Gestão de Documentos - Metodologia Documentar

METODOLOGIA DE GESTÃO DE GESTÃO DE

DOCUMENTOS E DOCUMENTOS E INFORMAÇÕESÇ

www.documentar.com.br

Claudiane Nazário

Diagnóstico

Conceito

• METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOSÓ• DIAGNÓSTICO

• ANÁLISE DE PROCESSOS• TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL• TAXONOMIA• PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS• ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS• COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS• MANUTENÇÃO


Metodologia de Gestão

• Gestão da Informação• Gestão da Informação

Processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento,

t di i ã d i f õarmazenamento e disseminação de informações, independentemente do formato ou meio em que se encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada deencontra. Com o objetivo de subsidiar a tomada de decisão das pessoas que dela necessitam.



• Gestão Documental• Gestão Documental

É todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos

t ti id d i i fi ique suportam as atividades operacionais, finais e estratégicas de uma Empresa, área ou departamento visando a recuperação dedepartamento, visando a recuperação de informações de maneira ágil e integrada.



Consiste na definição dos passos necessários paraConsiste na definição dos passos necessários para viabilizar o planejamento e a implantação de uma solução para a gestão de documentos e informações d i d ã i dde uma empresa, visando a recuperação precisa dos recursos informacionais relevantes para o negócio, independente da mídia onde os mesmos estejam.independente da mídia onde os mesmos estejam.

A metodologia GERIR tem uma visão corporativa g pbaseada nos processos de negócios e é implementada com o apoio de tecnologias específicasespecíficas.


Modelo de Gestão


Etapas da Metodologia


Diagnóstico

Conceito

• Processo complexo de coleta e análise das informações em determinado contexto com oinformações em determinado contexto, com o objetivo de identificar problemas e demandas, visando propor soluções. p p ç

• Desta forma, é um instrumento que informa e orienta os gestores sobre o que deve ser mantido e o queos gestores sobre o que deve ser mantido e o que precisa ser alterado na empresa, para que esta tenha condições de maximizar a utilização dos recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com menos.


Tabela de Temporalidade Documental

Conceito

Um instrumento norteador da metodologia que t b l d d d d t ã destabelece o prazo de guarda da documentação da

Empresa, em suas fases de arquivamento, considerando o valor desta informação e aconsiderando o valor desta informação e a responsabilidade pelo armazenamento.



• Esse instrumento norteia a operação do processo de tratamento documental estando, portanto, diretamente

l i d ét d d d iê d t i t érelacionado com o método de dossiê de assunto. isto é, agrupamento de todos os documentos sobre determinado assunto, independente do seu tipo documental( dê i d t i j t(correspondência, documentos pessoais, projetos, relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.)

• A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos,evitando desnecessária retenção de documentos nasestantes do acervo ativo intermediário e inativoestantes do acervo ativo, intermediário e inativo,racionalizando espaço e custos de manutenção doprocesso documental e aumentando a segurança natomada de decisõestomada de decisões.



Ciclo de vida da documentação

• A temporalidade está relacionada ao ciclo devida dos documentos de acordo com asvida dos documentos, de acordo com ascaracterísticas das fases de arquivamento dadocumentação:

FASE ATIVA

FASEINTERMEDIÁRIA

FASE INATIVA

Documentação que possui alta freqüência de

Documentação que possui consulta mediana,

Documentação que possui baixa freqüência

uso e deve ser mantida na área de trabalho.

devendo ainda permanecer próximo à

área de trabalho.

de uso, devendo ser mantida, por motivos

fiscais, legais ou históricos.


Tabela de Temporalidade DocumentalFinalidade da TTD

D fi i d• Definir prazos de retenção para os documentosdocumentos

• Otimizar espaço de• Otimizar espaço de armazenamento de físicos ou eletrônicos


Procedimentos Operacionais

Conceito

• Os procedimentos operacionais descrevem aforma de tratamento do acervo a fim de facilitar aforma de tratamento do acervo, a fim de facilitar aimplantação da metodologia de Gestão Informacionalna empresa.

• Os procedimentos estabelecidos devem serdinâmicos e atender às necessidades e realidadesde cada área e portanto devem ser revistos ede cada área e, portanto, devem ser revistos eatualizados, periodicamente, para que atinjam seuobjetivo.


Procedimentos Operacionais

Procedimentos Gerais:• São procedimentos que dão suporte à implantação• São procedimentos que dão suporte à implantação

da metodologia de tratamento documental.

Procedimentos Específicos:

•Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, asatividades a serem executadas para organização de umatividades a serem executadas para organização de umitem documental, com forma de organização maiscriteriosa. A necessidade de descrição dessesprocedimentos é identificada na elaboração da T.T.D.,


Organização de documentos

Triagem

• Análise criteriosa da documentação de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo comvisando estabelecer sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos com o objetivo de identificar e retirar todos aqueles com j qprazo de arquivamento vencido ou em duplicidade.



Forma de organização

• Para cada item documental descrito na TTD existe um campo forma de organização Neste estáum campo forma de organização. Neste, está indicada a forma como os documentos ficam dispostos na pasta. No caso de uma organização p p g çmais detalhada, é descrito um procedimento específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste campo, para que o responsável pelo arquivo possa consultá-lo.



Forma de organização

Número de Ordem

Forma de Organização

Descrição

1.

Alfabética Os documentos são separados por assuntos principais,

secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas,

conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro

das pastas.

2

Cronológica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data,

crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de2. crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma de

recuperação e arquivamento.

Numérica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica

3. seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma

para recuperação e arquivamento.



Classificação de documentos

• Os documentos devem ser classificados conforme a estrutura definida, adotando dos seguintes passos:

– Analisar os documentos identificando o assunto/item documental ao qual pertence.

– Identificar e reunir os documentos dispersos que compõem um assunto específico sob a forma de p pdossiê.

– Ordenar os arquivos por ordem de seusOrdenar os arquivos por ordem de seus indexadores



Plano de Arquivo

• O Plano de Arquivo é o instrumento de controled d t ã d tda documentação armazenada em pastas ecaixas contidas nos arquivos.

• E o espelho do mesmo.



Identificação

As informações contidas na etiqueta devem retratarbem o conteúdo das pastas Identificar na etiquetap qinformações que possibilitem agilidade narecuperação do documento

INF

Licença de Uso de SoftwareLicença do Microsoft Word 2005

Licença do Microsoft Word 2005

Doc1.docLicença


Arquivos Eletrônicos

Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados atravésda Tabela de Temporalidade Documental da área. É precisop pverificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentospara serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se

d id l ô ipodem ser mantidos em suas pastas eletrônicas.Nota: Um documento somente deverá ser impresso se omesmo exigir assinatura Os documentos impressos paramesmo exigir assinatura.Os documentos impressos paraanálise ou verificação devem ser descartados tão logocumpram sua função.p ç



Arquivos Eletrônicos


Manutenção


ManutençãoAtendimento a auditorias

1 Id ifi TTD d í i d• 1 – Identificar na TTD os documentos passíveis de auditoria e fiscalização.2 R li dit i í di d t ã• 2 – Realizar auditorias períodicas na documentação, visando identificar pontos não-conformes, bem como não conformidades potenciais.não conformidades potenciais.

• 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e entrada e saída de documentos.

• 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores.5 Manter os documentos F/L prontamente• 5 – Manter os documentos F/L prontamente recuperáveis. (cadastrados, organizados e identificados).


)

ManutençãoAuditoria de Gestão Documental

A d i d l d• Acessar todos os instrumentos de controle da metodologia, elaborados para suportar a gestão informacional.informacional.

– Taxonomias, TTD, PO etc.

• Elaborar lista de verificação e controle de qualidade• Elaborar lista de verificação e controle de qualidade.

CAMPO NOME DESCRIÇÃOCAMPO NOME DESCRIÇÃO1 C (Conforme) 2 NC (Não Conforme)( )

3 % (Percentual de itens) Indicar percentual de itens conformes ou não conformes.


ManutençãoAuditoria de Gestão Documental

• Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das situações abaixo seja identificada:

A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens– A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.

– Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle deatendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.

– O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.

– A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade.


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