GESTÃO DE MATERIAIS CONCEITO O objetivo básico da administração de materiais consiste em colocar...

GESTÃO DE MATERIAIS

CONCEITO

O objetivo básico da administração de

materiais consiste em colocar os recursos

necessários ao processo produtivo (bens

ou serviços) com qualidade,

em quantidade adequadas, no tempo

correto e com menor custo.


CONCEITO

A administração de materiais é definida como sendo um conjunto de atividades

desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a

suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho

normal das respectivas atribuições.


CONCEITO

Em outras palavras: “ A administração de materiais visa à

garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o

investimento total.”


A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado.

Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da

organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a

armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de

estoques, etc.


A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques.

Do mesmo modo o tamanho do lote de compra acarreta consequências indesejáveis sobretudo à eficiência operacional e financeira.Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade

necessária, acarretam se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, também lucros cessantes.

Da mesma forma material sem a qualidade requerida também trazem custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e

compras adicionais.

Portanto, os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem os meios necessários à consecução

das quatro condições básicas para uma boa Administração de Material.


CONSEQUÊNCIAS DA GESTÃO DE

MATERIAIS

A gestão de materiais está estreitamente relacionada com a gestão de compras e de estoque.

A Administração de Materiais atua na racionalização das compras e também no estabelecimento de uma política

de redução de estoques, para que a situação operacional e financeira da entidade seja eficientemente

administrada e possibilite a otimização dos recursos financeiros e materiais.


MATERIAL

É a designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios,

veículos em geral, matéria-prima, e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas

atividades das organizações públicas federais, independentemente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem,

aparas, acondicionamento, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.


CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO

A área da Administração de Materiais poderá ser

centralizada ou descentralizada numa estrutura corporativa.


VANTAGENS DA CENTRALIZAÇÃO

Administra com mais facilidade a escassez de fornecimento de determinados materiais; Acompanha melhor o mercado de matérias-primas e componentes; Reduz os preços dos itens adquiridos e portanto, reduz o custo dos materiais; Utiliza pessoal mais especializado e qualificado.


VANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO

Realização das compras urgentes, atendendo às necessidades operacionais;

Comunicação direta do usuário com o comprador;

Compras imprevisíveis e utilização de serviços locais de boa qualidade;

Acompanhamento cuidadoso das quantidades entregues e ajuste do suprimento estritamente às necessidades do dia.


CATÁLOGO DE MATERIAL

A construção de um catálogo de materiais que envolvem a

padronização, a especificação, a classificação e consequente

codificação, é imprescidível para a gestão de material.


CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação,

simplificação, especificação, normalização, padronização e

codificação de todos os materiais componentes do estoque da

empresa.



Sem a classificação dos materiais é impossível existir um controle

eficiente dos estoques, procedimentos de armazenagem

adequados e uma operacionalização do almoxarifado

de maneira correta.



Classificar um material é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo,

características, utilização, etc.

A classificação deve evitar confusão, para que um produto não seja classificado de

modo que seja confundido com outro, mesmo sendo este semelhante.



Assim, a classificação deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe

um local respectivo, que facilite sua identificação e localização no almoxarifado.

A codificação é uma decorrência da classificação, pois trata-se da apresentação de cada item por meio de código.


ETAPAS DA CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

A classificação/codificação de materiais é útil para facilitar a localização dos materiais armazenados.

CLASSIFICAÇÃO

CATALOGAÇÃO

RACIONALIZAÇÃO

ESPECIALIZAÇÃO

NORMATIZAÇÃO

PADRONIZAÇÃO

CODIFICAÇÃO


CODIFICAÇÃO DE MATERIAIS

1º - Catalogação de todos os itens;

2º - Racionalização do número de itens destinados a mesma finalidade, mediante a escolha de um deles;

3º - Especificação detalhada da descrição de cada item (medidas, formato, tamanho, peso, etc). Quanto mais detalhado, menor a possibilidade de erro na aquisição pelo setor de compras, pela recepção do almoxarifado ou pelo requisitante interno e clientes;

4º - Normatização sobre o uso e aplicações dos materiais e a quem se destinam;

5º - Padronização de pesos, medidas, formatos, cores, etc. A padronização garante a uniformidade dos materiais, bem como a redução do número de itens similares no estoque.


CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE

MATERIAIS

A partir de uma boa classificação do material, pode-se realizar a codificação do mesmo, ou seja,

representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras com base na classificação obtida do material.

Os sistemas de codificação mais utilizados são: o alfabético, alfanumérico e numérico,

também chamado decimal.


CLASSIFICAÇÃO E CODIFICAÇÃO DE

MATERIAIS

- Sistema de codificação alfabético: limitado em termos de quantidade de itens e difícil memorização, está em desuso;

- Sistema alfanumérico: permite um número maior de itens em estoque e é normalmente divido em dois grupos ou

classes;

- Sistema numérico ou decimal: é o mais utilizado, com três dezenas classificadoras e um dígito de controle.

Também denominado de codificação definidora, com a primeira dezena apresentando uma classificação geral, a

segunda uma classificação individualizada e a terceira definidora.


CÓDIGO DE BARRAS

Existem diferentes tipos de códigos de barras e para cada tipo necessita-se de um leitor ótico devidamente habilitado

(configurado).

O EAN 13 é o código padronizado mais usado comercialmente.

GESTÃO DE COMPRAS

GESTÃO DE COMPRAS

A gestão de compras é suplementar à gestão de

materiais sendo essencial para a implementação das

políticas públicas e atendimento das necessidades

básicas do setor público.

A administração Pública tem sua ação de compras

limitada pela lei, uma vez que para a aquisição de bens e

contratação de serviços é exigida, em regra, a realização

de procedimento licitatório (Lei 8.666/93).

GESTÃO DE COMPRAS

Nas compras do setor público, assim como no setor privado, as entidades públicas precisam ir a mercado

para obterem produtos/serviços essenciais ao seu funcionamento.

Assim, valem os mesmos conceitos na questão dos sinais de demanda, operacionalização dos pedidos,

fases de análise do pedido, verificação da necessidade do material. Contudo, entidades

governamentais estão sujeitas às leis regulamentadoras de suas atividades e aos princípios do direito

administrativo e do direito constitucional.

GESTÃO DE COMPRAS

ATUALIDADE

Vivemos a era da limitação e da escassez de recursos, cabe

perfeitamente ao serviço publico a preocupação com esta situação,

tendo suas compras de se limitar ao orçamento, a saída é uma

adequada gestão de material e redução de estoques, desde que

estes não faltem para a realização das atividades do órgão ou

instituição publica.

A economia relativamente estabilizada do Brasil e o mercado

abastecido tornam a redução de estoques possível. Os gestores

públicos devem se preocupar com o acompanhamento de seus

estoques, e decidir qual a hora certa de comprar.

GESTÃO DE COMPRAS

Conclui-se que na atual situação de recursos cada vez mais

escassos cabe ao setor publico realizar suas compras de

maneira eficaz e econômica, demonstrando respeito pelo

contribuinte que financia essas compras.

Para uma boa gestão é necessário que as pessoas

responsáveis pela licitação tenham conhecimento técnico e

legal e que a preocupação se estenda ao armazenamento

destes produtos, evitando desperdício e o acúmulo

desnecessário de materiais.

GESTÃO DE COMPRAS

AÇÕES PREVENTIVAS

O acúmulo de estoque de materiais é prejudicial para o governo,

pois ao acumular materiais em estoque ele desfalca o mercado

fornecedor, havendo a elevação dos preços dos mesmos e

desperdícios financeiros.

Por isso é imprescindível que os gestores públicos tenham atenção

ao momento certo da compra, e também ao momento certo de

realizar a requisição, para que a organização não venha a deixar

de realizar seus serviços por falta de materiais, uma boa compra

depende de uma boa requisição.

GESTÃO DE COMPRAS

A necessidade deve ser levada em consideração no momento

de requerer uma compra, assim como o consumo médio, a

quantidade especificada de cada produto, atributos e

requisitos que tornem o produto mais durável e confiável, e um

prazo que permita o atendimento das solicitações dentro da

necessidade da instituição.

Para a eficácia das compras é necessário que os responsáveis

pela requisição tenham competência técnica e conhecimento

legal da lei de licitações, para que suas atividades não venham a

ocorrer na improbidade. Obedecer ao processo de licitação

facilitará muito a realização da compra.

GESTÃO DE COMPRAS

ARMAZENAMENTO

O local de armazenamento das compras também deve ser considerado como

importante para o acompanhamento dos gestores, aquele deve ter condições

de movimentação e transporte dos materiais, ter condições higiênicas como:

ser limpo e organizado ; apresentar condições de segurança e acomodação de

produtos, ter pessoal qualificado, manter os registros de entrada e saída de

produtos, etc.

Uma boa gestão de compras busca evitar o desperdício e procurar realizá-las

de forma eficaz e eficiente é a melhor maneira de evitar irregularidades e

fraudes, que geralmente este setor apresenta. Por isso, é necessário o

planejamento, a coordenação e controle sistêmico desse processo.

GESTÃO DE COMPRAS

PLANEJAMENTO

Lei Federal nº 8.666/93, art. 15:

As compras, sempre que possível, deverão:

I - atender ao princípio da padronização, que imponha

compatibilidade de especificações técnicas e de

desempenho, observadas, quando for o caso, as

condições de manutenção, assistência técnica e garantia

oferecidas;

II - ser processadas através de sistema de registro de

preços;

GESTÃO DE COMPRAS

PLANEJAMENTO

§ 7º Nas compras deverão ser observadas, ainda:

I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem

indicação de marca;

II - a definição das unidades e das quantidades a serem

adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja

estimativa será obtida, sempre que possível, mediante

adequadas técnicas quantitativas de estimação;

III - as condições de guarda e armazenamento que não

permitam a deterioração do material.

GESTÃO DE COMPRAS

FISCALIZAÇÃO

A fiscalização dos processos de compras do setor público é realizado por órgãos controladores e fiscalizadores do

estado, tais como, as Controladorias Gerais, os Tribunais de Contas e Secretarias de Controle Interno.

Todo o processo é regido pela Lei das Licitações como instrumento de aquisição no setor público, atribuindo-lhe

características, condicionantes, faixas de valor, modalidades e demais formalizações atribuídas pelos

legisladores como disciplinantes do correto processo de aquisição pelo estado.

GESTÃO DE COMPRAS

PRINCÍPIOS

As compras obedecerão primeiramente aos termos da lei constitucional e

suplementarmente com as orientações do Direito Administrativo Brasileiro,

além de outras normas regulamentadoras, procurando cumprir os

princípios de:

Isonomia ou igualdade; Legalidade; Impessoalidade; Moralidade; Publicidade; Probidade administrativa; Justo julgamento; Vinculação ao Instrumento Convocatório (Edital ou convite); Celeridade e competição.

GESTÃO DE COMPRAS

PRINCÍPIOS

Esses princípios são balizadores da Lei 8.666/93, a qual

também estabelece princípios para o ato de aquisição dos

entes governamentais.

A lei de licitações determina os objetos passíveis de

aquisição pelo estado, os procedimentos necessários ao

processo, firmando prazos das etapas e recursos cabíveis,

estabelecendo critérios de julgamento, regulamentando a

contratação e seu acompanhamento e determinando as

sanções e penalidades para as transgressões.

GESTÃO DE COMPRAS

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

CONSTITUIÇÃO FEDERAL

Ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão

contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os

concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições

efetivas da proposta, nos termos da lei, ... (Art. 37, XXI)

GESTÃO DE COMPRAS

Portanto, os casos de obras, serviços (inclusive de

publicidade), compras, alienações, locações,

concessões e permissões, podem provocar ou não a

necessidade de licitação, conforme determinação legal.

Fundamentação Legal (Lei nº 8.666/93, art. 1º)

Esta Lei estabelece normas gerais sobre licitações e

contratos administrativos pertinentes a obras, serviços,

inclusive de publicidade, compras, alienações e locações

no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito

Federal e dos Municípios.

GESTÃO DE COMPRAS

Deve-se ressaltar que o processo licitatório é um ato

unilateral, ou seja, uma ação única e exclusiva do

estado que identifica sua necessidade, tornando-a

pública para o mercado, esperando que as empresas

manifestem o interesse em participar do processo de

avaliação de suas propostas.

Assim, a licitação é a maneira pela qual entidades

governamentais obterão a proposta mais vantajosa e

conveniente ao estado para resolver suas

necessidades.

GESTÃO DE COMPRAS

PROCEDIMENTOS

A licitação determina procedimentos existentes no

setor privado tais como:

Padronização para compatibilizar as especificações técnicas;

Processamento via sistema de registro de preços - SRP;

Pesquisa de mercado;

Especificação sem a indicação de marcas;

Uso de técnicas adequadas para a quantificação;

Avaliação das condições de guarda e armazenamento do

material.

GESTÃO DE COMPRAS

OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

A padronização é condição para obter economia de escala, o que para

várias das famílias de itens é essencial para melhorar a qualidade da

compra. Um outro elemento essencial é a implementação de um

cadastro unificado de fornecedores com simplificação no

processo de registro.

A maior facilidade para participar das licitações ajuda a aumentar a

concorrência, que junto a confiabilidade de pagamentos é um dos

condicionantes para redução efetiva dos preços pagos.

Por último, o monitoramento, o acompanhamento do consumo e a

permanente busca por melhorias e adequações ao mercado, são

essenciais para ajustar o permanente processo de melhoria da

qualidade do gasto público.

GESTÃO DE COMPRAS

OTIMIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

Uma das grandes tendências para a melhoria estrutural das compras

públicas e por consequência da melhoria da qualidade do gasto

público é a implementação de centrais de serviços

compartilhados.

O planejamento é fundamental para a eficiência das atividades,

processos e procedimentos na execução das aquisições. Para que

isso ocorra, uma das estratégias é instituir uma central de serviços

compartilhados, que permita agregar a demanda de diferentes

setores. Isto traz inúmeras vantagens e possibilita a busca da melhor

especificação, negociação e gestão para determinado grupo de

produtos e serviços.

GESTÃO DE CONTRATOS


Para definir o objeto da contratação, o administrador deve

estar atento às peculiaridades e às diferentes exigências da

Lei nº 8.666/93 relativas a licitações e contratos.

A execução do contrato é uma das etapas do processo de

contratação que consiste em cumprir as cláusulas

pactuadas pelas partes em decorrência do procedimento

licitatório, dispensa ou inexigibilidade de licitação.



O acompanhamento e a fiscalização eficiente e

eficaz do contrato são instrumentos imprescindíveis ao

gestor na defesa do interesse público.

Portanto, a gestão de contratos tem relação direta com

a Lei 8.666/93, que regulamenta os procedimentos para

realização de contratos administrativos.


CONCEITOA gestão de contratos é atividade exercida pela Administração visando

ao controle, ao acompanhamento e à fiscalização do fiel cumprimento

das obrigações assumidas pelas partes.

Deve pautar-se por princípios de eficiência e eficácia, além dos

demais princípios regedores da atuação administrativa, de forma a se

observar que a execução do contrato ocorra com qualidade e em

respeito à legislação vigente, assegurando ainda:

a) Segurança para o Gestor e para o Fiscal sobre a execução do contrato;

b) A plena execução das atividades programadas no Termo de Referência,

Projeto Básico, Projeto Executivo e congêneres, e a garantia da execução

do objeto contratual;


c) O atendimento das necessidades da administração pública, no

momento adequado e no prazo ajustado;

d) Uma contínua ascensão da qualidade dos procedimentos licitatórios,

por meio da incorporação das correções feitas em procedimentos

anteriores, tanto em sanções como em exigências;

e) O registro completo e adequado de faltas cometidas pelo fornecedor

de forma a facilmente solucionar as suas contestações

quanto à inadimplência;

f) O tratamento de todas as empresas contratadas com igualdade de

procedimentos, eliminando qualquer forma de tratamento que possa

representar descumprimento dos princípios da isonomia e da legalidade;

g) Procedimentos administrativos claros e simples com burocracia

reduzida, de forma a facilitar a gestão e a fiscalização de contratos.


CONTRATO ADMINISTRATIVO

O contrato administrativo é o ajuste que a Administração

Pública, faz com o particular ou outra entidade

administrativa para a consecução de objetivos de

interesse público, nas condições estabelecidas

por ela própria.

A principal característica do contrato administrativo é

ser precedido de licitação, salvo nas exceções de

dispensa e inexigibilidade.



Outra característica básica do contrato administrativo é a

possibilidade da Administração quebrar o vínculo,

alterando ou extinguindo unilateralmente, desde que ocorra

uma causa superveniente e justificável.

Assim, fica estabelecida a grande diferença entre o contrato

privado e o contrato administrativo exatamente na

supremacia originária da Administração Pública na relação

jurídica para fixar as condições do ajuste; são as chamadas

cláusulas exorbitantes.



Portanto, os contratos administrativos são aqueles em

que o Estado é sempre parte, seja quando dotado de

seu poder de império/extroverso (contatos públicos da

Administração Pública), ou sem este poder (contatos

privados da Administração Pública). São desta espécie

a concessão de serviço público, a empreitada, o

empréstimo público, bem como a concessão de direito

real de uso de bem público.


FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

Segundo a legislação, o contrato deverá ser executado fielmente

pelas partes, de acordo com as cláusulas e as normas legais

vigentes, responde cada uma das partes pelas consequências de

sua inexecução total ou parcial.

Segundo o Art. 67 da Lei 8.666/93, contrato deverá ser

acompanhado e fiscalizado por um representante da

Administração (fiscal de contrato) especialmente designado,

permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo

de informações pertinentes a essa atribuição.


FISCAL DE CONTRATOS

Representante da Administração, especialmente designado,

na forma dos arts. 67 e 73 da Lei nº 8.666/93 e do art. 6º do

Decreto nº 2.271/97, para exercer o acompanhamento e a

fiscalização da execução contratual, devendo informar a

Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou

baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada,

propor as soluções e as sanções que entender cabíveis para

regularização das faltas e defeitos observados, conforme o

disposto nesta Instrução Normativa (IN MPOG nº 02/2008,

Anexo I, inciso XVIII).



O fiscal de contratos controlará os serviços prestados, fará a

interlocução com a empresa contratada e, em caso de

imperfeições contratuais, deverá o fiscal viabilizar o envio de

ofícios à contratada, exigindo melhorias.

Fiscalizar a execução contratual não é apenas uma formalidade.

Implica a garantia de que o serviço será prestado conforme o

contratado, maximizando os resultados da prestação do serviço

garantindo maior qualidade e menores custos, e principalmente

minimizando prejuízos oriundos de uma fiscalização inadequada.



A inexecução ou inadimplência do contrato significa o

descumprimento de suas cláusulas, no todo ou em

parte, podendo ocorrer por ação ou omissão, culposa ou

não, de qualquer das partes, e caracteriza o

retardamento ou o descumprimento integral do ajustado.

Quaisquer dessas situações pode ensejar

responsabilidades para o inadimplente e até mesmo

propiciar a rescisão do contrato.

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