Prof. Josemar Henrique de MeloAula 6

Gestão de Documentos I

Protocolo e Tramitação• Protocolo do grego Protôkollon do latim

Protocollu:– Primeira folha ‘colada’ aos rolos de papiro, e na qual se

escrevia um resumo do conteúdo.– É a condição para a validade jurídica dos documen-tos.

• Estes registros poderia ser a transcrição integral do documento em livros apropriados: livros de registros.

• A partir do período napoleônico tem-se adotado o registro de elementos essenciais tanto na che-gada quanto na saída do documento.

Protocolo e Tramitação• Registro de documentos coloniais:– Transcrevia-se todos os documentos que circulava entre

Portugal e o Brasil: Conselho Ultramarino e Secretarias de Governo das Capitanias.

– O registro fazia parte da orientação burocrática e ficavam nas respectivas instituições que produziam e recebiam documentos.

• Exemplos de livros de registros:– Registro do termo de posse (governador);– Registro de cartas e ofícios (enviados e recebidos);– Registro de provisões (do governador e do rei)– Registro de Sesmarias, etc.

Protocolo e Tramitação

• Conceito:– Conjunto de operações visando o controle, a tramitação,

assegurando a imediata localização e recuperação do documento, garantindo assim o acesso à informação.

• O registro de protocolo consiste na colocação de uma numeração progressiva e a anotação de alguns elementos essenciais, segundo formulário preestabelecido.

• O registro de protocolo tem uma dupla função:– Controla a tramitação e permite encontrar os documentos,

seguindo os passos de um determinado expediente;– Função jurídica de determinar as datas certas de chegada e

saída dos documentos.

Rotinas do Protocolo• Recebimento e registro (sistemas eletrônicos):– Receber e separar a correspondência (ostensivo e sigi-

losa,oficial e particular – não registrada);– Digitar os elementos identificadores de cada documen-tos

e sua tramitação;– Verificação de antecedentes (em caso positivo proceder

juntada – anexação ou apensação. No primeiro caso as folhas são renumeradas, no segundo não há necessida-de);

– Codificar, resumir e encaminhar .• Autuação:– Recebimento para constituição de processos em sua forma

jurídica .

Tramitação• É a atividade de circular documentos entre uni-

dades organizacionais interna ou externas.– Deve ser observado o recebimento pelos setores de

destino;– Todos os setores e o protocolo deve verificar o nú-

mero de página dos processos.

TramitaçãoNo processo de tramitação podemos desenvolver um WORKFLOW:• O que é o WorkFlow– É o movimento de documentos

e/ou tarefas através de um pro-cesso de trabalho: como as ta-refas são estruturadas, quem as executa, suas ordens de execu-ção, como elas são sincroniza-das, como estas tarefas estão sendo acompanhadas .

• Workflow permite sin-tetizar os fluxos de trabalho, tornando-os simples e transparen-tes.

Tramitação

• O processo de workflow apresenta quem é quem no desenvolvimento dos trabalhos.– Analisar cada profissional e suas atividades;– Identificar que tipos documentais cada um deles

produz ou recebe;– Determinar os níveis de segurança.– Se o processo estiver informatizado (documentos di-

gitais) permite a um gerente cuidar da equipe e das etapas dos negócios.