Gestão das Informações Organizacionais 4º/5º Adm. de Empresas

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GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

1. Introdução

É evidente, na atualidade, que nada poderia funcionar sem uma quantidade

significativa de informação como elemento que impulsiona os fenômenos sociais e que é por eles impulsionada. Pessoas e organizações públicas ou privadas dependem da informação em seus processos decisórios. Entretanto, para ser utilizada estrategicamente, é fundamental que a informação seja gerida em favor da sobrevivência e competitividade organizacional.

Este processo, a gestão da tecnologia da informação (GTI), é responsável por gerir tanto os recursos internos quanto os externos à organização. A partir da década de 1980 a gestão da TI inicia uma trajetória de crescente importância na vida das organizações; importância que a coloca no mesmo patamar dos demais trabalhos e processos, como a gestão de RH, gestão de processos, gestão de negócios.

Assim, a gestão de TI passou a ser considerada mais uma atividade essencial, como qualquer outro tipo de trabalho desenvolvido nas organizações. Cada organização tem um fluxo de informação que lhe é peculiar e este fluxo é objeto importante da gestão da TI que deve mapeá-lo, identificando pessoas, fontes de informação, tecnologia utilizada, produtos e serviços, compondo esse conjunto estruturado de atividades relativas à forma como informação e conhecimentos são obtidos, distribuídos e utilizados. Todas as etapas e atores do fluxo de informação precisam ser identificados e nomeados a fim de detectar as influências que exercem sobre o processo e antever problemas que possam surgir.

Para que isto se realize, a gestão da TI deve se apoiar em políticas organizacionais que propiciem a sintonia e o inter-relacionamento entre as unidades ou setores da instituição. Esta é uma condição imprescindível para que os procedimentos direcionem os fluxos de informação para a gestão.

Mas, além desses, quais seriam os outros elementos fundamentais para a gestão de TI? Estamos falando de um processo que é social, portanto, as pessoas e suas relações, mais que qualquer outro elemento, são preponderantes para a efetivação da gestão da TI. Não há dúvida de que a credibilidade e o sucesso de qualquer projeto de TI serão responsabilizados às pessoas que o direcionam e o condicionam de acordo com os objetivos pretendidos.

Além das pessoas, diferentes recursos de informação são mobilizados para que a gestão cumpra sua função. Esses recursos compreendem: tecnologia da informação, serviços e sistemas de informação. Portanto, a gestão da TI adere-se não apenas aos processos de organização da informação, mas também às necessidades de informação; centra-se nos fluxos e ações referentes à informação, e não somente nos sistemas de informação.

Infelizmente a organização da informação ainda é um recurso inacessível para muitas instituições que não desenvolveram habilidades para capitalizar as informações que detêm ou têm acesso. Por essa razão a gestão da TI pode ser uma estratégia que maximiza recursos, em que as pessoas, por meio de suas atividades e produção, possam melhor compartilhar a informação. Em consequência serão criados ativos de conhecimento e informação que produzirão ambientes de aprendizagem que tragam maiores vantagens às organizações.

Existe um consenso entre especialistas das mais diversas áreas de que as organizações bem-sucedidas no século XXI serão aquelas centradas no conhecimento, no fluxo intenso de informações e em pessoas capacitadas participando de decisões.

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Nesse contexto, as tecnologias da informação adquirem uma importância sem precedentes, invadindo todo o processo produtivo, incluindo distribuição, transporte, comunicação, comércio e finanças.

Embora seja relativamente fácil (ainda que caro) adquirir a tecnologia da informação, quase nunca é simples incorporá-la com sucesso, pois é extremamente complicado mudar a estrutura, a cultura, os processos e os hábitos de uma empresa, e muito difícil encontrar líderes capazes de levar esse processo adiante.

Entender os usos e impactos que a tecnologia da informação pode ter para o negócio passou a ser uma competência essencial para o sucesso profissional em qualquer área de atuação.

2. O que é Tecnologia da Informação?

O termo “Tecnologia da Informação” serve para designar o conjunto de

recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso da informação. A TI está fundamentada nos seguintes componentes (Rezende, 2000):

- hardware e seus dispositivos e periféricos; - software e seus recursos; - sistemas de telecomunicações (redes); - gestão de dados e informações; - pessoas.

3. Por que usar Tecnologia da Informação? Algumas das razões que levaram à disseminação do uso da TI: - única maneira de fazer determinado trabalho; - melhorar processos internos; - aplicar controles melhores; - reduzir custos; - melhorar a qualidade e disponibilidade das informações importantes interna e

externamente à organização; - agregar valor aos serviços e produtos ofertados por uma organização. O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações

é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa, seus clientes e fornecedores. Os sistemas de informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final.

Na era em que vivemos, o sucesso das empresas passou a depender de sua capacidade de inovar das áreas de produtos, serviços, canais e processos. Nesse contexto, a tecnologia da informação assume um papel crítico, permitindo às organizações modificar-se rapidamente e levar essas inovações até o mercado.

A necessidade de operar num ambiente dinâmico faz com que as empresas precisem concentrar-se em adquirir excelência operacional, o que exige, entre outros requisitos, a disponibilidade de sistemas de informação integrados, confiáveis e de alta velocidade, além de outras tecnologias, a fim de obter maior eficiência e controle operacional. Por exemplo, os funcionários têm à sua disposição sofisticados computadores portáteis que lhes permitem inserir e extrair informações críticas, reduzindo significativamente o tempo necessário para tomar decisões e fechar negócios.

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4. Como funciona um Departamento de Tecnologia da Informação? Dentro de uma organização, a unidade, departamento ou setor de Tecnologia

da Informação é responsável por todas as suas funções de informática. A unidade de TI precisa ter uma estrutura organizacional bem definida, com as responsabilidades de suas unidades organizacionais claramente estabelecidas, documentadas e divulgadas, e políticas de pessoal adequadas, quanto à seleção, segregação de funções, treinamento e avaliação de desempenho. Esta estrutura é necessária para que se gerencie racionalmente os recursos computacionais da organização, de modo a suprir as necessidades corporativas de informação de forma eficiente e econômica. Um departamento de TI de uma empresa de grande porte apresenta, tipicamente, as seguintes divisões:

a) Administração A administração do departamento de TI já não é mais vista como uma

subfunção do Departamento de Pessoal ou de Administração, mas sim como uma divisão corporativa separada, com seu próprio Diretor Executivo.

b) Desenvolvimento e Suporte de Aplicação Divisão dedicada ao projeto, desenvolvimento e manutenção de softwares

aplicativos. Pode englobar muitas equipes de desenvolvimento, formadas por analistas de sistemas, projetistas de sistemas e programadores.

c) Operações Responsável pela organização e operação rotineira do hardware de

computador e dos sistemas operacionais. Eles prestam serviços para as equipes de desenvolvimento de aplicativos e para os usuários de sistemas em operação.

d) Suporte de Produção Faz a interligação entre o usuário, a Divisão de Operações e a Divisão de

Comunicação de Dados, prestando serviços na determinação de problemas e registro de defeitos. Este grupo também pode prover serviços de administração de banco de dados para aplicações.

e) Software de Sistemas Divisão responsável pela instalação e manutenção do software de sistemas, e

pelos serviços de suporte de natureza técnica para o resto do pessoal de TI e usuários finais. Estão encarregados de providenciar para que o hardware e o software de sistema operem com um desempenho ótimo.

f) Redes A Divisão de Redes ou de Comunicação de Dados oferece serviços para os

usuários do sistema que estejam experimentando problemas de comunicação ou desejam comunicar-se com dispositivos ou usuários remotos. Eles são responsáveis pelo desenvolvimento e manutenção da rede de comunicação da organização.

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5. O que é “Planejamento da Informação”? A tecnologia da informação tem um custo elevadíssimo, e os computadores

não possuem “poderes mágicos” de resolver problemas de gestão, racionalizar processos ou aumentar a produtividade. Máquinas e softwares idênticos executarão maravilhas em organismos bem-estruturados e organizados, mas serão apenas uma fonte de gastos naqueles que não planejarem adequadamente suas necessidades de informação.

O bom aproveitamento das facilidades trazidas pela tecnologia da informação depende de um processo periódico e estruturado de planejamento da informação. Para isso, os administradores precisam se preocupar em adquirir uma visão estratégica de como os sistemas de informação da organização deverão ser implementados ou alterados, de forma a atender as necessidades de informação da organização por um período considerado adequado.

O planejamento da informação deve resultar em um documento - um plano estratégico que defina a direção futura dos recursos de TI, refletindo as políticas, padrões e procedimentos de recursos de informação como um todo, e oferecendo orientação para todos os setores da organização.

O plano estratégico ou estratégia de TI é o ponto de partida para qualquer investimento em tecnologia, identificando as mudanças futuras que deverão constar dos planos e orçamentos do departamento de tecnologia da informação.

6. Gestão Estratégica de TI

A complexidade do contexto atual obriga que as organizações deixem de tratar

a TI como um problema tecnológico que precisa de soluções tecnológicas, e passem a administrá-la como uma oportunidade para responder aos constantes desafios impostos pelo mercado. O impacto das novas tendências em TI está no domínio de negócio - perda de posição competitiva, surgimento de produtos ou serviços substitutos, e assim por diante. Dessa forma, o domínio da TI está rapidamente adquirindo um status de agente de desenvolvimento e definição de estratégias em diferentes níveis - corporativo, de negócio e funcional. O sucesso vai ser alcançado por aqueles que conseguirem utilizar com criatividade o poder da TI para resolver problemas de negócio.

Por um lado, os recursos tecnológicos estão se tornando cada vez mais sofisticados e menos onerosos; por outro lado, a maior parte dos gerentes e executivos ainda não se deram conta do potencial da TI, e tampouco iniciaram o necessário movimento em direção do reconhecimento do seu papel fundamental para a gestão em nível estratégico. À medida em que os gerentes fizerem as mudanças necessárias a fim de permitir a exploração das possibilidades abertas pela TI, as organizações irão testemunhar um aumento significativo dos benefícios por ela gerados.

Diferentes organizações apresentam estruturas, culturas internas e necessidades de informação extremamente variadas. Por esse motivo, não existem fórmulas prontas sobre como administrar os recursos de tecnologia da informação de forma estratégica e lucrativa. Cabe a cada organização encontrar uma abordagem adequada às suas necessidades específicas em gestão da informação e dos recursos de TI.

7. Gestão de Dados

Uma das fontes mais importantes para qualquer organização é a sua coleção

de dados. Sem os dados e a capacidade de processá-los, uma empresa não teria condições de completar com sucesso a maioria das atividades.

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A razão da busca de processamento dos dados se dá pela própria definição do que seja dado e informação.

DADO - pode-se entender o dado como um elemento da informação (um

conjunto de letras ou dígitos), que, isoladamente, não transmite nenhum conhecimento. INFORMAÇÃO - o tratamento e a estruturação dos dados geram uma

informação. Para que se cheguem à informação desejada os dados são geralmente

organizados em uma hierarquia, que começa com o menor dado usado pelos computadores (bit) e vai progredindo na hierarquia até o banco de dados.

Vantagens de usar banco de dados: - diminui a redundância de dados; - eliminação de inconsistências; - compartilhamento dos dados; - padronização dos dados; - restrições de segurança; - modificação e atualização mais fáceis; - maior padronização do desenvolvimento de programas. Desvantagens de usar banco de dados: - custo relativamente alto; - equipe especializada; - vulnerabilidade aumentada. A estrutura das relações do banco de dados pode ser demonstrada através de

vários modelos que representa a estrutura física no qual o armazenamento dos dados deverá ser projetado. O modelo de banco de dados selecionado deve ser projetado para armazenar todos os dados relevantes para a empresa e fornecer acesso rápido e modificações fáceis. Esse projeto deve ser feito pelo administrador de banco de dados com o apoio da alta administração e possíveis usuários. O projeto deve responder as seguintes questões:

- conteúdo: que dados devem ser armazenados? - acesso: que dados devem ser fornecidos a qual (ais) usuário (s)? - estrutura lógica: como devem ser organizados? - organização física: onde os dados devem estar fisicamente localizados? Os sistemas de informação são projetados para ser parte integrante dos

processos empresarias e darem apoio às metas da corporação. Os dados servem como entradas para um sistema de informação global da empresa; os bancos de dados são usados para organizar os dados para uso eficiente. Assim, o projeto e uso de um banco de dados têm um papel crucial no apoio aos negócios e não pode ser subestimado.

Contudo, apesar dos benefícios causados pela tecnologia de banco dados, ela

também possibilita que as organizações mantenham dados que podem ameaçar a privacidade individual. Essa ameaça aumenta quando as organizações permitem que os bancos de dados e os armazéns de dados internos contendo informações pessoais sejam acessados por pessoas ou entidades externas utilizando a internet.

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Conclusões da Gestão da Tecnologia da Informação

Gerir hoje envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de

atividades do que no passado. Consequentemente o gestor de hoje precisa estar apto a perceber, refletir, decidir e agir em condições totalmente diferentes do que antes.

A maioria das decisões sobre tecnologia da informação na empresa inclui-se em uma destas quatro áreas: infra-estrutura de hardware e comunicações que inclui a quantidade e os tipos de computadores que a organização utiliza, o software operacional que neles rodam e as redes de comunicações que permitem que os indivíduos e os computadores consigam “falar” uns com os outros; os aplicativos que são os programas de computadores com processos e funções específicas que a organização utiliza e também o processo através do qual esses aplicativos são criados, mantidos e gerenciados; os dados, é claro, são todas as informações da empresa; e a organização que é o suporte humano.

A ênfase na gestão vem da necessidade de aperfeiçoar continuamente os

processos de negócio, pelo aprendizado e inovação permanentes. Novos métodos de gestão, novas ferramentas de apoio, novos sistemas de informação, tudo isso representa o esforço por aperfeiçoar a gestão e a TI é um elemento básico nesse aperfeiçoamento, pois é responsável pelo alto processamento de dados a um custo menor, fornecendo informações que reduzam sua margem de erro no processo decisório.

A tecnologia da informação pode: a) melhorar significativamente alguma coisa que já é feita; b) mudar drasticamente a forma pela qual alguma coisa é feita; c) satisfazer uma necessidade reconhecida; d) criar a possibilidade de uma nova necessidade. e) permite coletar, analisar e compartilhar informações não disponíveis

anteriormente às empresas. Diante desse contexto e dos componentes da TI apresentados, é importante

que o administrador tenha conhecimento de como gerir a tecnologia, pois negócios puxam tecnologia e tecnologia gera negócios.

Referências BEAL, Adriana (2000). Manual de Gestão de Tecnologia da Informação. Vydia Tecnologia. GAO (1998). Information Technology Issues. Washington-DC, EUA. INTOSAI (1996). IT Audit Training for INTOSAI. Barbados. REZENDE, Denis A., ABREU, Aline F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. São Paulo: Atlas, 2000.