Como conciliar gestão eficiente e respeito à legalidade - Mackenzie
Gestão Eficiente do Tempo
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Quem sou eu?Prof. Milton Henrique do Couto Neto
Engenharia Mecânica, UFFMBA em Gestão Empresarial, UVV
MBA em Marketing Empresarial, UVVMestrado Acadêmico em Administração, UFES
Pós-MBA em Inteligência Empresarial, FGV
http://lattes.cnpq.br/8394911895758599
https://br.linkedin.com/in/miltonhenrique
Experiência como Professor Universitário
2011
2004 2011
2006
2007 2009
Disciplinas Lecionadas
na GraduaçãoMarketingEmpreendedorismoAdministração de MateriaisMatemáticaMatemática FinanceiraGestão Financeira Fundamentos da AdministraçãoGestão de Processos e Empresas
Disciplinas Lecionadasna Pós Graduação
Estratégia Competitiva de Preços Marketing Competitivo, Criatividade e Inovação Endomarketing e Comunicação Corporativa Comportamento do Consumidor Estudo de Viabilidade Econômico Financeira Pesquisa de Marketing Consultoria de RH
Experiência como Gestor
Empresário de diversos setores
1995 2006
2006 2012
2012 2013
2013
20152014
2008
Cursos, Palestras,
Treinamentos e Consultorias
Alguns Clientes
Este e outros arquivos estão disponíveis para download no
www.slideshare.net/miltonh
Seus pais tinham mais tempo que você?
Seus pais tinham mais qualidade de vida que você?
“Pequenas” MudançasNo Tempo dos Seus Pais Hoje em Dia
O dia tem exatamente 24 horas para todo
mundo, a diferença é o que você faz com as
suas 24 horas!
Como vocêadministra o seu tempo?
Está sempre atrasado!É o relógio é quem manda!
O dia passa voando!
Está sempre no horário!É você quem manda!O dia tem 24 horas!
Gestão do Tempo
Gerir o tempo é saber usá-lo para realizar as atividades que você
considera prioritárias, profissional ou pessoalmente
Qual é a sua prioridade hoje?
Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para amanhã!
Planejamento é fundamental!
Planejar
Traçar; fazer o plano de.Projetar, fazer tensão de.Programar, planificar.Planear
Tornar plano
Colocar no papel
Planejamento
08 às 09 horas – Ler Jornal
09 às 10 horas – Ler E-mail
10 às 12 horas – Retornar Telefonemas
12 às 14 horas – Almoço
14 às 16 horas – Reunião Vendas
16 às 18 horas – Projeto 2017
“O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas ao futuro das decisões que tomamos no presente.”
(Peter Drucker)
Para uma boa gestão do tempo, é necessário:
Entender como você organiza o seu tempo hoje
Conhecer o tipo de problema que confrontamos
Identificar as fontes desse problema
Definir o método de utilização do tempo
A Gestão do Tempo PossibilitaAntecipar atividadesDefinir o grau de importância
dessas atividadesFocar esforços com maior
efetividadeGerenciar melhor o estresseReagir com maior prontidão a
eventos inesperados Aproveitar melhor o tempo para
desenvolvimento pessoal (leituras, reciclagens, lazer, etc.)
Eficaz X Eficiente
Ser eficiente é: conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração ótima
Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo
MeiosFins
Leis do Uso Otimizado do
Tempo
Lei de Pareto
80% do resultado é obtido com 20% do esforço
O essencial leva pouco tempo (apenas 20%)O acessório leva muito tempo (os 80% restantes)
Lei do Trabalho Contínuo
Todo trabalho interrompido levará mais tempo e será menos eficaz do que se for feito de forma ininterrupta
Melhor e mais rápido
Pior e mais lento
Lei de Parkinson
Muitas pessoas investem esforço num trabalho em função do tempo disponível e não do tempo necessário
Se temos 4 horas, levaremos as 4 horas, mesmo que fosse possível fazer em 2 horas
Lei da Contra ProdutividadeA partir de um determinado momento,
sua produtividade cai e fica negativaUse o equilíbrio e saiba a hora de parar
Reserve pequenos intervalos para relaxamento durante o dia
Reserve energias
para a sua família, no
fim do expediente
Reserve tempo para os seus Hobbies
Lei dos Ritmos Biológicos
A distribuição do que fazemos durante o dia depende dos ritmos biológicos
Cada ser humano vive diferentes ritmos biológicos durante o dia
Qual é o seu Horário Nobre?
Desperdiçadores de Tempo1. Autogerados
Desorganização Procrastinação Dificuldade em Dizer Não
2. Contextuais Visitas Inesperadas Telefonemas Inúteis E-mails sem Importância Reuniões Improdutivas Esperas Desnecessárias
3. Outros Perfeccionismo Desnecessário Conversas Paralelas Pausas Demoradas para o Café Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática
Autogerados
DesorganizaçãoÉ a maior culpada pelo desperdício de tempo autogerado pelo indivíduo
É eficiente?Está organizada para
minimizar o esforço?O fluxo de materiais e
movimentos processa-se livremente?
O espaço de trabalho está em ordem?
Objetos são perdidos com frequência?
Desorganização – área de trabalho
Desorganização – dicas de organização da área de trabalho
Utilize pastas distintas para cada projeto que esteja sendo realizado
Busque organizar um índice para a organização das várias pastas de projeto que possam existir
Mantenha uma pasta com os e-mails, telefonemas e demais tipos de contatos que foram estabelecidos durante o curso de um projeto
Organização do TrabalhoDecidir a maneira mais simples de fazer a tarefa, evitando
complicaçõesDecidir o modo mais barato de fazer a tarefaOptar pelo meio menos cansativo para quem vai realizar a
tarefaEscolher um procedimento que seja mais rápidoConseguir obter a melhor qualidade e o resultado mais
confiávelEscolher a maneira menos perigosa de fazer a tarefaOptar por uma forma de trabalho que não prejudique o meio
ambiente
PLANEJAMENTO!!!
Planejar significa pensar antes de agir
Como Economizar Tempo
“Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar”
Procrastinação
Consiste no adiamento de uma ação
Resulta em stress, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com a suas responsabilidades e compromissos
Afinal, somos Brasileiros...
Dicas para combater a procrastinação
Defina prazos para a conclusão de uma tarefa Crie ou adote um sistema de recompensa Combine com alguém que ajude você
acompanhar o seu andamento na conclusão das tarefas
Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no início do trabalho
Como Economizar Tempo
• Estabeleça um prazo para completar a tarefa e cumpra-o
• Pela manhã resolva logo os assuntos mais “chatos”
Dificuldade em Dizer
Não
Você precisa MESMO fazer TUDO?
Analise quanto custa o seu tempo!
Você sabe quanto custa sua hora perdida?
Delegue as tarefas que exigirão muito do seu tempo
Delegar é uma excelente ferramenta para administrar o tempo
Como Economizar Tempo
• “Eu posso aceitar mas aquilo em que estou a trabalhar sofrerá atrasos. O seu pedido é mais importante?”
Contextuais
Contexto: Teoria e PráticaN
A TE
ORI
AN
A PR
ÁTIC
A
Resultado B
DemandaA
ResultadoZ
DemandaA
DemandaB
DemandaC ...
Surpresa Surpresa Surpresa Surpresa
Processo linear
Fluxo contínuo e adaptativo
Visitas Inesperadas
Como Economizar Tempo
• Quando precisar conversar com alguém vá a sala dele ao invés de convidá-lo a vir até a sua sala
• Se receber uma visita inesperada, levante-se e converse em pé
Telefonemas Inúteis
Como Economizar Tempo
• Foco no assunto a ser tratado
• Dê respostas breves
E-mails sem Importância
Como Economizar Tempo• Separe os e-mails
endereçados PARA você dos que e-mails nos quais você foi apenas COPIAdo
• Estabeleça um horário no seu dia para ler e responder e-mails
• Antes de redigir uma resposta, pense se um telefonema não é mais rápido e definitivo
Esperas Desnecessárias
Como Economizar Tempo
• Aproveite o tempo para ler uma correspondência ou revisar um projeto
• Carregue sempre um bloco e uma caneta e aproveite o tempo para rascunhar novos projetos
Reuniões ImprodutivasReuniões em que
você convida
Reuniões para as quais você foi convidado
Reuniões em que você convidaLimite ao máximo o número de participantesClarifique os pontos da agenda e avance o
quanto antes para os objetivos da reuniãoEstabeleça um tempo limiteMantenha a discussão na pauta dos objetivosSeja aquele que conclui a reunião
Reuniões para as quais você foi convidado
Certifique-se de que sua presença é realmente necessária
Seja pontualEsteja disposto a participar da reuniãoEvite prologar-se em um debateSe esforce para tornar a reunião produtiva
Guia para Reuniões Realmente Produtivas
Divisão de Funções Líder
tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os resultados do encontro
Facilitador é alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião
Controlador do Tempo garante o cumprimento do cronograma
Limite a presença apenas às pessoas
essenciais, nenhuma a
mais!
Preparação Prévia dos Participantes
Objetivo geral e pauta bem definidos
Escopo da reunião enviado anteriormente a todos os participantes
Foco
Planejamento de tempo para cada item da pauta de reunião
Elaborar um Plano de Ação
Horários Respeitados
O encontro deve ter hora para começar e hora para acabar
Outros
Perfeccionismo Desnecessário
Antes feito que perfeito!
Conversas Paralelas
Quem fala PRA você também fala DE você!
Pausas Demoradas para o Café
Tudo é questão de prioridade...
Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática
... e de bom senso!
Maior responsável por desperdício de tempo
Comunicação Ruim!
Meios de Comunicação
SíncronosEnvia e recebe mensagem ao
mesmo tempo
AssíncronosEnvia e recebe mensagem em
tempos diferentes
+ Rápidos - Invasivos
X
Meio termo:Era assíncrono, mas hoje é
usado como síncrono!
E-mail é uma ferramenta
assíncrona, não requer resposta
imediataTrabalhe com o seu aplicativo de e-mail fechado!
Ferramentas para Estabelecimento de Prioridades na Gestão de Tempo
Matriz G U TSistema A B C
GUT – Gravidade, Urgência e TendênciaÉ importante Tem que agir rápido Vai dar problema
Gravidade• É aquilo que tem uma importância muito
grande, geralmente expressa em número.
Urgência
• É aquilo em que é necessário agir rapidamente.
Tendência
• É o que poderá acontecer se não for feito nada.
Estabeleça Prioridades
• Relacionar tudo o que precisa ser feito
• Ordenar, em ordem de prioridade
Importante e Urgente
Muito Importantes
Pouco Importantes
Pouco Urgentes
Muito Urgentes
1⁰
2⁰
3⁰
4⁰
Sistema A B C
Liste tudo o que tem a fazer e classifique:
A → Fazer imediatamente, é crítica
B → É importante, mas não precisa ser feita imediatamente
C → Não existe urgência, mas deve ser feita
Técnica Pomodoro
Ciclos de Tempo de Trabalho / Relaxamento
Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho
Relaxamento RelaxamentoRelaxamento Relaxamento
Flux
o de
Pla
neja
men
toO trabalho é necessário?
Eu devo fazer?
Deve ser feito agora?
Eu tenho as condições?
SIM
SIM
SIM
NÃO
NÃO
NÃO
NÃO
Desistir!
Delegar!
Rever Prioridades!
Reformular!
Regra dos 2 Minutos
Sempre que aparecer algo que leve até 2 minutos para ser feito, FAÇA-O IMEDIATAMENTE!
Uso da Tecnologia na Administração do Tempo
Recursos Tecnológicos
AgendasCalendáriosAlertasListas (Todo / Google Keeper / Wunderlist)PodcastsAgregadores de Notícias (Flipboard / Feedly)Evernote / OneNoteDropbox / Google Drive / One Drive
Muito Obrigado!
