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GERENCIAR AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIGERENCIAR AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIGERENCIAR AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIGERENCIAR AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIAISAISAISAIS

Proposto por:Proposto por:Proposto por:Proposto por:

Equipe do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)

Analisado por:Analisado por:Analisado por:Analisado por:

Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)

Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:Aprovado por:

Diretor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranetintranetintranetintranet é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.é cópia não controlada.

Base NormativaBase NormativaBase NormativaBase Normativa Código:Código:Código:Código: Revisão:Revisão:Revisão:Revisão: Página:Página:Página:Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----009009009009 09090909 1111 dededede 22227777

1111 OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para gerenciar a aquisição e o fornecimento de

materiais de consumo e permanentes necessários ao provimento das Unidades

Organizacionais (UO) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2222 CAMPO DE CAMPO DE CAMPO DE CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIAAPLICAÇÃO E VIGÊNCIAAPLICAÇÃO E VIGÊNCIAAPLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes ao Serviço de

Gestão de Solicitações de Materiais, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)

tais como verificar atribuição do planejamento de compras, fornecimento de

material e suprimento de estoque, bem como orientações aos servidores das demais

UO que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir

de 14/11/2014.

3333 DEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕESDEFINIÇÕES TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Lista de pendência Ferramenta no SISMAT que possibilita o registro do pedido de material permanente, para futuro atendimento.

Materiais de Consumo

São aqueles que perdem identidade mediante o uso, tendo ao menos uma das seguintes características: fragilidade, deteriorabilidade, transformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei nº 4320/64, art. 15, § 2º). Dividem-se em materiais de expediente, impressos e de informática.

Materiais de Expediente

São os materiais de escritório, como lápis, caneta, borracha, pasta, tinta para carimbo, caixa para arquivo morto, clips, papel, dentre outros.

Materiais de Expediente Duráveis

São materiais de consumo, porém, com vida útil elevada comparada aos demais, a saber: grampeador, perfurador, tesoura e papeleira, dentre outros.

Materiais Impressos

São os impressos confeccionados pelo Serviço de Programação e Produção Gráfica (SEGRA) do PJERJ, como bloco para rascunho, capas de processos e formulários, dentre outros, bem como envelopes, que são adquiridos através de licitação.

Material de São os insumos para equipamentos de informática, como CD,

GERENCIAR A AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIAISGERENCIAR A AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIAISGERENCIAR A AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIAISGERENCIAR A AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE MATERIAIS



Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003Ato Executivo nº 2.950/2003 RADRADRADRAD----DGLOGDGLOGDGLOGDGLOG----009009009009 09090909 2222 de 2de 2de 2de 27777

TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

Informática formulário contínuo, cartucho para impressora a jato de tinta, fita para impressora matricial, dentre outros.

Material permanente

Bens que não perdem sua identidade física e/ou constituem meio para a produção de outros bens e serviços.

Nota de Encomenda de Material (NEM)

Documento do SISMAT elaborado após a definição da(s) empresa (s) vencedora (s) de licitação ou coleta de preços, contendo os itens e as quantidades a serem entregues.

Nota de Recebimento de Materiais (NRM)

Documento emitido pelo SISMAT onde se confirma o recebimento de materiais, gerando dados para o ARM.

Plano de Ação Governamental - PAG

Instrumento detalhado em Projetos PAG e Ações destinado ao planejamento estratégico da gestão de investimentos, ao controle e à transparência dos recursos financeiros atinentes ao PJERJ, de modo a atender às determinações da Lei Complementar nº 101/2000(LRF).

Perfil Específico

Perfil criado especificamente para uma Unidade específica, para determinados materiais, conforme pedido e justificativas apresentadas para a necessidade de materiais num quantitativo maior que o disponibilizado usualmente.

Perfil Geral de Atendimento

Quantidade estabelecida no Sistema SISMAT para atendimento de materiais de consumo, considerada ideal para a maioria das Unidades Organizacionais.

Polo da Capital

Polo Emergencial é um almoxarifado de pequeno porte, localizado na Capital, e possui poucas unidades de determinados materiais de consumo, de uso comum às Unidades Organizacionais, para atendimentos de emergência.

SISMAT-WEB

Sistema informatizado para requisição de materiais de consumo e permanentes.

Sistema de Controle de Estoque de Materiais (SISMAT)

Sistema informatizado utilizado para solicitações de materiais de consumo e permanentes, controle de estoque e a movimentação de bens de consumo e permanente até a saída do Almoxarifado.

Sistema de Controle de Equipamentos e Contratos

Sistema informatizado, usado pela DGTEC para o cadastramento individual dos recursos computacionais utilizados pelo PJERJ, permitindo classificá-los e acompanhar sua vida útil até a baixa definitiva, além de registrar movimentações físicas e os contratos de aquisição e manutenção a eles referentes.

SM - Solicitação de Materiais

Documento que engloba os materiais de consumo ou permanentes solicitados pelo usuário e o quantitativo aprovado pelo SESOL.

Status de SM Quando o solicitante já definiu o material pretendido em





TERMOTERMOTERMOTERMO DEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃODEFINIÇÃO

“Fechada” quantidade e categoria (impresso, expediente ou informática).

Status de SM “Aprovada”

Quando já foi definida a quantidade limite de atendimento de material dos itens constantes na SM.

Status de SM “Atendida”

Quando o material já está sendo separado no Serviço de Gestão de Estoque de Materiais (SEGEM) para futura expedição.

Status de SM“Em Expedição”

Quando o material está sendo conferido, embalado ou em trânsito para entrega.

Status de SM “Liquidada”

Indica material já recebido na Unidade Organizacional.

Registro de Preços - RP

Sistema de compras pelo qual as empresas interessadas em fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ concordam em manter os valores registrados no órgão competente, corrigidos ou não, por um período de 1 (um) ano, fornecendo as quantidades conforme cada solicitação (nota de encomenda), no prazo de entrega previamente estabelecido, não estando o PJERJ obrigado a contratar quaisquer dos itens registrados.

Requisição de Material - RM

Sistema de compras pelo qual determinada(s) empresa(s) sagra(m)-se vencedora(s) para fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ. No caso de materiais, já há previsão de parcelamento de entrega.

Unidade de Fornecimento- UF

Unidade através da qual os materiais são adquiridos tais como caixa, frasco, resma, pacote, dentre outros.

4444 REFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIASREFERÊNCIAS

• Resolução TJ/OE/RJ nº 42/2013 - Dispõe sobre a administração das dependências,

mobiliários e equipamentos instalados no PJERJ;

• Aviso nº 40/2013 – Estabelece que os serviços de marcenaria estão restritos a

conserto de mobiliário danificado não sendo possível a confecção de mobiliário sob

medida e apresenta outras disposições;

• Resolução TJ/OE/RJ nº 24/2012 - Consolida e disciplina as normas gerais sobre a

gestão patrimonial dos bens móveis, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio

de Janeiro PJERJ;

• Aviso TJ nº 45/2011 – Determina a avaliação dos materiais em estoque, mantendo-

se apenas aqueles necessários às atividades do órgão pelo periodo de 30 dias;





• Lei Federal nº 8.666/93 - Estabelece normas gerais sobre licitações e contratos

administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras,

alienações e locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito

Federal e dos Municípios;

• Decreto nº 7892/2013 - Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no

art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

5555 RESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERESPONSABILIDADES GERAISRAISRAISRAIS

FUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃOFUNÇÃO RESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADERESPONSABILIDADE

Diretor do Departamento de Patrimônio e Material, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM)

• Assessorar o Diretor-Geral nos assuntos pertinentes a patrimônio e material;

• determinar e coordenar a elaboração de projetos básicos e executivos de sua competência;

• gerenciar a distribuição dos materiais permanentes e de consumo às unidades organizacionais;

• analisar e submeter os casos excepcionais à apreciação superior.

Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)

• determinar diretrizes para manuseio e armazenamento de materiais em estoque;

• gerenciar entregas programadas;

• gerenciar protocolos de remessa de materiais;

• gerenciar a entrega dos balanços mensal e anual;

• Determinar inventários de estoque em caráter permanente;

• gerenciar o início do processo de aquisição dos materiais do rol de fornecimento do DEPAM;

Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)

• gerenciar a liquidação das Solicitações de Material (SM) junto ao sistema informatizado;

• gerenciar a instrução de processos de baixa de material;

• gerenciar o recebimento, montagem e patrimônio dos bens que são recebidos fora do almoxarifado nos casos de inaugurações;

• determinar arrumação de mobiliário, conforme layout fornecido pela engenharia nas inaugurações;






• gerenciar processo de aquisição de material específico, de acordo com espaço disponível em almoxarifado;

• receber, armazenar, separar e encaminhar os materiais para executar a expedição;

• roteirizar as entregas;

• entregar o material às unidades solicitantes.

Equipe do Serviço de Gestão de Solicitação de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)

• Receber e processar as solicitações de materiais de consumo e permanentes, de acordo com o estoque existente, o perfil de consumo e a viabilidade de atendimento;

• registrar em lista de pendência as solicitações de materiais permanentes não disponíveis no depósito e no almoxarifado, e proceder ao fornecimento dos itens tão logo ocorra disponibilidade;

• iniciar procedimento de aquisição de materiais de consumo e permanentes do rol de fornecimento do DEPAM;

• providenciar a encomenda de lotes de Registro de Preços para suprimento do estoque do Almoxarifado;

• aprovar as SM das Unidades Solicitantes, em caráter emergencial, para a retirada de materiais no Polo da Capital.

• estudar os gastos anuais dos materiais do rol de fornecimento do DEPAM e revisar, sempre que necessário, para compor o Plano de Ação Governamental (PAG).

Diretor da Divisão de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DICOM)

• Definir critérios para estabelecer o perfil de consumo dos usuários, mediante a análise do histórico de consumo da unidade organizacional.

Equipe do Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMOP)

• Providenciar a impressão de SM de material permanente.

• emitir Termo de Transferência.

• separar o material permanente no Depósito.

• expedir material com coleta de assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e arquivamento do Termo.

Equipe do Serviço de Gestão de Estoques de Materiais da

• Providenciar a impressão de SM de material permanente.

• providenciar a emissão do Termo de Transferência e a entrega do material.






Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM)

• coletar a assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e do Termo ao SEMOP.

• acompanhar pelo sistema a aprovação integral ou parcial da SM de material de consumo.

• proceder a aprovação de materiais de consumo e encaminhar ao SEXEM.

Equipe do Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEXEM)

• Liquidar e arquivar as SM;

• providenciar a entrega do material ao solicitante

6666 CONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAISCONDIÇÕES GERAIS

6.16.16.16.1 O SESOL é responsável por sugerir a aquisição dos materiais que fazem parte do rol

de fornecimento do DEPAM e observa a melhor data para iniciar a nova compra,

considerando-se o trâmite processual que envolve todo o ciclo licitatório, os

materiais que devem ser adquiridos e o quantitativo de cada material, com base na

demanda existente em todo o PJERJ.

7777 INICIAR PROCESSO DE INICIAR PROCESSO DE INICIAR PROCESSO DE INICIAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAAQUISIÇÃO DE MATERIAAQUISIÇÃO DE MATERIAAQUISIÇÃO DE MATERIAISISISIS

7.17.17.17.1 O SESOL elabora planilha onde constam todas as listagens de materiais disponíveis

na intranet para solicitação do usuário (lista 1760 – expediente, lista 4718 –

cartuchos e toner, lista 8230 - informática, lista 1759 – impressos (somente

materiais adquiridos), bem como a listagem nº 4863 - materiais de consumo fora da

intranet (materiais de uso contínuo para atendimento a determinadas UO), cujas

aquisições devem ser controladas e iniciadas pelo SESOL.

7.1.17.1.17.1.17.1.1 A planilha contém o código, a descrição e a UF dos materiais, o saldo existente em

estoque e o saldo disponível para encomendas, as RP vigentes e as RP em

andamento.

7.1.27.1.27.1.27.1.2 A referida Planilha tem como parâmetro o consumo mensal de materiais e utiliza

fórmula específica para calcular o tempo de previsão de duração do estoque





existente, alertando para a necessidade de se iniciar nova compra caso a previsão

do saldo total seja inferior a 06 (seis) meses.

7.27.27.27.2 O SESOL monitora a planilha e realiza o controle de estoque e da demanda dos

materiais diariamente, observando cada material.

7.37.37.37.3 Para atualização da Planilha de Controle de Planejamento de Compras de Materiais

é necessário:

• Consulta ao SISMAT para ver o saldo dos materiais;

• consulta aos lotes disponíveis para encomenda nas respectivas RP; (Planilhas de

Solicitação de Lotes de RP de Consumo e Permanente);

• consulta a Planilha de Controle e Entrega de Materiais (Consumo e Permanente)

para controle das entregas;

• consulta à vigência das Atas de Registro de Preços;

• consulta ao SISMAT para verificar a demanda do material através dos relatórios:

Quadro de Detalhamento de Consumo (QDC), Quadro de Movimentação de

Material (QMM) e Consumo Anterior.

7.3.17.3.17.3.17.3.1 Caso seja constatado aumento ou diminuição da demanda, o SESOL atualiza o

indicativo de demanda mensal, que corresponde a média de consumo dos últimos

meses, para que a estimativa de duração do material esteja condizente com a

realidade.

7.3.1.17.3.1.17.3.1.17.3.1.1 Considerando-se que o indicativo correspondente a média mensal de consumo

deve refletir a realidade da demanda do material, quando esta demanda é

alterada este indicativo também sofre alteração, e SESOL modifica, neste

momento, o período anteriormente previsto para fornecimento, e realiza a nova

estimativa de prazo de duração de materiais, para que seja iniciado novo

processo de compra em tempo hábil, evitando-se assim a solução de

continuidade no fornecimento de material.





7.47.47.47.4 Caso o SESOL verifique que a disponibilidade do material (saldo no almoxarifado e

lotes disponíveis para solicitação) corresponde a 50% do total do Registro de Preços

(RP) ou da Requisição de Material (RM), ou que restam apenas 6 (seis) meses para o

término da vigência da ata, inicia a elaboração de parecer ao DEPAM para sugerir

a aquisição do material.

7.57.57.57.5 Ao elaborar parecer com pedido de aquisição, o SESOL verifica o saldo total do

material em questão (saldo e lotes disponíveis), as Atas de Registro de Preços

vigentes e/ou em andamento, bem como se o código dos materiais foi alterado,

restando ainda algum saldo no código anterior a ser considerado.

7.5.17.5.17.5.17.5.1 Caso haja alteração de códigos de um mesmo material os mesmos são inseridos

juntos na Planilha, para que sejam considerados os saldos e aquisições de ambos,

já que um complementa o outro.

7.67.67.67.6 Após todas as considerações, o SESOL sugere a modalidade de licitação a ser

realizada considerando o valor aproximado da aquisição, com base na última

compra, no volume de material e na disponibilidade de espaço físico para

armazenamento.

7.77.77.77.7 Nos casos de RP, o SESOL verifica o quantitativo de materiais que deve compor o

lote, bem como o quantitativo mínimo e máximo de lotes que se pretende adquirir,

que serve como parâmetro ao licitante na hora de elaborar a sua proposta.

7.87.87.87.8 Nos casos de RM, o SESOL verifica o quantitativo de materiais e define o

parcelamento da entrega.

7.97.97.97.9 O SESOL submete parecer à apreciação do Diretor da DIALM, que ratifica ou retifica

as planilhas de materiais elaboradas, encaminhando memorando à Administração

Superior com a solicitação de aquisição de materiais.

7.107.107.107.10 O SESOL acompanha as notícias sobre Licitações tais como marcação dos

certames, homologação das licitações, adiamentos, revogações, atas de registro





de preços, enfim, todas as informações pertinentes à aquisição de materiais, para

as providências cabíveis caso haja algum fator que prejudique o bom andamento

das aquisições em trâmite.

8888 REALIZAR REALIZAR REALIZAR REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAENCOMENDA DE MATERIAENCOMENDA DE MATERIAENCOMENDA DE MATERIAISISISIS

8.18.18.18.1 Encomenda de Materiais de Consumo

8.1.18.1.18.1.18.1.1 O SESOL elabora planilha de Controle de Solicitação de Lotes e de Controle de

NEM.

8.1.28.1.28.1.28.1.2 O Controle de Solicitação de Lotes contempla o número dos Processos

Administrativos e suas respectivas Atas de Registro de Preços, o período de

vigência das atas, todos os materiais adjudicados com os respectivos códigos, os

nomes das empresas vencedoras, os quantitativos mínimo e máximo de lotes que

podem ser encomendados, a quantidade de materiais que compõem cada lote, o

total de lotes entregues e disponíveis.

8.1.38.1.38.1.38.1.3 O SESOL monitora e atualiza diariamente a planilha e observa a duração prevista

dos materiais, conforme indicativo de demanda (média mensal).

8.1.48.1.48.1.48.1.4 Caso a previsão de duração de estoque seja inferior a 4 meses, a Planilha indica,

através de fórmulas próprias, a necessidade de encomenda dos materiais, bem

como o número de lotes a ser encomendado.

8.28.28.28.2 Havendo a indicação na planilha da necessidade de aquisição de materiais, o SESOL

inicia o processo de aquisição de material.

8.38.38.38.3 O SESOL indaga ao SEGEM quanto à disponibilidade de espaço físico para os

materiais que se deseja adquirir.

8.3.18.3.18.3.18.3.1 Caso não haja espaço disponível, SESOL realiza a encomenda em duas etapas ou

ratifica a necessidade e informa o planejamento para a entrega do material.





8.48.48.48.4 Verifica se a Ata correspondente está vigente, se há mais de uma ata vigente para

o mesmo material, se houve compra do mesmo material através de outro código.

8.58.58.58.5 Caso tenha havido compra do mesmo material através de outro código, analisa o

saldo e a quantidade de materiais que compõe cada lote em cada processo de

aquisição, a fim de ser feita a encomenda exata, já que um item complementa o

outro.

8.68.68.68.6 No momento da encomenda o SESOL solicita, nos autos principais, a emissão de

NEM e do respectivo empenho, encaminhando os autos à DICOM.

8.78.78.78.7 Registra na Planilha a data da solicitação do lote de materiais e o quantitativo

solicitado, com status de "lotes aguardando entrega".

8.88.88.88.8 O SESOL acompanha o andamento das encomendas mediante o Controle de

Solicitação de Lotes o Controle de NEM. O primeiro reflete a situação atual de cada

material que se encontra aguardando entrega, sem registros antigos, e o segundo,

o histórico de todas as NEM, NRM e respectivas datas, do início ao fim das

encomendas de cada Registro de Preços.

8.98.98.98.9 Concomitantemente, o SESOL observa o Agendamento encaminhado diariamente

pelo SERMA, por e-mail, acompanhando se a entrega dos materiais está sendo

realizada a contento, no prazo estabelecido, bem como a Planilha compartilhada

entre o SERMA e o DEPAM, onde ficam registradas as notificações encaminhadas às

empresas, no caso de qualquer ocorrência que prejudique o recebimento dos

materiais, para ciência e providências visando nova aquisição de materiais, se for o

caso.

8.108.108.108.10 Tão logo a entrega seja concluída, a Planilha é atualizada e status do quantitativo

de lotes encomendados passa de “lotes aguardando entrega” para “entregue”,

ficando disponível apenas o saldo de lotes restantes para as próximas

encomendas.

8.10.18.10.18.10.18.10.1 Para atualização das Planilhas é necessário consultar ao SISMAT para verificar:

• o saldo dos materiais;





• a emissão das NEM correspondentes às encomendas, tão logo as mesmas

sejam elaboradas pela DICOM;

• a data de retirada do empenho calculando-se assim o prazo final para a

entrega do material;

• a NRM, que indica o lançamento do material em saldo.

8.10.28.10.28.10.28.10.2 A encomenda completa o quantitativo de material para suprir 5 (cinco) meses

de demanda, porém, no momento da efetiva entrega do material, já decorreu o

prazo de trâmite interno do processo para elaboração de NEM e emissão de

empenho, bem como o prazo para o fornecedor concluir a entrega

(normalmente até 30 dias). Sendo assim, o estoque fica, em média, com

previsão de atendimento para 4 meses, recomeçando o ciclo de encomenda de

materiais.

8.10.38.10.38.10.38.10.3 O SESOL anexa, na contracapa dos processos, um quadro demonstrativo

contendo o quantitativo homologado de cada material, o quantitativo máximo

adquirido, as datas das encomendas e respectivas NEM, para o controle efetivo

do saldo.

8.10.48.10.48.10.48.10.4 Para as aquisições realizadas através de RM é preenchido o Controle de

Solicitação de Lotes e Entrega de Materiais, em que é observado se os prazos

estão sendo obedecidos pela Contratada, verificando-se o agendamento e a

inclusão do material no sistema.

8.118.118.118.11 Encomenda de Materiais PermanentesEncomenda de Materiais PermanentesEncomenda de Materiais PermanentesEncomenda de Materiais Permanentes

8.11.18.11.18.11.18.11.1 O SESOL, através do Controle de Solicitação de Lotes e do Controle de NEM

realiza a encomenda dos materiais adquiridos através de Registro de Preços,

conforme demanda mensal do item e/ou para atendimento às pendências,

verificando antes se há disponibilidade de espaço para recebimento dos

materiais junto ao Almoxarifado.

8.11.28.11.28.11.28.11.2 Para as aquisições realizadas através de Requisição de Material (RM) é feito o

Controle de Entrega de Parcelas - RM - Materiais Permanentes, em que é





observado se os prazos estão sendo obedecidos pela Contratada, verificando-se

o agendamento e a inclusão do material no sistema.

9999 GEGEGEGERIRRIRRIRRIR AAAA DEMANDADEMANDADEMANDADEMANDA

9.19.19.19.1 O controle de estoque é realizado diariamente, verificando-se o saldo e a demanda

correspondente a cada material. Caso seja constatado aumento ou diminuição da

demanda, o indicativo de média mensal é atualizado, para que a estimativa de

duração do material esteja condizente com a realidade.

9.29.29.29.2 Caso a estimativa de duração do estoque seja inferior a 4 (quatro) meses, o SESOL

solicita a encomenda de novos lotes do Registro de Preços correspondente,

verificando antes se há disponibilidade de recebimento dos materiais junto ao

Almoxarifado.

9.39.39.39.3 Caso haja determinação superior para alteração no perfil geral dos materiais

fornecidos pelo DEPAM, o SESOL atualiza o sistema SISMAT para que o mesmo

contemple tal alteração. A atualização de perfil geral também é realizada nos caso

de novo código de material e/ou nos casos de códigos em transição, quando a

especificação de um material já existente é alterada, não sendo possível utilizar o

código anterior.

10101010 FORNECFORNECFORNECFORNECERERERER MATERIAL DE CONSUMO MATERIAL DE CONSUMO MATERIAL DE CONSUMO MATERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIEN(IMPRESSOS, EXPEDIEN(IMPRESSOS, EXPEDIEN(IMPRESSOS, EXPEDIENTE ETE ETE ETE E INFORMÁTICA)INFORMÁTICA)INFORMÁTICA)INFORMÁTICA)

10.110.110.110.1 O SESOL recebe solicitação de material de consumo pelas Unidades Organizacionais

através do sistema SISMAT-WEB, no prazo estabelecido no "Cronograma Anual de

Entrega de Material de Consumo", disponível no próprio sistema.

10.1.110.1.110.1.110.1.1 Para realizar esta solicitação o usuário obtém uma senha junto à Diretoria-Geral

de Tecnologia da Informação (DGTEC).

10.210.210.210.2 O SESOL utiliza o SISMAT-WEB para processar as SM, e através deste sistema

aprova (parcial /integralmente) ou não, os pedidos realizados pelas UO.

10.310.310.310.3 Caso o SISMAT-WEB indique a indisponibilidade do material solicitado em estoque,

no momento da aprovação da SM, o mesmo não aprova o pedido e expõe ao





demandante os motivos da não liberação do material através do campo “Notas” da

SM.

10.410.410.410.4 No caso do saldo do material em Almoxarifado encontrar-se igual ou abaixo do

estoque mínimo, o SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação, porém,

em quantitativo inferior, equivalente a 50% do pedido.

10.4.110.4.110.4.110.4.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo

"Notas", o motivo do atendimento parcial.

10.510.510.510.5 Caso o quantitativo requerido esteja acima do perfil estabelecido para a UO, o

SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação conforme o perfil do

requisitante.

10.5.110.5.110.5.110.5.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo

"Notas", o motivo do atendimento parcial.

10.5.210.5.210.5.210.5.2 No caso do perfil geral de atendimento não atender às necessidades do

requisitante, o mesmo pode solicitar a alteração do perfil de sua unidade, através

do e-mail da DICOM.

10.610.610.610.6 Caso o quantitativo solicitado de um determinado item esteja dentro do perfil

estabelecido para a UO e o saldo do material em Almoxarifado no SESOL se

encontre acima do estoque mínimo, SESOL procede através do SISMAT-WEB a

aprovação na íntegra, automaticamente.

10.710.710.710.7 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, O Serviço de Gestão de Estoques

de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM), visualiza no sistema a

provação da solicitação e procede a separação dos materiais e encaminhamento

para o Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/SEXEM), ambos pertencentes à DIALM, para providências visando à

entrega dos materiais ao solicitante.

10.810.810.810.8 Ocorrendo pedido de cartuchos ou toners, o SESOL verifica se há compatibilidade

com o tipo e a quantidade de impressoras em uso na UO, através de consulta ao





programa Inventário de Equipamentos, e analisa a possibilidade de aprovação da

SM conforme o perfil de consumo da requerente.

10.8.110.8.110.8.110.8.1 Em casos excepcionais, quando o material pretendido não constar nas listagens

disponibilizadas no sistema ou houver justificativa para a requisição de maiores

quantidades de um determinado item acima do perfil estabelecido para a UO, o

pedido é encaminhado ao SESOL por e-mail de representante da UO.

10.910.910.910.9 Em decorrência da necessidade da DIALM realizar inventário geral no mês de

dezembro, os pedidos de materiais de consumo efetuados em novembro são

aprovados em quantitativo correspondente a 1(um) mês e meio, considerando-se o

recesso forense.

10.1010.1010.1010.10 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, esta é visualizada no sistema

pelo SEGEM, que procede a separação dos materiais e encaminhamento para o

SEXEM, para providências visando à entrega dos materiais ao solicitante.

11111111 FORNECIMENTO DE MATEFORNECIMENTO DE MATEFORNECIMENTO DE MATEFORNECIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO RIAL DE CONSUMO RIAL DE CONSUMO RIAL DE CONSUMO ---- EMERGÊNCIAEMERGÊNCIAEMERGÊNCIAEMERGÊNCIA

11.111.111.111.1 O SESOL aprova a SM de material de consumo, em caráter emergencial, em

quantidades reduzidas, para retirada pelo portador da UO requisitante, no “Polo

Emergencial da Capital”.

11.211.211.211.2 Caso seja necessário o fornecimento de materiais de maior volume, o SESOL dá

ciência ao SEXEM, que providencia o envio dos itens ao Polo Emergencial da

Capital em até 72 horas, conforme definido pelo Responsável de Serviço de

Expedição.

11.311.311.311.3 O material de maior volume encaminhado pelo SEXEM para retirada no Polo, fica à

disposição da serventia no dia agendado.

11.411.411.411.4 Na ausência de retirada, os materiais retornam ao Almoxarifado de Niterói.

11.511.511.511.5 O material somente pode ser retirado por servidor ou, na impossibilidade, por

portador devidamente identificado pela serventia através de ofício ou e-mail.





12121212 FORNEFORNEFORNEFORNECCCCERERERER MATERIAL PERMANENTEMATERIAL PERMANENTEMATERIAL PERMANENTEMATERIAL PERMANENTE

12.112.112.112.1 O DEPAM e o SESOL recebem solicitação de fornecimento de mobiliário para prover

as seguintes situações, nos termos da Resolução TJ/OE/RJ n.º 24/2012.

a) Instalação de unidade administrativa ou serventia, observada a lotação real;

b) lotação de servidor novo;

c) reposição de bem que o órgão técnico competente declare obsoleto ou

inadequado;

d) empréstimo, para substituição de bem pendente de conserto ou recuperação;

e) readequação de layout.

12.212.212.212.2 Nos casos de lotação de servidor novo ou reposição de bem, SESOL recebe

solicitação de material do agente delegado ou nato através do SISMAT-WEB.

12.312.312.312.3 Nos casos de instalação de Unidade Administrativa ou serventia, ou readequação

de Layout, o DEPAM recebe solicitação de material permanente pelo agente

delegado ou nato da UO através de Processo Administrativo.

12.412.412.412.4 Nos casos de Empréstimo por substituição de bem e quando o material não

constar nas listagens do sistema, o DEPAM recebe a solicitação do agente por e-

mail.

12.512.512.512.5 O DEPAM encaminha o procedimento ao SESOL para verificação da possibilidade

de atendimento.

12.612.612.612.6 Caso se trate se trate de material específico ou de fornecimento restrito o SESOL

informa à Unidade, através do próprio procedimento de requisição, acerca da

impossibilidade de atendimento.

12.6.112.6.112.6.112.6.1 Se não houver restrição de fornecimento o SESOL verifica a disponibilidade de

saldo junto à Divisão de Controle Patrimonial da Diretoria-Geral de Logística

(DGLOG/DIPAT).





12.712.712.712.7 Havendo saldo do material permanente na DIPAT que possibilite o atendimento

integral ou parcial, o SESOL cria e/ou aprova os itens da SM, que automaticamente

são disponibilizados para o SEMOP.

12.812.812.812.8 O SEMOP providenciar a impressão da SM e a emissão do termo de transferência

(tipo recebimento).

12.912.912.912.9 O SEMOP providencia a separação do material no depósito da Praça da Bandeira.

12.1012.1012.1012.10 O SEMOP procede à expedição do material conforme o cronograma e/ou

agendamento próprio, com a coleta de assinatura de recebimento e envio da SM

para liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo no

próprio SEMOP.

12.1112.1112.1112.11 Caso a DIPAT informe que não há disponibilidade para o atendimento integral da

solicitação, SESOL verifica junto à DIALM se há possibilidade de atendimento do

complemento para fornecimento de materiais novos.

12.1212.1212.1212.12 Havendo possibilidade de atendimento integral ao complemento, se tratando de

serventias, com exceção da capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM.

12.1312.1312.1312.13 O SEGEM providencia a impressão da SM.

12.1412.1412.1412.14 O SEGEM providencia a emissão do termo de transferência (tipo recebimento), e a

entrega do material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio.

12.1512.1512.1512.15 O SEGEM procede à coleta de assinatura de recebimento e envio da SM para

liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo junto ao

SEMOP.

12.1612.1612.1612.16 Não havendo a possibilidade de fornecimento do complemento da SM, a

quantidade restante de materiais é incluída na lista de pendências de materiais

permanentes, que fica disponível para futuras consultas de saldo, e a serventia é

informada da impossibilidade momentânea de fornecimento através do próprio

procedimento de solicitação.





12.1712.1712.1712.17 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da

SM, a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM

entrega o material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio,

bem como coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da

SM, e, por fim, remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.

12.1812.1812.1812.18 Periodicamente o SESOL verifica a disponibilidade dos materiais junto à DIPAT

e à DIALM, para atendimento a Lista de Pendências.

12.1912.1912.1912.19 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que

automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da

SM, a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM entrega o

material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio, bem como

coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da SM, e, por fim,

remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.

13131313 ATENDIMENTO A EVENTOATENDIMENTO A EVENTOATENDIMENTO A EVENTOATENDIMENTO A EVENTOS / EMPRÉSTIMO DE MAS / EMPRÉSTIMO DE MAS / EMPRÉSTIMO DE MAS / EMPRÉSTIMO DE MATTTTERIAL PERMANENTEERIAL PERMANENTEERIAL PERMANENTEERIAL PERMANENTE

13.113.113.113.1 Para o fornecimento de bens, por empréstimo, no caso de eventos, o solicitante

deve encaminhar a solicitação, com antecedência através de e-mail, para que seja

verificada a disponibilidade do material. O requisitante é informado por e-mail,

sendo acertado o dia e local do encaminhamento dos materiais e de sua retirada. O

transporte dos materiais é feito pela DIPAT.

14141414 VISITA À UNIDADE REQVISITA À UNIDADE REQVISITA À UNIDADE REQVISITA À UNIDADE REQUISITANTEUISITANTEUISITANTEUISITANTE

14.114.114.114.1 Para identificação do mobiliário mais apropriado à Serventia, pode ocorrer a visita

de um Representante do SESOL ao local, com a finalidade de orientar o

Requisitante quanto aos padrões e medidas do mobiliário disponível para

distribuição, conforme a necessidade.

14.1.114.1.114.1.114.1.1 O Formulário de Visita elaborado pelo SESOL contém a Unidade Requisitante, o

contato, a data da visita, a descrição das solicitações realizadas e quaisquer

outras observações relevantes para o fornecimento adequado do mobiliário.





15151515 PLANO DE AÇÃO GOVERNPLANO DE AÇÃO GOVERNPLANO DE AÇÃO GOVERNPLANO DE AÇÃO GOVERNAMENTAL (PAG)AMENTAL (PAG)AMENTAL (PAG)AMENTAL (PAG)

15.115.115.115.1 Elaboração da Proposta do PAGElaboração da Proposta do PAGElaboração da Proposta do PAGElaboração da Proposta do PAG

15.1.115.1.115.1.115.1.1 O SESOL é responsável pelo estudo dos valores a serem propostos no PAG, onde

é verificado o custo dos materiais de expediente, de informática, impressos e

permanentes que fazem parte do rol de fornecimento do DEPAM, bem como as

aquisições que são propostas para atendimento específico ao DEPAM,

observando-se o histórico das últimas compras homologadas no PJERJ e

realizando uma estimativa de valores para os 6 (seis) próximos exercícios. Este

estudo é submetido à consideração superior, e posteriormente encaminhando a

DGPCF para as providências cabíveis na sua esfera de competência. Caso

aprovado, segue para publicação no Diário de Justiça Eletrônico.

16161616 GERENCIAMENTO DOS VAGERENCIAMENTO DOS VAGERENCIAMENTO DOS VAGERENCIAMENTO DOS VALORES DO PAGLORES DO PAGLORES DO PAGLORES DO PAG

16.116.116.116.1 O SESOL acompanha e registra, por mês (priorizando as datas de emissões de

empenho), todos os valores em execução, que sejam oriundos de processos

iniciados no exercício anterior e ainda vigentes ou de novos processos de aquisição

iniciados no presente exercício referentes a aquisições solicitadas pelo DEPAM, para

atendimentos aos usuários do PJERJ ou de uso exclusivo das Divisões que compõem

o DEPAM, através de planilha própria, com o objetivo de não extrapolar a previsão

orçamentária, podendo, se for necessário, sugerir o remanejamento de valores

entre Ações.

16.216.216.216.2 No caso de um RP possuir mais de uma Ação, o SESOL deve observar os valores dos

itens de cada Ação envolvida, procedendo a inclusão dos valores de forma exata.

16.316.316.316.3 Quando se trata de aquisição através de RM, é lançado o valor total do empenho

estimativo emitido, controlando-se os valores à medida que as notas fiscais forem

efetivamente liquidadas. Caso haja saldo ao final do exercício e a vigência do

contrato se prolongue por este período, o SESOL deve solicitar o reempenhamento

do saldo restante, para o próximo exercício.

16.416.416.416.4 A Planilha de Controle do PAG contempla uma média mensal, elaborada pelo SESOL

para cada Ação, para servir como parâmetro de comparação com o gasto mensal





efetivo. Caso o valor gasto extrapole o valor estimado, o SESOL pode sugerir

medidas preventivas para ajuste do custo ou compensação destes valores, caso a

tendência se confirme.

16.516.516.516.5 A referida planilha contempla além dos valores efetivamente liquidados e eventuais

remanejamentos, as projeções de custo de cada RP até o final do exercício vigente

ou até o final da vigência da ata, através das médias estimadas, totalizando os

valores por Ação.

16.616.616.616.6 São observados os seguintes itens para atualização da Planilha:

a) As Ações previstas no PAG e os respectivos valores.

b) Os processos administrativos existentes em cada Ação, em fase inicial de

aquisição (valor estimado) e em fase de solicitação de lotes ou entrega

parcelada (valor homologado).

c) As NEM e os respectivos empenhos, bem como a liquidação efetiva destes

empenhos no exercício, registrando-se também algum eventual cancelamento

que possa ocorrer.

d) O saldo existente em cada Ação até o momento, considerando-se os valores

estimados, no caso de aquisição em processo licitatório, e os valores dos

empenhos liquidados. Tão logo as licitações sejam concluídas, o valor

estimado considerado até esta data, é substituído pelo valor efetivamente

adjudicado, podendo ser alterado, neste momento, o valor de saldo da Ação

correspondente.

16.716.716.716.7 Para a obtenção destes dados essenciais ao controle do PAG, o SESOL utiliza,

diariamente, os seguintes recursos:

16.7.116.7.116.7.116.7.1 Consulta ao SISMAT para verificar:

16.7.1.116.7.1.116.7.1.116.7.1.1 Emissão de novas RP ou RM oriundas do DEPAM, o número do processo

administrativo correspondente e o valor estimado da Licitação, ou o valor

da Dispensa de Licitação, se for o caso;

16.7.1.216.7.1.216.7.1.216.7.1.2 Emissão de NEM pertencentes ao DEPAM e seus valores, bem como número dos

empenhos correspondentes;





16.7.1.316.7.1.316.7.1.316.7.1.3 Consulta ao SOF para verificar:

16.7.1.416.7.1.416.7.1.416.7.1.4 Data da liquidação dos empenhos;

16.7.1.516.7.1.516.7.1.516.7.1.5 Eventual cancelamento de empenho, a fim de retornar este valor ao saldo

disponível da Ação.

16.7.1.616.7.1.616.7.1.616.7.1.6 Consulta a Intranet para:

16.7.1.716.7.1.716.7.1.716.7.1.7 Acompanhamento das Licitações em andamento, verificando a data do

certame, se todos os itens foram adjudicados e qual o valor homologado.

16.7.216.7.216.7.216.7.2 Consulta às Divisões do DEPAM sobre a existência de processos de aquisição em

andamento ou em fase de elaboração.

16.816.816.816.8 Por fim, ciência através dos autos que são encaminhados ao SESOL pela DICOM,

para ciência de RP, RM e NEM, e dos autos que retornam da DGPCF para ciência de

NAD e empenhos, após ciência do SERMA.

17171717 REVISÃO E REMANEJAMEREVISÃO E REMANEJAMEREVISÃO E REMANEJAMEREVISÃO E REMANEJAMENTO DE VALORES DO PANTO DE VALORES DO PANTO DE VALORES DO PANTO DE VALORES DO PAGGGG

17.117.117.117.1 Pode haver remanejamento de valores entre Ações previstas no PAG nos seguintes

casos:

17.1.117.1.117.1.117.1.1 Valor da Ação insuficiente para os custos necessários;

17.1.217.1.217.1.217.1.2 Novas aquisições não previstas inicialmente no PAG;

17.1.317.1.317.1.317.1.3 Ação prevista cujo valor, total ou parcial, não será mais utilizado no presente

exercício.

17.217.217.217.2 Estes remanejamentos devem ser inseridos na Planilha de Controle do PAG, no

campo de todas as Ações envolvidas, registrando-se a saída de valores de

determinada ação, e a entrada na ação cujo saldo disponível encontra-se baixo ou

insuficiente.





17.317.317.317.3 Cabe ao SESOL informar à DIALM sobre os casos acima, sugerindo o

remanejamento de valores entre ações, com posterior remessa dos autos à DGPCF

para análise e providências cabíveis.

17.417.417.417.4 No caso de eventual necessidade de revisão de valores do PAG, seja por solicitação

da Administração Superior, ou mesmo proposta pelo SESOL, é importante que o

SESOL tenha ciência das decisões finais, para que seus registros reflitam os reais

valores destinados a cada ação.

18181818 CONTRATOSCONTRATOSCONTRATOSCONTRATOS

18.118.118.118.1 Placas de MesaPlacas de MesaPlacas de MesaPlacas de Mesa

18.1.118.1.118.1.118.1.1 O SESOL acompanha a execução do contrato de placas de mesa que são

fornecidas aos Excelentíssimos Desembargadores do PJERJ na ocasião da posse.

18.1.218.1.218.1.218.1.2 As solicitações das placas de mesa feitas através do e-mail [email protected] são

encaminhadas à empresa detentora do contrato vigente.

18.1.318.1.318.1.318.1.3 A empresa, no atendimento do pedido, apresenta o layout das referidas placas,

para anuência e, após a aprovação, inicia a confecção das mesmas, com o cargo

e nome do requisitante, conforme a especificação.

18.1.418.1.418.1.418.1.4 O prazo para a entrega das placas de mesa se inicia a contar do

encaminhamento da encomenda, pelo SESOL, com a devida aprovação.

18.1.518.1.518.1.518.1.5 No momento da entrega, as placas são conferidas e encaminhadas à DIPAT

juntamente com a SM a computar criada pelo SESOL, para fixação na base de

madeira e entrega ao solicitante.

18.1.618.1.618.1.618.1.6 A nota fiscal entregue pela empresa junto com as placas é atestada e

encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis visando o pagamento da

fatura.

18.1.718.1.718.1.718.1.7 O SEMAM encaminha ao SESOL o comprovante de recebimento do solicitante.





18.1.818.1.818.1.818.1.8 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do

lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema, arquivando-a.

18.218.218.218.2 Contrato de CarimbosContrato de CarimbosContrato de CarimbosContrato de Carimbos

18.2.118.2.118.2.118.2.1 O contrato de carimbos manuais, datadores e automáticoscarimbos manuais, datadores e automáticoscarimbos manuais, datadores e automáticoscarimbos manuais, datadores e automáticos (tipo estojo) atende

aos seguintes passos:

18.2.218.2.218.2.218.2.2 As solicitações feitas através do e-mail [email protected] são encaminhadas à

empresa detentora do contrato vigente tão logo as solicitações existentes no

SESOL contemplem, aproximadamente, 30 (trinta) unidades, ou no caso de

decorridos 2 (dois) meses da primeira solicitação, o que ocorrer primeiro.

18.2.318.2.318.2.318.2.3 No momento da entrega, os carimbos são conferidos e a nota fiscal atestada pelo

Polo Administrativo e encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis

visando o pagamento da fatura.

18.2.418.2.418.2.418.2.4 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do

lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema e o Polo providencia

a entrega do material às UO.

18.2.518.2.518.2.518.2.5 Em caso de urgência justificada, o pedido é encaminhado à empresa,

imediatamente, acompanhado dos pedidos registrados no SESOL até o momento

da encomenda.

19191919 INDICADORESINDICADORESINDICADORESINDICADORES

NOMENOMENOMENOME FÓRMULAFÓRMULAFÓRMULAFÓRMULA FREQUÊNCIAFREQUÊNCIAFREQUÊNCIAFREQUÊNCIA

Grau de satisfação do usuário - quantidade

(Σ dos graus ótimo e bom/nº de formulários válidos) x 100

Trimestral

20202020 GESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROSGESTÃO DE REGISTROS

20.120.120.120.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu

arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a

seguir:





IDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃOIDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO

CCDCCDCCDCCD**** RESPONRESPONRESPONRESPON----

SÁVELSÁVELSÁVELSÁVEL ARMAARMAARMAARMA----

ZENAMENTOZENAMENTOZENAMENTOZENAMENTO RECURECURECURECU----

PERAÇÃOPERAÇÃOPERAÇÃOPERAÇÃO PROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃOPROTEÇÃO

RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO RETENÇÃO ((((ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO

CORRENTE CORRENTE CORRENTE CORRENTE –––– PRAZO DE PRAZO DE PRAZO DE PRAZO DE

GUARGUARGUARGUARDA NA DA NA DA NA DA NA UUUUOOOO**)**)**)**) DISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃODISPOSIÇÃO

Solicitação de Material 0-3-4 a DIALM Pasta Número Condições

apropriadas 2 anos

Eliminação na UO

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimento - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os

Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O

armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e

Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.

21212121 ANEXOSANEXOSANEXOSANEXOS

• Anexo 1 – Fluxograma do Processo de Trabalho Iniciar Processo de Aquisição de

Materiais;

• Anexo 2 – Fluxograma do Processo de Trabalho Realizar Encomenda de Material de

Consumo;

• Anexo 3 - Fluxograma do Processo de Trabalho Fornecer Material de Consumo

(Impressos, Expediente e Informática);

• Anexo 4 - Fluxograma do Processo de Trabalho Fornecer Material Permanente.

=======





ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 ANEXO 1 –––– FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO INICIAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO INICIAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO INICIAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO INICIAR PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE MATERIAISDE MATERIAISDE MATERIAISDE MATERIAIS





ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 ANEXO 2 –––– FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO REALIZAR ENCOMENDA DE REALIZAR ENCOMENDA DE REALIZAR ENCOMENDA DE REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAL DE CONSUMOMATERIAL DE CONSUMOMATERIAL DE CONSUMOMATERIAL DE CONSUMO





ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 ANEXO 3 –––– FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FORNECER MATFORNECER MATFORNECER MATFORNECER MATERIAL DE ERIAL DE ERIAL DE ERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)





ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 ANEXO 4 –––– FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FORNECER MATERIAL RMANENTEFLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FORNECER MATERIAL RMANENTEFLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FORNECER MATERIAL RMANENTEFLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO FORNECER MATERIAL RMANENTE

GERENCIAR AQUISIÇÃO E O FORNECIMENTO DE ... - tjrj.jus.br · capas de processos e formulários,...

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