Gestão de materiais

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Rubens Custódio Pereira Neto

Função responsável pelo planejamento e controle

do fluxo de materiais, que busca maximizar a

utilização de recursos da instituição e fornecer o

nível de serviços requerido pelo usuário.

Conceito

Gestão de estoques Gestão de almoxarifados

Atividades envolvidas

Previsão de demandas

Controle de indicadores de estoque

Avaliação de estoques

Recebimento

Distribuição

Armazenagem

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Material permanente X material de consumo

Material permanente: É aquele que, em razão de seu uso corrente,

não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade

superior a dois anos.

Material de consumo: É aquele que, em razão de seu uso

corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem

sua utilização limitada a dois anos.

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Portaria n. 448/2002, Secretaria do Tesouro Nacional:

Identificação do material permanente:

I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem

reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo

de dois anos;

II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser

quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela

irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;

III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou

físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de

uso;

IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro

bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do

principal; e

V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de

transformação. 4

Agrupamento e classificação

1. Catalogação: listagem de todos os itens existentes.

2. Simplificação: redução da grande diversidade de itens

empregados para uma mesma finalidade, favorecendo a

normalização.

3. Especificação: descrição detalhada de um item (medida,

formato, peso, tamanho), facilitando aquisições futuras, o processo

de recebimento, etc.

4. Normalização: maneira pela qual o material deve ser utilizado

em suas aplicações.

5. Padronização: estabelecimento de padrões idênticos de peso,

medidas e dimensões para os materiais como forma de evitar

muitas variações.

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Codificação

Classe Código Grupo Código Identificação Código

Materiais de

limpeza1

Álcool 1Álcool em gel 1

Álcool líquido 2

Sabão 2Sabão em barra 1

Sabão em pó 2

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Especificação de materiais

De maneira geral, é importante começar as especificações do

produto “pelo que não se quer comprar” para chegar o mais próximo

possível “do que se quer comprar”. Para isso é preciso definir:

Funcionalidades (tudo o que o produto faz e oferece);

Componentes (peças que entram na composição de um

produto);

Forma e acabamento (cor, medidas, forma, peso, etc.);

Desempenho (rendimento de um material quando em uso);

Acessórios;

Dados complementares (embalagem, unidade de medida,

certificações);

7

Especificação de materiais: exemplo

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Previsão de demandas

É a previsão do consumo de um material que seja mais próxima

possível da realidade.

Consequências da previsão inadequada de demandas:

• Aumento dos custos de estoque, quando há manutenção de

itens sem demanda; e

• Custos da falta de estoque, quando a quantidade mantida no

almoxarifado é inferior à demanda.

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Técnicas de previsão de demandas

• Método do último período

Adoção do consumo do último período.

• Método da média móvel ou aritmética

Adoção de uma média simples do consumo do período (demanda

estável).

• Método da média ponderada

Adoção de uma média ponderada do consumo do período,

atribuindo pesos para eliminar variações acentuadas.

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Técnicas de previsão de demandas: exemplos

Consumo

/litros2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Gasolina59.875 31.423 41.254 43.548 67.485 34.587 46.547 45.745 61.454

?

Média aritmética simples = 47.991 litros

Média móvel ponderada = 42.612 litros

Consumo

/litros

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Gasolina 59.875 31.423 41.254 43.548 67.485 34.587 46.547 45.745 61.454

Pesos 1 4 3 2 1 4 3 2 1

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Controle de estoque

Em razão da burocracia e dos prazos alongados para

aquisições públicas, é recomendável manter um estoque mínimo

suficiente para que as atividades essenciais não sejam paralisadas.

Além disso, é essencial manter um controle dos níveis de

estoque visando evitar má utilização pelos usuários e, ainda,

possibilitar a mensuração do valor dos produtos estocados

Classificação do

estoque (Curva ABC)

Método de controle

do estoque

Método de avaliação

do estoque

Ferramentas para controle de estoque:

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Classificação do estoque para controle – Curva ABC

A classificação ABC, também chamada de Curva de

Pareto, baseia-se no princípio de que um número reduzido de

itens concentra a maior parte dos investimentos em materiais

de uma organização.

• ~20% dos itens concentram 80% dos recursos e/ou utilização

• ~30% dos itens concentram 15% dos recursos e/ou utilização

• ~50% dos itens concentram 5% dos recursos e/ou utilização

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CÓD. DISCRIMINAÇÃO UN Quant. Pr. Unit. (R$) Total (R$)

20202 Coordenador Geral h 3080 90,18 277.744,84

20225 Coordenador de Pesquisa h 2200 18,21 40.059,36

20204 Especialista em planej e transp h 3080 53,34 164.284,00

20204 Especialista em estatística h 2200 8,54 18.796,80

20204 Especialista em análise h 3080 168,08 517.681,45

20204 Especialista em transito (2 profissionais) h 6160 33,44 206.006,16

20204 Especialista em desenv. Social h 3080 21,12 65.035,52

20225 Chefe de equipe h 2200 30,61 67.334,08

20209 Consultores h 3080 88,73 273.293,81

20203 Analista Senior h 2200 15,47 34.027,84

20204 Analista pleno h 3080 164,19 505.690,24

20230 Analista de sistemas h 2200 10,13 22.285,29

20230 Design gráfico h 1100 24,19 26.611,20

20205 Analista Junior h 2200 34,50 75.900,00

20221 Auxiliar técnico (2 profissionais) h 4400 14,63 64.387,84

20241 Chefe de escritório h 2200 21,12 46.464,00

20221 Supervisor h 2200 76,03 167.270,40

20221 Pesquisador (2 profissionais) h 4400 178,99 787.556,00

20243 Digitador h 2200 2,80 6.160,00

20227 Verificador h 2200 20,32 44.698,72

20242 Auxiliar de escritório h 2200 20,02 44.036,96

20224 Codificador h 2200 38,08 83.768,96

Total (R$): 3.539.093,4714

DISCRIMINAÇÃO Total (R$) % total % acum. Class.

Pesquisador (2 profissionais) 787.556,00 22,3% 22,3% A

Especialista em análise 517.681,45 14,6% 36,9% A

Analista pleno 505.690,24 14,3% 51,2% A

Coordenador Geral 277.744,84 7,8% 59,0% A

Consultores 273.293,81 7,7% 66,7% A

Especialista em transito (2 profissionais) 206.006,16 5,8% 72,6% A

Supervisor 167.270,40 4,7% 77,3% A

Especialista em planej e transp 164.284,00 4,6% 81,9% A

Codificador 83.768,96 2,4% 84,3% B

Analista Junior 75.900,00 2,1% 86,4% B

Chefe de equipe 67.334,08 1,9% 88,3% B

Especialista em desenv. Social 65.035,52 1,8% 90,2% B

Auxiliar técnico (2 profissionais) 64.387,84 1,8% 92,0% B

Chefe de escritório 46.464,00 1,3% 93,3% B

Verificador 44.698,72 1,3% 94,6% B

Auxiliar de escritório 44.036,96 1,2% 95,8% C

Coordenador de Pesquisa 40.059,36 1,1% 97,0% C

Analista Senior 34.027,84 1,0% 97,9% C

Design gráfico 26.611,20 0,8% 98,7% C

Analista de sistemas 22.285,29 0,6% 99,3% C

Especialista em estatística 18.796,80 0,5% 99,8% C

Digitador 6.160,00 0,2% 100,0% C

Total R$ 3.539.093,47

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Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos

1º passo

Levantamento do consumo por período (dia/quinzena/mês) e do

tempo médio de reposição pelo fornecedor

Cód. Item Consumo Tempo de

reposição

1 Caneta 18 2

2 Resma de papel 9 15

3 Cartucho de tinta 3 30

4 Marcador de texto 2 5

5 Borracha 3 116

Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos2º passo

Definição do estoque de reserva.

Exemplo: quantidade equivalente ao consumo de 5 dias.

Caneta

Est. Reserva = 18*5= 90

Cód. Item ConsumoTempo de

reposição

Estoque

reserva

1 Caneta 18 2 90

2 Resma de papel 9 15 45

3 Cartucho de tinta 3 30 15

4 Marcador de texto 2 5 10

5 Borracha 3 1 1517

Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos

3º passo

Definição do estoque mínimo.

Est. min. = est. reserva + (consumo * tempo de reposição)

Caneta

Est. Min = 90+(18*2) = 126

Cód. Item Consumo Tempo de

reposição

Estoque

reserva

Estoque

mínimo

1 Caneta 18 2 90 126

2 Resma de papel 9 15 45 180

3 Cartucho de tinta 3 30 15 105

4 Marcador de texto 2 5 10 20

5 Borracha 3 1 15 1818

Controle de estoque – Sistema dos máximos mínimos

4º passo

Definição do estoque máximo.

Est. Max = Est. Min + Lote de compra

Caneta

Est. Max. = 126+36= 162

Cód. Item ConsumoTempo de

reposição

Estoque

reserva

Estoque

mínimo

Lote de

compra

Estoque

máximo

1 Caneta 18 2 90 126 36 162

2 Resma de papel 9 15 45 180 150* 330

3 Cartucho de tinta 3 30 15 105 100* 195

4 Marcador de texto 2 5 10 20 10 30

5 Borracha 3 1 15 18 50* 6819

Controle de estoque – Indicadores de estoque

Giro ou rotação de estoque

Indica quantas vezes um estoque se renovou em um período.

Importante para materiais perecíveis.

Giro de estoque = quantidade consumida no período

quantidade média de estoque no período

Exemplo: Caneta

Estoque médio = 150 unidades

Consumo médio = 396 unidades/mês

Giro de estoque = 2,64 > estoque “gira” 2,64 vezes ao mês.

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Controle de estoque – Indicadores de estoque

Cobertura de estoque

Indica por quanto tempo o estoque suportará o consumo.

Cobertura de estoque= estoque atual

consumo médio no período

Exemplo: Caneta

Estoque atual = 150 unidades

Consumo médio = 18 unidades/dia

Cobertura de estoque = 8,3 > estoque para 8 dias

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Avaliação de estoques

Avaliar estoques é levantar o valor financeiro dos materiais

armazenados no almoxarifado com base no preço de custo ou

de mercado. O método mais utilizado é o do custo médio

(Dec. Federal n. 3000/99, art. 295).

Caneta Entradas Saídas Saldo

Data Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total Qtde. Preço Total

01/02/16 36 2,00 72,00 36 2,00 72,00

03/02/16 18 2,00 36,00 18 2,00 36,00

04/02/16 36 2,50 90,00 54 2,25 121,50

05/02/16 10 2,25 22,50 44 2,25 99,00

06/02/16 36 2,75 99,00 80 2,50 200,00

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Recebimento de materiais

Cobertura de estoque

A função básica do recebimento é assegurar que o material

entregue esteja em conformidade com as especificações do pedido

de compra.

Entrada de

materiais

Conferência

quantitativa

Conferência

qualitativaRegularização

Conferência

dos dados da

NF

Conferência

das

quantidades

(total ou

amostra)

Conferência

das

especificações

(marca,

modelo, etc)

Registro no

estoque ou

devolução do

material23

Recebimento de materiais

Informações a serem registradas

Discriminação do material com suas especificações (ver tópico

Agrupamento, Classificação e Especificação);

Quantidades;

Custo unitário;

Número da nota fiscal; e,

Número do empenho.

Atenção:

1) Recebimento de materiais acima de R$ 80 mil deve ser realizado

por comissão composta por três servidores (art. 15, L. 8.666/93)

2) Resolução Normativa n. 004/01 do TCMGO

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Recebimento de materiais

REGISTRO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS

Data Código Item Qtde.Preço

unitárioNF NE Responsável

02/04/17 101548

CANETA

ESFEROGRÁFICA,

MATERIAL PLÁSTICO,

FORMATO CORPO

SEXTAVADO,

MATERIAL PONTA

AÇO INOXIDÁVEL

COM ESFERA DE

TUNGSTÊNIO, TIPO

ESCRITA GROSSA,

COR TINTA AZUL,

MARCA BIC.

150 2,124574582

34154 Fulano de Tal

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Distribuição de materiais

Materiais somente podem ser distribuídos mediante requisição

assinada por servidor autorizado contendo as seguintes

informações:

Código do material;

Discriminação do material;

Quantidade desejada;

Setor requisitante;

Assinatura e carimbo quando não houver sistema

informatizado.

26

27