GESTÃO DE COMPRAS

Âmbito da FunçãoA função compra consiste, como já foi referido no início, em decidir "A

QUEM COMPRAR" e "COMO COMPRAR".

Ao departamento de compras são feitos pedidos de compra que partem dos utilizadores onde estes devem vir devidamente especificados. Ao serviço de compras compete-lhe EXECUTAR a compra e não decidi-la.

Organização do departamento de compras

O Departamento de compras tem como objectivo: Criar um sistema simples e eficaz, com base em documentos normalizados, que permita que as encomendas:

- Sejam feitas em tempo oportuno;- Sejam precisas, indicando correctamente as quantidades, qualidades e demais especificações relativas ao(s) produto(s) encomendado(s);- Referenciem prazos, locais de entrega, transporte, acondicionamento, preços e outras condições de compra.

Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de produtos, sobre os fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de venda, preços, prazos de aprovisionamento, etc.

Fases da compra

Para que se realize uma compra é necessário que: Seja efectuada uma requisição de materiais ao departamento de compras, assinada pelo chefe departamento.

A requisição de materiais, em regra, é emitida em duplicado, destinando-se o original ao departamento de compras e ficando o duplicado arquivado no serviço requisitante.

A requisição deve conter:- Identificação do departamento requisitante;- Identificação do armazém de destino;- Especificação dos materiais a adquirir, indicando:

o Quantidade;o Qualidade;o Prazo/data limite de recepção.

Seguidamente, o departamento de compras deve proceder à consulta do seu ficheiro de fornecedores, ou a uma consulta ao mercado, de modo a encontrar os materiais necessários nas melhores condições de qualidade e preço.

Para que tal consulta seja possível, é necessário organizar ficheiros de fornecedores e de artigos.

Esses ficheiros são organizados com base em consultas de mercado, preenchendo posteriormente fichas específicas para fornecedores e/ou artigos.

Após ter escolhido o fornecedor, o departamento de compras realiza a encomenda, preenchendo a nota de encomenda que deve especificar as condições de compra.

A nota de encomenda deve ser preenchida em quadruplicado, sendo:Original → Fornecedor.1.ª cópia → Departamento de recepção dos produtos, para

confrontar com a guia de remessa.2.ª cópia → Departamento de compras.3.ª cópia → Departamento de contabilidade.

Poderemos, então, decompor a função compra nas seguintes fases:

- 1ª Fase: Pedido

- 2ª Fase: Prospecção do Mercado Fornecedor

- 3ª Fase: Negociação e Contrato

- 4ª Fase: Execução da Compra

- 5ª Fase: Assistência Pós-Compra

- 6ª Fase: Conferência de Facturas

Este faseamento define melhor o âmbito de intervenção desta função vendo-se por isso que nenhuma sobreposição existe com a gestão de stocks.

Na verdade, quando se trata de stocks, compete à gestão previsional estabelecer o contacto com o departamento de compras na 1ª Fase - Pedido.

Aprofundaremos seguidamente o conteúdo de cada fase.

1ª Fase: Recepção do Pedido, identificação, encaminhamento e classificação.

2ª Fase: Prospecção do Mercado Fornecedor envolvendo operações de "Procurement Sistemático" com criação de uma base de dados actualizada e útil sobre os fornecedores mais consultados; operações de "Procurement Específico" ou consulta quando tal se justificar; Selecção de Fornecedores comparando e avaliando as condições de oferta.

3ª Fase: Negociação e contrato tendo em conta as especificidades de cada fornecimento, a legislação em vigor e, especialmente o interesse da nossa organização.

4ª Fase: Execução da compra compreendendo a passagem das encomendas ou assinatura do contrato, o controlo das encomendas e as operações de recepção. É importante salientar que os artigos até serem totalmente recepcionados são da responsabilidade das compras. O armazém recepciona por delegação das compras, contudo quando há necessidade de proceder a análises ou operações laboratoriais para a recepção, essas operações devem ter o acompanhamento das compras.

5ª Fase: Assistência Pós-Compra, comprovando que nem mesmo após a recepção as compras se devem desligar totalmente do processo de aquisição. Na verdade, esta assistência permite corrigir procedimentos e não repetir erros.

6ª Fase: A Conferência de Facturas é, na maioria dos casos entregue à Contabilidade. Consideramos que é uma operação onde devem intervir sempre duas entidades, as compras e o utilizador. Só assim se consegue o controlo necessário.

Deste modo, podemos considerar que, a recepção e controlo das encomendas deverá ser efectuados por três departamentos diferentes:

Confere os bens recebidos e verifica se estão em conformidade com a guia de remessa e nota de encomenda.As discrepâncias devem de imediato ser comunicadas ao departamento de compras.

Este departamento recebe a guia de remessa do departamento de recepção, junta-a à cópia da nota de encomenda, e logo que chegue a factura, verifica se os três documentos estão conformes; seguidamente envia-os ao departamento de contabilidade.

Procede ao registo da compra e respectivo pagamento (tesouraria).

Representação esquemática de um ciclo documental

Empresa compradora Empresa vendedora

Requisição Envia nota de de materiais Encomenda

Cópia da nota de Cópia da nota de Encomenda Encomenda

Guia de Remessa Envia Guia de Depois de Remessa Conferida

Envia Factura Efectua pagamento (cheque ou numerário)

Envia o recibo

DEPARTAMENTO DE RECEPÇÃO

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE

ServiçoRequisitor

Serviço deCompras

Secção deContabilidade

Serviço deRecepção e

Controlo

Serviço deVenda

ServiçoExpedidor

Secção deContabilidade

Relações das compras com o processo produtivo

A gestão de compras é, como todos os demais componentes que temos vindo a desenvolver, parte integrante da gestão de aprovisionamentos, coincidindo nos seus objectivos.

O ciclo de produção inicia-se, materialmente, com a aquisição de Matérias-

-Primas e Subsidiárias.

A quantificação das necessidades tem origem nas Vendas (encomendas dos clientes) passa pela gestão de produtos acabados, pelo planeamento integrado da produção que estabelece os níveis de produtos em curso de produção bem como as necessidades de consumo de Matérias-Primas e Subsidiárias. É a partir daqui que a Gestão Previsional e Sistemática vai estabelecer "o que comprar", "quanto comprar" e "quando comprar" transmitindo-o às compras.

Assim, desde que o pedido é recebido pelas compras até que os materiais entram em armazém decorre o Prazo de Entrega.

Ora este prazo de entrega tem duas componentes: a do fornecedor e que lhe é inerente (sendo uma qualificação a ter em conta na avaliação que dele vamos fazer) e o prazo de entrega interno. Este último depende exclusivamente do departamento de compras e, constitui um dos indicadores mais significativos da sua eficácia e, necessariamente, um dos mais importantes.

A competência do departamento de compras mede-se, em grande parte, pela capacidade que ele tem de obter e manter informação actualizada sobre o mercado fornecedor, e utilizá-la correcta e rapidamente na escolha da melhor oferta.

Foi nesse sentido que aqui exprimimos a importância da 2ª Fase da compra (prospecção do mercado fornecedor), pois ela permite encurtar grandemente o prazo de entrega interno.

Quando se praticam métodos como o "just-in-time" na gestão da produção, não é viável (nem sequer imaginável) agir nos moldes tradicionais do lançamento de consultas, avaliação de ofertas, etc. A inter-actividade que se necessita ter com os fornecedores obriga à prática do "procurement sistemático" e à actualização permanente da base de dados de fornecedores.