_GESTÃO DE DESPESAS Manual Guia do Solicitante de

Adiantamento e prestação de conta NextGen v.s 1.0

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Sumário 1. Introdução .................................................................................................... 3

2. Como solicitar um adiantamento ......................................................................... 3

2.1 Solicitação .................................................................................................. 3

3 Como efetuar uma prestação de contas ................................................................... 11

4 Como solicitar uma despesa junto com uma viagem .................................................... 14

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1. Introdução

O modulo Adiantamento permite solicitar ao departamento financeiro um adiantamento para ser utilizado nas despesas, tais como refeições, táxis, entre outros. No retorno da viagem, o viajante deverá prestar contas informando quanto foi utilizado de maneira que o sistema informe se há valor a ser reembolsado ou devolvido para a empresa. Vale mencionar ainda, que o Argo Gestão de Sistemas permite também a solicitação de um adiantamento em conjunto com a viagem.

2. Como solicitar um adiantamento

Selecione o menu “Adiantamento”

2.1 Solicitação

Insira o nome do viajante e clique em” motivo e Rateio(s)”.

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Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

Preencha as informações do Adiantamento e clique no botão “+” para adicionar. Caso tenha outras solicitações de Adiantamento pode adicioná-las e ao finalizar clique em “Concluir”:

Clicando na aba “Colunas” é possível padronizar conforme exemplo abaixo. O sistema salvará esta configuração de forma independente para cada usuário e as colunas serão exibidas nos próximos acessos:

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Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

Depois de efetivar o pedido, a solicitação passará ao status “Autorização” para ação do aprovador. Após a aprovação realizada, o responsável do departamento financeiro receberá uma notificação de que deverá efetuar o pagamento. Na sequência, ele irá atualizar essa informação no sistema através do menu “Lança Pagamento”:

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Clicando no ícone” ” que está no final da página, é possível consultar todos os pedidos que apresentam pendências:

Ao retornar da viagem, o viajante deverá acessar a solicitação para fazer a Prestação de Contas do Adiantamento, lançando suas respectivas despesas:

Ao selecionar “ Aguardando lançamento” o sistema apresentará a tela abaixo. Clique em “Reembolso” para fazer o lançamento das despesas.

Inclua os dados da prestação. As informações que poderão ser alteradas dependerão da política cadastrada. Ao finalizar clique em “Adicionar +”:

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Ao fazer o lançamento da despesa, o viajante pode informar se o valor é “Comprovado” e/ou “Reembolsável” veja descritivo abaixo: - Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa - Reembolsado: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto com despesa corporativa e deve gerar reembolso ou devolução. É possível ainda inserir as fotos do comprovante clicando em ” Enviar recibo”. Além disso, a linha descrição mostra a política da despesa, cadastrada pelo administrador.

Depois de concluídos os lançamentos, clique em “Enviar para Autorização” a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja “Encerrada”: Obs.: Caso o aprovador reprove qualquer uma das despesas e inserir o motivo no campo “Justificativa”, a solicitação inteira será reprovada, e voltará para o status “Aguardando Lançamento” para que sejam corrigidos ou excluídos os respectivos lançamentos reprovados.

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Após Conferida e/ou Aprovada a solicitação irá para o status de “Aguardando Pagamento”:

Novamente as informações serão preenchidas pelo responsável do financeiro. Observe que esta tela também propicia a impressão do arquivo:

A despesa passará ao status de “Encerrada” e não aparece mais na tela de solicitações pendentes:

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3 Como efetuar uma prestação de contas

A prestação de contas isolada serve para fazer lançamentos que não estejam associados a uma OS efetuada anteriormente, selecione o menu “ Expense”.

Selecione o viajante e clique em “Incluir”. Na sequência, “Nova prestação”.

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Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

Inclua os dados da prestação clicando em “Reembolso” As informações que poderão ser alteradas dependerão da política cadastrada. Ao finalizar clique em “Adicionar +”:

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Ao finalizar clique em “ Enviar para Autorização”

É possível incluir outras despesas caso necessário, ao finalizar clique em “Enviar para Autorização”. Se houver Estrutura de Aprovação para conferência, esta solicitação passará pelas duas aprovações. Mesmo que o usuário seja “Master Reembolso”, a solicitação passará por aprovação por conferência, caso exista. Após a ação dos aprovadores de custo e conferência a solicitação passará para o status de “Aguardando Pagamento”:

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Após o responsável do financeiro preencher as informações de pagamento, deverá clicar em “Confirmar” e a despesa passará para o status de “Encerrada”:

4 Como solicitar uma despesa junto com uma viagem

Após a escolha do Produto apresentado e incluir as informações da viagem, clique na aba “Adiantamento”

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Observe que na aba “Adiantamento”

Será requerido o preenchimento dos itens obrigatórios:

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Novamente, as informações de quantidades e valores poderão ser alteradas de acordo com as políticas cadastradas pelo Administrador. A solicitação passará pelo fluxo de aprovação da viagem, ou seja, quem aprovar a viagem também estará aprovando o “Adiantamento”:

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Depois que a solicitação for “Emitida” pela agência ela passará a seguir o fluxo da despesa, ao retornar da viagem o solicitante deverá efetuar o lançamento:

Ao fazer o lançamento da despesa, o viajante pode informar se o valor é “Comprovado” e/ou “Reembolsável” conforme as flags: - Comprovado: Significa que o solicitante tem a nota fiscal ou qualquer outro comprovante da despesa - Reembolsado: Deve sempre ser marcado para que o sistema entenda que o valor em questão foi gasto com despesa corporativa e deve gerar reembolso ou devolução. Além disso, a linha descrição mostra a política da despesa, cadastrada pelo administrador.

Vale mencionar ainda que caso a moeda solicitada seja diferente da despendida, o viajante deverá preencher a informação do câmbio.

Depois de concluídos os lançamentos, a solicitação seguirá o fluxo até que a despesa esteja “Encerrada”:

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