Gestão Documental

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

CURSO DE BIBLIOTECONOMIA

CLEBSON LEANDRO BESERRA DOS ANJOS

GESTÃO DOCUMENTAL EM UNIDADES DE INFORMAÇÃO: UMA ANÁLISE

DO ARQUIVO DA FUNDAÇÃO NORTE RIO GRANDENSE DE PESQUISA E

CULTURA - FUNPEC

Orientador: Prof. André Anderson Cavalcante Felipe

NATAL/RN

2010.2




CULTURA - FUNPEC

Monografia apresentado à Disciplina Monografia ministrada pela Profª Maria do Socorro de Azevedo Borba, para fins de avaliação da disciplina e como requisito parcial para conclusão do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.


NATAL/RN

2010.2

A597g Anjos, Clebson Leandro Beserra dos. Gestão Documental em unidades de informação: uma análise do arquivo da Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura – FUNPEC / Clebson Leandro Beserra dos Anjos. – Natal, 2010. 53 p. ; il. Orientador: Prof. André Anderson Cavalcante Felipe Monografia (Graduação em Biblioteconomia) – Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Centro de Ciências Sociais Aplicadas. Departamento de Biblioteconomia. 1.Informação. 2. Sociedade da Informação. 3. Arquivo. 4. Gestão Documental. 5. GED. 6. FUNPEC. I. Felipe, André Anderson Cavalcante. II. Universidade Federal do Rio Grande do Norte. III. Título.

RN/UF/DEBIB CDU 930.25




CULTURA - FUNPEC

Monografia apresentado à Disciplina Monografia ministrada pela Profª Maria do Socorro de Azevedo Borba, para fins de avaliação da disciplina e como requisito parcial para conclusão do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.


Aprovada em: ______/________/_______

BANCA EXAMINADORA

_____________________________________________ Prof. André Anderson Cavalcante Felipe

Orientador

______________________________________________ Profa. Msc. Maria do Socorro de Azevedo Borba

Examinadora

______________________________________________ Profa. Msc. Renata Passos Filgueira de Carvalho

Examinadora

Dedico esta monografia a Deus, ao meu pai Manoel Leandro dos Anjos, a minha mãe Lúcia de Fátima Beserra dos Anjos, ao meu irmão Gleidson Beserra, minha cunhada Andreza, meus sobrinhos Israel e Davi, a minha namorada Deysenara, aos meus amigos, a FUNPEC e aos professores do departamento de Biblioteconomia, pois todos contribuíram para a realização desta monografia.

AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus por tudo que Ele tem me proporcionado. Pois, tudo

que eu sou, vem Dele, por isso, toda honra e toda glória vai para Ele o Deus

criador de todas as coisas.

Aos meus pais, Manoel Leandro dos Anjos e a Lúcia de Fátima Beserra

dos Anjos, que cuidam de mim com todo carinho e amor, com isso,

possibilitando-me atingir esse objetivo e continuarão ajudando-me em tudo,

porque neles existe o amor que faz o ser humano vencer qualquer obstáculo.

Ao meu irmão Gleidson, pela força e exemplo de vida que ele ensina-me

no que se refere ao esforço e dedicação para viver e lutar por aquilo que

acredita. Além dele a minha cunhada Andreza e meus sobrinhos Israel e Davi,

pois a família é essencial para a vida de qualquer pessoa.

A minha namorada e princesa Deysenara pela força, estímulo, carinho,

amor nesta nossa caminhada, pois, ela foi, é e sempre será fundamental em

minha vida.

Ao meu orientador professor André Anderson Cavalcante Felipe por ter

me incentivado até ao fim, além de ter me compreendido em tudo.

A todos os professores do Departamento de Biblioteconomia pelos

ensinamentos que nos foi passado durante esse tempo que passamos juntos,

além da amizade e carinho que nos foi dado muito obrigado por tudo.

A Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura (FUNPEC),

que me deu a oportunidade de estagiar e ser contratado como funcionário

dessa Fundação que tem uma importância fundamental para o

desenvolvimento da UFRN e o do Estado.

E a todos os meus colegas e amigos.

“A informação é como ar que respiramos e quando o ar é puro vivemos longos anos, semelhantemente a informação deve ser pura, ou seja, eficaz para cumprir seu objetivo de suprir a necessidade informacional das empresas/instituições para, dessa forma, as mesmas viverem longos anos neste mercado mundial competitivo” (CLEBSON, 2010).

RESUMO Analisa a situação atual da Gestão Documental (GD) do Arquivo da

Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura (FUNPEC), a fim de coletar dados para fundamentar na elaboração e aplicação de um plano de GD na Fundação. Ressalta a importância da informação para organizações, nesse sentido, destaca que as mesmas devem compreender a diferença entre dado, informação e conhecimento, com intuito de utilizar a informação útil para a tomada de decisão. Descreve em que contexto a informação passou a ter valor para as organizações, mostrando a evolução da sociedade que antes eram agrária e industrial chegando ao que foi denominado Sociedade da Informação. Especifica a unidade de informação arquivo identificando sua origem, conceito, característica, além de mostrar a origem e a conceituação da GD. Aponta o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como uma nova tecnologia para a GD conceituando-o e apresentando algumas tecnologias, com o objetivo de melhorar tanto na organização da informação documental como na disseminação da mesma. Estabelece a metodologia utilizada para a realização da coleta e análise dos dados através dos seguintes instrumentos: pesquisas bibliográficas e online; aplicação de um estudo de caso utilizando as técnicas de questionário direcionado aos funcionários do Setor de Prestação de Contas da FUNPEC e a prática da observação participante no âmbito da Fundação. Conclui-se que o arquivo da FUNPEC utiliza procedimentos da GD e tem um potencial para aplicar o GED na Fundação através dos suportes tecnológicos que possui, no entanto, é necessário a elaboração e aplicação da Tabela de Temporalidade, a fim de determinar as idades dos documentos em correntes, intermediários, permanentes e sua possível eliminação, pois, isso é fundamental para um gerenciamento documental eficiente e eficaz, porque, dessa forma, evita-se acumular documentos sem valor probatório ou histórico tanto para Fundação quanto a sociedade. Palavras-chave: Informação. Sociedade da Informação. Arquivo. Gestão Documental. GED. FUNPEC.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Evolução da sociedade moderna 19

Figura 2 – Estrutura organizacional da FUNPEC 38

Figura 3 – Pasta A/Z 42

Figura 4 – Caixa arquivo 42

Figura 5 – Arquivos correntes 43

Figura 6 – Arquivos intermediários 43

Figura 7 – Documentos acumulados para serem arquivados 44

Figura 8 – SIGAP 45

Figura 9 – Site da FUNPEC 45

LISTA DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1 – O valor da informação 39

GRÁFICO 2 – O fluxo da informação 40

GRÁFICO 3 – A importância do Arquivo como unidade de informação 41

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

CENADEM – Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação

FUNPEC – Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

NTICs – Novas Tecnologias da Informação e Comunicação

SI – Sociedade da Informação

SIGAP – Sistema de Gerenciamento e Acompanhamento de Projetos

TI – Tecnologia da Informação

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .................................................................................................. 11

2 INFORMAÇÃO ................................................................................................. 14

2.1 SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO ................................................................... 18

3 UNIDADE DE INFORMAÇÃO ARQUIVO ........................................................ 23

3.1 GESTÃO DOCUMENTAL .............................................................................. 28

3.2 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) .................................... 31

4 METODOLOGIA ............................................................................................... 36

4.1 FUNPEC ......................................................................................................... 37

4.2 COLETA E ANÁLISE DOS DADOS ............................................................... 39

5 CONCLUSÃO ................................................................................................... 48

REFERÊNCIAS ................................................................................................... 51

APÊNDICE .......................................................................................................... 53

Clebson Leandro Beserra dos Anjos 11 Gestão Documental em unidades de informação: uma análise do arquivo da Fundação Norte Rio

Grandense de Pesquisa e Cultura - FUNPEC

1 INTRODUÇÃO

Neste início do Século XXI com a implementação das novas tecnologias,

com o aumento exponencial da informação e a acumulação da massa

documental numa organização, torna-se necessário para qualquer que seja o

tipo de unidade de informação saber gerenciar tanto a informação como as

novas tecnologias, a fim de diminuir e controlar a massa documental produzida

e recebida pela mesma.

Visto que, na atualidade o mercado informacional é competitivo, pois a

informação tem valor para o desenvolvimento da sociedade, da organização e

de seus funcionários.

O tema desta pesquisa tem como foco a organização de arquivos, pois,

sabe-se que é fundamental para a Gestão Documental das organizações.

Nesse sentido, surgiram algumas indagações que norteiam esse tema, tais

como: por que é importante cumprir passo a passo as etapas do plano de

gestão documental? Com o surgimento das novas tecnologias para a

organização de arquivos é possível implantar um plano de gestão documental

sem cumprir suas etapas fundamentais? Como mostrar para o gestor a

importância do arquivo para sua organização? Essas perguntas serviram de

base para a elaboração dos objetivos desenvolvidos nesta pesquisa.

Então, no exercício da função de arquivista no início como estagiário,

mas agora como funcionário, surgiu, portanto a necessidade de

aprofundamento sobre o assunto organização de arquivo, com isso, pretende-

se aplicar teoria e prática na função exercida, porque, sugere-se a aplicação de

um plano de gestão documental, com intuito de gerenciar a informação

documental de maneira eficiente e eficaz, dessa forma, otimizando o processo

de localização, recuperação e disseminação da informação, nesse sentido,

contribuindo significativamente no momento de tomada de decisão no âmbito

da Fundação Norte Rio Grandense de Pesquisa e Cultura (FUNPEC).



Com isso, buscou-se através do objetivo geral analisar a atual situação

da organização documental do arquivo da FUNPEC e como objetivos

específicos identificar a origem do arquivo suas características e seus

conceitos; Apontar a importância da aplicação da gestão documental; Verificar

a utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED), como nova

tecnologia para a organização de arquivos e destacar a organização do arquivo

como requisito fundamental para a Fundação.

Para tanto, os métodos utilizados foram pesquisas bibliográficas tanto

em suportes físicos como suportes eletrônicos, além da aplicação de um

estudo de caso utilizando as técnicas de observação participante e de

questionário, a fim de coletar dados e analisá-los para aplicar uma gestão

documental eficiente e eficaz na mesma.

Com relação à estrutura da monografia o primeiro capítulo descreve a

introdução enfocando os seguintes pontos: o tema, os problemas, o objetivo

geral e específico. Além de apresentar a metodologia empregada na pesquisa.

No segundo capítulo inicialmente mostra a importância da compreensão

que a informação tem para as organizações como insumo fundamental na hora

da tomada de decisão. Além de demonstrar também a diferença entre Dado,

Informação e Conhecimento a fim de evitar cometer erros na hora de tomar a

decisão. Apresenta em que contexto a informação passou a ter valor no que se

refere à evolução da sociedade que antes eram agrária e industrial culminado

na denominada Sociedade da Informação.

No terceiro capítulo apresentam as unidades de informação como

fundamentais para as organizações, pois, elas têm o objetivo de produzir,

organizar e disseminar a informação útil para seu usuário. Nessa perspectiva, é

necessário compreender qual é o tipo de unidade de informação em que se

trabalha, a fim de cumprir esses objetivos, porque sem essa compreensão não

se consegue obter êxito e sucesso na gestão dos documentos informacionais.

Nesse sentido, especifica a unidade de informação arquivo para ser entendida

desde a sua origem, tipo, classificação e, sobretudo observar como se deve



elaborar um plano de gestão documental tendo em vista a utilização do GED.

Uma vez que, na sociedade contemporânea, a informação rápida e precisa

passa a ser uma vantagem, um diferencial, e desempenha importante papel

para o desenvolvimento de modernas técnicas de produção, produtos e

serviços mais próximos das expectativas do usuário e, portanto, para a

competição mercadológica. Em relação ao GED apresenta algumas

tecnologias, que favorecem a organização e disseminação da informação

dentro da Fundação.

O quarto capítulo descreve a metodologia, a coleta e a análise dos

dados apresentados inicialmente através da aplicação de um questionário para

os funcionários do Setor de Prestação de Contas da FUNPEC no que diz

respeito ao valor da informação, o entendimento do fluxo da informação e o da

importância do arquivo como unidade de informação para a Fundação. Em

seguida aplicou-se também a técnica da observação participante para a

realização da coleta e análise dos dados demonstrados através de ilustrações

e comentários pertinentes a análise. Além de apresentar um breve histórico da

FUNPEC.

O quinto capítulo, por fim, constata-se que a FUNPEC valoriza a

informação que produz e recebe, além de utilizar tecnologias que propiciam

aplicar uma Gestão Documental eficiente e eficaz para a organização e

disseminação da informação documental dentro da Fundação, contudo,

verifica-se a necessidade de elaborar e aplicar uma Tabela de Temporalidade a

fim de evitar o acúmulo de documentos informacionais que não tem

importância tanto para a FUNPEC como para sociedade.



2 INFORMAÇÃO

Com a globalização e a implementação das novas tecnologias no Século

XXI o mercado informacional tornou-se mais competitivo, nesse sentido a

informação ganha valor, pois, nesse cenário as organizações para se

manterem nesse mercado é fundamental que elas compreendam a importância

que a informação tem para o gerenciamento eficaz e eficiente nos

procedimentos e processos operacionais no âmbito da organização, dessa

forma, adquirindo algumas vantagens, tais como: evitando repetirem

procedimentos desnecessários, reduzindo custos; ganha-se agilidade no

momento de resolver problemas na hora da tomada de decisão, pois utiliza a

informação útil na hora correta, com isso, permanece competitiva nesse

mercado atual.

Nessa perspectiva, da importância que a informação tem para as

organizações é imprescindível falar que as mesmas são constituídas de seres

humanos e, eles essencialmente se comunicam entre si, por meio de uma

mensagem seja ela oral ou inscrita em qualquer suporte, pois é nessa

comunicação que acontece a troca de informação e a mesma é útil para

ambos, emissor e receptor para o gerenciamento de suas atribuições dentro da

organização.

Nesse contexto, das organizações serem constituídas de seres humanos

e eles para desempenharem suas funções necessitam fundamentalmente de

se comunicarem torna-se importante compreender o que é informação, saber

diferenciá-la de Dado e Conhecimento, pois, são conceitos que estão

interligados, porém, são distintos, além de entender a sua tipologia, para,

dessa forma, compreender o valor da informação para as organizações.

De acordo com Beal (2004, p.11) “existem muitas definições na literatura

a respeito de dado, informação e conhecimento, que pode variar sensivelmente

de autor para autor”. Com isso, torna-se necessário ser específico nas

definições, a fim de evitar abranger o assunto.



Então, o que é Dado? Para responder essa questão Setzer1 (2010) diz:

Defino dado como uma representação simbólica (isto é, por meio de símbolos) quantificada ou quantificável. Assim, um texto é um dado, pois as nossas letras formam um sistema numérico discreto (de base 26, o número delas), e portanto quantificado. Mas uma foto também é um dado, pois é possível quantificá-la reduzindo-a a símbolos – pode-se digitalizá-la em um scanner e armazená-la em um computador, imprimindo-a posteriormente de modo que praticamente não se a distinga do original. Cada elemento da foto armazenado no computador – o que se denomina de pixel –, é um símbolo quantificado: uma combinação de 3 números entre 0 e 255, correspondentes às intensidades das cores vermelha, verde e azul escuro na tela, que leva à ilusão óptica da cor desejada.

Para Beal (2004, p.12) “Dados podem ser entendidos como registros ou

fatos em sua forma primária, não necessariamente físicos – uma imagem

guardada na memória também é um dado”.

Isso demonstra que, o dado é o ponto de partida para qualquer tipo de

comunicação seja ela em suporte físico, como, por exemplo, um texto; ou

mental, no que diz respeito o pensar, o imaginar entre outros.

Para que o dado possa sair do estágio primário e atingir a etapa

seguinte, que é o de transforma-se em informação é necessário que ele ganhe

significado. Para isso, acontecer ele tem que estar organizado ou combinado

de forma significativa. (BEAL, 2004).

“Para existir uma informação deve ser traduzida para um código

específico (os símbolos) que permita sua transmissão (os sinais) através de um

meio técnico determinado” (ORTIZ, 1997, p.1). Dessa forma, o dado passa a

ser uma informação, pois, segundo McGee e Prusak (1994, apud BEAL, 2004

p.12), que dizem “informação consiste em dados coletados, organizados,

orientados, aos quais são atribuídos significados e contexto”.

1 Texto disponível na Internet. Não paginado. A identificação encontra-se na lista de referências.



Corroborando, Le Coadic (1996, p.5) afirma que “a Informação é um

conhecimento inscrito (gravado) sob forma escrita (impressa ou numérica), oral

ou individual”. Percebe-se, que a informação necessariamente para ser

observada ela não pode ser separada do conhecimento, pois, o mesmo “é uma

abstração interior, pessoal, de alguma coisa que foi experimentada por alguém”

(SETZER2, 2010). E essa transmissão do conhecimento é manifestada através

da informação sendo ela escrita ou oral.

Com relação à compreensão do significado e a diferença que há entre

dado, informação e conhecimento, além do que já foi exposto, é pertinente

nesse momento apresentar um exemplo com essa temática baseado num

estudo de caso.

De acordo com Beal (2004, p.13, grifo nosso):

1. Dado: os números 100 ou 5%, completamente fora de contexto, são apenas dados, assim com os termos depósito e taxa de juros, que podem ter vários significados dependendo do contexto. 2. Informação: se uma conta de poupança no banco for estabelecida como contexto, depósito e taxa de juros se tornam significativos, possibilitando interpretações específicas. Depósito passa a ser o montante de dinheiro, R$ 100,00, armazenado na conta de poupança. Taxa de juros de 5% ao ano é fator usado pelo banco para computar os juros sobre o dinheiro depositado nessa conta. 3. Conhecimento: se eu deposito R$ 100,00 em minha conta de poupança, e o banco paga 5% de juros, ao final do ano terei R$ 105,00 na conta. Esse padrão representa conhecimento, que me permite compreender como a minha conta de poupança vai evoluir ao longo do tempo. Se depositar mais dinheiro, no final do ano receberei mais juros; se retirar dinheiro da conta, reduzirei o valor dos juros acumulados.

Isso permite afirmar que existe uma hierarquia relacionando os termos

expostos da seguinte forma: dados são símbolos que em determinado

momento não tem significado; já as informações são conjuntos de dados com

2 Texto disponível na Internet. Não paginado. A identificação encontra-se na lista de

referências.



significados e, esses quando compreendidos e internalizados passam a ser

conhecimento.

Depois, desse momento de entendimento dos termos torna-se

necessário também conhecer a tipologia da informação, com intuito, de utiliza-

lá de maneira eficaz para tomada de decisão. Com isso, percebe-se o valor

que ela tem quando se entende qual informação vai utilizar.

Dentre vários objetivos que a informação tem, Ortiz (1997) diz:

As informações são produzidas, transmitidas e estocadas porque têm utilidade. As instituições delas necessitam na elaboração de suas políticas. Evidentemente, as instituições têm naturezas diversas – partido político, governo, igreja, universidade, empresa. Cada uma delas com sua lógica e seus interesses específicos. Uma instituição estrutura-se, pois, a partir de uma centralidade, de um conjunto de premissas que definem sua identidade. Elas são portadoras de estratégias; isto é, de um saber que se organiza em função dos objetivos a serem atingidos.

Para esses objetivos serem atingidos as organizações dependem de

informações de naturezas diversas. Além de, atentar para aplicabilidade nos

diferentes níveis organizacionais. (BEAL, 2004).

Esses níveis e as categorias são denominados tipologia da informação

que logo a seguir são listados os considerados pertinentes para o

entendimento do valor da informação.

Níveis organizacionais: • Informação de nível institucional: permite observar as variáveis nos ambientes externo e interno, com a finalidade de monitorar e avaliar o desempenho e subsidiar o planejamento e a tomada de decisão de alto nível; • Informação de nível intermediário: permite observar as variáveis nos ambientes externo e interno, com a finalidade de monitorar e avaliar o desempenho e subsidiar o planejamento e a tomada de decisão de nível gerencial; • Informação de nível operacional: possibilita ao nível operacional executar suas atividades e tarefas, monitorar o espaço geográfico sob sua responsabilidade e subsidiar o planejamento e a tomada de decisão; Categorias informacionais:



• Fonte formal: imprensa, bases de dados, informações científicas (artigos científicos), informações técnicas (patentes), documentos da empresa etc.; • Fonte informal: seminários, congressos, visitas a clientes, exposições, agências de publicidade, informações ou até mesmo ‘boatos’ sobre produtos, clientes, fornecedores etc. • Informação estratégica: aquela capaz de melhorar o processo decisório em função da sua capacidade de reduzir o grau de incerteza em relação às variáveis que afetam a escolha das melhores alternativas para a superação de desafios e o alcance dos objetivos organizacionais. (MORESE, 2000, apud BEAL, 2004, p.14-15, grifo nosso).

Torna-se evidente que, no contexto atual é fundamental para o gestor

conhecer a informação útil para sua organização. Nesse sentido, a importância

da informação baseia-se fundamentalmente no processo de tomada de decisão

independente do nível ou categoria.

É preciso ressaltar que, retomando o parágrafo inicial onde se afirma

que no Século XXI, com a globalização e a implementação das novas

tecnologias, a informação passa a ter valor, é importante compreender como

surgiu esse novo mundo chamado de Sociedade da Informação. Para tanto, o

subcapítulo seguinte aborda essa temática.

2.1 SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO

De modo similar como entender o significado de informação é

necessário apresentar qual perspectiva pretende-se discorrer sobre a

compreensão da Sociedade da Informação (SI) em que ponto de vista observa-

lá. Pois, existem várias linhas de pensamento, no que diz respeito à origem,

conceituação e impacto causado na sociedade.

Para tanto, objetiva-se entender como surgiu a SI de modo geral,

através de modelo ilustrativo, conceituá-la, verificar a mudança causada na

sociedade por esse novo modelo social e apontar as vantagens que as

organizações obtiveram com esse novo modelo de sociedade, a fim de

permanecerem atuantes no mercado informacional.



Diante da necessidade de delimitar o tema utiliza-se para esse capítulo o

pensamento de acordo com o Grupo Telefônica no Brasil (2002, p.7) que

dizem:

São muitas as percepções dadas por estudiosos para se entender melhor a Sociedade da Informação. Um dos mais interessantes é a que situa o tema como o terceiro elo do estágio da evolução da Sociedade moderna. O primeiro salto qualitativo foi o da revolução industrial, que permitiu a aquisição de bens de consumo. O segundo passo foi o pós-industrial, com a oferta de serviços. Finalmente, chegamos à fase da Sociedade da Informação, que por intermédio da tecnologia facilita e disponibiliza o acesso e a troca de informação e conhecimento.

Fica demonstrado que, houve mudança de paradigma tanto na estrutura

industrial como nas relações sociais. Com referência a esse estágio de

evolução é fundamental observar um exemplo que traz a trajetória dessa nova

sociedade apresentado na figura 1.

Figura 1- Evolução da sociedade moderna Fonte: Adaptação de Grupo Telefônica no Brasil (2002).

Isso demonstra que “as sociedades evoluíram e com elas novas

determinações econômicas, informacionais e sociais estabeleceram-se até

alcançarmos no presente à denominada Sociedade da Informação” (CASTRO;

RIBEIRO, 1997, p.20).

Com relação a isso, Araújo (1996, p.3) afirma que:

A partir destes fatos o termo sociedade de informação se difunde e se define como a etapa do desenvolvimento da sociedade que se caracteriza pela abundância de informação organizada. O espaço de produção desta sociedade não é mais o da fábrica ou do escritório, mas o conjunto de meios, que é antes de tudo um conjunto de informações, de forma mais específica, de informações científicas,

Sociedade Industrial

Se tem acesso aos bens

produzidos por outros.

1800-1900-1950

Sociedade Pós-industrial

Se tem acesso aos serviços

prestados por outros.

1950-2000

Sociedade da Informação

Se tem acesso a informação

gerada por outros.

Século XXI



tecnológicas, comerciais, financeiras e culturais difundidas de forma rápida e interativa.

A partir disso a SI [...] “pode ser definida como um estágio do

desenvolvimento social caracterizado pela capacidade de cidadãos, empresas

e administração pública – obter, difundir e compartilhar informação, de forma

simultânea e imediata” (GRUPO TELEFÔNICA NO BRASIL, 2002, p.7).

Nesse sentido, a SI [...] “é o fundamento de novas formas de

organização e de produção em escala mundial, redefinindo a inserção dos

países na sociedade internacional e no sistema econômico mundial”

(TAKAHASHI, 2000, p.v).

Fica claro que, as organizações públicas ou privadas diante desse novo

modelo social, político e econômico tem a informação como elemento propulsor

para seu funcionamento. Vale ressaltar que é importante entender o que é

Tecnologia da Informação e a sua evolução para as Novas Tecnologias da

Informação e Comunicação (NTICs) que estão sendo utilizadas nesse contexto

informacional. A fim de verificar e conhecer qual tecnologia se adéqua a sua

realidade informacional, no que diz respeito à preservação, organização e

disseminação da informação.

Convém ressaltar que de acordo com Massuda (1982 apud ARAÚJO,

1996, p. 4) afirma:

A importância das novas tecnologias da informação está no fato de que pela primeira vez fez-se tecnologias que criam e fornecem informações. Estas tecnologias desenvolvem três funções de processamento de informação: memória, computação e controle. Isto aumenta, em muito, a capacidade humana de processar dados para produzir informação.

Nesse sentido é importante entender o que é a Tecnologia da

Informação (TI) em que se fundamenta e quais as vantagens que as

organizações usufruem com a sua aplicação. “O termo ‘Tecnologia da



Informação’ serve para designar o conjunto de recursos tecnológicos e

computacionais para a geração e uso da informação” (BEAL3, 2010).

E a sua fundamentação conforme Rezende (2000 apud BEAL4, 2010)

baseia-se nos seguintes componentes:

� Hardware e seus dispositivos e periféricos;

� Software e seus recursos;

� Sistemas de Telecomunicações;

� Gestão de dados e informações.

Com base nisso, Beal5 (2010) aponta as vantagens que são percebidas

na utilização da TI:

� Melhorar processos internos;

� Aplicar controles melhores;

� Reduzir custos;

� Melhorar a qualidade e disponibilidade das informações

importantes interna e externamente à organização;

� Agregar valor aos serviços e produtos ofertados por uma

organização.

Cabe frisar que, com a implementação da TI e com a união com

Telecomunicação passando a ser chamada de NTICs, na qual a informação

pode ser acessada e recuperada em qualquer lugar do mundo, por intermédio

de computadores que estejam conectados a Internet, com isso, recebendo e

disseminando informação em tempo real.

Torna-se evidente que, a SI passa por mudanças constantemente à

medida que desenvolve nova tecnologia, a fim de melhorar o desempenho da

3Texto disponível na Internet. Não paginado. A identificação encontra-se na lista de referências.

4 Idem.

5 Idem.



organização no todo, dessa forma, garantindo a competitividade da mesma,

neste mundo globalizado alimentado por informação.

A base dessa transformação é que o setor de informação é intensivo em conhecimento e não em mão de obra. Nessa mudança o valor agregado de conhecimento ou do segmento tecnológico é progressivamente mais importante e incorporado ao bem, provocando a transformação industrial da matéria pelo valor agregado. Desta forma a informação adquire valor econômico, pois se parte do pressuposto de que a informação gera conhecimento e esse, quando acumulado, possibilita a produção científica e tecnológica, responsável pela geração de bens e serviços. (BOTELHO, 1994 apud ARAÚJO 1996, p. 5).

Diante de tantas informações e tecnologias é necessário identificar quais

são fundamentais para sua organização, para, dessa forma, usufruir dos

benefícios que elas têm. Além de identificar e especificar qual Unidade de

Informação pretende-se gerenciar. Com base nisso, o capítulo seguinte enfoca

esse tema utilizando a Unidade de Informação Arquivo, com intuito de

descrever sua origem, conceito, tipos e as novas tecnologias para gestão

documental das organizações.



3 UNIDADE DE INFORMAÇÃO ARQUIVO

Neste Século XXI, as unidades de informação desempenham um papel

fundamental para o desenvolvimento das organizações e da sociedade. Pois,

são centros de documentação e informação, com o objetivo de produzir,

organizar e disseminar informação de qualidade para seu usuário. Elas são

compostas de várias características dependendo da necessidade da

organização e do usuário da informação.

“As unidades de informação têm que possuir um serviço de qualidade

que seja rápido, eficaz e com o menor risco de erros, de forma a não causar ao

usuário perda desnecessária de tempo” (NASCIMENTO; TROMPIERI FILHO;

BARROS, 2005, p.236).

Por isso, torna-se necessário especificar o tipo de unidade de

informação, entender sua característica, com intuito de evitar erros no

momento de gerenciar a informação na organização. Para tanto, a unidade de

informação arquivo tem que ser compreendida desde a sua origem, como os

tipos, as classificações e, sobretudo atentar como se deve elaborar um plano

de gestão documental tendo em vista a utilização do gerenciamento eletrônico

de documentos.

Na sociedade contemporânea, a informação rápida e precisa passa a ser uma vantagem, um diferencial, e desempenha importante papel para o desenvolvimento de modernas técnicas de produção, produtos e serviços mais próximos das expectativas do usuário e, portanto, para a competição mercadológica. As unidades de informação (UI), ao disseminar informação confiável e correta, dão assistência às organizações, funcionando como apoio para novas descobertas, com o propósito de, manter, executar, determinar as necessárias mudanças tecnológicas, comerciais, logísticas e mercadológicas e garantir sua evolução e sobrevivência no mercado. (NASCIMENTO; TROMPIERI FILHO; BARROS, 2005, p.239).

Nos primórdios o homem para registrar suas ideias de forma

permanente utilizou-se de símbolos (nós, entalhes, desenhos), que

constituíram a base dos primeiros sistemas de escrita que é a fixação da



linguagem falada na forma escrita através de um conjunto de símbolos. Os

sistemas foram evoluindo, porque os povos atingiam graus elevados de cultura,

além de manter relações comercias com outras civilizações mais adiantadas.

Nesse contexto, após um longo processo de transformação e simplificação o

homem atingiu a perfeição da escrita fonética surgindo o alfabeto. No mesmo

sentido da evolução da escrita o homem também aperfeiçoou o material sobre

o qual registrava suas ideias mudando o aspecto dos documentos até chegar

ao papel como conhecemos hoje. (PAES, 2004).

Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época, como também à proteção dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza. (PAES, 2004, p. 15).

A origem dos arquivos se dá no contexto da valorização da informação,

esta para ser registrada ou inscrita é necessário o documento e este, dessa

forma, também passa a ter valor.

Desse modo, é fundamental registrar as informações em suas diversas

formas, pois, testemunham e indicam caminhos percorridos possibilitando o

seu conhecimento e reavaliação. Com isso, evita-se praticar erros cometidos

anteriormente proporcionando atingir novos patamares no sentido de encontrar

alternativas/soluções para problemas que se apresentam como novos ou

transmudados. (CALDERON et al., 2004).

Nesse sentido, é importante entender o que é documento. Que de

acordo com Bojanoski (2004, p.1) “é um termo polissêmico, posto que se pode

considerar documento qualquer suporte. São documentos [...] mapas, contratos

privados ou públicos que são pesquisados pelos historiadores”.



Em linhas gerais, documentos são conjuntos de informações registradas

em suportes convencionais ou não-convencionais, a fim de que cumpra sua

função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, entre outras.

(CALDERON et al., 2004).

Os documentos informacionais em arquivos têm suas características

próprias sendo observadas logo a seguir.

Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. [...] Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio [...] , a maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais. (BOJANOSKI, 2004, p.2).

Nesse contexto, os arquivos como unidades de informação são

fundamentais tanto para as empresas e/ou instituições quanto para o ser

humano. Pois, “a principal finalidade dos arquivos é servir à administração [...]

e a função básica é tornar disponível as informações contidas no acervo

documental sob sua guarda” (PAES, 2004, p.20).

Com relação ao conceito de arquivo Camargo e Bellotto (1996 apud

CALDERON et al., 2004, p.99) dizem que arquivo é o “conjunto de documentos

que independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao

longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

Para Paes (2004, p.19) “as definições antigas acentuavam o aspecto

legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer

espécie, tendo sempre relação com os diretos das instituições ou indivíduos”.



Na visão contemporânea Lopes (2000 apud CALDERON et al., 2004,

p.99), onde valoriza o conteúdo informacional registrado nos documentos diz

que os arquivos são:

Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter administrativo, técnico, artístico ou científico, independentemente de suas idades e valores intrínsecos.

Percebe-se que o ser humano sente a necessidade de organizar o que

produz tanto para ele mesmo quanto para outra pessoa. Pois, a organização

documental é fundamental para a comunicação e tomada de decisão dentro de

uma empresa/instituição. Nesse sentido, é imprescindível compreender as

classificações dos arquivos e as etapas de organização que são: levantamento

de dados, análise de dados e planejamento.

Em relação à classificação dos arquivos Paes (2004) os classificam da

seguinte forma:

• Por seus mantenedores: públicos, institucionais, comercias e

familiar ou pessoal;

• Pelo estágio da sua evolução: arquivo de primeira idade ou

corrente, segunda idade ou intermediário e terceira idade ou

permanente;

• Pela extensão de sua atuação: setoriais, gerais ou centrais;

• Pela natureza de seus documentos: arquivo especial ou arquivo

especializado.

O entendimento da classificação de arquivos é importante para as

empresas/instituições, pois é uma das etapas fundamentais para a implantação

de um plano de gestão documental.



Cumpri frisar que para essa implantação obter êxito se faz necessário

realizar passo a passo as etapas de organização de arquivos.

Para Lopes (2004) essa etapa se inicia com o reconhecimento da

organização e de seu material informacional, bem como seu fluxo de

informação. Esse reconhecimento está dividido em três fases:

1ª) Levantamentos de dados: Nesta primeira fase procura-se conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentação, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos, buscando analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existências de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a localização e infra-estrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu número, formação e salário. 2ª) Análise dos dados coletados: Após a primeira etapa o profissional estará habilitado para de forma objetiva analisar a real situação dos serviços e diagnosticá-lo, formulando e propondo as devidas intervenções e medidas a serem adotadas. Nesta etapa, é quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes na administração, ou seja, os problemas de funcionamento existentes no arquivo. 3ª) Planejamento: Para uma correta elaboração de um plano arquivístico deve-se levar em consideração principalmente as necessidades da instituição sem desconsiderar jamais as disposições legais referentes. (LOPES, 2004, p. 115, grifo nosso).

Por tudo isso, observa-se que o ser humano no decorrer da sua história

necessita de comunicar aquilo que pensa. E, esta comunicação se dá através

da informação oral ou inscrita, esta depende do suporte para ser registrada.

Nesse sentido, com o avanço das novas tecnologias, a informação vem

aumentando exponencialmente e consequentemente aumentando a massa

documental, na qual essa informação é registrada. Com base nisso, surge à

importância da gestão documental, a fim de gerenciar com eficácia e eficiência

esse volume de documentos dentro da unidade de informação. A gestão

documental é a temática do subcapítulo seguinte onde se identifica sua origem,

seu conceito e seu objetivo para unidade de informação arquivo.



3.1 GESTÃO DOCUMENTAL

De modo geral, a gestão documental originou-se no contexto da 2ª

Guerra Mundial, pois, com o avanço da ciência e tecnologia, a produção

documental cresceu a níveis muito elevados que superaram em muito a

capacidade de controle e organização das empresas (PAES, 2004).

Com isso, “surge o dilema de grandes massas documentais

acumuladas, sobretudo em suporte papel, guardadas sem tratamento

adequado” (CALDERON et al., 2004, p.100).

Essa questão da acumulação de documentos sem nenhum critério é a

problemática que diz respeito à gestão documental. Então, o que fazer com

essa massa documental eliminar ou arquivar? Para responder essa pergunta

se faz necessário entender o que é gestão documental e identificar quais os

instrumentos que são utilizados nessa gestão, a fim de gerenciar com eficácia

e eficiência esses documentos.

De acordo com a Lei n° 8.159, de 08-01-1991que dispõe sobre a Política

Nacional de Arquivos Públicos e Privados, no artigo 3º, considera-se gestão de

documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à

sua produção, tramitação, uso, avaliação, distribuição e arquivamento dos

documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu

recolhimento para a guarda permanente, assegurando, assim, a eliminação

criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a

preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico (BRASIL,

1991).

No que se refere à produção, utilização, avaliação e destinação dos

documentos Paes (2004, p.54, grifo nosso) relata sobre cada fase da seguinte

forma:



Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição, com isso, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa freqüência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional; opinar sobre a escolha de materiais e equipamentos; participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas arquivísticas afins. Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases de gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.

“Desses procedimentos, a avaliação representa, sem dúvida, a operação

mais complexa e difícil na administração de arquivos” (CASTRO; CASTRO;

GASPARIAN, 2007, p.48). Nesse sentido, percebe-se a necessidade de ter

instrumentos que possibilitem o gerenciamento documental adequado para

aplicar com segurança as fases descritas acima. Os instrumentos são: o

Código de Classificação de Arquivo e a Tabela de Temporalidade.

O Código de Classificação de Arquivo é utilizado na fase corrente para

classificar todos os documentos produzidos pela organização, a fim de agrupar

os mesmos sob um tema, com o intuito de agilizar sua recuperação e facilitar

as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,

transferência, recolhimento e acesso a esses documentos (Idem, 2007).

Quanto à Tabela de Temporalidade é um “Instrumento de destinação,

aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os

documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou



recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para

microfilmagem e eliminação” (PAES, 2004, p.28).

A elaboração da Tabela de Temporalidade fundamenta-se na

Classificação de Documentos de Arquivo, além de observar os princípios da

Teoria das Três Idades: Corrente, Intermediária e Permanente, o que vai definir

parâmetros gerais de arquivamento e destinação dos documentos (CASTRO;

CASTRO; GASPARIAN, 2007).

No que tange a Teoria das Três Idades Lopes (2004, p.118, grifo nosso)

discorre:

Arquivo corrente: é aquele em que os documentos são frequentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas vezes pelo recebimento, registros, distribuição, expedição e arquivamento de documentos. Arquivo intermediário: neste momento os documentos não estão mais em uso corrente, seu arquivamento é transitório e a função deste arquivo é principalmente assegurar a preservação guardando temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas comissões de análise sendo eliminado ou guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa. Arquivo permanente: no momento em que os documentos ‘perdem’ seu valor administrativo, aumenta a sua importância histórica, e não se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e histórico, pois os documentos que hoje são administrativos amanhã serão históricos, mas a qualquer momento poderão tornar-se novamente administrativos por vários motivos. Sua função é a de reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos oficiais não-correntes, tornando-os acessíveis e úteis no momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou históricas.

É preciso ressaltar que para a elaboração da Tabela de Temporalidade,

além de ter esses conhecimentos específicos do arquivista é necessário formar

uma equipe composta por diversos profissionais da área administrativa e

jurídica da organização, além de ter pesquisadores na área de história, aqueles

observam o valor probatório do documento enquanto estes identificam se o

mesmo tem valor histórico ou não, dessa forma, determinam os prazos dos

documentos, com isso, evita-se arquivar documentos que não tem nenhum

valor para organização e a para sociedade, garantindo assim uma gestão

documental eficiente e eficaz para organização, contribuindo



fundamentalmente na hora da tomada de decisão do gestor, pois, a informação

esta organizada, arquivada, é atual e pertinente para o gestor tomar sua

decisão.

Além do que foi exposto, sobre a gestão documental, é pertinente dizer

que com o avanço das tecnologias da informação e comunicação, nessa

sociedade da informação também surge outras formas de gerenciar

documentos que é denominada como Gerenciamento Eletrônico de

Documentos (GED), o subcapítulo seguinte demonstra essa nova perspectiva,

enfocando sua origem, conceito, funcionalidade, aplicação e vantagens.

3.2 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)

A partir disso, faz-se necessário conhecer como surgiu esse novo

instrumento para gerenciar tanto documentos informacionais em suportes

físicos como em suportes eletrônicos e quais os benefícios que essa tecnologia

propicia, além de saber como se deve aplicar esse instrumento, a fim de obter

sucesso e êxito no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

No que se refere à origem do GED Lopes (2004, p.119) diz que:

Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da década de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funções, que vão desde os mais simples editores de texto até os mais sofisticados e complexos programas, que no caso dos arquivos vêm apresentando soluções para gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de imagens, as técnicas de fluxo de trabalho (workflow), a multimídia, que combina textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais amplos na área da informação e documentação.

Com relação à definição de GED Koch (1998, p.22 apud MATEUS,

2008, p.25) define-o como o conjunto de “somatória de todas as tecnologias e

produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica”. Percebe-se,



que o GED tem ligação intrínseca com as Novas Tecnologias de Comunicação

e Informação, uma vez que se utiliza dos hardwares e softwares.

Ainda em relação à definição de GED, porém numa perspectiva mais

ampla incluindo também o suporte convencional (papel), o Centro Nacional de

Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM, 2004 apud

MATEUS, 2008, p.25) diz que o GED:

É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos criados na forma digital.

Em função disso, o GED é um instrumento importante para auxiliar os

gestores na organização da documentação informacional de sua unidade de

informação, com intuito de agilizar, aperfeiçoar e otimizar procedimentos

oriundos da organização, dessa forma, evita-se acumular documentos (papéis)

desnecessários para funcionamento da mesma, assim sendo, melhora-se o

fluxo da informação no âmbito da organização.

De modo similar a Gestão Documental que para ser aplicada de forma

eficaz e eficiente é necessário formar uma equipe de profissionais de várias

especialidades, a fim de criarem uma Tabela de Temporalidade. Com o GED

acontece da mesma forma, pois, sua aplicação “é uma tarefa complexa,

envolvendo várias funções e profissionais distintos, constituindo uma equipe

multidisciplinar” (CASTRO; CASTRO; GASPARIAN, 2007 p.69).

Pois, sabe-se que no Século XXI, prevalece a interdisciplinaridade, ou

seja, profissionais de diversas áreas trabalhando em conjunto em prol de

melhorar o desenvolvimento da organização em todos os aspectos, com isso,

faz-se a diferença na disponibilização de serviços de qualidade para os

funcionários e usuários da unidade de informação.

Com referência a aplicação do GED faz-se necessário cumprir as etapas

pré-determinadas de acordo com a necessidade da organização.



Para ter uma implantação de GED eficiente e eficaz, além de cumprir as

etapas, é importante considerar a aplicação da Gestão Documental. Pois, sem

essa aplicação o GED não funcionará de forma adequada para organização.

O CENADEM (2002, p.3) explica porque o GED tem que ser implantado

fundamentando-se na Gestão Documental:

Muitos sistemas de GED e suas tecnologias fracassam. Acaso a culpa é da tecnologia? Não. Informatizar por informatizar, sem critérios, sem examinar o foco da empresa, as reais necessidades de se guardar esse ou aquele documento, quase sempre leva a implantação ao erro, ou total ausência de benefício.

Então, qual deve ser o primeiro passo a ser dado para a implantação do

GED? Para responder essa questão o CENADEM (2002, p.6) afirma:

Antes de implantar qualquer sistema, é preciso que a empresa conheça, de fato, sua documentação e a organize. Colocar documentos desorganizados num sistema significa ter uma desordem moderna e no clicar do mouse, apenas isso.

Isso permite afirma que a Gestão Documental é um procedimento

essencial para a implantação do GED na organização. Uma vez que a mesma

possibilita conhecimento da organização, dos funcionários e usuários da

unidade de informação, dessa forma, torna-se possível uma aplicação de GED

eficiente e eficaz.

No que diz respeito às etapas para implantação do GED (CASTRO;

CASTRO; GASPARIAN, 2007, p.131-133, grifo nosso) relaciona alguns passos

que devem ser seguidos, tais como:

Levantamento da Situação dos Arquivos Eletrônicos:

• Identificar os documentos eletrônicos recebidos, produzidos e

enviados;

• Detectar o tratamento dado aos documentos eletrônicos

produzidos, recebidos e enviados pelos funcionários.



1. Planejamento:

a) Estar de acordo com as necessidades da empresa;

b) Possuir um retorno satisfatório;

c) Atender às futuras perspectivas da empresa.

2. Implantação:

a) Acompanhamento de compra de software;

b) Acompanhamento de compra de equipamentos e infra-estrutura;

c) Acompanhamento de preparação de infra-estrutura;

d) Aplicar plano de segurança;

e) Migrações de bases de dados anteriormente existentes;

f) Teste completo de solução instalada.

Cabe frisar as principais tecnologias relacionadas ao GED que são:

Capture, Document Imagini (DI), Workflow e Records and Information

Management (RIM) entre outras.

Entre essas a mais conhecida e utilizada é o DI que é a tecnologia de

GED que propicia a conversão de documentos de papel em imagem, através

do processo de digitalização com aparelhos scanners transformando

documentos do meio físico para o digital.

Com relação ao capture a sua utilização acelera processos de negócio

através da captação de documentos e formulários, transformando em

informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas

as aplicações de negócios.

Quanto ao Workflow é o controle e gerenciamento dos processos e do

fluxo de trabalho dentro da organização, garantindo que as tarefas sejam

executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido.

No que se refere ao RIM é uma tecnologia essencial, pois gerencia o

ciclo de vida dos documentos, independente da mídia em que se encontre.

Através de um sistema gerenciando a criação, armazenamento,



processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob

controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Pode-se concluir que o GED é um instrumento essencial para as

organizações que lidam com documento informacional impresso ou eletrônico,

pois, neste Século XXI é inevitável não trabalhar com a informação em seus

diversos suportes. Dessa forma, saber gerenciar essa informação é o desafio

da organização.

Nessa perspectiva, objetiva-se analisar a Gestão Documental da

Unidade de Informação Arquivo da Fundação Norte Rio Grandense de

Pesquisa e Cultura (FUNPEC), com o intuito de fazer um levantamento de

dados, a fim de analisá-los, para verificar como se dá a Gestão Documental da

mesma. Para tanto, descreve-se a metodologia utilizada, faz-se a análise dos

dados e finaliza com as considerações finas dessa pesquisa. Esses são os

temas dos capítulos seguintes.



4 METODOLOGIA

Para descrever a metodologia utilizada nesta pesquisa faz-se necessário

entender primeiro o que é pesquisa. Para Gil (1996, p.19) “pode-se definir

pesquisa como o procedimento racional e sistemático que tem como objetivo

proporcionar respostas aos problemas que são propostos”.

De acordo com o Webster’s International Dictionary ( apud LAKATOS;

MARCONI, 1996, p.15) a pesquisa:

é uma indagação minuciosa ou exame crítico e exaustivo na procura de fatos e princípios; uma diligente busca para procurar algo. Pesquisar não é apenas procurar a verdade; é encontrar respostas para as questões propostas, utilizando métodos científicos.

Lakatos e Marconi (1996, p.15) concluem dizendo que a pesquisa,

portanto, “é um procedimento formal, com método de pensamento reflexivo,

que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para se conhecer

a realidade ou para descobrir verdades parciais”.

Dessa maneira é fundamental em qualquer pesquisa conhecer os

métodos científicos, a fim de utilizá-los de maneira eficaz para resolução do

objetivo proposto. Nesse sentido, os métodos utilizados foram pesquisas

bibliográficas tanto em suportes físicos como suportes eletrônicos, além da

aplicação de um estudo de caso utilizando as técnicas de observação

participante e de questionário.

Para Young (1960, p.269 apud GIL, 1996, p.59) estudo de caso é:

[...] um conjunto de dados que descrevem uma fase ou a totalidade do processo social de uma unidade, em suas várias relações internas e nas suas fixações culturais, quer seja essa unidade uma pessoa, uma família, um profissional, uma instituição social, uma comunidade ou uma nação.



Com relação à observação participante Lakatos e Marconi (1996, p.82)

dizem que “consiste na participação real do pesquisador com a comunidade ou

grupo. Ele se incorpora ao grupo, [...], que está estudando e participa das

atividades normais deste”.

No que se refere ao questionário “é um instrumento de coleta de dados,

constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas

por escrito e sem a presença do entrevistador” (LAKATOS; MARCONI, 1996

p.88).

Nesse sentido os métodos de coleta e análise de dados acima citados

foram utilizados para analisar a atual situação da Gestão Documental da

Unidade de Informação Arquivo da Fundação Norte Rio Grandense de

Pesquisa e Cultura (FUNPEC). Esta é caracterizada logo a seguir

apresentando sua origem, missão e seu organograma.

4.1 FUNPEC6

A FUNPEC foi instituída pela Resolução 96/78 do CONSUNI, de 19 de

outubro de 1978, na administração do Reitor Diógenes da Cunha Lima, como

uma entidade de direito privado, sem fins lucrativos e personalidade jurídica

própria, vinculada à Universidade Federal do Rio grande do Norte (URFN). Seu

surgimento deveu-se, fundamentalmente, a um movimento nacional das

Instituições Federais de Ensino Superior, em busca de alternativas visando à

agilização do processo burocrático das Universidades.

Inicialmente, tendo como finalidade a promoção, o fomento, a

coordenação e subsídios às atividades de pesquisa, além do crescimento dos

Programas de Pós-Graduação e das atividades ligadas às bases de pesquisa

da própria UFRN, a FUNPEC diversificou suas áreas de atuação e, a partir de

6 Texto adaptado da Internet. O site encontra-se na lisa de referências.



2000, identificou a necessidade de modificar seu Estatuto, para tornar-se mais

moderna administrativamente, especificando melhor seus objetivos.

Tendo como missão: estimular, apoiar e gerenciar atividades de ensino,

pesquisa, extensão e desenvolvimento científico, tecnológico e cultural

produzidas pela UFRN, assegurando agilidade na implantação de projetos e

programas, promovendo a integração entre a UFRN e a comunidade, através

de parcerias com instituições públicas e privadas.

A estrutura organizacional da FUNPEC é a seguinte conforme mostra o

organograma na figura 2.

Figura 2 - Estrutura organizacional da FUNPEC Fonte: Disponível em: < http://www.funpec.br/ >. Acesso em: 03 nov. 2010.

Isso demonstra que a FUNPEC desempenha um papel fundamental

para o desenvolvimento do estado em relação aos projetos que são

gerenciados, além de, também proporciona a integração entre a UFRN e os

setores governamentais, as empresas privadas e a sociedade. Nesse sentido,



é fundamental ter uma Gestão Documental eficiente e eficaz para facilitar e

agilizar o fluxo de informação documental dentro da fundação. Com base nisso

o subcapítulo seguinte faz a análise da situação atual da Gestão Documental

do Arquivo da Fundação.

4.2 COLETA E ANÁLISE DOS DADOS

Inicialmente foi realizada a aplicação do questionário aos funcionários do

Setor de Prestação de Contas da FUNPEC, a fim de identificar o valor da

informação à compreensão do fluxo da informação e a importância do Arquivo

como Unidade de Informação, com o total de oito questionários cada um com

três questões referentes aos assuntos descritos acima, vale ressaltar que o

Setor conta com nove funcionários, essa é a primeira etapa e a segunda

consiste na aplicação do método da observação participante em relação à

análise da Gestão Documental da Fundação.

Com relação ao valor da informação o gráfico 1 apresenta dados

relevantes, para apoiar a implantação de um plano de Gestão Documental na

FUNPEC.

Gráfico 1 - O valor da informação Fonte: Elaborado pelo autor

Pois, com base nos dados no qual 100% dos funcionários responderam

que a informação é importante para FUNPEC, pode-se afirmar que os 100%

dos funcionários compreendem o valor que a informação tem para o



desenvolvimento da Fundação, nesse sentido, essa compreensão é

imprescindível para a aplicação da Gestão Documental na mesma.

Porque através disso, percebe-se a necessidade de gerenciar a

informação de forma eficiente e eficaz, a fim de obter credibilidade e confiança

tanto para os funcionários como para os parceiros.

Além dessa compreensão por parte dos funcionários quanto ao valor da

informação é fundamental também, que eles entendam o fluxo da informação

na Fundação tendo em vista a aplicação da Gestão Documental. O gráfico 2

demonstra essa perspectiva.

Gráfico 2 - O fluxo da informação Fonte: Elaborado pelo autor

Esse gráfico demonstra que em sua maioria 87% dos funcionários

responderam que entendem o fluxo da informação na FUNPEC. Nesse caso,

facilita o procedimento que deve ser adotado na aplicação da Gestão

Documental, pois é necessário entender o fluxo da informação, uma vez que se

pretende gerenciar toda documentação da Fundação. Cabe ressaltar que, a

Gestão Documental baseia-se na organicidade do documento, ou seja, a sua

interdependência com outros documentos, por isso, que é fundamental

entender o fluxo da informação, para no momento da aplicação da Gestão



Documental não correr o risco de arquivar documentos fora de sua ordem de

organicidade.

Para finalizar essa primeira etapa da análise dos dados a última

pergunta do questionário faz referência à importância do Arquivo como

Unidade de Informação para os funcionários da FUNPEC. O gráfico 3 mostra a

relevância dada pelos funcionários da Fundação ao Arquivo.

Gráfico 3 - A importância do Arquivo como unidade de informação Fonte: Elaborado pelo autor

Isso demonstra que 100% dos entrevistados responderam que o Arquivo

como unidade de informação é importante para FUNPEC. Isso autoriza concluir

que, dessas três respostas que dizem respeito ao valor da informação e o seu

fluxo e o da importância do Arquivo como unidade de informação para a

Fundação. Que os funcionários da FUNPEC, valorizam a importância da

informação produzida e recebida, além de possibilitar com essas respostas a

aplicação de um plano de Gestão Documental pleno.

Com relação à análise da Gestão Documental aplica-se o método da

observação que se fundamenta em procedimentos constatados comparando-os

com o referencial teórico exposto sobre o tema. Nessa análise utilizam-se

ilustrações a fim de exemplificar a situação atual do Arquivo da FUNPEC.



Dentre várias formas de analisar a Gestão Documental escolheram-se

estas três vertentes baseadas na observação que são: o conhecimento dos

documentos da FUNPEC, a Tabela de Temporalidade e o GED.

Quanto ao conhecimento dos documentos produzidos e recebidos pela

FUNPEC, essa é uma etapa fundamental para a organização do arquivo, uma

vez que, é necessário otimizar o tempo de busca e disseminação da

informação arquivistica, além de controlar o que deve ser arquivado e/ou

eliminado a fim de diminuir o volume de documentos arquivados sem nenhum

critério e valor para mesma.

Para tanto, utilizam-se métodos de classificação inerente da FUNPEC,

com intuito de organizarem os documentos conforme sua organicidade, ou

seja, arquivam-se documentos com assuntos relacionados de maneira que

possam estar juntos em um mesmo suporte e espaço físico como mostram as

figuras 3 e 4 (pasta A/Z ou caixa).

Figura 3 - Pasta A/Z Figura 4 - Caixa arquivo Fonte: Adaptações do Arquivo da FUNPEC

Por isso, é importante conhecer a documentação da FUNPEC, evitando

arquivar documentos que se relacionam em locais distintos, além de dar

subsídio para elaboração da Tabela de Temporalidade. Nesse sentido,

constata-se que essa etapa da Gestão Documental é cumprida pelo arquivo da

FUNPEC.

Por outro lado, no que se refere à Tabela de Temporalidade não há no

arquivo da Fundação esse instrumento consolidado que possibilita a tramitação



dos documentos de acordo com suas idades que são: corrente, intermediário e

permanente, além de estabelecer também a eliminação dos documentos.

Embora, perceba-se que existe essa tramitação das idades utilizando

critério próprio da unidade de informação como mostram as figuras 5 e 6.

Figura 5 - Arquivos correntes Figura 6 - Arquivos intermediários Fonte: Adaptações do Arquivo da FUNPEC

Porém, sabe-se que para ter eficiência e eficácia na Gestão Documental

é fundamental a aplicação de uma Tabela de Temporalidade elaborada e

aplicada por uma comissão formada dentro da Fundação com profissionais

especializados em diversas áreas.

Desse modo, evita-se a acumulação de documentos sem valor para a

FUNPEC e a sociedade, com isso, ganhando espaço na estrutura física da

unidade de informação.

No entanto, sem sua utilização constata-se acumulação de documentos

sem espaço suficiente para sua acomodação, como mostra a figura 7.



Figura 7 - Documentos acumulados para serem arquivados Fonte: Adaptado do Arquivo da FUNPEC

Isso demonstra que é fundamental a elaboração e aplicação de uma

Tabela de Temporalidade, a fim de solucionar esse problema de acúmulo de

documentos. Pois, com a sua elaboração e aplicação os documentos terão

uma vida determinada através de critérios estabelecidos, com isso, podendo

ser arquivado nas idades correntes, intermediárias, permanentes caso tenha

valor histórico ou eliminado caso não tenha.

No que refere ao GED constata-se que a FUNPEC utiliza essa

tecnologia tanto no ambiente interno da Fundação como externo com seus

parceiros.

No ambiente interno utiliza-se o Sistema de Gerenciamento e

Acompanhamento de Projetos (SIGAP), que viabiliza o trâmite do processo

desde sua produção ao arquivamento, isso é possível porque o SIGAP tem

opções específicas para cada setor, com isso, ganhando agilidade nos

procedimentos que devem ser aplicados por cada setor, dessa forma,

aumentando a produtividade em relação ao gerenciamento dos projetos na

FUNPEC. A figura 8 apresenta a página inicial do SIGAP.



Figura 8 - SIGAP Fonte: FUNPEC

Para o ambiente externo utiliza-se o site na web com intuito de divulgar o

seu histórico, missão, estatuto, projetos que são apoiados pela FUNPEC,

seleção de pessoal, além da utilização do SIGAP que permite aos

pesquisadores ter acesso online aos seus projetos, solicitar compras de bens e

serviços, emitir relatórios financeiros e movimentação de empenhos entre

outras. A figura 9 mostra a página inicial do site da FUNPEC.

Figura 9 - Site da FUNPEC Fonte: Disponível em: < http://www.funpec.br/ >. Acesso em: 03 nov. 2010.



Cabe frisar que iniciou uma pratica de digitalização dos documentos do

setor de financeiro da Fundação, objetivando a diminuição da massa

documental, mas no momento está sem funcionar por motivos administrativos.

Com efeito, começou a utilizar a máquina de scanner para digitalizar

documentos que são solicitados ao arquivo, com isso, facilitando a

disseminação da informação, pois recupera o documento e digitaliza-o, logo em

seguida como se trabalha numa rede interna envia para a pessoa que solicitou

ou através de e-mail, ou salvando-o numa pasta denominada pública na rede.

Pelo que foi exposto, nessa coleta e análise de dados, isso permite

concluir que os funcionários do setor de prestação de contas valorizam a

informação e compreendem o fluxo dela, além de serem unânime em

afirmarem a importância do arquivo como unidade de informação para a

FUNPEC.

Além disso, em relação à análise da situação atual da Gestão

Documental verifica-se que os procedimentos existentes são pertinentes, uma

vez que, entende-se a documentação da Fundação, pois, essa é uma etapa

essencial para a organização dos documentos, por outro lado, embora haja

uma caracterização das idades dos documentos em correntes e intermediários

não existe uma eliminação deles, com isso, acarretando no aumento gradativo

e constante do volume documental produzido e recebido pela FUNPEC.

Contudo, percebe-se com a aplicação do GED no que se refere à

utilização do SIGAP e o site da FUNPEC na Web que ambos proporcionam

agilidade nos trâmites dos projetos tanto em ambiente interno como externo,

além de possibilitarem a diminuição de impressão e de cópias de documentos,

dessa forma, contribuindo com a diminuição do volume de documentos

impressos.

Isso permite afirmar que a Gestão Documental do Arquivo da FUNPEC,

cumpre com os objetivos descritos em relação aos procedimentos estritos da

área, uma vez que, aplicam com propriedade procedimentos fundamentais da

Gestão Documental, tais como: conhecimento da documentação, as idades dos



documentos a pesar de não ter uma Tabela de Temporalidade que

fundamentem essas idades, além de ter meios tecnológicos que possibilitem

avançar na melhoria de uma prática de Gestão Documental plena na

Fundação.



5 CONCLUSÃO

Ficou evidenciado que a FUNPEC valoriza a informação produzida e

recebida no seu âmbito, dessa forma, se faz necessário ter uma unidade de

informação capaz de gerenciar com eficácia e eficiência essa informação,

porque a empresa que tomar essa atitude de dar importância à informação e a

sua unidade informacional pode-se afirmar que a mesma permanecerá ativa e

atuante neste mercado competitivo do Século XXI.

Em função disso, observa-se que a Fundação incorporou no seu

ambiente de serviço interno e externo tecnologias propiciadas através da

Sociedade da Informação que facilita e disponibiliza o acesso e a troca de

informação e conhecimento. Essas tecnologias são percebidas com a utilização

do SIGAP e do site da FUNPEC na internet, uma vez que é fundamental a

utilização dessas tecnologias, a fim de otimizar procedimentos administrativos

tendo em vista o gerenciamento da informação nesses ambientes.

Por outro lado, percebe-se que com o desenvolvimento tecnológico,

cresce constantemente o volume de informação produzida e recebida na

Fundação, com isso, aumentando o volume de informação documental

desenvolvida e adquirida pela mesma. Nesse sentido, além de ter a tecnologia

a favor do gerenciamento da informação é essencial ter o arquivo como

unidade de informação que gerencie esses documentos informacionais, pois,

neste Século XXI, as unidades de informação desempenham um papel

fundamental para o desenvolvimento das organizações e da sociedade.

Porque, são centros de documentação e informação, com o objetivo de

produzir, organizar e disseminar informação de qualidade para seu usuário.

Para isso, é importante a aplicação da Gestão Documental na Fundação

que é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação, distribuição e arquivamento dos

documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seu

recolhimento para a guarda permanente.



Em relação a isso, verifica-se que na FUNPEC a aplicação da Gestão

Documental existe no conhecimento dos documentos, na sua classificação e

na organização, no entanto, não tem uma Tabela de Temporalidade que

consolide as idades dos documentos em correntes, intermediários,

permanentes e a sua possível eliminação, pois esta é uma das funções

essenciais da Tabela. Por isso, que existe uma acumulação de documentos,

porque não pode eliminar, uma vez que se necessita de critérios para ocorrer à

eliminação. E esses critérios só podem ser elaborados por uma comissão

constituída dentro da Fundação composta pelo gestor e profissionais de

diversas áreas que criem regulamentos pertinentes à necessidade da FUNPEC

e conforme a legislação em vigor no que diz respeito à Gestão Documental da

mesma.

No que se refere ao GED, que é uma somatória de tecnologias

objetivando o gerenciamento tanto de documentos eletrônicos como também

em suportes convencionais (papel). Além das tecnologias descritas acima,

também se constata no arquivo da Fundação uma pratica de digitalização de

documentos convencionais, com intuito de reduzir a massa documental do

setor financeiro, com isso, percebe-se que na FUNPEC existe possibilidade de

aplicar o GED nas suas diversas tecnologias, uma vez que têm sistemas e

suportes para a consolidação dessa aplicação.

No entanto, antes de começar a planejar a aplicação do GED se faz

necessário aplicar a Gestão Documental na Fundação, porque é inviável ter

documentos disponíveis digitalmente sem estarem organizados e terem suas

idades determinadas pela Tabela de Temporalidade. Pois, se não houver essa

aplicação antes terá um acúmulo de documentos eletrônicos semelhantes a

dos documentos convencionais desorganizados, dessa forma, em vez de

proporcionar agilidade na busca e recuperação da informação trará transtornos

digitalmente acumulados.

Em síntese para a FUNPEC ter um plano de Gestão Documental que

satisfaça a sua necessidade é imprescindível a aplicação destes

conhecimentos básicos, tais como: entender a origem, função, classificação e



as fases do arquivo. Além disso, também é necessária a compreensão do que

são documento e informação arquivística. De posse desses entendimentos

chega-se ao ponto da aplicação das etapas que são: levantamento, análise e

planejamento. Nesse sentido, aplica-se a Gestão Documental utilizando

técnicas e/ou ferramentas tais como: Tabela de Temporalidade e gestão

eletrônica de documentos.

Nesse contexto, a FUNPEC que tem como principais objetivos estimular,

apoiar e gerenciar atividades de ensino, pesquisa e extensão produzidas pela

UFRN, com isso, promovendo o desenvolvimento científico do Estado, além de

realizar um intercâmbio de conhecimento entre a comunidade e a UFRN. Isso é

possível, porque a Fundação assegurar agilidade na implantação de projetos e

programas através de parcerias com instituições públicas e privadas.

Portanto, para a FUNPEC concretizar esses objetivos é essencial

implantar um plano de Gestão Documental capaz de gerenciar a informação

desde sua criação até seu destino final que vai ser a guarda permanente ou a

eliminação, isso norteado pela Tabela de Temporalidade. Pois, sabe-se que a

informação tem valor nesta Sociedade da Informação do Século XXI e, para

não correr o risco de está utilizando informação sem valor tanto para a

Fundação como para sociedade, se faz necessário ter a consciência que o

Arquivo da Fundação é indispensável como Unidade de Informação, porque

possibilitará a concretização desses objetivos. Dessa forma, garantido a

credibilidade e confiança de seus parceiros, além de contribuir para o

desenvolvimento técnico e científico do Estado, uma vez que tem no seu

âmbito uma unidade de informação capaz de gerenciar esse insumo importante

para o desenvolvimento da sociedade que é a informação.



REFERÊNCIAS

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APÊNDICE – Questionário aplicado aos funcionários do setor de prestação de contas da FUNPEC.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA

DISCIPLINA: MONOGRAFIA

QUESTIONÁRIO

Este questionário é um instrumento de investigação, para o estudo de

caso, que tem como foco coletar dados relacionados com o valor da

informação, o entendimento do fluxo da mesma e a importância do Arquivo

como unidade de informação. Com o objetivo de elaborar e aplicar um plano de

gestão documental na FUNPEC.

Forneça sua opinião sobre as perguntas abaixo relacionadas:

1) Na sua opinião a informação é importante para a fundação?

( ) sim ( ) não

2) Com relação a compreensão do fluxo da informação dentro da fundação na sua opinião

você?

( ) compreende ( ) não compreende

3) Na sua opinião qual a importância do arquivo como unidade de informação para fundação?

( ) é importante ( ) não é importante

Gestão Documental

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