GESTÃO DA INFORMAÇÃO E TECNOLOGIAS APLICADAS...
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GESTÃO DA INFORMAÇÃO
TECNOLOGIAS APLICADAS (GED)
E
É o processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e disseminação de informações;
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
www.novaims.unl.pt/lgi
Independente do formato ou meio em que se encontra(seja documentos físicos ou digitais).
Fazer com que as informações cheguem até as pessoas que necessitam delas para tomar decisões no momento certo.
Qual o objetivo?
DADOS vs INFORMAÇÃO: QUAL A DIFERENÇA?
O dado não possui significado relevante e não conduz a nenhumacompreensão. Representa algo que não tem sentido a princípio.
Portanto, não tem valor algum para embasar conclusões, muitomenos respaldar decisões.
A informação é a ordenação e organização dos dados de forma atransmitir significado e compreensão dentro de um determinadocontexto.
Seria o conjunto ou consolidação dos dados de forma a fundamentaro conhecimento.
DADOS vs INFORMAÇÃO
MANGA
Podemos tirar alguma informação desse dado?
Alguém pode até pré-conceitual:
"AH! MAS MANGA É UMA FRUTA". Mas quem pode afirmar?
Ninguém! O dado no exemplo pode, por ventura, estar ligado a
informação de que "A MANGA DA CAMISA É CURTA".
DADOS vs INFORMAÇÃO
Dado é o menor nível de abstração da informação, sendo o fato em sua
forma primária.
Os dados geram informação, que por sua vez fornece o conhecimento.
Perceba que o
que muda de
um conceito
para outro é o
nível de
abstração.
FOTO
FILMEVIDEO
AUDIO
PAPEL
EVIDENCIA CRIMINAL
DNA
TIPOS DE REGISTRO DE INFORMAÇÕES
MICRO FILME
IBM RAMAC 1956 – 5 MB
DISQUETE – 1971 a 1981
FITA MAGNÉTICA – *1930 1950
CD 1979
DVD 1996
BLU RAY 2010
ZIP DRIVE 1994
PEN DRIVE 2009
HD 1986HD WESTERN DIGITAL
REGISTRO DE INFORMAÇÕES EM MÍDIAS MAGNÉTICAS
TELEX - 1935EMAIL - 1968
EVOLUÇÃO DA TROCA DE INFORMAÇÃO
SMS – 1985. REDES SOCIAIS – 2003.
Carta – 2800 AC WhatsApp - 2009
EVOLUÇÃO DA TROCA DE INFORMAÇÃO
What's Up e significa;
E aí? Como vai? O que se passa?Carta era composta de envelope,
selo, documento escrito.
Hoje, se o retorno da mensagem
do WhatsApp levar minutos, já
ficamos ansiosos.
O retorno poderia levar
semanas ou meses.
ERA DO PAPERLESS Menos Papel
Estamos numa sociedade formal que documenta mais,porém reduzir o volume de papel.
Em um escritório de advocacia não é necessário ter a pastado cliente inteira, poderá ter o processo dele digitalizado.
Guardar documentos pelo prazo legal e não eternamente.
DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL
CERTIDÃO
É a versão digital da certidão impressa, sendo produzida e disponibilizada em meio eletrônico computacional tendo a mesma validade de uma certidão impressa, desde que Assinada Digitalmente com Certificado Digital padrão ICP-Brasil, regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001.
PRONTUÁRIO PRONTUÁRIO DIGITAL
CERTIDÃO DIGITAL
PROCESSOS JUDICIAIS
O Processo Judicial Eletrônico (PJe) foi lançadooficialmente em 21 de junho de 2011, pelo entãopresidente do CNJ, Cezar Peluso.
Desde 3 de fevereiro de 2014, o ConselhoNacional de Justiça (CNJ) está utilizandoexclusivamente o Processo Judicial Eletrônico(PJe) para o trâmite de novos processos.
Os processos em andamento também estãosendo migrados do sistema e-CNJ para o PJe.
DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL
NOTA FISCAL NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Pela definição oficial brasileira, uma notafiscal eletrônica (NF-e) é "um documento deexistência apenas digital, emitido earmazenado eletronicamente, com o intuitode documentar uma operação de circulaçãode mercadorias ou uma prestação de serviços,ocorrida entre as partes".
DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL
CÉDULA ELEITORAL URNA ELETRÔNICADesde 1996
DOCUMENTO ANALÓGICO PARA DOCUMENTO DIGITAL
O QUE É UM DOCUMENTO? Documento - é toda a informação registrada em um suporte
material suscetível de ser utilizada para consulta.”(Conarq)Conarq - Conselho Nacional de Arquivos - projeto de lei que altera dispositivos da Lei n. 8.159,de 8 de janeiro de 1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados. EssaLei regulamenta a operacionalização dos serviços de gestão de documentos do poder públicodos arquivos privados também.
Documento de arquivo - documento produzido e/ou recebido porpessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquerque seja o suporte, e dotado de organicidade.
Organicidade: relação natural entre documentos de um arquivo, em decorrência das atividadesda entidade que o acumulou.
Arquivo - conjunto de documentos produzidos e acumulados porum órgão ou entidade, pessoa ou família, no desempenho de suasatividades, independente da natureza ou suporte.
Consiste em capturar documentos transformando-os
em formatos digitais, arquivando de maneira
conveniente, com alto grau de compactação e
gerando índices eficazes para uma pesquisa.
O GED organiza e controla informações eletrônicas
ou em papel. Aplicativos de procura e chamada
permitem que o usuário tenha acesso à informação
desejada em segundos, não importando onde esteja
armazenada.
GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
• LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968Regula a microfilmagem de documentos oficiais...
• DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, ...
• MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências. Certificação Digital – Assinatura Digital
• RESOLUÇÃO CFM Nº 1.639/2002CONSELHO FEDERAL DE MEDICINAAprova as "Normas Técnicas para o Uso de Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos sistemas de informação e dá outras providências.Art. 4º - Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários médicos em suporte de papel.
LEGISLAÇÃO
REISPEITAR A TEMPORARIDADE DOS DOCUMENTOS
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo depermanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, poisexistem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados àsáreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
Organização do arquivo.
SOLUÇÕES DE GED
SOLUÇÕES DE GEDArquivo físico organizado, mas o GED traz agilidade na
visualização dos documentos que estão no formato digital.
Documentos em papel estão
sujeitos a todos os tipos de
ocorrências, como incêndios e
inundações.
Risco de re-arquivar em local
errado.
O controle dos documentos de
posse dos interessados é precário e
na maioria das vezes fica esquecido
nas gavetas dos mesmos.
A segurança no acesso aos
documentos se limita a portas e
arquivos trancados com chaves e
cadeados.
Risco de perda de parte ou de todo
o documento durante consulta.
SEGURANÇA
RISCO DE DESTRUIÇÃO POR QUEIMA DE ARQUIVOS
IMPORTÂNCIA DO GED
IMPORTÂNCIA DO GEDRISCO DE DESTRUIÇÃO POR INUNDAÇÃO
APLICAÇÃO DE GED
Documentação administrativa/financeira/contábil/RH
Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc
Plantas de engenharia
Documentos e processos de tribunais
Documentos em geral de instituições de ensino
Gerenciamento de contratos em geral
Prontuários de pacientes em hospitais
Resultados de exames laboratoriais
Documentos de escritório de modo geral: word, excel, powerpoint,
fax, e-mail e outros
ESTATÍSTICA DO PROBLEMA
Gera-se em média 19 cópias de cada documento.
Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando-os.
7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada.
Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos.
Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado.
Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado.
01 GB comporta em média 15.000 páginas;
04 GB comporta em média 60.000 páginas;
01 Pen Driver 4 GB custa em média = R$ 20,00.
Arquivo de Ferro
Comporta em média 10.000 páginas;
Ocupa em média 1 m ;
Custa em média R$ 300,00.
REDUZIR CUSTOS
BENEFÍCIOS ESPERADOS COM O GED
2
ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DE UM SCANNER DE MESA
ADS-2500WE
Velocidade máxima de digitalização(A4)
Simples: Até 24 ppmDuplex: Até 48 ppm
Resolução Até 600 dpi
Capacidade máxima de papel±
Até 50 folhas
Função “Digitalizar para”
Digitalizar para nuvem, pendriveUSB2, smartphone ou tablet
Android™, servidor de e-mail, FTP, rede, PC , Imagem, E-mail e Arquivo.
Colorido Duplex 16 ppm
Colorido Duplex 18 ppm
Colorido Duplex 24 ppm
Colorido Duplex 60 ppm
MULTIFUNCIONAIS
Imprime Color, Digitaliza, Copia e envia fax.
Imprime PB, Digitaliza, Copia.
Digitaliza para:E-mail, Imagem, OCR, File, FTP, USB, Network Folder (CIFS -Windows® only), E-mail Server, SharePoint®, SSH Server (SFTP), Cloud (Web Connect)‡, EasyScan to Email
Digitaliza para:Arquivo, Imagem, OCR, E-mail, Servidor de e-mail, USB, FTP, FTP Seguro, Rede, Microsoft®, SharePoint®
SCANNERS
Controle de
QualidadeDigitalizaçãoPreparação Indexação Exportação
Disponibilização
Internet /Intranet
Disponibilização
CD/DVD
PEN DRIVER
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Indexação
8729515110
JOÃO CARLOS
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Resultado da Indexação usando COD. BARRAS ou OCR
8729515110
JOÃO CARLOS
NOME
Código de Barras
OCR do inglês OpticalCharacter Recognition
Reconhecimento Ótico de Caracteres.
JOÃO CARLOS
UTILIZANDO A MULTIFUNCIONAL PARA DIGITALIZAÇÃO
Display touchscreen colorido de 5"
No próprio painel da maquina, antes de digitalizar pode serselecionado o tipo de documento e digitar as informações nocampo correspondente a indexação.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Exportação
O QUE É ECM?ECM - Enterprise Content Management, é o meio formal pelo qual se organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa, e contempla as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio.
O ECM possibilita, por exemplo, a gestão das informações presentes em documentos tais como: e-mails, textos, imagens, vídeos, etc..
PARA QUE SERVE O ECM?
Então o ECM serve:
Aumentar a produtividade Reduzir o retrabalho Proteger as informações Aumentar a eficiência Reduzir custos
COMO APLICAR ECM NA EMPRESA
GED/ECM
ECM é formado por um conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas, e uma delas é o GED.
Workflow: A sequência de passos necessários para automatizar processos,de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estespossam ser transmitidos de uma pessoa para outra.
GED/WORKFLOW
GED
GED
MOBILIDADE DO SISTEMA GED
EMPRESA1
EMPRESA 1
EMPRESA 2
EMPRESA 3
EMPRESA 4
EMPRESA2
EMPRESA3
EMPRESA4
ESCRITÓRIO CONTABIL
ESCRITÓRIO CONTÁBIL
1 2 3 4
ENCAMINHANDO DOCUMENTOS VIA MOTOBOY
ARMAZENAMENTO FÍSICO
O encaminhamento levavaem média de 5 dias úteis
ARMAZENAMENTO FÍSICOEMPRESA
1
EMPRESA 1EMPRESA
2EMPRESA
3EMPRESA
4
ESCRITÓRIO CONTABIL
1 1
PESQUISA DE DOCUMENTOS PELO TELEFONE OU EMAIL
ESCRITÓRIO CONTÁBIL
EMPRESAS1 ao 4
EMPRESA2
EMPRESA3
EMPRESA4
ESCRITÓRIO CONTABIL
EMPRESA 1
EMPRESA 2
EMPRESA 3
EMPRESA 4
1
2
3
4
ENCAMINHAR DOCUMENTOS VIA SISTEMA GED
ESCRITÓRIO CONTÁBIL
ARMAZENAMENTO FÍSICO
Hoje é indexado pela Empresa, e o documento
físico não vai pro escritório contábil, tempo meio dia.
COOPERATIVA DE CRÉDITO
Proposto Cooperador
Gerente de Atendimento Análise da Proposta
Não
Setor de Malotes Unidade Administrativa
Não
ENCAMINHAR DOCUMENTOS VIA MALOTE
Abertura da conta levava em média de 3 a 4 dias úteis
COOPERATIVA DE CRÉDITO
Análise da Proposta Unidade Administrativa
ENCAMINHAR DOCUMENTOS PELO GED/WORKFLOW
Hoje o tempo da abertura da conta é menor do que 1 dia útil
Gerente de Atendimento
Proposto Cooperador VX VX
FIMSEGUEVOLTA VOLTA
Vendedor Digitaliza Documentos
Gerente AprovaCompra Fechada
REVENDA DE VEÍCULOSAPROVAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS PELO GED/WORKFLOW
VXSEGUE
Administrativo Financeiro
V
OK
Emite Nota
V
OK
Emplacamento
V
OK
VOLTA
Acessórios
VOK
O cliente recebe o Carro
QUEM SOMOSA Mega Suprimentos foi criada no ano
de 1995, visando atender ao mercadode suprimentos de cartuchos e tonersagregado ao serviço de assistência técnicapara impressoras na cidade de Santa Maria eregião tornando-se líder no segmento.
Com espírito empreendedor, que é acaracterística principal de nossa empresa noano de 2006 foi criada a divisão de Locação deImpressoras e Copiadoras, que atualmenteatende os estados do RS, SC e PR.
AlegreteCachoeirinha
FlorianópolisSanta Maria
Nossas bases técnicas:
Passo FundoPorto Alegre
Santo CristoSantana do Livramento
QUEM SOMOS
NOSSOS CLIENTES
Lauro BeckerConsultor Comercial
www.megaged.com.br
(51) 98983439 - (51) 96947751
OBRIGADO!