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Gestão Estratégica da Informação

Organização da Informação – ERP

Gestão Estratégica da Informação

Organização da Informação – ERPOrganização da Informação – ERPAnibal Alberto Vilcapoma Ignacio

[email protected]

Organização da Informação – ERPAnibal Alberto Vilcapoma Ignacio

[email protected]

DadosDados

Simples observações sobre o Simples observações sobre o estado do mundoestado do mundo.•Facilmente estruturado.

•Facilmente obtido por

máquinas.

InformaçãoInformação

Dado dotado de relevância e Dado dotado de relevância e propósito.propósito.•Requer unidade de análise.

•Exige consenso em relação

ao significado.

ConhecimentoConhecimento

Informação valiosa da Informação valiosa da mente humana.mente humana.•Inclui reflexão, síntese,

contexto.

•De difícil estruturação.

Dados – Informação - Cohecimento

máquinas.

•Frequentemente quantificado.

•Facilmente transferível.

•Exemplos:

- Data de aniversário de um

cliente

- Quantidade de produção

- Custo de matéria-prima- Número de empregados

ao significado.

•Exige necessariamente a

mediação humana.

•Exemplos:

- Aniversariante do mês (fato).

- Capacidade de produção

- Custo de venda de produto

- Produtividade do funcionário

•De difícil estruturação.

•De difícil captura em

máquinas.

•Frequentemente tácito.

•De difícil transferência.

•Exemplos:

- Abono de aniversário.

- Incremento da produção

abaixo da capacidade.

- Venda com rentabilidade

acima do padrão.

- Bônus pela produtividade

IntroduçãoIntrodução

A organização da informação no contexto computacional encontra-sebastante desenvolvida. Foram elaboradas várias linguagens e sistemasde gerenciamento de dados capazes de realizar o trabalho. Este cursonão enfoca esta visão da organização da informação, mas mostra comousar a tecnologia da informação para melhor atingir os objetivos dasusar a tecnologia da informação para melhor atingir os objetivos dasinstituições.A informação contribui de muitas formas para a elaboração e execuçãomais eficazes das estratégias das instituições. As abordagens funcionaisdistribuíram a responsabilidade quanto à informação entre funções: áreasde informática, serviços de biblioteca, pesquisas de mercado etc. Aexistência dessas funções na maioria das instituições mantém a disputapelo gerenciamento da informação e conduz a fragmentações e aenfoques distintos mas com pouca interação eles.

A visão Presidente;

A visão do contador, do diretor de órgão;

A visão do marketing;

Diferentes visões da informaçãoDiferentes visões da informação

6/226/22

A visão do marketing;

A visão da comunidade e do cidadão.

A Gerência Funcional da Informação

A Gerência Funcional da Informação

BibliotecaÁrea

de InformáticaÁrea

UsuáriaAssistentesExecutivos

Quem Executa o Gerenciamento da Informação?

Proposta de Gerência da InformaçãoProposta de Gerência da Informação

Razões para uma proposta genérica para o gerenciamento de

informações:

1. A informação recebe ênfases diferentes em cada segmento econômico e1. A informação recebe ênfases diferentes em cada segmento econômico eem cada organização.

2. As diferentes tarefas dentro da gerência assumem diferentes níveis deimportância e valor entre as organizações.

Enfoques diferentes podem criar sistemas de informação ISOLADOS

Níveis de Sistemas de InformaçõesNíveis de Sistemas de Informações

Marketing Vendas Operações Finanças

Três Níveis de Sistemas de Informações

Marketing deProdutos

Telemarketing

Vendedores

Processamento de Ordens

Contas a Receber

Sistema de Pedidosde Clientes

(Grupo)

Sistema de Análisede Vendas(Pessoal)

Sistema de Geraçãode Receitas

(Institucional)

Descrição de Sistema de Informações Pessoal

Descrição de Sistema de Informações Pessoal

MáquinaDados

PessoaMáquina

Programas Procedimentos

Departamento

Pessoa

Descrição de Sistema de Informações em Grupo

Descrição de Sistema de Informações em Grupo

TrabalhadorGerenteDados

Organização

Trabalhador

Trabalhador

Descrição de Sistema de Informações da Organização

Descrição de Sistema de Informações da Organização

Departamento A Computadores

Instituições Financeiras

Departamento CDepartamento B

ClientesVendedores

Computadores

e Programas

Organização dos dados

Sistemas de Extração TradicionaisSistemas de Extração Tradicionais

Data Warehouse

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Arquitetura do Data Warehouse

• Principais tarefas efetuadas pelo DW– Obter dados dos BDs operacionais– Armazenar os dados – Fornecer informações para tomada de decisão– Administrar o sistema e os dados

• Principais componentes do DW– Mecanismos para acessar e transformar dados– Mecanismo para armazenamento de dados– Ferramentas para análise de dados– Ferramentas de gerência

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Estrutura Interna

• Requisitos do DW– Eficiente

• Grande volume de dados imutáveis• Processamento paralelo e/ou distribuído

– Confiável– Confiável• Funcionamento do sistema• Resultado das análises

– Expansível• Crescente volume de dados• Maior número de fontes de dados

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Estrutura Interna

• Em geral são usados BDs relacionais para armazenar os dados do DW– Capazes de manter e processar grandes volumes

de dados

– Otimizados para lidar com dados imutáveis– Otimizados para lidar com dados imutáveis

• As ferramentas de análise empregam:– Técnicas de mineração de dados

– Inteligência artificial: redes neurais, fuzzy, etc.

– A Internet: Web mining, agentes móveis, etc.

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Estrutura Interna

BDs OperacionaisBDs Operacionais BDs ExternosBDs ExternosClientes OperacionaisClientes Operacionais

ClientesClientes InformacionaisInformacionais

Obtenção de Dados

Data Warehouse

Busca de Informações

Gerenciamento

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Estrutura Interna

• Obtenção de Dados

Oracle

Extrair Transformar CarregarSQLServer

DB2

Arquivos

InterBase

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Extrair Transformar Carregar

• Dados operacionais

• Dados externos

• Limpar

• Reconciliar

• Aprimorar

• Sumarizar

• Agregar

• Organizar

• Combinar várias fontes

• Popular sob demanda

Data Warehouse

Níveis de Sistema de InformaçãoNíveis de Sistema de Informação

NívelGerenciamento

NívelEstratégico

Executivos

Gerências Médias

Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon

Gerências Médias

Executivos

Gerências Médias

VENDAS/MKT VENDAS/MKT INDUSTRIAL INDUSTRIAL FINANÇAS FINANÇAS CONTROLLER RHCONTROLLER RH

Nível

Operacional

Gerenciamento

NívelConhecimento

Analistas

FuncionáriosOperacionais

Analistas


Analistas


Tipos de SITipos de SI

Executive Support Systems -((ESS)ESS)

Managemente Information

Sistemas - Nível Estratégico

Tendências Plano Plano Planejamento PlanejamentoVendas Operacional Previsão Orçamentário Pessoal5 anos 5 anos Caixa(5anos)

VENDAS/MKT INDUSTRIAL VENDAS/MKT INDUSTRIAL FINANÇAS CONTROLLER RHFINANÇAS CONTROLLER RH

Sistemas - Nível GerenciamentoGerenciamento Controle Orçamento Análise AnálisesVendas Inventário Anual Investimentos Realocações

Fonte: Sistemas de Informações - Laudon & Laudon

InformationSystems - (MIS)(MIS)

Decision Suport Systems - ((DSS)DSS)

Knowledge Work Systems - (KWS)(KWS)

Office Automation Systems - (OAS)(OAS)

TransactionProcessing Systems -(TPS)(TPS)

Vendas Inventário Anual Investimentos Realocações

Análises vendas Escalonamento Análises Análises Análises custosregionais Produção Custos Preços contratos

SistemasSistemas -- Nível OperacionalNível OperacionalContr.Máquinas Seguros Balancetes Compensações

Pedidos Vendas Chão Fábrica Contas a Pagar Treinamento Faturamento Controle Materiais Caixa Contas a Receber Registros

SistemasSistemas -- Nível Informação (Conhecimento)Nível Informação (Conhecimento)Estação trabalho Estação trabalho engenharia Gráfica

Processamento Armazenamento Calendários textos imagens Eletrônicos

Características dos processamentosCaracterísticas dos processamentosTipos de Sistemas

Informações de entrada

Processamento Informações de saída

Usuários

ESS Dados consolidados, internos, externos

Gráficos, simulações, interatividade

Projeções, respostas por consultas

Executivos

DSS Modelos análises, volume dados pequenos

Interatividade, simulações, análises

Consultas especiais, análises de decisões, respostas por consultas

Assessorias

MIS Transações Rotinas de consultas, Consultas Gerências MIS Transações sumarizadas, modelos simples

Rotinas de consultas, modelos simples, análises

Consultas específicas e sumarizadas

Gerências médias

KWS Especificações de

projetos, base de conhecimento

Modelagem, simulações

Modelos, gráficos Assessorias técnicas

OAS Documentos, Escalas

Documentos, gerenciamento, classificação, comunicação

Documentos, escalas, correspondências

Trabalhadores de escritório

TPS Transações, eventos

Classificação, relações, inclusões, atualizações

Consultas detalhadas, relatórios, sumários

Pessoas operacionais, supervisores

Resumindo....Resumindo....

Sistemas de Sistemas de InformaçãoInformação

Sistemas de Apoio Sistemas de Apoio Sistemas de Sistemas de Sistemas de Apoio Sistemas de Apoio às Operaçõesàs Operações

Sistemas de Sistemas de Apoio GerencialApoio Gerencial

Sistemas de Sistemas de Processamento de Processamento de

TransaçõesTransações

Sistemas de Controle de Sistemas de Controle de ProcessosProcessos

Sistemas de ColaborativosSistemas de Colaborativos

Sistemas de Informação Sistemas de Informação GerencialGerencial

Sistemas de Apoio à Sistemas de Apoio à DecisãoDecisão

Sistemas de Informação Sistemas de Informação ExecutivaExecutiva

Resumindo ....Resumindo ....Sistemas de Sistemas de InformaçãoInformação



Sistemas de Sistemas de Processamento de Processamento de

TransaçõesTransações

Sistemas de Controle de Sistemas de Controle de ProcessosProcessos

Sistemas de ColaborativosSistemas de Colaborativos

Sistemas de Gestão Sistemas de Gestão Integrado Integrado -- ERPERP

Controle de Processos Industriais Controle de Processos Industriais (uso sensores eletrônicos)(uso sensores eletrônicos)

Colaboração entre Equipes/Grupos de Colaboração entre Equipes/Grupos de Trabalho Trabalho -- Correio Eletrônico, Correio Eletrônico, Videoconferência ...Videoconferência ...

Resumindo....Resumindo....Sistemas de Sistemas de InformaçãoInformação



Sistemas de Informação Sistemas de Informação GerencialGerencial

Sistemas de Apoio à Sistemas de Apoio à DecisãoDecisão

Sistemas de Informação Sistemas de Informação ExecutivaExecutiva

Relatório/Posições Padronizadas para GerentesRelatório/Posições Padronizadas para Gerentes

Apoio Interativo à Decisão Apoio Interativo à Decisão -- Planilhas p/ SimulaçãoPlanilhas p/ Simulação

Informação elaborada especificamente para Informação elaborada especificamente para Executivos Executivos -- Informação crítica de fácil visualizaçãoInformação crítica de fácil visualização

Modelos Matemáticos

SOFT – Sistema de Otimização

de Fluxos de Transporte

Modelos Matemáticos

SOFT – Sistema de Otimização

de Fluxos de Transporte

EXEMPLO DE DSS

Anibal V. IgnacioAnibal V. Ignacio

Apresentação do Projeto

Revisão da Rede Logística

EXEMPLO DE DSS

ERPEnterprise Resource Planning

Planejamento de recursosempresariais

Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma desoftware desenvolvida para integrar os diversosdepartamentos de uma empresa, possibilitando aautomatização e armazenamento de todas as

O que é ERPO que é ERP

automatização e armazenamento de todas asinformações de negócios.

Para que serve o ERPTêm um objetivo fundamental: controlar, integrar e

fornecer suporte a todos os processos de uma empresa –operacionais, produtivos, administrativos e comerciais. O ERP integra várias funções: controles financeiros, contabilidade, folha de pagamento, faturamento, compras, produção, estoque e logística. Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a informações único, contínuo e consistente por toda a empresa, o que permite administrar os negócios em uma única base de dados. É um instrumento para a melhoria de processos e das informações online e em tempo real. Em suma, permite aos gestores das empresas visualizarem as transações efetuadas, o impacto delas em cada área da empresa, desenhando um amplo cenário dos negócios.

Dicas de Quem Conhece o Mercado

Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a IndústriaMetalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80 funcionários, nãopossuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o que dificultava ocompartilhamento de informações, recursos, troca de mensagens e acesso a arquivos edocumentos importantes. A questão mais importante para a Friuli era garantir oatendimento aos requisitos de seu principal cliente, a Embraer que responde por 80%do seu faturamento. Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelecerequisitos de rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que osegmento aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos. Paraatender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de umatender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na aquisição de umsistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o SAP Business One, foiimplantado em apenas três meses com auxílio de consultores da Computeasy. Hoje, osistema permite que o ciclo de projeto da Friuli seja planejado de forma que todas asetapas e entregas sejam previstas antecipadamente com o cliente. A redução do ciclo deprojeto também permitiu à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% emrelação às soluções da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos egrande volume de customizações. “O software integra várias áreas – de compra, deprocessos, área financeira, possibilitando que a gente tenha num sistema único todasessas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. E a nossa vantagem dedizer com certeza para nossos concorrentes que estamos à frente. Uma empresa quetem grandes clientes precisa de grandes parceiros para poder atendê-los no mesmonível”, avalia Eloisio Henrique da Silva, gerente industrial da Friuli.

A melhor escolha

O sucesso na adoção de um ERP se inicia no processode seleção. A escolha de uma solução de ERP tem muitomais a ver com a quantidade de informações que precisamser sistematizadas do que com o porte da empresa. Agrande empresa pede tudo sob encomenda. Grandesgrande empresa pede tudo sob encomenda. Grandescompanhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé, porexemplo, querem uma solução de ERP que atenda pelomenos 80% de suas necessidades. As pequenas empresasnão têm essa condição. Para elas é mais fácil aceitarpacotes de ERP já prontos.

Passo-a-passo de um projeto ERP

Fase 1 – Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas denegócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamenteobservada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP.Fase 2 – Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é escolhida econfigurada para uma companhia. Também são definidos o modelo defuncionamento da solução e outros aspectos do ambiente.Fase 3 – Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. Équando os erros e falhas são identificados.quando os erros e falhas são identificados.Fase 4 – Treinamento: Todos os profissionais são treinados no sistema parasaber como utilizá-lo antes da implementação ser concluída.Fase 5 – Implementação: O software de ERP é finalmente instalado nacompanhia e se torna funcional aos usuários.Fase 6 – Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o que énecessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta éapenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.

Quanto tempo leva um projeto de ERP?

Instalar o ERP não foi um processo fácil para ascompanhias que o fizeram. Os vendedores de ERPdizem que o tempo de implantação, em média, é de trêsou seis meses. As implementações que foram feitas emum curto tempo, todas foram realizadas em pequenasempresas, ou foram limitadas a pequenas áreas daempresa, ou apenas usaram as partes financeiras doempresa, ou apenas usaram as partes financeiras doprograma ( no qual o ERP é apenas um caro sistema decontabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma comovocê faz negócio terá que mudar, bem como a formacomo as pessoas trabalham. O importante é não focar-seno tempo que levará a sua implantação, já quetransformações reais com o ERP normalmente levamentre um e três anos em média, mas sim entender porquevocê precisa dele e como você pode utilizá-lo paraaumentar seus negócios.

ImplementaçãoAlinhar o software, a cultura e os objetivos de negócio da

empresa, eis as razões de sucesso para uma boaimplementação de um sistema de ERP. Nada muito complexo.É preciso apenas uma boa articulação entre o que se quer coma solução de gestão integrada e a expectativa de mudançadentro da empresa. Há uma condição prévia: em qualquerempresa, para uma boa implementação é preciso ter umpatrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor.empresa, para uma boa implementação é preciso ter umpatrocinador dentro do projeto. Se for o dono, tanto melhor.Mas muitas vezes é o filho do dono, um gerente que enxergouuma boa oportunidade de implementar uma solução de gestãona pequena empresa para melhorar o negócio. Se opatrocinador é o dono, e normalmente é o que acontece napequena empresa, o caminho já está bastante trilhado porqueele é o responsável por disponibilizar os recursos para oprojeto – financeiro material e humano.

Vantagens do ERP

Algumas das vantagens daimplementação de um ERP numa empresasão: Eliminar o uso de interfaces manuaisRedução de custos Otimizar o fluxo dainformação e a qualidade da mesma dentroinformação e a qualidade da mesma dentroda organização (eficiência) Otimizar oprocesso de tomada de decisão Eliminar aredundância de atividades Reduzir os leadtimes e tempos de resposta ao mercado.

Alguns motivos que levam uma empresa a usar ERP, podem ser citados:

• Permanecer competitivas

• Melhorar a produtividade

• Melhorar a qualidade• Melhorar a qualidade

• Melhorar os serviços prestados aos clientes

• Reduzir custos, estoques

• Melhorar o planejamento e alocação de recursos

Os componentes típicos de um ERP

. Finanças

. Contabilidade

. Planejamento e Controle da Produção

. Recursos Humanos. Recursos Humanos

. Custos

. Vendas

. Marketing

. Etc.

Os problemas mais comuns

Falta de apoio da alta gerência, problemas no gerenciamentode mudança e treinamento insuficiente são as maioresdificuldades a serem superadas pelas empresas que resolvemadotar uma solução de ERP. O processo de implantação de umsoftware é algo que sempre causa um impacto na cultura daempresa, provoca mudanças na organização, no modelo degestão, na estrutura gerencial, nos processos de negócios e,principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERPprincipalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um ERPesperando que apenas o software vá resolver os problemas daempresa. Muitas vezes o problema da empresa tem a ver comprocessos de negócios, qualidade de banco de dados, entre outrosfatores. Para adoção de um ERP são necessários três pilaresinovadores – o software, uma nova tecnologia que vai mexer coma arquitetura de informações da empresa; os processos denegócios; e o treinamento dos usuários.

Dicas e cuidados

Depois de escolher um bom software e implantá-lo, restaagora à empresa procurar adotar formas permanentes deadministração e manutenção para tirar o melhor proveito douso do ERP. Quando se implementa um ERP, os objetivos sãoclaros: a empresa quer encurtar o ciclo de vida dos seusprocessos de negócios. Sejam eles quais forem. Um processode compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com aadoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, comisso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar umadoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer, comisso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro. Recrutar umfuncionário, que demorava quatro dias e hoje consegue serfeito em um dia, também traz mais dinheiro para a empresa.Isso significa ganho de produtividade. Por isso, depois deimplantar o projeto de ERP, uma coisa que a empresa nãopode deixar de fazer na parte de manutenção é medir o tempotodo os ganhos que obteve com a implementação em cadaprocesso.

Quando receberei o retorno do ERP - e de quanto será este retorno?

A implantação dele requer uma reorganização naforma como as coisas funcionam mais internamente nasua empresa do que externamente com clientes,fornecedores ou parceiros. Mas, para quem tempaciência, esse é um projeto com retorno garantido. Umfornecedores ou parceiros. Mas, para quem tempaciência, esse é um projeto com retorno garantido. Umestudo feito em 63 empresas que adotaram o sistemadescobriu que os benefícios costumam aparecer emmédia oito meses depois da instalação do novo sistema,ou seja, em 31 meses. Após esse período, a média deeconomia anual com o sistema ERP é em torno deU$1.6 milhões.

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