o

bem;bem; Não requer retorno financeiro ou material.Não requer retorno financeiro ou material.

RiscosRiscos Identificação, análise e resposta aIdentificação, análise e resposta a

riscos do projeto.riscos do projeto.

- Identificação dos riscos;- Identificação dos riscos;

- Quantificação dos riscos;- Quantificação dos riscos;

- Desenvolvimento das respostas;- Desenvolvimento das respostas;

- Controle das respostas- Controle das respostas

““Por melhor e mais extensivo Por melhor e mais extensivo que tenha sido o que tenha sido o planejamento, as planejamento, as mudanças mudanças são necessáriassão necessárias e é preciso e é preciso desenvolver desenvolver alternativasalternativas...”...”

RiscoRisco

Maior atenção dos Maior atenção dos coordenadores com coordenadores com tarefas de risco; tarefas de risco;

Riscos Pouco Previsíveis Riscos Pouco Previsíveis (Caso IEE, Caso Fundo (Caso IEE, Caso Fundo de Turismo) = de Turismo) = renegociações, busca de renegociações, busca de novos recursos;novos recursos;

RiscosRiscos

Algum fator externo pode afetar o Algum fator externo pode afetar o projeto?projeto?

Podemos quantificar o impacto ou Podemos quantificar o impacto ou probabilidade de que ele ocorra?probabilidade de que ele ocorra?

Pode afetar diretamente o escopo do Pode afetar diretamente o escopo do projeto?projeto?

Monitoramento e ControleMonitoramento e Controle

Controlar o CronogramaControlar o CronogramaControlar os CustosControlar os CustosVerificar e Controlar o escopoVerificar e Controlar o escopoAdministrar as AquisiçõesAdministrar as AquisiçõesMonitorar e Controlar os RiscosMonitorar e Controlar os RiscosRealizar o Controle de QualidadeRealizar o Controle de Qualidade

Encerramento do projeto ou faseEncerramento do projeto ou fase

Encerramento do projeto ou faseEncerramento do projeto ou fase

Entrega do Produto ou ServiçoEntrega do Produto ou ServiçoVerificar o sucesso ou fracasso do projeto Verificar o sucesso ou fracasso do projeto

(objetivos)(objetivos)Coletar lições apreendidasColetar lições apreendidasArquivar informações do projetoArquivar informações do projeto

ResultadosResultados

Conhecimento e ReconhecimentoConhecimento e Reconhecimento;;

““Um evento grande, realizado por gente Um evento grande, realizado por gente grande” grande” Gesner OliveiraGesner Oliveira

Resultado FinanceiroResultado Financeiro Movimentação de meio milhão de reais;Movimentação de meio milhão de reais; Repasse a FENEAD de 13 mil reais;Repasse a FENEAD de 13 mil reais; Lucro líquido de 80 mil reais;Lucro líquido de 80 mil reais;

GP na Nova EraGP na Nova Era Facilitar que as informações cheguem a Facilitar que as informações cheguem a

todos;todos; Possibilitar a participação ampla, mesmo que Possibilitar a participação ampla, mesmo que

em pequenas contribuições;em pequenas contribuições; Poder medir a satisfação e eficácia do Poder medir a satisfação e eficácia do

projeto;projeto; Estruturá-los de maneira completa, Estruturá-los de maneira completa,

facilitando sua execução;facilitando sua execução; Evitar surpresa, re-trabalho, discussões;Evitar surpresa, re-trabalho, discussões; Deixar informações e conhecimentos Deixar informações e conhecimentos

disponíveis;disponíveis;

Que possamos ajudar na Que possamos ajudar na construção de um Mundo Melhor.construção de um Mundo Melhor.

ReferênciasReferênciasPMI. PMBOK® – PMI. PMBOK® – Project Management Body of KnowledgeProject Management Body of Knowledge – –

2000. (cap. 1)2000. (cap. 1)

BUARQUE, Cristovam. BUARQUE, Cristovam. Avaliação econômica de projetos: Avaliação econômica de projetos: uma apresentação didáticauma apresentação didática. Rio de Janeiro: Elsevier, . Rio de Janeiro: Elsevier, 1984. p. 17-38.1984. p. 17-38.

MAXIMIANO, Antonio Cézar Amaru. MAXIMIANO, Antonio Cézar Amaru. Administração de Administração de projetos: como transformar idéias em resultadosprojetos: como transformar idéias em resultados. São . São Paulo: Atlas, 2002. p. 25-37.Paulo: Atlas, 2002. p. 25-37.

VARGAS, Ricardo Viana. VARGAS, Ricardo Viana. Gerenciamento de projetos: Gerenciamento de projetos: estabelecendo diferenciais competitivos.estabelecendo diferenciais competitivos. 6. ed. Rio de 6. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2005.Janeiro: Brasport, 2005.