Gestão de Documentos I
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Prof. Josemar Henrique de MeloAula 3
Gestão de Documentos I
Conceitos de Arquivo
• “O arquivo do Arquivo Municipal de João Pessoa não se encontra, no arquivo, junto dos arquivos depositado no arquivo daquele Arquivo”. (Mouta. 1989, p. 12)
• Conceitos distintos expressos numa mesma palavra;
• Polissemia:– Arquivo serviço / Arquivo da Instituição Arquivo
informação / Arquivo construção arqui-tetônica / Arquivo móveis.
Conceito de Arquivo
• Conjunto de Documentos produzidos e recebi-dos seja qual for a sua data, sua forma e suporte, acumulados em um processo natural por uma pessoa ou instituição pública ou privada no transcurso de sua gestão. Conservados, res-peitando aquela ordem para servir como testemunho e informação (Herrera, 1993)
Conceito de Arquivo
• O Arquivo é um sistema (semi-)fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nas anteriores.” (Silva, 1999)
Conceito de Documento • Documento provêm do verbo
latim ‘docere’ que significa ensinar instruir.
• Em latim empregaria o vocá-bulo ‘documentum’ para designar o objeto de ação de ensinar e portanto de apren-der.
• Sentido moderno de escrito probatório de algo:
‘Prova’• “Qualquer base de conheci-
mento fixada materialmente e disposta de modo que se possa utilizar para consulta, estudo, prova.” (Dicionário Aurélio)
• Consideram-se documentos quaisquer escritos, instru-mentos ou papéis públicos ou particulares. (Código do Pro-cesso Penal)
• Produto da atividade huma-na
• Em todo documento aparecem 3 elementos:– O suporte material duro (pedra, argila, bronze) ou
brando (papiro, pergaminho, papel etc.)– A linguagem para fixar a informação (escritura
alfabética, imagem, impulsos eletromagnéticos, etc.)– Informação: mensagem, conteúdo, notícia (testamento,
carta, lei, provas, etc.)• Segundo esta perspectiva o documento poderia
ser um papiro egípcio, uma pintura rupestre, uma moeda, pois em todos eles encontram-se os 3 elementos.
• O documento seria, portanto, o meio pelo qual se transmite uma mensagem
Classificação dos documentos• Natureza do suporte: papel, suportes óticos,
(CD’s, DVD’s,), pen drives, além dos antigos (pe-dra, pele, pergaminhos, metais, etc.)
• Gênero ou Código empregado: textuais, audio-visuais, iconográficos, , informáticos, cartográ-ficos.
• Natureza do assunto: ultra-secretos, sigilosos, ostencivos.
• Capacidade de difusão: público, inédito, reservado, pessoal.
Documento administrativo• São aqueles que gerados na gestão dos assuntos púbicos ou
privados, por pessoas físicas ou jurídicas, tanto pública como privadas.
• Públicas: emanados de uma autoridade pública e formam parte do domínio público inalienáveis, imprescritíveis e inegociáveis.
• Privados: se referem a assuntos de direito privado.• Em todo documento administrativo podemos distinguir:
1. Elementos materiais: papel, signos e símbolos, fotocópias, minutas.2. Elementos subjetivos: autor jurídico (responsável pelo conteúdo),
autor material (que as vezes põe suas iniciais), referendadores (complementam a posição do sujeito jurídico, outras testemu-nhas.
3. Elementos formais: selo, papel especial, legalização de fórmulas, traduções.
Características dos documentos administrativos
1. São emitidos por um órgão administrativo;2. Produz efeitos (jurídicos, informativos ou
comunicativos) frente a terceiros ou na própria organização;
3. Sua emissão é válida sempre e quando cumpram os requisitos formais exigidos pelas normas da atividade administrativa;
4. São seriados;5. São exclusivos, pois a informação que contem é
exclusiva.
Documentos públicos• Segundo o critério de divisão de poderes do
Estado os documentos públicos se dividem em:– Normativos: relacionados com a atividade legislativa
(leis, decretos, resoluções, etc.);– Administrativos: relacionados com a atividade
executiva do Estado e seus organismos públicos;– Jurisdicionais: relacionados com o poder judicial.
• Obs: levar em consideração as atividades meios e as atividades fins;
• Documentos da administração e documentação dos administrados (sobem e descem).
Documento de Arquivo• “O documento de arquivo nasce como uma ferra-
menta da administração ante a necessidade da ges-tão (valor administrativo) para conservar as contas e os documentos financeiros (valor contábil) para assinalar como se obtiveram, assinaram, gastaram e justificaram (valor fiscal), para ter refenrêcia sobre as pessoas, lugares e assuntos (valor informativo), para salvaguardar direitos e obrigações, patrimô-nios e rendas (valor jurídico), cumprir as exigências da lei (valor legal) e reconstruir e revisar o passado (valor histórico e cultural).” (LOPEZ, et . al. 2007, p.63)
Documento de Arquivo• Em outras palavras:– Se trata de documentos produzidos e acumulados
por uma instituição pública ou privada, pessoa ou família no curso de sua gestão ou atividade, para o cumprimento de seus fins e conservados como testemunhos, informação e gestão.
• Os documentos de arquivo podem ser:– Documentos simples quando se trata de um único
documento ou– Documentos compostos quando são integrados
por vários documentos que não se podem separar
Características do Documento de Arquivo
• Imparcialidade: os documentos de arquivo são inerentemente verdadeiros. As razões de sua produção (para desenvolver atividades) e as cir-cunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram o caráter de prova e fidedignidade;
• Autenticidade: são autênticos porque são cria-dos, transmitidos, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares;
• Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente, mas surgem de acordo com o cur-so dos atos e ações de uma administração;
• Integridade: todos os docu-mentos de arquivo são íntegros nas suas partes internas e externas;
• Unicidade: não existe um documento igual ao outro. O documento de arquivo é único independente das cópias que se façam dele.
• Interrelacionados: cada do-cumento está intimamente relacionado com outros e com a sua unidade produ-tora, no qual está preserva-do o seu significado (orga-nicidade);
• Contexto: todo documento de arquivo é produto de um encadeamento que lhe confere um traço diferen-ciador (porque foi produzi-do e quais as etapas e seu trâmite?).
• Obs: Se o documento é re-sultado da atividade de uma pessoa física ou jurídi-ca podemos falar de um caráter orgânico desse re-gistro. A acumulação dos documentos orgânicos de caráter arqui-vístico dá ori-gem aos arquivos da organi-zação.